Un gestionnaire de projet chevronné, à qui l'on fait confiance pour livrer avec précision des produits logiciels essentiels, se tournera souvent vers le cadre Scrum dans le cadre de la méthodologie Agile

En divisant le projet en parties plus petites et plus faciles à gérer, appelées sprints, son équipe peut collaborer efficacement au lieu de s'attaquer à l'ensemble du projet en une seule fois. De cette manière, vous ne vous contentez pas de construire un produit, mais vous l'affinez à chaque étape pour répondre aux besoins du client.

Toutefois, si votre projet commence à ressembler à un labyrinthe angoissant, vous devrez peut-être faire appel à plusieurs équipes Scrum pour le mener à bien.

C'est là que vous montez d'un cran et que vous introduisez la Scrum des Scrums. Mais à faire des réunions de mêlée régulières sans perdre le fil de tout ? Nous allons le découvrir.

Comprendre le Scrum of Scrums

Scrum of Scrums est essentiel pour une gestion de projet efficace. Comprendre ce qu'elle est et comment elle travaille renforce la coordination de l'équipe et améliore la transparence.

Qu'est-ce qu'une Scrum of Scrums ?

Une Scrum of Scrums (SoS) est une réunion au cours de laquelle des représentants de différentes équipes pratiquant Agile Scrum se réunissent pour se synchroniser, partager les cours et résoudre les problèmes entre les équipes sur des projets plus importants qui utilisent des méthodologies Agile.

Bien que cela puisse sembler simple, cela nécessite un forfait minutieux.

Avant de commencer, les organisations doivent équilibrer la taille et le nombre de l'équipe Scrum tout en veillant à ce que toutes les équipes soient sur la même page, se fassent confiance et se réjouissent de travailler à un objectif de projet partagé.

À Terminé, la SdS favorise la transparence, les contrôles réguliers, et la flexibilité pour s'adapter. La division de grandes équipes en équipes plus petites aide l'organisation à connecter plusieurs équipes, à renforcer les connexions et à maintenir l'attention.

Quel est le but de Scrum of Scrums ?

Selon son créateur, Jeff Sutherland, le Scrum of Scrums est :"..." responsable de la livraison du logiciel de travail de toutes les équipes à la définition de Terminé à la fin du Sprints, ou pour les versions en cours de sprint."

En termes plus simples, la Mêlée des Mêlées est une réunion au cours de laquelle les représentants des différentes équipes alignent leur travail afin d'éviter les blocages. Elle est essentielle pour mettre à l'échelle les pratiques agiles dans les projets complexes à plusieurs équipes.

La réduction des voies de communication multiples garantit une collaboration harmonieuse et la livraison synchronisée d'un produit intégré à la fin de chaque sprint .

En résumé, une Mêlée de Mêlées vous aide à :

• Garder tout le monde dans le coup : Assure une communication claire de la progression et des activités des équipes individuelles à l'ensemble du groupe afin que personne ne soit laissé dans l'ignorance
• Résoudre les problèmes plus rapidement : traite les problèmes urgents, permettant aux équipes agiles de résoudre les bloqueurs et de continuer à faire avancer les projets
• Améliorer la coordination des équipes agiles : Supervise la collaboration de l'équipe, en assurant l'alignement et en évitant les faux pas
• Prendre des décisions importantes : Facilite les décisions collectives qui ont un impact sur tous les groupes, en maintenant la coordination et la progression

Ainsi, si vous devez constamment jongler avec plusieurs équipes Scrum, un SOS mettra tout en ordre tout en gardant tout le monde dans la boucle. Il s'agit d'un élément essentiel d'un projet solide gestion de projet scrum .

Mais à quoi fait-on une SdS ?

Composants clés de Scrum of Scrums

À première vue, le Scrum of Scrums peut ressembler à un organigramme compliqué avec trop de pièces mobiles. Mais lorsqu'on le décompose, on s'aperçoit qu'il n'y a que quelques composants clés qui dirigent principalement le spectacle.

1. Participants

Un représentant, généralement le Scrum Master, assiste à la Scrum of Scrums. Il peut également s'agir d'un membre de l'équipe, du propriétaire du produit ou d'un responsable technique - toute personne qui peut discuter de la progression de l'équipe et des défis qu'elle doit relever. Une partie prenante ou un responsable peut occasionnellement se joindre à l'équipe si sa contribution est nécessaire.

2. Fréquence

Les réunions ont généralement lieu deux à trois fois par semaine, mais elles peuvent être quotidiennes s'il existe de nombreuses dépendances entre les équipes. Pour les projets où les problèmes inter-équipes sont moins nombreux, les réunions peuvent être hebdomadaires, la fréquence étant ajustée en fonction des besoins du projet.

3. Durée

La durée des réunions Scrum of Scrums est limitée à 15-30 minutes pour des raisons d'efficacité. Elle peut être prolongée mais ne doit pas dépasser 45 minutes.

Avantages de Scrum of Scrums

Scrum of Scrums s'accompagne d'une longue liste d'avantages qui sont cruciaux pour la mise à l'échelle des pratiques agiles dans des projets de plus grande envergure. Il s'agit notamment de :

Amélioration de la coordination et de la résolution des problèmes

Dans les projets complexes, où diverses équipes doivent travailler en tandem, Scrum of Scrums assure l'alignement et traite rapidement les dépendances, ce qui conduit à des opérations plus efficaces et à un flux de travail fluide.

Elle y parvient grâce à plusieurs pratiques clés :

• Synchronisation inter-équipes: Aligne les priorités et la progression des équipes, gère les dépendances inter-équipes et réduit les goulots d'étranglement
• Résolution plus rapide des problèmes: S'attaque aux problèmes qui affectent plusieurs équipes et encourage les solutions collectives pour des résultats plus rapides
• Réduction des risques: Permet aux équipes de résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, évitant ainsi les blocages potentiels
• Optimisation des ressources: Améliore la coordination et identifie les conflits ou les pénuries de ressources potentiels avant qu'ils ne deviennent critiques

Amélioration de la communication, de la transparence et de la collaboration

Scrum of Scrums aide les équipes à interagir ouvertement les unes avec les autres tout en travaillant à la réalisation d'objectifs communs. Elle augmente les chances de réussite de la livraison d'un projet.

Les éléments clés qui y contribuent sont :

• Amélioration du flux d'informations : Décloisonne les silos en partageant régulièrement les mises à jour, ce qui permet d'afficher une vue d'ensemble du projet
• Visibilité accrue:Donne une image plus claire de la progression du projet et met en évidence les problèmes ou les tendances qui peuvent ne pas être visibles au niveau de l'équipe
• Amélioration de la collaboration: Promotion du travail d'équipe et du débat d'idées au sein des différentes équipes
• Alignement sur les objectifs de l'organisation: Aligne les équipes sur les principaux objets et communique les priorités stratégiques entre les équipes

Comprendre les avantages de Scrum of Scrums vous aide à évaluer sa pertinence et son impact sur les processus. Cette connaissance permet de décider en connaissance de cause si elle améliorera le travail de l'équipe, la coordination, la résolution des problèmes et l'efficacité du projet.

**A lire également les 15 meilleurs outils Scrum pour la gestion de projet en 2024

Comment mener une mêlée des mêlées (Scrum of Scrums)

Votre décision est prise : vous allez mener une mêlée de Scrums. À faire ?

Commençons par la structure, en la décomposant en deux parties principales : " De quoi s'agit-il (agenda) ? " et " Qui va faire quoi (rôles) ? "

Partie 1 : Agenda

Chaque réunion de Scrum of Scrums suit un agenda clair et structuré, semblable à une mêlée quotidienne mais il se concentre sur les problèmes qui affectent plusieurs équipes.

Il est généralement centré sur des questions telles que :

• "Qu'est-ce que mon équipe a fait depuis la dernière réunion ?"Chaque représentant d'équipe partage ses réalisations clés, en particulier celles qui ont un impact sur les autres équipes ou sur le projet dans son ensemble
• **Que va faire mon équipe avant la prochaine réunion ? Les équipes décrivent leur travail à venir, en mettant l'accent sur les tâches susceptibles d'affecter les autres et en signalant l'assistance dont elles pourraient avoir besoin
• "Y a-t-il des obstacles ou des dépendances ?" Les Teams discutent des obstacles qui ralentissent la progression et signalent les dépendances à l'égard d'autres équipes. Les risques ou les préoccupations potentielles susceptibles d'avoir un impact sur plusieurs équipes sont évoqués

L'agenda du Scrum of Scrums peut également inclure les changements, les indicateurs et la progression pour avoir une idée globale du statut actuel du projet

Partie 2 : Rôles

Différentes personnes participent à une Scrum of Scrums, et chacune d'entre elles joue.. des rôles spécifiques à la Mêlée pour assurer l'efficacité de la réunion. Ces rôles sont :

• Représentants des équipes: Chaque équipe envoie un représentant, généralement appelé Maître de mêlée, pour partager les mises à jour sur la progression et les défis. Ils écoutent activement et aident à résoudre les problèmes soulevés par les autres équipes
• **Un Scrum master peut également jouer le rôle de coordinateur, en veillant à ce que la réunion reste sur la bonne voie, suive l'ordre du jour et se termine à l'heure prévue. Il s'occupera également du suivi des éléments d'action
• Propriétaire du produit: Cette personne fournit une vision du produit et aide à résoudre les conflits entre les priorités de l'équipe. Son rôle est crucial lorsque l'alignement sur la direction du produit est nécessaire
• Responsable ou architecte technique: Parfois inclus pour résoudre des problèmes techniques, des dépendances ou des problèmes d'intégration, l'architecte technique veille à ce que les décisions techniques soient prises de manière coordonnée par les équipes
• Les parties prenantes ou la direction (facultatif): Les parties prenantes peuvent se joindre au groupe en tant qu'observateurs afin d'obtenir des informations. Elles ne doivent contribuer que si elles sont spécifiquement invitées

Comment organiser une réunion Scrum of Scrums à l'aide de ClickUp

Sans surprise, il y a beaucoup à faire et à gérer si vous voulez mener une réunion Scrum of Scrums réussie. La solution ? Une plateforme Scrum tout-en-un comme ClickUp. ClickUp est la solution de gestion de projet ultime pour vous aider à gérer le flot constant de réunions Agile pour vos plus grands projets.

A partir de Tableaux Scrum vers les modèles de planification de sprint, les Plate-forme de gestion de projet Agile ClickUp a tout ce qu'il faut pour mener à bien une Scrum of Scrums en toute simplicité. De plus, il y a des outils de collaboration intégrés qui peuvent aider les équipes à mener des réunions agiles même virtuelles.

Utilisez la vue Liste de ClickUp pour vérifier tous les évènements que vous avez forfaits pour vos projets

Utiliser ClickUp Sprints pour permettre aux équipes Scrum et Agile de collaborer efficacement à la réalisation d'objectifs partagés. Voici comment vous pouvez le paramétrer :

• En cours, vous pouvez vous assurer que vos activités Scrum of Scrum restent alignées sur la progression individuelle de l'équipe
• Commencez par créer un nouvel Espaces dans ClickUp pour "Scrum of Scrums" afin de séparer les activités SoS des équipes Scrum individuelles, ce qui en facilite la gestion
• Dans cet Espace, créez des Dossiers pour organiser les différents aspects de votre réunion Scrum of Scrums. Par exemple, utilisez Cross-Team Issues pour suivre les blocages, les dépendances et les défis impliquant des équipes individuelles et Action Items pour les suivis afin de vous assurer que rien n'a été oublié
• Chaque réunion peut être considérée comme une tâche et peut être automatisée à l'aide de l'option Tâches récurrentes. Pour les éléments spécifiques de l'agenda, ajoutez des sous-tâches comme les mises à jour de l'équipe, les bloqueurs et les points d'intégration et assignez-les aux représentants de l'équipe concernés

Grâce à ClickUp, nous avons pu mieux contrôler la capacité productive de nos membres, en plus d'aider à la mise en œuvre de la méthodologie SCRUM à Dinâmica ! Cela a vraiment changé la donne, car les différents outils que la plateforme met à disposition offrent de nombreuses perspectives pour le leadership

Emanuel Gumieiro, CMO (Chief Marketing Officer), Dinâmica Consultoria

Modèle de réunion ClickUp Scrum

En outre, utilisez le Modèle de réunion ClickUp Scrum pour prendre de l'avance sur vos réunions Scrum individuelles et celles entre chaque équipe de développement.

Télécharger ce modèle

Gardez votre équipe alignée et concentrée sur les objectifs du sprint avec le modèle de réunion Scrum de ClickUp

Ce modèle a été conçu pour vous aider à organiser et à personnaliser votre réunion Scrum Réunions Scrum pour une efficacité maximale. Voici comment :

• Planifiez et visualisez les sprints: Utilisez cecipour forfaiter les sprintsles tâches et les objectifs dans une seule vue pour l'affichage de l'équipe
• Surveiller la progression et les obstacles: Suivre le statut du projet en notant la progression et les obstacles et en effectuant un suivi en conséquence
• Consolidez les éléments essentiels du sprint: Centralisez les documents nécessaires à la réussite du sprint, comme les notes de réunion et les démonstrations, dans un seul espace de travail collaboratif
• Améliorer l'efficacité des réunions: Structurer les réunions avec des agendas clairs et des éléments exploitables pour des discussions ciblées

Étape 2. Créer un modèle de réunion

L'une des façons idéales de démarrer avec Scrum of Scrums est d'utiliser des modèles. ClickUp met à votre disposition toute une bibliothèque dans laquelle vous pouvez puiser. Prenons le modèle ClickUp SCRUM Modèle de planification de sprint , par exemple.

ClickUp SCRUM Modèle de planification du sprint

Télécharger ce modèle

Le modèle de planification de sprint SCRUM de ClickUp a été conçu pour améliorer la collaboration et la communication au sein de l'équipe grâce à une planification de sprint transparente

Ce modèle est doté d'une interface facile à utiliser pour paramétrer des objectifs de sprint clairs et pour planifier le sprint planifier vos sprints efficacement. Utilisez ce modèle pour :

• Définir les objectifs : Exposer clairement les objectifs du sprint pendant les réunions de Scrum of Scrums pour s'assurer que toutes les équipes ont un objectif partagé sur l'atteinte d'objets spécifiques
• **Suivre la progression : suivre la progression de chaque équipe vers ses objectifs et identifier les risques potentiels afin de relever les défis de manière proactive et de gérer les dépendances
• Améliorer la collaboration : Encourager une communication ouverte entre les équipes Agile Scrum pour partager les idées et résoudre les problèmes entre les équipes, en favorisant un environnement d'assistance et de collaboration
• Documenter les sprints: Maintenir des enregistrements des discussions et des décisions prises lors des réunions de Scrum of Scrums pour référence future, en aidant à l'amélioration continue et à l'affinement de la stratégie

Que vous ayez besoin de gérer des produits, de suivre des tâches, de gérer des bugs ou de générer des rapports, vous pouvez personnaliser chaque aspect et le modeler selon vos préférences.

Créez des checklists d'éléments d'action à transformer en tâches ClickUp

Vous pouvez également utiliser des checklists, des sous-tâches et des champs personnalisés pour définir les grandes lignes de vos réunions. Si l'agenda de la réunion consiste à parler des mises à jour de l'équipe pour un seul projet, vous pouvez créer une checklist avec les questions dont nous avons parlé plus haut.

Sur la base de cette checklist, vous pouvez également créer des sous-tâches pour chaque équipe Scrum impliquée dans la réunion. Et vous pouvez suivre tous ces éléments avec des champs personnalisés, comme :

• Gravité du bloqueur (élevée, moyenne, faible)
• Type de dépendance (technique, ressource, information)
• Équipes impactées (Libellés)
• Date de résolution (Date)
• Propriétaire de l'action (Personnes)

Cette installation vous permet de vous assurer que chaque réunion de Scrum of Scrums se déroule bien et de garder tous les détails importants à portée de main.

ClickUp Modèle de gestion de Scrum Agile

Si vous souhaitez quelque chose d'un peu plus avancé, essayez Modèle de gestion Agile Scrum de ClickUp . Il est spécialement conçu pour les équipes de développement de logiciels, ce qui en fait une ressource inestimable pour les projets centrés sur l'informatique.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-234.png Optimisez les sprints et les forfaits de feuille de route grâce à des visuels exploitables en utilisant le modèle de gestion Agile Scrum de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-48349780&department=engineering-product Télécharger ce modèle /$$cta/

Ce modèle comprend des outils pour réaliser Les évènements Scrum comme le backlog grooming et le les rétrospectives de sprint . Avec 30 statuts et 6 affichages différents, ce modèle est optimisé pour la gestion de projet Agile. Il offre :

• Un suivi, une gestion et des rapports de tâches flexibles
• Des visuels exploitables qui aident à optimiser les sprints et les forfaits de la feuille de route
• Des outils de collaboration pour maintenir un flux de travail cohérent

Dans l'ensemble, ce modèle offre une solution complète pour la gestion des mêlées qui est bien adapté pour gérer les subtilités de la gestion d'une mêlée de mêlées.

Étape 3. Programmer et organiser des réunions

Affichez vos tâches programmées et bloquez du temps pour les réaliser en utilisant la vue du Calendrier de ClickUp

Une fois que vous avez toutes vos tâches et modèles dans votre espace Scrum of Scrums, passez à l'onglet Affichage du Calendrier ClickUp pour organiser le calendrier de vos réunions.

Il vous suffit de cliquer sur "Affichages", de sélectionner Calendrier et de le nommer "Calendrier des réunions de SdS" Maintenant, vous avez un visuel clair de tous vos Scrum of Scrums à venir pour toutes les équipes.

Pour planifier des réunions régulières, cliquez sur une date dans le Calendrier, créez une tâche récurrente et appliquez-la à votre modèle de réunion Scrum of Scrums. Pour plus d'efficacité, utilisez le Blocage de temps dans le Calendrier pour paramétrer des heures de réunion spécifiques. Il suffit de faire glisser la tâche de réunion vers le créneau horaire souhaité et d'ajuster la durée.

Si votre équipe utilise des calendriers externes comme Google ou Outlook, la fonctionnalité de synchronisation du Calendrier de ClickUp garantit également que les réunions Scrum of Scrums apparaissent sur les calendriers de tout le monde.

Laissez des commentaires sur les actions importantes dans les tâches en utilisant @mention

Pour une communication proactive, utilisez la section Commentaires de ClickUp au sein de chaque tâche ClickUp pour des discussions plus structurées. Vous pouvez @mentionner les membres de l'équipe pour signaler les points importants ou utiliser des réponses filées pour garder les discussions organisées.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-237.png L'affiche de discussion de ClickUp : Scrum des Scrums /$$img/

Communiquez avec les membres de votre équipe en temps réel en utilisant l'affiche de discussion de ClickUp

Si vous avez besoin de mises à jour rapides et en temps réel, essayez le ChatView de ClickUp. Créez un canal de discussion dédié au Scrum of Scrums pour faciliter les discussions informelles et les clarifications rapides pendant la réunion.

Cela permet de maintenir le flux des discussions sans formalités inutiles.

Étape 4. Gérer les documents et les notes

Heureusement, vous pouvez créer des documents ClickUp dédiés à chaque réunion et conserver toutes vos notes et informations en un seul endroit. Vous pouvez organiser ces documents avec des en-têtes pour différents thèmes et utiliser des tableaux pour résumer les points clés.

Les options de mise en forme de ClickUp garantissent la lisibilité des documents. Une fois prêts, partagez-les avec votre équipe à l'aide du bouton Partager et définissez des paramètres de permission pour les afficher, les commenter ou les modifier. L'historique des versions de ClickUp vous permet également de suivre les modifications et de revenir en arrière si nécessaire.

Si vous préférez ne pas prendre de notes manuellement, utilisez ClickUp Brain pour srésumer les discussions et générer rapidement des éléments d'action à l'aide de l'outil Outils d'IA. Vous pouvez également intégrer la transcription de l'IA pour les réunions enregistrées afin de gagner du temps. En allant plus loin, vous pouvez transformer automatiquement la voix en texte et utiliser l'IA pour répondre aux questions de vos réunions.

Bonus: Intégrez des tâches directement dans vos notes de réunion en cliquant sur le "+" dans votre document et en sélectionnant le widget Liste de tâches pour ajouter des tâches liées à la réunion Scrum of Scrums.

Étape 5 : Suivi de la progression et de l'abonné

Avec les sous-tâches et les champs personnalisés en place, le suivi des réunions Scrum of Scrums se fait sans effort. Utilisez des étiquettes telles que #ActionItem, #Decision, #Blocker et #QuickWin pour filtrer et hiérarchiser facilement les tâches. Pour une liste de blanchisserie d'éléments d'action, créez une checklist dans la tâche pour une gestion plus facile.

Pour visualiser et suivre les paramètres des tâches, créez une liste de contrôle au sein de la tâche Vue Tableau avec des colonnes telles que À faire, En cours, Bloqué et Terminé. Vous pouvez facilement faire glisser les tâches d'une colonne à l'autre pour mettre à jour leur progression. Dépendances de ClickUp est une autre fonctionnalité pratique qui vous permet de lier des tâches liées. Paramétrez les relations "Attente sur" et "Blocage" pour voir l'impact des retards sur les autres tâches. Cela permet de gérer efficacement les dépendances.

Dans notre entreprise, Click Up permet d'organiser et de hiérarchiser les projets dans tous les services. Grâce aux automatisations et à toutes les autres fonctionnalités de Click Up (qui ne sont pas légion), il devient très facile de créer des processus cohérents lors de l'exécution des projets. Le suivi du statut des projets est également très simple.

Gabriela Simova, Scrum Master, Palms Bet

Bonnes pratiques pour Scrum of Scrums

Pour que votre réunion Scrum of Scrums soit une réussite, nous avons listé quelques bonnes pratiques qui vous aideront. En suivant ces pratiques, vous obtiendrez des résultats de projet plus prévisibles et plus fiables.

💡Tip 1 : Soyez bref et précis

Les réunions sur l'état d'avancement doivent être concises et durer environ 15 à 30 minutes. Concentrez-vous sur les points principaux lors de cette réunion de statut : la progression de l'équipe, les éléments bloquants et les dépendances inter-équipes. Réduisez les détails au minimum et utilisez un chronomètre pour ne pas perdre le fil.

💡Conseil 2 : Établir un ordre du jour clair

La cohérence est un élément clé. C'est pourquoi vous avez besoin d'une structure claire pour chaque réunion qui inclut des sujets tels que la progression de l'équipe, le travail à venir, les facteurs de blocage et toute dépendance entre les équipes. Essayez de partager l'agenda à l'avance afin que les participants puissent se préparer et rester concentrés sur celui-ci.

💡Tip 3 : Encourager la participation

Veillez à ce que chaque représentant de l'équipe ait la possibilité de s'exprimer. Il est important de créer un espace où les gens se sentent à l'aise pour soulever des problèmes ou des préoccupations. Si quelqu'un est silencieux, faites un suivi pour vous assurer que rien d'important n'a été oublié.

💡Tip 4 : Utiliser une communication inclusive

Tout le monde doit comprendre ce qui est discuté. Effacez le jargon ou les acronymes qui prêtent à confusion, ou prenez un moment pour les clarifier. Encouragez l'écoute active et assurez-vous que les participants à distance sont pleinement engagés et peuvent contribuer de manière égale.

💡Tip 5 : Se concentrer sur l'amélioration continue

Demandez régulièrement un retour d'information sur les réunions Scrum of Scrums afin d'identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré. Soyez flexible - ajustez la forme, la fréquence ou la structure en fonction des besoins, et veillez à ce que les bons participants soient présents pour maintenir la pertinence et l'efficacité.

Amplifiez votre réunion Scrum avec ClickUp

Outre les environnements de travail dédiés, les modèles prêts à l'emploi et les checklists de tâches, ClickUp offre un éventail complet de fonctionnalités pour assister les équipes agiles et leurs réunions.

Avec plus de 15 affichages personnalisables, des tableaux de bord flexibles, l'automatisation et de nombreux outils pour la gestion des sprints, ClickUp vous aide à planifier et à gérer même les plus grands projets avec facilité.

Prêt à gérer votre Scrum des Scrums et à profiter de tous les avantages de cette approche agile au fur et à mesure que votre équipe s'agrandit ? S'inscrire à ClickUp et explorez ses fonctionnalités pour démarrer votre parcours SoS !