Comment mener des réunions Agile pour les chefs de projet

Si nous sommes tellement occupés par les réunions, pourquoi rien ne se fait-il ? 🤔

Les gestionnaires de projet se posent souvent cette question alors qu'ils peinent à mener des réunions d'équipe productives.

Une étude récente de McKinsey a révélé que plus de 80% des cadres souhaitent modifier les structures des réunions pour plus d'efficacité.

Pourtant, pour nombre d'entre eux, atteindre ce niveau d'agilité dans les réunions reste un objectif difficile à atteindre. Simplifions cette tâche difficile et rendons-la plus réalisable.

Dans cet article, nous allons vous guider dans l'art de mener des réunions agiles.

Lisez la suite pour explorer ce que signifient les réunions Agiles, leurs composantes et leurs types. Nous allons également approfondir la façon de mener des réunions Agile, les choses à faire et à ne pas faire, et les bonnes pratiques pour en tirer des résultats tangibles pour l'entreprise.

Qu'est-ce qu'une réunion Agile ?

Les réunions Agile fonctionnent sur la base des méthodologies Agile pour rendre les réunions plus collaboratives, productives et orientées vers un but précis. L'idée principale des réunions Agile est de permettre à l'équipe d'achever les projets en les divisant en plusieurs parties et en travaillant dessus par à-coups, en réfléchissant, en s'adaptant et en s'améliorant au fil du temps.

Le terme "Agile" a d'abord été utilisé dans le domaine du développement de logiciels. Cependant, au fil des ans, il a gagné en popularité en tant que technique efficace pour améliorer les résultats parmi d'autres équipes et industries.

Les réunions Agile ont lieu à des points précis du cycle sprint ou du processus de développement. Lors de chaque réunion, l'équipe fait le point sur la progression du projet, forfaitise les étapes suivantes, discute des commentaires des clients et échange des informations essentielles sur le projet.

Qui participe aux réunions Agile ?

Savoir qui participe aux réunions scrum et se familiariser avec les termes de scrum est essentiel. Dans les réunions Agile Scrum, vous trouverez généralement les personnes suivantes :

• Scrum master: La personne en charge de la réunion qui s'assure que tout le monde suit les règles d'Agile, maintient les réunions sur le suivi, et travaille ensemble en douceur
• L'équipe de développement: Ces personnes sont responsables de l'exécution et de la concrétisation des tâches du projet. Leur expérience et leurs idées sont essentielles dans toutes les réunions Agile
• Le propriétaire du produit: Le visionnaire qui possède les objectifs du projet. Il travaille en étroite collaboration avec l'équipe pour s'assurer que tout va dans la bonne direction
• Les parties prenantes: Bien qu'elles ne soient pas directement impliquées dans l'exécution du projet, les parties prenantes sont intéressées par ses résultats. Elles peuvent assister à des réunions pour se tenir informées, fournir des informations en retour ou prendre des décisions stratégiques concernant le projet

Il existe différents types de réunions Agile, car l'Agile n'est pas un paramètre rigide, mais un ensemble d'idéaux et de principes.

Types de réunions Agile dans la gestion de projet

Dans la gestion de projet, il existe quatre types de réunions Agile : Le forfait Sprint, le scrum ou standup quotidien, la revue de Sprint et la rétrospective de Sprint. Plongeons en profondeur dans les objectifs de chaque réunion et dans la manière de les mener efficacement.

1. Réunion de planification du sprint

Lors de la réunion de planification du sprint, vous et votre équipe vous réunissez pour mapper votre forfait pour le prochain échéancier de développement du projet, le sprint.

Au cours de cette réunion, l'équipe réfléchit aux objectifs du sprint qu'elle souhaite atteindre et planifie des stratégies, en tenant compte des souhaits de l'organisation, de la durée des tâches et des responsables de chacune d'entre elles.

En termes simples, les principaux objectifs de la réunion de planification du sprint sont les suivants :

• Décider des tâches spécifiques sur lesquelles travailler au cours de ce sprint, telles que les fonctionnalités à développer
• Répartir les tâches entre les membres de l'équipe et s'assurer que chacun connaît ses responsabilités

Cette réunion permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page et vous paramètre pour la réussite du sprint à venir.

Comment mener efficacement une réunion de planification de sprint ?

À présent, pour mener une réunion de planification de sprint réussie, voici ce que vous devez faire :

• Faites court: Ne surchargez pas l'agenda principal (le forfait) avec des discussions inutiles. Le compte-rendu de la réunion doit être concis et précis
• **Préparez la réunion : mettez à jour le carnet de commandes et confirmez la disponibilité de l'équipe pour garantir une exécution sans heurts au cours de l'étape initiale de planification
• Fixer l'agenda: Définir clairement les objets et hiérarchiser les paramètres de discussion. De cette façon, la réunion reste courte, précise et facile à digérer
• Définir l'objectif du sprint: Travaillez ensemble à la définition d'un objectif de sprint clair et sprint qui résume votre objectif. Soyez réalistes dans la définition des objectifs du sprint afin d'éviter l'épuisement et les délais non respectés
• Décomposition et estimation des tâches: Divisez vos objectifs en tâches réalisables et estimez la durée et les efforts nécessaires pour achever chaque tâche. Tenez compte de la capacité de votre équipe et de la vitesse à laquelle elle a été collée pour vous assurer que vous ne la surchargez pas
• Clarifiez les doutes: Encouragez une communication ouverte et répondez rapidement aux instructions
• **Résumez ce que vous avez décidé, assurez-vous que tout le monde est d'accord avec l'objectif du sprint et terminez sur une note positive

Résultat: À la fin de la réunion, vous disposerez d'un forfait clair pour le sprint à venir.

2. Réunion quotidienne de scrum ou de standup

La réunion quotidienne de scrum ou de standup est une brève réunion de contrôle organisée régulièrement au cours de l'échéancier du sprint. Ce processus de mêlée est généralement la réunion Agile la plus courte et la plus fréquente des quatre types de réunion.

Elle permet à l'équipe de scrum de discuter de la progression des tâches, d'identifier les obstacles et de s'assurer que tout le monde est sur la bonne voie. Pendant les comptes rendus, chaque membre de l'équipe est invité à répondre à trois questions :

• à quoi ont-ils fait hier ?
• _Qu'ont-ils accompli hier ? _Qu'ont-ils fait de leurs forfaits aujourd'hui ? _Qu'ont-ils prévu de faire aujourd'hui ?
• qu'ont-ils l'intention d'accomplir aujourd'hui ?

Le scrum master anime la réunion de bilan quotidienne, note les problèmes soulevés et fournit des fournisseurs prestataires par la suite. Dans l'ensemble, le compte rendu quotidien garantit la transparence, la collaboration et l'alignement au sein de l'équipe.

Comment gérer efficacement les réunions quotidiennes de scrum ?

Examinons quelques conseils pour animer efficacement les réunions scrum quotidiennes, en veillant à ce que votre équipe reste organisée et motivée :

• Définir une heure et un lieu cohérents : Faites en sorte que la réunion soit courte, environ 15 minutes, pour rester concentré et faire plus de choses. Il est préférable de choisir la même heure et le même lieu chaque jour afin que tout le monde sache quand et où se réunir
• Ordre du jour structuré: Tenez-vous en au forfait pendant la réunion, en vous concentrant sur les trois questions et tâches clés. Évitez les discussions hors sujet
• Participation: Impliquez votre équipe dans la réunion pour une meilleure collaboration et un meilleur compte rendu
• Résolution des problèmes: Traitez immédiatement les problèmes ou les obstacles soulevés lors de la réunion. Trouvez des solutions et assignez des actions si nécessaire
• Suivi continu: Enregistrez les points cruciaux et les éléments d'action de la réunion. Assurer le suivi avec les participants sur les tâches qu'ils doivent terminer avant la fin de la journée

Résultat: Le fait d'organiser régulièrement des réunions de mêlée quotidiennes et de suivre les réalisations de l'équipe permet d'identifier et de résoudre les blocages potentiels.

3. Revue de sprint

Une réunion de revue de sprint est une réunion scrum au cours de laquelle l'équipe de développement démontre le travail achevé pendant le sprint aux parties prenantes, telles que les propriétaires de produits, les gestionnaires de projet ou les investisseurs.

La revue de sprint a généralement lieu à la fin de chaque sprint. Dans l'idéal, la présentation et la revue du produit doivent durer entre une et deux heures, ce qui laisse suffisamment de temps pour les présentations et les sessions de retour d'information.

Comment rendre les réunions de revue de sprint plus efficaces ?

Pour rendre une réunion de revue de sprint plus efficace, tenez compte des éléments suivants :

• Pratique et préparation: Assurez-vous que le chef d'équipe est bien préparé pour la revue de sprint, y compris la pratique avec une démo fictive pour communiquer la valeur d'entreprise du projet de manière efficace
• Comprendre les objectifs: Reconnaître que la revue de sprint consiste à faire une démonstration et à recueillir les commentaires et les idées des parties prenantes afin d'améliorer les offres de produits
• Organiser une réunion structurée: Suivre un agenda structuré qui inclut l'examen des résultats du sprint, la discussion et la démonstration du travail achevé, la mise à jour du statut du projet et la collaboration sur les prochaines étapes
• Impliquer activement les parties prenantes: Encourager la participation active de toutes les parties prenantes pour s'assurer que leurs idées sont entendues et intégrées dans les développements futurs du produit
• Utiliser le retour d'information: Utiliser le retour d'information obtenu au cours de la revue pour adapter le carnet de commandes et améliorer en permanence les résultats du projet

Résultat: La réunion de revue de sprint est l'occasion de superviser les capacités de l'équipe, de recueillir des commentaires, de discuter des changements nécessaires et de forfaiter les prochaines étapes.

4. Réunion de rétrospective de sprint

La réunion de rétrospective du sprint se tient après la revue de sprint pour réfléchir aux performances de l'équipe pendant le sprint.

Dirigée par le Scrum master, cette réunion donne lieu à des discussions sur ce qui s'est bien passé, les points problématiques et les tâches qui auraient pu être améliorées. La session vise à évaluer le sprint précédent et à établir des éléments d'action pour améliorer la collaboration et l'efficacité lors des sprints à venir.

L'équipe de développement et le Scrum Master y participent. La durée de la réunion est généralement comprise entre 45 minutes et trois heures, en fonction de la durée du sprint.

Comment rendre les réunions de rétrospective de sprint plus productives ?

Voici quelques moyens pratiques d'améliorer la productivité des réunions de rétrospective de sprint :

• Établir un agenda clair: Définir les paramètres à l'avance pour que la réunion reste ciblée et ne s'éternise pas inutilement
• Commencez par un ton positif: Commencez la session sur une note positive. Mettez en avant les réalisations avant d'aborder les points à améliorer. Encouragez les membres de l'équipe à se concentrer sur la résolution des problèmes plutôt que de se rejeter la faute les uns sur les autres
• Utilisez une technique structurée: Mettez en œuvre des techniques et des formes structurées telles que la rétrospective de l'alpiniste, qui fournit un cadre symbolique permettant à l'équipe de réfléchir à son sprint comme à une randonnée en montagne, en identifiant les obstacles, les risques, les éléments facilitateurs et les sources d'aide. Autreexemples de rétrospectives de sprint incluent Mad Sad Glad, Starfish, Sailboat, et plus encore

Les choses à faire et à ne pas faire dans les réunions Agile

Tenez compte de ces choses à faire et à ne pas faire pour mener une réunion Agile efficace :

Les 5 meilleurs conseils pour mener des réunions agiles

Voyons maintenant quelques conseils et bonnes pratiques pour mener des réunions Agile :

1. Utilisez ClickUp pour forfaiter et mener à bien vos réunions Agile

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Utiliser La gestion de projet agile de ClickUp pour gérer votre équipe, planifier, organiser et exécuter des réunions Agile - planification sprint, stand-ups quotidiens ou sessions de rétrospective.

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ClickUp possède des fonctionnalités intuitives et Modèles agiles adaptés aux méthodologies agiles telles que Scrum ou Kanban. Ils vous aident à organiser votre travail, à suivre la progression et à collaborer efficacement avec votre équipe.

ClickUp veille à ce que vos réunions Agile soient productives, ciblées et exploitables, ce qui permet aux équipes d'atteindre facilement leurs objectifs.

Découvrons en détail les fonctionnalités essentielles de ClickUp qui permettent d'organiser des réunions Agile en toute simplicité.

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Tirer parti Réunions ClickUp pour faire tout ce dont vous avez besoin pour vos réunions Agile en un seul endroit.

Restez organisé et concentré sur vos tâches avec ClickUp

Voici comment ils vous facilitent la vie :

• Gestion de l'agenda: Gardez le cap lors de vos réunions en utilisant des rappels pour rédiger et partager les agendas à l'avance. De plus, incitez les membres de l'équipe à ajouter les sujets qu'ils souhaitent aborder
• Gestion du temps: Fini les départs tardifs ! Paramétrez des rappels pour informer tout le monde des réunions à venir et de leur date de début. Parfait pour que tout le monde soit à l'heure, surtout si votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires
• Suivi des tâches: Maintenez l'élan après la réunion en paramétrant des rappels pour vérifier les éléments d'action et les tâches discutés. C'est un excellent moyen de responsabiliser tout le monde et de faire avancer les choses

2. Rester concentré pendant les réunions Agile

Rester concentré pendant les réunions réunions de projet est essentiel pour garantir une utilisation efficace du temps, des discussions productives et l'alignement sur les objectifs du projet. Voici quelques conseils qui vous aideront :

• Utiliser des supports visuels: Utiliser des outils tels que des tableaux blancs ou des tableaux numériques pour maintenir l'engagement visuel et la concentration de l'équipe
• **Minimisez les distractions : encouragez les participants à éteindre les notifications et à se concentrer uniquement sur la réunion
• Utiliser des techniques comme le parking: Rediriger les discussions hors sujet vers un espace désigné pour un examen ultérieur, tout en restant concentré sur les éléments de l'agenda en cours

Bonus: **Comment se concentrer et 7 façons d'améliorer la concentration

3. Adhérer à un flux discipliné pendant les réunions Agile

Le maintien d'un flux discipliné pendant les réunions Agile est comparable au respect d'une feuille de route : tout le monde reste sur la même voie. En restant organisé et concentré, Les équipes Agile tirent le meilleur parti du temps qu'elles passent ensemble, ce qui favorise un meilleur travail d'équipe et leur permet d'atteindre leurs objectifs plus efficacement.

Voici quelques éléments à faire pour maintenir un flux efficace lors des réunions Agile :

• Établir un rythme de réunion: Définir un format de réunion structuré, y compris des heures de début et de fin cohérentes, afin de créer un flux prévisible
• Utiliser des cadres de prise de décision: Employer des cadres comme le vote romain ou le poing de cinq pour rationaliser la prise de décision et faire avancer les discussions
• Effectuer des rétrospectives périodiques: Faire une pause pour réfléchir à l'efficacité de la réunion et ajuster les processus de réunion si nécessaire pour maintenir un flux discipliné

4. Importance de la préparation des réunions Agile

La préparation des réunions Agile paramètre l'étape des discussions productives et de la prise de décision éclairée. Suivez ces étapes pour préparer votre équipe aux réunions Agile :

• Encourager les recherches préalables à la réunion: Exhortez les participants à se familiariser avec les sujets de la réunion à l'avance. De cette façon, ils peuvent contribuer plus efficacement aux discussions en offrant des idées, des suggestions et des solutions éclairées basées sur leur compréhension des sujets de la réunion
• Fournir des documents avant la réunion: Distribuer des documents ou des ressources pertinents à l'avance pour faciliter une préparation approfondie et rationaliser les discussions de la réunion
• Favoriser une culture du compte: Mettre l'accent sur la responsabilité individuelle dans la préparation des réunions. Déléguer la préparation favorise un sentiment de responsabilité parmi les membres de l'équipe, car il incombe à chacun d'achever les tâches qui lui ont été confiées avant la réunion

5. Éviter de perdre des heures productives dans les réunions Agile

Dans les réunions Agile, on ne saurait trop insister sur l'importance d'éviter de perdre des heures productives. Chaque minute perdue équivaut à une occasion manquée de progresser vers les objectifs et les livrables du projet.

Utilisez ces stratégies pour que vous et votre équipe restiez sur la bonne voie pendant les réunions de projet :

• Préparez soigneusement l'agenda: Attribuez du temps aux éléments de l'agenda en fonction de leur importance et de leur complexité afin de hiérarchiser les discussions de manière efficace
• Optimiser la durée des réunions: Faire en sorte que les réunions soient aussi courtes que possible tout en permettant des discussions fructueuses et en évitant les pertes de temps inutiles
• Encourager la participation active: Créer un environnement d'assistance où toutes les voix sont entendues, en veillant à ce que chaque participant ait la possibilité de contribuer de manière significative aux discussions de la réunion

Gardez vos réunions agiles avec ClickUp

La maîtrise des réunions Agile est essentielle pour les gestionnaires de projet qui cherchent à améliorer la collaboration et la productivité de leurs équipes.

En mettant en œuvre les conseils et les stratégies abordés dans cet article, les équipes peuvent rationaliser la communication et conduire à la réussite gestion de projet scrum .

En outre, ClickUp rationalise la gestion de projet en offrant des flux de travail personnalisables, des outils de collaboration en temps réel et des fonctionnalités de rapports complètes dans une plate-forme intuitive.

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Foire aux questions courantes

**1. Quelles sont les quatre réunions dans la méthode Agile ?

Dans les méthodologies de développement Agile, il y a quatre réunions clés, souvent appelées "évènements Scrum" dans le cadre de Scrum. Ces réunions sont essentielles pour que tout le monde soit sur la même page, que le travail se fasse en douceur et que la progression soit constante.

Ces réunions sont les suivantes

• La planification du sprint,
• Le résumé rapide quotidien,
• La revue de sprint, et
• Les Sprints rétrospectifs

**2. Quelles sont les quatre réunions de Scrum ?

Scrum comporte quatre réunions cruciales qui aident les équipes à mieux communiquer et collaborer.

• La réunion de Planification du sprint lance chaque sprint, en décrivant les tâches pour la période à venir
• **Le compte rendu quotidien (Daily Standup) permet de faire le point sur la progression et les forfaits
• En milieu de sprint, la Sprint Review présente le travail achevé et recueille les commentaires des parties prenantes
• La Rétrospective Sprint, à la fin du sprint, permet de réfléchir au processus, d'identifier les améliorations et de procéder aux ajustements nécessaires pour l'itération suivante

**3. Quelles sont les quatre cérémonies de la méthode Agile ?

Le cadre Agile comporte quatre fonctionnalités - la planification du sprint, la réunion quotidienne, la revue du sprint et la rétrospective du sprint - qui améliorent la communication, la collaboration et l'itération au sein des équipes de développement.