Si vous travaillez dans un domaine où les données sont nombreuses, il est probable que vous ayez été un jour ou l'autre submergé par les feuilles Excel. La saisie de dates, en particulier, peut s'avérer délicate et générer un grand nombre d'erreurs.
Mon travail consiste à apprendre quelques fonctions clés relatives aux dates, ce qui vous permet de contrôler votre temps et de faire travailler Excel pour vous.
Dans ce billet, nous aborderons en détail les fonctions de date d'Excel, que ce soit pour saisir des échéances, des échéanciers de projets ou des évènements importants. Nous vous montrerons également comment mettre en forme les dates dans Excel pour que vos données soient impeccables.
Nous allons nous plonger dans l'action.
Les principes sous-jacents des fonctions de date d'Excel
Microsoft Excel traite les dates en les convertissant en numéros de série. Cela peut sembler étrange à première vue, mais c'est en fait une façon intelligente pour Excel de gérer les dates de manière efficace.
Chaque valeur de données se voit attribuer un nombre unique en fonction de sa position par rapport à une date de base (généralement le 1er janvier 1900, dans le système de date par défaut d'Excel). Cela permet à Excel d'effectuer facilement des calculs tels que la soustraction de dates, l'addition de jours ou la recherche de différences entre les dates.
Par exemple, le 1er janvier 1900 est représenté par 1, tandis que le 2 janvier 1900 est représenté par 2, et ainsi de suite. Cette numérotation se poursuit indéfiniment, ce qui permet à Excel de traiter un vaste intervalle de dates, des siècles passés aux siècles à venir.
Il est clé de comprendre ce concept, car cela signifie qu'à chaque fois que vous entrez une date dans Excel, vous travaillez en fait avec un nombre sous le capot. Considérez ces nombres comme des coordonnées sur une carte ; s'ils sont légèrement erronés, vous risquez de vous retrouver au mauvais emplacement (ou, dans le cas d'Excel, à la mauvaise date).
Prenons l'exemple de la fonction DATE.
Vous pouvez avoir une année dans la cellule A1, un mois dans la cellule B1 et un jour dans la cellule C1. Si vous souhaitez les combiner pour obtenir une valeur de date particulière, vous devez utiliser la formule =DATE(A1, B1, C1). Cette fonction combine l'année, le mois et le jour en tant que paramètres distincts pour former une date complète.
Décomposons-la :
- Année: Ce paramètre doit être un nombre à quatre chiffres (par exemple, 2024). Si vous n'entrez que deux chiffres (par exemple, 24), Excel risque de mal interpréter l'année, en fonction des paramètres de date de votre système
- Mois: Si vous entrez un nombre supérieur à 12, Excel ajoutera ce nombre au mois de janvier de l'année donnée. Par exemple, =DATE(2024,14, 5) renverra '2025-02-05' parce que 14 mois à partir de janvier 2024 correspondent à février 2025
- Jour: Comme pour le mois, si vous entrez un nombre supérieur au nombre de jours du mois spécifié, Excel ajoutera ce nombre au mois suivant. Par exemple, =DATE(2024, 1, 32) renvoie '2024-02-01'
Lire aussi:
Comment calculer le temps dans Excel (y compris les formules)
Comprendre les fonctions clés d'Excel pour les dates
Les fonctions de date et d'heure d'Excel sont des outils puissants qui peuvent vous aider à gérer et à manipuler efficacement les données de date.
Explorons les fonctions de date les plus importantes d'Excel et leur travail.
Fonction MOIS
La fonction MONTH d'Excel est conçue pour extraire le mois d'une date donnée, en le renvoyant sous la forme d'un nombre compris entre 1 et 12. Cette fonction est particulièrement utile pour analyser ou classer des données par mois, ce qui permet d'identifier plus facilement des tendances ou des modèles.
Syntaxe: \N=MONTH(numéro_série)
- Utilisation de base: Si vous avez une date dans la cellule A1, comme '20/05/2015', la formule =MONTH(A1) renverra 5, représentant le mois de mai
- Combinaison avec d'autres fonctions: La fonction MONTH peut être combinée avec la fonction TEXT pour renvoyer le nom du mois au lieu du nombre. Par exemple, =TEXT(A1,'mmmm') renvoie 'Mai'
- Mise en forme conditionnelle: Vous pouvez utiliser la fonction MONTH en combinaison avec une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les données de mois spécifiques. Par exemple, pour mettre en évidence toutes les dates du mois de mai, créez une règle qui met en forme lorsque =MONTH(A1)=5
Extraire et analyser les mois de vos données avec la fonction MONTH
Fonction DATE
La fonction DATE d'Excel est un outil polyvalent qui vous permet de construire une date à partir des composants individuels année, mois et jour. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des ensembles de données comportant des colonnes distinctes pour l'année, le mois et le jour ou lorsque vous devez effectuer des calculs impliquant des dates.
Syntaxe: \N-DATE(année, mois, jour)
- Utilisation de base: =DATE(2015, 5, 20) renvoie le nombre correspondant au 20-Mai-2015
- Création de dates dynamiques: Vous pouvez créer des dates dynamiques à l'aide d'autres fonctions. Par exemple, =DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(TODAY()), 1) renvoie le premier jour du mois et de l'année en cours
- Soustraction de jours: Vous pouvez soustraire des jours directement d'une date en utilisant un entier positif ou négatif. Par exemple, =DATE(2024, 8 + 3, 15) ajoute 3 mois, ce qui donne le 15-Nov-2024, tandis que =DATE(2024, 8 - 3, 15) soustrait 3 mois, ce qui donne le 15-Mai-2024
- Gestion des dates non valides: La fonction DATE peut s'adapter automatiquement aux dates non valides. Par exemple, =DATE(2015, 13, 1) renverra le 01-Jan-2016, car elle ajoute le mois supplémentaire
La fonction DATE renvoie des valeurs distinctes pour l'année, le mois et le jour sous la forme d'une date complète
Fonction TEXTE
La fonction TEXT est extrêmement utile pour mettre en forme les dates. Elle vous permet de convertir une date en une chaîne de texte dans la forme de votre choix. Cette fonction Excel est particulièrement utile pour afficher des dates dans un format spécifique pour des rapports ou des présentations.
Syntaxe: \N-TEXT(valeur, format\N-texte)
- Utilisation de base: =TEXT(A1, 'dd/mm/yyyy') convertit la date dans A1 en '20/05/2015′
- Mois et année uniquement: =TEXT(A1, 'mmmm yyyy') renvoie 'mai 2015'
- Jour de la semaine: =TEXT(A1, 'dddd') renvoie le nom complet du jour, tel que 'mercredi'
- Formats personnalisés: Vous pouvez créer des formats de date personnalisés, comme =TEXT(A1, 'mmm-dd-yyyy') pour obtenir 'May-20-2015'
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La fonction TEXTE renvoie les dates mises en forme comme vous le souhaitez
Fonction NOW
La fonction NOW est une fonction dynamique qui renvoie la date et l'heure actuelles. Elle est particulièrement utile pour suivre la date de la dernière mise à jour d'une feuille de calcul ou pour créer des horodatages qui se mettent à jour automatiquement.
Syntaxe: \NOW()
- Utilisation de base: La saisie de =NOW() renvoie la date et l'heure actuelles, comme '20/05/2023 14:35′
- Date uniquement: Pour afficher uniquement la date du jour, combinez-la avec la fonction TEXT : =TEXT(NOW(), 'dd/mm/yyyy')
- Tempête statique: Si vous voulez créer une date qui ne change pas, copiez le résultat de =NOW() et collez-le comme valeur
- Calcul du temps écoulé: Vous pouvez utiliser NOW pour calculer le temps écoulé depuis un évènement spécifique. Par exemple, =NOW() - A1 où A1 contient une date et une heure passées, donne le nombre de jours écoulés depuis cet évènement
Ajoutez la date et l'heure actuelles à votre feuille de calcul avec la fonction NOW
👀 Bonus:
Explorer les modèles de feuilles de calcul
pour trouver des solutions prêtes à l'emploi pour des tâches courantes telles que la planification de projets et l'établissement de budgets. Ces modèles peuvent simplifier des processus complexes, vous permettant de vous concentrer davantage sur le contenu et moins sur la mise en forme.
Fonction journalière
La fonction JOURNÉE DE TRAVAIL dans Excel est conçue pour calculer la date qui est un nombre spécifié de jours de travail avant ou après une date de début donnée. Cette fonction est extrêmement utile pour les tâches de gestion de projet et de planification où vous devez tenir compte des week-ends et des jours fériés.
Syntaxe: \N-WORKDAY(start_date, days, \N[holidays])
- Utilisation de base: Si vous voulez trouver la date qui est 10 jours de travail après le 01/09/2023, vous pouvez utiliser =WORKDAY('01/09/2023', 10), qui retournera 15/09/2023
- Exclusion des jours fériés: Si vous souhaitez exclure des jours fériés spécifiques de votre calcul, vous pouvez les ajouter en tant qu'argument. Par exemple, si le 10/09/2023 est un jour férié, la formule =JOURNÉE DE TRAVAIL('01/09/2023', 10, '10/09/2023') renverra 18/09/2023
- Comptage à rebours: Pour trouver une date antérieure à la date de début, utilisez un nombre négatif pour les jours. Par exemple, =WORKDAY('01/09/2023', -10) renvoie 18/08/2023
- Gestion de différentes listes de jours fériés: Si vous disposez d'un intervalle de dates de jours fériés, vous pouvez faire référence à une liste au lieu d'une seule date. Par exemple, si vos vacances se trouvent dans les cellules A2, utilisez =JOURNAL OFFICIEL('01/09/2023', 10, A2:A5)
La fonction JOURNALIER a la capacité de calculer les délais, à l'exclusion des week-ends et des jours fériés
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Bonnes pratiques et solutions pour la gestion des Relevés de temps
La fonction CARDIO
La fonction YEARFRAC d'Excel calcule la fraction de l'année représentée par le nombre de jours entiers entre deux dates. Cette fonction est particulièrement utile pour les calculs financiers tels que l'accumulation d'intérêts, les calculs d'âge ou tout autre scénario dans lequel vous devez déterminer la proportion d'une année entre deux dates.
Syntaxe: \N-YEARFRAC(date_début, date_fin, \N[base])
- Utilisation de base: Pour trouver la fraction de l'année entre le 01/01/2023 et le 31/12/2023, utilisez =YEARFRAC(01/01/2023, 31/12/2023), qui renvoie 1 (puisque les dates s'étendent exactement sur une année)
- Calcul des années partielles: Si vous voulez connaître la fraction de l'année comprise entre le 01/01/2023 et le 30/06/2023, la formule =YEARFRAC(01/01/2023, 30/06/2023) renvoie 0,5
- Différentes conventions de comptage des jours: L'argument facultatif 'base' vous permet de spécifier la façon dont les jours sont comptés. Par exemple, =YEARFRAC(01/01/2023, 30/06/2023, 1) utilise le nombre réel de jours dans les mois et renvoie 0,4959. La base peut être :
- 0: Méthode US 30/360
- 1: Réel/Réel
- 2: Réel/360
- 3: Réel/365
- 4: Méthode européenne 30/360
- Calculs d'intérêts: YEARFRAC est souvent utilisé dans les modèles financiers pour calculer les paiements d'intérêts ou de prêts basés sur une fraction de l'année. Par exemple, =YEARFRAC(01/01/2023, 01/07/2023, 0) * Annual_Interest_Rate permet de calculer les intérêts courus sur six mois
Ajouter une valeur de base comme =YEARFRAC(A1, B1, 1) pour utiliser des conventions de comptage de jours différentes dans Excel
👀 Bonus: Si vous avez une date de naissance dans une cellule, vous pouvez calculer l'âge avec : =YEAR(TODAY()) - YEAR(A2). Cela utilise la fonction YEAR d'Excel pour déterminer l'âge en fonction de l'année en cours et de la date de naissance dans la cellule A2.
Les erreurs courantes et les limites d'Excel
Les fonctions de date d'Excel sont des outils puissants, mais elles peuvent aussi être un peu comme essayer de résoudre un Rubik's Cube - parfois, tout ne s'aligne pas parfaitement.
Nous allons maintenant examiner quelques erreurs et problèmes courants que vous pouvez rencontrer lorsque vous utilisez les fonctions de date d'Excel et comment y remédier sans vous arracher les cheveux.
1. Confusion sur le format de la date
L'un des problèmes les plus courants est la confusion des formes de date.
Excel peut interpréter vos dates différemment en fonction de vos paramètres régionaux, ce qui donne lieu à de sérieuses prises de tête.
Par exemple, la saisie de "08/12/2024" peut signifier le 12 août aux États-Unis ou le 8 décembre en Europe (et dans le reste du monde). Pour éviter cela, assurez-vous toujours que vos formats de date sont cohérents en mettant explicitement vos cellules en forme de dates ou en utilisant la fonction TEXTE pour normaliser l'affichage des dates.
**2. L'infâme erreur #VALUE !
L'erreur redoutée #VALUE ! apparaît souvent lorsqu'Excel ne peut pas reconnaître une date.
Cela se produit généralement lorsque vous essayez d'effectuer des calculs sur un texte qui ressemble à une date mais qui n'est pas mis en forme correctement.
Pour résoudre ce problème, vérifiez qu'Excel reconnaît bien toutes les entrées de date comme des dates. Utilisez la fonction DATE pour construire des dates à partir des composants année, mois et jour, en veillant à ce qu'elles soient correctement mises en forme.
3. Calculs incorrects avec les fonctions de date
Il arrive que les fonctions de date d'Excel ne se comportent pas comme prévu, par exemple lorsqu'on ajoute des jours à une date et qu'on s'aperçoit que les week-ends ou les jours fériés n'ont pas été pris en compte.
Les fonctions telles que WORKDAY peuvent vous aider en ignorant les jours non ouvrés, mais veillez à spécifier les jours fériés en tant que paramètre supplémentaire.
De même, soyez prudent avec YEARFRAC, qui peut renvoyer des résultats inattendus en fonction de la manière dont les années bissextiles et les conventions de décompte des jours sont gérées.
4. Confusion avec les années bissextiles
Les années bissextiles peuvent perturber vos calculs de dates par ailleurs parfaits.
Si vous travaillez avec des fonctions qui dépendent du nombre de jours dans une année, comme YEARFRAC, assurez-vous de tenir compte des années bissextiles pour éviter de fausser les résultats.
Un petit coup d'œil
pour vérifier si une année est bissextile consiste à utiliser la formule =MOD(année, 4)=0.
5. Problèmes de fuseau horaire
Il se peut qu'Excel ne s'adapte pas automatiquement au décalage horaire lorsque vous travaillez dans des fuseaux horaires différents. Cela peut entraîner des divergences, en particulier si vous travaillez dans un autre fuseau horaire
, des délais ou des réunions à l'échelle mondiale.
Envisagez d'utiliser l'UTC (temps universel coordonné) comme base de référence pour un suivi du temps précis et ajustez manuellement les heures lors de la conversion entre différents fuseaux horaires. Bien que cette méthode garantisse la cohérence, elle nécessite une attention particulière aux détails et peut prendre un certain temps à mettre en œuvre.
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6. L'erreur #NUM
L'erreur #NUM ! se produit généralement lorsqu'une date se situe en dehors de l'intervalle acceptable par Excel. Excel ne reconnaît que les dates comprises entre le 1er janvier 1900 et le 31 décembre 9999.
Si vous tentez de saisir une date antérieure à 1900, Excel renverra l'erreur #NUM !, car il ne peut pas traiter les dates situées en dehors de son intervalle reconnu. Pour remédier à ce problème, assurez-vous que toutes les dates se situent dans cet intervalle.
Toutefois, si vous devez travailler avec des dates historiques antérieures à 1900, envisagez d'utiliser des chaînes de texte pour représenter ces dates.
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7. Ambiguïté de l'année à deux chiffres
Le paramètre par défaut d'Excel interprète les années à deux chiffres en fonction d'une année limite, ce qui peut être source d'ambiguïté.
Par exemple, la saisie de "25" peut être interprétée comme 1925 ou 2025, selon les paramètres d'Excel. Cela peut prêter à confusion, en particulier dans les données financières ou historiques.
Pour éviter cela, saisissez toujours les dates en utilisant des années à quatre chiffres. Vous pouvez également modifier les paramètres d'Excel pour changer l'année de référence, mais l'utilisation de quatre chiffres est l'approche la plus simple et la plus fiable.
💡 Pro Tip: Faites votre planning Excel en utilisant la mise en forme conditionnelle. Il vous suffit de sélectionner vos cellules, de vous rendre dans l'onglet Hometab, de cliquer sur ConditionalFormatting et de définir des paramètres pour coder les tâches en couleur en fonction des échéances ou des priorités. Ainsi, vous repérez instantanément ce qui est urgent et vous gardez le cap.
Surmonter les limites d'Excel avec ClickUp
Bien qu'Excel soit un outil puissant pour l'analyse des données et le calcul des nombres, il a ses limites, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer des projets et des flux de travail complexes.
offre des solutions qui vont au-delà de ces limites, ce qui en fait une solution solide pour les
une alternative solide à Excel
. Voyons comment ce logiciel améliore votre expérience de la gestion de projet et répond à certaines des contraintes d'Excel. ⬇️
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Parlons maintenant de
Champs personnalisés de ClickUp
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Also Read: 10 meilleurs logiciels de Relevé de temps pour les agences Bien que les formules Excel soient puissantes, elles peuvent être limitées lorsqu'il s'agit d'interagir avec les données d'un projet.
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Mais, avouons-le, les fonctions de date d'Excel peuvent s'avérer délicates. Lorsque vous vous attaquez à des calculs complexes ou à des ensembles de données volumineux, les choses peuvent rapidement devenir compliquées et difficiles à gérer. Les formules imbriquées peuvent commencer à ressembler à des symboles cryptiques et votre système peut ralentir sous le poids de milliers de lignes.
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