Le temps de travail productif moyen d'un employé n'est que de 2 heures et 53 minutes par jour !
Si, comme beaucoup d'autres, vous recherchez un moyen personnalisable et efficace d'organiser votre planning et d'optimiser votre productivité dans le temps dont vous disposez, Microsoft Excel peut vous aider !
Grâce à leurs fonctionnalités polyvalentes, les feuilles de calcul Excel constituent un outil puissant pour créer des calendriers personnalisés. Dans cet article, nous allons explorer l'art de créer un calendrier dans Excel, avec des instructions étape par étape et des modèles à télécharger pour simplifier le processus. 🎯
Comment créer un calendrier dans Excel
Que vous soyez un professionnel ou une personne cherchant à simplifier votre travail quotidien, ce guide étape par étape vous aidera à créer un calendrier personnalisé à partir d'un modèle dans Microsoft Excel.
⭐ Modèle présenté
Vous créez un planning dans Excel ? C'est fastidieux, peu pratique et facile à rater. Essayez le modèle gratuit de planning quotidien de ClickUp: facile à utiliser, entièrement personnalisable et conçu pour vous aider à rester organisé tout au long de la journée.
De la configuration des paramètres de blocs horaires de base à l'ajout de détails tels que les échéances et les priorités, vous pouvez créer une représentation visuelle de vos projets qui vous aidera à rester organisé et à augmenter votre productivité.
Étape 1 : Téléchargez un modèle
Prêt à apprendre à créer un calendrier dans Excel ? Voici comment commencer :
- Téléchargez le modèle de planning hebdomadaire simple à partir du menu « Plus de modèles » de Microsoft Excel.
- Cliquez sur « Créer » et le modèle s'ouvrira dans Microsoft Excel.
- Si vous voyez une bannière « Affichage protégé », cliquez sur « Activer la modification en cours ». Cela vous permettra d'apporter des modifications et d'ajouter vos informations.
Étape 2 : Remplissez les dates et les heures
Maintenant, remplissons les champs vides :
- Date de début de la semaine : entrez la date du dimanche qui marque le début de votre semaine (par exemple, 09/01/24).
- Heure de début du planning : indiquez l'heure à laquelle vous souhaitez commencer votre journée (par exemple 9 h). Si c'est dans l'après-midi, ajoutez simplement « PM » après l'heure (par exemple 14 h).
Étape 3 : Personnalisez les détails de votre évènement
Une grande partie de l'apprentissage de la création d'un calendrier dans Excel consiste à organiser efficacement vos évènements :
- Localisez l'emplacement de la première cellule sélectionnée pour votre créneau horaire de départ.
- Cliquez sur la cellule et tapez ce que vous faites.
- Répétez l'opération pour tous vos évènements de la semaine.
Voici quelques conseils pratiques :
- Événements longs ? Cliquez sur la cellule de l'heure de début, saisissez le petit carré vert dans le coin inférieur droit et faites-le glisser vers le bas pour couvrir toute la durée. Cliquez ensuite sur « Fusionner et centrer » pour obtenir un résultat net.
- Vous souhaitez copier un évènement ? Il vous suffit de cliquer sur la cellule que vous souhaitez copier, d'appuyer sur Ctrl+C, puis de cliquer à l'endroit où vous souhaitez copier le texte et d'appuyer sur Ctrl+V.
- N'oubliez pas d'enregistrer votre travail ! Microsoft Excel n'enregistre pas automatiquement les modifications. Cliquez sur Fichier > Enregistrer ou utilisez les raccourcis clavier : Ctrl+S (PC) ou Commande+S (Mac)
Étape 4 : Mettre en forme le modèle
Ajustez la disposition et mettez le modèle en forme pour rendre le calendrier plus lisible. Accédez à l'onglet « Disposition » pour modifier les marges, l'orientation et la taille du papier.
- Ajouter des couleurs : cliquez avec le bouton droit sur une cellule, sélectionnez « Formater les cellules », allez dans l'onglet « Fill » (Remplir) et choisissez une couleur. Vous pouvez attribuer un code couleur aux évènements, aux heures ou même aux jours de la semaine !
- Épaissir les bordures : cliquez avec le bouton droit sur une cellule, sélectionnez « Mettre en forme les cellules » (Mettre en forme les cellules), allez dans l'onglet « Border » (Bordure) et sélectionnez un style et une couleur de ligne plus épais.
Pour effectuer des mises à jour simultanées, maintenez la touche Ctrl enfoncée pour effectuer une sélection de plusieurs cellules et appliquer les modifications en une seule fois.
💡Conseil de pro : maintenez la touche Ctrl (ou Maj+Option sur Mac) enfoncée pour effectuer la sélection de plusieurs cellules à la fois et les modifier simultanément.
Et voilà ! Votre planning hebdomadaire personnalisé dans Excel. Avec un peu de couleur et de mise en forme, il sera plus facile à lire et à utiliser. 🗓️
Modèles de calendrier Excel
Pour vous lancer immédiatement, voici quelques modèles de planning Excel que vous pouvez essayer :
1. Modèle de planificateur hebdomadaire par Microsoft 365
Organisez votre semaine grâce à ce modèle de planificateur hebdomadaire personnalisable de Microsoft 365 et définissez un intervalle de temps efficace pour vos tâches. Conçu dans Excel, ce modèle combine un calendrier et une liste de tâches pour une planification efficace.
Vous pouvez facilement personnaliser le modèle avec différents textes, images et options de mise en forme. Améliorez votre calendrier avec des éléments visuels tels que des photos, des graphiques et des polices de caractère.
Rendez votre planning plus dynamique grâce à des animations, des transitions ou des vidéos. Partagez rapidement et facilement vos projets avec d'autres personnes.
📌 Exemple : un chef de projet peut utiliser ce modèle pour définir des objectifs hebdomadaires et déléguer des tâches, afin de garantir le bon déroulement du projet et son achèvement dans les délais impartis.
Les professionnels peuvent utiliser ce modèle pour :
- Définissez des objectifs et des tâches hebdomadaires pour rester organisé et avoir une bonne productivité.
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe en fonction de leur charge de travail et de leurs priorités.
- Suivez la progression des tâches et identifiez les problèmes potentiels.
- Respectez les délais et assurez-vous que le projet soit achevé à temps.
2. Modèle de planning des horaires des employés par Microsoft 365
Le modèle de planning des horaires des employés de Microsoft 365 offre une solution complète pour gérer les plannings de votre personnel.
Il fournit un aperçu hebdomadaire sous forme de calendrier Excel du lundi au dimanche, calculant automatiquement le nombre total d'heures travaillées par les employés. Le modèle est hautement personnalisable, vous permettant d'ajouter ou de supprimer facilement des employés, d'ajuster les horaires de travail et de modifier la disposition.
Pour améliorer l'attrait visuel et l'engagement, vous pouvez personnaliser le modèle avec diverses images, polices de caractère et graphiques. De plus, vous pouvez intégrer des animations, des transitions ou des vidéos pour créer une présentation dynamique et attrayante.
Une fois votre planning finalisé, vous pouvez le partager rapidement avec votre équipe ou le publier en ligne pour y accéder facilement.
📌 Exemple : les professionnels des ressources humaines peuvent l'utiliser pour attribuer les horaires de travail et suivre les heures des employés tout en évitant la surutilisation ou la sous-utilisation du personnel.
Vous pouvez également :
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe en fonction de leur disponibilité et de leur expertise.
- Assurez-vous que les membres de l'équipe ne sont ni surchargés ni sous-utilisés.
- Suivez les heures travaillées par les membres de votre équipe et calculez les coûts de main-d'œuvre.
- Identifiez les domaines dans lesquels les ressources peuvent être optimisées et le gaspillage réduit.
3. Modèle de planning quotidien par Microsoft 365
Le modèle de planning quotidien de Microsoft 365 facilite grandement la gestion du temps. Il vous permet de créer votre planning de travail pour toute la semaine. De plus, ce modèle convivial vous permet de définir des intervalles de temps et de hiérarchiser vos tâches quotidiennes en toute simplicité.
Le modèle vous permet de commencer votre journée à tout moment et de définir des intervalles de temps adaptés à vos besoins. Il vous suffit de télécharger le modèle, de l'envoyer sur votre téléphone ou votre tablette, et de prendre en main votre planification quotidienne.
Ce modèle est convivial et entièrement personnalisable. Vous pouvez facilement modifier le texte, les images et bien plus encore. Explorez des milliers de photos, graphiques et polices de caractère pour ajouter votre touche personnelle.
📌 Exemple : les professionnels très occupés peuvent planifier leurs réunions, hiérarchiser leurs tâches et suivre leurs progrès quotidiens.
Rendez-le efficace et visuellement attrayant grâce à des animations, des transitions ou des vidéos. Si vous utilisez Excel pour la gestion de projet, vous pouvez l'utiliser pour :
- Organisez vos tâches quotidiennes et hiérarchisez vos activités.
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe en fonction de leur disponibilité et de leurs priorités.
- Suivez la progression des tâches tout au long de la journée.
- Respectez les délais et assurez-vous que les tâches sont achevées à temps.
4. Planificateur de projet de diagramme de Gantt par Microsoft 365
Le modèle Gantt Project Planner de Microsoft 365 est conçu d'après le modèle populaire du diagramme de Gantt et constitue un outil utile pour la gestion de projets.
Il représente visuellement l'échéancier d'un projet, en indiquant les dates de début, la durée et le statut actuel de chaque tâche. Vous pouvez partager ce modèle avec votre équipe afin que tout le monde soit informé et responsable.
📌 Exemple : une équipe marketing pourrait définir les tâches à accomplir pour le lancement d'un produit, afin que tout le monde soit informé des échéances et de la progression du projet.
Que votre projet soit grand ou petit, à court ou à long terme, ce modèle peut être facilement personnalisé pour répondre à vos besoins. Vous pouvez :
- Définissez les tâches, fixez des échéances et déterminez les dépendances.
- Suivez le statut des tâches, identifiez les retards et réaffectez les ressources.
- Partagez-le avec votre équipe, facilitez les réunions et répondez aux préoccupations.
- Allouez les ressources, optimisez leur utilisation et évitez la surallocation.
- Réviser l’échéancier dans le modèle Excel, identifier les risques et conserver une certaine flexibilité.
À lire également : Comment créer un échéancier de projet dans Excel (avec des modèles !)
5. Calendrier des horaires de travail par Microsoft 365
Organisez et gérez les plannings de vos employés grâce au modèle de calendrier de travail posté de Microsoft 365.
Vous pouvez créer des plannings pour un maximum de trois emplois par an et voir facilement les jours de travail des employés grâce aux couleurs.
📌 Exemple : les responsables des opérations peuvent l'utiliser pour organiser les horaires de travail et suivre les instances d'heures supplémentaires ou de sous-utilisation.
Vous pouvez également partager facilement votre planning avec d'autres personnes. Ce modèle vous permet également de :
- Visualisez et planifiez les horaires grâce à un code couleur pour les jours et une disposition claire.
- Gérez les plannings des employés en saisissant leurs informations et les horaires qui leur sont attribués.
- Suivez l'avancement du projet en liant des quarts de travail spécifiques aux tâches du projet.
- Identifiez les instances d'heures supplémentaires ou de sous-utilisation. Ces informations peuvent être utilisées pour ajuster le planning ou la charge de travail.
- Créez rapidement et efficacement des plannings de travail, et gagnez du temps et de l'effort.
À lire également : 25 astuces et conseils Excel pour booster votre productivité en 2024
Limites de la création d'un calendrier dans Excel
Bien que Microsoft Excel soit un outil de création de calendriers polyvalent et gratuit, il présente certaines limites. Comme beaucoup d'autres applications Microsoft Office, il souffre des inconvénients suivants :
- Complexité : devient fastidieux à gérer pour les calendriers complexes comportant de multiples dépendances, contraintes et variables, nécessitant des saisies et des calculs manuels longs et sujets à des erreurs.
- Manque de fonctionnalités spécialisées : ne propose pas d'outils spécialisés tels que le suivi des objectifs, la gestion des tâches ou le suivi du temps, ce qui limite son efficacité pour les projets plus importants ou plus complexes.
- Collaboration limitée : ne dispose pas de fonctionnalités de collaboration intégrées telles que les mises à jour en temps réel, le contrôle des versions ou l'attribution des tâches, ce qui le rend moins efficace pour les projets d'équipe.
- Intégrité des données : peut être compromise si la maintenance du calendrier n'est pas soigneusement effectuée et si le calendrier n'est pas régulièrement mis à jour, ce qui peut entraîner des erreurs de planification et d'exécution.
- Évolutivité limitée : Difficultés à gérer efficacement l'augmentation de la charge de travail à mesure que la taille et la complexité du projet augmentent, ce qui entraîne des problèmes de performances et des difficultés à gérer de grandes quantités de données.
Il n'est pas étonnant que de nombreux utilisateurs recherchent des alternatives à Excel pour la planification, telles que Google Agenda et autres. En fait, nous avons une option qui devance largement la concurrence. Poursuivez votre lecture pour la découvrir.
Commencez à planifier vos tâches avec ClickUp
Contrairement à Excel, qui est excellent pour les nombres mais manque de la profondeur nécessaire pour les projets complexes, ClickUp, un outil de gestion de projet polyvalent, est spécialement conçu pour gérer facilement les tâches, les dépendances et les sous-tâches.
Il s'agit d'un environnement de travail visuel qui peut faire office de logiciel de planification. Il vous permet de glisser-déposer rapidement des tâches, de fixer des dates d'échéance, d'affecter des membres de l'équipe, d'améliorer la communication et la collaboration, et de gérer facilement des projets.
De plus, les outils intégrés de suivi du temps et de rapports de ClickUp vous offrent une vue d'ensemble claire de la progression de votre projet. Et grâce à des fonctionnalités telles que les commentaires, les notifications et le partage de fichiers, la collaboration est plus facile que jamais.
Dayana Mileva, directrice de compte chez Pontica Solutions, dit ceci à propos de ClickUp :
Les esprits innovants au sein de notre organisation s'efforcent toujours de s'améliorer et recherchent constamment des moyens de gagner une minute ou une heure, voire parfois une journée entière. ClickUp a résolu pour nous de nombreux problèmes que, rétrospectivement, nous essayions de gérer à l'aide d'outils non évolutifs tels que des tableaux Excel et des documents Word.
Les esprits innovants au sein de notre organisation s'efforcent toujours de s'améliorer et recherchent constamment des moyens de gagner une minute ou une heure, voire parfois une journée entière. ClickUp a résolu pour nous de nombreux problèmes que, rétrospectivement, nous essayions de gérer à l'aide d'outils non évolutifs tels que des tableaux Excel et des documents Word.
Découvrons quelques-unes des principales fonctionnalités de ClickUp qui peuvent considérablement améliorer votre processus de planification des tâches :
Découvrons quelques-unes des principales fonctionnalités de ClickUp qui peuvent considérablement améliorer votre processus de planification des tâches :
1. Vue du calendrier ClickUp
La vue Calendrier de ClickUp affiche visuellement vos tâches, vos projets et vos échéances. C'est un outil utile pour rester organisé et ne manquer aucun évènement important.
Vous pouvez personnaliser l'affichage pour afficher les tâches de projets, listes ou dossiers spécifiques.
Mais ce n'est pas tout : vous pouvez filtrer les tâches en fonction de leur date d'échéance, de leur priorité ou d'autres critères. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus urgentes ou les plus importantes à un moment donné.
📌 Exemple : un coordinateur marketing planifie et suit des campagnes sur les réseaux sociaux, en utilisant un code couleur pour différencier les types de publications et en ajustant les échéanciers à l'aide de la fonctionnalité de glisser-déposer selon les besoins.
Cette fonctionnalité comprend également :
- Fonction glisser-déposer : réorganisez facilement les tâches et ajustez les délais en les glissant-déposant simplement sur le Calendrier.
- Code couleur : attribuez différentes couleurs aux tâches en fonction de leur priorité, de leur projet ou de leur statut pour les identifier rapidement.
- Suivi du temps : intégrez le suivi du temps à votre Calendrier pour surveiller avec précision la durée et la progression des tâches.
- Événements récurrents : créez des tâches ou des évènements récurrents pour les tâches qui se répètent régulièrement, telles que les résumés rapides quotidiens ou les réunions hebdomadaires de l'équipe, et recevez des notifications automatiques à leur sujet.
- Gestion des fuseaux horaires : gérez les tâches et les échéances dans différents fuseaux horaires afin de collaborer efficacement avec des équipes internationales.
- Partage de calendrier : partagez votre calendrier avec les membres de votre équipe ou vos clients pour améliorer la visibilité et la coordination.
- Vues personnalisées : créez des vues de calendrier personnalisées, telles que la vue hebdomadaire, la vue mensuelle ou la vue en diagramme de Gantt, afin de répondre à vos préférences et besoins spécifiques.
2. Tâches ClickUp
La fonctionnalité « Tâches » de ClickUp est au cœur du logiciel. Chaque tâche représente une action spécifique qui doit être achevée.
Vous pouvez attribuer des tâches aux membres de l'équipe, fixer des dates d'échéance, ajouter des pièces jointes et ajouter des commentaires. Les tâches peuvent être organisées en listes, dossiers et projets.
Cette structure hiérarchique vous permet de créer un flux de travail clair et organisé pour votre équipe.
📌 Exemple : le responsable d'une équipe de développement logiciel crée des tâches pour chaque phase de sprint, les attribue et utilise des sous-tâches et des checklists pour un suivi détaillé, avec des commentaires permettant une communication fluide au sein de l'équipe.
Les tâches ClickUp peuvent également vous aider à :
- Informations détaillées sur les tâches : créez des tâches avec des détails complets, notamment les dates d'échéance, les membres de l'équipe assignés, les niveaux de priorité et les champs personnalisés.
- Sous-tâches : décomposez les tâches complexes en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer afin d'améliorer l'organisation et la concentration.
- Checklists : créez des checklists dans les tâches afin de vous assurer que toutes les étapes nécessaires sont achevées.
- Commentaires : collaborez avec les membres de votre équipe en ajoutant des commentaires, des pièces jointes et des mentions ClickUp aux tâches.
- Dépendances : définissez les dépendances entre les tâches afin de vous assurer que les tâches sont achevées dans le bon ordre.
- Automatisation des tâches : automatisez les tâches ou les flux de travail répétitifs à l'aide des règles d'automatisation de ClickUp.
- Ancienneté des tâches : visualisez l'ancienneté des tâches afin d'identifier celles qui sont en retard ou qui nécessitent une attention particulière.
3. Modèle de planificateur quotidien ClickUp
Le modèle ClickUp Daily Planner est un modèle prédéfini que vous pouvez utiliser pour planifier votre journée. Il comprend des sections pour vos objectifs quotidiens, vos priorités, vos tâches et vos notes.
À l'aide de ce modèle, vous pouvez créer un plan structuré pour votre journée et vous assurer de vous concentrer sur les tâches les plus importantes.
📌 Exemple : un graphiste indépendant définit ses objectifs quotidiens, hiérarchise les projets de ses clients et réserve du temps pour ses tâches, afin de respecter les délais et d'intégrer le suivi du temps pour les heures facturables.
Ce modèle présente également les fonctionnalités suivantes :
- Personnalisation : personnalisez le modèle pour inclure des sections, des tâches et des blocs d’horaires spécifiques.
- Blocage de temps : attribuez des blocs de temps spécifiques à différentes tâches ou activités afin d'améliorer votre productivité et votre concentration.
- Objectifs quotidiens : fixez-vous des objectifs quotidiens et suivez votre progression pour rester motivé et responsable.
- Hiérarchisation des tâches : hiérarchisez les tâches dans vos modèles d'agenda quotidien à l'aide de techniques telles que la matrice d'Eisenhower ou la méthode ABCDE.
- Intégration du suivi du temps : intégrez le suivi du temps directement dans vos modèles d'agenda quotidien afin de contrôler précisément votre utilisation du temps.
- Suivi des progrès : suivez votre progression par rapport à vos objectifs quotidiens et ajustez votre planning si nécessaire.
- Prise de notes : incluez des sections pour la prise de notes dans vos modèles d'agenda quotidien afin de noter vos réflexions, idées ou éléments importants.
4. ClickUp Brain
ClickUp Brain, l'assistant IA de ClickUp, offre un large éventail de fonctionnalités qui peuvent simplifier et améliorer divers aspects de votre travail.
Il dispose de trois fonctionnalités : gestion des connaissances par l'IA, gestion de projet par l'IA et AI Writer for Work, qui permettent de générer des résumés de documents volumineux, de créer des tâches à partir de notes de réunion, de rédiger des e-mails et des articles de blog, et même de résumer les commentaires sur les tâches.
📌 Exemple : un chef de projet utilise ClickUp Brain pour générer des résumés de tâches à partir de notes de réunion, optimiser la planification des tâches et identifier les conflits potentiels, améliorant ainsi l'efficacité du flux de travail.
ClickUp Brain vous aide également à :
- Suggestions intelligentes : tirez parti des suggestions basées sur l'IA pour optimiser la planification des tâches, identifier les conflits potentiels et recommander des flux de travail efficaces.
- Création automatisée de tâches : générez automatiquement des tâches en fonction de critères spécifiques, tels que le contenu d'un e-mail ou les notes d'une réunion.
- Hiérarchisation intelligente : hiérarchisez les tâches en fonction de facteurs tels que l'urgence, l'importance et les dépendances.
- Recommandations intelligentes pour les tâches : recevez des recommandations basées sur l'IA pour l'attribution des tâches, les dates d'échéance et les dépendances en fonction des données de votre projet et de vos performances historiques.
- Analyse prédictive : tirez parti de l'analyse prédictive pour réaliser des prévisions concernant les délais d'exécution des tâches, identifier les goulots d'étranglement potentiels et ajuster les calendriers de manière proactive.
- Intégration avec d'autres outils : intégrez ClickUp Brain à d'autres outils et plateformes, tels que l'e-mail et le Calendrier, afin d'améliorer votre productivité et de réduire l'effort manuel.
Planifiez efficacement vos tâches avec ClickUp
Bien qu'Excel soit un outil familier, son manque de fonctionnalités spécialisées et de capacités collaboratives peut nuire à la productivité et à l'efficacité.
Si vous recherchez une solution plus robuste, envisagez des plateformes de gestion de projet telles que ClickUp. Il s'agit de l'une des meilleures applications de planification, qui offre une suite complète de fonctionnalités, notamment le suivi du temps, l'allocation des ressources et une collaboration fluide entre les équipes.
En adoptant une solution dédiée à la gestion de projet, vous pouvez améliorer votre productivité, simplifier votre flux de travail et atteindre vos objectifs plus efficacement.
L'avenir de la planification des tâches dépasse les limites d'Excel. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp! 🚀