Des visages vides, des monologues ininterrompus, pas d'engagement, pas de questions ni de commentaires. Si la plupart de vos réunions ressemblent à cela, vous avez peut-être un problème.
De nombreux employés redoutent les réunions, que ce soit parce qu'elles sont fastidieuses ou inutiles, qu'ils se sentent trop timides pour prendre la parole ou qu'ils pensent que leur contribution n'aura pas d'importance. Le résultat est un manque d'engagement pendant les réunions et un coup de poing silencieux lorsqu'elles sont annulées.
Mais voici la bonne nouvelle : Les réunions ne doivent pas être une corvée. Avec la bonne approche et de sérieux efforts, vous pouvez transformer les réunions en rassemblements où les gens trouvent de la valeur et se sentent équipés pour en créer. En effet, les gens ont envie d'assister à une réunion, ce qui augmente le taux de participation global à la réunion
Ce guide regorge de conseils pratiques pour améliorer la participation des équipes aux réunions. Il vous aidera à transformer vos réunions en sessions productives et interactives que tout le monde apprécie et même attend avec impatience.
Commençons par comprendre pourquoi les employés sont réticents à participer aux réunions.
Comprendre les obstacles à la participation des équipes aux réunions
La participation des équipes aux réunions nécessite un environnement de réunion qui favorise la collaboration. Les organisateurs de la réunion doivent également déployer un mélange sain de styles de communication afin d'encourager tous les participants à contribuer et à participer.
Une statistique frappante révèle que 67% des employés se trouvent distraits pendant les réunions virtuelles, ce qui met en évidence un problème courant de gestion des réunions dans de nombreux secteurs d'activité.
Les obstacles qui entravent la participation active aux réunions vont des problèmes personnels aux situations hors de votre contrôle. Voici quelques-uns des défis auxquels une équipe peut être confrontée lors des réunions :
- Direction inefficace: Lorsque l'organisateur de la réunion ne parvient pas à fournir une structure et des objectifs clairs ou un agenda, les réunions peuvent rapidement dérailler. Ainsi, un mauvais leadership ou une mauvaise gestion des réunions conduit à des réunions improductives où la participation est faible
- Manque de sécurité psychologique: Lorsque les membres de l'équipe craignent d'être critiqués ou jugés, ils sont moins enclins à partager leurs idées au cours d'une réunion. Les dirigeants doivent favoriser un environnement sûr et ouvert où les bonnes idées sont partagées librement et en toute confiance
- Voix dominantes: Les orateurs sûrs d'eux peuvent souvent éclipser les membres plus silencieux, même si leurs idées sont tout aussi bonnes. Mettez en œuvre des stratégies telles que des discussions à la ronde afin de vous assurer que tout le monde a une chance de participer
- Lassitude des réunions: L'excès de réunions conduit à l'épuisement professionnel. Ne prévoyez des réunions que lorsque cela est nécessaire pour maintenir l'engagement et la productivité à un niveau élevé. Comprendre quand les réunions sont nécessaires et quand un e-mail ou une discussion rapide sur Slack suffisent
- Problèmes liés aux formes traditionnelles: Que vous vous réunissiez dans une salle de conférence ou sur Zoom, les sujets de discussion répétitifs ou les orateurs trop dominants entravent la participation de tous les autres. Envisagez des groupes de discussion ou des réunions plus restreintes pour encourager la contribution de tous
Comment encourager votre équipe à participer aux réunions
Ce n'est pas grave si la participation de l'équipe à vos réunions diminue de temps en temps. En revanche, c'est une véritable source d'inquiétude si cela se produit tous les jours sur le long terme.
Voici ce que vous pouvez faire pour organiser des réunions productives auxquelles les participants se présentent et participent avec enthousiasme :
1. Fixer des objectifs et des agendas clairs
Pour organiser des réunions ciblées et efficaces, commencez par définir des objectifs clairs et réalisables, ainsi qu'un ordre du jour bien défini l'agenda de la réunion . Mais à faire préparer une réunion d'équipe ? ?
Effacées, énoncez clairement l'objectif de la réunion, qu'il s'agisse d'un remue-méninges, d'une prise de décision ou d'une mise à jour sur la progression des travaux. Lorsque les participants comprennent l'objectif, ils savent ce que l'on attend d'eux, ce qui favorise des discussions et des résultats plus productifs
Préparez ensuite l'agenda de votre réunion d'équipe et partagez-le avec les participants à l'avance, afin qu'ils aient le temps de se préparer. Bien que la création d'un agenda puisse prendre du temps, des outils tels que le ClickUp rendent le processus plus facile et plus collaboratif.
ClickUp propose différents modèles pour rationaliser vos réunions et encourager la participation.
Modèle d'agenda de réunion ClickUp
Le modèle d'agenda de ClickUp est conçu pour vous aider à forfaiter et à organiser des réunions.
Modèle d'agenda de réunion de ClickUp simplifie le processus d'organisation de réunions efficaces en fournissant un document prêt à l'emploi et personnalisable. Ce modèle vous permet d'exposer clairement les objets et les Objectifs, en veillant à ce que tout le monde comprenne l'objectif de la réunion dès le début.
La décomposition des tâches et des éléments d'action permet de concentrer et d'organiser les discussions et d'éviter que des points clés ne soient négligés.
Il vous permet également d'attribuer des responsabilités à des membres spécifiques de l'équipe, ce qui garantit la responsabilisation et la clarté quant à l'identité des personnes chargées de chaque tâche.
Dans l'ensemble, il s'agit d'un outil précieux pour que les réunions restent productives et sur la bonne voie.
2. Attribuer des rôles et des responsabilités spécifiques aux participants
Vous avez défini vos objectifs et votre agenda - il est maintenant temps d'impliquer tout le monde et d'encourager la participation aux réunions d'équipe. L'attribution de rôles spécifiques au cours de la réunion permet de maintenir le cap et d'assurer la contribution de chacun.
⚡ Exemple: Désigner un animateur pour guider la réunion, respecter l'ordre du jour et organiser des séances de remue-méninges pour l'avenir idées de réunions d'équipe . Un chronométreur peut surveiller l'horloge, veiller à ce que chaque élément de l'agenda reçoive l'attention nécessaire et que la réunion respecte l'horaire prévu.
Vous pouvez également faire appel à un preneur de notes pour consigner les points clés, les décisions et les éléments d'action, qui peuvent être utilisés pour créer une récapitulatif de la réunion .
L'attribution de rôles permet non seulement d'éviter que quelques membres ne dominent la discussion, mais aussi de favoriser un environnement plus inclusif qui encourage la contribution et la participation effective de tous les participants.
ClickUp Tasks vous permet d'attribuer des commentaires aux participants, d'ajouter des étiquettes et d'utiliser des checklists pour assurer le suivi des éléments d'action Tâches ClickUp rend l'attribution de tâches aux membres de l'équipe simple et efficace, améliorant ainsi l'engagement global de l'équipe. En vous permettant d'ajouter des champs personnalisés, vous pouvez adapter les tâches à des besoins spécifiques, rendant ainsi les responsabilités de chaque membre de l'équipe claires et pertinentes.
La possibilité de lier des tâches liées permet à chacun de comprendre comment son travail s'inscrit dans un contexte plus large, ce qui favorise la collaboration et le sentiment d'un objectif partagé.
En outre, la définition de niveaux de priorité permet à votre équipe de se concentrer sur les tâches les plus importantes, ce qui réduit la confusion et garantit que les éléments clés sont traités dans les plus brefs délais, instructions à l'appui.
Cette approche organisée encourage la participation active de tous les membres de l'équipe, car ils peuvent facilement voir leurs contributions et leur impact sur les objectifs de l'équipe.
3. Encourager une communication ouverte et honnête
Pour améliorer la collaboration au sein de l'équipe, donnez la priorité à une communication ouverte. Les réunions deviennent des sessions de brainstorming productives lorsque chacun se sent à l'aise pour partager ses pensées et ses idées. Mais comment faire pour favoriser l'ouverture ?
Commencez par créer un environnement dans lequel les membres de l'équipe se sentent libres de poser des questions et de partager leurs opinions. Encouragez-les en indiquant explicitement que tous les points de vue sont valorisés et que les questions sont toujours les bienvenues.
En outre, cultivez une atmosphère de réunion positive et respectueuse en fixant des paramètres : écoutez sans interrompre, respectez les opinions divergentes et offrez un retour d'information constructif
En faisant cela, vous favorisez un dialogue ouvert et rendez les réunions plus attrayantes pour tout le monde.
**En tant que chef de file, vous avez la responsabilité de donner l'exemple en adoptant ce comportement. Montrez que vous écoutez les autres, que vous reconnaissez leurs contributions et que vous réagissez immédiatement aux comportements dédaigneux.
4. Commencez par une session brise-glace
Les sessions brise-glace sont comme des échauffements avant une séance d'entraînement : elles permettent à chacun de faire le plein d'énergie et d'être prêt à s'engager. Ils aident les gens à se détendre, à établir des connexions personnelles et à stimuler la créativité, autant d'éléments clés d'une bonne communication réunion productive .
Au lieu de poser les questions habituelles sur des faits amusants, essayez de lier votre activité brise-glace au sujet de la réunion.
si vous discutez de stratégies de marketing, demandez à chacun de raconter une campagne de marketing récente qu'il a aimée. S'il s'agit d'une session de résolution de problèmes, demandez-leur de raconter une fois où ils ont surmonté un défi.
Les activités brise-glace sont également efficaces pour les équipes virtuelles. Pour stimuler la participation, utilisez des salles de réunion pour des discussions en petits groupes ou des sondages en ligne.
Pour plus d'idées, consultez les sites suivants 10 activités amusantes pour briser la glace à utiliser lors de votre prochaine réunion.
ClickUp Ice Breaker Modèle de tableau blanc
Le modèle de tableau blanc Ice Breaker de ClickUp est conçu pour vous aider à démarrer rapidement avec un tableau blanc virtuel.
Il y a aussi Modèle de Tableau blanc pour briser la glace de ClickUp qui vous facilite la tâche. Il est conçu pour encourager la discussion et aider tous les participants à la réunion à se sentir à l'aise.
En créant un environnement amusant et interactif, le modèle aide les participants à se présenter d'une manière qui semble naturelle et engageante, ce qui est crucial pour établir des rapports dans les équipes virtuelles.
Au-delà des présentations, le modèle vous permet de créer des tâches, d'ajouter des champs personnalisés et d'améliorer les activités visant à briser la glace grâce à des fonctionnalités telles que les sous-tâches imbriquées, les assignés multiples et les libellés de priorité.
Ces outils rendent non seulement le processus de brise-glace plus structuré, mais ils ouvrent également des possibilités d'expression créative et de résolution de problèmes.
Cette structure aide les équipes à nouer des liens et à collaborer plus efficacement, ce qui se traduit par une meilleure participation et une dynamique d'équipe plus forte dans l'ensemble.
5. Donner la priorité à l'inclusivité pour les employés à distance et hybrides
La distance ne devrait pas être une raison pour laquelle quelqu'un se sent aliéné ou a l'impression de ne pas faire partie de l'équipe. Que l'on soit au bureau ou à des kilomètres de là, chacun mérite une place au tableau.
Pour créer un environnement de réunion inclusif, tirez le meilleur parti des éléments suivants outils de réunion en ligne comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Utilisez des fonctionnalités telles que les sondages, les questions-réponses et la levée de main virtuelle pour faire participer tout le monde.
Les fuseaux horaires peuvent être difficiles à gérer, mais ce n'est pas grave. Faites alterner les heures de réunion pour que tout le monde partage le fardeau des matinées ou des soirées tardives.
6. Encourager l'écoute active et l'apprentissage
Pour créer un environnement de réunion où chacun se sent valorisé, il faut commencer par encourager l'écoute active. Il s'agit de prêter toute l'attention nécessaire, de comprendre l'orateur et de répondre de manière réfléchie - des éléments clés d'une bonne écoute l'étiquette des réunions virtuelles .
L'écoute active aide les participants à saisir les différentes perspectives, réduit les malentendus et permet à chacun de sentir que sa contribution est importante. Complétez cela en invitant les participants à donner leur avis sur le déroulement et les résultats de la réunion
En demandant ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, vous montrez que vous accordez de la valeur à l'opinion des participants et que vous êtes validé dans votre volonté d'améliorer la participation de l'équipe aux réunions, afin de les rendre plus attrayantes et plus efficaces.
7. Garder une trace de la participation et du suivi
Pour maintenir le compte rendu et l'engagement, il est essentiel d'assurer le suivi de la participation et des actions de la réunion. En définissant et en communiquant clairement les responsabilités après chaque réunion, on s'assure que chacun connaît ses tâches.
Des abonnements réguliers permettent de suivre la progression, de relever les défis et de veiller à ce que les participants respectent les délais fixés
Cependant, il est facile de perdre le fil lorsque vous avez plusieurs réunions par semaine. Pour rester organisé, envisagez d'utiliser des outils de gestion des agendas et des tâches assignées pour toutes vos réunions.
ClickUp AI peut résumer les réunions du début à la fin et générer des notes de réunion détaillées
Un outil comme ClickUp AI élimine la pénibilité de la gestion manuelle des abonnements aux réunions en utilisant la technologie IA pour créer des notes de réunion .
ClickUp Brain est un gestionnaire de projet par IA qui peut résumer des réunions entières à partir de transcriptions et d'enregistrements et les transférer directement dans ClickUp Docs. En outre, il génère automatiquement une liste d'éléments d'action que vous pouvez mapper dans des tâches ClickUp.
Modèle de compte-rendu de réunion ClickUp
Le modèle de compte-rendu de réunion de ClickUp vous aide à organiser les participants à la réunion, l'agenda et les éléments d'action, à suivre les apprentissages clés et les résultats pour les parties prenantes, et également à assigner des éléments d'action aux coéquipiers en tant que nouvelles tâches
Modèle de procès-verbal de réunion de ClickUp facilite encore plus la gestion des réunions.
Ce modèle modèle de notes de réunion fournit un cadre efficace pour saisir et résumer les détails d'une réunion, en veillant à ce que rien d'important ne soit négligé.
Il comprend des pages faciles à utiliser et préconstruites pour organiser les participants, les agendas et les éléments d'action, afin que vous puissiez garder une trace des personnes présentes et de ce qui doit être accompli.
En documentant clairement les apprentissages et les résultats clés, le modèle permet à tout le monde d'être sur la même page, en particulier pour les parties prenantes qui pourraient ne pas être présentes. Il encourage également la participation active en assignant des éléments d'action à des membres spécifiques de l'équipe en tant que nouvelles tâches.
Ce niveau d'organisation permet de s'assurer que chacun connaît ses responsabilités, ce qui favorise le compte rendu et l'engagement et, en fin de compte, conduit à des réunions plus collaboratives.
8. Demandez à votre équipe de faire des présentations
Des présentations ? Ne sont-elles pas dépassées et clichées ?
Eh bien, les présentations restent un excellent moyen d'encourager l'engagement dans vos réunions. Si vous avez un compte rendu quotidien avec votre équipe, essayez de demander à une personne du groupe de présenter à tous les autres une mise à jour du projet, un nouvel apprentissage ou une étude de cas. Faites tourner les tâches de présentation pour que tout le monde ait sa chance.
Vous pouvez même créer des petits groupes et assigner à chacun un sujet particulier sur lequel il doit créer une présentation
Lorsque vous laissez les employés préparer une brève présentation, celle-ci devient un outil efficace permettant à l'équipe de visualiser les idées ou les mises à jour du présentateur.
Pour susciter une discussion saine, le présentateur peut proposer quelques questions au groupe une fois la présentation terminée.
9. Accepter le silence lorsque cela est nécessaire
Bien qu'il soit important de maintenir un rythme productif dans votre réunion, ne craignez pas le silence pendant les réunions. C'est souvent lorsque chaque membre de l'équipe a le temps de réfléchir pleinement à ses idées que l'on obtient les contributions les plus perspicaces.
Les moments de silence favorisent la réflexion critique et permettent aux participants d'assimiler en profondeur les informations qu'ils viennent d'entendre
Au lieu de vous précipiter pour combler le silence, faites confiance à votre équipe, qui est engagée et travaille sur ses idées. La patience pendant ces périodes ne peut que favoriser des discussions plus fructueuses et des solutions innovantes.
10. Utiliser la bonne technologie et les bons outils
Les réunions ne sont pas la seule chose à laquelle vous devez consacrer tout votre temps et votre énergie au travail. Vous avez beaucoup d'autres tâches et projets à gérer.
C'est précisément pour cette raison que vous devez d'un logiciel de gestion des réunions .
ClickUp est une solution de gestion et d'optimisation des réunions qui vous aide à tirer le meilleur parti de chaque réunion.
Découvrons comment ClickUp peut aider à stimuler l'implication et la productivité des équipes lors des réunions.
Un calendrier centralisé pour suivre chaque réunion et chaque tâche
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ClickUp Calendrier vous permet de suivre les réunions et les tâches de chaque service
Plus besoin de jongler avec plusieurs applications de calendrier. Affichage du Calendrier de ClickUp offre un aperçu clair de votre journée, avec un code couleur, afin d'éviter les erreurs de planification. Les tâches et les réunions importantes sont mises en évidence, ce qui vous permet de forfaiter votre journée efficacement et en toute confiance.
Pour votre équipe, la fonctionnalité de partage de calendrier garantit que tous les participants aux réunions sont sur la même page en temps réel. Vous pouvez facilement voir les disponibilités de chacun ou partager votre emploi du temps avec les participants.
Gestion facile des tâches pour la préparation des réunions et l'établissement des priorités
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Suivez la progression et gardez tout le monde sur la même page en utilisant des statuts personnalisés dans ClickUp Tasks ClickUp Tâches améliore l'orientation des réunions en utilisant des niveaux de priorité, ce qui vous permet, ainsi qu'à vos participants, de vous concentrer sur les éléments les plus urgents de l'ordre du jour.
Avec des niveaux allant de faible à urgent, chaque priorité est codée en couleur, ce qui permet à votre équipe d'identifier rapidement les sujets qui requièrent une attention immédiate.
En s'assurant que tout le monde est d'accord sur ce qui doit être traité en premier, les tâches ClickUp favorisent une meilleure participation et une collaboration efficace pendant les réunions.
Simplifiez la façon dont vous et votre équipe assistez aux réunions
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Zoom-integration.png L'intégration de Zoom par ClickUp /$$$img/
Organisez des réunions, fixez des rappels et prenez facilement l'appel à partir de la même plateforme grâce à l'intégration de Zoom de ClickUp L'intégration de Zoom de ClickUp permet de planifier et de gérer des réunions en toute transparence. Elle vous permet de créer et de synchroniser des réunions directement dans ClickUp, et de les connecter à votre Google Agenda. Cette intégration élimine le souci de passer d'une application à l'autre, ce qui rationalise votre flux de travail.
Pour participer à une réunion Zoom, rien de plus simple : il vous suffit de cliquer sur le lien dans ClickUp. Plus besoin de chercher les détails de la réunion ou de se démener pour trouver le bon lien.
Vous pouvez démarrer une réunion Zoom directement à partir d'une tâche à l'aide du bouton Zoom réunion ou de la commande /zoom slash, ce qui facilite le lancement de discussions sur le lieu même de votre travail.
Une fois la réunion commencée, le lien de participation est automatiquement publié dans le commentaire d'une tâche, ce qui permet à toutes les personnes concernées de se joindre à la réunion en un seul clic.
Une fois la réunion terminée, ClickUp met à jour la tâche avec les détails de la réunion et, si l'option est activée, fournit un lien vers l'enregistrement. Cette fonctionnalité garantit que toutes les informations importantes sont stockées en un seul endroit, ce qui permet à votre équipe de rester organisée et informée plus facilement.
Collaborez et communiquez avec votre équipe en temps réel
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Utilisez la fonctionnalité de détection de collaboration de ClickUp Doc pour modifier, résumer, faire un brainstorming et rédiger en temps réel avec les participants à la réunion
Gardez votre équipe organisée et sur la même page avec Documents ClickUp . Cet outil sert d'espace partagé pour la création d'agendas, le brainstorming et l'enregistrement des points importants afin que tout le monde soit aligné et prêt.
Votre équipe peut collaborer en temps réel en modifiant les cours ensemble, en ajoutant des commentaires et en assignant des tâches directement dans le document. En outre, vous pouvez facilement convertir les notes de réunion en tâches réalisables pour suivre la progression au fur et à mesure que les idées prennent forme.
ClickUp Docs s'intègre également à vos flux de travail, vous permettant de connecter les documents aux tâches, de mettre à jour les flux de travail et de gérer les statuts des projets, le tout au sein d'une seule et même plateforme.
Utilisez des modèles pour rendre vos réunions plus engageantes, plus productives et plus fructueuses
ClickUp offre une vaste bibliothèque de plus de 1000 modèles pré-construits. Vous avez besoin de quelque chose de plus spécifique ? Notre IA ClickUp AI génère également des modèles personnalisés adaptés à vos besoins exacts.
Voici deux modèles qui peuvent transformer vos réunions :
Modèle de réunion ClickUp
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Le modèle de réunion de ClickUp vous permet de gérer les agendas, de suivre les suivis, de contrôler les présences, et plus encore, le tout en un seul endroit.
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Télécharger ce modèle
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Modèle de réunion de ClickUp
est un modèle polyvalent conçu pour vous aider à gérer tous les aspects de vos réunions en un seul endroit. De l'organisation des éléments de l'agenda à la prise de notes et au suivi, tout est directement intégré dans votre document Procès-verbal de réunion.
Ce modèle est entièrement personnalisable pour s'adapter aux besoins uniques de votre équipe et offre cinq vues différentes : Liste, Calendrier, Tableau, Incorporé et Conversation.
Ces vues vous permettent de passer facilement d'une perspective à l'autre, que vous souhaitiez une liste de tâches détaillée, un aperçu visuel du Calendrier ou une installation plus dynamique du Tableau pour le suivi de la progression et des discussions.
ClickUp Meeting Tracker Template (Modèle de suivi de réunion)
Le modèle de suivi de réunion de ClickUp est conçu pour vous aider à assurer le suivi des réunions et des décisions qui y sont prises.
Modèle de suivi de réunion de ClickUp est conçu pour optimiser le calendrier des réunions et optimiser le temps de chacun. Il vous aide à préparer les réunions avec des agendas organisés et à suivre les éléments d'action.
Grâce à des statuts personnalisés tels que Fermé, Ouvert et En cours, vous pouvez suivre la progression de chaque réunion, tandis que les champs personnalisés vous permettent d'enregistrer des informations essentielles telles que le type de réunion, l'emplacement et les rôles.
Le modèle affiche également plusieurs vues, notamment Tableau, Calendrier et Réunions, pour que toutes les informations soient accessibles et organisées.
L'utilisation du modèle de suivi des réunions est simple : commencez par créer un agenda ciblé avec ClickUp Docs pour définir les sujets et les objectifs. Ensuite, enregistrez les détails de la réunion tels que la date, l'heure, l'emplacement, les participants et les discussions. Au cours de la réunion, assignez des tâches aux membres de l'équipe pour les responsabiliser. Enfin, passez régulièrement en revue et mettez à jour le suivi pour que tout reste d'actualité et sur la bonne voie.
Rendre les réunions passionnantes avec ClickUp
Pour stimuler la participation des équipes aux réunions, il faut d'abord créer un environnement où chacun se sent valorisé et engagé.
En mettant en œuvre des stratégies telles que des agendas clairs, la collaboration et des tâches réalisables, vous pouvez transformer les réunions d'obligations redoutées en sessions hautement productives que les gens apprécient.
ClickUp assiste cette transformation grâce à des fonctionnalités telles que les modèles personnalisables, la collaboration en temps réel et la gestion des tâches, facilitant ainsi l'organisation et le suivi des réunions.
De plus, avec l'outil Réunions ClickUp avec la fonctionnalité ClickUp Meetings, vous pouvez améliorer la participation de l'équipe grâce à des outils tels que Super Rich Editing, Assigned Comments, Checklists, /Slash Commands, et Recurring Tasks (tâches récurrentes). Grâce à ces outils, vos réunions sont bien structurées et engageantes, ce qui permet à votre équipe de rester productive et alignée. S'inscrire gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui pour améliorer l'expérience de réunion de votre équipe !