Rédiger une synthèse de réunion efficace : Conseils productifs pour la collaboration d'équipe [avec modèles]

Si votre journée de travail ressemble à une saga sans fin où vous passez d'une réunion à l'autre, vous apprécierez l'art salvateur de la rédaction d'un bon compte rendu de réunion. Il s'agit d'un simple texte, mais lorsqu'il est rédigé avec talent, il peut résumer avec brio les informations clés de réunions très fréquentées, quels qu'en soient le ton et l'ampleur.

Pour de nombreuses équipes, rédiger des comptes rendus éclairants peut s'avérer une lutte épouvantable. Le problème, c'est que les membres de l'équipe sont submergés d'e-mails, de réunions et de messages Slack toute la journée, ce qui entraîne une surcharge d'informations. Et le temps que quelqu'un se mette à écrire le notes de réunion leur cerveau est grillé et ils ne peuvent même pas se souvenir du contexte complet de ce qui s'est passé.

Dans ce guide, nous verrons comment aborder les comptes rendus de réunion et quelles sont les bonnes pratiques pour les rédiger en temps voulu.

Bonus: Nous vous présenterons également ClickUp, un outil de rédaction de comptes rendus de réunions alimenté par l'IA de gestion de réunion et de prise de notes alimenté par l'IA qui peut vous faciliter la vie, à vous et à votre équipe. 🤩

Le processus de rédaction d'une récapitulation de réunion efficace : 5 étapes

La préparation d'une récapitulation de réunion n'a rien de sorcier - elle doit simplement être directe et concise, à l'instar d'un document de référence ou d'un document d'information sur un projet, l'objectif final étant de :

• Mettre à jour les informations pertinentes pour toutes les parties prenantes
• Servir de point de référence pour les réunions et les actions futures

Le problème de la rédaction d'un compte rendu de réunion efficace est souvent lié à des limites humaines ou procédurales. Cette tâche n'a pourtant pas à être décourageante si vous suivez notre approche simple en cinq étapes ci-dessous. 🔽

Étape 1 : Déterminer la logistique nécessaire à la rédaction des comptes rendus

Par logistique, nous entendons le qui, quand et quoi de la récapitulation de la réunion, applicable à l'ensemble de l'entreprise. Vous devez :

• Désigner un preneur de notes : Laisser un participant spécifique prendre le compte de la prise de notesprocès-verbal de la réunion afin de s'assurer que les points clés de la réunion sont consignés. Les membres de votre équipe peuvent rédiger les notes à tour de rôle
• Définir le moment de l'envoi de l'e-mail de récapitulation de la réunion: Il est essentiel qu'un e-mail de récapitulation de la réunion, facile à lire, soit prêt juste après la réunion pour une meilleure rétention de l'information
• Définir l'intervalle du contenu de la réunion à enregistrer: Le résumé de la réunion couvre généralement ce qui s'est passé au cours de la réunion, y compris les discussions importantes, les décisions prises, les éléments d'action et les assignés, afin que tout le monde reste sur la même page
• Fixer le style du résumé: En fonction de la culture de votre entreprise et des exigences d'efficacité, vous pouvez souhaiter des résumés informels ou des versions plus professionnelles

Étape 2 : Prendre des notes détaillées tout au long de la réunion

Pour créer un bon e-mail de récapitulation de réunion, la personne désignée pour prendre des notes doit le faire pendant la réunion, et non après. L'idée est d'enregistrer en temps réel les principaux points de discussion, tels que les informations clés échangées, les décisions et les tâches proposées.

Écrire ce qui est dit n'est pas la seule chose importante : certaines réunions peuvent exiger que vous notiez qui a dit quoi et à qui. En outre, vous devez faire preuve d'intuition et noter les problèmes soulevés au cours de la réunion ou les informations que les parties prenantes doivent connaître, comme la personne responsable d'une action, la date d'échéance et d'autres détails cruciaux.

Le preneur de notes doit être vigilant tout au long de la réunion afin de s'assurer qu'il transmet l'image achevée au lecteur du compte rendu, qui n'est pas toujours présent lors de la réunion ou qui ne se souvient pas toujours de la discussion en direct.

Il serait encore mieux que les notes brutes de cette étape soient organisées par sujet pour qu'il soit facile de traiter les détails par la suite. 🔍

Étape 3 : Rédiger l'e-mail de résumé de la réunion

Imaginez que vous faites un voyage évènement. Mais lorsque vous partagez votre expérience avec un ami, vous mentionnerez probablement les points clés et ne l'ennuierez pas avec des mises à jour heure par heure. C'est l'objet de cette étape !

L'e-mail de résumé de la réunion doit être un aperçu rapide et significatif de l'ensemble de la réunion, sans submerger le lecteur avec tous les détails. 🧐

Une fois la réunion terminée, notez tous les détails importants qui ont été abordés de manière cohérente. Il s'agit essentiellement de peaufiner vos notes exhaustives, d'éliminer les éléments non pertinents et de classer les points clés dans la bonne commande à l'aide de phrases faciles à suivre.

Étape 4 : Inclure des documents d'assistance dans votre e-mail

Supposons que vous soyez dans une réunion d'équipe discute d'une nouvelle proposition de projet et, tout au long de la discussion, le chef d'équipe fait référence à des documents tels que des forfaits de projet, des diagrammes de données et des stratégies de marketing.

Ces documents fournissent des informations et des détails essentiels pour comprendre la portée et les exigences du projet. Rédiger un compte rendu de réunion sans inclure ces documents est donc une erreur ! ❌

L'ajout de ces documents permet à votre équipe de trouver plus facilement des données contextuelles sans avoir à fouiller dans un tas d'e-mails ou de fichiers. De plus, cela permet un accès égal à l'information, ce qui garantit que tout le monde est sur la même page.

Vous avez deux options : inclure des liens vers les emplacements en ligne des fichiers ou joindre les ressources pertinentes à la récapitulation. 🔗

Étape 5 : Prévoir à l'avance qui doit recevoir l'e-mail de récapitulation de la réunion

Après avoir veillé à ce que tous les documents pertinents soient inclus dans votre récapitulatif de réunion, l'étape critique suivante consiste à décider qui doit recevoir ce résumé. Pensez à :

• Les participants à la réunion : Toutes les personnes qui ont assisté à la réunion doivent en recevoir une copie. Il s'agit d'un rappel de leurs responsabilités, des tâches à venir et des décisions prises
• Les non-participants : Les personnes absentes de la réunion ont besoin d'un récapitulatif pour rester dans la boucle et comprendre les résultats de la réunion
• Les parties prenantes : Les gestionnaires d'une hiérarchie supérieure ou toute personne ayant un intérêt direct dans le projet devraient recevoir la récapitulation
• Référence future : L'organisateur de la réunion ou le chef d'équipe doit conserver une copie du compte rendu de la réunion dans sa base de documents comme point de référence pour les réunions futures. Cette copie sera utile pour coller l'agenda de la prochaine réunion ou pour passer en revue les décisions prises par le passé

Le rôle de l'IA dans la création d'un bon compte rendu de réunion

Abordons l'éléphant dans la pièce . 🐘

La rédaction de récapitulatifs à l'aide de l'intelligence artificielle (IA) est-elle une bonne chose ? Oui !

De nos jours, la plupart des réunions se déroulent en ligne, et l'utilisation de l'IA est un excellent moyen de rendre votre processus de récapitulation plus efficace Lorsqu'elle est associée à un logiciel de réunion, Outils d'IA peuvent simplifier les tâches de communication et automatiser les processus de rédaction, ce qui permet aux membres de l'équipe de se consacrer à des activités plus importantes de brainstorming ou de résolution de problèmes.

Voici les cinq façons dont l'IA a amélioré le processus de récapitulation des réunions :

1. Transcription automatisée : Les outils alimentés par l'IA peuvent transcrire les discussions de la réunion (discours) en texte en temps réel, en veillant à ce qu'aucun détail ne soit oublié
2. Identification des points clés : Les notes générées par l'IA et créées à l'aide d'outils avancés mettent en évidence les points cruciaux, afin qu'ils ne soient pas perdus dans l'agitation de la réunion
3. **Résumer : de nombreux outils IA peuvent résumer de longues notes de réunion afin de faire gagner du temps au lecteur
4. Suivi des éléments d'action : L'IA peut assurer le suivi des éléments d'action discutés lors de la réunion, garantissant ainsi la responsabilité et l'exécution en temps voulu
5. **L'IA permet de gagner du temps sur les tâches manuellesla prise de notes et le résumagece qui vous permet de vous concentrer davantage sur les discussions de la réunion et sur votre travail

Les récapitulatifs alimentés par l'IA ne sont plus un concept futuriste mais une réalité actuelle. De nombreux géants de la technologie, comme Microsoft utilisent avec succès l'IA pour générer des transcriptions de réunions.

6 conseils pour améliorer l'efficacité des comptes rendus de réunion

Nous allons avoir l'air d'un disque rayé, mais le meilleur conseil ici est de faire en sorte que les comptes rendus de réunion soient brefs et précis. En se concentrant sur la clarté du texte, on s'assure que les points critiques sont facilement assimilés par tous les membres de l'équipe.

Nous avons compilé six conseils et bonnes pratiques pour créer de meilleurs comptes rendus de réunion. Nous vous montrerons également comment cette tâche incontournable peut être cent fois plus facile grâce aux fonctions de réunion et de communication de ClickUp . 💯

1. Tirer le meilleur parti de l'agenda de toute réunion à venir

La base d'une bonne récapitulation est souvent un solide ordre du jour de la réunion.

L'ordre du jour de votre l'agenda de la réunion est votre interlocuteur de confiance guide pour la prise de notes pendant une réunion. Il contient déjà tous les sujets importants, les points clés, les questions et les objectifs à discuter, soigneusement organisés en un seul endroit. Il est ainsi beaucoup plus facile de suivre le contexte, en particulier lorsque vous dirigez la réunion et que vous essayez de prendre des notes en même temps.

ClickUp dispose d'un nombre de modèles d'agenda pour vous aider à créer des ordres du jour bien ficelés avant la réunion. Par exemple, le modèle Modèle d'agenda de réunion ClickUp a une structure polyvalente qui peut travailler pour n'importe quelle réunion. En revanche, le modèle Modèle de réunion ClickUp All Hands est idéal pour les réunions à l'échelle de l'entreprise.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-230.png Modèle d'agenda de réunion de ClickUp /$$img/

Créez des agendas interactifs et gamifiés avec le modèle d'agenda de réunion de ClickUp

Si vous prenez des notes, vous pouvez utiliser Documents ClickUp pour noter les points plus rapidement. Il s'agit du système de gestion centralisée des documents de la plateforme qui vous permet de créer et de collaborer sur les éléments de l'agenda des réunions, les notes et les mesures à prendre en temps réel. Vous pouvez

• Créer des pages pré-structurées, imbriquées et interconnectées pour les agendas et les récapitulatifs
• Ajouter des liens vers des tâches et d'autres documents directement dans votre récapitulation
• Inviter plusieurs collègues à réviser ou modifier simultanément votre récapitulatif de réunion
• Utilisez des liens sécurisés et partageables pour envoyer le récapitulatif à des clients ou collaborateurs externes
• Accédez aux agendas, récapitulatifs et autres documents collés avec l'optionRecherche universelle /$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Docs-Collaborative-space-with-sidebars-1400x934.png ClickUp 3.0 Docs Espace collaboratif avec barres latérales /$$img/

Collaborez avec les membres de l'équipe dans ClickUp Docs pour personnaliser les caractères, ajouter des relations entre les tâches ou lier les tâches directement dans le document

2. Vous n'êtes pas préparé ? Faites le compte-rendu de la réunion avec un bloc-notes ou un modèle de récapitulation de réunion

Il n'est pas toujours possible de lancer Google Docs ou des documents similaires pour prendre des notes, surtout lorsque vous êtes au téléphone ou, lors d'une réunion en ligne soudaine, totalement impréparé. Si vous avez besoin de prendre des notes rapidement ou de griffonner vos idées, pensez à utiliser des blocs-notes traditionnels ou des outils de bloc-notes.

Par exemple, vous pouvez utiliser le ClickUp Bloc-notes sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles pour rédiger le compte rendu d'une réunion de manière simple. Revenez pour modifier vos gribouillis à tout moment. 📝

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Notepad-feature-to-Capture-Ideas.gif Fonctionnalité ClickUp Bloc-notes pour capturer les idées /$$$img/

Capturez des notes sans effort, modifiez-les avec un formatage riche et convertissez-les en tâches suivies accessibles de n'importe où dans ClickUp Notepad

Le bloc-notes ClickUp est doté de fonctionnalités intéressantes pour la création de récapitulatifs rapides, telles que :

• Commandes slash : Utilisez des raccourcis pour mettre en forme vos notes avec des en-têtes, du texte en gras, des listes et bien plus encore
• Glisser-déposer : Glissez-déposez : ajoutez facilement des images, des gifs, des vidéos et d'autres fichiers directement dans vos notes
• Recherche : Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin en recherchant des mots-clés dans les titres ou les descriptions de vos notes
• Archivage/désarchivage : Gardez vos notes organisées en les archivant ou en les désarchivant
• Convertir : Transformez votre note en tâche ou ajoutez-la à la documentation de votre projet

ClickUp propose également une collection de modèles gratuits de récapitulation de réunion. Tout ce que vous avez à faire, c'est de les ajouter à votre environnement de travail et de commencer à ajouter des notes dans les sections prévues à cet effet. Par exemple, si vous êtes un groupe de constructeurs, vous pouvez utiliser la section Modèle de compte rendu de réunion de construction ClickUp pour suivre votre progression et les résolutions du projet.

Découvrez quelques-unes de nos collections favorites de modèles de récapitulation de réunion :

• Modèles de notes de publication
• Un à un modèles de réunion* Modèles de lancement de projet- Modèles de notes de réunion

3. Liste et attribution des éléments d'action pour que tout le monde soit sur la même page

De nombreux preneurs de notes ont du mal à extraire les éléments d'action de la réunion. La solution consiste à dresser la liste de tous les éléments et à étiqueter les personnes chargées de les mettre en œuvre. Il s'agit essentiellement de passer de la parole aux actes.

Il peut s'agir d'un processus en trois étapes :

1. Examinez vos notes pour repérer les tâches, les responsabilités ou les promesses faites au cours de la réunion
2. Pour chaque élément, notez qui en est responsable et quelle est la date d'échéance
3. Facultatif : classez les tâches en fonction de leur degré d'urgence et d'importance

Avec Tâches ClickUp avec ClickUp Tasks, vous pouvez rapidement créer des tâches ou des sous-tâches à partir des notes de réunion. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la partie pertinente des notes avec un clic droit, de choisir Créer une tâche/sous-tâche, et d'ajouter un ou plusieurs assignés.

Ce n'est pas tout : vous pouvez ajouter les participants à la réunion en tant que Observateurs de la tâche afin qu'ils reçoivent des mises à jour sur la progression de la tâche ou tout nouveau développement. 👀

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/AssigneesAndWatchersAutomations.png Automatisations pour les assignés et les observateurs dans ClickUp /$$img/

4. Utiliser les enregistrements et les transcriptions des réunions

Vous pouvez utiliser des outils de transcription pour convertir en texte les discussions qui ont eu lieu pendant la réunion. Ou bien, au lieu de s'appuyer uniquement sur des notes écrites, votre preneur de notes peut utiliser des enregistrements d'écran pour obtenir un compte rendu visuel et auditif de la réunion, afin de s'assurer que rien n'a été oublié ou mal compris.

Avec l'outil d'enregistrement d'écran gratuit de ClickUp, Clip avec Clip, vous pouvez facilement capturer l'écran de votre bureau et afficher instantanément l'enregistrement sans le télécharger. Que vous ayez besoin d'expliquer un processus complexe ou de sauvegarder les détails d'une réunion client, Clip a tout prévu. 🎬

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/ClickUp-Clip-gif.gif ClickUp Clip /$$img/

Enregistrez et partagez des captures d'écran, des fenêtres d'application ou des onglets de navigateur de manière transparente au sein des tâches avec Clip de ClickUp

Vous pouvez choisir d'enregistrer :

• Un écran entier
• Une fenêtre d'application spécifique
• Un onglet de navigateur dans Chrome ou Firefox

Une fois votre enregistrement achevé, partagez-le avec le récapitulateur ou les clients via un lien partageable.

5. Résumez les moments et décisions clés à l'aide de ClickUp AI ClickUp AI peut s'avérer très utile lors de la rédaction de comptes rendus de réunions. Il peut mettre en forme vos notes brutes en corrigeant la grammaire, le ton et le style, et structurer le tout pour lui donner un aspect professionnel. Il peut même extraire les éléments d'action pour vous, afin que vous ne perdiez pas de temps à les rechercher manuellement.

De plus, l'outil Fonctionnalité des résumés de réunion ClickUp utilise une technologie avancée pour faire des récapitulatifs de réunion un jeu d'enfant. À la fin de la réunion, ClickUp fait le gros du travail en analysant l'enregistrement ou la transcription à l'aide de l'IA, en enregistrant les détails essentiels comme les éléments d'action, les décisions et les points clés.

ClickUp élabore ensuite un récapitulatif de la réunion avec toutes les informations et les tâches nécessaires. Vous pouvez peaufiner la récapitulation si nécessaire et la partager immédiatement avec toute l'équipe.

Si vous revenez sur une réunion passée, vous pouvez également utiliser l'IA pour la résumer afin d'accélérer la navigation.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg Fonctionnalité de résumer de ClickUp /$$$img/

Résumez les notes de réunion en quelques secondes avec ClickUp AI

6. Utiliser un e-mail ou un texte de suivi

Lorsque vous travaillez avec des équipes réparties dans différents services et fuseaux horaires, il peut être difficile de savoir qui est responsable de quoi après une réunion. Une récapitulation de la réunion ne peut servir qu'à donner un aperçu de ce qui s'est passé ; vous devrez peut-être prendre des étapes supplémentaires pour vérifier le statut des tâches proposées.

Si vous ne souhaitez pas envoyer un e-mail pour tout, utilisez des outils de communication plus directs au sein de ClickUp, tels que le Afficher le chat , mentions , et Commentaire attribué fonctionnalités. Ils vous permettent d'étiqueter les assignés d'une tâche pour une mise à jour rapide et de vous assurer qu'ils ne manquent aucune échéance importante ni aucun rappel.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image8.gif Capture d'écran des notifications dans ClickUp /$$img/

Personnalisez vos notifications pour qu'elles se déclenchent automatiquement lorsque le statut d'une tâche est modifié dans ClickUp

Utilisez la suite ClickUp Meetings pour votre prochaine réunion

La suite ClickUp Meetings Suite n'est pas seulement un outil de récapitulation des réunions, il peut vous aider à gérer l'ensemble du processus de réunion. Tout d'abord, il peut vous aider à planifier des réunions pour l'ensemble de l'équipe à l'aide de l'application Affichage du Calendrier .

Vous pouvez synchroniser votre Google Agenda avec ClickUp pour vous assurer que tous les détails de la réunion, comme la date de la réunion, les objectifs de l'ordre du jour et l'estimation de la durée de chaque élément, sont inclus dans votre évènement du calendrier. 📆

Pour les réunions qui ont lieu régulièrement, par exemple tous les lundis à 9h00, vous pouvez configurer tâches récurrentes . De cette façon, ClickUp crée automatiquement des tâches pour la prochaine date de réunion, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous épargner des tracas. Vous pouvez également vous connecter à des outils comme Zoom pour lancer des réunions directement depuis la plateforme.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-212.png Affichage du Calendrier de ClickUp /$$$img/

Afficher les évènements synchronisés depuis Google Agenda dans l'affichage de l'Agenda de ClickUp

Pour garder les choses organisées, nous suggérons de créer un endroit spécial pour toutes les réunions de votre équipe - comme un Dossier .

À l'intérieur de ce dossier de réunion, il est possible d'avoir des fichiers Listes distinctes pour différents types de réunion contenu. Par exemple, vous pouvez avoir une liste pour les grandes réunions d'équipe et une autre pour les discussions en tête-à-tête. Chaque liste contient des tâches représentant des réunions individuelles, ce qui facilite le suivi des mises à jour et des notes au sein même de la tâche.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-234-1400x584.png Image du tableau de bord des réunions ClickUp /$$img/

Capturez les détails clés des réunions et gardez votre équipe sur la bonne voie avec ClickUp

Vos "tâches" de réunion peuvent faire bien plus que d'être présentes. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que :

• Attribution des commentaires : Déléguez les tâches de préparation des réunions en laissant des commentaires directement sur la tâche pour les membres de l'équipe
• Ajout d'étiquettes : Gardez les types de réunion organisés en utilisant des étiquettes ou des catégories pertinentes
• UtilisationChecklists: Garder une trace des éléments d'action simples au sein de la tâche elle-même

Au cours de la réunion, essayez une Tableau blanc ClickUp pour une collaboration en temps réel - faites un brainstorming avec les participants à la réunion et créez des tâches réalisables directement sur le tableau !

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-Whiteboards-Brainstorm-1400x945.png ClickUp Tableaux blancs Brainstorm /$$img/

Utiliser ClickUp Tableaux blancs pour collaborer et lancer des idées avec vos équipes en temps réel

Rédiger des comptes rendus de réunion efficaces : Notez votre prochaine réunion avec ClickUp

Dites adieu aux réunions interminables où tout le monde se sent perdu ! Avec ClickUp, l'organisation et la récapitulation efficaces des réunions outils et modèles grâce à ce système, vous obtenez un compte rendu direct de chaque réunion, avec des éléments d'action clairs et de nouvelles échéances. Plus de confusion, juste un récapitulatif rapide pour que tout le monde reste sur la bonne voie. S'inscrire à ClickUp et vous n'aurez plus jamais à vous soucier des réunions improductives. 🌻

Revoir les questions fréquemment posées

1. Comment appelle-t-on la récapitulation d'une réunion ?

La plupart des équipes appellent cela un récapitulatif de la réunion - d'autres conditions d'utilisation sont le récapitulatif de la réunion, le compte rendu quotidien (dans les équipes agiles), le procès-verbal de la réunion, le résumé de la discussion et le mémorandum de la discussion (très formel).

2. À faire résumer après une réunion ?

Commencez par exposer les raisons de la réunion précédente. Ensuite, notez brièvement les éléments de l'agenda. Utilisez des puces ou des listes pour noter les sujets abordés et les décisions clés prises. Veillez à inclure les tâches ou les actions qui doivent faire l'objet d'un suivi après la réunion.

3. À faire un e-mail de récapitulation de réunion après une réunion ?

Voici quelques conseils que vous pouvez ajouter à votre e-mail de récapitulation de réunion :

• Remerciez les participants à la réunion pour leur présence
• Faites un résumé rapide du contenu de la réunion et de l'agenda
• Passez en revue les principaux points discutés, les décisions prises et les tâches assignées. Indiquez les échéances et les responsabilités
• Concluez en suggérant les prochaines étapes et en remerciant tous les participants pour leur contribution
• Joignez toutes les pièces d'assistance pour référence

Reportez-vous aux étapes détaillées que nous avons mentionnées précédemment pour rédiger une synthèse de qualité.