Le codage couleur est une excellente technique pour rendre un document facile à lire et à parcourir. Que vous souhaitiez mettre en évidence des annotations importantes ou des données dans des cellules, le codage couleur vous permet d'organiser les informations de manière ciblée.
Lorsqu'il est utilisé à bon escient, le codage couleur peut également être un outil puissant pour trier votre base de données Google Sheets. L'utilisation stratégique d'une échelle de couleurs vous permet de mettre en évidence les informations essentielles, de surveiller les valeurs des cellules, d'identifier rapidement les tendances et les modèles, et d'effectuer des analyses de données.
L'attrait visuel n'est qu'un avantage supplémentaire. 🌈
Ce guide vous explique comment utiliser les codes couleur dans Google Sheets et mieux mettre en évidence les informations.
Comprendre le codage couleur basé sur la mise en forme conditionnelle
Pour utiliser efficacement les codes couleur dans Google Sheets, vous devez apprendre les bases du formatage conditionnel. Le formatage conditionnel est un outil disponible dans la plupart des tableurs. Il permet aux utilisateurs d'appliquer automatiquement un style de formatage spécifique aux cellules en fonction de conditions prédéfinies.
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Par exemple, vous suivez un indicateur dont la moyenne est de 10 avec une variation de +/- 2. Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence la cellule si elle descend en dessous de 8 ou dépasse 12, car cela indiquerait une situation anormale.
De même, vous pouvez utiliser un code couleur basé sur la mise en forme conditionnelle pour identifier les tendances et les modèles, attribuer des niveaux de priorité ou lancer des actions en fonction d'indicateurs visuels. Cette approche vous permet d'affiner votre prise de décision et votre analyse des données à l'aide de Google Sheets.
Revenons maintenant à la manière d'utiliser les codes couleur dans Google Sheets.
Comment utiliser les codes couleur dans Google Sheets : une technique, trois méthodes
Nous aborderons trois méthodes que vous pouvez utiliser pour attribuer des codes couleur aux cellules dans Google Sheets. Pour mieux illustrer chaque approche, nous utilisons un Google Sheets fictif répertoriant les films hollywoodiens les plus rentables de 2023, qui se présente comme suit :
Voyons comment utiliser les codes de couleur dans cette feuille Google Sheets.
Codage couleur manuel
Comme son nom l'indique, le codage couleur manuel est un processus assez simple. Il suffit de sélectionner les cellules et d'appliquer manuellement les options de mise en forme, sans aucune règle ni formule.
Par exemple, si nous voulions mettre en évidence les films provenant du même studio. Disons, Disney. Voici ce qu’il faut faire :
- Sélectionnez les cellules contenant le texte spécifique que vous souhaitez colorer en couleur. Cliquez sur les cellules spécifiques ou cliquez et faites glisser la souris pour mettre en surbrillance les cellules. Dans notre cas, nous recherchons « Disney » dans la colonne B.
- Recherchez l'icône « Couleur de remplissage » dans la barre d'outils. Cette icône ressemble généralement à un pot de peinture.
- Cliquez sur l'outil Couleur de remplissage pour afficher la palette de couleurs.
- Sélectionnez la couleur souhaitée parmi les options disponibles (nous avons choisi le vert). Cliquez sur la couleur pour appliquer instantanément le code couleur aux cellules.
Codage couleur de base à l'aide de la mise en forme conditionnelle
Certes, la technique manuelle de codage couleur est simple. Cependant, elle peut rapidement devenir fastidieuse lorsque vous travaillez avec une base de données volumineuse ou des points de données complexes. Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour y remédier.
Le formatage conditionnel automatise le codage couleur en fonction de critères définis par l'utilisateur.
Par exemple, vous souhaitez utiliser un code couleur dans la feuille en fonction de la durée des films. Supposons que vous ayez trois catégories : les courts métrages (durée ≤ 120 minutes) ; les moyens métrages (durée comprise entre 120 et 140 minutes) ; les longs métrages (durée ≥ 140 minutes). Nous allons donner une couleur verte aux cellules des courts métrages, une couleur jaune aux cellules des moyens métrages et une couleur rouge aux cellules des longs métrages.
Voici un guide étape par étape pour y parvenir :
- Sélectionnez les cellules ou cliquez et faites glisser pour mettre en surbrillance l’intervalle de cellules que vous souhaitez coder par couleur. Nous sommes passés de la colonne H2 à la colonne H15.
- Dans la barre de menu supérieure, cliquez sur Format, puis sélectionnez Mise en forme conditionnelle.
- Choisissez l'une des deux options disponibles dans le panneau situé à droite : Couleur unique, pour mettre en évidence les cellules qui répondent à une condition spécifique Échelle de couleurs, pour un changement de couleur progressif en fonction de la valeur contenue dans une cellule
- Une seule couleur, pour mettre en évidence les cellules qui répondent à une condition spécifique.
- Échelle de couleurs, pour un changement de couleur progressif en fonction de la valeur contenue dans une cellule.
- Configurer une règle de mise en forme conditionnelle pour Une seule couleur : Sous Règles de mise en forme, cliquez sur le menu déroulant sous la section « Mettre en forme les cellules si... » et définissez la condition souhaitée, qui sera liée à la valeur de la cellule :
- Sous Règles de formatage, cliquez sur le menu déroulant sous la section « Formater les cellules si... » et définissez la condition souhaitée, qui sera liée à la valeur de la cellule :
- Une seule couleur, pour mettre en évidence les cellules qui répondent à une condition spécifique.
- Échelle de couleurs, pour un changement de couleur progressif en fonction de la valeur contenue dans une cellule.
- Sous Règles de formatage, cliquez sur le menu déroulant sous la section « Formater les cellules si... » et définissez la condition souhaitée, qui sera liée à la valeur de la cellule :
| Règle de mise en forme | Court métrage | Films de moyenne durée | Longs métrages |
| Mettre en forme les cellules si… | Inférieur ou égal à | Se situe entre | Supérieur ou égal à |
| Valeur de cellule | 120 | 120 et 140 | 140 |
- Sous Style de mise en forme, choisissez le style et la couleur pour mettre en évidence les cellules. Ce serait le rouge pour les films plus longs, le jaune pour les films de durée moyenne et le vert pour les courts métrages.
- Cliquez sur Terminé. Une fois la première règle définie, répétez le processus pour les autres règles de mise en forme (rouge, jaune et vert) en créant une nouvelle règle distincte.
- Configurer des règles de mise en forme conditionnelle pour l'échelle de couleurs : sous Règles de mise en forme, sélectionnez votre palette de couleurs préférée (du blanc au vert, du vert au blanc, du rouge au blanc au vert, etc.). Nous avons choisi vert à jaune à rouge. Vous pouvez même créer votre propre échelle personnalisée en cliquant sur Personnaliser. Définissez les valeurs minimales et maximales. Vous pouvez également définir le point médian pour marquer le point où la transition de couleur a lieu, mais cela est facultatif. Dans notre exemple, les points Min, Mid et Max sont respectivement 120, 130 et 140.
- Sous Règles de mise en forme, sélectionnez votre palette de couleurs préférée (blanc à vert, vert à blanc, rouge à blanc à vert, etc.). Nous avons choisi vert à jaune à rouge.
- Vous pouvez même créer votre propre échelle personnalisée en cliquant sur Personnaliser.
- Définissez les valeurs minimales et maximales. Vous pouvez également définir le point médian pour marquer le point où la transition de couleur a lieu, mais cela est facultatif. Dans notre exemple, les valeurs Minpoint, Midpoint et Maxpoint sont respectivement 120, 130 et 140.
- Sous Règles de mise en forme, sélectionnez votre palette de couleurs préférée (blanc à vert, vert à blanc, rouge à blanc à vert, etc.). Nous avons choisi vert à jaune à rouge.
- Vous pouvez même créer votre propre échelle personnalisée en cliquant sur Personnaliser.
- Définissez les valeurs minimales et maximales. Vous pouvez également définir le point médian pour marquer le point où la transition de couleur a lieu, mais cela est facultatif. Dans notre exemple, les valeurs Minpoint, Midpoint et Maxpoint sont respectivement 120, 130 et 140.
- Vous pouvez également laisser Google Sheets sélectionner les valeurs minimales et maximales et définir le point médian sous forme de pourcentage pour obtenir une échelle de couleurs plus homogène.
- Cliquez sur Terminé pour appliquer le formatage conditionnel.
Codage couleur avancé avec une formule personnalisée
Lorsqu'il est utilisé correctement, le formatage conditionnel est un outil extrêmement puissant. Cela dit, les formules personnalisées constituent une amélioration du formatage conditionnel.
Les formules personnalisées offrent le plus haut degré de contrôle pour le codage couleur de vos données Google Sheets. Elles vous permettent de sélectionner et de définir des conditions complexes afin d'appliquer des règles de mise en forme spécifiques basées sur des calculs ou des critères.
Par exemple, vous souhaitez peut-être identifier les films les plus rentables appartenant aux genres Action et Aventure. Nous aurions pu utiliser la règle de mise en forme « Le texte contient » pour identifier uniquement les films d'action ou d'aventure, mais pour les règles de mise en forme personnalisées, nous recherchons les films qui correspondent aux deux genres.
Pour trouver l'emplacement de cette fonctionnalité, suivez ce guide :
- Sélectionnez l’intervalle de cellules que vous souhaitez coder par couleur. Nous sommes passés de la colonne F2 à la colonne F15.
- Dans la barre de menu supérieure, cliquez sur Format, puis sélectionnez Mise en forme conditionnelle.
- Dans le panneau situé à droite, cliquez sur le menu déroulant sous l'option « Mettre en forme les cellules si... » du menu Règles de formatage pour sélectionner Formule personnalisée.
- Saisissez la formule personnalisée dans le champ ci-dessous. Pour identifier les films appartenant aux genres Action ET Aventure, nous avons utilisé la formule : =AND(ISNUMBER(SEARCH(« Action », F2)),ISNUMBER(SEARCH(« Aventure », F2))) et avons attribué un code couleur bleu à ces cellules.
- De même, vous pouvez exploiter les fonctions intégrées (SUM, AVERAGE, IF, COUNT, etc.) pour créer des formules complexes afin de mettre en évidence les films dont les recettes nationales sont supérieures à la moyenne nationale, les films sortis au cours de trimestres spécifiques de 2023, etc.
- Cliquez sur Terminé pour appliquer le formatage conditionnel.
Conseils pour un codage couleur efficace dans les feuilles de calcul
Votre feuille de calcul ne sera plus jamais la même une fois que vous maîtriserez l'art du codage couleur. Une fois les cellules mises en forme, il est beaucoup plus facile de séparer les données, d'identifier les tendances et d'analyser les informations d'un simple coup d'œil !
Prenons l'exemple de notre feuille sur les films les plus rentables :
À ce propos, voici quelques conseils et astuces pour améliorer la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle dans les feuilles de calcul.
Définissez plusieurs règles pour un codage couleur complexe
Combinez plusieurs règles ou logiques de mise en forme conditionnelle pour des analyses de données plus complexes. Par exemple, pour identifier les films appartenant aux genres Action et Aventure, nous avons combiné trois règles pour mettre en évidence les cellules :
- ISNUMBER(SEARCH(« Action », F2)) pour rechercher le terme « Action ».
- ISNUMBER(SEARCH(« Adventure », F2)) pour rechercher le terme « Adventure ».
- ET pour vous assurer que la cellule contient les deux valeurs.
De même, vous pouvez superposer différents codes de couleur pour identifier des tendances ou des modèles nuancés dans la feuille de calcul.
Suivez un code couleur cohérent
Votre palette de couleurs donne le ton pour l'interprétation des données. Utilisez des couleurs très contrastées qui sont accessibles aux utilisateurs souffrant de déficiences de la vision des couleurs. Standardisez l'utilisation des combinaisons de couleurs en fonction des catégories de données, des priorités, etc.
Adoptez la philosophie « moins c'est mieux »
Évitez la tentation de parsemer votre feuille de calcul de couleurs. Un codage couleur excessif nuit à la valeur ajoutée et à la lisibilité de votre feuille de calcul, car chaque cellule attire l'attention. Donnez la priorité aux informations essentielles et utilisez cette technique avec parcimonie pour mettre en évidence les valeurs critiques.
Utilisez des modèles configurables
Il est inutile de réinventer la roue. Ainsi, dans le cas de tâches ou d'activités récurrentes, pensez à créer des modèles de feuilles de calcul que vous pouvez configurer et réutiliser pour différents paramètres. Cela rend le travail rapide, facile et efficace. En même temps, cela garantit la cohérence entre les feuilles de calcul ou les services, ce qui facilite l'analyse.
Allez au-delà du codage couleur
Bien que le codage couleur soit très efficace, il peut poser des problèmes d'accessibilité, en particulier pour les personnes souffrant de déficiences de la vision des couleurs. Pour répondre aux besoins de ce segment d'utilisateurs, explorez d'autres moyens d'interpréter ou de présenter les données. Vous trouverez des modules complémentaires Google Sheets qui traduisent les résultats en graphiques, diagrammes, infographies, motifs, symboles ou libellés de texte.
Le codage couleur en action : 3 exemples pratiques de codage couleur
L'exemple du film n'était qu'une des nombreuses façons d'utiliser le codage couleur pour rendre les données des feuilles de calcul plus exploitables. Voici quelques cas d'utilisation classiques où vous pouvez appliquer le codage couleur :
Exemple 1 : gestion des stocks
Ajoutez un code couleur à vos modèles de base de données d'inventaire. Cela vous permettra d'avoir un aperçu rapide et global du statut des stocks. Par exemple, vous pouvez utiliser le rouge pour les éléments en rupture de stock, le jaune pour les stocks en baisse et le vert pour les stocks suffisants. Vous pouvez vous concentrer sur les cellules rouges et jaunes. Grâce à ce formatage, vous pouvez garder le contrôle de votre inventaire et vous assurer que vos produits sont facilement disponibles (ou en cours d'approvisionnement).
Exemple 2 : Systèmes de notation
Les enseignants et les éducateurs peuvent mettre en forme les cellules afin d'obtenir une vue d'ensemble des performances des élèves. Ils peuvent utiliser une formule personnalisée pour colorer les notes élevées en vert, les performances moyennes en jaune et celles qui nécessitent une aide en rouge.
Exemple 3 : budgétisation de base
Il existe de nombreuses façons d'utiliser le codage couleur pour gérer vos budgets. Vous pouvez par exemple utiliser le codage couleur pour différencier les catégories de revenus, de dépenses et d'économies. Vous pouvez également définir une formule personnalisée pour suivre votre discipline financière en fonction des données historiques. La représentation visuelle de votre budget vous permettra de suivre plus facilement vos entrées et sorties financières.
Limites du codage couleur dans Google Sheets
Que vous utilisiez un code couleur basé sur la mise en forme conditionnelle ou que vous mettiez en évidence des cellules à l'aide de formules personnalisées ou personnalisées, le code couleur offre indéniablement un avantage par rapport aux feuilles de calcul simples et ennuyeuses.
Cela dit, cette fonction présente quelques limites :
- Même si Google Sheets est un logiciel de base de données polyvalent et gratuit, il présente certaines limites lorsqu'il s'agit de tâches complexes de gestion de données qui nécessitent des fonctionnalités relationnelles robustes.
- Le codage couleur offre des repères visuels, mais ne fournit pas les informations détaillées fournies par des outils tels que les diagrammes ou les graphiques. Des illustrations simples, telles que colorer une ligne en vert ou mettre en forme une seule cellule, peuvent ne pas apporter de valeur sans contexte ni granularité souhaitée.
- Bien que la théorie des couleurs ait largement standardisé l'utilisation des couleurs, celle-ci reste encore ambiguë dans une certaine mesure. De plus, la perception des couleurs peut varier d'un individu à l'autre, ce qui peut entraîner des malentendus.
- L'affichage d'informations codées par couleur peut ne pas convenir aux personnes atteintes de daltonisme. En fait, cela peut constituer un obstacle à l'accessibilité et à l'inclusivité.
- Une utilisation excessive du codage couleur et du formatage conditionnel peut avoir un impact sur les performances des feuilles de calcul, car les formules ou les règles deviennent de plus en plus difficiles à maintenir et à gérer. De plus, certaines logiques de codage couleur peuvent être statiques, ce qui nécessite une intervention manuelle pour refléter les changements.
- Pour la gestion de bases de données à grande échelle ou la gestion de projet sur Google Sheets, le codage couleur seul peut ne pas suffire. Vous aurez besoin d'outils spécialisés, de solutions logicielles ou de plateformes pour effectuer des analyses de données avancées.
Utilisation de ClickUp pour le codage couleur des feuilles de calcul
Compte tenu des limites évoquées ci-dessus, il est naturel de rechercher des alternatives à Google Sheets qui offrent plus que des fonctions de codage couleur de base.
C'est là que ClickUp vient à la rescousse. En tant que plateforme de gestion de projet complète, ClickUp offre une suite d'outils et de fonctionnalités qui peuvent mettre vos données en valeur.
Puisque nous nous concentrons sur l'aspect visuel, voici comment ClickUp vous aide :
Affichage sous forme de tableau
La vue Tableur de ClickUp va au-delà des feuilles de calcul statiques. Elle offre une expérience interactive et très dynamique, idéale pour le codage couleur des données. Vous pouvez personnaliser l'arrière-plan des colonnes, la couleur du texte, la barre de progression et d'autres options de mise en forme afin de refléter différentes conditions. Le tableau de visualisation des données qui en résulte permet de repérer plus facilement les tendances et les informations pertinentes.
Assistant IA
ClickUp Brain est votre assistant IA qui facilite l'organisation et la gestion des données. De plus, vous pouvez l'utiliser pour des tâches plus complexes telles que la création d'un guide de style de marque, la génération de palettes de couleurs, etc. Si le codage couleur sur ClickUp à l'aide de champs personnalisés avec IA vous semble fastidieux, ClickUp Brain est parfaitement capable d'agir comme une IA pour Google Sheets! Bien qu'il ne colore pas directement les cellules, il peut certainement simplifier le processus pour y parvenir.
Tableaux de bord
Nous avons évoqué les problèmes d'accessibilité et d'inclusivité liés à l'utilisation de codes couleur dans les cellules. Pour y remédier, les tableaux de bord ClickUp complètent les feuilles de calcul à codes couleur par d'autres formats visuels. Pensez aux indicateurs de projet, aux barres de progression, aux graphiques ou aux diagrammes. Plus important encore, ces tableaux de bord sont mis à jour en temps réel, ce qui vous permet d'affiner vos capacités de prise de décision.
Modèles
ClickUp propose un large choix de modèles prédéfinis et configurables qui vous aideront à démarrer rapidement avec le codage couleur. Voici deux des points forts :
Modèle de feuille de calcul ClickUp
Le modèle de feuille de calcul ClickUp offre une plateforme flexible pour la gestion des données. Ses fonctionnalités personnalisables vous permettent de suivre vos finances, de créer des calendriers de contenu ou d'organiser efficacement toutes vos informations. Grâce aux options de champs personnalisés, d'affichages et de statuts personnalisables, vous pouvez adapter le modèle à vos besoins spécifiques. De plus, les outils de collaboration de ClickUp facilitent le travail en équipe sur les feuilles de calcul.
Modèle de feuille de calcul modifiable ClickUp
Le modèle de feuille de calcul modifiable de ClickUp est votre solution tout-en-un pour la gestion des données. Personnalisez-le et adaptez-le à vos besoins spécifiques, du suivi financier à la planification de projets. Ce modèle vous aide à automatiser la saisie des données, les calculs complexes et les représentations visuelles. Rationalisez votre flux de travail et prenez des décisions éclairées grâce à des vues personnalisées telles que :
- Affichage des états financiers qui fournit un aperçu complet de votre santé financière, vous permettant de suivre et d'analyser les indicateurs clés.
- La vue du processus d'approbation simplifie le flux de travail pour la vérification des nouvelles entrées financières, garantissant ainsi précision et efficacité.
- Spreadsheet View offre une plateforme flexible pour créer, effectuer des modifications en cours et gérer facilement des données financières.
Améliorez vos compétences en matière de codage couleur avec ClickUp
Le codage couleur basé sur les cellules a un effet transformateur sur les feuilles de calcul. Il améliore la lisibilité et la facilité d'utilisation de la feuille de calcul en convertissant les données brutes en informations exploitables.
De plus, lorsque vous utilisez la bonne règle pour le codage couleur, le processus devient plus facile à automatiser. Il vous suffit de saisir vos données et de les voir changer de couleur (dans le bon sens).
Bien que Google Sheets offre de nombreuses choses à faire, il a tout de même ses limites.
En revanche, ClickUp débloque un monde de possibilités grâce à ses fonctionnalités avancées, ses capacités d'intégration et son assistant IA. Au lieu de passer des heures à configurer manuellement des règles de codage couleur, vous pouvez utiliser les modèles personnalisés prêts à l'emploi de ClickUp pour prendre une longueur d'avance dans votre processus d'analyse des données.
Alors, inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp pour améliorer la visualisation de vos données et votre processus décisionnel.