Le roulement du personnel n'est jamais une bonne nouvelle. Outre son impact négatif sur votre entreprise, le temps et les efforts considérables que votre service RH et vous-même consacrez au recrutement de nouveaux employés, à leur formation et à l'amélioration de leur temps de productivité en font une perte considérable.
Si une certaine attrition est normale, des taux de rotation élevés peuvent être le signe d'un problème plus profond. Un bon moyen d'aborder les raisons qui se cachent derrière l'augmentation des démissions consiste à mener des entretiens de départ efficaces.
Les entretiens de départ sont un outil précieux pour comprendre les véritables raisons qui poussent un employé à quitter son poste. Souvent, ces entretiens permettent également d'obtenir un avis sans concession sur la culture de votre entreprise, de mettre en lumière des problèmes cachés et d'avoir un point de vue unique sur l'expérience vécue par l'employé.
Cependant, elles sont souvent sous-utilisées, et certaines organisations ne procèdent même pas à des entretiens de départ.
Pour mettre en place un processus d'entretien de départ efficace, découvrez ci-dessous 20 des meilleures questions à poser lors d'un entretien de départ, ainsi que les bonnes pratiques à adopter pour organiser ces entretiens.
Qu'est-ce qu'un entretien de départ ?
Un entretien de départ est une réunion formelle qui a généralement lieu entre le responsable des ressources humaines ou un représentant des ressources humaines d'une organisation et un employé qui a démissionné. Les questions posées lors de cet entretien visent à comprendre les raisons du départ de l'employé, son expérience au sein de l'organisation et ses commentaires éventuels pour améliorer la culture d'entreprise ou l'environnement de travail.
Les entretiens de départ sont généralement programmés peu après qu'un employé a remis sa lettre de démission officielle, mais ils peuvent être menés à tout moment pendant la période de préavis. Les entretiens de départ constituent un élément important d'une bonne pratique de gestion des ressources humaines.
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Pourquoi les entretiens de départ sont-ils importants ?
Les entretiens de départ sont une étape essentielle du processus de départ d'un employé, et ce pour plusieurs raisons :
- Aperçu de l'expérience des employés : découvrez les véritables raisons du départ d'un employé, en particulier s'il était réticent à les divulguer pendant son mandat
- Identifier les tendances : recueillir des commentaires détaillés auprès de plusieurs employés sur leur départ peut aider une organisation à repérer les tendances ou les problèmes susceptibles d'avoir un impact négatif sur elle
- Améliorez la fidélisation : les informations issues des entretiens de départ peuvent aider les dirigeants à comprendre comment améliorer les processus, la culture d'entreprise et les pratiques de gestion, entre autres, afin de booster le moral et la fidélisation des employés
Lorsque vous ignorez les entretiens de départ ou que vous les expédiez, vous passez à côté d'une occasion d'obtenir des commentaires essentiels qui pourraient révéler des problèmes cachés. Si ces problèmes persistent et ne sont pas résolus, vous risquez de perdre des employés plus compétents.
Il est important de mener les entretiens de départ avec patience, ouverture d'esprit et empathie. Les expériences professionnelles varient d'une personne à l'autre, et un employé qui quitte l'entreprise n'aura pas toujours des choses positives à dire sur votre organisation, voire sur vous-même.
Vous devez également vous préparer à ce que les employés qui quittent l'entreprise soient discrets et refusent de donner des réponses claires. Dans tous les cas, écoutez calmement et rappelez-vous que l'objectif ici est de comprendre et d'encourager gentiment les réponses sincères, et non de défendre ou d'interroger au point de mettre l'interlocuteur mal à l'aise.
En savoir plus : 10 modèles d'entretien : questions et guides pour les responsables du recrutement
20 questions à poser aux employés lors d'un entretien de départ
Maintenant que nous avons couvert les bases, voici une liste de questions à poser lors d'un entretien de départ afin de comprendre les facteurs qui ont motivé la décision de l'employé de quitter votre organisation. Considérez la liste ci-dessous comme un modèle que vous pouvez personnaliser en fonction du rôle, des performances et des discussions précédentes avec l'employé.
Raisons du départ
- Quelle est la principale raison qui vous a poussé à démissionner ? Une meilleure opportunité, une stagnation de carrière, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, etc. ?
- Y a-t-il eu des incidents particuliers qui ont influencé votre décision de partir ? Pouvez-vous les décrire ?
- Avez-vous trouvé certaines politiques ou pratiques de l'entreprise problématiques d'une manière ou d'une autre ?
Satisfaction au travail
- Quels aspects de votre travail avez-vous trouvé les plus enrichissants et satisfaisants ?
- Quels aspects de votre travail avez-vous le moins appréciés ?
Relations avec les responsables et les collègues
- Décrivez vos relations générales avec vos collègues. Pouvez-vous donner des exemples d'expériences positives/négatives ?
- Décrivez votre relation avec votre supérieur hiérarchique direct. Pouvez-vous donner des exemples d'expériences positives/négatives ?
- Avez-vous pu collaborer et travailler sans effort avec vos collègues ?
Culture d'entreprise
- Décrivez votre opinion sur la culture d'entreprise et les avantages sociaux
- Comment la mission et les valeurs de l'entreprise ont-elles influencé votre vie professionnelle ?
- La culture d'entreprise a-t-elle joué un rôle dans votre décision de partir ?
- Avez-vous réussi à trouver un équilibre sain entre votre vie personnelle et vos responsabilités professionnelles ?
Intégration et formation des employés
- Avez-vous trouvé le processus d'intégration complet et bien organisé ?
- Avez-vous trouvé la formation initiale que vous avez reçue efficace pour vous préparer à vos responsabilités professionnelles ?
- Combien de temps vous a-t-il fallu pour vous intégrer dans l'entreprise avec l'aide du représentant des ressources humaines et des membres de votre équipe ? Le processus s'est-il déroulé sans heurts ?
Rémunération et avantages sociaux
- Dans quelle mesure étiez-vous satisfait de votre rémunération globale ?
- Étiez-vous satisfait de la fréquence des augmentations de salaire ?
Opportunités de croissance et de développement
- Avez-vous eu des opportunités de développement de carrière et de compétences pendant votre mandat ?
- Comment évalueriez-vous les programmes de développement des compétences de l'entreprise ?
- Avez-vous reçu des directives claires et un plan pour atteindre vos objectifs de développement de carrière?
Vous pouvez également demander à l'employé de vous faire part de ses suggestions ou idées d'amélioration à la fin de l'entretien de départ. Parfois, les employés peuvent partager des idées originales et réfléchies que vous pourrez mettre en œuvre à l'avenir.
Ces questions d'entretien de départ sont conçues pour vous aider à obtenir des commentaires détaillés sur l'expérience de l'employé au sein de l'organisation et à déterminer si les efforts de votre entreprise pour créer un lieu de travail agréable, sain et productif sont efficaces.
Les questions sur la culture d'entreprise et les relations avec les employés actuels, les collègues et les managers, en particulier, peuvent vous aider à mettre en évidence les problèmes sous-jacents liés à la dynamique du lieu de travail, aux pratiques de gestion et à la cohésion de l'équipe.
Conseil de pro💡 : Tirez parti de l'assistant IA intégré de ClickUp, ClickUp Brain , comme partenaire de brainstorming pour générer des questions d'entretien de départ à l'aide d'invitations, d'instructions et de suggestions simples. Vous gagnerez ainsi du temps et pourrez constituer un référentiel complet de questions pour un processus d'entretien de départ approfondi.
Comment mener un entretien de départ réussi
Un rapport de recherche réalisé par Aberdeen indique que seulement 29 % environ des entreprises disposent d'une stratégie structurée de départ des employés.
En omettant l'entretien de départ, un grand nombre d'entreprises passent à côté d'une occasion précieuse de comprendre les perceptions de leurs employés et d'obtenir des informations sur la dynamique des équipes et les styles de leadership.
Une stratégie de départ efficace comprend un processus d'entretien de départ bien structuré. Voici quelques lignes directrices :
1. Choisissez le bon format d'entretien
Décidez du format que vous souhaitez utiliser pour les entretiens de départ. Optez pour un format flexible, confortable et accessible aux employés. Vous pouvez choisir parmi plusieurs formats d'entretien, en fonction de la meilleure façon d'encourager les employés à donner un retour d'information impartial.
- Entretiens en face à face : excellent moyen de mener des discussions approfondies, ces entretiens vous permettent de capter les signaux subtils du langage corporel et les expressions faciales. Vous pouvez également obtenir des réponses rapides à vos questions complémentaires
- Entretiens téléphoniques : dans ce format flexible, les employés qui quittent l'entreprise participent à l'entretien dans un environnement confortable de leur choix, ce qui peut les encourager à être plus honnêtes dans leurs commentaires
- Réunions vidéo : les visioconférences combinent les avantages de la communication en face à face et à distance
- Sondages en ligne : Il s'agit d'un moyen efficace d'obtenir des commentaires et qui peut être envoyé à de nombreux employés. L'anonymat peut encourager des réponses plus honnêtes, mais les inconvénients sont le manque de détails et le risque que de nombreux anciens employés ignorent le sondage
Conseil de pro💡 : Utilisez ClickUp Exit Interview pour recueillir les commentaires des employés.
2. Choisissez le bon moment
Vous souhaitez recueillir des commentaires constructifs de la part de vos employés ? Il est préférable de ne pas programmer les entretiens de départ juste après qu'ils aient remis leur démission ou trop près de leur dernier jour de travail.
Les employés sont encore en train d'assimiler leur décision et de gérer des émotions complexes juste après avoir démissionné. Planifier l'entretien de départ le jour même de leur départ peut leur donner l'impression d'être trop pressés pour donner un retour constructif et honnête.
Selon Havard Business Review, le meilleur moment pour planifier les entretiens de départ est à mi-chemin entre la date de démission et le dernier jour de travail d'un employé. À ce stade, les employés ont déjà pris leur décision de partir et sont toujours dans leur période de préavis.
3. Préparez les bonnes questions
Préparez des questions pertinentes à poser pendant l'entretien. Décidez de la manière dont vous allez les structurer sans paraître indiscret ou inapproprié.
Utilisez la liste ci-dessus, puis ajoutez des informations contextuelles en fonction du rôle, de la description de poste, des performances et des commentaires précédents de l'employé afin de mener un entretien de départ constructif.
Il y a toutefois certaines questions à éviter. Voici quelques exemples de questions à ne pas poser lors d'un entretien de départ :
| À ne pas demander | Pourquoi | Que demander à la place |
|---|---|---|
| Vous partez pour des raisons personnelles ? | Elle est intrusive et laisse peu de place à l'employé pour répondre de manière détendue | Y a-t-il des raisons particulières qui ont influencé votre décision de partir ? Des raisons liées au lieu de travail ou autres ? |
| La charge de travail était-elle trop importante pour vous ? | Suggère que l'employé pourrait quitter son poste en raison d'une incompétence | Comment avez-vous trouvé la charge de travail et comment pourrait-elle être améliorée ? |
| Quel salaire vous a proposé la nouvelle entreprise ? | Cette question est hors de propos et indiscrète | Votre rémunération était-elle compétitive par rapport aux normes de l'industrie ? |
Conseil de pro💡 : Utilisez des modèles d'entretien de départ pour créer des questions bien structurées et pertinentes, et mener une discussion honnête qui permettra à ceux qui restent de mieux comprendre la situation.
4. Créez un flux de travail pour vos entretiens de départ
La mise en place d'un processus d'entretien de départ permet aux responsables RH de rationaliser le processus de départ des employés et de collecter des données de manière systématique.
Il suffit d'utiliser les tâches ClickUp pour créer une liste pour chaque étape du processus d'entretien de départ. Les étapes de la tâche peuvent inclure « Préparation », « Planification » et « Création d'une banque de questions », etc. Sous chaque liste, créez des sous-tâches pour représenter les tâches à accomplir pour chaque étape. Attribuez ces tâches ainsi que leurs dates d'échéance aux membres de l'équipe RH concernés.
Conseil de pro 💡 : Il peut être difficile de mettre en place un processus d'entretien de départ pour chaque candidat. Utilisez le modèle de processus d'entretien ClickUp pour organiser les tâches, définir les échéanciers et suivre les différentes étapes du processus d'entretien de départ.
Les avantages d'utiliser ce modèle pour les entretiens de départ et les entretiens de maintien sont les suivants :
- Apporte structure et cohérence au processus d'entretien
- Garantit que tous les candidats bénéficient de la même expérience
- Aide à concevoir, tester et optimiser l'expérience grâce à des questions pertinentes pour les entretiens de départ
5. Utilisez un logiciel RH pour rationaliser le processus de départ des employés
Utilisez ClickUp HR, un outil de productivité tout-en-un pour gérer les différents aspects de votre processus de départ.
Par exemple, créez un processus détaillé pour recueillir les commentaires des employés, analyser les réponses et mettre en œuvre des plans d'action avec ClickUp Docs.
Invitez les membres de votre équipe à faire des suggestions et à travailler en collaboration sur des documents afin de créer un guide complet du processus.
Dressez la liste de tout ce qu'un employé qui quitte l'entreprise doit faire pour achever son processus de départ grâce à la checklist des tâches de ClickUp.
Attribuez-le aux employés qui ont remis leur démission afin qu'ils puissent cocher chaque élément au fur et à mesure qu'ils l'achèvent. De cette manière, vous pouvez suivre et vous assurer que toutes les formalités de départ sont bien achevées.
6. Analyser les commentaires
Une fois l'entretien de départ terminé, analysez les réponses des employés et exploitez-les pour en tirer des enseignements. Cela vous permettra de mieux comprendre ce qui fait fonctionner votre organisation. Cela montre également aux employés que leur avis compte.
Si elles sont bien menées, elles vous permettront d'obtenir des informations sur :
- Ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas au sein de l'organisation
- Défis et opportunités cachés
- À quoi ressemble le paysage concurrentiel ? Quelles sont les entreprises susceptibles de vous ravir vos employés ?
Un entretien de départ réussi vous aide à mettre fin à la collaboration sur une note positive. Un excellent entretien de départ peut également transformer les employés qui quittent l'entreprise en ambassadeurs.
ClickUp Brain peut analyser les commentaires des employés et les résumer en éléments exploitables. Les dirigeants peuvent ensuite hiérarchiser ces éléments afin de résoudre les problèmes critiques sur le lieu de travail et instaurer une meilleure culture d'entreprise.
Mettre en pratique les enseignements tirés des entretiens de départ
Dans l'économie actuelle basée sur le partage des connaissances, les employés hautement qualifiés et motivés sont le moteur de la réussite des organisations. La fonction de gestion des ressources humaines et les dirigeants d'entreprise doivent comprendre pourquoi ces employés très demandés restent, pourquoi ils partent et comment l'organisation doit changer pour devenir plus attrayante à leurs yeux. Un entretien bien pensé permet d'obtenir des informations sur ces trois fronts.
1. Recueillir et organiser les commentaires
Consolidez les conclusions de plusieurs entretiens de départ en un seul endroit. Utilisez un format standardisé pour organiser et présenter vos données aux parties prenantes.
Utilisez le modèle de résultats d'analyse des données de ClickUp pour saisir et organiser les données provenant de plusieurs sources. Il fournit un format cohérent qui facilite la présentation visuelle des données et identifie les tendances ou les modèles.
Le modèle d'entretien de départ garantit la cohérence des données en fournissant un format d'analyse uniforme.
2. Analyser les données
Classez les réponses de l'entretien de départ par thèmes. Ceux-ci incluent l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les problèmes liés au salaire/à la rémunération, la satisfaction au travail, l'utilisation des compétences, l'environnement de travail, etc.
Il est encore mieux d'analyser les réponses et de quantifier les données dans la mesure du possible afin d'identifier les schémas récurrents ou les tendances, par exemple la fréquence à laquelle un problème particulier a été soulevé.
Conseil de pro💡 : Utilisez un logiciel de gestion des employés doté de fonctionnalités avancées de rapports et d'analyse pour recueillir les données des entretiens de départ. Recherchez un logiciel avec des tableaux de bord interactifs pour présenter les indicateurs de réussite et les KPI sous différents formats afin que les équipes RH puissent rapidement saisir les informations essentielles.
3. Identifiez les problèmes clés
La catégorisation des problèmes peut vous aider à hiérarchiser les domaines à améliorer en fonction de leur impact sur l'expérience et la satisfaction des employés. Les principaux problèmes peuvent inclure des environnements de travail très stressants, l'épuisement professionnel, la microgestion et les environnements de travail toxiques.
Conseil de pro💡 : Utilisez un logiciel d'évaluation des performances pour identifier les thèmes récurrents dans les réponses des employés. Cela pourrait constituer une source d'informations précieuse pour identifier les domaines problématiques.
4. Travaillez avec les parties prenantes pour créer un plan d'action
Partagez les conclusions de vos entretiens de départ avec les parties prenantes clés afin qu'elles prennent conscience des problèmes profondément enracinés au sein de l'organisation. Si certains problèmes passent généralement inaperçus, travaillez en collaboration pour élaborer un plan d'action complet afin de les résoudre à l'aide de ClickUp Docs.
Grâce à la modification collaborative en direct, votre équipe et les parties prenantes peuvent apporter des modifications en temps réel, ajouter un contrôle des versions, attribuer et résoudre des commentaires sur la même page.
À partir des résultats des sondages de départ, créez un échantillon de questions d'entretien de départ, testez-les sur un petit groupe, puis optimisez le processus.
Identifiez les problèmes hautement prioritaires et ceux qui le sont moins, puis créez un forfait structuré pour les régler étape par étape. Définissez les rôles, les responsabilités et les échéanciers pour chaque élément d'action.
Par instance, l'équipe des ressources humaines et les managers de département peuvent formuler un forfait pour aborder les plaintes sur l'équilibre entre le travail et la vie par la mise en œuvre de politiques de travail flexibles et en réalisant un taux d'adoption de 50% au cours des trois prochains mois.
En savoir plus : 11 modèles RH gratuits pour améliorer les processus RH en 2024
5. Fixez des objectifs et suivez leur progression
Utilisez les objectifs ClickUp pour créer des objectifs suivis pour chaque élément d'action. Vous pouvez utiliser le format de synthèse de progression pour visualiser les pourcentages de progression de plusieurs objectifs liés. Par exemple, les objectifs de la catégorie des environnements très stressants pourraient être les suivants :
- Objectif 1 : Réduire le niveau de stress des employés de 25 %
- Objectif 2 : Mettre en œuvre trois objectifs de bien-être d'ici la fin du prochain trimestre
- Objectif 3 : Réduire les cas d'épuisement professionnel de 30 % d'ici le début de l'année prochaine
6. Mettre en œuvre les éléments d'action, surveiller et évaluer
Mettez en œuvre chaque élément du plan d'action conformément au calendrier. Vérifiez auprès des équipes responsables qu'elles disposent de ressources suffisantes pour achever leurs tâches.
Surveillez en permanence la progression de chaque changement et évaluez son efficacité grâce aux commentaires continus des employés. Utilisez les informations issues des commentaires pour modifier votre plan d'action et optimiser les questions à poser lors des entretiens de départ.
Conseil de pro 💡 : L'intégration de programmes de gestion de la relève dans la culture de votre entreprise permet aux employés à fort potentiel d'accéder à des rôles de direction. Ces opportunités d'avancement aident les employés à envisager un avenir prometteur au sein de l'organisation, ce qui améliore le taux de rétention du personnel.
Transformez vos entretiens de départ en puissants moteurs de changement organisationnel
Les entretiens de départ ne sont pas seulement une dernière discussion entre les employés qui quittent l'entreprise et leur employeur. Des questions bien pensées peuvent vous aider à créer un lieu de travail agréable et adapté pour vos employés actuels et futurs.
La meilleure façon de commencer à concevoir un processus d'entretien de départ efficace est d'utiliser des outils tels que ClickUp, qui vous aident à organiser, centraliser, gérer et rationaliser tous les aspects.
La plateforme offre plusieurs fonctionnalités pour la gestion des tâches, la collecte de commentaires et la documentation. Avec ClickUp, vous pouvez vous assurer que chaque processus est bien documenté et que vous et votre équipe donnez suite aux commentaires des employés.
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