Il faut dépenser de l'argent pour en gagner.
Chaque année, dans le cours normal de ses activités, toute entreprise dépense de l'argent en personnel, en espaces de bureaux, en recherche, en ventes, en marketing et en technologies de l'information. Mais combien dépenser et dans quel cadre ?
L'informatique est l'une des dépenses les plus importantes de toute organisation. Le cabinet Gartner prévoit que les dépenses mondiales en informatique atteindront 5 000 milliards de dollars en 2024 . Cette croissance régulière s'accompagne de la nécessité de gérer efficacement ces investissements - une tâche qu'une bonne budgétisation des technologies de l'information est en mesure d'accomplir.
Dans cet article de blog, nous examinons comment vous pouvez utiliser les bonnes pratiques de budgétisation informatique pour améliorer la gestion financière de votre organisation.
Qu'est-ce que la budgétisation informatique ?
La budgétisation informatique est le processus d'allocation stratégique de fonds aux projets, outils, systèmes, infrastructures et coûts opérationnels informatiques. Il s'agit d'analyser, d'interpréter, de prévoir, d'allouer, d'approuver et de superviser les dépenses informatiques.
Les éléments clés d'un budget informatique
Un budget informatique englobe tout ce dont le département informatique a besoin et qu'il utilise. Il comprend les éléments suivants.
Matériel informatique : Les dépenses liées aux actifs technologiques physiques tels que les serveurs, les ordinateurs, les équipements de réseau et les périphériques.
Logiciels et services : Licences de logiciels, applications et plateformes. Cela peut aller des logiciels prêts à l'emploi aux solutions d'entreprise spécialisées, en passant par les abonnements à des services basés sur le cloud.
Dépenses de personnel informatique : Alors que les coûts de personnel sont généralement imputés au budget des ressources humaines, les dépenses liées aux consultants, aux fournisseurs, à la formation, etc. font partie du budget des technologies de l'information.
Coûts d'assistance technique : Coûts de maintenance et d'assistance en cours, y compris les mises à jour de logiciels, les réparations de matériel, les services d'assistance technique et les garanties.
Sécurité de l'information : Sécurisation des systèmes informatiques, y compris les logiciels pare-feu et antivirus, les systèmes de détection d'intrusion et les audits de sécurité.
**Le "cloud computing" (informatique en nuage) : Services cloud et frais d'abonnement pour le stockage cloud, les ressources informatiques, les applications SaaS et les offres de plateforme en tant que service (PaaS).
Les bases de la budgétisation informatique
La budgétisation informatique est une partie importante de la gestion financière informatique (ITFM), une approche populaire pour répondre financièrement aux besoins d'une organisation.
L'ITFM se concentre sur la minimisation du gaspillage, la réduction des coûts, la prévision des dépenses d'investissement et d'exploitation et l'encouragement des comportements financiers souhaités, autant d'objectifs qui peuvent être atteints grâce à la budgétisation.
Pourquoi la budgétisation informatique est-elle importante ?
Au niveau le plus élémentaire, l'établissement d'un budget informatique est nécessaire pour éviter de dépenser de l'argent que l'on n'a pas, c'est-à-dire d'effectuer des dépenses excessives. En outre, l'établissement d'un budget informatique présente bien d'autres avantages.
Retour sur investissement
Un bon budget informatique garantit que chaque centime dépensé par l'organisation est rentabilisé. Il aide également les gestionnaires de projet et les dirigeants à se concentrer sur les initiatives les plus susceptibles de produire des résultats.
Par instance, si vous investissez dans
un bon budget informatique vous permettra d'obtenir les résultats escomptés, sous la forme d'une augmentation des scores TAT ou CSAT.
Alignement stratégique
Les budgets informatiques aident les responsables de département à rester en phase avec la stratégie de l'organisation. Par exemple, si la stratégie de l'entreprise est la croissance, vous allouerez davantage de budgets aux outils d'acquisition de clients, tels que le CRM, le marketing par e-mail, l'analyse des ventes, etc.
Affichage sain
Lorsque les budgets informatiques sont paramétrés en début d'année, ils affichent une vision globale des besoins et des objectifs de l'ensemble du département. Cela permet aux titres informatiques et aux gestionnaires de projet de forfaiter leur année de manière efficace.
Expérimentation
Une bonne budgétisation permet de mettre de côté suffisamment d'argent pour des projets expérimentaux, qui peuvent aider à développer l'innovation. Par exemple, vous pouvez réserver 5 % de votre budget informatique pour construire quelque chose de radical sans que cela n'affecte le reste de votre travail.
Pour bénéficier de tous ces avantages, vous devez avoir les bonnes personnes à votre table.
Qui participe à l'établissement du budget informatique ?
Une bonne budgétisation informatique doit être un forfait de collaboration entre les services financiers et informatiques. Les acteurs clés sont le directeur financier (CFO), le directeur de la technologie (CTO) ou le directeur de l'information (CIO).
En règle générale, le CTO/CIO est responsable du forfait et de la demande de budget informatique, que le CFO analyse et approuve. Le DSI est donc responsable de
- Créer la stratégie informatique avec des projets alignés sur les objets de l'entreprise
- D'identifier les besoins, de prévoir les coûts et de hiérarchiser les dépenses
- Collaborer avec les autres départements pour comprendre les besoins informatiques de l'organisation
- Gérer les coûts informatiques, concevoir des mesures d'économie et négocier avec les fournisseurs
- Planification agile de la capacité et nivellement des ressources
- Évaluer et atténuer les risques liés aux investissements informatiques, y compris les risques de sécurité/conformité et les dépassements de projet
D'autres services peuvent également être impliqués dans certaines parties de ce processus. Par exemple, les RH peuvent avoir leur mot à dire dans l'embauche de sous-traitants ou de consultants.
Indicateurs clés de performance en matière de passation de marchés
peuvent inclure la négociation du meilleur prix avec les fournisseurs.
Comment le budget informatique est-il lié au chiffre d'affaires ?
Le budget informatique concerne les sorties de fonds, c'est-à-dire les dépenses. Les recettes informatiques sont les revenus, c'est-à-dire le suivi des sommes générées par les services ou produits informatiques. Il faut un bon équilibre entre les recettes et les budgets informatiques pour maintenir la rentabilité.
La moyenne des budgets informatiques en pourcentage du chiffre d'affaires est un indicateur clé de la réussite des entreprises. Cet intervalle peut aller de 2-8% en fonction du secteur d'activité. Par exemple, le secteur de la construction consacre environ 1,68 % de son chiffre d'affaires à l'informatique, tandis que le secteur bancaire y consacre près de 8 %.
Pour maintenir cette norme et garantir le retour sur investissement, vous avez besoin d'un processus. Examinons-le.
Explorer le processus de budgétisation informatique : Un guide détaillé étape par étape
La budgétisation est un processus qui implique la gestion de multiples pièces mobiles. Vous avez besoin d'un bon processus et de solides
Un logiciel de gestion de projet informatique robuste tel que ClickUp
pour un forfait efficace. Dans cette section, nous abordons ces deux aspects.
1. Évaluer l'état actuel
Avant de visualiser un état futur et de le forfaiter, vous devez comprendre où vous en êtes. Examinez votre paysage informatique actuel, y compris :
- L'infrastructure informatique existante, y compris le matériel, les logiciels, les systèmes de réseau et les mesures de sécurité
- Les indicateurs de performance, tels que le temps de fonctionnement du système, les temps de réponse en cas d'incident et les niveaux de satisfaction des utilisateurs
L'objectif est d'identifier les points forts, les points faibles et les domaines nécessitant des améliorations ou des investissements. Par exemple, si vos serveurs dépassent fréquemment leur capacité, cela indique qu'il est nécessaire d'investir dans des serveurs supplémentaires ou plus puissants.
Utiliser
Tableaux de bord ClickUp
pour comprendre votre situation actuelle. Personnalisez-le avec les rapports dont vous avez besoin et évaluez les lacunes.
visualisez les initiatives et les projets connectés sur le tableau blanc ClickUp_
3. Prévoir les besoins
Sur la base de votre stratégie informatique, procédez à une
. Couvrir les mises à niveau technologiques, la mise en œuvre de nouveaux systèmes, les besoins en personnel et les autres ressources informatiques nécessaires.
Par exemple, si vous cherchez à développer rapidement des logiciels, vous pourriez avoir besoin des éléments suivants
Logiciel de documentation informatique
pour intégrer la répétabilité dans votre processus.
ClickUp Formulaires est un excellent moyen de recueillir les exigences des chefs de projet ou des responsables fonctionnels. Créez un formulaire et envoyez-le aux titres du produit, de la sécurité, de l'infrastructure, des données, etc. pour recueillir leurs paramètres.
Recueillir les besoins budgétaires auprès des titres des départements informatiques
4. Estimer les coûts
Estimez les coûts directs et indirects associés à vos besoins. Calculez le coût total de propriété. Par exemple, votre nouveau logiciel d'analyse peut vous coûter $$$a par mois en abonnement.
En outre, vous dépenserez pour la mise en œuvre, la personnalisation, la formation des utilisateurs, la maintenance, etc. Assurez-vous de couvrir tous les coûts associés à chaque élément dans votre demande de budget.
5. Hiérarchiser les investissements
Il est peu probable que vous obteniez tout ce que vous avez forfait. Il faut donc établir des priorités pour s'assurer que les budgets sont approuvés pour les programmes les plus importants.
Par exemple, si vous devez choisir entre la mise à niveau de son système de gestion de la relation client et l'amélioration des mesures de cybersécurité, l'entreprise pourrait donner la priorité à cette dernière si elle a identifié des menaces de sécurité récentes.
Avant de demander un budget :
- Évaluez l'impact sur l'entreprise de chaque élément du budget
- Documenter son importance stratégique
- Calculez le retour sur investissement attendu en termes de valeur business, comme les économies, l'efficacité, la productivité, etc.
6. Élaborer le budget informatique
Avec toutes les informations en main, créez une présentation complète de vos budgets. Tout bon
logiciel de budgétisation pour les petites entreprises
peut faire l'affaire pour vous.
Créez un tableau avec des éléments pour chaque catégorie de dépenses. Incluez des informations sur le projet associé, le montant que vous souhaitez achever, le budget que vous demandez, le retour sur investissement potentiel et toute autre ressource dont vous pourriez avoir besoin.
Utiliser
Les modèles de budget de projet de ClickUp
pour commencer tout de suite.
7. Obtenir l'approbation
Présentez votre projet à la direction financière et à la direction de l'entreprise pour obtenir leur approbation. À cette étape, soyez prêt à répondre aux questions et à négocier avec eux. Si vous utilisez une
, cela peut facilement se produire de manière asynchrone également.
8. Implémenter et surveiller
Il est maintenant temps de dépenser les budgets qui vous ont été alloués et de mettre en œuvre votre stratégie. Pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos paramètres, définissez vos projets sur la base des critères suivants
Logiciel de gestion des opérations informatiques
et de suivre la progression.
Le modèle de compte de ClickUp
permet de gérer ce processus sans effort. Avec ses neuf affichages différents, ce modèle avancé facilite le suivi des comptes à payer et à recevoir.
Suivi budgétaire sur ClickUp
9. Réviser et ajuster
Le processus de budgétisation informatique doit être itératif. Paramétrez un calendrier budgétaire et des paramètres de dépenses réguliers. Comparez les dépenses réelles aux forfaits prévus afin de les recalibrer en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise, des avancées technologiques ou des écarts. Veillez à ce que votre
les initiatives de gouvernance informatique sont en phase avec l'utilisation de votre budget.
Pendant que vous suivez le processus de budgétisation ci-dessus, voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit.
Bonnes pratiques et conseils pour l'établissement du budget informatique
L'audit de l'infrastructure actuelle, la collecte des besoins, l'estimation des coûts, l'équilibre entre les demandes contradictoires et la formulation de propositions budgétaires convaincantes peuvent s'avérer difficiles à gérer. Pour vous faciliter la tâche, voici quelques conseils de leaders dans cet espace.
Aligner le budget informatique sur les objectifs de l'entreprise
Le meilleur moyen de faire approuver votre budget est de l'aligner sur les objectifs de l'entreprise. Si la connexion ne semble pas évidente, prenez le temps de l'expliquer.
Par exemple, vous pourriez vouloir investir dans l'apprentissage automatique, alors que la stratégie de l'entreprise consiste à donner la priorité à l'expérience client (CX). En tant que responsable informatique, présentez des arguments sur la façon dont vos initiatives d'apprentissage automatique peuvent améliorer la CX et sur les objectifs Business qu'elles peuvent contribuer à atteindre.
Utiliser les données et l'analyse
Pendant que vous effectuez votre audit, voyez si vous pouvez revenir quelques années en arrière. Rassemblez les données pour identifier des modèles, des économies potentielles et prendre des décisions éclairées.
Si vous ne disposez pas de ces informations, paramétrez la solution ClickUp
Logiciel de gestion informatique
afin d'enregistrer des points de données pour l'avenir.
Avec ClickUp, vous pouvez collecter des informations sur l'efficacité de vos projets, notamment la durée estimée, le temps nécessaire, la durée du cycle de vie du projet, les dépenses, les paiements, les retours, etc.
Communiquer de manière transparente
Une bonne budgétisation informatique nécessite la contribution des membres de votre équipe, des gestionnaires de projet, des homologues de l'entreprise et des équipes financières. Communiquez régulièrement avec eux pour instaurer la transparence et la confiance.
Les tâches ClickUp comprennent des commentaires imbriqués pour discuter en contexte. Utilisez la fonction L'affiche de discussion de ClickUp pour voir tous vos messages en un seul endroit et y répondre quand vous êtes prêt.
communiquer sans effort avec ClickUp chat_
Construire l'adaptabilité
Bien que le budget soit terminé chaque année, l'argent budgété n'est pas dépensé en une seule fois. Il convient donc d'adapter votre budget tout au long de l'année.
- Procédez à des examens réguliers pour connaître les résultats de vos sorties de fonds
- Organisez des sessions trimestrielles pour voir comment le budget et les performances de votre projet ont progressé au cours du dernier trimestre et ce dont vous avez besoin pour le trimestre à venir
- Discutez avec les équipes Business pour comprendre comment les programmes informatiques les aident
- Réaffectez les budgets en fonction de ce que vous apprenez et de ce dont vous avez besoin
- Tenir compte des risques informatiques. Voici comment
Gérer les risques et les facteurs d'atténuation dans la budgétisation informatique
Avec les cyberattaques, les pannes de serveur, les violations de données, le renforcement de la conformité et les erreurs humaines, l'informatique est truffée de risques. Le budget informatique doit reconnaître et compter les risques.
Voici quelques risques potentiels et les moyens de les atténuer.
Utiliser le forfait pour gérer les risques
Lorsque vous prévoyez les besoins, envisagez les différents scénarios. Par exemple, si vous avez besoin d'un nouveau CRM, vous pouvez le construire, acheter un outil SaaS ou adapter des feuilles de calcul existantes à cet effet.
Étudiez les coûts, les avantages et les risques de chacun de ces scénarios. Forfaitisez vos budgets pour atténuer les risques découlant des choix que vous ferez.
Si vous optez pour le tableur, vous devrez peut-être embaucher du personnel supplémentaire ou passer plus de temps à le gérer manuellement. Prévoyez des paramètres pour le personnel supplémentaire.
Se préparer aux risques liés à l'externalisation
Les équipes informatiques font appel à des équipes externalisées pour réaliser des économies sur les salaires et les frais généraux. Toutefois, le recours à des fournisseurs de services externes peut présenter des risques liés à la stabilité des fournisseurs, à la qualité des services et à l'éventualité d'interruptions de service, ce qui peut avoir des répercussions sur les activités de l'entreprise.
- Évaluez la fiabilité de votre fournisseur
- Installez un contrat solide, définissant clairement les prestations à fournir et les pénalités
- Essayez de répartir les risques en faisant appel à plusieurs fournisseurs
- Élaborez une stratégie de gestion des coûts au cas où vous seriez confronté à un risque
- Mettez en place des mécanismes de sauvegarde
Renforcer la gestion des risques et de la conformité
Les risques informatiques peuvent coûter cher. IBM constate que le coût moyen d'une violation de données est de 4,45 millions de dollars. Lorsque British Airways a été jugée en violation du règlement général sur la protection des données (RGPD), l'UE lui a infligé une amende de 20 millions de livres sterling !
La seule façon de garder une longueur d'avance sur ces risques est de renforcer activement vos mesures de sécurité.
afin d'assister l'optimisation continue des initiatives en matière de sécurité et de gestion des risques.
Découpez vos budgets informatiques avec ClickUp
Il est courant que les équipes considèrent les budgets comme les limites de leurs dépenses. Au contraire, un budget bien planifié peut être la liberté d'exécuter les projets que vous souhaitez.
Utilisez ClickUp pour créer de la clarté et de la transparence dans le processus de budgétisation. Collectez des données et exécutez vos projets sur ClickUp pour une plus grande efficacité et un suivi granulaire. Examinez régulièrement les performances et adaptez-les au fur et à mesure. Économisez de l'argent en cours de route.
Laissez les budgets informatiques vous permettre de poursuivre vos objectifs.
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