Il faut dépenser de l'argent pour gagner de l'argent.
Chaque entreprise dépense chaque année pour le personnel, les locaux, la recherche, l'équipe commerciale, le marketing et l'informatique dans le cadre normal de ses activités. Mais combien dépenser dans chaque domaine ?
L'informatique représente l'une des dépenses les plus importantes dans toute organisation. Gartner prévoit que les dépenses informatiques mondiales atteindront 5 000 milliards de dollars en 2024. Cette croissance régulière s'accompagne de la nécessité de gérer efficacement ces investissements, une tâche que permet d'accomplir une bonne budgétisation informatique.
Dans cet article de blog, nous expliquons comment vous pouvez utiliser les bonnes pratiques en matière de budgétisation informatique pour améliorer la gestion financière de votre organisation.
Qu'est-ce que la budgétisation informatique ?
La budgétisation informatique consiste à allouer de manière stratégique des fonds à des projets, des outils, des systèmes, des infrastructures et des coûts opérationnels informatiques. Cela comprend l'analyse, l'interprétation, la prévision, l'allocation, l'approbation et la supervision des dépenses informatiques.
Éléments clés d'un budget informatique
Un budget informatique englobe tout ce dont le service informatique a besoin et utilise. Cela comprend les éléments suivants.
Matériel : dépenses liées aux actifs technologiques physiques tels que les serveurs, les ordinateurs, les équipements réseau et les périphériques.
Logiciels et services : licences logicielles, applications et plateformes. L'intervalle peut aller des logiciels prêts à l'emploi aux solutions d'entreprise spécialisées, en passant par les abonnements à des services basés sur le cloud.
Dépenses liées au personnel informatique : alors que les coûts liés au personnel sont généralement pris en charge par le budget des ressources humaines, les dépenses liées aux consultants, aux fournisseurs, à la formation, etc. font partie du budget informatique.
Coûts d'assistance technique : coûts de maintenance et d'assistance continus, y compris les mises à jour logicielles, les réparations matérielles, les services d'assistance technique et les garanties.
Sécurité de l'information : sécurisation des systèmes informatiques, notamment les pare-feu et les logiciels antivirus, les systèmes de détection d'intrusion et les audits de sécurité.
Cloud computing : services cloud et frais d'abonnement pour le stockage cloud, les ressources informatiques, les applications SaaS et les offres PaaS (Platform-as-a-Service).
Les bases de la budgétisation informatique
La budgétisation informatique est un élément important de la gestion financière informatique (ITFM), une approche populaire visant à répondre aux besoins financiers d'une organisation.
L'ITFM vise à minimiser le gaspillage, à réduire les coûts, à réaliser des prévisions pour les dépenses d'investissement et d'exploitation, et à encourager les comportements financiers souhaités, autant d'objectifs qui peuvent être atteints grâce à la budgétisation.
Pourquoi la budgétisation informatique est-elle importante ?
Au niveau le plus élémentaire, la budgétisation informatique est nécessaire pour éviter de dépenser de l'argent que vous n'avez pas, c'est-à-dire de dépenser trop. En outre, la budgétisation informatique présente bien d'autres avantages.
Retour sur investissement
Un bon budget informatique garantit un retour sur chaque centime dépensé par l'organisation. Il aide également les chefs de projet et les dirigeants à se concentrer sur les projets les plus susceptibles de produire des résultats.
Par exemple, si vous investissez dans un logiciel de billetterie, un bon budget informatique vous permettra de justifier les retours exacts que vous attendez, sous la forme d'une augmentation des scores TAT ou CSAT.
Alignement stratégique
Les budgets informatiques aident les responsables de service à rester en phase avec la stratégie organisationnelle. Par exemple, si la stratégie de l'entreprise est axée sur la croissance, vous allouerez davantage de budgets aux outils d'acquisition de clients, tels que le CRM, le marketing par e-mail, l'analyse des ventes, etc.
Vision globale
Lorsque les budgets informatiques sont fixés en début d'année, il est nécessaire d'avoir une vision globale des besoins et des objectifs de l'ensemble du département. Cela permet aux responsables informatiques et aux chefs de projet de planifier efficacement leur année.
Expérimentation
Une bonne budgétisation vous permet de mettre de côté suffisamment d'argent pour des projets expérimentaux, ce qui peut vous aider à développer votre innovation. Par exemple, vous pouvez réserver 5 % de votre budget informatique pour créer quelque chose de radical sans que cela n'affecte le reste de votre travail.
Pour profiter de tous ces avantages, vous devez vous entourer des bonnes personnes.
Qui participe à l'élaboration du budget informatique ?
Une bonne budgétisation informatique doit être le fruit d'une collaboration entre les services financiers et informatiques. Les principales parties prenantes sont le directeur financier (CFO), le directeur technique (CTO) ou le directeur informatique (CIO).
En général, le directeur technique/directeur informatique est chargé de planifier et de demander un budget informatique, que le directeur financier analyse et approuve. Le directeur informatique est donc responsable de :
- Créer une stratégie informatique avec des projets alignés sur les objectifs de l’entreprise
- Identifier les besoins, réaliser des prévisions de coûts et hiérarchiser les dépenses
- Collaborer avec d'autres services pour comprendre les besoins informatiques de l'organisation
- Gérer les coûts informatiques, concevoir des mesures de réduction des coûts et négocier avec les fournisseurs
- Planification agile des capacités et nivellement des ressources
- Évaluer et atténuer les risques liés aux investissements informatiques, y compris les risques liés à la sécurité/conformité et les dépassements de budget des projets.
Dans certaines parties de ce processus, d'autres services peuvent également être impliqués. Par exemple, les RH peuvent avoir leur mot à dire dans le recrutement de sous-traitants ou de consultants. Les indicateurs clés de performance (KPI) en matière d'approvisionnement peuvent inclure la négociation du meilleur prix avec les fournisseurs.
Quel est le lien entre le budget informatique et les revenus ?
La budgétisation informatique concerne les sorties de fonds, c'est-à-dire les dépenses. Les revenus informatiques correspondent aux recettes, qui permettent de suivre les sommes générées par les services ou produits informatiques. Vous devez trouver un bon équilibre entre les revenus informatiques et les budgets afin de maintenir la rentabilité.
Le budget informatique moyen en pourcentage du chiffre d'affaires est un indicateur clé de réussite dans toutes les organisations. Il peut se situer dans un intervalle allant de 2 à 8 %, selon le secteur d'activité. Par exemple, le secteur de la construction consacre environ 1,68 % de son chiffre d'affaires à l'informatique, tandis que le secteur bancaire y consacre près de 8 %.
Pour maintenir ce niveau et garantir le retour sur investissement, vous avez besoin d'un processus. Examinons-le de plus près.
Explorer le processus de budgétisation informatique : un guide détaillé étape par étape
La budgétisation est un processus qui implique la gestion de multiples éléments variables. Vous avez besoin d'un bon processus et d'un logiciel de gestion de projet informatique robuste comme ClickUp pour planifier efficacement. Dans cette section, nous abordons ces deux aspects.
1. Évaluer la situation actuelle
Avant d'envisager un état futur et de le planifier, vous devez comprendre où vous en êtes. Passez en revue votre environnement informatique actuel, notamment :
- Infrastructure informatique existante, y compris le matériel, les logiciels, les systèmes réseau et les mesures de sécurité
- Indicateurs de performance, tels que la disponibilité du système, les temps de réponse aux incidents et les niveaux de satisfaction des utilisateurs.
L'objectif est d'identifier les forces, les faiblesses et les domaines nécessitant des améliorations ou des investissements. Par exemple, si vos serveurs ont une capacité fréquemment dépassée, cela indique qu'il est nécessaire d'investir dans des serveurs supplémentaires ou plus puissants.
Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour comprendre votre situation actuelle. Personnalisez-les avec les rapports dont vous avez besoin et évaluez les lacunes.
2. Définir la stratégie et les objectifs informatiques
Comprenez les objectifs de l'entreprise pour les années à venir et déterminez comment l'informatique peut les soutenir. Sur la base de la stratégie commerciale, élaborez une stratégie marketing complémentaire.
Par exemple, si une entreprise souhaite augmenter sa part de marché en lançant une plateforme en ligne, sa stratégie informatique inclura le développement de capacités de commerce électronique. Préparez-vous donc en conséquence. L'utilisation d'un modèle informatique ou d'un modèle de feuille de route technologique peut accélérer votre transition.
Ou partez de zéro et réfléchissez à vos besoins en collaboration avec votre équipe à l'aide du Tableau blanc ClickUp. Sollicitez des commentaires et convertissez les éléments en tâches directement à partir du Tableau blanc.
3. Prévision des besoins
En fonction de votre stratégie informatique, procédez à une analyse approfondie des besoins. Prenez en compte les mises à niveau technologiques, la mise en œuvre de nouveaux systèmes, les besoins en personnel et les autres ressources informatiques nécessaires.
Par exemple, si vous cherchez à développer rapidement le développement de logiciels, vous pourriez avoir besoin d'un logiciel de documentation informatique pour intégrer la répétabilité dans votre processus.
ClickUp Forms est un excellent moyen de recueillir les exigences des responsables de projet ou fonctionnels. Créez un formulaire et envoyez-le aux responsables des produits, de la sécurité, de l'infrastructure, des données, etc. afin de connaître leurs besoins.
4. Estimez les coûts
Estimez les coûts directs et indirects associés à vos besoins. Calculez le coût total de propriété. Par exemple, votre nouveau logiciel d'analyse pourrait vous coûter X dollars par mois en abonnement.
De plus, vous devrez prévoir des dépenses pour la mise en œuvre, la personnalisation, la formation des utilisateurs, la maintenance, etc. Assurez-vous de couvrir tous les coûts associés à chaque élément de votre demande de budget.
5. Hiérarchiser les investissements
Il est peu probable que vous obteniez tout ce que vous avez prévu. Par conséquent, établissez des priorités afin de vous assurer que les budgets des programmes les plus importants soient approuvés.
Par exemple, si vous devez choisir entre la mise à niveau de votre système CRM et le renforcement des mesures de sécurité, vous pourriez donner la priorité à cette dernière si vous avez récemment identifié des menaces pour la sécurité.
Avant de demander un budget :
- Évaluez l'impact commercial de chaque élément budgétaire.
- Documentez son importance stratégique.
- Calculez le retour sur investissement attendu en termes de valeur commerciale, comme les économies, l'efficacité, la productivité, etc.
6. Élaborer le budget informatique
Une fois toutes les informations en main, créez une présentation complète de vos budgets. N'importe quel bon logiciel de budgétisation pour petites entreprises peut vous aider à faire cela.
Créez un tableau avec des lignes pour chaque catégorie de dépenses. Incluez des informations sur le projet associé, le montant que vous souhaitez achever, le budget que vous demandez, le retour sur investissement potentiel et toute autre ressource dont vous pourriez avoir besoin.
Utilisez les modèles de budget de projet de ClickUp pour vous lancer immédiatement.
7. Obtenir l'approbation
Soumettez votre projet aux responsables financiers et commerciaux afin d'obtenir leur accord. À cette étape, soyez prêt à répondre à leurs questions et à négocier avec eux. Si vous utilisez un logiciel de budgétisation de projet, cela peut également se faire facilement de manière asynchrone.
8. Mettre en œuvre et surveiller
Il est maintenant temps de dépenser les budgets qui vous ont été alloués et de mettre en œuvre votre stratégie. Pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos budgets, configurez vos projets sur un logiciel de gestion des opérations informatiques et suivez leur progression.
Le modèle comptable de ClickUp vous aide à gérer ce processus sans effort. Avec ses neuf vues différentes, ce modèle avancé facilite le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients.
9. Réviser et ajuster
Le processus de budgétisation informatique doit être itératif. Mettez en place un calendrier budgétaire et des examens réguliers des dépenses. Comparez les dépenses réelles aux budgets prévus afin de les réajuster en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise, des progrès technologiques ou des écarts. Assurez-vous que vos initiatives en matière de gouvernance informatique sont conformes à l'utilisation de votre budget.
Lorsque vous suivez le processus de budgétisation ci-dessus, voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit.
Bonnes pratiques et conseils en matière de budgétisation informatique
Auditer l'infrastructure actuelle, recueillir les besoins, estimer les coûts, concilier des demandes contradictoires et élaborer des propositions budgétaires convaincantes peut représenter une tâche considérable. Pour vous faciliter la tâche, voici quelques conseils prodigués par des leaders dans cet espace.
Aligner le budget informatique sur les objectifs de l'entreprise
La meilleure façon de faire approuver votre budget est de le maintenir en étroite adéquation avec les objectifs de l’entreprise. Si la connexion ne semble pas évidente, prenez le temps de la démontrer.
Par exemple, vous pourriez vouloir investir dans l'apprentissage automatique, alors que la stratégie de l'entreprise consiste à donner la priorité à l'expérience client (CX). En tant que responsable informatique, expliquez en quoi vos initiatives d'apprentissage automatique peuvent améliorer l'expérience client et quels objectifs commerciaux elles peuvent aider à atteindre.
Utilisez les données et les analyses
Lorsque vous effectuez votre audit, essayez de remonter quelques années en arrière. Recueillez les données afin d'identifier les tendances, les économies potentielles et de prendre des décisions éclairées.
Si vous ne disposez pas des informations nécessaires, configurez le logiciel de gestion informatique ClickUp afin de collecter des données pour l'avenir.
Avec ClickUp, vous pouvez collecter des informations sur l'efficacité de vos projets, notamment l'estimation de durée, le temps passé, la durée du cycle de vie du projet, les dépenses, les paiements, les retours, etc.
Communiquez de manière transparente
Une bonne budgétisation informatique nécessite la contribution des membres de votre équipe, des chefs de gestion de projet, des homologues commerciaux et des équipes financières. Communiquez régulièrement avec eux afin d'instaurer la transparence et la confiance.
Les tâches ClickUp comprennent des commentaires imbriqués pour discuter dans leur contexte. Utilisez la vue chat de ClickUp pour voir tous vos messages au même endroit et répondre quand vous êtes prêt.
Développez votre capacité d'adaptation
Bien que la budgétisation soit annuelle, les fonds budgétés ne sont pas dépensés en une seule fois. Soyez donc flexible avec votre budget tout au long de l'année.
- Effectuez des examens réguliers pour connaître les performances de vos dépenses.
- Organisez des sessions trimestrielles pour examiner la progression du budget et des performances de votre projet au cours du dernier trimestre et déterminer vos besoins pour le trimestre à venir.
- Discutez avec les équipes d’entreprise pour comprendre comment les programmes informatiques les aident.
- Réaffectez les budgets en fonction de ce que vous avez appris et de vos besoins.
- Tenez compte des risques informatiques. Voici comment procéder.
Gérer les risques et les facteurs d'atténuation dans la budgétisation informatique
Entre les cyberattaques, les pannes de serveur, les violations de données, le renforcement de la conformité et les erreurs humaines, l'informatique est exposée à de nombreux risques. Le budget informatique doit tenir compte de ces risques et en rendre compte.
Voici quelques risques potentiels et comment vous pouvez les atténuer.
Utilisez la planification de scénarios pour gérer les risques.
Lors de la prévision de vos besoins, envisagez différents scénarios. Par exemple, si vous avez besoin d'un nouveau CRM, vous pouvez le créer vous-même, acheter un outil SaaS ou adapter des feuilles de calcul existantes à cet effet.
Explorez chacun de ces scénarios pour connaître les coûts, les avantages et les risques. Planifiez vos budgets afin d'atténuer les risques découlant des choix que vous faites.
Si vous optez pour la méthode du tableur, vous devrez peut-être embaucher davantage de personnel ou consacrer plus de temps à la gestion manuelle. Prévoyez un budget pour le personnel supplémentaire.
Préparez-vous aux risques liés à l'externalisation
Les équipes informatiques font appel à des équipes externalisées afin de réduire les coûts liés aux salaires et aux frais généraux. Cependant, le recours à des fournisseurs ou prestataires externes peut entraîner des risques liés à la stabilité des fournisseurs, à la qualité du service et à d'éventuelles interruptions de service, ce qui peut avoir un impact sur les opérations de l'entreprise.
- Évaluez la fiabilité de votre fournisseur.
- Établissez un contrat solide, définissant clairement les livrables et les pénalités.
- Essayez de répartir vos risques en faisant appel à plusieurs fournisseurs.
- Élaborez une stratégie de gestion des coûts au cas où vous seriez confronté à un risque.
- Mettez en place des mécanismes de sauvegarde
Renforcez la gestion des risques et de la conformité
Les risques informatiques peuvent coûter cher. IBM estime que le coût moyen d'une violation de données s'élève à 4,45 millions de dollars. Lorsque British Airways a été reconnue coupable d'avoir enfreint le règlement général sur la protection des données (RGPD), l'UE a infligé une amende de 20 millions de livres sterling à la compagnie aérienne !
La seule façon de garder une longueur d'avance sur ces risques est de renforcer activement vos mesures de sécurité. Gérez les budgets des projets afin d'offrir l'assistance nécessaire à l'optimisation continue des initiatives en matière de sécurité et de gestion des risques.
Découpez vos budgets informatiques avec ClickUp
Il est courant que les équipes considèrent les budgets comme des limites à leurs dépenses. Au contraire, un budget bien planifié peut vous donner la liberté de réaliser les projets que vous souhaitez.
Utilisez ClickUp pour clarifier et rendre plus transparent le processus budgétaire. Collectez des données et gérez vos projets sur ClickUp pour gagner en efficacité et bénéficier d'un suivi détaillé. Évaluez régulièrement les performances et adaptez-vous au fur et à mesure. Réalisez des économies tout au long du processus.
Laissez les budgets informatiques vous libérer pour poursuivre vos objectifs. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui!