Une bonne stratégie d'achat ne se résume pas à des économies de coûts.
Les responsables des achats sont constamment à la recherche d'outils et d'indicateurs pour optimiser leur stratégie et mesurer les performances des fournisseurs. Êtes-vous bloqué dans une boucle similaire ? Nous vous proposons ce guide de suivi des achats Indicateurs clés de performance. Selon le rapport d'étude de marché, le marché de l'approvisionnement en tant que service (PaaS) connaîtra un essor à un taux de CAGR de 6,4% entre les années 2020 et 2027. Les activités d'approvisionnement devenant de plus en plus complexes, les données deviennent un important facteur d'efficacité.
C'est pourquoi les entreprises suivent activement les indicateurs d'achat (également connus sous le nom de KPI d'approvisionnement).
Nous avons dressé une liste des principaux KPI utilisés par les responsables des achats pour mesurer l'efficacité du service des achats. Ce guide vous permettra de briser la boucle et d'améliorer vos performances en matière d'achats.
Comprendre les indicateurs clés de performance en matière d'achats
Le processus d'approvisionnement couvre tout ce que fait votre service des achats pour obtenir et se procurer des biens et des services.
Les indicateurs clés de performance (ICP) en matière d'achats sont des indicateurs de mesure qui aident à comprendre votre processus d'achat gestion des achats l'efficacité. Ces ICP analysent la manière dont l'entreprise régule les délais, les coûts et la qualité.
Lorsqu'il s'agit de paramétrer ces ICP relatifs aux achats, vous devez tenir compte de quelques éléments tels que :
- Votre modèle d'entreprise
- La taille de votre organisation,
- L'emplacement de l'organisation
- Les exigences de conformité
- Votre budget
Votre choix d'indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement pourrait varier en fonction de votre position par rapport à ces cinq paramètres.
N'oubliez pas qu'il n'existe pas de paramètres parfaits pour les achats. Il ne s'agit pas d'une solution à taille unique, mais d'une approche personnalisée.
Pourquoi vous avez besoin d'indicateurs pour vos achats ?
Les trois principaux facteurs qui rendent les indicateurs d'approvisionnement importants sont les suivants :
- Mesure des performances: Pour améliorer les performances, il faut commencer par les mesurer. Les indicateurs de performance sont des données cruciales qui peuvent vous aider à trouver ce qui doit être corrigé dans votre processus d'approvisionnement
- Le partage objectif des données : Les indicateurs d'approvisionnement vous aident à déterminer et à partager objectivement les informations relatives à l'approvisionnement avec les parties prenantes. Suivez ces objectifs sur une période donnée et élaborez des stratégies en tenant compte des besoins de votre entreprise
- Trouver des réponses à des questions : Utilisez les indicateurs clés de performance en matière d'achats pour déterminer ce qui manque, comment vous vous situez par rapport à vos concurrents et si vos performances augmentent ou diminuent
Lire aussi: 20 Marketing KPIs you need to track_ (en anglais)
L'importance de mesurer l'efficacité des achats
La mesure de l'efficacité des achats présente de nombreux avantages pour votre entreprise :
Identifier les possibilités d'économies: En suivant des indicateurs tels que les dépenses sous gestion, le retour sur investissement des achats et le coût par facture, les équipes chargées des achats peuvent trouver des moyens de réduire les coûts et d'améliorer la rentabilité globale de l'organisation.
Gérer le risque fournisseur: Le risque fournisseur est une préoccupation réelle pour tous les responsables des achats. Les risques liés aux fournisseurs peuvent être d'ordre financier, juridique, opérationnel ou même de réputation. Des indicateurs tels que le taux de défectuosité des fournisseurs, l'exactitude des commandes et le taux de disponibilité des fournisseurs peuvent vous aider à éviter les inconvénients d'un travail avec un fournisseur médiocre.
Rationaliser les activités d'approvisionnement: L'approvisionnement peut être décentralisé dans les grandes entreprises qui comptent plusieurs business units. Dans ce cas, le suivi des indicateurs d'approvisionnement tels que la compétitivité des prix, le taux de cycle des commandes et les taux de conformité peut vous aider à vous assurer que les activités d'approvisionnement dans l'ensemble de l'organisation suivent des processus spécifiques et les meilleures pratiques.
S'aligner sur les objectifs de l'organisation: Les dirigeants doivent également suivre les indicateurs clés de performance de l'approvisionnement pour s'assurer que les efforts de l'équipe s'alignent sur l'orientation stratégique globale de l'organisation. Par exemple, si l'objectif de l'organisation est d'obtenir des produits de la plus haute qualité, les ICP des équipes chargées des achats doivent refléter l'importance accordée à la qualité, même si cela implique une réduction des coûts.
Indicateurs clés de performance essentiels en matière d'achats que chaque équipe devrait mesurer
Bien que la stratégie idéale en matière d'achats soit subjective, nous en avons présenté quelques-uns indicateurs clés de performance (KPI) essentiels dont toute équipe chargée des achats peut tirer profit.
1. Nombre de fournisseurs
Mesurez le nombre de vos fournisseurs et ceux dont vous dépendez le plus à l'aide de cet indicateur. Les entreprises ont parfois plusieurs points de vente pour différents produits ou même plusieurs fournisseurs pour un seul produit.
Le modèle d'indicateurs de performance commerciale de ClickUp est conçu pour vous aider à suivre et à mesurer les performances de votre équipe commerciale.
Si le fait d'avoir des fournisseurs limités s'avère bénéfique sous la forme de réductions et d'une meilleure gestion des devis ils risquent d'accroître la dépendance. D'un autre côté, le fait d'avoir plusieurs fournisseurs peut réduire votre dépendance mais augmenter les coûts.
L'augmentation du nombre de fournisseurs, en particulier pour les produits critiques, peut contribuer à réduire les risques et à répondre aux nouvelles demandes du marché.
2. Évaluation de la qualité des fournisseurs
Considérez cet ICP comme l'échelle d'évaluation de vos fournisseurs. L'évaluation de la qualité des fournisseurs vous aide à identifier les risques ou les problèmes et à améliorer la qualité des fournisseurs au fil du temps. Il tient compte de la rapidité de livraison, de la réactivité du fournisseur, du coût et de la qualité du service. Outre les mesures quantitatives, les organisations peuvent également utiliser des mesures qualitatives telles que des audits de fournisseurs et des évaluations de gestion.
En fixant des objectifs clairs en matière de qualité des fournisseurs et en contrôlant les données relatives aux fournisseurs, les équipes chargées des achats peuvent améliorer la qualité des fournisseurs et l'efficacité des achats au fil du temps.
3. Taux de conformité
Le taux de conformité est un indicateur essentiel de l'approvisionnement, aligné sur les performances des fournisseurs. Il vous permet de savoir si les fournisseurs respectent les exigences de conformité et s'alignent sur les besoins de l'entreprise.
Le taux de conformité est un indicateur clé de performance qu'il est essentiel de gérer, car une baisse de ce taux entraîne automatiquement une augmentation des achats indirects. La conformité contractuelle et juridique est également essentielle pour la sécurité juridique. Pour calculer cet indicateur, identifiez la proportion de factures contestées par rapport au total des factures et suivez les écarts entre le prix proposé et le prix payé.
Pour commencer, un ICP de conformité de 50 % est une cible raisonnable pour une entreprise de taille moyenne.
4. Disponibilité des fournisseurs
Même avec le forfait le plus détaillé, il y aura forcément des situations d'urgence occasionnelles où vous aurez besoin de fournitures de toute urgence. Cet ICP indique le degré de fiabilité d'un fournisseur particulier, afin que vous puissiez vous adresser à lui en toute confiance en cas d'urgence. L'ICP de la disponibilité des fournisseurs est calculé comme un rapport entre le nombre de fois où le fournisseur a livré en urgence et le nombre total de fois où un besoin urgent a été exprimé.
Une disponibilité des fournisseurs de 90 % et plus indique que le fournisseur est fiable et que la chaîne d'approvisionnement fonctionne efficacement.
5. Taux de défaillance des fournisseurs
Le taux de défectuosité des fournisseurs est une mesure qui permet d'évaluer la qualité d'un fournisseur individuel. Cet indicateur devient un facteur crucial pour le service des achats en l'évaluation de la qualité globale du produit. Calculer le taux de défectuosité des fournisseurs en divisant le nombre total de produits non conformes aux normes par le nombre total d'unités inspectées, souvent exprimé comme le taux de défectuosité par million d'unités. Cette mesure permet d'évaluer activement la qualité des produits et de tenir les fournisseurs pour responsables. Pour obtenir des informations plus approfondies, décomposez le taux de défectuosité des fournisseurs par type de défaut, ce qui vous permettra de mieux comprendre la qualité de chacun d'entre eux.
Naturellement, les taux de défauts des fournisseurs sont des indicateurs critiques dans des secteurs tels que l'aérospatiale ou l'automobile, où les défauts peuvent entraîner des pertes de vies humaines. Dépendez de ces indicateurs clés pour classer vos vendeurs et garantir la meilleure qualité dans la livraison de vos produits.
6. Cycle de commande
La commande d'achat la durée du cycle est un indicateur de performance clé que vous ne pouvez pas ignorer. Il détermine quel fournisseur est idéal lorsque vous êtes pressé.
Cet indicateur couvre le parcours d'achat, de la passation et de l'approbation de la commande à la livraison, à la facture et au paiement. Les résultats de la durée du cycle de commande varient de quelques heures à plusieurs jours.
Classez vos fournisseurs en fonction de leur cycle de commande et passez vos commandes auprès d'eux en conséquence.
Attribuez les commandes urgentes aux fournisseurs garantissant un cycle de commande plus court et les commandes confortables à ceux dont le cycle est relativement plus long. Le suivi de ces indicateurs permet à votre processus d'approvisionnement d'être robuste et précis.
7. Délai de production
Le délai de production fait référence au temps qu'il faut à un fournisseur donné pour exécuter une commande. Il se mesure en vérifiant le temps écoulé entre le moment où une commande est passée auprès de l'entreprise et le moment où le produit est livré.
Le calcul est assez simple : il suffit de soustraire le temps nécessaire à l'acceptation d'une commande du délai de livraison total, et le tour est joué ! Voilà en quelques mots le délai de livraison de votre fournisseur.
Délai fournisseur = Délai de livraison - Délai de commande (acceptation de la commande)
Réduire les délais sans compromettre la qualité peut contribuer à satisfaire les clients.
8. Achats effectués dans le respect du budget et des délais
Cet indicateur enregistre le nombre d'achats effectués dans les délais et dans le respect des budgets stipulés. Un rapport fondé sur des données relatives à cet ICP permet à l'équipe chargée des achats de savoir si les ressources de l'organisation sont utilisées de manière optimale. Il s'agit d'un ICP opérationnel qui reflète directement l'efficacité du service des achats.
Si la plupart de vos achats correspondent au coût et au délai cible, votre efficacité en matière d'achats est bonne. À l'inverse, un dépassement fréquent des délais et des coûts budgétés tirerait la sonnette d'alarme au sein des équipes chargées des achats.
Un suivi attentif de cet indicateur et une optimisation si nécessaire vous aideront à respecter le budget d'achat et la cible de temps.
9. Coût de la commande
Outre l'analyse du coût et de la qualité des fournisseurs, les responsables des achats doivent également suivre divers indicateurs liés aux coûts, tels que le coût interne de la commande. Il s'agit du coût total de l'achat d'une commande, depuis l'achat et la création jusqu'à la clôture de la facture.
Les facteurs composant le coût d'achat varient d'une entreprise à l'autre. Alors que certaines entreprises peuvent tenir compte à la fois des coûts directs et indirects, d'autres ne prendront en considération que les coûts directs.
Si vous souhaitez une formule générale pour cet ICP, il peut être calculé comme la somme des coûts d'achat, de commande et de détention.
Le compte de cet ICP permet d'améliorer l'efficacité du cycle de vie de l'approvisionnement jusqu'au paiement et de minimiser les coûts et les erreurs.
10. Dépenses sous gestion
Les dépenses sous gestion désignent le pourcentage des dépenses d'achat réglementées par la direction. Une augmentation des dépenses sous gestion d'une entreprise améliore la capacité à optimiser les coûts et à prévoir les dépenses. Cette mesure est particulièrement influente pour identifier les économies de coûts non réalisées.
Évaluez continuellement les dépenses et gardez un œil sur les contrats des fournisseurs afin d'identifier les possibilités d'amélioration. Les achats groupés et les réductions de volume finissent par améliorer les résultats de l'organisation.
11. Retour sur investissement des achats
Il s'agit d'un indicateur essentiel de l'approvisionnement qui permet de suivre la rentabilité des investissements, l'objectif ultime de toutes les entreprises. Il vous donne un aperçu de la rentabilité et du rapport coût-efficacité de la stratégie d'approvisionnement. Pour calculer le retour sur investissement des achats, il suffit de diviser les économies annuelles par les coûts annuels des achats.
N'oubliez pas que, bien qu'il s'agisse d'un facteur important à prendre en considération, le retour sur investissement des achats ne vous donnera pas à lui seul une image correcte de la situation. Pour obtenir les meilleurs résultats, combinez cet indicateur avec d'autres, tels que l'évitement des coûts d'approvisionnement, afin d'obtenir une image achevée.
Paramétrez votre cible de retour sur investissement des achats à 10x les investissements internes pour lancer une bonne stratégie d'achat.
12. Ratio d'achat d'urgence
Vous voulez savoir à quelle fréquence votre entreprise a besoin d'achats d'urgence ? Voici les indicateurs dont vous avez besoin.
Quelques demandes d'urgence sont inévitables pour toutes les entreprises. Cependant, le fait d'effectuer des demandes d'urgence de façon répétée donne une mauvaise image de vos activités. Les achats d'urgence ont un impact sur votre entreprise en gonflant vos coûts d'approvisionnement globaux.
Un faible ratio d'achats d'urgence permet aux entreprises de réaliser des économies, de rationaliser les forfaits d'approvisionnement, de garantir des services ininterrompus et de minimiser les risques liés à l'approvisionnement. Ces indicateurs reflètent les performances en matière d'approvisionnement et constituent une base pour la gestion des opérations futures. Gestion efficace élimine les inefficacités du processus d'achat et prévient les pénuries de produits. Calculez le ratio d'achats d'urgence en divisant le nombre d'achats d'urgence par le nombre total d'achats sur une période donnée.
13. Taux de rejet des fournisseurs et coût
L'indicateur des taux de rejet des fournisseurs et des coûts mesure la gestion interne de la qualité. Il reflète la fréquence et l'impact financier des rejets de produits par les fournisseurs en raison d'une mauvaise qualité ou d'autres problèmes. Une augmentation de l'un de ces deux facteurs appelle une action de la part de l'acheteur.
L'identification des écarts et la mise en œuvre de solutions de redressement permettent d'éviter les goulets d'étranglement et de maintenir une relation acheteur-fournisseur saine.
les solutions de récupération permettent d'éviter les goulets d'étranglement et de maintenir une relation saine entre l'acheteur et le fournisseur
les entreprises de l'Union européenne ont besoin d'un soutien financier et d'une aide financière pour faire face à la criseles outils de gestion des fournisseurs !
14. Réduction des coûts d'approvisionnement
Les économies tangibles continuent d'être l'un des principaux objets des équipes chargées des achats. La réduction des coûts d'approvisionnement est un indicateur efficace pour étudier l'efficacité de la fonction d'approvisionnement. Elle mesure le pourcentage d'économies réalisées sur chaque commande passée par le biais de négociations de prix.
Le total des économies réalisées tout au long de l'année grâce à la négociation des prix et aux réductions met en évidence l'efficacité de la gestion des coûts.
Un moyen efficace de mesurer la réduction des coûts consiste à comparer l'ancien et le nouveau prix pour le même produit ou service. Ce calcul vous aide à optimiser la gestion du cycle de vie des fournisseurs et à former le personnel aux mesures d'économie. Enfin, il vous aide à élaborer des stratégies de gestion des coûts.
Il est essentiel de suivre régulièrement les indicateurs clés de performance des achats pour améliorer vos processus d'approvisionnement. Nous avons mentionné les indicateurs clés de performance des achats les plus courants, mais la taille, la catégorie et la fonction de votre entreprise détermineront les indicateurs les plus pertinents pour vous.
Le suivi du fonctionnement des achats permet d'économiser des coûts, d'optimiser le fonctionnement de l'entreprise, d'identifier les goulets d'étranglement et d'élaborer des stratégies pour les surmonter. Choisissez une combinaison de ces indicateurs et associez-les à d'autres pour renforcer votre entreprise et améliorer la performance globale.
Comment suivre les indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement
En plus d'identifier les bons indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement à suivre, les organisations doivent également choisir un outil de suivi dédié logiciel de gestion des achats pour gérer efficacement les marchés publics.
L'équipe de ClickUp a tenu compte de tous vos indicateurs clés de performance en matière d'achats lors de la conception du logiciel de gestion des achats Modèle ClickUp de suivi des indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement . Il est entièrement équipé pour faciliter le suivi des indicateurs de performance clés. Ses fonctionnalités robustes telles que les Objectifs, les Tableaux blancs, les Documents, les champs personnalisables et les tableaux de bord vous permettent de suivre efficacement les KPI en un seul endroit.
Le modèle d'approvisionnement de ClickUp est conçu pour vous aider à suivre et à gérer vos processus d'approvisionnement.
Suivez et écrasez vos Objectifs d'approvisionnement avec ClickUp
Avec Objectifs ClickUp vous permet d'organiser, de suivre et de partager facilement les indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement. Pour chaque ICP, déterminez la cible dans l'objectif et spécifiez la réalisation dans le délai imparti. Personnalisez maintenant vos indicateurs pour suivre vos objets :
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/clickup-goals.gif Objectifs ClickUp /$$img/
Suivez votre progression à l'aide de cibles numériques, monétaires, vrai/faux et de tâches. Créez des objectifs de sprint, des objectifs de ventes hebdomadaires, et plus encore en ajoutant des tâches de différentes équipes dans un Objectif.
- Nombre : Définissez un intervalle de nombres et surveillez l'augmentation ou la diminution de la valeur
- Vrai/Faux : Achevé : Créez une case à cocher pour indiquer qu'une cible spécifique est achevée
- Devise : Définissez un objectif monétaire et suivez l'augmentation ou la diminution de la valeur
- Tâche : Superviser l'achèvement d'une tâche individuelle ou d'une liste entière de tâches
ClickUp vous permet également de représenter visuellement l'achèvement et la progression des tâches au moyen de barres de progression, de diagrammes et de barres.
En outre, vous pouvez utiliser Tableaux de bord ClickUp pour combiner différentes cibles en un seul aperçu. Les fonctionnalités ClickUp du tableau de bord vous permettent de :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/clickup-dashboard.gif Tableau de bord ClickUp /$$$img/
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- Glimpse à travers un aperçu : Utilisez l'affichage résumé pour obtenir une vue d'ensemble des indicateurs clés de performance de vos achats et de leur progression
- Améliorez l'alignement des objectifs de l'entreprise : Explorez la vue OKR du département pour aligner vos indicateurs clés de performance en matière d'achats sur les objectifs généraux
- Suivre la progression : Utilisez la vue en cours pour identifier la progression de l'équipe et réduire les domaines d'amélioration
- Échéancier : Affichez la vue Échéancier pour visualiser l'échéancier et les jalons potentiels des indicateurs clés de performance en matière d'achats
Ces affichages offrent une analyse des résultats en un coup d'œil pour vous aider à identifier et à combler les lacunes. La vue Modèle de passation de marchés ClickUp classe les ICP en cinq catégories : Completed, Off track, On track, Not started, et At risk pour suivre la progression.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/template-customisation.png ajouter une nouvelle personnalisation du modèle /$$$img/
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De plus, la fonctionnalité de rapports de ClickUp vous fournit des informations précieuses pour prendre des décisions basées sur des données.
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