Les indicateurs clés de performance en matière d'achats : Un guide pour le suivi des indicateurs clés de performance en matière d'achats

Une stratégie d'approvisionnement solide ne se limite pas à la simple réduction des coûts.

Les responsables des achats sont constamment à la recherche d'outils et d'indicateurs pour optimiser leur stratégie et mesurer les performances des fournisseurs. Vous vous trouvez dans une situation similaire ? Ce guide sur le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) en matière d'achats est fait pour vous .

Selon le rapport d'étude de marché, le marché du PaaS (Procurement as a Service) connaîtra une croissance annuelle moyenne de 6,4 % entre 2020 et 2027. Les activités d'approvisionnement devenant de plus en plus complexes, les données deviennent un facteur d'efficacité important.

C'est pourquoi les entreprises effectuent activement le suivi des indicateurs d'achat (également appelés indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement).

Nous avons établi une liste des principaux indicateurs clés de performance utilisés par les responsables des achats pour mesurer l'efficacité du service achats. Brisez le cercle vicieux et améliorez vos performances en matière d'achats grâce à ce guide.

Comprendre les indicateurs clés de performance (KPI) en matière d'approvisionnement

Le processus d'approvisionnement couvre tout ce que votre service d'approvisionnement fait pour obtenir et se procurer des biens et des services.

Les indicateurs clés de performance (KPI) en matière d'approvisionnement sont des indicateurs qui permettent de comprendre l'efficacité de votre gestion des achats. Ces KPI analysent la manière dont l'entreprise régule le temps, les coûts et la qualité.

Pour définir ces paramètres clés de performance en matière d'approvisionnement, vous devez tenir compte de plusieurs éléments, tels que :

Votre choix d'indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement peut varier en fonction de votre position par rapport à ces cinq paramètres.

N'oubliez pas qu'il n'existe pas d'indicateurs parfaits en matière d'approvisionnement. Il n'y a pas de solution universelle, mais plutôt une approche personnalisée.

Pourquoi avez-vous besoin d'indicateurs de performance en matière d'approvisionnement ?

Les trois principaux facteurs qui rendent les indicateurs d'achat importants sont les suivants :

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L'importance de mesurer l'efficacité des achats

Mesurer l'efficacité des achats présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

Identifier les possibilités d'économies : en effectuant le suivi d'indicateurs tels que les dépenses gérées, le retour sur investissement des achats et le coût par facture, les équipes achats peuvent trouver des moyens de réduire les coûts et d'améliorer la rentabilité globale de l'organisation.

Gérer les risques liés aux fournisseurs : les risques liés aux fournisseurs constituent une préoccupation réelle pour tous les responsables des achats. Ces risques peuvent être financiers, juridiques, opérationnels ou même réputationnels. Des indicateurs tels que le taux de défauts des fournisseurs, la précision des bons de commande et le taux de disponibilité des fournisseurs peuvent vous aider à éviter les inconvénients liés à la collaboration avec un fournisseur de qualité médiocre.

Rationaliser les activités d'approvisionnement : l'approvisionnement peut être décentralisé dans les grandes organisations comportant plusieurs unités commerciales. Dans ce cas, le suivi des indicateurs d'approvisionnement tels que la compétitivité des prix, le taux de cycle des bons de commande et les taux de conformité peut vous aider à garantir que les activités d'approvisionnement au sein de l'organisation respectent des processus et des bonnes pratiques spécifiques.

Alignement sur les objectifs organisationnels : les dirigeants doivent également suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés aux achats afin de s'assurer que les efforts de l'équipe sont en phase avec l'orientation stratégique globale de l'organisation. Par exemple, si l'objectif de l'organisation est d'offrir des produits de la plus haute qualité, les indicateurs clés de performance (KPI) des équipes chargées des achats doivent refléter l'importance accordée à la qualité, même si cela implique une réduction des économies réalisées.

Indicateurs clés de performance (KPI) en matière d'approvisionnement que chaque équipe devrait mesurer

Bien que la stratégie d'approvisionnement idéale soit subjective, nous avons défini certains indicateurs clés de performance essentiels dont toute équipe d'approvisionnement peut tirer parti.

1. Nombre de fournisseurs

Mesurez le nombre de fournisseurs dont vous disposez et ceux dont vous avez le plus de dépendance à l'aide de cet indicateur. Les entreprises ont parfois plusieurs points de vente pour différents produits, voire plusieurs fournisseurs pour un même produit.

Si le fait d'avoir un nombre limité de fournisseurs s'avère avantageux en termes de réductions et de meilleure gestion des devis, cela peut également accroître la dépendance. À l'inverse, le fait d'avoir plusieurs fournisseurs peut réduire votre dépendance, mais augmenter les coûts.

L'augmentation du nombre de fournisseurs, en particulier pour les produits essentiels, peut contribuer à réduire les risques et à répondre aux nouvelles demandes du marché.

2. Évaluation de la qualité des fournisseurs

Considérez cet indicateur comme votre échelle d'évaluation des fournisseurs. L'évaluation de la qualité des fournisseurs vous aide à identifier les risques ou les problèmes et à améliorer la qualité des fournisseurs au fil du temps. Elle examine la rapidité de livraison, la réactivité des fournisseurs, les coûts et la qualité du service. Outre les mesures quantitatives, les organisations peuvent également utiliser des mesures qualitatives telles que les audits des fournisseurs et les évaluations de la direction.

La définition d'objectifs clairs en matière de qualité des fournisseurs et le suivi des données les concernant peuvent aider les équipes d'approvisionnement à améliorer la qualité des fournisseurs et l'efficacité des achats au fil du temps.

3. Taux de conformité

Le taux de conformité est un indicateur essentiel en matière d'approvisionnement, qui est étroitement lié à la performance des fournisseurs. Il vous aide à savoir si les fournisseurs respectent les exigences de conformité et répondent aux besoins de l'entreprise.

L'indicateur de conformité est essentiel à gérer, car une baisse dans ce domaine entraîne automatiquement une augmentation des achats indirects. La conformité contractuelle et juridique est également cruciale pour la sécurité juridique. Pour calculer cet indicateur, identifiez la proportion de factures litigieuses par rapport au nombre total de factures et suivez les écarts entre le prix proposé et le prix payé.

Pour commencer, un indicateur clé de performance de conformité de 50 % est une cible raisonnable pour une entreprise de taille moyenne.

4. Disponibilité des fournisseurs

Même avec la planification la plus détaillée, il y a forcément des urgences occasionnelles où vous avez besoin de fournitures de toute urgence. Cet indicateur clé de performance indique le degré de fiabilité d'un fournisseur particulier, afin que vous puissiez vous tourner vers lui en toute confiance en cas d'urgence. L'indicateur clé de performance relatif à la disponibilité des fournisseurs est calculé comme le rapport entre le nombre de livraisons urgentes effectuées par le fournisseur et le nombre total de demandes urgentes.

Un taux de disponibilité des fournisseurs supérieur ou égal à 90 % indique que ceux-ci sont fiables et que la chaîne d'approvisionnement fonctionne efficacement.

5. Taux de défauts des fournisseurs

Le taux de défauts des fournisseurs est un indicateur permettant d'évaluer la qualité d'un fournisseur individuel. Cet indicateur devient un facteur crucial pour le service des achats dans l'évaluation de la qualité globale du produit.

Calculez le taux de défauts des fournisseurs en divisant le nombre total de produits non conformes par le nombre total d'unités inspectées, souvent exprimé en taux de défauts par million d'unités. Cette mesure évalue activement la qualité des produits et responsabilise les fournisseurs. Pour obtenir des informations plus détaillées, ventilez le taux de défauts des fournisseurs par type de défaut, ce qui vous permettra de mieux comprendre la qualité de chaque fournisseur.

Naturellement, les taux de défauts des fournisseurs sont des indicateurs essentiels dans des secteurs tels que l'aérospatiale ou l'automobile, où les défauts peuvent entraîner des pertes humaines. Appuyez-vous sur cet indicateur clé pour classer vos fournisseurs et garantir la meilleure qualité possible dans la livraison de vos produits.

6. Cycle des bons de commande

La durée du cycle de traitement des bons de commande est un indicateur de performance clé que vous ne pouvez tout simplement pas ignorer. Elle détermine quel fournisseur est le plus adapté lorsque vous êtes pressé.

Cet indicateur couvre le processus d'achat, depuis la passation et l'approbation de la commande jusqu'à la livraison, la facturation et le paiement. La durée du cycle de commande varie de quelques heures à plusieurs jours.

Classez vos fournisseurs en fonction de leur cycle de commande et passez vos commandes en conséquence.

Attribuez les commandes urgentes aux fournisseurs, garantissant ainsi un cycle de commande plus court, et les commandes moins urgentes à ceux dont le cycle est relativement plus long. Le suivi de cet indicateur permet de garantir la fiabilité et la précision de votre processus d'approvisionnement.

7. Délai de production

Le délai de production correspond au temps nécessaire à un fournisseur donné pour honorer une commande. Il se mesure en calculant le temps écoulé entre le moment où la commande est passée auprès de l'entreprise et celui où le produit est livré.

Le calcul est très simple : il suffit de soustraire le temps nécessaire pour accepter un bon de commande du délai de livraison total, et le tour est joué ! Vous obtenez ainsi le délai de production de votre fournisseur.

Délai de production = délai de livraison – délai de commande (acceptation du bon de commande)

Réduire les délais de production sans compromettre la qualité peut contribuer à satisfaire les clients.

8. Achats effectués dans les limites du budget et des délais impartis

Cet indicateur enregistre le nombre d'achats effectués dans les délais et dans les limites du budget prévu. Un rapport basé sur les données relatives à cet indicateur fournit à l'équipe chargée des achats des informations sur l'utilisation optimale des ressources de l'organisation. Il s'agit d'un indicateur de performance opérationnel qui reflète directement l'efficacité du service des achats.

Si la plupart de vos achats correspondent aux coûts et aux délais ciblés, votre efficacité en matière d'achats est optimale. À l'inverse, le dépassement fréquent des délais et des coûts budgétés devrait alerter les équipes chargées des achats.

En effectuant un suivi attentif de ces indicateurs et en les optimisant si nécessaire, vous serez en mesure de respecter votre budget d'achat et vos délais.

9. Coût de la commande

Outre l'analyse des coûts et de la qualité des fournisseurs, les responsables des achats doivent également suivre divers indicateurs liés aux coûts, tels que le coût interne du bon de commande. Il s'agit du coût total d'achat d'une commande, depuis l'achat et la création jusqu'à la clôture de la facture.

Les facteurs qui composent le coût d'achat varient d'une entreprise à l'autre. Certaines entreprises peuvent compter les coûts directs et indirects, tandis que d'autres peuvent ne compter que les coûts directs.

Si vous souhaitez une formule générale pour cet indicateur, il peut être calculé comme la somme des coûts d'achat, de commande et de stockage.

La prise en compte de cet indicateur clé de performance permet d'améliorer l'efficacité du cycle de vie « de l'approvisionnement au paiement » et garantit une réduction maximale des coûts et des erreurs.

10. Dépenses sous gestion

Les dépenses sous contrôle désignent le pourcentage des dépenses d'approvisionnement réglementées par la direction. Une augmentation des dépenses sous contrôle d'une entreprise améliore sa capacité à optimiser ses coûts et à réaliser des prévisions. Cet indicateur est particulièrement influent pour exploiter les économies de coûts non réalisées.

Évaluez en permanence les dépenses et surveillez les contrats avec les fournisseurs afin d'identifier les possibilités d'amélioration. Les achats groupés et les réductions sur volume contribuent à terme à améliorer les résultats financiers de l'organisation.

11. Retour sur investissement des achats

Indicateur essentiel en matière d'approvisionnement, il permet le suivi de la rentabilité des investissements, objectif ultime de toutes les entreprises. Il vous donne un aperçu de la rentabilité et de la rentabilité de la stratégie d'approvisionnement. Calculez le retour sur investissement de l'approvisionnement en divisant les économies annuelles par les coûts d'approvisionnement annuels.

N'oubliez pas que, bien qu'il s'agisse d'un facteur important à prendre en compte, le retour sur investissement des achats ne vous donnera pas à lui seul une image fidèle de la situation. Pour obtenir les meilleurs résultats, combinez cet indicateur avec d'autres, tels que la réduction des coûts d'achat, afin d'avoir une vue d'ensemble.

Fixez votre cible de retour sur investissement en matière d'achats à 10 fois les investissements internes afin de mettre en place une bonne stratégie d'approvisionnement.

12. Taux d'achats d'urgence

Vous souhaitez suivre la fréquence à laquelle votre entreprise doit effectuer des achats d'urgence ? Voici l'indicateur qu'il vous faut.

Toutes les entreprises sont inévitablement confrontées à quelques demandes urgentes. Cependant, multiplier les demandes urgentes nuit à l'image de votre entreprise. Les achats urgents ont un impact sur votre activité en augmentant vos coûts d'approvisionnement globaux.

Un faible taux d'achats d'urgence aide les entreprises à réduire leurs coûts, à rationaliser leurs plans d'approvisionnement, à garantir la continuité des services et à minimiser les risques d'approvisionnement. Cet indicateur reflète les performances en matière d'approvisionnement et sert de base à la gestion des opérations futures.

Une gestion efficace élimine les inefficacités du processus d'approvisionnement et prévient les pénuries de produits. Calculez le ratio d'achats d'urgence en divisant le nombre d'achats d'urgence par le nombre total d'achats sur une période donnée.

13. Taux de rejet des fournisseurs et coûts

Le taux de rejet des fournisseurs et les indicateurs de coûts permettent d'évaluer la gestion interne de la qualité. Ils reflètent la fréquence et l'impact financier du rejet des produits des fournisseurs en raison d'une qualité insuffisante ou d'autres problèmes. Une augmentation de l'un ou l'autre de ces deux facteurs nécessite une intervention de la part de l'acheteur.

Identifier les écarts et mettre en œuvre des solutions de redressement permet d'éviter les goulots d'étranglement et de maintenir une relation acheteur-fournisseur saine.

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14. Réduction des coûts d'approvisionnement

La réalisation d'économies tangibles reste l'un des principaux objectifs des équipes achats. La réduction des coûts d'approvisionnement est un indicateur efficace pour étudier l'efficacité de la fonction achats. Elle mesure le pourcentage d'économies réalisées sur chaque commande grâce à la négociation des prix.

Les économies totales réalisées tout au long de l'année grâce à la négociation des prix et aux réductions soulignent l'efficacité de la gestion des coûts.

Un moyen efficace de mesurer la réduction des coûts consiste à comparer les anciens et les nouveaux prix d'un même produit ou service. Ce calcul vous aide à optimiser la gestion du cycle de vie des fournisseurs et à former le personnel aux mesures de réduction des coûts. À terme, il vous aide à élaborer des stratégies de gestion des coûts.

Il est essentiel de suivre régulièrement les indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement afin d'améliorer vos processus d'approvisionnement. Bien que nous ayons mentionné les indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement les plus couramment utilisés, la taille, la catégorie et le fonctionnement de votre entreprise détermineront les indicateurs les plus pertinents pour vous.

Le suivi du fonctionnement des achats permet de réduire les coûts, d'optimiser le fonctionnement de l'entreprise, d'identifier les goulots d'étranglement et d'élaborer des stratégies pour les surmonter. Choisissez une combinaison de ces indicateurs et associez-les à d'autres pour renforcer votre entreprise et améliorer ses performances globales.

Comment suivre les indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement

Outre l'identification des indicateurs clés de performance à suivre pour le suivi des achats, les organisations doivent également choisir un logiciel dédié à la gestion des achats afin de gérer efficacement leurs achats.

Notre équipe chez ClickUp a pris en compte tous vos indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement lors de la conception du modèle de suivi des indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement ClickUp. Il est entièrement équipé pour faciliter le suivi des indicateurs clés de performance. Ses fonctionnalités robustes telles que les objectifs, les Tableaux blancs, les documents, les champs personnalisables et les tableaux de bord vous permettent de suivre efficacement les indicateurs clés de performance en un seul endroit.

Suivez et atteignez vos objectifs d'approvisionnement avec ClickUp

Avec ClickUp Objectifs, vous pouvez facilement organiser, suivre et partager les indicateurs clés de performance (KPI) en matière d'approvisionnement. Pour chaque KPI, déterminez la cible à atteindre et précisez le délai dans lequel elle doit être atteinte. Personnalisez maintenant vos indicateurs pour suivre vos objectifs :

Avec ClickUp, vous pouvez également représenter visuellement l'achèvement et l'avancement des tâches à l'aide de barres de progression, de graphiques et de diagrammes.

De plus, utilisez les tableaux de bord ClickUp pour regrouper différentes cibles dans un aperçu unique. Les fonctionnalités ClickUp du tableau de bord vous permettent de :

Ces vues offrent une analyse des résultats en un coup d'œil pour vous aider à identifier et à combler les lacunes. Le modèle d'approvisionnement ClickUp classe les indicateurs clés de performance en cinq catégories : Achevé, En retard, En bonne voie, Non commencé et À risque afin de suivre la progression.

De plus, la fonctionnalité de rapports de ClickUp vous fournit des informations précieuses pour prendre des décisions fondées sur des données.

Gérez et analysez vos indicateurs d'approvisionnement avec ClickUp pour atteindre une efficacité maximale. Le calcul des données, leur analyse et l'utilisation des résultats pour améliorer la gestion des achats deviennent un jeu d'enfant avec ClickUp.

Optez dès maintenant pour ClickUp afin de faciliter la mesure des indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement !