Si vous souhaitez développer votre entreprise, tous les services doivent contribuer aux mêmes objectifs finaux. Dans le cas de votre service informatique, la mise en place de documents de gouvernance appropriés peut vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux. 🤩
Le service informatique est l'un des services les plus coûteux d'une entreprise, car il finance les centres de données, les logiciels, les appareils et d'autres services. Selon Gartner, les dépenses informatiques mondiales devraient atteindre 4,6 billions de dollars en 2023, soit une augmentation de 5,5 % par rapport à 2022. Cela dit, il est essentiel pour les bénéfices d'une entreprise de disposer d'un service informatique bien huilé.
Pour vous assurer que toutes les activités informatiques soutiennent vos objectifs commerciaux globaux, vous avez besoin d'un cadre de gouvernance informatique. Ci-dessous, nous expliquons ce qu'est un cadre de gouvernance informatique, les avantages d'un programme de gouvernance informatique et le rôle qu'il joue dans la gouvernance d'entreprise.
Qu'est-ce que la gouvernance informatique ?
La gouvernance informatique est un élément essentiel de toute entreprise, car elle garantit l'alignement de votre stratégie informatique sur vos objectifs commerciaux. À l'instar d'autres domaines de la gouvernance d'entreprise, elle aide la direction à prendre des décisions rapides et à gérer efficacement l'entreprise.
La gouvernance informatique permet à votre service informatique de comprendre l'impact de ses décisions sur la vision de l'entreprise. De plus, elle aide votre entreprise à rester conforme aux réglementations commerciales, permet aux responsables du service informatique de rester sur la même longueur d'onde et garantit que toutes les décisions informatiques contribuent à accroître la valeur de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un cadre de gouvernance informatique ?
Un cadre de gouvernance informatique est un plan directeur qui aide les professionnels de l'informatique à prendre des décisions. En termes simples, il définit comment chaque décision ou investissement technologique va augmenter la valeur de l'entreprise, réduire les risques et s'aligner sur vos initiatives commerciales. 🔍
En termes simples, un cadre de gouvernance informatique empêche vos collègues de « réinventer la roue » au sein de votre service informatique. À l'instar de nombreux documents commerciaux courants (procédures opératoires normalisées, manuels de formation et règlements d'entreprise), il rationalise le travail répétitif et les processus décisionnels.
Un cadre de gouvernance informatique fournit une structure formelle permettant aux responsables de service de créer des processus, d'évaluer les performances et de planifier la reprise après sinistre. À terme, la création de ce cadre permettra de réduire le nombre de réunions, d'e-mails et les inefficacités au sein des services.
Gouvernance informatique vs gouvernance d'entreprise
La gouvernance informatique est un type de gouvernance d'entreprise.
La gouvernance d'entreprise est un ensemble de règles, de processus et de directives visant à rationaliser le fonctionnement d'une entreprise. Il s'agit d'une feuille de route qui permet de définir les rôles des parties prenantes et des employés, de rationaliser la planification stratégique et de garantir la conformité légale de tous les services.
La gouvernance d'entreprise est utilisée par toutes les équipes de votre entreprise. Par conséquent, un service informatique s'appuiera sur les directives déjà établies dans le cadre de la gouvernance d'entreprise pour établir son cadre de gouvernance informatique.
Rôles et responsabilités de la gouvernance informatique
La mise en place d'un cadre de gouvernance informatique est essentielle à la réussite des projets informatiques et de l'organisation dans son ensemble. Une partie de ce cadre consiste à définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de votre service.
Il existe généralement quatre niveaux de rôles dans la gouvernance informatique, notamment :
- Stratégique : le plus haut niveau de gouvernance informatique aligne la stratégie du département sur la stratégie globale de l'entreprise. Ce niveau englobe généralement les membres du conseil d'administration et le directeur informatique.
- Cadres supérieurs : le deuxième niveau hiérarchique fixe le budget et alloue les ressources informatiques à chaque projet. Ce niveau comprend généralement les cadres supérieurs (y compris les vice-présidents et les chefs de service) qui rendent compte directement au directeur informatique.
- Gouvernance des programmes : ce niveau gère la gestion des risques, les investissements informatiques, la gestion de projet et la sécurité informatique pour des projets informatiques spécifiques. Ce niveau est généralement assuré par les responsables et les chefs de projet.
- Opérations : le niveau le plus bas de la gouvernance informatique optimise les opérations quotidiennes de l'ensemble du service. Ce niveau est composé de collègues plus juniors au sein du service.
L'importance d'un processus de gouvernance informatique dans les entreprises modernes
L'objectif principal de la gouvernance informatique est de garantir que tous les investissements informatiques génèrent de la valeur pour l'entreprise.
Une gouvernance informatique inefficace peut donc avoir des effets négatifs durables sur les entreprises modernes. Ne pas mettre en place les règles, les processus et les objectifs stratégiques appropriés peut affaiblir la communication entre les services ou peser sur le budget de l'entreprise.
En outre, de mauvaises pratiques de gouvernance informatique peuvent entraîner les conséquences suivantes :
- Mauvaise gestion des données sensibles : si des données sensibles tombent entre de mauvaises mains, cela pourrait entraîner une usurpation d'identité ou une fraude pour vos employés ou vos clients. Non seulement cela constituerait un cauchemar technologique pour votre personnel, mais cela pourrait également avoir des conséquences juridiques.
- Violations de données et cyberattaques : aux États-Unis, les violations de données ont atteint un niveau record. Selon un rapport d'Apple, les neuf premiers mois de 2023 ont vu une augmentation stupéfiante de 20 % des violations de données par rapport à l'ensemble de l'année 2022. Alors que les entreprises continuent de collecter des données personnelles auprès de leurs clients et de leurs employés, le risque que ces données soient exploitées par des cybercriminels augmente.
- Mauvaise allocation du budget et des ressources informatiques : En matière de technologie, nous vivons à une époque exponentielle, où les dernières technologies deviennent obsolètes à un rythme de plus en plus rapide. La gouvernance informatique garantit que les entreprises consacrent le temps, l'argent et les ressources nécessaires à la recherche des meilleurs outils de l'entreprise.
- Mauvaise compréhension des risques informatiques : Les violations de données, les cyberattaques et les pannes de systèmes informatiques surviennent parce que les employés ne savent pas à quoi ils sont confrontés. La gestion des risques est un élément essentiel de la gouvernance informatique, car elle permet de réaliser des prévisions concernant les menaces potentielles pour l'entreprise.
- Ne pas tenir compte de la gestion du changement : La gouvernance d'entreprise existe pour que les entreprises puissent fonctionner sans heurts, quelle que soit la personne qui en est responsable à un moment donné. Malheureusement, de nombreuses entreprises s'appuient fortement sur des dirigeants de longue date et négligent de documenter les règles, les processus et les flux de travail. La mise en œuvre d'une gouvernance informatique efficace implique de planifier les changements majeurs en matière de personnel, tels que l'embauche d'un nouveau directeur informatique.
Avantages de la mise en œuvre d'une gouvernance informatique
Un cadre de gouvernance informatique adapté contribue à renforcer l'alignement stratégique de votre entreprise, à respecter le budget alloué à vos initiatives informatiques et à atténuer ou prévenir les failles de sécurité. Si les avancées en matière de gouvernance informatique sont infinies, voici quelques avantages que vous devez connaître :
- Il aligne vos initiatives informatiques sur les objectifs de l'entreprise : cela garantit que tous les projets informatiques contribuent aux objectifs de l'entreprise et assure une utilisation appropriée des fonds pour le département.
- Il supprime les redondances au sein de l'organisation : L'un des principaux avantages de la gouvernance d'entreprise, et pas seulement de la gouvernance informatique, est qu'elle élimine les tâches répétitives. Cela permet de supprimer les réunions du calendrier, de raccourcir les échéanciers des projets et d'éviter l'achat de solutions en double.
- Elle favorise la transparence et la communication : la mise en œuvre de processus de gouvernance informatique garantit une définition claire des rôles et des responsabilités. Cela contribue à rationaliser la communication au sein du service, car les collègues juniors savent exactement à quel responsable s'adresser pour poser des questions ou faire part de leurs préoccupations concernant un projet donné.
- Les cyberattaques s'intensifient rapidement : face à la menace croissante des cyberattaques, les équipes informatiques doivent se préparer à l'éventualité (et non à la possibilité) d'une attaque. Informer l'ensemble de l'équipe des protocoles détaillés à faire en cas de faille de sécurité peut contribuer à atténuer l'impact sur l'organisation.
- Il garantit la conformité réglementaire : Il existe de nombreuses lois et réglementations relatives au traitement sécurisé des données. Un cadre de gouvernance informatique adapté garantit que toutes les opérations informatiques de l'entreprise restent conformes à la loi fédérale américaine de 2002 sur la gestion de la sécurité de l'information (FISM), à la loi de 2003 sur les transactions de crédit équitables et précises (FACTA), à la loi Gramm Leach Bliley (GLBA) et à d'autres réglementations.
- Cela améliore le service client : tout le monde sait à quel point il peut être frustrant d'attendre en ligne pour joindre un service informatique. La création d'un cadre de gouvernance informatique garantit que les lignes d'assistance technique sont correctement dotées en personnel, que votre équipe a reçu une formation adéquate sur la manière de résoudre les problèmes et que les membres de l'équipe savent comment escalader les demandes particulièrement difficiles. De plus, la mise en œuvre d'automatisations des flux de travail pour les questions ou demandes fréquentes peut contribuer à réduire les temps d'attente ou aider les clients à résoudre eux-mêmes leurs problèmes.
- Cela stimule la productivité des employés : les protocoles de gouvernance informatique appropriés permettent aux employés d'être plus performants au travail. Votre cadre doit inclure des processus adéquats de formation et d'intégration des employés afin que les professionnels de l'informatique se familiarisent rapidement avec les rôles, les flux de travail et les directives du service.
- Réduisez les coûts technologiques : les frais généraux liés à votre service informatique sont probablement considérables, tant en termes de personnel que d'infrastructure. Si les professionnels de l'informatique sont souvent bien rémunérés, une formation adéquate, une bonne intégration et des processus internes efficaces peuvent vous éviter de recruter trop de personnel. De plus, en veillant à investir dans les systèmes et les logiciels appropriés, vous pouvez réduire vos coûts d'infrastructure informatique.
- Il prend le contrôle des réseaux sociaux et des autres canaux de communication : Une grande partie de la communication d'entreprise se fait en dehors du pare-feu de l'entreprise, en particulier sur les réseaux sociaux et les plateformes de messagerie instantanée. La mise en place de fonctions informatiques appropriées garantit la sécurité des informations et des données, quel que soit leur emplacement.
- Il sensibilise l'ensemble de l'entreprise à l'utilisation de l'informatique : Contrairement à la croyance populaire, un cadre de gouvernance informatique n'est pas uniquement conçu pour votre service informatique. Au contraire, les protocoles de gouvernance informatique appropriés sensibilisent tous les services à la manière de préserver la sécurité des données et de prévenir les menaces de cybersécurité.
Comment mettre en œuvre un plan de gouvernance informatique
Vous souhaitez créer un cadre de gouvernance informatique, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape qui vous aidera à aligner vos initiatives informatiques sur les objectifs de votre entreprise.
1. Fixez des objectifs à court et à long terme
Réunissez votre conseil d'administration et votre équipe de direction afin d'élaborer un plan stratégique pour l'année à venir. Une fois les objectifs à l'échelle de l'entreprise définis, rencontrez votre directeur informatique et la haute direction afin d'établir les objectifs annuels, trimestriels et mensuels de votre équipe informatique.
2. Consultez les données historiques
La meilleure façon de planifier l'avenir est d'examiner le passé.
Passez en revue les failles de sécurité et les cybermenaces des années précédentes, examinez les projets qui ont dépassé le budget ou n'ont pas été achevés dans les délais, passez en revue les plaintes courantes des clients et rencontrez les responsables pour identifier les employés dont les performances sont insuffisantes. L'amélioration des domaines qui se sont avérés problématiques dans le passé pourrait contribuer à renforcer la gestion des ressources, l'atténuation des risques et les processus décisionnels à l'avenir.
3. Trouvez un point de départ
Il existe de nombreuses méthodologies à partir desquelles vous pouvez élaborer votre cadre de gouvernance informatique.
Note : certaines certifications peuvent être nécessaires pour comprendre ces modèles. Vous devrez peut-être faire appel à un consultant pour déterminer le modèle le mieux adapté à votre organisation.
Voici quelques méthodologies courantes :
- COBIT : Le cadre COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) a été développé par l'ISACA (Information Systems Audit and Control Association). Comptant parmi les cadres informatiques d'entreprise les plus populaires, il fournit un nombre de modèles visant à accroître la valeur des systèmes d'information.
- ITIL : L'Information Technology Infrastructure Library (ITIL) est constituée d'une liste de pratiques pour la gestion des services informatiques afin d'aider à aligner les projets informatiques sur vos besoins de l'entreprise.
- CMMI : Le modèle d'intégration de la maturité des capacités vise à améliorer les performances de l'entreprise en réduisant les risques liés aux logiciels, en améliorant le service client et en améliorant votre produit dans son ensemble.
- COSO : Le Committee of Sponsoring Organizations est un cadre de mesure de la performance conçu pour garantir que votre entreprise fonctionne de manière éthique, transparente et conforme aux normes industrielles et internationales.
4. Tirez parti des outils pour automatiser les tâches répétitives
Pour améliorer le cycle de vie de chaque initiative informatique, vous devez réaliser l’automatisation du travail redondant.
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5. Réalisez un test pilote pour votre structure de gouvernance
Un cadre de gouvernance informatique est censé être un document évolutif. En d'autres termes, n'utilisez pas la méthode « configurez-le et oubliez-le » pour votre cadre.
Organisez plutôt des réunions trimestrielles avec l'équipe de direction afin de vérifier dans quelle mesure votre nouveau cadre de gouvernance informatique répond à vos objectifs finaux. À partir de là, vous pourrez effectuer des modifications en cours sur votre document.
Mettez en place votre cadre de gouvernance informatique avec ClickUp
Un cadre de gouvernance informatique adapté garantit l'alignement des objectifs du service sur ceux de l'entreprise, définit clairement les rôles et les responsabilités et réduit le travail répétitif.
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