Les documents d'accueil indispensables pour assurer une intégration harmonieuse des nouveaux employés

Le processus d'intégration peut être déterminant pour la réussite d'un nouvel employé dans son rôle.

Dans son 2023 recherche le cabinet de conseil Korn Ferry a mené un sondage auprès des employés qui ont quitté leur emploi dans les six à douze mois. Comme raisons de leur décision, les personnes interrogées ont mentionné des facteurs tels que le sentiment de déconnexion avec la culture de l'entreprise et une mauvaise expérience d'intégration.

La documentation relative à l'intégration peut vous aider à faire preuve de rigueur et de transparence avec vos nouveaux employés dès le premier jour. Outre les formulaires fiscaux et les contrats de travail obligatoires, il existe de nombreux autres documents d'intégration utiles. S'ils sont préparés et organisés méticuleusement, ils peuvent aider les employés à naviguer dans leur nouvel environnement de travail sans effort. 🧭

Dans cet article, nous aborderons les différents types de documents que vous devriez inclure dans votre processus d'intégration, des formulaires juridiques et fiscaux aux diagrammes organisationnels, en passant par les manuels de processus et les accords de non-divulgation. Nous présenterons également une plateforme complète de productivité et de gestion de projet qui fait de la création et de l'organisation des documents d'onboarding une promenade de santé.

Importance des documents d'intégration des employés

Similaire à l'accueil du client l'onboarding des employés est le processus d'assimilation d'un nouvel employé au sein d'une organisation. Il aide l'employé à se préparer au travail et l'initie à la culture de l'entreprise.

Un accueil en douceur processus d'intégration de l'employé peut favoriser la motivation, la productivité et la satisfaction au travail. En outre, les entreprises qui ont des processus d'intégration bien conçus ont généralement des taux de rotation plus faibles.

La documentation joue un rôle crucial dans le processus d'intégration. Elle est généralement préparée par un ressources humaines (RH) un spécialiste, un manager ou le propriétaire de l'entreprise.

En plus d'être une obligation légale, les documents d'intégration peuvent rendre l'intégration plus efficace. Ils aident l'employé à se familiariser avec l'entreprise et son rôle d'une manière rapide et accessible, en l'assistant pendant et après l'intégration. 📃

Documents d'intégration juridique et fiscale

Les formulaires juridiques devraient être les premiers sur votre liste de documents d'onboarding pour les nouveaux embauchés. Achevez-les dans les quelques jours qui suivent la date de début de l'activité de l'employé pour éviter les problèmes juridiques et les amendes.

Formulaire fiscal W-4

L'employé doit achever un formulaire fédéral d'impôt sur le revenu appelé W-4$a. À faire, il précise son statut en matière de retenue d'impôt, ce qui influe sur les cotisations telles que la sécurité sociale et Medicare.

Le formulaire W-4 informe l'Internal Revenue Service (IRS) du montant à déduire du salaire de l'employé. Il vous permet également de savoir comment répartir le montant imposé. 💵

Examinez le formulaire W-4 le plus récent avant chaque paie pour vous assurer qu'il correspond aux choix de l'employé. Vous devez également conserver tous les documents fiscaux des employés pendant au moins quatre ans après que la dernière somme d'impôt est due ou payée (selon la date la plus tardive).

formulaire fiscal W-4 de l'État ###

La plupart des États prélèvent un impôt sur le revenu. Les neuf suivants exigent également de vos nouveaux employés qu'ils remplissent un certificat de retenue à la source de l'État:

1. Alaska
2. Floride
3. Nevada
4. New Hampshire
5. Dakota du Sud
6. Tennessee
7. Texas
8. Washington
9. Wyoming

Formulaire I-9 et documents relatifs à l'admissibilité au travail

Le formulaire I-9 confirme l'admissibilité du nouvel employé à travailler aux États-Unis, qui dépend de sa citoyenneté, de sa résidence, de son visa et de son statut d'immigration.

L'employé doit achever le formulaire et vous le renvoyer dans les trois jours suivant sa date de début.

En outre, il doit vous fournir les documents d'admissibilité au travail, tels que :

• L'acte de naissance
• Le passeport
• Carte de résident

Examinez le formulaire et les documents pour vérifier qu'ils répondent à toutes les exigences. Vous n'êtes pas obligé de les présenter, mais vous devez les conserver au cas où un agent d'immigration vous les demanderait.

Documents d'accueil spécifiques à l'entreprise

Les documents abonnés permettent aux nouveaux employés de se familiariser avec les politiques, la culture, les personnes, les évènements et la marque de l'entreprise.

Manuel de l'employé

Un manuel de l'employé sert d'encyclopédie des informations essentielles de l'entreprise. Soyez rigoureux et utilisez un langage clair lors de sa rédaction, mais ne submergez pas les employés d'informations.

Les éléments les plus courants du manuel de l'employé sont les suivants :

1. Déclaration de mission: Un bon manuel de l'employé donne à ce dernier un aperçu de l'entreprise, de ses objectifs et de ses valeurs
2. Informations sur l'emploi: Comprendles horaires de travailles politiques en matière de congés et d'heures supplémentaires, les politiques en matière de licenciement et de démission, ainsi que d'autres détails techniques
3. Politiques de sécurité: Discute des pratiques de sécurité et des procédures d'urgence de l'entreprise
4. **Politique de gestion des risques : un manuel de l'employé explique comment l'entreprise gère les accidents du travail, les catastrophes environnementales et autres incidents
5. Code de conduite sur le lieu de travail: Fournit des lignes directrices sur le comportement à adopter sur le lieu de travail, telles que le code vestimentaire ou les politiques de lutte contre la discrimination et le harcèlement
6. Informations sur la gestion des performances: Décrit les critères utilisés par l'entreprise pour évaluer les performances, la gestion des ressources humaines et la gestion de l'environnement de travaill'évaluation des performances l'échéancier et les résultats potentiels, c'est-à-dire les promotions et les mesures disciplinaires

Une fois que l'employé a lu le manuel, il doit signer le formulaire d'accord. ✍️

Diagramme organisationnel

Un diagramme organisationnel introduit l'employé dans la structure de l'entreprise. Le diagramme doit présenter les noms des employés, leurs fonctions et les personnes dont ils dépendent. Il peut faciliter la communication interne et transversale. Si le nouvel employé a une question, il saura à qui l'adresser en consultant le diagramme. 👥

Lignes directrices de la marque

Chaque entreprise a une façon unique et cohérente de se représenter. 🖼️

Les document sur les lignes directrices de la marque indique au nouvel employé l'application appropriée des logos, les polices et les couleurs acceptées, ainsi que le ton de rédaction qu'il doit utiliser pour les documents de marketing ou la communication externe.

Calendrier de l'entreprise

Des réunions et échéances cruciales aux jours fériés en passant par les évènements de renforcement de l'esprit d'équipe le calendrier de l'entreprise informe le nouvel employé des activités quotidiennes. Il lui permet de faire des forfaits et de synchroniser son emploi du temps personnel avec celui de l'entreprise. 🗓️

Documents d'intégration spécifiques à l'emploi

Utilisez les documents d'accueil énumérés ci-dessous pour aider l'employé à se préparer à son nouveau rôle.

Lettre d'offre d'emploi et contrat de travail

Lors de la entretien d'embauche vous pouvez proposer la position au candidat, mais vous devez y donner suite par écrit.

La lettre d'offre d'emploi contient des informations sur le rôle du nouvel employé, telles que le titre du poste, la date de début, les attentes, la rémunération et les avantages. L'employé doit la lire attentivement et la signer pour en accepter officiellement les termes. Contrats de travail sont généralement plus détaillés. Ils peuvent contenir des informations sur l'horaire de travail, les tâches, les politiques, la confidentialité et les conditions de licenciement. Ils sont similaires aux manuels de l'employé, mais sont plus concis et plus spécifiques au rôle de l'employé.

Manuels de processus

Un autre élément essentiel de votre checklist d'intégration des salariés est le suivant la documentation du processus .

Selon la nature du rôle, les manuels de processus peuvent ressembler à des lignes directrices générales ou détaillées procédures opératoires normalisées (SOP) . Ces dernières sont des instructions étape par étape sur la manière d'exécuter des processus répétitifs et de résoudre des problèmes.

L'importance de ces documents destinés aux employés ne peut être sous-estimée. Grâce à une documentation appropriée des processus, les nouveaux employés comme les anciens disposent d'une base de connaissances à laquelle ils peuvent se référer en cas de problème. Elle peut réduire le nombre d'appels et de réunions, ce qui permet de mieux cibler le travail et de le rendre plus efficace.

Pour les nouveaux employés, envisagez de rédiger des forfaits de formation . Ces documents doivent expliquer ce à quoi l'employé peut s'attendre au cours des premiers mois dans son nouveau rôle. Ils doivent également définir la manière dont les tâches peuvent évoluer au fur et à mesure que l'employé acquiert de l'expérience, ainsi que les critères d'évolution vers des rôles plus élevés. Bien que le nouveau est en formation , lui offrir l'assistance d'un pair ou d'un mentor. 👐

Documents relatifs à la paie et aux avantages sociaux

Préparez ces documents pour permettre une rémunération sans faille et favoriser la transparence des avantages.

Formulaire de dépôt direct

Si vous comptez payer l'employé en déposant les fonds directement sur son compte bancaire, il doit remplir un formulaire de dépôt direct. Ce formulaire vous permet de recueillir les informations nécessaires au traitement des paiements, telles que les coordonnées du compte bancaire de l'employé et ses préférences. 🏦

Veillez à collecter ces données bien avant la première paie afin qu'elle puisse être traitée à temps.

Récapitulatif des avantages

Bien que vous deviez être au clair sur les avantages offerts par l'entreprise dès le départ, il est préférable de créer un document qui servira de point de référence commun. Dans ce document, incluez des informations telles que :

• Temps libre: Détaillez les conditions du temps librela politique de votre entreprise en matière de congés payés. Indiquez à l'employé les jours fériés dont il dispose, le nombre de jours de congés payés dont il dispose et les modalités de demande de congé
• Loi sur le congé familial et médical (FMLA): Si la FMLA s'applique à votre entreprise, vos employés peuvent demander un congé pour des raisons médicales ou familiales. La documentation d'accueil doit les informer de leur éligibilité et des conditions du congé. Vous devez également conserver une trace de toutes les demandes au cas où le ministère du travail vous les réclamerait
• **Assurance maladie : si votre entreprise propose une assurance maladie, vous devez fournir au nouvel employé des documents expliquant les conditions de cette assurance
• 401(k) et autres plans de retraite: Le 401(k) est un plan d'épargne retraite qui offre des avantages fiscaux spécifiques à l'employé et à l'employeur, ce qui explique qu'il soit couramment choisi. Quel que soit le forfait de retraite que vous proposez, vous devez le décrire dans la documentation d'accueil
• Autres avantages: Certaines entreprises offrent des avantages supplémentaires, tels qu'un budget pour l'équipement technique ou un fonds de développement professionnel. Si cela s'applique à vous, expliquez l'avantage en détail et indiquez les montants exacts dans la documentation d'accueil

Formulaires et accords divers

En fonction de la politique de votre entreprise, vous pouvez inclure ces documents supplémentaires dans le processus d'intégration.

Formulaire de contact en cas d'urgence

Le formulaire de contact d'urgence est indispensable à la stratégie de gestion des risques de toute entreprise. Il indique à qui s'adresser en cas d'incident. Le formulaire est particulièrement important si le travail de l'employé implique des activités potentiellement dangereuses.

Demandez au nouvel employé de nommer au moins deux personnes dans le formulaire et d'indiquer leurs numéros de téléphone et leurs adresses e-mail.

Accord de non-divulgation (NDA)

Si votre entreprise traite des informations confidentielles, vous devez préparer un accord de non-divulgation (NDA) que vous soyez l'accueil des clients ou des employés.

En signant ce document, l'employé s'engage à protéger les données sensibles avec lesquelles il travaille. En cas de violation de la NDA, l'entreprise peut engager des poursuites judiciaires. 🔏

Contrat de non-concurrence

Un accord de non-concurrence signé empêche l'employé de participer à des activités susceptibles d'entraver l'avantage concurrentiel de l'entreprise pendant une certaine période après la fin de son emploi. Ces activités peuvent inclure le travail pour un concurrent ou la création d'une entreprise concurrente.

L'accord ou la clause de non-concurrence est crucial(e) lorsque l'entreprise a développé des connaissances, des relations ou des technologies exclusives. Il garantit que l'employé ne peut pas utiliser son expérience au sein de l'entreprise au profit d'un concurrent.

Politique de dépistage des drogues et de vérification des antécédents

Si le poste exige un dépistage de drogues ou une vérification des antécédents criminels, incluez une description détaillée des exigences dans votre documentation d'accueil. Une fois que l'employé a remis les dossiers ou les résultats des tests, gardez-les à portée de main en cas d'examens de conformité ultérieurs. Assurez-vous que l'accès à ces données sensibles est limité.

Document de consentement de l'employé

Un document de consentement de l'employé peut avoir de nombreuses applications. Il permet de s'assurer que l'employé comprend et accepte une action spécifique, telle que :

• La collecte et l'utilisation d'informations personnelles
• La participation à un programme de formation ou de développement
• Vérification des antécédents et dépistage des drogues
• Le contrôle des communications
• Modifications du contrat de travail

Création et organisation des documents d'accueil

Si votre documentation doit être complète, elle ne doit pas pour autant submerger le nouveau salarié. C'est pourquoi il est essentiel de créer un forfait pour introduire progressivement les documents d'accueil tout en respectant la réglementation.

Par exemple, la section deux du formulaire I-9 doit être achevée avant la fin du troisième jour d'emploi, et doit donc être l'une de vos priorités. En revanche, le calendrier de l'entreprise n'est ni une obligation légale ni un élément crucial du processus d'intégration de l'employé ; vous pouvez donc vous y atteler plusieurs semaines après le jour d'entrée en fonction.

Lors de la préparation, de la distribution et de l'organisation de la documentation, un outil de productivité adéquat peut s'avérer salvateur. Il peut s'agir de n'importe quoi, d'un système de gestion des ressources humaines (SGRH) et logiciel d'accueil à un logiciel tout-en-un logiciel de gestion de projet comme ClickUp . 🛠️

ClickUp est une plateforme puissante pour traiter les questions et la documentation relatives aux ressources humaines. Découvrez quelques-unes des façons dont vous pouvez tirer parti de cette plateforme Suite RH ci-dessous.

Rédiger efficacement des documents attrayants

Utilisez l'outil polyvalent de modification en cours et de mise en forme de ClickUp pour créer vos documents Documents ClickUp vous permet de créer des manuels, des wikis et d'autres documents attrayants à des fins d'intégration. Il fonctionne comme un éditeur de texte standard mais dispose de nombreuses options de mise en forme. Vous pouvez ajouter les éléments suivants pour rendre votre texte plus attrayant :

• Signets
• Tableurs
• Bannières avec code couleur
• Boutons
• Tableur de contenu

Une fois votre texte prêt, envoyez-le à d'autres personnes pour qu'elles le révisent. Créez un lien partageable, en affinant les permissions pour différents niveaux d'accès. Vous et vos coéquipiers pouvez modifier le document en collaboration et en temps réel.

Gérez toute la documentation et le travail au sein de l'environnement de travail de votre entreprise

L'onboarding implique une tonne de paperasse. Vous pouvez la rendre plus facile à gérer grâce à Hiérarchie des projets de ClickUp , créer une base de données structurée et évolutive.

Ajoutez un environnement de travail d'entreprise, divisez-le en Espaces dédiés aux différents départements ou équipes, et ajustez les permissions pour chacun d'entre eux.

Transformez des documents en Tâches, assignez-les et planifiez-les, et fournissez toutes les informations pertinentes dans la description

Transformez des documents en tâches et sous-tâches. Organisez-les en Listes et Dossiers pour différents projets, titres de poste, régions géographiques et autres facteurs pertinents. Vous pouvez attribuer et planifier des tâches, ainsi qu'ajouter des descriptions, des statuts, des étiquettes de priorité, des checklists et des commentaires.

Avec une base de connaissances aussi complète mais organisée, vos nouveaux employés peuvent accéder rapidement à n'importe quelle information. Ils n'auront plus aucun doute sur ce qu'ils ont à faire, quand et comment le faire.

Planifier et suivre l'ensemble du processus d'embauche

Avec Les capacités de gestion des tâches de ClickUp clickUp vous permet de planifier et d'auditer la plupart des processus RH. ClickUp peut être votre base de données de candidats et d'employés, vous permettant de récupérer n'importe quelle information ou document en quelques clics. 🖱️

Lors de l'embauche, ajoutez les candidats à votre Espace. Introduire Champs personnalisés pour afficher rapidement le statut de leur candidature, leur intervalle de rémunération, leur CV, documents juridiques et d'autres éléments.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-1.gif Exemple des différents affichages de ClickUp /$$img/

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