Imaginez une équipe de football qui entre sur le champ sans avoir de vision. Entre les mauvaises passes et les mauvais positionnements, elle ne cesse de commettre des erreurs jusqu'à finir par perdre.
Vous voyez le problème ici ? Manque de préparation (ou peut-être que ce n'est tout simplement pas leur jour).
Dans tous les cas, un évènement de planification PI ou Program Increment n'est pas différent. Ces évènements s'apparentent à des réunions d'équipe, au cours desquelles les membres se réunissent pour discuter des retards, évaluer l'état de préparation de l'organisation et planifier les actions futures. La planification PI permet à plusieurs services d'une organisation de se coordonner et de partager la même vision de la réussite, tout comme des joueurs de football bien préparés savent précisément quand attaquer ou défendre.
Pour toute équipe de développement de produits, réussir sa session de planification PI, c'est déjà avoir remporté la moitié de la bataille. Ne pas y parvenir entraîne des problèmes de communication, un manque de travail d'équipe et une incompréhension des besoins des utilisateurs ou des clients.
Dans ce guide, nous avons simplifié le processus de planification PI pour vous. Nous allons voir comment vous pouvez mapper des objectifs, relever des défis et utiliser les bonnes pratiques du secteur pour exceller à chaque réunion !
Qu'est-ce qu'un évènement de planification PI et quelles équipes en ont besoin ?
Faisant partie du SAFe (Scaled Agile Framework), la planification PI, ou Project Increment, est un évènement standard organisé à intervalles fixes, généralement toutes les 8 à 12 semaines.
Cela aide les équipes travaillant dans le cadre agile à collaborer avec les parties prenantes et à convenir ou voter sur le respect de certains principes pour obtenir les résultats escomptés. Une fois l'accord conclu, chaque membre de l'équipe Agile Release Train (ART) peut s'assurer qu'un produit ou un service amélioré est lancé dans les délais.
La vision, les objectifs et les résultats obtenus au cours d'une session sont temporaires et susceptibles d'être modifiés lors de la prochaine réunion de planification de l'incrément du programme.
Toutes les équipes agiles ont-elles besoin d'une planification PI ?
Dans un contexte professionnel, il est bon de noter que la planification PI fonctionne mieux pour les grandes organisations et les équipes hybrides où la coordination de groupes plus importants peut s'avérer difficile. Si les réunions de sprint et les rétrospectives régulières conviennent aux petites équipes, les sessions approfondies avec de nombreux participants auront tout intérêt à suivre un processus de planification PI établi.
L'idée ici est d'aider les employés et les parties prenantes à rester sur la même longueur d'onde. Comment ? Eh bien, les membres présents à cet évènement élaborent collectivement une feuille de route. Il s'agit d'un document sur lequel les équipes s'accordent, qui jette les bases de processus futurs sans conflit.
Certaines équipes peuvent prévoir une cérémonie de planification PI afin de réfléchir aux processus décisionnels actuels, d'identifier les inefficacités et de mettre en lumière les commentaires. Ces évènements favorisent également les discussions sur les défis existants et potentiels pour l'avancement global d'un projet.
Qui sont les participants à la planification PI ?
Techniquement, un évènement de planification PI nécessite la participation de toutes les parties prenantes et équipes d'un Agile Release Train. Le tableau suivant vous donnera une idée approximative des rôles des principaux participants :
| Membre | Responsabilité |
| Responsable produit | Assurez-vous que les exigences des parties prenantes sont bien comprises par l'équipe de développement. |
| Ingénieur de train de lancement | Communique avec les dirigeants et les parties prenantes afin de promouvoir l'amélioration continue et de minimiser les risques liés au programme. |
| Scrum master | Est responsable de la création des supports nécessaires à une session de planification PI. |
| Développeurs | Examine les commentaires et apporte des modifications pour ajouter, supprimer ou modifier les fonctionnalités d'un produit. |
Certaines équipes créent un comité de programme dédié, composé de conseillers et d'architectes de solutions qui aident à définir les objectifs PI et à déterminer les dépendances fonctionnelles.
Bonus : Vous avez besoin d'un modèle rapide pour gérer vos réunions agiles ? Lancez-vous facilement avec le modèle de planification PI ClickUp! Il offre une vue d'ensemble complète de tous les retards, risques liés au programme et charges de travail, ce qui en fait l'outil idéal dont les équipes ont besoin pour organiser, suivre et fixer des objectifs de manière cohérente pour chaque cérémonie de planification PI.
Étape de pré-planification PI : comment préparer un évènement de réussite
La planification PI n'est peut-être pas la session la plus simple pour les entreprises qui découvrent encore ce concept. Même les équipes agiles assez expérimentées ont besoin de temps pour préparer et organiser tous les documents nécessaires à la réunion d'incrémentation du programme.
Une bonne stratégie consiste à établir une checklist de tous les éléments à prendre en compte lorsque vous commencez à préparer votre planification PI. Voici cinq conseils qui peuvent vous aider :
- Liste des parties prenantes : ne négligez jamais les personnes qui soutiennent la vision à long terme de votre marque. Veillez à conserver une liste de toutes les parties prenantes que vous devez informer avant la réunion. Pour vous aider, essayez ces modèles de cartographie des parties prenantes.
- Matériel et backlogs : Cela dépend de l'étape de votre projet. N'ajoutez que des contenus importants, tels que les feuilles de route pour l'avenir et les listes de backlogs issues de la précédente session d'évènement de planification PI.
- Emplacement : pour les réunions de planification PI en personne, prévoyez de les organiser dans un espace spacieux où les participants peuvent se déplacer librement. Ainsi, ils ne seront pas obligés de rester assis sur leur chaise pendant toute la durée de la réunion.
- Logiciel : La meilleure façon de préparer une session de planification PI réussie est d'utiliser un logiciel de gestion de réunion ou de gestion de projet (comme ClickUp ). Ces produits sont conçus pour aider les équipes de développement à planifier et à gérer efficacement leur produit.
- Ordre du jour standard : Personne n'aime se rendre à une réunion sans savoir à quoi s'attendre. Faites appel à des intervenants capables de présenter l'agenda de la planification PI avec éloquence tout en favorisant la cohésion de l'équipe.
Défis courants à surveiller lors des évènements de planification PI
Outre la checklist ci-dessus, les équipes agiles doivent également s'attaquer aux problèmes courants qui surviennent avant d'organiser une session de planification PI, en particulier si elles comptent des membres travaillant à distance.
Explorons les trois principaux défis de la planification PI :
Manque d'engagement
La durée moyenne d'attention d'un être humain n'est que de 8,25 secondes, vous devez donc essayer de maintenir l'intérêt de tous les participants tout au long de la session.
Si vous continuez à lire de longs paragraphes tirés d'un script, cela ne vous sera d'aucune utilité, mais une discussion en face à face vous sera bénéfique. Essayez également d'intégrer davantage d'outils de collaboration en temps réel dans vos sessions. Vous pouvez utiliser des tableaux blancs numériques qui permettent à tous les participants à la réunion de réfléchir ensemble, d'apporter leurs idées et de se sentir écoutés.
Organiser trop de sessions de planification PI à la suite peut épuiser les employés. Avant votre prochaine session de planification PI, déterminez donc la fréquence optimale des réunions afin de tirer le meilleur parti du temps de chacun.
Problèmes liés aux fuseaux horaires
Pour les lieux de travail internationaux et les équipes dispersées, organiser une réunion avec tous les membres de l'équipe à une heure précise peut s'avérer un véritable cauchemar. Outre les fuseaux horaires différents, organiser ces évènements sans un outil de planification adéquat peut aggraver encore la situation.
Vous pouvez essayer de diviser chaque session de planification PI en sessions plus courtes et de les étaler sur plusieurs jours afin que tout le monde puisse y assister dans son intégralité. Envisagez d'investir dans un bon logiciel de planification et de mettre en œuvre des stratégies de communication efficaces afin de planifier ces sessions bien à l'avance.
Communication inadéquate
Un problème courant auquel vous pouvez souvent être confronté est que votre propriétaire ou gestionnaire de produit n'énonce pas clairement les problèmes actuels, les demandes ou les résultats attendus, tout en demandant des fonctionnalités plus directes. 🤷
Par exemple, si une équipe de programmeurs gère environ 20 lignes de code par mois, elle doit s'assurer que le travail est utile à la vision à long terme de l'entreprise.
Une approche intelligente consiste ici à donner la priorité aux clients dans ce scénario. Examinez un produit du point de vue de l'utilisateur au cours de ce processus et mentionnez les points qui lui apportent une valeur ajoutée et peuvent inciter les clients à l'acheter plutôt que les offres concurrentes.
6 étapes pour organiser des sessions de planification PI de réussite à chaque fois
Découvrons maintenant les étapes à suivre pour mener des sessions de planification PI et des sessions de travail en équipe significatives. Nous vous présenterons certaines des fonctionnalités de ClickUp's Agile Suite afin de vous aider à mieux comprendre comment mettre en œuvre chaque étape. 🌻
Étape 1 : Définissez les objectifs et buts de la planification PI
Comme mentionné ci-dessus, il est essentiel de définir dès le départ des objectifs PI clairs et ambitieux. Ajoutez tous les objectifs importants que votre équipe doit aborder lors de la réunion. Sans objectifs définis, votre session n'aura aucun contexte pour créer une feuille de route.
C'est là que ClickUp Objectifs entre en jeu ! Il vous permet de commencer à créer des objectifs de planification PI ou de sprint futur et de les classer dans des dossiers. Vous pouvez visualiser la progression de chaque objectif au fur et à mesure que la réunion avance.
Associez vos objectifs à vos tâches pour un meilleur contrôle. Ainsi, ClickUp reflétera automatiquement la progression des objectifs à mesure que vous acheverez les tâches liées. N'hésitez pas à définir différents types d'objectifs, tels que des indicateurs numériques, conditionnels et en pourcentage.
Facilitez vos préparatifs avant la planification PI en ajoutant des descriptions à chaque objectif et en informant votre équipe des éléments qu'elle doit créer.
Vous pensez toujours que cela représente trop de travail ? Essayez d'utiliser le modèle d'objectifs SMART de ClickUp pour vous lancer immédiatement dans la définition d'objectifs !
Étape 2 : Visualisez comment votre équipe génère des idées
Une fois vos objectifs clairement définis, l'étape suivante consiste à réfléchir avec votre équipe agile. Les équipes utilisent des tableaux blancs pour y afficher des post-it avec leurs idées dans un cadre physique. Mais vous pouvez aussi faire beaucoup de choses sur un tableau numérique !
Grâce aux tableaux blancs virtuels ClickUp, les équipes peuvent laisser libre cours à leur créativité dans un espace infini. Chaque participant dispose d'un curseur et d'une barre d'outils pour lancer des idées, proposer des plans d'action et mettre en évidence les fonctionnalités ayant une priorité élevée. 🦋
Si les flux de travail que vous proposez pour la prochaine itération sont trop complexes, utilisez les cartes mentales de ClickUp et créez une carte de processus étape par étape en établissant des connexions entre plusieurs nœuds.
Pour visualiser davantage les flux de travail individuels, utilisez la vue Tableau Kanban de ClickUp afin de suivre la progression des tâches à travers les différentes phases. Si vous êtes confronté à de multiples risques et dépendances, élaborez une solution à l'aide de la vue Gantt de ClickUp et identifiez les dépendances entre les équipes afin d'achever le prochain cycle d'incrémentation.
Étape 3 : Fixez des jalons réalistes
Ne vous contentez pas de rester assis et de donner à votre équipe des instructions banales telles que « Commencez » et « Terminez ». Assurez-vous que votre préparation à la planification PI comporte des jalons réalistes que les gens peuvent achever. Pour ce faire, vous pouvez utiliser ClickUp Milestones, qui vous permet de mettre en évidence toute réalisation importante.
Les jalons contribuent à motiver votre équipe en lui montrant la valeur de son travail. Ils aident les responsables des équipes agiles à allouer les ressources aux différentes tâches et à établir des estimations précises pour la révision finale du plan. Cela vous permet également d'examiner et de repérer immédiatement tout changement plutôt que de le découvrir au dernier moment.
Étape 4 : Définissez les rôles de chaque membre et élaborez des plans d'urgence.
Assurez-vous toujours que les équipes de développement sont conscientes de leur rôle dans la préparation de la prochaine session de planification PI. Cela ne sera pas d'une grande aide si les choses tournent mal et que les gens se demandent ce qu'ils sont censés faire chaque jour. Il en va de même pour les évènements imprévus où votre équipe est dispersée en raison de l'absence de plan d'urgence.
Une fois que vous avez créé une liste de tâches lors de votre évènement de planification PI, attribuez des libellés et informez chacun de ses responsabilités. Vous pouvez même essayer de hiérarchiser les tâches afin de traiter plus rapidement les mises à jour des fonctionnalités les plus importantes.
Utilisez les priorités de tâches dans ClickUp et définissez vos tâches à l'aide de l'une des quatre étiquettes codées par couleur : Urgent, Élevé, Normal et Faible. Vous pouvez planifier et définir ces libellés à l'avance afin d'améliorer la visibilité sur le délai d'exécution de chaque tâche par l'équipe.
La définition des rôles au sein de l'équipe est tout aussi importante pour assurer un bon flux d'informations et une prise de décision efficace une fois que le travail d'incrémentation a commencé. ClickUp propose plusieurs modèles de rôles et de responsabilités pour vous aider dans cette tâche. Vous pouvez essayer le modèle de matrice RACI de ClickUp pour définir les rôles en fonction de ces quatre éléments : Responsable, Accoutable, Consulté et Individuel.
Étape 5 : Établissez des canaux de communication clairs et ouverts
En dehors des réunions, il est difficile pour les équipes d'avoir des discussions en face à face, ce qui les empêche de progresser sur certains problèmes.
Disposer de canaux de communication clairs aide les équipes agiles à résoudre plus rapidement les goulots d'étranglement ensemble. Au lieu de chercher seuls la solution à un problème, les membres peuvent poster ce qui leur pose problème et recevoir une aide appropriée, même après l'évènement de planification PI.
C'est exactement pour cela que la vue Chat de ClickUp a été conçue : faciliter les discussions ouvertes. Cette vue permet d'envoyer des liens, des images et d'autres ressources aux membres de l'équipe afin de favoriser un travail asynchrone bien coordonné.
Grâce à la possibilité de créer des salons de discussion pour n'importe quel projet ou équipe, vous contrôlez entièrement qui peut accéder à chaque discussion. Cette fonctionnalité vous permet de mentionner n'importe qui, d'utiliser l'édition de texte enrichi et d'attribuer des actions à mener. Exactement ce dont vous avez besoin lorsque vous avez une vidéo tutorielle en tête !
Étape 6 : Réfléchir et affiner
Une fois l'évènement de planification PI terminé, n'oubliez pas de réfléchir à ce qui s'est bien passé, aux défis que vous avez rencontrés et aux domaines à améliorer. À la fin de chaque session de planification PI, réalisez un rapide sondage auprès des participants, en particulier les parties prenantes, et recueillez leur avis sur la valeur générale et l'agilité des sessions récentes. Pour accélérer le processus, utilisez ClickUp Forms pour envoyer des formulaires personnalisés aux participants concernés.
Après avoir recueilli les commentaires, vous pouvez vous lancer dans ClickUp Sprints pour automatiser votre flux de travail et suivre les futurs objectifs de planification PI. Il s'agit d'une solution évolutive qui peut vous aider au suivi des changements mis en œuvre tout au long des cycles d'incrémentation.
Bonnes pratiques en matière de planification PI
Toutes les équipes agiles doivent tirer le meilleur parti d'une session à durée limitée telle que la planification PI afin de s'assurer que tout le monde partage la même vision.
Pour résumer ce dont nous avons discuté, voici quelques-unes des meilleures bonnes pratiques de planification PI qui vous aideront à tirer le meilleur parti de chaque session :
- Restez dans une ambiance conviviale : personne n'a envie de participer à une réunion où une seule personne parle pendant des heures. Veillez à ce que tous les participants se sentent impliqués en les faisant intervenir à intervalles réguliers.
- Clarifiez les objectifs : avant la réunion, clarifiez chaque objectif PI afin d'aider les participants à comprendre ce qu'ils doivent accomplir lors de l'évènement.
- Enregistrez chaque session : vous pouvez bien sûr organiser des réunions en direct pour les membres de l'équipe à distance, mais qu'en est-il de ceux qui n'ont pas pu y assister ? Utilisez ClickUp Clips pour enregistrer des vidéos de haute qualité pendant les réunions, sans limite de temps.
- Chronométrez l'évènement : il est bon de garder un œil sur le temps pendant chaque session de planification PI afin de s'assurer que tous les points critiques sont discutés de manière raisonnable. Intégrez ClickUp Suivi du temps pour commencer à suivre vos sessions et ajoutez des notes à chaque entrée pour plus de contexte.
- Utilisez des modèles : les modèles de gestion de projet, de backlog et de planification de sprint vous fournissent une structure pour consigner les points récurrents qui sont soulevés lors des réunions.
Importance de créer des objectifs de planification PI centrés sur le client
Vos objectifs de planification PI ne donneront pas les résultats escomptés s'ils ne sont pas axés sur la résolution des problèmes des clients. Voici un bref aperçu de la manière de créer des objectifs PI bénéfiques pour l'entreprise :
- Créer une vision : La première étape consiste à évaluer votre entreprise et à comprendre sa vision. Cela vous permettra d'aligner tous les objectifs sur les objectifs à long terme de l'entreprise.
- Examinez les commentaires des clients : identifiez les difficultés rencontrées par les clients ou les améliorations qu'ils souhaitent. Communiquez avec votre équipe agile pour déterminer les fonctionnalités à ajouter afin de résoudre ces problèmes.
- Rédigez les objectifs de votre programme : Il peut être difficile de rédiger vos objectifs d'incrément en raison du nombre d'éléments que vous souhaitez couvrir. Vous souhaitez aller plus vite ? Utilisez ClickUp AI pour rédiger vos objectifs PI et passer au niveau supérieur en matière de brainstorming ! Avec plus de 100 cas d'utilisation prédéfinis, vous pouvez imaginer des objectifs PI cohérents en quelques minutes.
- Passez en revue vos objectifs PI : La dernière étape consiste à passer en revue tous les objectifs PI avec plusieurs équipes et à mettre en évidence ceux qui ont une priorité élevée.
Planifiez des sessions de planification PI prometteuses avec ClickUp
Quelle que soit la difficulté à organiser une réunion d'incrément de programme, vous ne pouvez nier son importance. Éliminez cette difficulté grâce aux fonctionnalités étendues de ClickUp.
Grâce à ClickUp, les entreprises peuvent décomposer la préparation complexe de la planification PI en plusieurs étapes, utiliser des modèles et suivre chaque session sous un même toit. Faites le premier pas dès aujourd'hui et inscrivez-vous gratuitement à ClickUp. 💗