Comment mener à bien une session de planification de l'IP : Étapes, défis et meilleures pratiques

Imaginez une équipe de football qui entre sur le champ pour jouer sans vision. Des mauvaises passes aux mauvais positionnements, ils continuent à commettre des erreurs jusqu'à ce qu'ils finissent par perdre.

Vous voyez le problème ? Le manque de préparation (ou peut-être que ce n'est tout simplement pas leur jour).

Quoi qu'il en soit, un PI ou Planification de l'incrément de programme l'évènement de planification incrémentale n'est pas différent. Ces évènements ressemblent à des réunions d'équipe, où les membres se réunissent pour discuter des arriérés, évaluer l'état de préparation de l'organisation et forfaiter les actions à venir. Forfait PI permet à plusieurs départements d'une organisation de se coordonner et de partager la même vision de la réussite, tout comme les joueurs de football bien préparés savent précisément quand attaquer ou défendre.

Pour toute équipe de développement de produits, la réussite de la session de planification de l'IP représente la moitié de la bataille gagnée. À défaut de le faire, les conséquences sont les suivantes des problèmes de communication un manque de travail d'équipe et une absence de compréhension réelle des besoins des utilisateurs ou des clients.

Dans ce guide, nous avons simplifié le processus de planification de l'IP pour vous - nous verrons comment vous pouvez planifier les objets, relever les défis et utiliser les bonnes pratiques de l'industrie pour exceller lors de chaque réunion !

Qu'est-ce qu'un évènement de planification de l'IP, et quelles équipes en ont besoin ?

A partie de la SAFe (Scaled Agile Framework), le PI ou Project Increment planning est un évènement standard de l'équipe qui se tient à intervalles fixes, typiquement 8-12 semaines.

Il aide les équipes du cadre agile à collaborer avec les parties prenantes et à se mettre d'accord ou à voter sur le respect de certains principes pour les résultats attendus. Une fois l'accord obtenu, chaque membre de l'équipe du Teams (Agile Release Train) peut s'assurer qu'un produit ou un service amélioré est publié à temps.

La vision, les objectifs et les résultats atteints au cours d'une session sont temporaires et susceptibles d'être modifiés lors de la prochaine réunion de planification de l'incrément de programme

À faire : toutes les équipes agiles ont-elles besoin d'une planification de l'IP ?

Dans un contexte Business, il est bon de noter que la planification PI fonctionne mieux pour les organisations à grande échelle et.. les équipes hybrides où la coordination de groupes plus importants peut s'avérer difficile. Alors que les équipes réunions de sprint et rétrospectives régulières conviennent aux petites équipes, les sessions étendues avec de nombreux participants ont tout intérêt à suivre un processus de planification de l'IP bien établi.

L'idée ici est d'aider les employés et les parties prenantes à rester sur la même page. Comment cela se passe-t-il ? Eh bien, les membres présents à cet évènement établissent une feuille de route collectivement. C'est un point sur lequel les équipes se mettent d'accord, ce qui jette les bases de processus futurs exempts de conflits.

Certaines équipes peuvent prévoir une cérémonie de planification de l'IP pour réfléchir à la situation actuelle processus de prise de décision ces événements permettent d'identifier les inefficacités et de mettre en lumière tout retour d'information. Ces évènements assistent également les discussions sur les défis existants et potentiels pour la progression globale d'un projet.

Qui sont les participants à la planification de l'IP ?

Techniquement, un évènement de planification PI requiert la présence de toutes les parties prenantes et équipes d'un train de mise en production Agile. Le tableau suivant vous donnera une idée approximative des rôles des principaux participants:

Certaines équipes créent un Tableau du programme avec des conseillers et des architectes de solutions qui aident à la planification de l'IP à fixer les paramètres de l'IP et définir les dépendances fonctionnelles .

Bonus: Besoin d'une disposition rapide pour gérer vos réunions agiles ? Commencez facilement avec le Modèle de planification de l'IP ClickUp ! Il offre une vue complète de tous les arriérés, des risques du programme et des charges de travail, ce qui en fait exactement ce dont les équipes ont besoin pour organiser, suivre et fixer des objectifs de manière cohérente pour chaque cérémonie de planification de l'IP.

Établir des objectifs mesurables pour les tâches et les projets avec une progression automatique pour atteindre plus efficacement les objets avec des échéanciers définis et des cibles quantifiables

Liez les objectifs à vos tâches pour un meilleur contrôle. Ainsi, ClickUp reflétera automatiquement la progression des objectifs au fur et à mesure que vous achevez les tâches liées. N'hésitez pas à définir différents types de cibles, tels que des indicateurs en nombre, conditionnels et en pourcentage.

Facilitez les préparatifs de la planification pré-PI en ajoutant des descriptions à chaque objectif et en indiquant à votre équipe ce pour quoi elle doit créer des documents.

Vous avez toujours l'impression que c'est trop de travail ? Essayez de tirer parti de le modèle d'objectifs SMART de ClickUp pour commencer immédiatement à fixer des objectifs !

Étape 2 : Visualisez comment votre équipe a des idées

Après avoir défini vos objectifs, l'étape suivante est l'idéation avec votre équipe agile. Les équipes utilisent des tableaux blancs pour épingler des notes autocollantes contenant des idées dans un paramètre physique. Mais vous pouvez aussi faire beaucoup de choses sur un Tableau numérique !

Avec les tableaux virtuels Tableaux blancs ClickUp avec les tableaux blancs ClickUp, les équipes peuvent laisser libre cours à leur créativité dans un espace infini. Chaque participant dispose d'un curseur et d'une barre d'outils pour lancer des idées, proposer des forfaits d'action et mettre en évidence les fonctionnalités prioritaires. 🦋

Collaborez visuellement avec les membres de l'équipe au sein des Tableaux blancs ClickUp pour faire du brainstorming et transformer les idées en éléments exploitables

Si les flux de travail que vous proposez pour le prochain incrément sont trop complexes, sautez sur Les cartes mentales de ClickUp et créez un plan de processus étape par étape en établissant des connexions entre plusieurs nœuds.

Pour visualiser davantage les flux de travail individuels, utilisez Vue Tableau Kanban de ClickUp pour voir la progression des tâches à travers les différentes phases d'avancement. Si vous êtes confronté à des risques et à des dépendances multiples, mappez une solution à l'aide de Vue Gantt de ClickUp et identifier les dépendances entre équipes pour achever le prochain cycle d'incrémentation.

Étape 3 : Définir des paramètres réalistes

Ne vous contentez pas de donner à votre équipe des instructions insipides telles que Départ et Fin. Assurez-vous que la préparation de votre plan d'IP comporte des jalons réalistes que les gens peuvent achever. Une bonne façon de le faire est d'utiliser des Jalons ClickUp qui vous permettent de mettre en évidence toute réalisation importante.

Visualiser les jalons d'un projet avec la vue Gantt dans ClickUp

Les jalons aident à motiver votre équipe en leur montrant la valeur de leur production. Ils aident les managers d'équipes agiles à allouer des ressources pour les différentes tâches et à faire des estimations précises pour l'examen du forfait final. Cela vous permet également d'examiner et de repérer immédiatement tout changement plutôt que de le découvrir au dernier moment.

Étape 4 : Définir les rôles de chaque membre et élaborer des forfaits pour les imprévus

Assurez-vous toujours que les équipes de développement connaissent leur rôle dans la préparation de la prochaine session de planification de l'IP. Cela ne servira pas à grand-chose si les choses se gâtent et que les gens demandent ce qu'ils sont censés faire chaque jour. Il en va de même pour les évènements non planifiés où votre équipe se retrouve dans tous les sens à cause de l'absence de forfait.

Une fois que vous avez dressé une liste de tâches dans le cadre de votre évènement de planification de l'IP, attribuez des libellés et faites savoir à chacun ce dont il est responsable. Vous pouvez même essayer de de classer les tâches par ordre de priorité afin de traiter plus rapidement les mises à jour de fonctionnalités les plus importantes.

Ajoutez des membres de l'équipe aux discussions et collaborez avec ClickUp Teams dans un seul espace et évitez de passer d'un logiciel à l'autre

Avec la possibilité de créer des espaces de discussion pour n'importe quel projet ou équipe, vous avez un contrôle achevé sur qui peut accéder à chaque discussion. Cette fonctionnalité vous permet de mentionner n'importe qui, d'utiliser la modification en cours et d'assigner des éléments d'action. C'est exactement ce qu'il vous faut lorsque vous avez une vidéo de tutoriel en tête !

Étape 6 : Réfléchir et affiner

Une fois l'évènement de planification de l'IP terminé, n'oubliez pas de réfléchir aux choses qui se sont bien passées, aux défis que vous avez rencontrés et aux domaines qui doivent être améliorés. À la fin de chaque forfait de planification de l'IP, effectuez un rapide sondage auprès des participants, en particulier des parties prenantes, et recueillez leur avis sur la valeur générale et l'agilité des dernières sessions. Pour accélérer les choses, utilisez Formulaires ClickUp pour envoyer des questionnaires personnalisés aux participants visés.

Après avoir obtenu un retour d'information, vous voudrez peut-être passer à l'étape suivante ClickUp Sprints pour automatiser votre flux de travail et suivre les futurs objectifs de planification de l'IP. Il s'agit d'une solution évolutive qui peut vous aider à suivre les changements mis en œuvre à travers les cycles d'incrémentation.

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Gérer les Sprints dans l'affichage Tableau

Bonnes pratiques de planification de l'IP

Toutes les équipes agiles ont besoin de tirer le meilleur parti d'une session à temps limité comme la planification de l'IP pour s'assurer que tout le monde partage la même vision

Pour résumer ce que nous avons discuté, voici quelques-unes des bonnes pratiques de planification de l'IP qui vous aideront à tirer le meilleur parti de chaque session :

• Faites en sorte que les choses soient amusantes : personne n'a envie d'assister à une réunion où une seule personne parle pendant des heures. Veillez à ce que tous les participants à la session se sentent impliqués en dialoguant avec eux à intervalles réguliers
• Clarifiez les objectifs: Avant la réunion, précisez chaque objectif de l'IP afin d'aider les participants à savoir ce qu'ils doivent accomplir au cours de l'évènement
• Enregistrez chaque session: Bien sûr, vous pouvez organiser des réunions en direct pour les membres de l'équipe à distance, mais qu'en est-il de ceux qui n'ont pas pu venir ? UtiliserClickUp Clips pour un enregistrement d'écran de haute qualité lors de réunions sans limite de temps
• Chronométrez l'évènement: Il est bon de tenir compte du temps pendant chaque session de planification de l'IP afin de s'assurer que tous les points critiques sont discutés de manière raisonnable. IncorporerSuivi du temps ClickUp pour commencer à suivre vos sessions et ajouter des notes à chaque entrée pour plus de contexte
• Modèles d'utilisation: Gestion de projet, carnet de commandes, etcmodèles de planification de sprint vous donnent une structure pour enregistrer les points répétitifs soulevés au cours des réunions

Importance de la création d'objectifs de planification d'IP centrés sur le client

Les objectifs de planification de l'IP ne produiront pas les résultats escomptés s'ils ne sont pas axés sur la résolution des problèmes des clients. Voici un bref aperçu de la manière de créer des objectifs d'IP qui soient bénéfiques pour l'entreprise :

1. Créer une vision: La première étape consiste à évaluer votre entreprise et à comprendre sa vision. Cela vous permettra d'aligner tous les objets sur les objectifs à long terme de l'entreprise
2. Examiner les commentaires des clients: Examinez les difficultés rencontrées par les clients ou les améliorations qu'ils souhaitent apporter. Communiquez avec votre équipe agile pour voir où des fonctionnalités peuvent être ajoutées pour résoudre ces problèmes
3. Rédigez les objectifs de votre programme: Rédiger les objectifs de votre incrément peut être délicat en raison du nombre d'éléments que vous souhaitez couvrir. Vous voulez le faire plus rapidement ? UtilisezClickUp AI pour rédiger vos objectifs d'IP et faire passer le brainstorming au niveau supérieur ! Avec plus de 100 cas d'utilisation préétablis, vous pouvez idéaliser des objectifs d'IP cohérents en quelques minutes
4. **La dernière étape consiste à passer en revue tous les objectifs d'IP avec plusieurs équipes et à mettre en évidence ceux qui ont une priorité élevée

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg Fonctionnalité de ClickUp pour résumer les notes de réunion /$$$img/

Résumez les notes de réunion en quelques secondes avec ClickUp AI

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Quelle que soit la difficulté de mener une réunion d'incrémentation de programme, vous ne pouvez pas nier son importance. Eliminez cette difficulté de l'équation grâce aux fonctions étendues de ClickUp.

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