Les processus inefficaces sont le talon d'Achille d'une organisation. Non seulement ils réduisent la productivité de votre équipe, mais ils gaspillent également des ressources et déclenchent des goulots d'étranglement. À long terme, ils peuvent entraîner l'insatisfaction des clients, des opportunités d'entreprise manquées et l'épuisement professionnel des employés.
Il est beaucoup plus facile d'identifier une inefficacité que de définir les étapes nécessaires pour y remédier. Heureusement, vous n'avez pas besoin de vous creuser la tête pour tout comprendre : les modèles d'amélioration des processus peuvent vous aider ! Leurs sections prédéfinies vous permettent d'élaborer un plan infaillible pour apporter des changements qui apportent de la valeur à l'organisation et garantissent une navigation en douceur dans les eaux de l'entreprise. ⛵
Dans cet article, nous analyserons les huit meilleurs modèles pour organiser et gérer l'amélioration des processus.
Qu'est-ce qu'un modèle d'amélioration des processus ?
L'amélioration des processus consiste à analyser les processus au sein de votre organisation afin de déterminer leur efficacité et de définir des étapes concrètes pour leur optimisation. Cependant, l'élaboration d'un plan d'amélioration des processus n'est pas une mince affaire. Vous devez fixer des objectifs concrets, allouer des ressources, collecter des données et déterminer la meilleure voie à suivre.
Les modèles d'amélioration des processus (ou modèles de performance des processus) sont des raccourcis qui vous permettent d'atteindre plus rapidement votre objectif. Ils vous aident à définir chaque étape de votre plan de manière très détaillée et garantissent que vos exercices de cartographie des processus sont productifs et axés sur les résultats. 💪
Ces modèles vous permettent de rester sur la bonne voie et d'aborder l'exercice d'amélioration de manière objective, de documenter chaque procédure et d'aligner votre plan sur les objectifs de l'entreprise.
Comment choisir le bon modèle d'amélioration des processus
Vous trouverez des milliers de modèles d'amélioration des processus en ligne. Malheureusement, tous n'offrent pas les mêmes fonctions.
Vous pouvez rechercher un modèle présentant les caractéristiques suivantes :
- Personnalisation : il doit vous permettre de modifier les éléments de conception afin de garantir leur adéquation avec les méthodologies, les procédures spécifiques et les objectifs de votre entreprise. De plus, il doit vous permettre d'ajouter des éléments visuels tels que des graphiques ou des diagrammes afin de mieux expliquer une étape ou un point.
- Gestion des données : le modèle doit vous permettre de collecter, d'organiser et de partager facilement les données pertinentes.
- Options de collaboration : elles doivent encourager la collaboration au sein de l'équipe grâce à des fonctionnalités telles que l'édition en temps réel, la possibilité de laisser des commentaires ou les Tableaux blancs numériques.
- Fonctionnalités d'accessibilité : vous devriez pouvoir configurer qui a accès au modèle en fonction de son rôle.
- Évolutivité : il doit être suffisamment robuste pour permettre d'esquisser de nombreux plans et idées d'amélioration des processus, de complexité variable.
8 modèles de plans d'amélioration des processus pour un gain d'efficacité
Nous avons passé en revue des dizaines de modèles d'amélioration des processus et sélectionné les huit meilleurs qui offrent facilité d'utilisation, fonctionnalité et personnalisation. Découvrez-les et trouvez celui qui vous convient ! 🤓
1. Modèle de structure de répartition du travail pour l'amélioration des processus ClickUp
Être le capitaine du navire de l'amélioration des processus n'est pas chose facile. Le modèle de structure de répartition du travail pour l'amélioration des processus de ClickUp facilite la gestion des projets complexes et des goulots d'étranglement. 🚢
Grâce à ce modèle, vous pouvez identifier les points faibles de vos processus, établir un plan d'action détaillé, attribuer des tâches et suivre facilement la progression réalisée.
Le modèle propose trois vues qui vous permettent d'examiner votre projet sous différents angles et garantissent une transparence et une organisation maximales.
Commencez par la vue Activité, une liste dans laquelle vous décomposerez votre exercice d'amélioration des processus en activités (tâches) plus faciles à gérer. Supposons que votre objectif soit de mettre à niveau le site web de votre entreprise. Vous créerez des tâches telles que « Identifier les objectifs », « Mettre à jour le contenu », « Améliorer la conception » et « Surveiller les performances ».
Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez fournir plus de détails à l'aide des champs personnalisés ClickUp, tels que l'assigné, la date de début et d'échéance, le statut, les principales parties prenantes et la phase du projet. Le dernier attribut est le critère par défaut pour regrouper les tâches, mais vous pouvez le modifier en appuyant sur le bouton « Regrouper par » dans le coin supérieur droit de l'écran.
La deuxième vue offerte par ce modèle est la vue Tableau. Ce tableau Kanban transforme les tâches répertoriées dans la vue précédente en cartes et les trie par statut (par exemple, Non commencé, En cours de révision ou En cours). Utilisez la fonction glisser-déposer de ClickUp pour déplacer les cartes et modifier le statut des tâches en quelques clics seulement.
Enfin, vous disposez de la vue Gantt, un diagramme de Gantt qui présente vos tâches sur un échéancier et vous aide à planifier vos charges de travail sans chevauchement.
2. Modèle de cartographie des processus ClickUp
Si vous voulez que votre projet d'amélioration des processus soit couronné de réussite, vous devez planifier chaque étape avec une précision extrême afin d'éviter toute confusion et tout malentendu. Le modèle de cartographie des processus ClickUp vous aide à planifier les échéanciers, les calendriers et les charges de travail afin de visualiser chaque détail et de mettre votre équipe sur la voie de la réussite.
À première vue, ce modèle de tâche est une simple liste de tâches à faire. Mais cette liste regorge de fonctionnalités avancées qui permettent de décomposer même les projets les plus complexes en étapes faciles à suivre et de cartographier les processus comme un pro.
La liste de tâches par défaut comprend 22 sous-tâches qui vous aident à identifier le processus que vous souhaitez améliorer et à définir des détails tels que les membres de l'équipe impliqués, les responsabilités et le type de carte de processus à utiliser. ClickUp étant réputé pour sa personnalisation, vous pouvez mettre à jour chaque sous-tâche afin de vous assurer qu'elle correspond aux procédures et aux objectifs de votre entreprise.
Cliquez sur une sous-tâche pour obtenir plus de détails : créez des listes de tâches plus courtes pour définir les activités nécessaires à sa réalisation, joignez des pièces jointes contenant des informations utiles et attribuez des tâches à des membres spécifiques de l'équipe. ClickUp vous permet de configurer les relations entre les tâches: garantissez un ordre correct en empêchant une tâche de commencer ou d'être achevée avant une tâche associée.
Le modèle vous permet également de suivre le temps passé et de définir des dates d'échéance afin de contrôler facilement l'avancement des tâches.
La beauté des modèles de tâches ClickUp réside dans leur polyvalence. Une fois que vous en avez configuré un, vous pouvez le dupliquer et le copier dans d'autres projets pour gagner du temps. Copiez-le dans son intégralité ou seulement certaines parties spécifiques. ✨
3. Modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp
Il est temps de mettre votre casquette de détective et de passer vos processus au crible ! Vérifiez si certains pourraient bénéficier d'améliorations et établissez un plan d'amélioration à l'aide du modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp! 🕵️
Le modèle vous permet de prendre du recul et d'avoir une vision impartiale de vos procédures. Analysez l'efficacité des processus afin de mettre en évidence les points faibles en matière de productivité, de service à la clientèle et de satisfaction, de budgétisation et d'alignement avec la vision des parties prenantes, puis élaborez un plan pour y remédier.
Ce cadre complet est divisé en quatre sections :
- Analyse des processus : aide à identifier les points d'audit, en décrivant la documentation nécessaire sur les processus et les directives de surveillance.
- Analyse CATWOE : acronyme de Customer (client), Actor (acteur), Transformation (transformation), Worldview (vision du monde), Owner (propriétaire) et Environment (environnement), cette analyse vous permet de définir les perspectives des parties prenantes et de vous assurer que vos processus s'alignent sur celles-ci.
- Conception de modèles : vous permet de conceptualiser et d'évaluer vos processus afin d'identifier les lacunes et les problèmes.
- Gestion du changement : vous aide à définir les changements menant à l'amélioration des processus.
Une fois que vous avez défini les tâches dans chacune des quatre sections, rendez-vous dans la vue Aperçu. Vous verrez toutes vos tâches regroupées par section et par statut (par exemple, Non commencé, À faire, En cours, En cours de révision et Achevé).
La vue Tableau est un tableau Kanban qui affiche vos tâches sous forme de cartes et les classe en fonction de leur statut. Déplacez les cartes par simple glisser-déposer pour gérer facilement vos flux de travail.
4. Modèle de procédures opératoires normalisées d'amélioration continue ClickUp
L'amélioration continue est essentielle pour maintenir une productivité et une rentabilité maximales. Le modèle SOP d'amélioration continue de ClickUp vous aide à documenter chaque étape de votre plan d'amélioration des processus, à vous assurer que tous les membres de l'équipe sont informés et à suivre l'avancement du plan.
Il convient de noter qu'il s'agit d'un modèle Doc. Si vous ne connaissez pas ClickUp Docs, il s'agit d'une fonctionnalité unique qui vous permet de créer, gérer, stocker, partager et travailler sur des documents avec votre équipe dans ClickUp. Dans ClickUp Docs, vous pouvez créer des tâches, ajouter des personnes assignées, ajouter des listes de tâches, utiliser ClickUp AI (l'assistant de rédaction alimenté par l'IA de la plateforme) et faciliter la gestion des documents.
Ce modèle Doc particulier comporte cinq sections qui vous aident à définir les détails de votre plan d'amélioration des processus. Les sections par défaut sont les suivantes :
- Objectif : c'est ici que vous définirez les principales raisons pour lesquelles vous souhaitez mettre en place un plan d'amélioration des processus, par exemple pour vous assurer que tous les employés sont sur la même longueur d'onde, pour améliorer l'efficacité ou pour réduire le risque de malentendus.
- Portée : c'est ici que vous établirez la liste des aspects de votre plan d'amélioration des processus.
- Procédure : dans cette section, vous décrivez les étapes menant à l'amélioration de vos processus.
- Ressources connexes : c'est ici que vous répondrez aux questions que les membres de votre équipe pourraient se poser et que vous joindrez des ressources utiles pour les aider à mener à bien leurs tâches.
- Révision et modification : c'est ici que vous mentionnerez le propriétaire des procédures opératoires normalisées et que vous lierez un formulaire ClickUp pour les demandes de révision.
5. Modèle DMAIC ClickUp
Pour améliorer un processus, vous devez Définir vos objectifs, Mesurer les indicateurs clés de performance, Analyser les données, Improuver en mettant en œuvre les changements adéquats et Contrôler les résultats. Le modèle DMAIC de ClickUp vous permet de faire exactement cela et d'améliorer vos processus sans effort ! 🥵
Ce modèle est basé sur un Tableau blanc ClickUp, une toile numérique qui vous permet de visualiser vos idées, de réfléchir avec les membres de votre équipe et d'élaborer des stratégies. Il vous aide à exprimer votre créativité et à rester concentré sur votre objectif, en l'occurrence identifier les processus inefficaces et définir les étapes pour les améliorer.
Le modèle comprend cinq sections sous forme de notes autocollantes :
- Définir
- Mesurer
- Analyser
- Améliorer
- Contrôle
Le modèle vous indique ce qu'il faut inclure dans chaque section. Par exemple, dans la colonne « Définir », vous verrez l'espace réservé « insérer le problème ici ». Remplacez-le par une description du processus que vous souhaitez améliorer et les informations pertinentes (comme ce qui le rend inefficace et les informations qui le justifient).
Après avoir défini le problème dans la première colonne, utilisez la deuxième pour décrire les mesures qui peuvent vous aider à évaluer votre progression. Dans la troisième colonne, vous collecterez et analyserez les données pertinentes pour voir si tout se passe comme prévu et si vous devez apporter des ajustements.
Dans la quatrième colonne (Améliorer), vous définissez des solutions concrètes au problème. Par exemple, si le processus inefficace est dû à des malentendus fréquents entre les membres de l'équipe, les solutions potentielles pourraient être l'utilisation d'une plateforme de collaboration ou la mise en place d'une nouvelle hiérarchie et d'une nouvelle structure hiérarchique.
Dans la cinquième colonne, vous pouvez observer la réussite de la solution appliquée. 😍
6. Modèle de tableau blanc PDCA ClickUp
Lancez-vous dans l'amélioration de vos processus grâce au modèle de tableau blanc PDCA de ClickUp.
PDCA est l'acronyme de « plan-do-check-act » (planifier-faire-vérifier-agir) et représente un modèle permettant de mettre en œuvre des changements tout en mettant l'accent sur la collaboration et la transparence au sein de l'équipe. Ce modèle de Tableau blanc s'appuie sur ce modèle et vous permet de décomposer même les projets les plus complexes en activités faciles à gérer, divisées en quatre étapes : Planifier, Faire, Vérifier et Agir.
La première étape pour utiliser le modèle consiste à accéder à la vue Liste et à créer des tâches. Par exemple, si le processus inefficace en question est un site web mal conçu, vous pouvez configurer des tâches telles que « Créer des articles de blog », « Améliorer l'interface » et « Suivre les performances ». Vous pouvez ajouter des responsables, des dates d'échéance et des niveaux de priorité ou intégrer d'autres champs personnalisés pour fournir plus de détails sur les tâches.
Passez maintenant à la vue Tableau blanc et créez une représentation visuelle des tâches définies. Pour ce faire, appuyez sur « Cartes ClickUp » dans la barre d'outils située à gauche de l'écran et recherchez les entrées souhaitées.
Par exemple, la tâche « Création d'articles de blog » pourrait être ajoutée à l'étape À faire , tandis que la tâche « Suivi des performances » pourrait être placée sous Vérifier.
7. Modèle FMEA Lean Six Sigma pour les processus ClickUp
Identifiez les risques liés aux processus et élaborez un plan pour les éliminer grâce au modèle ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma!
Avant d'aborder les fonctionnalités du modèle, il est important de noter que la FMEA des processus et la méthode Lean Six Sigma sont des méthodologies d'amélioration des processus. La FMEA des processus ( Failure Mode and Effects Analysis ) consiste à évaluer et à identifier les défaillances potentielles (risques) d'un processus, tandis que la méthode Lean Six Sigma vise à les éliminer. Ce modèle combine les deux méthodologies pour vous aider à atteindre l'excellence en matière d'amélioration des processus et à booster l'efficacité de votre entreprise.
Ne vous laissez pas intimider par les multiples vues affichées ici : une fois que vous les aurez comprises, vous pourrez facilement utiliser et naviguer dans le modèle.
La première vue est la vue Liste FMEA, dans laquelle vous créerez une liste des défaillances potentielles du processus (problèmes). Le modèle contient d'excellents exemples qui vous aideront à saisir les informations correctes. Par exemple, vous disposez d'une liste des problèmes potentiels pouvant survenir lors d'un retrait d'argent à un distributeur automatique, comme le refus de distribuer de l'argent ou un dysfonctionnement de l'écran. Chaque problème est décrit en détail dans des colonnes telles que Fonction, Effets potentiels de la défaillance, Gravité et Probabilité d'occurrence.
La vue Calcul RPN répertorie vos tâches et leur RPN (indice de priorité des risques). Ce nombre est calculé en multipliant la sécurité estimée, la probabilité d'occurrence et la probabilité de détection.
Bonus : découvrez les 10 meilleurs modèles Six Sigma pour améliorer vos processus
8. Modèle de plan d'amélioration des processus Word par ProjectManagementDocs
Les modèles dotés d'options avancées et de multiples vues peuvent offrir des fonctionnalités incroyables, mais ils ne conviennent pas à tout le monde. Si vous recherchez un outil simple qui vous aide à analyser et à gérer vos processus, à identifier les problèmes et à mettre en œuvre les mesures adéquates, le modèle Word Process Improvement Plan Template de ProjectManagementDocs est peut-être fait pour vous.
Ce modèle Word divise votre plan en quatre sections :
- Limites des processus
- Configuration des processus
- Indicateurs de processus
- Cibles pour améliorer les performances
Dans la section « Limites du processus », vous identifiez le début et la fin du processus que vous souhaitez analyser. Ainsi, vous pouvez vous assurer que votre travail cible directement le processus sans gaspillage de ressources.
La section Configuration des processus vous aide à représenter visuellement le processus que vous souhaitez améliorer. Cela vous permet d'identifier les inefficacités et de déterminer les meilleurs moyens de les traiter.
Dans Process Metrics, vous définissez des critères pour surveiller les performances et suivre la progression.
La section Cible d'amélioration des performances se concentre sur les objectifs et favorise l'amélioration continue. C'est là que vous définirez les indicateurs mesurables et réalistes que vous souhaitez atteindre à l'avenir.
Modèles d'amélioration des processus : votre raccourci vers l'efficacité
Les modèles répertoriés peuvent vous aider à transformer vos processus et à garantir leur efficacité et leur fonctionnalité. De plus, ces modèles favorisent la collaboration et permettent à vos collègues d'apporter leur contribution et de participer activement à chaque étape du processus.
Les modèles ClickUp que vous voyez ici ne sont qu'une partie de l'impressionnante bibliothèque de la plateforme, qui compte plus de 1 000 options. Découvrez-les gratuitement !