8 modèles d'amélioration des processus dans ClickUp et Word pour optimiser l'efficacité
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8 modèles d'amélioration des processus dans ClickUp et Word pour optimiser l'efficacité

Les processus inefficaces sont le talon d'Achille d'une organisation. Non seulement ils réduisent la productivité de votre équipe, mais ils gaspillent également des ressources et provoquent des goulets d'étranglement. Au fil du temps, ils peuvent conduire à l'insatisfaction des clients, à des opportunités commerciales manquées et à l'épuisement des employés.

Il est beaucoup plus facile d'identifier une inefficacité que de définir les mesures à prendre pour y remédier. Heureusement, vous n'avez pas besoin de vous frapper la tête contre le mur en essayant de tout comprendre : les modèles d'amélioration des processus peuvent vous aider ! Leurs sections préétablies vous permettent d'élaborer un plan à toute épreuve pour les changements qui apportent de la valeur à l'organisation et garantissent une navigation sans heurts dans les eaux commerciales. ⛵

Dans cet article, nous analyserons les huit meilleurs modèles pour organiser et gérer les processus de l'entreprise l'amélioration des processus .

Qu'est-ce qu'un modèle d'amélioration des processus ?

L'amélioration des processus consiste à analyser les processus au sein de votre organisation afin de déterminer leur efficacité et de définir des mesures concrètes pour les optimiser. L'élaboration d'un plan d'amélioration des processus n'est pas une mince affaire. Vous devez fixer des objectifs concrets, allouer des ressources recueillir des données et déterminer la meilleure façon de procéder.

Les modèles d'amélioration des processus (ou modèles de performance des processus) sont des raccourcis qui vous permettent d'atteindre plus rapidement la ligne d'arrivée. Ils vous aident à décrire chaque étape de votre plan dans les moindres détails et à vous assurer que vos exercices de cartographie des processus sont productifs et axés sur les résultats. 💪

Ces modèles vous maintiennent sur la bonne voie et vous permettent d'aborder l'exercice d'amélioration de manière objective, de documenter chaque procédure et d'aligner votre plan sur les objectifs de l'entreprise.

Comment choisir le bon modèle d'amélioration des processus

Vous pouvez trouver des milliers de modèles d'amélioration des processus en ligne. Malheureusement, tous n'offrent pas les mêmes fonctionnalités.

Vous pouvez rechercher un modèle présentant les caractéristiques suivantes :

  • Personnalisabilité : Il doit vous permettre de modifier les éléments de conception afin de les aligner sur les méthodologies, les procédures spécifiques et les objectifs de votre entreprise. De plus, il doit vous permettre d'ajouter des éléments visuels tels que des graphiques ou des tableaux pour mieux expliquer une étape ou un point
  • Gestion des données : Le modèle doit vous permettre de collecter, d'organiser et de partager facilement les données pertinentes
  • Options de collaboration : Il doit encouragerla collaboration en équipe grâce à des fonctions telles que l'édition en temps réel,laisser des commentairesoutableaux blancs numériques *Fonctions d'accessibilité : Vous devez être en mesure de configurer qui a accès au modèle en fonction de son rôle
  • Évolutivité : Il doit être suffisamment robuste pour permettre de décrire de nombreux plans d'amélioration des processus et des idées de complexité variable

8 Modèles de plans d'amélioration des processus pour un gain d'efficacité

Nous avons passé en revue des dizaines de modèles de plans d'amélioration des processus et avons sélectionné les huit meilleurs qui sont faciles à utiliser, fonctionnels et personnalisables. Consultez-les et trouvez votre bonheur ! 🤓

1. ClickUp Amélioration des processus Modèle de structure de répartition du travail

ClickUp Modèle de structure de répartition du travail pour l'amélioration des processus

Utilisez les catégories prêtes à l'emploi du modèle de structure de répartition du travail pour ne pas perdre de vue les tâches à accomplir dans le cadre de l'amélioration des processus d'entreprise

Il n'est pas facile d'être le capitaine du navire de l'amélioration des processus. Les Modèle de structure de répartition du travail pour l'amélioration des processus ClickUp permet de naviguer facilement dans les projets complexes et les goulets d'étranglement. 🚢

Grâce à ce modèle, vous pouvez identifier les points faibles de vos processus, exposer le plan de match en détail, attribuer les tâches et suivre les progrès en toute simplicité.

Le modèle propose trois vues qui vous permettent d'examiner votre projet sous différents angles et d'assurer un maximum de transparence et d'organisation.

Commencez par la vue Activités - une liste dans laquelle vous décomposerez votre exercice d'amélioration des processus en activités (tâches) plus faciles à gérer. Supposons que vous souhaitiez améliorer le site web de votre entreprise. Vous créerez des tâches telles que "Identification des objectifs", "Mise à jour du contenu", "Amélioration de la conception" et "Suivi des performances"

Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez fournir plus de détails à l'aide de la fonction Champs personnalisés ClickUp les tâches sont regroupées par attributs, tels que l'assigné, les dates de début et d'échéance, le statut, les acteurs clés et la phase du projet. Le dernier attribut est le critère par défaut pour le regroupement des tâches, mais vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "Grouper par" dans le coin supérieur droit de l'écran.

La deuxième vue proposée par ce modèle est la vue Tableau. Cette vue Tableau Kanban transforme les tâches énumérées dans la vue précédente en cartes et les classe par état (par exemple, Non commencé, En cours de révision ou En cours d'exécution). Utilisez la fonction "glisser-déposer" de ClickUp pour déplacer les cartes et modifier l'état des tâches en quelques clics.

Enfin, vous disposez de la vue Gantt - un diagramme de Gantt présentant vos tâches sur une ligne de temps qui vous aide à planifier les charges de travail sans chevauchement. Télécharger ce modèle

2. Modèle de cartographie des processus ClickUp

Modèle de cartographie de processus ClickUp

Le modèle de cartographie des processus ClickUp est idéal pour normaliser les opérations commerciales afin d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe

Si vous voulez que votre projet d'amélioration des processus soit couronné de succès, vous devez décrire chaque étape avec une précision absolue afin d'éviter toute confusion et tout malentendu. Le modèle Modèle de cartographie des processus ClickUp vous aide à planifier les délais, les calendriers et les charges de travail afin de visualiser chaque détail et de préparer votre équipe à la réussite.

À première vue, ce modèle de tâche est un simple liste de choses à faire . Mais la liste est dotée de fonctionnalités avancées permettant de diviser les projets les plus difficiles en morceaux faciles à suivre et de les rendre plus faciles à réaliser cartographier les processus comme un pro.

La liste de tâches par défaut se compose de 22 sous-tâches qui vous aident à identifier le processus que vous souhaitez améliorer et qui décrivent des détails tels que les membres de l'équipe impliqués, les responsabilités et le processus d'amélioration type de diagramme de processus à utiliser. ClickUp étant connu pour ses possibilités de personnalisation, vous pouvez mettre à jour chaque sous-tâche pour vous assurer qu'elle correspond aux procédures et aux objectifs de votre entreprise.

Cliquez sur une sous-tâche pour obtenir plus de détails - créez des listes de tâches plus petites pour décrire les activités nécessaires à sa réalisation, joignez des fichiers contenant des informations utiles et attribuez des tâches à des membres spécifiques de l'équipe. ClickUp vous permet de configurer les relations entre les tâches -garantissent un ordre correct en empêchant une tâche de commencer ou d'être achevée avant une tâche associée.

Le modèle vous permet également de suivre le temps et fixer des dates d'échéance pour suivre facilement les progrès accomplis.

La beauté des modèles de tâches de ClickUp réside dans leur polyvalence. Lorsque vous en configurez un, vous pouvez le dupliquer et le copier dans d'autres projets pour gagner du temps. Copiez l'ensemble du projet ou seulement ses parties spécifiques. ✨ Télécharger ce modèle

3. Modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp

Modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp

Optimisez vos processus d'affaires avec des contrôles de qualité, des analyses et la gestion du changement en utilisant le modèle d'audit de processus de ClickUp

Il est temps de mettre votre chapeau de détective et de procéder à un examen approfondi de vos processus ! Vérifiez si certains d'entre eux pourraient bénéficier de mises à jour et établissez le plan d'amélioration avec l'équipe d'audit de ClickUp Modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp ! 🕵️

Le modèle vous permet de prendre du recul et d'avoir une vision impartiale de vos procédures. Analyser l'efficacité des processus pour révéler les points faibles de la productivité, le service à la clientèle et la satisfaction, la budgétisation et l'alignement sur la vision des parties prenantes, puis élaborer un plan pour y remédier.

Ce cadre complet est divisé en quatre sections :

  1. Analyse des processus : Permet d'identifier les points d'audit, en soulignant les éléments nécessaires à la réalisation de l'auditdocumentation du processus et les lignes directrices en matière de surveillance
  2. Analyse CATWOE : Cette analyse, qui signifie Client, Acteur, Transformation, Vision du monde, Propriétaire et Environnement, vous permet de définir les perspectives des parties prenantes et de veiller à ce que vos processus s'alignent sur elles
  3. Conception d'un modèle : Vous permet de conceptualiser et d'évaluer vos processus afin d'identifier les lacunes et les problèmes
  4. Gestion du changement : Vous aide à définir les changements qui conduiront à l'amélioration des processus

Une fois que vous avez défini les tâches dans chacune des quatre sections, passez à la vue Vue d'ensemble. Vous verrez toutes vos tâches regroupées en fonction de leur section et de leur statut respectifs (par exemple, Non commencé, À faire, En cours, En cours de révision et Terminé).

La vue Tableau est un tableau Kanban qui affiche vos tâches sous forme de cartes et les classe en fonction de leur état. Déplacez les cartes par un simple glisser-déposer afin de faciliter la gestion des tâches gérer vos flux de travail . Télécharger ce modèle

4. Modèle de POS pour l'amélioration continue ClickUp

Modèle de POS pour l'amélioration continue ClickUp

Accélérez la création de procédures opérationnelles permanentes grâce à ce modèle prêt à l'emploi de ClickUp - il vous suffit d'indiquer vos coordonnées et vous êtes prêt à vous lancer dans la course Amélioration continue est essentielle pour maintenir une productivité et une rentabilité maximales. L'amélioration continue est essentielle pour maintenir une productivité et une rentabilité maximales Modèle de POS pour l'amélioration continue ClickUp vous aide à documenter chaque étape de votre plan d'amélioration des processus, à vous assurer que tous les membres de l'équipe sont au courant et à suivre l'évolution du plan.

Il convient de noter qu'il s'agit d'un modèle de document. Si vous n'êtes pas familier avec Docs ClickUp clickUp Docs est une fonctionnalité unique qui vous permet de créer, gérer, stocker, partager et travailler sur des documents avec votre équipe au sein de ClickUp. Dans ClickUp Docs, vous pouvez créer des tâches, ajouter des assignés, ajouter des listes de tâches, utiliser les fonctions ClickUp AI (l'assistant d'écriture doté d'une intelligence artificielle de la plateforme) et facilite la gestion des documents.

Ce modèle de document comporte cinq sections qui vous aident à décrire les détails de votre plan d'amélioration des processus. Les sections par défaut sont les suivantes :

  1. Objet : C'est ici que vous définirez les principales raisons d'établir un plan d'amélioration des processus, par exemple en veillant à ce que tous les employés soient sur la même longueur d'onde, en améliorant l'efficacité ou en réduisant le risque de malentendus
  2. Champ d'application : C'est ici que vous énumérerez le(s) aspect(s) de votre plan d'amélioration des processus
  3. Procédure : Dans cette section, vous décrirez les étapes menant à l'amélioration de vos processus
  4. Ressources connexes : C'est ici que vous répondrez aux questions que les membres de votre équipe pourraient se poser et que vous joindrez des ressources précieuses pour les aider à accomplir leurs tâches
  5. Examen et révision : C'est ici que vous mentionnerez le propriétaire de la SOP et que vous établirez un lien vers le fichierFormulaire ClickUp pour les demandes de révision Télécharger ce modèle ### 5. Modèle DMAIC ClickUp

Modèle DMAIC ClickUp

Dites adieu aux processus inefficaces avec le modèle DMAIC de ClickUp

Pour améliorer un processus, vous devez Ddéfinir vos objectifs, Mmesurer les indicateurs clés de performance, Aanalyser les données, Iaméliorer en mettant en œuvre les changements adéquats, et Ccontrôler les résultats. Les Modèle DMAIC ClickUp vous permet de faire exactement cela et d'améliorer les processus sans transpirer ! 🥵

Ce modèle est basé sur un Tableau blanc ClickUp -Un tableau numérique qui vous permet de visualiser vos idées, de faire des brainstormings avec les membres de votre équipe et d'élaborer des stratégies. Il vous aide à exprimer votre côté créatif et à ne pas perdre de vue votre objectif - en l'occurrence, identifier les processus inefficaces et définir les mesures à prendre pour les améliorer.

Le modèle comprend cinq sections sous forme de notes autocollantes :

  1. Définir
  2. Mesurer
  3. Analyser
  4. Améliorer
  5. Contrôler

Le modèle vous indique ce qu'il faut inclure dans chaque section. Par exemple, dans la colonne Définir, vous verrez l'espace réservé à l'expression "insérer le problème ici". Remplacez-le par une description du processus que vous souhaitez améliorer et des détails pertinents (comme ce qui le rend inefficace et les informations qui le justifient).

Après avoir défini le problème dans la première colonne, utilisez la deuxième pour décrire les mesures qui peuvent vous aider à évaluer vos progrès. Dans la troisième colonne, vous collecterez et analyserez les données pertinentes pour voir si tout se passe comme prévu et si vous devez procéder à des ajustements.

Dans la quatrième colonne (Améliorer), vous définissez des solutions concrètes au problème. Par exemple, si le processus inefficace est dû à une mauvaise communication fréquente entre les membres de l'équipe, les solutions potentielles pourraient être l'utilisation d'une plateforme de collaboration ou la mise en place d'une nouvelle hiérarchie et d'une nouvelle structure hiérarchique.

Dans la cinquième colonne, vous observez le succès de la solution appliquée. 😍 Télécharger ce modèle

6. ClickUp PDCA Process Whiteboard Template (Modèle de tableau blanc)

Modèle de tableau blanc du processus PDCA ClickUp

Utilisez ce modèle visuel pour diviser les tâches en éléments gérables en les classant en quatre étapes : Planifier, Faire, Vérifier et Agir

Lancez vos efforts d'amélioration des processus avec le Modèle de tableau blanc du processus PDCA ClickUp .

PDCA est l'abréviation de planifier-faire-vérifier-agir et représente un modèle de mise en œuvre des changements qui met l'accent sur la collaboration et la transparence au sein de l'équipe. Ce modèle de tableau blanc est basé sur ce modèle et vous permet de décomposer les projets les plus complexes en activités faciles à gérer, divisées en quatre étapes : Planifier, Faire, Contrôler et Agir

La première étape de l'utilisation du modèle consiste à aller dans la vue Liste et à créer des tâches. Par exemple, si le processus inefficace en question est un site web mal conçu, vous pouvez créer des tâches telles que "Créer des articles de blog", "Mettre à niveau l'interface" et "Suivre les performances" Vous pouvez ajouter des assignés, des dates d'échéance, et des niveaux de priorité ou incorporer d'autres champs personnalisés pour fournir plus de détails sur les tâches.

Passez maintenant à la vue Whiteboard et créez une représentation visuelle des tâches définies. Pour ce faire, cliquez sur "ClickUp Cards" dans la barre d'outils située à gauche de l'écran et localisez les entrées souhaitées.

Par exemple, la tâche "Créer des articles de blog" peut être ajoutée à l'étape Faire, tandis que la tâche "Suivi des performances" peut être placée sous Vérifier. Télécharger ce modèle

7. ClickUp Modèle d'AMDE de processus Lean Six Sigma

ClickUp Modèle d'AMDE de processus Lean Six Sigma

Identifier rapidement les risques potentiels et élaborer un plan d'action avec le modèle ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma

Identifier les risques liés au processus et concevoir un plan pour les éliminer avec le modèle ClickUp Modèle ClickUp d'AMDE de processus Lean Six Sigma !

Avant d'aborder les fonctionnalités du modèle, il est important de noter que l'AMDE Process et Lean Six Sigma sont des méthodologies d'amélioration des processus. L'AMDE ( Analyse des modes de défaillance et de leurs effets ) est axée sur l'évaluation et l'identification des défaillances potentielles (risques) dans un processus, tandis que Lean Six Sigma vise à les éliminer. Ce modèle combine les deux méthodologies pour vous aider à atteindre les étoiles de l'amélioration des processus et à stimuler l'efficacité de votre entreprise.

Ne vous laissez pas effrayer par la multiplicité des vues : il est facile d'utiliser le modèle et d'y naviguer une fois qu'on les a comprises.

La première vue est la Vue Liste AMDE, qui vous permet de créer une liste des défaillances potentielles du processus (problèmes). Le modèle comporte d'excellents exemples qui vous aident à saisir les informations correctes. Par exemple, vous disposez d'une liste de problèmes potentiels liés aux retraits d'argent dans les distributeurs automatiques de billets (DAB), tels que l'impossibilité de distribuer de l'argent ou le dysfonctionnement de l'écran. Chaque problème est décrit en détail dans des colonnes telles que Fonction, Effets potentiels de la défaillance, Gravité et Probabilité d'occurrence.

La vue Calcul RPN répertorie vos tâches et leur RPN (numéro de priorité du risque). Ce nombre est calculé en multipliant la sécurité estimée, la probabilité d'occurrence et la probabilité de détection. Télécharger ce modèle Bonus : Check out Top 10 Six Sigma Templates to Elevate Your Process Improvement Game_* (10 modèles Six Sigma pour améliorer votre jeu d'amélioration des processus)

8. Modèle de plan d'amélioration des processus Word par ProjectManagementDocs

Word Modèle de plan d'amélioration des processus par ProjectManagementDocs

Utilisez le modèle Word de plan d'amélioration des processus de ProjectManagementDocs pour présenter vos plans et documenter tous les détails pertinents

Les modèles dotés d'options avancées et de vues multiples peuvent offrir des fonctionnalités incroyables, mais ils ne conviennent pas à tout le monde. Si vous souhaitez un outil simple qui vous permette d'analyser et d'améliorer vos processus, il est préférable d'opter pour un modèle de plan d'amélioration des processus gérer les processus le modèle Word de plan d'amélioration des processus de ProjectManagementDocs peut vous aider à améliorer vos processus, à identifier les problèmes et à mettre en œuvre des mesures adéquates.

Ce modèle Word divise votre plan en quatre sections :

  1. Limites du processus
  2. Configuration du processus
  3. Métriques de processus
  4. Objectifs pourAmélioration des performances Dans la section Limites du processus, vous identifiez le début et la fin du processus que vous souhaitez analyser. De cette façon, vous pouvez vous assurer que votre travail cible directement le processus sans gaspillage de ressources.

La section Configuration du processus vous aide à représenter visuellement le processus que vous souhaitez améliorer. Cela vous permet de repérer les inefficacités et de déterminer les meilleures façons de les traiter.

Dans la section Mesures du processus, vous définissez des critères pour surveiller les performances et suivre les progrès.

La section Cible d'amélioration des performances met l'accent sur les objectifs et alimente l'amélioration continue. C'est ici que vous définissez les paramètres mesurables et réalistes que vous souhaitez atteindre à l'avenir. Télécharger ce modèle

Modèles d'amélioration des processus : Votre raccourci vers l'efficacité

Les modèles répertoriés peuvent vous aider à réviser vos processus et à vous assurer qu'ils sont efficaces et fonctionnels. En outre, ces modèles favorisent la collaboration et permettent à vos collaborateurs de donner leur avis et de participer activement à chaque étape du processus.

Les modèles ClickUp que vous voyez ici ne sont qu'un fragment de la plateforme impressionnante de la plateforme avec plus de 1 000 options -explorez-les gratuitement !