Caos diario, avisos constantes y sobrecarga de comunicación. Si eso suena como la realidad actual de su equipo, créame, no es el único (¡especialmente si trabaja de forma remota!).
El 83 % de los trabajadores del conocimiento dependen principalmente del correo electrónico y el chat para la comunicación en equipo. Sin embargo, casi el 60 % de su jornada laboral se pierde cambiando entre estas herramientas y buscando información.
El reto: controlar la sobrecarga de comunicación
Hace unos meses, un cliente remoto acudió a mi equipo de IPM Software con lo que describieron como «fuegos artificiales de comunicación».
Soy Uriel Asamoa, gestor de proyectos en IPM Software, donde nos especializamos en implementaciones de ClickUp para equipos distribuidos. Cuando este cliente se puso en contacto con nosotros por primera vez, su comunicación diaria era así:
- Hilos de Slack repletos de informes de errores
- Mensajes de WhatsApp solicitando POE a todas horas (incluso a las 11 de la noche).
- Cadenas de correos electrónicos interminables tan largas que «podrían haber sido libros con capítulos».
Las decisiones importantes, las actualizaciones y las solicitudes quedaban ocultas entre las distintas herramientas. Los gerentes no podían ver el panorama completo. Los miembros del equipo se sentían abrumados por las notificaciones. Como gerente de proyectos, podía sentir lo difícil que era para sus propios gerentes de proyectos comprender lo que realmente estaba sucediendo.
La solución: centralizar y realizar la automatización de la comunicación interna.
En lugar de añadir otra herramienta más a la pila, recomendé lo contrario: trasladar toda esa comunicación al lugar donde ya se desarrollaba su trabajo: ClickUp.
En un seminario web de la comunidad ClickUp, expliqué cómo utilicé ClickUp Chat y Super Agents para reconstruir desde cero el sistema de comunicación de este equipo.
¿El resultado? Menos reuniones, menos preguntas del tipo «¿Dónde está ese enlace?» y cero solicitudes de Soporte perdidas.
¡Déjame contarte cómo lo hicimos!
El flujo de trabajo: tres superagentes ClickUp AI gestionan el 90 % de la comunicación interna.
Hoy en día, este equipo comienza y termina su jornada en ClickUp Chat.
Les ayudé a crear tres Superagentes sencillos pero potentes en ClickUp que ahora se encargan de la mayor parte de la comunicación interna:
- Un agente de recordatorios de operaciones diarias que sustituye las actualizaciones dispersas de los resúmenes de StandUp.
- Un agente de respuestas internas que extrae los POE y las políticas directamente de su wiki de ClickUp.
- Un agente de tickets de soporte que convierte los mensajes de chat en tareas de soporte completamente formadas.
Cada agente se basa en una idea sencilla: si el trabajo ya está en ClickUp (proyectos, documentos, POE, tareas), la comunicación sobre ese trabajo también debería estar allí.
Esto refleja mi opinión sobre la proliferación del trabajo: el coste de saltar de una herramienta a otra no es solo una pérdida de tiempo y una sobrecarga de notificaciones, sino también una pérdida de contexto y una ralentización de las decisiones.
📮 Información de ClickUp: Imagina perder hasta 3 horas cada semana solo esperando decisiones. Esa es la realidad para el 38 % de los empleados. 👀Con ClickUp, puedes diseñar flujos de trabajo que mantengan las cosas en movimiento: aprobaciones automáticas, enrutamiento de tareas basado en roles y seguimiento del progreso en tiempo real. Se acabó perder horas preguntándote qué vendrá después, solo progreso constante, en cada paso del camino.
Agente 1: un ritual diario de coordinación que se lleva a cabo en ClickUp Chat.
Los resultados de la encuesta sobre la eficacia de las reuniones de ClickUp indican que los trabajadores del conocimiento podrían estar dedicando casi 308 horas a la semana a reuniones en una organización de 100 personas.
Lo primero que abordé fue la coordinación diaria. Y quería hacerlo sin añadir más reuniones, al tiempo que reducía la proliferación de herramientas del equipo.
Porque cuando tus actualizaciones se encuentran mitad en Slack, mitad en WhatsApp y, ocasionalmente, en un correo electrónico, la claridad brilla por su ausencia. ¿Y qué es lo peor? Que acabas saltándote las actualizaciones por completo porque todo parece desorganizado.
Así que trabajé con ellos para sustituir ese caos por un único ritual dentro de ClickUp Chat: un agente de recordatorios de operaciones diarias.
Cada mañana, este agente de IA publica automáticamente una indicación breve y amigable en un canal de chat dedicado de ClickUp, en el que pide a todos que realicen un uso compartido:
- En qué trabajo hicieron ayer
- Lo que tienen planificado hacer hoy
- ¿Hay algún obstáculo que se interponga en su camino?
Como todo se encuentra en un único hilo de chat de ClickUp, los gerentes obtienen visibilidad instantánea del progreso y los obstáculos sin tener que buscar en múltiples herramientas.
💡 Consejo profesional: La forma más rápida de reducir la sobrecarga de comunicación es dejar de repetir el contexto. Dado que todos los canales de chat de ClickUp están vinculados directamente a tus proyectos, listas y tareas, no necesitas Slack para «hablar sobre el trabajo», porque ya estás hablando dentro del trabajo. Cada actualización permanece conectada a lo que afecta.
También puede convertir cualquier mensaje en una tarea de ClickUp (con la lista y el propietario adecuados) directamente desde el chat, para que el equipo no tenga que entrar en Slack, abrir Jira o copiar y pegar el contexto en otra herramienta de proyectos.
Resumos de reuniones en segundos, sin necesidad de reuniones.
Aquí es donde ClickUp Brain, el asistente de IA contextual de ClickUp, realmente cambia las reglas del juego.
Una vez recibidas las respuestas, ClickUp Brain puede resumir todo el hilo en un resumen diario claro que los gerentes pueden leer en solo unos minutos. En lugar de una reunión de veinte minutos, pueden echar un vistazo a un resumen estructurado de:
- ¿Qué se ha terminado?
- ¿Qué está planificado?
- Dónde se atascan las cosas
⚡️ Impacto real: una vez que implementamos este flujo de trabajo, la reunión de alineación del equipo directivo pasó de durar unos veinte minutos a unos tres, simplemente porque todo lo que necesitaban ya estaba en ClickUp.
Se acabó perseguir a la gente, se acabó perseguir las actualizaciones y se acabaron los resúmenes de StandUp de veinte minutos.
Se acabó perseguir a la gente, se acabó perseguir las actualizaciones y se acabaron los resúmenes de StandUp de veinte minutos.
Para un equipo remoto que ya luchaba contra la fatiga de las notificaciones, esto por sí solo hizo que el trabajo diario se sintiera más ligero.
Agente 2: un agente de respuestas internas que lee directamente desde tu wiki de ClickUp.
El segundo agente aborda un problema universal que veo en casi todas las implementaciones: las repetitivas preguntas «¿Dónde está...?»
Al igual que muchos equipos en crecimiento, esta empresa se veía obligada a responder una y otra vez a las mismas preguntas internas:
- «¿Dónde está la guía de incorporación?».
- «¿Cuál es la política de permisos?»
- «¿Cómo envío mi hoja de horas?».
Las respuestas existían técnicamente, en documentos internos y POE, pero nadie quería buscarlas mientras se ocupaba de su trabajo diario.
Así que configuré un agente de respuestas internas en ClickUp Chat que lee directamente desde la wiki de ClickUp de la empresa.
Ahora, en lugar de enviar un mensaje al gerente, cualquiera puede abrir ClickUp Chat y hacer una pregunta como: «¿Cuál es nuestra política de permisos?». Entre bastidores, el agente busca los POE y las políticas pertinentes en ClickUp Docs y responde con un resumen claro y conciso de la política, junto con los detalles clave.
⚡️ Impacto real: tras hablar con el equipo, estiman que solo este agente redujo las preguntas internas repetidas en más de la mitad. Eso supone menos interrupciones para los gerentes y muchas menos «preguntas rápidas» que entorpecen el trabajo profundo.
🔑 Si ya tienes un wiki o un hub de POE (Procedimientos Operativos Estándar) de ClickUp, este patrón es fácil de replicar:
- Centralice las políticas, los procedimientos y la información de RR. HH. en ClickUp Documentos.
- Utilice ClickUp Brain y Super Agents para mostrar esa información directamente en el chat.
- Anime a su equipo a «preguntar primero al agente» antes de escalar el problema a una persona.
Es un ejemplo clásico del uso de la IA contextual para hacer que los conocimientos existentes sean realmente útiles.
📮 Información de ClickUp: Recientemente hemos descubierto que alrededor del 33 % de los trabajadores del conocimiento envían mensajes a entre 1 y 3 personas al día para obtener la información que necesitan. Pero, ¿y si tuvieras toda la información documentada y fácilmente disponible? Con ClickUp Brain a tu lado, el cambio de contexto es cosa del pasado. Solo tienes que hacer la pregunta directamente desde tu entorno de trabajo de ClickUp y ClickUp Brain extraerá la información de tu entorno de trabajo de ClickUp y/o de las aplicaciones de terceros conectadas.
Agente 3: Convertir los mensajes de «el sitio está caído» en tickets de soporte reales.
El tercer agente cierra el círculo entre la comunicación y la acción.
Antes de realizar los cambios, las solicitudes de soporte llegaban de todas partes:
- Una incidencia urgente aparecería en un canal de Slack.
- Se enviaría un mensaje de WhatsApp a la persona equivocada.
- Un correo electrónico se reenviaba tres veces antes de llegar a su propietario correcto.
Como era de esperar, aproximadamente una de cada diez solicitudes simplemente desapareció en el caos.
Para solucionar esto, ayudé al equipo a crear un agente de tickets de soporte dentro de ClickUp Chat.
🔑 Así es como funciona el trabajo:
- Un miembro del equipo envía un mensaje a ClickUp Chat, por ejemplo: «El sitio web interno no funciona, ¿alguien puede echarle un vistazo?» y adjunta una captura de pantalla.
- El agente de IA «lee» el mensaje como lo haría un humano, entiende que se trata de un problema (no solo una pregunta) y crea automáticamente un ticket de soporte en ClickUp.
- El agente escribe una descripción clara, incluye un enlace al mensaje de chat original y publica un breve acuse de recibo en el hilo para que el informante sepa que se ha registrado.
Desde el punto de vista del equipo, solo están describiendo el problema en el chat. ClickUp AI se encarga de la ardua tarea de traducir ese mensaje en trabajo estructurado.
⚡️ Impacto real: tras implementar este agente, la empresa pasó de perder aproximadamente una de cada diez solicitudes de soporte a ninguna. Ahora todo se encuentra donde se realiza el trabajo: dentro de ClickUp.
Si ya realiza el seguimiento de las incidencias o las solicitudes en las tareas de ClickUp, este patrón convierte Chat en la puerta de entrada para un trabajo estructurado, en lugar de otro canal de comunicación sin salida.
Por qué funciona este enfoque: la comunicación se produce justo donde se realiza el trabajo.
La magia no reside solo en la IA, sino en elegir ClickUp como centro único tanto para el trabajo como para la comunicación.
Al trasladar las conversaciones a ClickUp Chat y potenciarlas con agentes, ayudamos a este equipo a:
- Elimine los mensajes de Slack solicitando documentos.
- Acaba con los hilos nocturnos en WhatsApp sobre problemas urgentes.
- Reemplaza las actualizaciones diarias dispersas por un único hilo de chat con función de búsqueda.
- Captura cada solicitud de soporte como una tarea real.
Con el tiempo, empecé a utilizar un lema sencillo para describir lo que habíamos creado:
Cuando la comunicación se encuentra donde se encuentra el trabajo, los equipos avanzan más rápido sin siquiera intentarlo.
Cuando la comunicación se encuentra donde se encuentra el trabajo, los equipos avanzan más rápido sin siquiera intentarlo.
Este es exactamente el tipo de transformación que me encanta llevar a cabo cuando los equipos tratan ClickUp no como «otra aplicación más», sino como un centro de comandos unificado para su trabajo. Funciones como ClickUp Chat, Docs y los agentes respaldados por IA conectan la comunicación interna directamente con las tareas, las automatizaciones y la elaboración de informes.
Si tienes curiosidad por saber cómo otros equipos utilizan la ClickUp AI y los agentes de ClickUp para combatir la proliferación del trabajo, explora historias como cómo la convergencia de la IA resuelve la proliferación del trabajo o cómo los líderes están abordando la gestión del cambio de la IA con ClickUp.
Despídase de la sobrecarga de comunicación: pruébelo en su propio entorno de trabajo.
¿Mi principal conclusión? No se necesitan más herramientas para solucionar los problemas de comunicación. Lo único que se necesita es un lugar mejor para ello.
Utilizando los patrones de esta implementación, puede empezar poco a poco y expandirse:
- Empieza con un ritual de alineación en ClickUp Chat Crea un canal diario de operaciones o reuniones. Añade un agente de IA sencillo que publique un recordatorio diario y resuma las respuestas.
- Crea un canal diario para reuniones o operaciones.
- Añada un sencillo agente de IA que publique un recordatorio diario y resuma las respuestas.
- Convierte tus documentos existentes en un motor de respuestas interno Centraliza los POE, las políticas y los tutoriales en ClickUp Docs. Conecta un agente que extraiga las respuestas en Chat en lugar de obligar a las personas a buscarlas manualmente.
- Centralice los POE, las políticas y los manuales de instrucciones en ClickUp Docs.
- Conecta un agente que extraiga las respuestas en el chat en lugar de obligar a las personas a buscarlas manualmente.
- Dirija los problemas directamente a las tareas de ClickUp desde el chat Decida qué tipos de mensajes deben convertirse en tickets (errores, incidencias, solicitudes urgentes) Deje que un agente de IA cree tareas, adjunte contexto y acuse recibo automáticamente
- Decida qué tipos de mensajes deben convertirse en tickets (incidencias, errores, solicitudes urgentes).
- Deje que un agente de IA cree tareas, adjunte contexto y acuse recibo automáticamente.
- Crea un canal diario para reuniones o operaciones.
- Añada un sencillo agente de IA que publique un recordatorio diario y resuma las respuestas.
- Centralice los POE, las políticas y los manuales de instrucciones en ClickUp Docs.
- Conecta un agente que extraiga las respuestas en el chat en lugar de obligar a las personas a buscarlas manualmente.
- Decida qué tipos de mensajes deben convertirse en tickets (incidencias, errores, solicitudes urgentes).
- Deje que un agente de IA cree tareas, adjunte contexto y acuse recibo automáticamente.
A medida que perfecciones estos flujos de trabajo, empezarás a ver el mismo cambio que vio nuestro cliente: menos herramientas, menos caos y más tiempo dedicado a terminar las cosas.
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Uriel Asamoa es gestor de proyectos en IPM Software, un socio de implementación de ClickUp que ayuda a los equipos a lograr claridad, alineación y automatización. Se especializa en crear soluciones ClickUp que eliminan el caos comunicativo, agilizan las operaciones diarias y aumentan la productividad, sin añadir más herramientas.