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Independientemente del producto o servicio que ofrezcas, cada día surgirán problemas que tú y tu equipo tendréis que resolver. Ya se trate de un cliente insatisfecho o de un envío perdido, necesitarás un software y herramientas de seguimiento de incidencias para gestionar estos problemas de forma eficaz.
Una de las mejores formas de gestionar tus problemas es con una plantilla de seguimiento de incidencias. Tanto si necesitas estar al tanto de los comentarios de los clientes como identificar y resolver incidencias rápidamente, contar con un sistema fiable puede marcar la diferencia.
Afortunadamente, hay muchas plantillas que pueden ayudarte a hacerlo. En este artículo, exploraremos algunas de nuestras plantillas favoritas para el seguimiento de incidencias, desde la gestión del servicio de atención al cliente hasta la seguridad informática, para que puedas encontrar la herramienta perfecta para tu equipo.
⏰ Resumen de 60 segundos
Aquí tienes 11 plantillas gratuitas de seguimiento y registro de incidencias para ayudar a los equipos a realizar un seguimiento de las incidencias, planificar soluciones y resolver problemas más rápidamente.
- Plantilla de seguimiento de problemas de ClickUp: ideal para realizar el seguimiento y resolver problemas de forma eficaz.
- Plantilla de registro de problemas de ClickUp: ideal para registrar y supervisar problemas de forma sistemática.
- Plantilla de seguimiento de errores y problemas de ClickUp: ideal para realizar un seguimiento y solucionar incidencias de software.
- Plantilla de informe de errores de ClickUp: ideal para la elaboración de informes de errores de forma estructurada y resolverlos más rápidamente.
- Plantilla de seguimiento de problemas de gestión de servicio al cliente de ClickUp: ideal para gestionar y resolver los problemas de los clientes.
- ClickUp Agency Client Health Tracker de Zenpilot: ideal para supervisar la satisfacción de los clientes y los riesgos.
- Plantilla de seguridad informática de ClickUp: ideal para realizar el seguimiento de las vulnerabilidades de seguridad informática.
- Plantilla de registro de problemas de entrega de ClickUp : ideal para gestionar problemas relacionados con la entrega y el envío.
- Plantilla de formulario de comentarios de ClickUp: ideal para recopilar y organizar los comentarios de los usuarios.
- Plantilla de servicio de asistencia técnica de ClickUp: ideal para la gestión centralizada de tickets y solicitudes de soporte.
- Plantilla de Excel para seguimiento de problemas de Template Lab: ideal para el seguimiento de problemas basado en hojas de cálculo.
¿Por qué es importante el seguimiento de problemas?
Una plantilla de seguimiento de incidencias es una herramienta que facilita a los equipos catalogar los problemas, planear estrategias de mitigación y, en última instancia, resolver los problemas.
Como en todos los proyectos, de vez en cuando surgirán problemas. Estos pueden incluir funciones que no funcionan como se esperaba, incidencias en el software o quejas de los clientes.
El objetivo de una plantilla de seguimiento de incidencias es gestionar los problemas del proyecto y realizar un seguimiento de su progreso hasta que se resuelvan. De esta forma, su equipo podrá abordar rápida y fácilmente los problemas a medida que surjan, sin riesgo de que queden sin resolver durante demasiado tiempo.
¿Qué hace que una plantilla de seguimiento de problemas sea buena?
Las mejores plantillas de seguimiento de incidencias comparten algunas características clave. Para que una plantilla de seguimiento de incidencias sea eficaz, debe:
- Fácil de entender: una buena interfaz de usuario debe permitir a los usuarios encontrar lo que necesitan de un solo vistazo.
- Personalizable: las múltiples vistas permiten adaptar la plantilla a sus necesidades.
- Inteligente: permite realizar entradas de datos fácilmente y se adapta perfectamente a tus flujos de trabajo.
- Accionable: incluye espacios para que los miembros del equipo conozcan cuál es el problema y qué deben hacer para resolverlo.
11 plantillas gratuitas para el seguimiento de problemas en Excel y ClickUp
Las empresas se enfrentan a todo tipo de problemas cada día. Aquí tienes una colección de 11 plantillas gratuitas que te ayudarán a gestionar la mayor parte de ellos.
1. Plantilla de seguimiento de problemas de ClickUp
A veces no se necesita nada demasiado sofisticado. La plantilla de seguimiento de incidencias de ClickUp es sencilla, fácil de usar y perfecta para casi cualquier equipo. Esto hace que esta plantilla sea especialmente adecuada como herramienta de trabajo para varios equipos.
Sin embargo, el hecho de que sea una plantilla básica no significa que no tenga algunos trucos bajo la manga. Por ejemplo, la plantilla de seguimiento de incidencias tiene varias vistas únicas. Con solo hacer clic en un botón, puede cambiar de un diagrama de Gantt a una vista Lista para adaptarse a sus preferencias.
Además, incluye todas las columnas de información más relevantes que puedas necesitar para realizar el seguimiento de los problemas de gestión de proyectos en tiempo real. Esto incluye:
- Prioridad de las tareas
- Personal asignado
- Fecha de inicio
- Fecha límite
- Departamento
Esta plantilla también es totalmente personalizable. Por lo tanto, si ve algo que necesita (o no necesita), es muy sencillo realizar esos cambios.
Si eres nuevo en el uso de plantillas de seguimiento de incidencias o simplemente necesitas algo para gestionar el backlog de productos de tu equipo, no busques más: ¡esta es la plantilla perfecta para ti!
2. Plantilla de registro de problemas de ClickUp
La plantilla de seguimiento de incidencias por nivel de riesgo de ClickUp es una solución ideal para equipos que necesitan priorizar sus tareas y asegurarse de que los elementos más importantes se aborden primero.
Esta plantilla ofrece a los equipos una panorámica optimizada de las tareas más importantes, lo que les permite centrarse primero en ellas. La posibilidad de reformatear rápidamente la plantilla en diferentes vistas (por ejemplo, diagramas de Gantt o vista Lista) añade una funcionalidad adicional que facilita aún más la gestión de riesgos.
El rastreador de incidencias por nivel de riesgo también incluye todas las columnas esenciales que necesitas, por lo que te resultará muy fácil descargar esta plantilla y convertirla en una pieza clave del funcionamiento de tu equipo.
Descubre cómo puedes controlar los problemas de tus productos descargando hoy mismo nuestra plantilla de seguimiento de problemas por nivel de riesgo.
3. Plantilla de seguimiento de errores y problemas de ClickUp
Es un hecho que a nadie le gustan las incidencias, y menos aún cuando se producen en su software. Por suerte, con la plantilla de seguimiento de incidencias de ClickUp, es más fácil que nunca eliminar cualquier error que surja en el proceso de desarrollo.
Esta plantilla lo consigue facilitando al máximo a su equipo la tarea de elaborar informes, realizar el seguimiento y corregir incidencias. En lugar de depender de complicadas hojas de cálculo o mensajes informales a través de Slack, esta plantilla centralizada puede convertirse en la herramienta número uno de su equipo para detectar las incidencias conocidas y solucionarlas rápidamente.
Con esta plantilla, puedes aprovechar el poder de la organización y el trabajo en equipo para reducir cualquier error en tu software. Por ejemplo, puedes trabajar con varios departamentos para optimizar tus esfuerzos de eliminación de incidencias. El servicio de atención al cliente puede informar de las incidencias conocidas comunicadas por los usuarios, los equipos de producto pueden evaluar el nivel de riesgo y crear informes de incidencias, y los equipos de ingeniería pueden ocuparse rápidamente de las incidencias más importantes.
Además, esta plantilla permite múltiples vistas, por lo que todo el seguimiento de errores y problemas se realiza en un solo lugar. Esta plantilla incluye las siguientes vistas:
- Vista Lista: vea sus tareas pendientes y organícelas por prioridad, puntos Scrum y mucho más.
- Vista Tablero: utilice un tablero Kanban de arrastrar y soltar para realizar el seguimiento de dónde se encuentran las correcciones de errores en su canalización.
- Vista Carga de trabajo: consulta la carga de trabajo de tu equipo para poder evitar los cuellos de botella antes de que se produzcan.
- Vista de formulario: encuentra todos tus envíos de informes de incidencias en un solo lugar.
- Vista de cronograma: planifica las iniciativas de tu equipo en un cronograma para que todos sepan exactamente cómo y cuándo pasarás de la meta A a la meta B.
Si quieres que tu software funcione sin problemas, combina esta plantilla con un buen software de seguimiento de incidencias y te librarás de ellas en un abrir y cerrar de ojos.
4. Plantilla de informe de incidencias de ClickUp
A menudo, las incidencias se detectan en los momentos más inoportunos. Cuando estás haciendo otra cosa, lo último que quieres es crear un informe detallado de incidencias para tu equipo.
Por eso hemos creado la plantilla de informe de errores de ClickUp.
La plantilla de notificación de incidencias de ClickUp es una solución ideal para equipos que necesitan una forma sencilla y directa de notificar, realizar el seguimiento y priorizar las incidencias.
Esta plantilla de informe de incidencias incluye preguntas detalladas que le permiten informar del problema de forma rápida y precisa. Incluye información como:
- Detalles sobre cuándo apareció el error.
- La plataforma en la que ocurrió
- Funciones afectadas
- Pasos para replicar
Además, esta plantilla es totalmente personalizable. Por lo tanto, si tiene información adicional que deba ser objeto de seguimiento con cada informe de error, puede añadirla fácilmente.
¡Asegúrate de que tu producto funcione sin problemas añadiendo hoy mismo nuestra plantilla de informe de incidencias!
¿Necesita más ayuda con la gestión de productos? Eche un vistazo a estas 20 plantillas de gestión de productos para obtener aún más ventajas en la gestión de productos.
5. Plantilla de seguimiento de problemas de gestión de servicio al cliente de ClickUp
Hay pocas cosas más difíciles que ofrecer un buen servicio de atención al cliente personalizado. Se necesita tiempo, paciencia y recursos para ofrecer a los clientes una solución satisfactoria a cualquier problema que les preocupe.
Una forma de ayudar a sus equipos de soporte al cliente es contar con las herramientas de organización adecuadas. La plantilla de seguimiento de incidencias de gestión de soporte al cliente de ClickUp puede ayudarle a conseguirlo.
Los representantes de atención al cliente pueden utilizar esta plantilla para organizar todos sus clientes, comentarios y prioridades en un solo lugar. Además, pueden realizar el seguimiento del progreso, las valoraciones de satisfacción de los clientes, crear tickets y colaborar con otros equipos o departamentos en cuestiones relacionadas con los problemas.
No compliques aún más un trabajo que ya es difícil. Empieza a implementar la plantilla de seguimiento de incidencias de gestión de soporte al cliente de ClickUp y brinda a tus equipos de soporte al cliente toda la ayuda que necesitan para ofrecer el servicio inolvidable que los clientes esperan.
6. ClickUp Agency Tracker para clientes de Zenpilot
En el mundo de las agencias, estar al tanto de los problemas de los clientes es fundamental para mantener relaciones sólidas y fomentar la satisfacción del cliente. Ahí es donde entra en juego la plantilla ClickUp Agency Client Health Tracker de Zenpilot. Esta plantilla personalizable permite a las empresas realizar el seguimiento del estado de sus relaciones con los clientes en un único y práctico lugar, lo que facilita la gestión de la información de los clientes y el control de cualquier problema que surja.
Con el rastreador de salud de clientes de ClickUp Agency, las agencias pueden realizar el seguimiento de datos importantes, como los niveles de satisfacción de los clientes, los puntos de contacto y los comentarios. Esta información es fundamental para identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves, lo que permite a las empresas tomar medidas proactivas y mantener satisfechos a sus clientes. Con todos estos datos almacenados en un solo lugar, es fácil identificar patrones y tendencias, lo que permite a las empresas optimizar sus servicios y mejorar la satisfacción general de los clientes.
Al incorporar el rastreador de estado de clientes de ClickUp Agency en el proceso de seguimiento de incidencias de su agencia, podrá optimizar sus flujos de trabajo y estar al tanto de cualquier problema que surja con los clientes.
7. Plantilla de seguridad informática de ClickUp
Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los productos digitales es la seguridad informática. Cada vez se almacena más información en la nube, por lo que tanto las empresas como los clientes deben asegurarse de que se implementan todas las medidas de seguridad necesarias.
Sin embargo, mantenerse al día con este importante problema es especialmente difícil para las empresas más pequeñas. Para ayudar a garantizar la seguridad de sus datos, hemos creado la plantilla de seguridad informática de ClickUp.
Esta plantilla viene preformateada con los estándares de seguridad más actualizados recomendados por el Centro para la Seguridad en Internet (CIS). Con esta plantilla, su equipo de TI puede asegurarse de que se tomen todas las precauciones necesarias para mantener sus datos seguros.
Además, con la práctica vista Tablero, puedes ver qué iniciativas de seguridad están en marcha, en curso o aún no se han iniciado. De esta manera, puedes planificar una hoja de ruta realista sobre cómo mantener tu producto protegido y seguro.
8. Plantilla de registro de problemas de entrega de ClickUp
La plantilla de registro de problemas de entrega de ClickUp es una herramienta muy valiosa para los equipos que necesitan realizar el seguimiento de sus problemas de entrega.
Con esta plantilla, puede supervisar y gestionar cualquier retraso o discrepancia en el proceso de envío. Esto incluye el seguimiento del estado actual de cada pedido, el registro de cualquier problema que surja durante el transporte y el suministro de información detallada sobre cualquier retraso.
Esto le ayudará a gestionar cualquier problema relacionado con la cadena de suministro y le proporcionará un registro único de incidencias del que extraer datos a la hora de evaluar la eficacia de su empresa en la entrega de productos. A continuación, puede utilizar estos datos para buscar optimizaciones en cuanto a velocidad y fiabilidad con el fin de crear un servicio aún mejor.
9. Plantilla de formulario de comentarios de ClickUp
Los grandes productos se crean a partir de comentarios aún mejores. Porque, seamos sinceros, nada es perfecto desde el principio.
Si quieres asegurarte de que tu producto sea lo mejor posible, necesitas una forma sencilla de recopilar, almacenar y analizar los comentarios de los clientes en un único lugar cómodo.
No busques más, la plantilla de formulario de comentarios de ClickUp es lo que necesitas.
Esta plantilla es una forma fenomenal para que los equipos recopilen y gestionen los comentarios de los clientes. Le permitirá recopilar de manera eficiente los comentarios de los clientes y le facilitará responder de manera oportuna y realizar mejoras basadas en la información proporcionada.
10. Plantilla de servicio de asistencia técnica de ClickUp
Nada enfada más a un cliente que tener que esperar una solución. Si pasan tan solo un par de días mientras su ticket espera a ser atendido, un pequeño inconveniente puede convertirse en una pérdida total de negocio para la empresa.
Para evitar este resultado, necesitas un servicio de asistencia técnica preparado para recibir y resolver las incidencias lo antes posible.
La plantilla de servicio de asistencia técnica de ClickUp es la opción ideal para ayudarte a conseguirlo. Con esta plantilla, puedes organizar, priorizar y gestionar los problemas antes de que se conviertan en grandes problemas. Eso debería ayudarte a ganar puntos con tus clientes y a alcanzar tus OKR de éxito con los clientes.
Además, gracias a la posibilidad de asignar tareas a varios miembros del equipo del proyecto de forma rápida y eficiente, sus clientes obtendrán sus soluciones de manera oportuna. Así, lo que podría ser un gran inconveniente a los ojos de sus clientes puede convertirse en una oportunidad para demostrarles que, cuando algo sale mal, usted les respalda.
11. Plantilla de Excel para seguimiento de problemas de Template Lab
Puede que Excel no parezca demasiado moderno, pero no se puede negar la potencia de este sistema. Excel ha sido la forma más importante de realizar el seguimiento de los problemas durante décadas, y por una buena razón.
Si tú y tu equipo os sentís cómodos con el sistema Excel y queréis una plantilla de seguimiento de problemas que se integre con él, esta plantilla es la ideal para vosotros.
Al igual que la mayoría de las plantillas de Excel, esta plantilla en concreto es bastante básica. Incluye espacios para que añadas:
- Una declaración de problema
- Número de ID
- El nombre del propietario
- La resolución final
- Fecha de resolución
Además, es muy fácil añadir o eliminar columnas según sea necesario.
Si ya utilizas Excel, no puedes dejar de probar esta sencilla plantilla.
¡Resuelva el seguimiento de problemas con las plantillas de seguimiento de problemas!
La plantilla de seguimiento de incidencias adecuada puede marcar la diferencia a la hora de realizar el seguimiento de los problemas de tu producto.
Tanto si se trata de un equipo pequeño como de una gran corporación, existe una solución de seguimiento de incidencias que se adapta a sus necesidades y le ayuda a controlar cualquier problema potencial de forma rápida y sencilla.
Una forma de sacar el máximo partido a tus plantillas es crearlas y utilizarlas en ClickUp. ClickUp incluye miles de plantillas prediseñadas que funcionan en nuestro ecosistema. Esto significa que puedes importar y exportar datos fácilmente, realizar automatizaciones y enlazar el seguimiento de incidencias con tus flujos de trabajo.
No dejes que la resolución de problemas ralentice el desarrollo de tu producto. Empieza a utilizar ClickUp hoy mismo y crea una experiencia impecable para tus clientes.