Si no cuidas a tus clientes, lo hará tu competencia.
Si no cuidas a tus clientes, lo hará tu competencia.
En la empresa, cuidar de sus clientes significa realizar comprobaciones y seguimientos oportunos. Al fin y al cabo, los carritos abandonados rara vez se convierten sin un pequeño empujón.
Sin embargo, la mayoría de las empresas no se ponen en contacto más de una vez después de una cotización sin respuesta. En su defensa, enviar manualmente esos mensajes de recordatorio puede llevar horas cada semana.
Ahí es donde entra en juego la automatización de WhatsApp. La automatización de los mensajes de WhatsApp le ayuda a reducir las tareas repetitivas, como enviar recordatorios de citas, seguimientos, mensajes de bienvenida o incluso responder a las consultas más habituales de los clientes.
En este artículo, le guiaremos a través del proceso de automatización de mensajes de WhatsApp utilizando la aplicación WhatsApp Business, la API de WhatsApp Business y las herramientas de automatización de WhatsApp más populares.
⭐ Plantilla de función
En un mundo en el que los chats de equipo se producen en todas partes, es fácil que se pierdan actualizaciones importantes. Sin embargo, la plantilla de mensajes instantáneos de ClickUp te ayuda a reunirlos todos en un solo lugar. Te ayuda a:
- Guarda todas las conversaciones en un solo lugar para que su equipo pueda encontrar, seguir y revisar fácilmente las actualizaciones importantes sin tener que cambiar de app, aplicación.
- Priorice los mensajes clave con hilos organizados y seguimientos estructurados, asegurándose de que las preguntas o actualizaciones urgentes reciban la atención que merecen.
- Asegúrese de que ningún mensaje quede sin respuesta convirtiendo las conversaciones en tareas o recordatorios procesables, lo que reducirá los malentendidos y los plazos incumplidos.
¿Qué significa la automatización de mensajes de WhatsApp?
Si cree que su esfuerzo de equipo de ventas o marketing podría mejorar, no es el único. Incluso con la mejor intención, es difícil captar cada oportunidad en el momento adecuado, especialmente cuando se responde manualmente.
Y dado que se espera que el 75 % de las personas en todo el mundo utilicen aplicaciones de mensajería cada mes, si no se mantiene al día, estará perdiendo muchas oportunidades.
La automatización de WhatsApp consiste en ajustar sus mensajes de WhatsApp para que se envíen automáticamente, ya sea un saludo rápido, un seguimiento o un recordatorio útil.
¿Y lo mejor de todo? Estos mensajes automatizados de WhatsApp pueden seguir siendo personales. Ya sea para compartir una oferta, ponerse en contacto con un cliente o enviar un recordatorio sobre una reserva, su mensaje puede ser oportuno y atento.
Puede utilizar la automatización de WhatsApp en diferentes fases, como por ejemplo:
- Saludar cuando alguien establece una conexión (a internet) con su empresa por primera vez
- Responda a las preguntas frecuentes o ayúdeles a explorar sus servicios.
- Hacerles un recordatorio sobre su carrito u ofrecerles una oferta especial.
Pequeños detalles, como añadir una respuesta automática en WhatsApp o utilizar plantillas de mensajes, también facilitan la respuesta de sus clientes y mantienen la conversación de forma natural.
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Formas de automatización de los mensajes de WhatsApp
Echemos un vistazo a las diferentes formas en que puede hacer el ajuste de los mensajes automáticos de WhatsApp y veamos cuál se adapta mejor a su empresa.
Utilice la app, aplicación WhatsApp Business.
Si desea una forma sencilla de empezar con la automatización de WhatsApp, la app WhatsApp Business es un fantástico primer paso.
Le permite realizar el ajuste de mensajes básicos automatizados de WhatsApp, como saludos, mensajes de ausencia y respuestas rápidas, perfectos para dar la bienvenida a nuevos clientes, gestionar mensajes fuera del horario laboral o responder a preguntas frecuentes sin tener que escribirlas cada vez.
A continuación te explicamos cómo hacer el ajuste:
- Paso 1: Abra la app, aplicación WhatsApp Business en su teléfono.
- Paso 2: Toque los tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione Herramientas empresariales.
- Paso 3: Elija la función de automatización que desee: mensaje de bienvenida o mensaje de ausencia.
- Paso 4: Actívelo y personalice el mensaje de forma personalizada para reflejar su estilo y lo que desea decir.
- Paso 5: Si configura un mensaje de ausencia, elija cuándo desea que se envíe (siempre, fuera del horario laboral o según un horario personalizado).
- Paso 6: Seleccione quién debe recibir el mensaje (todos los contactos, nuevos clientes o personas seleccionadas).
- Paso 7: Guarde los cambios y ya está listo.
También puede utilizar funciones útiles como:
- Respuestas rápidas para guardar mensajes de uso frecuente.
- Listas de difusión para enviar mensajes masivos a un grupo de selección.
- Integración con herramientas de terceros, si desea explorar una automatización más avanzada más adelante.
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2. Utilice la API de WhatsApp Business.
A diferencia de la aplicación WhatsApp Business, que funciona bien para equipos pequeños, la API de WhatsApp Business le permite automatizar mensajes de WhatsApp a gran escala e integrarlos con sus herramientas empresariales existentes.
Sí, requiere un poco de plan para su ajuste, pero te permite crear experiencias personalizadas para los clientes, enviar mensajes masivos y desarrollar una automatización avanzada que funciona a la perfección en segundo plano. A continuación te explicamos cómo puedes empezar:
- Paso 1: Elija un proveedor de API de WhatsApp Business de confianza (también denominado «proveedor de soluciones empresariales»).
- Paso 2: Registre su cuenta de WhatsApp Business a través del proveedor.
- Paso 3: Haga el ajuste de su cuenta de WhatsApp Business Platform en Facebook Business Manager.
- Paso 4: Añada y verifique el número de teléfono de su empresa.
- Paso 5: Cree plantillas de mensajes para actualizaciones, ofertas o soporte al cliente.
- Paso 6: Envía tus plantillas de mensajes para su aprobación.
- Paso 7: Trabaje con su desarrollador o proveedor para conectar la API con su software de empresa.
- Paso 8: Pruebe el envío de mensajes desde su cuenta de empresa para asegurarse de que todo funcione bien.
Con la API, puede:
- Automatice el soporte al cliente y las actualizaciones de pedido.
- Envíe mensajes masivos, como promociones, recordatorios de citas o alertas.
- Utilice plantillas con botones de respuesta rápida y enlaces de llamada a la acción.
- Realice un seguimiento del rendimiento de sus mensajes mediante el panel de control.
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📮 ClickUp Insight: El 21 % de las personas afirma que más del 80 % de su jornada laboral la dedica a tareas repetitivas. Y otro 20 % afirma que las tareas repetitivas consumen al menos el 40 % de su jornada.
Eso supone casi la mitad de la semana laboral (41 %) dedicada a tareas que no requieren mucho pensamiento estratégico o creatividad (como los correos electrónicos de seguimiento 👀).
Los agentes de ClickUp AI ayudan a eliminar esta rutina. Piensa en la creación de tareas, recordatorios, actualizaciones, notas de reunión, redacción de correos electrónicos e incluso la creación de flujos de trabajo de principio a fin. Todo eso (y más) se puede automatizar en un santiamén con ClickUp, tu app para todo lo relacionado con el trabajo.
💫 Resultados reales: Lulu Press ahorra 1 hora al día por empleado gracias al uso de ClickUp Automations, lo que se traduce en un aumento del 12 % en la eficiencia del trabajo.
3. Utilice chatbots y herramientas de IA
Si su equipo está sobrecargado con la respuesta a las consultas de los clientes en WhatsApp, los chatbots pueden simplificar significativamente su vida. Además, plataformas como WATI e Interakt hacen que la configuración del chatbot sea sencilla y eficaz.
Con el agente de IA de WATI, puede crear bots que entienden el contexto, recuerdan conversaciones anteriores e incluso gestionan consultas rutinarias de los clientes, como detalles de productos o seguimiento de pedidos. Puede cargar una base de conocimientos, establecer desencadenantes para que el bot tome el control y supervisar el rendimiento mediante informes detallados.
Interakt es otra opción sólida, especialmente si desea automatizar las conversaciones con los clientes a gran escala. Con su creador de chatbots de arrastrar y soltar, fácil de usar, puede automatizar sin esfuerzo hasta el 80 % de las consultas más comunes.
Los chatbots como WATI e Interakt le ayudan a:
- Gestione automáticamente las consultas de los clientes, la generación de clientes potenciales o las solicitudes de compatibilidad en WhatsApp.
- Configure desencadenantes por palabras clave, enrutamiento inteligente e incluso conversaciones impulsadas por /IA.
- Gestión de mensajes masivos, campañas y flujos de chatbot sin necesidad de código.
- Ofrezca respuestas las 24 horas del día, asegurándose de que sus clientes nunca se sientan ignorados.
Esto es ideal cuando desea automatizar mensajes de WhatsApp, enviar actualizaciones masivas o calificar clientes potenciales sin esfuerzo humano.
Pero, ¿qué ocurre después de la interacción personalizada con el cliente?
👀 Dato curioso: la famosa señal SOS no era la abreviatura de «Save Our Souls» (Salvad nuestras almas). Se eligió porque el sencillo patrón de puntos-puntos-puntos, rayas-rayas-rayas, puntos-puntos-puntos era rápido y claro en código Morse. Al igual que los mensajes rápidos de hoy en día, lo importante era asegurarse de que llegara rápidamente.
Ahí es donde ClickUp Brain y ClickUp Brain MAX reúnen todo lo necesario para su equipo interno. 💡
En lugar de dejar que las interacciones con los clientes terminen en el chatbot, puede utilizar ClickUp Brain para recopilar información de herramientas externas o envíos de clientes, crear tareas automáticamente, asignarlas a las personas adecuadas y mantener sus proyectos en marcha.
Sus herramientas de automatización de WhatsApp garantizan que ningún cliente tenga que esperar, mientras que ClickUp Brain se asegura de que ninguna tarea quede sin terminar.
No es de extrañar que los equipos puedan ahorrar 1,1 días a la semana, trabajar cuatro veces más rápido con Talk to Text y reducir los costes hasta en un 88 % simplificando sus flujos de trabajo con ClickUp Brain MAX.
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4. Integraciones de CRM y automatización de marketing
Si utiliza una herramienta de CRM o de marketing para realizar el seguimiento de sus clientes potenciales, lo lógico es establecer la conexión con su comunicación a través de WhatsApp. Al fin y al cabo, el seguimiento de los clientes debe ser algo natural, no como saltar entre una docena de aplicaciones diferentes. Aquí es donde las integraciones de CRM y automatización de marketing se vuelven cruciales.
Estas herramientas le permiten sincronizar sus campañas de WhatsApp con los datos de clientes que ya tiene. Ya sea una nota de agradecimiento rápida, una confirmación de compra o un recordatorio amable sobre un carrito abandonado, puede automatizarlo todo directamente desde su CRM o plataforma de marketing.
Tomemos como ejemplo Zoho Marketing Automatización. Te permite crear mensajes personalizados de WhatsApp, programarlos en el momento adecuado e incluso ajustar flujos de trabajo automatizados que respondan a las acciones de los clientes.
📌 Ejemplo: supongamos que un cliente se suscribe a su boletín informativo: Zoho puede actuar como desencadenante automáticamente para activar un mensaje de bienvenida de WhatsApp. Si alguien hace clic en una promoción pero no compra, puede hacer un seguimiento con un recordatorio amistoso o una oferta especial, todo ello sin necesidad de realizar ningún esfuerzo manual.
Lo que hace que estas integraciones sean valiosas es el equilibrio que logran entre la automatización y la personalización. Puede agrupar los contactos en función de sus intereses, compras anteriores o cómo han interactuado con sus mensajes.
📖 Lea también: Cómo hacer edición en mensajes de WhatsApp después de enviarlos.
5. Programe mensajes de WhatsApp utilizando herramientas de automatización.
Todos sabemos lo importante que es el tiempo en la comunicación con los clientes. Pero nadie puede estar conectado las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para pulsar «enviar» exactamente cuando es necesario.
Un programador de WhatsApp le permite redactar un mensaje ahora y enviarlo más tarde, sin que tenga que acordarse o estar disponible cuando llegue el momento.
💡 Consejo profesional: al seleccionar un programador de WhatsApp, busque funciones como plantillas de mensajes, opciones de personalización, programación masiva, segmentación de contactos y análisis básicos. Estas funciones le ayudarán a enviar mensajes que parezcan personales, lleguen en el momento adecuado y aporten un valor real a sus clientes.
Así es como suele funcionar el proceso de programación, independientemente de la herramienta que elija:
- Paso 1: Inicie sesión en su herramienta de programación de WhatsApp preferida.
- Paso 2: Escriba su mensaje o elija una plantilla guardada (como un mensaje de agradecimiento o un recordatorio).
- Paso 3: Seleccione los contactos con los que desea comunicarse, ya sean personas individuales o una lista de contactos.
- Paso 4: Establezca la fecha y la hora en que desea que se envíe el mensaje.
- Paso 5: Pulse «Programar» y deje que la herramienta se encargue del resto.
La mayoría de las herramientas de programación también le permiten modificar su mensaje más tarde o comprobar su estado de entrega. Lo mejor es que puede planear toda la comunicación de una semana de una sola vez, lo que le da tranquilidad y libera tiempo a su equipo.
👋🏾 Aprenda a automatizar los flujos de trabajo fácilmente. Vea este vídeo:
👀 Dato curioso: la palabra «hola» no era un saludo habitual hasta la invención del teléfono. Thomas Edison la popularizó como forma de iniciar una llamada telefónica.
Límites y consideraciones a la hora de automatizar mensajes en WhatsApp
Antes de lanzarte de cabeza a la automatización de los mensajes de WhatsApp, vale la pena conocer los límites y las reglas básicas que conlleva y prepararte para las alternativas a WhatsApp:
❗️WhatsApp requiere la aceptación explícita del usuario antes de enviar mensajes de automatización, y las empresas deben indicar claramente qué tipo de comunicaciones recibirán los usuarios.
❗️Tanto la aplicación WhatsApp Business como la API tienen límites de mensajes, y la API sigue un sistema por niveles basado en el rendimiento empresarial y la calidad de los mensajes.
❗️Enviar demasiados mensajes o contenido irrelevante puede actuar como desencadenante de los filtros de spam de WhatsApp, con el riesgo de que se bloqueen los mensajes o incluso se suspenda la cuenta.
❗️Las respuestas automáticas están restringidas, especialmente fuera del horario de soporte al cliente de 24 horas, donde se necesitan plantillas de mensajes aprobadas.
❗️La aplicación Business ofrece una integración con CRM y herramientas con límite, mientras que la API es más adecuada para operaciones de mayor envergadura que requieren automatización avanzada y escalabilidad.
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¿Por qué utilizar ClickUp para automatizar mensajes?
Cuando se piensa en la automatización de la comunicación, la mayoría de las herramientas se encargan de chatear con los clientes o de las actualizaciones internas, pero nunca de ambas cosas.
Ahí es donde ClickUp se distingue, al permitir la colaboración en tiempo real entre los miembros de su equipo. Es el primer entorno de trabajo con IA convergente que reúne mensajería, gestión de tareas e IA en un único entorno de trabajo conectado. ¿El resultado? Se reduce la proliferación de aplicaciones y la dispersión de contextos, lo que supone el fin de los flujos de trabajo desconectados y la información y los contextos de trabajo dispersos.
Automatice recordatorios, actualizaciones y seguimientos con ClickUp Automatizaciones.
Para empezar, tienes ClickUp Automatizaciones, que te ayuda a actuar como desencadenante de mensajes oportunos basados en tu flujo de trabajo. Tienes la posibilidad de establecer recordatorios automáticos para fechas límite próximas o activar mensajes de los clientes.
Esto se puede personalizar para aplicaciones integradas de terceros a través de ClickUp Integrations. Los casos de uso aquí incluyen alertar a los revisores sobre los cambios en el estado de las tareas o enviar actualizaciones al alcanzar hitos importantes.
Por ejemplo, si una tarea de diseño pasa a «Revisión», ClickUp puede enviar un mensaje al chat de su equipo con el siguiente texto: «Diseño listo para revisión: por favor, compruébelo antes de las 5 de la tarde». También puede programar mensajes recurrentes, como un resumen semanal para las partes interesadas o un aviso diario para la indicación de puesta al día.
📖 Lea también: Cómo redactar un formato de mensaje virtual eficaz.
Inicie conversaciones directamente en el lugar de trabajo con ClickUp Chat.
Con ClickUp Chat, su equipo puede compartir actualizaciones, hacer preguntas rápidas y discutir tareas relacionadas con los clientes, todo ello en una sola plataforma. En lugar de cambiar entre una herramienta de proyectos y una aplicación de chat, dispone de un único hilo en el que se reúnen las ideas, las decisiones y los enlaces a las tareas.
Por ejemplo, los gestores de proyectos pueden realizar comprobaciones semanales directamente en ClickUp Chat, con cada actualización enlazada a las tareas pertinentes. Y lo que es aún mejor, cuando alguien señala un problema en el chat, puedes convertir ese mensaje instantáneamente en una tarea o iniciar una llamada a través de SyncUps.
👀 Dato curioso: la primera carta manuscrita conocida, que data aproximadamente del año 500 a. C., fue enviada por la reina persa Atossa. Según se informa, contenía instrucciones para sus gobernadores, lo que demuestra que los memorandos escritos han regido el liderazgo durante siglos.
Cree plantillas y scripts reutilizables con ClickUp Documento y la IA.
ClickUp Doc es perfecto para almacenar plantillas de comunicación. Piensa en mensajes de bienvenida, guiones de chatbot o preguntas frecuentes de los clientes. Puedes redactar una vez, perfeccionar con ClickUp Brain y actualizar cuando sea necesario.
Con esta función, el equipo de soporte al cliente puede crear un documento de uso compartido con respuestas predefinidas para preguntas frecuentes y actualizarlo después de cada cambio en el producto. Los equipos de marketing pueden crear plantillas de anuncios y utilizar ClickUp AI para ajustar el tono a diferentes públicos.
💟 Bonificación: Brain MAX es su compañero de escritorio con tecnología de IA que optimiza el soporte al cliente y la gestión de consultas. Con una profunda integración en sus plataformas de correo electrónico, chat y soporte, Brain MAX le ayuda a redactar, organizar y enviar rápidamente respuestas a las consultas de los clientes mediante plantillas inteligentes y sugerencias contextuales.
Puede utilizar la función de conversión de voz a texto para capturar los problemas de los clientes o dictar respuestas, y Brain MAX transcribirá y organizará sus mensajes al instante. También puede automatizar los seguimientos, establecer recordatorios para los tickets sin resolver y mantener todas las interacciones con los clientes enlazadas a los casos o proyectos adecuados. Esto garantiza que todas las consultas se gestionen con rapidez, profesionalidad y con todo el contexto, lo que hace que el soporte al cliente sea más rápido, fácil y fiable.
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Las conversaciones tienen un mejor flujo cuando ClickUp está al tanto.
Si hay algo que esta guía ha dejado claro, es que mantenerse en contacto con los clientes y los equipos consiste en enviar los mensajes adecuados en el momento adecuado. La automatización de WhatsApp ayuda a las empresas a hacer precisamente eso.
Ya se trate de recordatorios de citas, seguimientos o actualizaciones rápidas, los mensajes automatizados mantienen su marca receptiva, fiable y siempre presente, incluso cuando no está conectado.
Pero, ¿dónde entra en juego ClickUp? La mayoría de las herramientas de WhatsApp se centran en la automatización orientada al cliente.
ClickUp lo reúne todo: conversaciones con clientes, seguimientos internos, actualizaciones de proyectos y recordatorios automatizados, en un único entorno de trabajo conectado.
¿Está listo para simplificar sus flujos de trabajo, mejorar los seguimientos y ahorrar horas de trabajo a su equipo cada semana? ¡Regístrese ahora en ClickUp!
Preguntas frecuentes
WhatsApp no ofrece una función integrada para mensajes automáticos en cuentas personales. Sin embargo, si utiliza la aplicación WhatsApp Business, puede configurar mensajes automáticos de bienvenida y de ausencia para responder a los clientes cuando no esté disponible. Para una automatización más avanzada, las empresas pueden utilizar la API de WhatsApp Business, que permite respuestas automáticas y mensajes programados, pero esto suele requerir una configuración técnica o la integración de terceros.
La programación de mensajes de WhatsApp no cuenta con compatibilidad nativa en la app estándar. En dispositivos Android, puede utilizar aplicaciones de terceros como SKEDit para programar mensajes. En iPhones, puede utilizar la aplicación Atajos para configurar recordatorios para enviar mensajes a una hora específica, pero tendrá que enviarlos manualmente. Para los usuarios empresariales, la API de WhatsApp Business permite programar mensajes a través de plataformas de terceros.
Sí, pero depende de tu tipo de cuenta. La aplicación WhatsApp Business permite una automatización básica, como mensajes de bienvenida y de ausencia. Para una automatización más compleja, como el envío de mensajes basados en desencadenantes o programaciones, se requiere la API de WhatsApp Business. Las cuentas personales de WhatsApp no ofrecen compatibilidad nativa con la automatización, pero algunas aplicaciones de terceros ofrecen funciones de automatización limitadas.