Hemos descubierto que 1 de cada 5 profesionales dedica más de 3 horas al día solo a buscar archivos, mensajes o contexto adicional sobre sus tareas. ¡Eso supone casi el 40 % de una semana laboral completa desperdiciada en algo que solo debería llevar unos segundos!
Las herramientas de gestión de proyectos ya no son solo un extra, sino que se han convertido en algo esencial para que los equipos organicen el trabajo, mantengan el rumbo y alcancen sus metas. Tanto si gestionas tareas sencillas como proyectos complejos, contar con la herramienta adecuada marca la diferencia.
Trello ha sido una opción sólida para muchos equipos, especialmente por sus tableros Kanban o Trello fáciles de crear para correlacionar los flujos de trabajo de forma visual. Es sencillo, ágil y cumple su función, hasta que tu equipo empieza a crecer. Ahí es cuando suelen aparecer las limitaciones.
Al comparar Trello y ClickUp, es fácil ver por qué los equipos se cambian.
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp ofrece todas las funciones de Trello y muchas más. Desde documentos, pizarras y acciones de correo electrónico integrados hasta funciones basadas en IA diseñadas para tu rol específico, está pensada para adaptarse a tus necesidades a medida que estas crecen. Además, con ClickUp Brain MAX, tu superaplicación de inteligencia artificial contextual que reúne los últimos modelos de IA en un solo lugar, ¡no hay necesidad de buscar en ningún otro sitio!
¿Ya estás pensando en cambiar, pero te preocupa perder tu trabajo? No te preocupes. Esta guía te muestra exactamente cómo importar Trello a ClickUp, para que puedas migrar todos los datos que ya has creado, sin tener que empezar desde cero.
Veamos el proceso para transferir tus tableros, tareas y ajustes de forma rápida y fluida.
¿Por qué pasar de Trello a ClickUp?
Si todavía no estás considerando ClickUp en lugar de Trello, te estás perdiendo muchas cosas. Trello es ideal para el seguimiento de tareas sencillas, pero cuando se trata de gestionar proyectos complejos, ampliar equipos o automatizar flujos de trabajo, rápidamente alcanza sus límites. Veamos qué hace que ClickUp sea una opción más sólida:
Más que tableros básicos
Aunque Trello destaca por su enfoque Kanban, se queda corto cuando los equipos necesitan funciones avanzadas. ClickUp ofrece más de 15 vistas (tableros, listas, calendarios, cronogramas y mucho más) para que puedas ver tu trabajo exactamente como quieres.
Piénsalo de esta manera: tu equipo de marketing puede planificar campañas en un cronograma, tus desarrolladores pueden utilizar puntos de sprint y gráficos de burndown para proyectos ágiles, y tu equipo de diseño puede organizar tareas en un tablero Kanban, todo en una sola herramienta.
👀 ¿Sabías que...? El sistema Kanban proviene de Toyota, donde la palabra originalmente significaba «señal visual» o «tarjeta». Hoy en día, los tableros Kanban siguen esa lógica: cada tarjeta Kanban representa una tarea, mostrando quién es el responsable, qué hay que hacer y en qué punto del flujo de trabajo se encuentra. Sencillo, visual y potente.
Herramientas de colaboración más avanzadas
Una vez que migre los datos y transfiera su avatar del entorno de trabajo de Trello, notará al instante la mejora en la colaboración de su equipo. Trello se ciñe a lo básico con las @menciones, pero ClickUp lleva la colaboración al siguiente nivel.
Dispondrás de chat en tiempo real en ClickUp, edición de documentos en directo en ClickUp Docs, comentarios específicos para cada tarea e incluso SyncUps, que te permiten iniciar rápidamente una videollamada, todo ello desde tu entorno de trabajo. Todo lo que necesitas para comunicarte, intercambiar ideas y hacer avanzar los proyectos está integrado, por lo que tu equipo permanecerá conectado sin tener que cambiar de herramienta.
Esto significa que ya no tendrás que cambiar de aplicación para las discusiones del equipo. Además, con las herramientas de gestión de proyectos con IA, puedes acelerar la creación de tareas y la planificación de proyectos.
📮ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos con alto rendimiento mantienen su eficiencia limitando su conjunto de herramientas a nueve plataformas o menos. Pero, ¿qué tal si utilizas una sola plataforma?
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una única plataforma, con flujos de trabajo basados en IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para todos los equipos, hace que el trabajo sea visible y te permite centrarte en lo que importa, mientras que la IA se encarga del resto.
Automatización más inteligente
Las automatizaciones de ClickUp son más potentes que Butler de Trello. Al hacer clic en importar datos, puedes configurar flujos de trabajo complejos que te ahorrarán horas de trabajo manual.
💡 Consejo profesional: ¿No tienes conocimientos de programación? No hay problema. Crea automatizaciones utilizando comandos en lenguaje natural a través de la IA de trabajo más completa del mundo, ClickUp Brain. Entiende el contexto de tu entorno de trabajo (tareas, documentos, personas y acciones), por lo que cada automatización te permite ahorrar horas de tiempo cada semana.
Por ejemplo, puedes automatizar:
- Asignación de tareas basada en actualizaciones en Campos personalizados
- Actualizaciones de estado cuando se cumplen condiciones específicas
- Notificaciones por correo electrónico para hitos importantes del proyecto
🧠 Dato curioso: Equipos como Lulu Press estiman que han ahorrado una hora al día por empleado, con un aumento del 12 % en la eficiencia del trabajo, gracias a las automatizaciones de ClickUp.
Mejor soporte cuando lo necesites
¿Te has atascado? A diferencia de Trello, que reserva el soporte 24/7 para los usuarios de la corporación, ClickUp ofrece ayuda las 24 horas del día a todo el mundo. Cuando haces clic en el botón de ayuda de la esquina inferior izquierda, siempre hay alguien dispuesto a ayudarte.
¡Nuestras reseñas confirman que contamos con un excelente servicio de soporte! 😄
El equipo de soporte al cliente es rápido y ayuda a resolver las consultas fácilmente. También es más fácil conectarse con los miembros del equipo a través de llamadas de audio y videollamadas.
El equipo de soporte al cliente es rápido y ayuda a resolver las consultas fácilmente. También es más fácil conectarse con los miembros del equipo a través de llamadas de audio y videollamadas.
El plan Free Forever también incluye soporte 24 horas al día, 7 días a la semana. No conozco ninguna otra herramienta que ofrezca unas funciones tan completas en un plan gratuito. A mi equipo y a mí nos ha sido muy útil para nuestras necesidades de gestión de proyectos y CRM sin ningún coste adicional.
El plan Free Forever también incluye soporte 24 horas al día, 7 días a la semana. No conozco ninguna otra herramienta que ofrezca unas funciones tan completas en un plan gratuito. A mi equipo y a mí nos ha resultado muy útil para nuestras necesidades de gestión de proyectos y CRM sin ningún coste adicional.
Plan Free que ofrece más
La versión gratuita de ClickUp te ofrece más funciones que la versión gratuita de Trello. Esto es importante si estás probando el terreno o trabajando con un presupuesto ajustado.
Con el asistente de IA sensible al contexto de ClickUp, ClickUp Brain, disponible en versión de prueba en el plan gratuito y con uso ilimitado en los planes de pago, puedes acelerar todo, desde la gestión del conocimiento y las tareas hasta la creación de documentación de proyectos, el resumen de informes de actividad y la automatización de acciones cotidianas en tu entorno de trabajo.
💡 Consejo profesional: Con ClickUp Brain, puedes dividir tus tareas más grandes en subtareas y priorizarlas al instante por urgencia, impacto o plazos.
- Los campos de IA se actualizan automáticamente con datos en tiempo real, como resúmenes, personas asignadas, prioridades y mucho más, para que siempre sepas lo que más importa.
- Delega tareas en segundos y utiliza descripciones o listas de control generadas por IA para proporcionar a tus compañeros de equipo todo el contexto.
- Aprovecha las sugerencias inteligentes de carga de trabajo de la IA para evitar el agotamiento y equilibrar las responsabilidades.
El resultado: tu equipo realiza el trabajo necesario en el momento adecuado, sin ahogarse en tareas pendientes.
Ventajas reales para los equipos de proyecto
Cuando se trata de la gestión de proyectos de software, las diferencias son evidentes, especialmente cuando los equipos comienzan a gestionar tareas o a migrar proyectos de Trello a ClickUp. Esto es lo que hace que ClickUp sea revolucionario:
- Las múltiples vistas de proyectos (como Lista, Tablero, Gantt y más) permiten a los equipos trabajar de la forma que prefieran.
- Los campos personalizados ayudan a realizar el seguimiento de los datos críticos del proyecto sin desorden.
- La elaboración de informes avanzados y los paneles personalizables de ClickUp ofrecen información en tiempo real sobre el rendimiento del equipo y el estado de los proyectos.
Desde la flexibilidad hasta la visibilidad, ClickUp permite a los equipos trabajar de forma más inteligente.
📖 Lea también: Las mejores alternativas y competidores de Trello
Qué puedes importar desde Trello
Si ha decidido importar Trello a ClickUp, pero le preocupa perder información importante, no se preocupe, casi todos los datos se transfieren. El proceso de migración es muy sencillo y los usuarios de Trello pueden transferir toda la configuración de sus proyectos sin tener que empezar desde cero.
A continuación, te ofrecemos un breve resumen de lo que puedes migrar exactamente de Trello a ClickUp:
- Tareas: todas tus tarjetas de Trello se importan como tareas de ClickUp, por lo que no perderás el hilo de nada.
- Personas asignadas: ¿Quién trabajaba en qué en Trello? También permanecen asignadas en ClickUp.
- Adjuntos: los archivos, imágenes y documentos (hasta 1 GB) se transfieren junto con tus tareas.
- Comentarios: Se conservan todas las conversaciones y comentarios de tu equipo.
- Listas de control: ¿Esas tareas detalladas? Aparecen tal y como estaban.
- Fechas límite y fechas: Se guardan todas las fechas de creación, plazos y otra información relacionada con las fechas.
- Descripciones: Las descripciones detalladas de las tarjetas se transfieren, por lo que nunca se pierde el contexto.
- Etiquetas (Rótulos): Las etiquetas de Trello se convierten en etiquetas de ClickUp, sin necesidad de volver a crearlas.
- Prioridad: Las prioridades de las tareas de Trello se reflejan exactamente de la misma manera en las prioridades de tareas de ClickUp.
- Campos personalizados: ¿Tienes datos específicos en los campos de Trello? ClickUp te permite correlacionar esos campos durante la importación.
- Tableros y listas: los tableros de Trello pueden convertirse en espacios de ClickUp, y las listas pueden convertirse en listas o carpetas dentro de ClickUp; tu estructura seguirá siendo familiar gracias a la jerarquía de proyectos de ClickUp.
Incluso tu avatar del entorno de trabajo y los flujos de trabajo de estado se pueden recrear en ClickUp para mantener la continuidad. Así que, si eres usuario de Trello y tienes pensado migrar proyectos, ClickUp hace que el proceso de transferencia entre herramientas sea fluido, rápido y completo.
📮ClickUp Insight: El 83 % de los trabajadores del conocimiento dependen principalmente del correo electrónico y el chat para la comunicación en el equipo. Sin embargo, casi el 60 % de su jornada laboral se pierde cambiando entre estas herramientas y buscando información. Con una aplicación para todo el trabajo como ClickUp, la gestión de proyectos, los mensajes, los correos electrónicos y los chats convergen en un solo lugar. ¡Es hora de centralizar y dinamizar!
Cómo importar Trello a ClickUp
Trasladar tus tableros de Trello a ClickUp no tiene por qué ser complicado. Esta guía paso a paso te guiará a través de todo el proceso para transferir tus datos de Trello a ClickUp.
📋 TL;DR:
- Abre ClickUp y ve a ajustes.
- Busca la sección Importar/Exportar y haz clic en Iniciar importación.
- Elige Trello como fuente de importación.
- Sigue las indicaciones de importación, realiza la selección de tableros y personaliza las opciones de importación.
- Inicie la importación y verifique sus datos.
Paso 1: Accede a los ajustes de importación en ClickUp.
- Inicie sesión en su cuenta de ClickUp.
- En la esquina superior derecha, haz clic en tu avatar de perfil.
- En el menú desplegable, realiza la selección de ajustes.
Paso 2: Ve a la herramienta de importación.
- En Ajustes, busca la pestaña Importar/Exportar.
- Haga clic en «Iniciar importación».
- Selecciona Trello y haz clic en Continuar.
Paso 3: Conecta tu cuenta de Trello
- El sistema le indicará que autorice el acceso a su entorno de trabajo de Trello.
- Inicia sesión en tu cuenta de Trello cuando se te haga una indicación al respecto.
- Concede los permisos necesarios para permitir que ClickUp migre los datos que han creado los usuarios de Trello.
Paso 4: Selecciona qué importar
- Elige qué tableros de Trello quieres transferir.
- Elige un espacio o carpeta de destino en ClickUp.
- Configura los ajustes de importación:
- Comentarios
- Adjuntos
- Fechas límite
- Rótulos (se pueden correlacionar con etiquetas o estados de ClickUp)
- Listas de control
Paso 5: Inicie el proceso de migración
- Revisa tus selecciones.
- Haz clic en «Iniciar importación».
- Espera mientras la plataforma de migración de tareas ClickUp Trello procesa tus datos.
Paso 6: Verifica los datos importados
Una vez finalizada la importación, comprueba que todo se haya transferido correctamente:
- Tableros convertidos en listas o carpetas
- Tarjetas transformadas en tareas
- Etiquetas correlacionadas con etiquetas o estados
- Listas de control conservadas
- Comentarios y adjuntos en su lugar
- Fechas límite precisas
💡 Consejo profesional: antes de comenzar la migración, organiza tu lista de proyectos en Trello. Un punto de partida limpio significa una navegación más fluida en ClickUp.
Preguntas frecuentes y soluciones
Respondamos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la importación de datos de Trello a ClickUp.
¿Qué pasa con mis datos de Trello?
Tus tableros de Trello permanecen intactos: la importación crea una copia en ClickUp sin afectar al original.
¿Cuánto tiempo lleva?
El tiempo de importación varía en función de:
- Número de tableros
- Cantidad de adjuntos
- Cantidad de comentarios
- Tu velocidad de Internet
A modo de referencia, importar 15 tableros con más de 500 tarjetas suele llevar menos de 2 horas.
¿Qué pasa si algo sale mal?
El Centro de ayuda de ClickUp ofrece guías detalladas para la resolución de problemas y opciones de soporte si surge algún problema.
Problemas comunes y cómo resolverlos
Ya has descubierto cómo importar Trello a ClickUp, pero es posible que el proceso no siempre sea perfecto. Por mucho que la plataforma intente que sea fluido, hay algunos problemas comunes con los que se encuentran los usuarios de Trello cuando migran datos. A continuación te indicamos a qué debes prestar atención y cómo solucionarlo sin perder la calma.
1. Problemas de correlación de usuarios
ClickUp necesita que correlacione sus usuarios de Trello con los miembros existentes de ClickUp. Si omite este paso, las tareas se importarán, pero las asignaciones no se transferirán.
Además, no se sorprenda si ve aparecer usuarios inactivos de Trello o si solo aparecen algunos compañeros de equipo en la lista de asignación. Así es como el sistema extrae los datos.
✅ Qué hacer:
- Antes de empezar, invita a todos los miembros actuales del equipo a ClickUp para que aparezcan durante la asignación.
- Después de la importación, comprueba las tareas que no tienen personas asignadas y asígnalas manualmente si es necesario.
2. Límites en el manejo de adjuntos
Trello no muestra el tamaño de los adjuntos durante la exportación, por lo que solo sabrás después de la importación si se ha omitido algún adjunto debido a los límites de tamaño. ClickUp tiene compatibilidad con archivos de hasta 1 GB, por lo que si falta algo, esa podría ser la razón.
✅ Qué hacer:
- Después de la importación, revisa las tareas con adjuntos.
- Vuelve a cargar manualmente cualquier archivo que falte.
- Para tableros con muchos adjuntos de gran tamaño, considera limpiar previamente los archivos pesados de Trello o actualizar tu plan de ClickUp para obtener almacenamiento adicional.
3. Discrepancias en los datos y errores de importación
Algunas tareas pueden fallar y otras pueden aparecer dos veces si se produce algún error durante la transferencia.
✅ Qué hacer:
- Revisa inmediatamente el informe de importación una vez finalizada la migración.
- Si las tareas fallan o se duplican, utiliza la herramienta para volver a intentar la importación o archiva/elimina manualmente las tareas adicionales.
4. Diferencias estructurales entre plataformas
Trello funciona con una estructura Tablero → Lista → Tarjeta. ClickUp utiliza Espacio de trabajo → Espacio → Carpeta → Lista → Tarea, por lo que es posible que las cosas no encajen perfectamente después de la importación. Es posible que sea necesario realizar algunos ajustes para que el diseño quede correcto.
Y si utilizas campos personalizados en Trello, estos no siempre se correlacionarán 1:1 con ClickUp. Es posible que tengas que reasignarlos o recrearlos manualmente.
✅ Qué hacer:
- Después de la importación, ajusta las listas o carpetas para que coincidan con el diseño que necesitas.
- Reconfigura o recrea manualmente los campos personalizados en ClickUp cuando sea necesario.
Consejos para una transición fluida
Pasarse de Trello a ClickUp no tiene por qué desestabilizar a tu equipo. Con un plan adecuado y algunas medidas inteligentes, puedes hacer que el cambio sea fluido e incluso emocionante. A continuación te explicamos cómo llevar a cabo una migración sin estrés.
Planifica tu cronograma de migración
Antes de importar Trello a ClickUp, planifica un cronograma realista. No lo hagas cuando tu equipo esté saturado. Elige un periodo más tranquilo, entre proyectos o durante el tiempo de inactividad.
📌 Crea un calendario de migración sencillo que incluya:
- Fechas para la formación del equipo
- Una ventana de copia de seguridad para tus datos de Trello
- Tu día de migración
- Un periodo de amortiguación para resolver cualquier problema que surja.
Haz una copia de seguridad de tus datos de Trello.
Antes de migrar todos los datos, asegúrate de tener una copia de seguridad completa de tu entorno de trabajo de Trello. Más vale prevenir que curar, ¿no?
📌 Descargar y almacenar:
- Estructuras de los tableros
- Detalles de las tarjetas, adjuntos y comentarios
- Campos personalizados
- Información de la persona asignada
Forma a tu equipo desde el principio.
No esperes hasta después del cambio para que tu equipo se familiarice con ClickUp. Organiza sesiones rápidas y específicas basadas en lo que utiliza cada equipo.
📌 Por ejemplo:
- Desarrolladores → Planificación de sprints e integraciones Git
- Diseñadores → Flujos de trabajo de revisión, carga de archivos y comentarios
- PM → Cronogramas, dependencias y vistas de carga de trabajo
Mantén una comunicación clara
Centraliza todas las actualizaciones y preguntas en un solo lugar, para que nadie se pierda en la confusión.
📌 Prueba esto:
- Un canal dedicado de Slack/Teams solo para el chat de migración.
- Un breve documento de preguntas frecuentes con información sobre «qué va dónde».
- Puestas al día diarias de 10 minutos durante la semana de migración.
Prueba primero con un equipo pequeño.
Empieza con un grupo piloto antes de lanzarte por completo.
📌 Esto te brinda la oportunidad de:
- Prueba el proceso de migración de principio a fin.
- Obtenga comentarios sobre la formación y la incorporación
- Resuelve pequeños contratiempos antes de que afecten a todo el equipo.
Ejecuta ambas herramientas temporalmente.
Sí, está bien mantener Trello y ClickUp funcionando en paralelo, pero no dejes que se prolongue indefinidamente.
- Marca claramente una plataforma como la «fuente de verdad».
- Comunique una fecha límite en la que todo el trabajo se trasladará oficialmente a ClickUp.
Documenta todo
Realiza un seguimiento de lo que funciona, lo que falla y lo que confunde a la gente.
📌 Esto se convertirá en tu manual interno:
- Resuelve rápidamente los problemas durante el cambio.
- Facilita la incorporación de futuros empleados.
- Ahorra tiempo al migrar otros equipos o herramientas.
Recopila comentarios desde el principio y con frecuencia.
Pregunta a tu equipo cómo van las cosas y escucha con atención.
📌 No esperes a que la frustración se acumule. Pregunta:
- ¿Qué funciones de ClickUp son realmente útiles?
- ¿Qué es lo que les confunde o les ralentiza?
- ¿Hay alguna función de Trello que aún no esté disponible?
Utiliza esta información para ajustar los flujos de trabajo u ofrecer soporte adicional.
Celebra los pequeños logros.
El cambio es difícil. Haz que resulte gratificante destacando los logros:
- El primer proyecto completado con éxito en ClickUp
- Ahorro de tiempo gracias a la automatización o los paneles
- Un miembro del equipo que descubre una nueva forma genial de gestionar sus tareas.
Estos momentos generan impulso y ayudan a tu equipo a adoptar plenamente la nueva plataforma.
Haz que la migración de tu proyecto valga la pena
Cambiar de herramienta de gestión de proyectos puede parecer un gran salto, pero con el proceso de importación optimizado de ClickUp, en realidad es un paso inteligente hacia adelante.
Cuando migras datos desde Trello, no solo estás transfiriendo tareas, sino que también estás trasladando el progreso, las prioridades y el historial de proyectos de tu equipo a un entorno de trabajo más potente.
¿Y lo mejor de todo? No se requieren conocimientos técnicos. Solo tienes que hacer clic en «Importar», seguir unos sencillos pasos y tus proyectos estarán listos para empezar: organizados, intactos y fáciles de navegar.
Avisa a tu equipo, comparte esta guía y fija una fecha clara para la migración. Cuanto más fluida sea la transición, más rápido volverá tu equipo a hacer lo que mejor sabe hacer.
¿Listo para dar el salto? Prueba ClickUp hoy mismo y descubre cómo es realmente la mejor gestión de proyectos de su clase.