Los equipos se apoyaban en el OCR tradicional para extraer texto de los archivos. Podía «leer», claro, pero no podía «entender» nada.
Así que la gente se veía obligada a realizar ella misma la parte tediosa: corregir errores, rellenar campos que faltaban y convertir datos desordenados en algo útil.
La IA ha cambiado por completo esa dinámica.
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) moderno interpreta el contexto, la estructura y el significado. Formularios, facturas, contratos, notas manuscritas... La IA puede darles sentido de formas que antes requerían horas de atención humana. De repente, el lento trabajo de limpieza manual pasa a un segundo plano y los flujos de trabajo con gran volumen de documentos comienzan a parecer casi sin esfuerzo.
En este artículo, desglosamos qué es realmente el procesamiento de documentos mediante IA, dónde destaca y las herramientas que impulsan este cambio hacia flujos de trabajo de documentos más inteligentes y automatizados.
¿Qué es el procesamiento de documentos mediante IA?
El procesamiento de documentos mediante IA (también conocido como IDP) es el proceso de utilizar la IA para automatizar la extracción, categorización y validación de datos a partir de documentos.
Mientras que los sistemas OCR se centran en la extracción de texto, el procesamiento inteligente de documentos puede identificar y comprender el contexto y el significado del contenido de los documentos de proceso (PDF, correo electrónico e imágenes escaneadas).
El procesamiento de documentos mediante IA combina tecnologías como:
- El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierte imágenes escaneadas o archivos PDF en texto legible por máquina mediante la extracción de caracteres y palabras de documentos estructurados.
- El procesamiento del lenguaje natural (NLP) comprende e interpreta el lenguaje humano dentro de los documentos. Esto incluye identificar entidades (nombres, fechas, ubicaciones), detectar la intención y extraer relaciones y contexto.
- Los modelos de aprendizaje automático mejoran continuamente su precisión aprendiendo de la información recibida. Mientras que los modelos preentrenados reconocen patrones, los modelos personalizados requieren el rótulo de datos y se entrenan con documentos específicos del dominio.
- La visión artificial identifica e interpreta los elementos de diseño (tablas, casillas de verificación, firmas, etc.) en los documentos.
- El aprendizaje profundo permite el reconocimiento de patrones complejos, como las relaciones entre entidades y el análisis de datos no estructurados.
Estas herramientas convierten los documentos analógicos en formatos digitales que los ordenadores pueden interpretar y comprender. Esta capacidad permite a las empresas procesar un amplio intervalo de documentos, incluidos documentos no estructurados, estructurados y semiestructurados con diseños complejos, múltiples idiomas o incluso contenido manuscrito.
👀 ¿Sabías que...? La pandemia de COVID aceleró la adopción de tecnologías de automatización en todos los sectores. Según una encuesta de McKinsey, entre las empresas que están poniendo a prueba la automatización, más del 52 % está experimentando con la inteligencia documental y el OCR.
¿Cómo funciona el procesamiento de documentos mediante IA?
Así es como funciona el procesamiento inteligente de documentos, paso a paso:
1. Incorporación de documentos
El sistema recopila archivos de múltiples fuentes, incluyendo correo electrónico, unidades en la nube, escáneres, CRM e incluso imágenes de notas escritas a mano. Todo lo que necesite procesar cuenta como datos de documentos. Esto incluye:
- Acepta formatos como PDF, imágenes escaneadas, correo electrónico, DOCX y hojas de cálculo.
- Captura de entradas desde unidades de uso compartido, aplicaciones en la nube, bandejas de entrada de correo electrónico o API.
- Gestión de cargas por lotes o transmisión de documentos de gran volumen.
2. Preprocesamiento
Los documentos se limpian y normalizan para mejorar la precisión. Una entrada limpia significa una captura de datos más precisa. Este paso implica:
- Corregir la inclinación de los escaneos o las páginas giradas
- Eliminación de ruido para eliminar borrosidad, manchas o artefactos
- Mejora del contraste para texto débil o de baja resolución
- Enderezamiento o segmentación de líneas de texto en documentos manuscritos
Este paso es crucial, ya que incluso los modelos de IA más avanzados tienen dificultades con entradas inexactas.
3. Extracción de datos con OCR
Los sistemas OCR convierten caracteres impresos, mecanografiados o escritos a mano en texto legible por máquina. El sistema identifica y extrae datos clave de los documentos, como nombres, fechas, totales y condiciones contractuales, en su contexto, incluso de documentos no estructurados en los que la información no sigue una plantilla fija.
4. Detección de diseño y estructura
El procesamiento inteligente de documentos va más allá de la lectura de texto. Puede interpretar la estructura del documento utilizando visión artificial y aprendizaje profundo.
Por ejemplo, al procesar una factura, el sistema no solo extrae números, sino que comprende cómo se organizan esos números en filas y columnas.
5. Comprensión contextual con NLP
El procesamiento del lenguaje natural (NLP) permite al sistema reconocer entidades nombradas (por ejemplo, fechas, personas, ubicaciones), inferir intenciones e interpretar la semántica.
Indique cuándo los rótulos no están claros. Aún así, puede distinguir entre una fecha de límite y una fecha de factura basándose en la estructura de la frase y los patrones lingüísticos.
Esta es la razón por la que el procesamiento inteligente de documentos se adapta al vocabulario específico de cada ámbito, reconoce abreviaturas o sinónimos y da sentido al texto semiestructurado, donde los métodos tradicionales basados en palabras clave fallarían.
📮 ClickUp Insight: El 30 % de los trabajadores cree que la automatización podría ahorrarles entre 1 y 2 horas a la semana, mientras que el 19 % estima que podría liberar entre 3 y 5 horas para realizar un trabajo profundo y concentrado.
Incluso esos pequeños ahorros de tiempo se acumulan: solo dos horas recuperadas a la semana equivalen a más de 100 horas al año, tiempo que podría dedicarse a la creatividad, el pensamiento estratégico o el crecimiento personal. 💯
Con los agentes de IA y ClickUp Brain de ClickUp, puede automatizar los flujos de trabajo, generar actualizaciones de proyecto y transformar las notas de sus reuniones en pasos prácticos, todo ello dentro de la misma plataforma. No necesita herramientas ni integraciones adicionales: ClickUp le ofrece todo lo que necesita para automatizar y optimizar su jornada laboral en un solo lugar.
💫 Resultados reales: RevPartners redujo un 50 % sus costes de SaaS al consolidar tres herramientas en ClickUp, obteniendo una plataforma unificada con más funciones, una colaboración más estrecha y una única fuente de información más fácil de gestionar y escalar.
6. Etiquetado y clasificación de datos
Con una comprensión más profunda del contenido y la estructura, la IA ahora clasifica y etiqueta campos clave de múltiples fuentes. Esto incluye:
- Clasificación del tipo de documento (por ejemplo, factura, contrato, recibo, formulario)
- Etiquetado de metadatos como número de factura, fecha límite, importe total, etc.
- Aprendizaje a lo largo del tiempo para mejorar la precisión de la clasificación mediante el aprendizaje automático.
- Procesamiento de facturas y gestión de documentos no estructurados o semiestructurados con diseño dinámico.
7. Validación y verificación cruzada
Los sistemas IDP validan los datos cotejándolos con valores conocidos, bases de datos o reglas de negocio. Cuando surgen inconsistencias o campos faltantes, los mecanismos de gestión de excepciones los marcan para su revisión o activan alertas como desencadenantes para que los revisen personas.
8. Resultados e integración
El último paso consiste en enviar los datos del documento a los sistemas posteriores o utilizarlos como desencadenante de los siguientes pasos:
- Envío de campos extraídos a CRM, ERP o bases de datos a través de API.
- Automatización de acciones como aprobaciones, pagos o alertas.
- Registro de cada paso para auditorías y cumplimiento normativo
- Integración con herramientas RPA para gestionar tareas de seguimiento repetitivas.
Con las herramientas adecuadas, puede automatizar el flujo de trabajo, desde la ingesta hasta la acción.
👀 ¿Sabías que...? El primer procesador de documentos se inventó hace más de 100 años. En 1914, el físico Emanuel Goldberg construyó una máquina capaz de leer caracteres y convertirlos en código, ¡décadas antes de que existieran los ordenadores!
Ventajas del procesamiento de documentos mediante IA
El coste oculto de procesar documentos manualmente no es solo tiempo, sino también pérdida de información, retrasos en la toma de decisiones y duplicación de esfuerzo. La IA acelera el proceso. Las empresas que implementan el procesamiento de documentos IDP experimentan una mejora en la eficiencia operativa.
Analicemos dónde tiene mayor impacto en las operaciones con gran volumen de documentos:
- Reduzca el esfuerzo manual: transfiera el trabajo repetitivo, como la entrada de datos, el etiquetado de formularios y el envío de archivos, a un sistema automatizado que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Mejora la precisión: la validación integrada, la comprensión contextual y el aprendizaje basado en el aprendizaje automático minimizan el riesgo de error humano.
- Refuerce el cumplimiento normativo: realice un seguimiento automático de cada paso del ciclo de vida de los documentos, creando un registro de auditoría claro que cumpla con la compatibilidad interna y externa.
- Escalabilidad con automatización: /IA gestiona volúmenes cada vez mayores sin aumentar la plantilla durante los picos estacionales o la expansión del mercado.
- Reduzca la carga operativa: los flujos de trabajo automatizados de gestión de documentos agilizan las aprobaciones, las conciliaciones y las auditorías, lo que elimina los interminables seguimientos y permite un procesamiento directo.
La IA en acción: Extracción automática de nombres y fechas de nacimiento de los registros del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS)
Qué hace: USCIS utiliza una herramienta de IA para extraer automáticamente nombres y fechas de nacimiento de los registros de verificación de antecedentes del FBI. Esto ahorra tiempo a los funcionarios, ya que les evita tener que examinar manualmente documentos largos y desestructurados.
Cómo funciona: El sistema utiliza un modelo lingüístico entrenado para reconocer alias reales y fechas de nacimiento válidas. Ignora los nombres de calles, el texto de marcador de posición o la información no relacionada. Si un nombre o una fecha de nacimiento ya figuran en el archivo, no marcará duplicados.
Intervención humana: Los agentes revisan y aprueban las sugerencias de la IA. Deciden si un nombre o una fecha de nacimiento marcados son realmente relevantes para el caso.
Por qué es importante: esta herramienta agiliza la verificación de identidad durante la tramitación de casos de inmigración (por ejemplo, la naturalización N-400), mejora la precisión y reduce la carga de trabajo manual. Esto no afecta a los derechos de nadie ni a los resultados de la inmigración.
Estado: En funcionamiento desde 2022 y utilizado como parte de la revisión de casos dentro del sistema ELIS del USCIS.
Principales casos de uso del procesamiento de documentos mediante IA
A continuación se indican algunas de las áreas más impactantes en las que el procesamiento de documentos mediante IA ya está marcando la diferencia:
1. Procesamiento de facturas
Uno de los casos de uso más comunes (y más frustrantes). En lugar de introducir manualmente los números de factura, las fechas, los importes y los datos de los proveedores en un sistema de cuenta, la IA puede extraer los datos, validarlos y enviarlos para su aprobación.
📍 Ejemplo: Una empresa de automatización de procesos de compra procesa más de 20 000 facturas al mes utilizando la extracción de datos basada en IA. Anteriormente, su equipo de operaciones dedicaba más de 20 minutos por factura a clasificar las partidas en más de 60 plantillas diferentes.
Gracias a la automatización, pudieron reducir el tiempo de procesamiento de las facturas a menos de 5 minutos, con una precisión en la extracción de datos del 98 %.
Así es como un agente de ClickUp puede ayudar a verificar los detalles en instancias como estas:
2. Revisión y análisis de contratos
La IA puede analizar documentos jurídicos y comerciales densos, identificar cláusulas clave y resaltar riesgos o términos que faltan, lo que ahorra a los equipos jurídicos horas de revisión manual.
Esto facilita la documentación, el resumir y la reutilización del lenguaje contractual en futuros acuerdos. La IA no solo analiza contratos o transforma datos, sino que crea documentación reutilizable y bibliotecas de cláusulas.
📍 Ejemplo: Una empresa inmobiliaria utiliza la IA para revisar los contratos de arrendamiento. El sistema señala las cláusulas de rescisión que faltan y etiqueta automáticamente las responsabilidades relacionadas con el mantenimiento de la propiedad, lo que ayuda a los equipos a evitar costosos descuidos durante las negociaciones.
📚 Más información: IA para documentación: casos de uso y indicaciones
3. Verificación KYC
El factor clave para optimizar la incorporación de clientes y mejorar la experiencia del cliente es la transformación del proceso «Conozca a su cliente» (KYC). Lo que tradicionalmente era una experiencia llena de fricciones se está impulsando gracias a la IA, con una capa invisible de inteligencia. El KYC impulsado por IA acelera la adquisición de clientes y refuerza la gestión de riesgos.
4. Automatización de reclamaciones de seguros
La IA extrae datos de formularios de reclamaciones, documentos justificativos e imágenes, y luego los envía para la toma de decisiones o el seguimiento, todo ello minimizando los errores.
¿Cansado de extraer manualmente los datos de las facturas o documentos y de comprobar cada detalle? Con campos personalizados con IA en ClickUp, puede dejar que la automatización haga el trabajo pesado. Solo tiene que cargar su factura o documento, y la IA de ClickUp extraerá la información clave, como los números de factura, las fechas y los totales, directamente a sus campos personalizados, lo que le ahorrará tiempo y reducirá los errores.
AI Fields puede incluso verificar que los datos capturados coincidan con lo que usted espera, señalar cualquier discrepancia y actuar como desencadenante de los siguientes pasos de su flujo de trabajo. Esto se traduce en una entrada de datos menos tediosa, registros más precisos y aprobaciones más rápidas, todo en un solo lugar. Diga adiós al procesamiento manual y dé la bienvenida a una gestión de documentos más inteligente y fluida con ClickUp AI.
5. Digitalización de registros sanitarios
Los proveedores de atención médica se enfrentan a una enorme carga al gestionar registros médicos no estructurados, escritos a mano e inconsistentes, todo ello con el riesgo de incumplir las normativas sobre datos sanitarios. Sin la digitalización de documentos, el acceso a la información de los pacientes y la actuación al respecto siguen siendo fragmentados e ineficaces.
El procesamiento de documentos mediante IA lee historiales médicos, informes de laboratorio y notas manuscritas para digitalizar y organizar la información de los pacientes, lo que permite buscarla y utilizarla en todos los sistemas.
📍 Ejemplo: La plataforma Omega Digital Platform (ODP) aprovecha la IA, la RPA, el ML y el NLP para optimizar las operaciones del ciclo de ingresos de los proveedores. La plataforma automatiza tareas relacionadas con el acceso de los pacientes, el ciclo de ingresos medio y las funciones de la oficina comercial, lo que reduce la carga de trabajo administrativo y los costes de codificación, al tiempo que mantiene una precisión superior al 95 %, reduce los días de cuentas por cobrar en un 30 % y aumenta los cobros entre un 10 % y un 20 %.
6. Formularios de RR. HH. e incorporación de empleados
La IA ayuda a los equipos de RR. HH. a procesar currículos, formularios fiscales y documentos de cumplimiento normativo de forma rápida y precisa durante los flujos de trabajo de contratación e incorporación.
📍 Ejemplo: Una startup tecnológica en crecimiento automatiza el papeleo de incorporación. Los nuevos empleados suben sus formularios W-4 y de depósito directo, y la IA extrae los datos, los valida y actualiza el sistema de nóminas al instante.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo es un flujo de trabajo de incorporación asistido por IA:
Las mejores herramientas de procesamiento de documentos mediante IA
Existen numerosas herramientas que gestionan documentos. Sin embargo, solo unas pocas combinan automatización, inteligencia y ejecución en una única plataforma.
A continuación, le ofrecemos un desglose de las mejores opciones, empezando por la que lo hace todo:
ClickUp (ideal para integrar el procesamiento de documentos, el análisis con IA y los flujos de trabajo automatizados)
En ClickUp, el primer espacio de trabajo de IA convergente del mundo, los documentos, los datos, la IA y las tareas conviven bajo un mismo techo. Aunque no es una plataforma típica de procesamiento inteligente de documentos, ofrece funciones que le ayudan a gestionar mejor sus flujos de trabajo de documentos con IA.
Utilice ClickUp Documento para contenido estructurado.
ClickUp Documento ayuda a los equipos a recopilar y organizar la información en un formato que permite realizar búsquedas, colaborar y está estrechamente conectado con la ejecución del trabajo.
Todos los documentos se encuentran dentro de su entorno de trabajo y se pueden vincular a tareas, metas y paneles. Esto elimina la desconexión entre la documentación y las operaciones diarias de los equipos.
Así es como ofrece compatibilidad al IDP:
- Las páginas anidadas le permiten crear bases de conocimientos organizadas o manuales de procesos con una estructura en capas.
- Las tareas enlazadas le permiten convertir cualquier línea de texto en una tarea, que se completa con personas asignadas, fechas de vencimiento y prioridades.
- Las etiquetas de documentos ayudan a clasificar los documentos por tema, equipo o flujo de trabajo para facilitar el filtrado y la búsqueda.
- La colaboración en tiempo real mantiene las actualizaciones con visibilidad para todos, con un seguimiento completo de la edición y hilos de comentarios.
- Los permisos y el uso compartido le permiten controlar quién puede tener vista, edición o uso compartido de contenido tanto interna como externamente.
Utilice ClickUp Brain para procesar, extraer y actuar sobre el contenido de los documentos.
ClickUp Brain es su asistente de IA integrado (sinceramente, el futuro del trabajo) que le ayuda a dar sentido a sus documentos y los pone a trabajar. Más allá de encontrar archivos, este software de asistencia para la redacción también comprende el contexto de sus documentos.
En resumen:
- Búsqueda y recuperación de documentos: utilice el procesamiento del lenguaje natural para buscar en todos sus documentos, páginas o comentarios. Pregunte «¿Dónde está la nueva lista de control de incorporación?» y Brain la encontrará por usted.
- Extracción de datos: Brain puede extraer datos estructurados de contenido no estructurado. Esto incluye nombres, fechas, plazos o Campos personalizados ocultos en su texto. Puede dar formato a esa información en tablas, listas o resúmenes dentro de su entorno de trabajo.
- Generación y edición de contenido: ¿Necesita redactar un documento de proyecto desde cero? Brain le ayuda a escribir, reescribir o mejorar secciones de sus documentos. Incluso puede crear esquemas, listas de control o plantillas de redacción para ayudarle a empezar más rápido.
⏳ Truco de productividad: Si quieres ir un paso más allá, ClickUp Brain MAX te ofrece un compañero de IA de escritorio dedicado que funciona más allá de tu entorno de trabajo de ClickUp.
Usted puede:
- Realice búsquedas en todas sus apps conectadas (Google Drive, GitHub, SharePoint y más).
- Utilice la función de voz a texto para asignar tareas, tomar notas o generar contenido sin necesidad de usar las manos.
- Acceda a múltiples modelos de IA (GPT-4. 1, Claude, Gemini) según la dependencia de la tarea.
- Cree automáticamente notas de reunión, elabore (elaboración de) informes de proyecto y genere imágenes para procesos complejos.
Es como dotar a su equipo de un gestor de operaciones de IA personal, que comprende todo el contexto de su trabajo y le evita tener que saltar de una pestaña a otra.
Utilice ClickUp Automatizaciones para mantener los flujos de trabajo de documentos en movimiento.
Usted quiere asegurarse de que sus documentos impulsen los siguientes pasos correctos. Consiga todo eso y mucho más con ClickUp Automatizaciones y ClickUp Agentes Personalizados. Defina desencadenantes y acciones específicos para crear agentes de IA que gestionen sus tareas dentro de ClickUp.
Por ejemplo, puede distribuir tareas en función del proveedor, el importe o la categoría de cliente en sus facturas y crear flujos de trabajo para el manejo de datos de formularios. Puede utilizar estos agentes personalizados para generar tareas a partir de contratos (por ejemplo, seguimiento, aprobaciones, revisión de cláusulas) y crear listas de control a partir de los formularios enviados.
Las mejores funciones de ClickUp
- Utilice un asistente de IA dedicado en la barra lateral para optimizar las tareas repetitivas y proporcionar contexto instantáneo.
- Centralice sus tareas, documentos, metas y comunicación con el equipo en una única plataforma integral.
- Aplique amplias opciones de personalización, incluidas diversas vistas como Tablero, Lista y Calendario, para adaptarse a cualquier flujo de trabajo.
- Automatice la creación de tareas, el seguimiento del progreso y la priorización mediante agentes de IA personalizados.
Límites de ClickUp
- El número grande de funciones crea una curva de aprendizaje pronunciada y puede hacer que la interfaz resulte abarrotada o abrumadora.
Precios de ClickUp
tabla-de-precios
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 600 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Un usuario opina:
ClickUp Brain MAX ha sido una incorporación increíble a mi flujo de trabajo. La forma en que combina múltiples LLM en una sola plataforma hace que las respuestas sean más rápidas y fiables, y la conversión de voz a texto en toda la plataforma supone un gran ahorro de tiempo. También aprecio mucho la seguridad de nivel corporación, que me da tranquilidad al manejar información confidencial. Lo que más destaca es cómo me ayuda a eliminar el ruido y pensar con más claridad, ya sea resumiendo reuniones, redactando contenido o generando nuevas ideas. Es como tener un asistente de IA todo en uno que se adapta a lo que necesito.
ClickUp Brain MAX ha sido una incorporación increíble a mi flujo de trabajo. La forma en que combina múltiples LLM en una sola plataforma hace que las respuestas sean más rápidas y fiables, y la conversión de voz a texto en toda la plataforma supone un gran ahorro de tiempo. También aprecio mucho la seguridad de nivel empresarial, que me da tranquilidad al manejar información confidencial. Lo que más destaca es cómo me ayuda a eliminar el ruido y pensar con más claridad, ya sea resumiendo reuniones, redactando contenido o generando nuevas ideas. Es como tener un asistente de IA todo en uno que se adapta a lo que necesito.
2. Rossum
Rossum es conocido por su automatización de correo electrónico a ERP y su extracción sin esquemas, lo que significa que puede extraer datos de facturas o formularios con diseños muy diferentes. No es necesario crear ninguna plantilla para su caso de uso. El bucle de retroalimentación «aprender de las correcciones» ayuda a ajustar los modelos en tiempo real sin necesidad de volver a realizar una formación técnica.
Las mejores funciones de Rossum
- Utilice Rossum Aurora Document IA para obtener una extracción de datos automatizada y de alta precisión a partir de documentos de transacción complejos.
- Ingeste documentos sin problemas desde diversas fuentes, como correo electrónico, API, unidades compartidas y redes de facturación electrónica como PEPPOL.
- Utilice una pantalla de validación ergonómica que permite una verificación eficiente con intervención humana y la gestión de excepciones.
- Automatice los flujos de trabajo de documentos de principio a fin para funciones de empresa básicas como la gestión de cuentas por pagar y la cadena de suministro.
Límites de Rossum
- Requiere una gestión significativa del cambio organizativo para los equipos que no están familiarizados con una solución dedicada al procesamiento inteligente de documentos.
- El tiempo de implementación puede prolongarse para tipos de documentos especializados o cuando se requieren altos niveles de lógica empresarial personalizada.
- Algunos equipos más pequeños pueden considerar que las funciones completas de la plataforma y su enfoque en la corporación son más avanzadas de lo necesario.
Precios de Rossum
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Rossum
- G2: 4,5/5 (más de 110 reseñas)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
3. Nanonets
La plataforma de procesamiento inteligente de documentos y automatización de flujos de trabajo basada en IA Nanonets es conocida por su formación de modelos sin código. La plataforma maneja documentos multiformato y multilingües. Destaca en escenarios operativos del mundo real, como la logística y la atención sanitaria, donde la variabilidad de los documentos es alta. A diferencia de los sistemas rígidos, Nanonets permite a los usuarios volver a entrenar modelos personalizados con solo unos pocos archivos de muestra, sin la ayuda de desarrolladores.
Las mejores funciones de Nanonets
- Proporciona una plataforma sin código y una interfaz de usuario limpia para entrenar modelos de IA con un pequeño número de documentos de muestra.
- Automatización de los flujos de trabajo de principio a fin utilizando motores de decisión integrados para la validación de datos, el formato y los flujos de control.
- Ofrece un modelo de precios flexible basado en el uso, con una opción de pago por uso adecuada para empresas de todos los tamaños.
- Ofrece una alta precisión en la extracción de datos y es frecuentemente elogiado por su facilidad de configuración y sus sólidas capacidades de integración.
Límites de Nanonets
- La compatibilidad nativa y la precisión de la plataforma pueden resultar insuficientes al procesar tipos de documentos muy desestructurados o muy variables.
- El soporte al cliente personalizado y dedicado no está incluido en los planes de nivel inferior.
- El plan gratuito de la plataforma tiene un límite de páginas reducido y no incluye funciones avanzadas como la captura de datos personalizados mediante IA.
Precios de Nanonets
- Free
- Starter (pago por uso): 0 $/mes + uso (aprox. 0,30 $/página)
- Pro: 999 $ al mes (incluye 10 000 páginas)
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Nanonets
- G2: 4,8/5 (más de 90 reseñas)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
4. Docsumo
Docsumo está diseñado para la extracción a nivel de elemento de documentos semiestructurados, como facturas, extractos bancarios y pedidos. Con el enfoque de validación primero, los usuarios pueden predefinir reglas y detectar anomalías (por ejemplo, discrepancias fiscales) antes de que los datos entren en los sistemas posteriores, lo que reduce significativamente el trabajo manual.
Las mejores funciones de Docsumo
- Consiga altos niveles de procesamiento sin intervención humana, que a menudo superan el 90 %, para casos de uso de documentos estándar.
- Proporciona compatibilidad para una extracción rápida de datos, lo que a menudo hace que la información esté disponible para su revisión en menos de 30 segundos tras su carga.
- Ofrezca modelos preentrenados para más de 100 tipos de documentos específicos del sector, con una integración API fácil de usar.
Límites de Docsumo
- Las cargas de archivos están limitadas por un límite de tamaño de 20 MB por documento.
- Los usuarios han notado que el proceso de configuración puede ser más complejo en comparación con la competencia, lo que conlleva una curva de aprendizaje inicial más pronunciada.
Precios de Docsumo
- Plan Free: Gratis (prueba de 14 días)
- Inicial: ~1500 $/mes (nivel mínimo de volumen)
- Crecimiento: Precios personalizados (basados en el volumen)
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Docsumo
- G2: 4,8/5 (más de 60 reseñas)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
5. ABBYY Vantage
ABBYY Vantage ofrece modularidad basada en habilidades de IA. Puede incorporar modelos de extracción preconstruidos (por ejemplo, facturas, ID, facturas de servicios públicos) en los flujos de trabajo sin necesidad de entrenar un modelo desde cero. ABBYY Marketplace ofrece docenas de habilidades preconstruidas (como OCR, tablas, ID y reclamaciones) listas para su uso inmediato.
Las mejores funciones de ABBYY Vantage
- Ofrece una plataforma de IA de bajo código que utiliza «habilidades» preentrenadas para obtener una precisión de reconocimiento superior al 90 % desde el primer momento.
- Convierte documentos empresariales en formato JSON estructurado para una integración perfecta con sistemas de IA generativa y LLM.
- Utiliza el aprendizaje automático combinado con la revisión humana para mejorar continuamente la precisión de la extracción y reducir los costes de validación.
- Compatibilidad con documentos complejos, incluyendo extracción estructurada, semiestructurada y manuscrita, con un amplio intervalo de modelos preentrenados.
Límites de ABBYY Vantage
- La creación de flujos de trabajo altamente personalizados o «habilidades» para escenarios documentales únicos y especializados puede provocar bloqueos en el flujo de trabajo.
- Las opciones de implementación local tienen altos requisitos de almacenamiento y se han reportado problemas con la gestión eficaz de parches.
- La interfaz de usuario para gestionar los permisos de los usuarios y acceder a los datos de los informes es independiente de la API, por lo que se requiere la pantalla de administración.
Precios de ABBYY Vantage
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de ABBYY Vantage
- G2: 4,5/5 (más de 340 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 420 opiniones)
6. Automatización Anywhere IDP
Basada en la plataforma Automation Anywhere, esta herramienta IDP combina la extracción impulsada por IA con la orquestación RPA nativa. Su ventaja es el control del flujo de trabajo de principio a fin, desde la ingesta de documentos hasta las actualizaciones del sistema downstream, sin necesidad de herramientas externas. Los bots de documentos preconstruidos para casos de uso comunes (como facturas y reclamaciones) agilizan su implementación en entornos corporativos con necesidades de automatización complejas.
Las mejores funciones de Automatización Anywhere IDP
- Integre la automatización de documentos a la perfección con la plataforma central de automatización robótica de procesos (RPA) para obtener un flujo de procesos integral.
- Utilice Automator IA para crear automáticamente y acelerar los flujos de trabajo de automatización, lo que reduce significativamente el tiempo de desarrollo necesario.
- Obtenga un AI Agent Studio de bajo código donde los usuarios pueden diseñar y gestionar sus propios agentes cognitivos para tareas avanzadas.
Límites de Automation Anywhere IDP
- Los usuarios han informado de límites en la variedad de comandos de automatización y en la integración con determinadas aplicaciones especializadas.
- Las opciones de personalización pueden tener un límite debido al enfoque de la plataforma en bots y plantillas predefinidos.
Precios de Automation Anywhere IDP
- Edición Community: gratis, gratuito/a
- Paquete inicial en la nube: 750 $ al mes (paquete de tarifa plana)
- Paquete avanzado/corporación: Precio personalizado
Valoraciones y reseñas de Automation Anywhere IDP
- G2: 4,5/5 (más de 3990 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
Cómo empezar con el procesamiento de documentos mediante IA
Adoptar el procesamiento de documentos mediante IA no tiene por qué significar una revisión completa de todo su sistema. De hecho, los equipos más exitosos comienzan poco a poco. Aquí tiene una sencilla hoja de ruta que le ayudará a empezar:
1. Identifique los flujos de trabajo con mayor fricción.
Empiece por identificar en qué tareas relacionadas con los documentos dedica más tiempo su equipo. Piense en tareas como la entrada de facturas, la aprobación de políticas, la incorporación de empleados o el seguimiento del cumplimiento normativo.
Hágase estas preguntas para cada proceso que implique un gran volumen de documentos:
- ¿Los empleados introducen manualmente los mismos datos en varios sistemas?
- ¿Las aprobaciones o revisiones se retrasan a menudo debido a la falta de claridad sobre la propiedad de los documentos?
- ¿Hay frecuentes idas y venidas por detalles de documentos que faltan o son inconsistentes?
- ¿Los miembros del equipo dedican tiempo a reformatear o renombrar archivos para mayor claridad?
- ¿Depende del correo electrónico o del chat para realizar seguimiento del estado de los documentos o de los traspasos?
Si ha respondido sí a dos o más preguntas, es probable que haya encontrado un buen candidato para el procesamiento de documentos basado en IA.
2. Audite sus formatos de documentos actuales
Haga una lista de los tipos de documentos que maneja con más frecuencia: PDF, formularios escaneados, plantillas estructuradas o adjuntos de correo electrónico desordenados. Esto le ayudará a elegir una herramienta que pueda manejar sus entradas del mundo real, incluidos los documentos complejos que son difíciles de estandarizar.
💡 Consejo profesional: Cargue un conjunto de muestras de cada tipo de documento en la versión de prueba gratuita de la herramienta que haya elegido (si está disponible). Compruebe cómo clasifica los documentos, extrae los campos y gestiona las diferencias de diseño antes de la confirmación.
3. Elija la herramienta de /IA adecuada para sus necesidades
No todas las herramientas de procesamiento de documentos son iguales. Algunas se especializan en documentos estructurados, como facturas y formularios. Otras están diseñadas para ayudarle a gestionar contenido no estructurado, como notas de reuniones, contratos o documentos normativos. Adapte su caso de uso a lo que la herramienta hace mejor.
4. Comience con un tipo de documento o proceso
Comience con un flujo de trabajo, como convertir las notas de las reuniones en tareas o enviar los formularios de RR. HH. presentados, y mida el tiempo ahorrado. Aquí es donde, como usuario de empresa, verá el valor inicial sin dependencia del departamento de TI.
⚡ Archivo de plantillas: Los sistemas de procesamiento de documentos con IA suelen requerir flujos de trabajo claros y repetibles. Sin embargo, muchos equipos carecen de documentación estandarizada para gestionar casos extremos, revisiones humanas y comentarios sobre los modelos.
Las plantillas POE ayudan a los equipos a documentar los pasos del procesamiento de documentos mediante IA, desde la recopilación y validación de datos hasta la gestión de excepciones y el reentrenamiento.
Con estas plantillas, puede lograr coherencia, una incorporación más rápida y flujos de trabajo listos para auditorías, tanto para las partes interesadas técnicas como no técnicas.
5. Configure integraciones y automatizaciones
Configure automatizaciones para conectar sus documentos con CRM, ERP, analizadores de PDF o herramientas de gestión de tareas. En esta fase, los agentes de piloto automático preconfigurados de ClickUp le permiten responder a desencadenantes y publicar actualizaciones en una ubicación específica.
Convierta el caos documental en claridad con ClickUp.
Durante años, los equipos han estado atrapados en un bucle de caos documental. La información importante se encuentra dispersa en demasiados lugares, las tareas quedan ocultas en archivos PDF y las personas pierden horas reescribiendo, resumiendo y haciendo seguimiento a lo que debería ser obvio.
Así que, en lugar de crear otra herramienta desconectada, ClickUp se planteó una pregunta mejor: ¿y si la IA pudiera formar parte de tu trabajo? ¿Y si entendiera tus tareas, documentos, metas y todo lo demás?
Con ClickUp Docs, los equipos pueden crear contenido estructurado y conectado que está enlazado al trabajo al que da soporte. ClickUp Brain entiende ese contenido y ayuda a convertirlo en acción, ya sea mostrando los siguientes pasos o resumiendo un informe de 10 páginas en segundos. Todo ello mientras ClickUp Automatización mantiene todo en movimiento.
Regístrese hoy mismo en ClickUp para empezar.
✅ Preguntas frecuentes
El procesamiento de documentos mediante IA se utiliza para automatizar la extracción, el análisis y la gestión de datos de documentos. Optimiza tareas como el procesamiento de facturas, el análisis de contratos, la entrada de datos, las comprobaciones de cumplimiento y la incorporación de clientes mediante la conversión de datos no estructurados (por ejemplo, texto, imágenes, PDF) en información estructurada y útil, lo que ahorra tiempo y reduce el esfuerzo manual.
El procesamiento de documentos mediante IA es muy preciso y, a menudo, alcanza una precisión del 90-99 % dependiendo de la herramienta, la calidad del documento y los datos de entrenamiento. Los modelos avanzados de aprendizaje automático, como los que utilizan NLP y visión artificial, mejoran la precisión al aprender de diversos tipos de documentos y corregir errores con el tiempo, aunque la precisión puede variar con documentos complejos o de mala calidad.
Sí, la IA puede leer documentos escaneados. Mediante el uso de OCR combinado con ML, la IA extrae texto y datos de imágenes escaneadas o archivos PDF, incluso manejando notas manuscritas, escaneos de baja resolución o documentos distorsionados, lo que la hace eficaz para digitalizar registros físicos.
La IA supera al OCR tradicional al combinar el reconocimiento de carácter con la comprensión contextual. Mientras que el OCR extrae texto, la IA interpreta el significado, identifica campos de datos (por ejemplo, fechas, cantidades) y maneja formatos no estructurados o variados. La IA se adapta mejor a documentos complejos, reduce los errores y aprende con el tiempo, a diferencia del OCR basado en reglas, que tiene dificultades con las inconsistencias.
Hay varias herramientas que destacan en los flujos de trabajo de documentos automatizados: ClickUp: ofrece un sólido procesamiento de documentos con automatización basada en IA para la gestión de tareas, la extracción de datos y la integración de flujos de trabajo, ideal para equipos que optimizan operaciones de principio a fin. ABBYY Vantage: se especializa en la captura inteligente de datos de diversos tipos de documentos. Nanonets: utiliza IA para una extracción de datos rápida y precisa y la automatización de flujos de trabajo. Estas herramientas se integran con los sistemas existentes para mejorar la eficiencia en los procesos con gran volumen de documentos. Rossum: una plataforma impulsada por IA especializada en IDP, especialmente para facturas, con extracción y validación de datos automatizadas.