Las compras están pasando a primer plano. Alrededor del 64 % de los profesionales que participaron en la encuesta Global State of Procurement Survey afirman que su influencia está creciendo dentro de las organizaciones.
A medida que los equipos de compras asumen un rol más importante, también se enfrentan a nuevos retos, especialmente en lo que respecta a procesos obsoletos e ineficientes.
Ahí es donde un plan de gestión de compras inteligente marca la diferencia. Es su hoja de ruta para tomar decisiones de compra con confianza, controlar los costes y establecer sólidas relaciones con los proveedores.
Con el plan adecuado, podrá reducir los riesgos, mejorar la alineación con los proveedores y mantener el control de su presupuesto. ¿Está listo para llevar su proceso de compras al siguiente nivel?
Analicemos los pasos clave para crear un plan de gestión de compras ganador, de modo que pueda optimizar su flujo de trabajo y obtener resultados sobresalientes en sus proyectos.
¿Qué es un plan de gestión de compras?
Un plan de gestión de compras describe cómo una organización o un equipo de proyecto adquirirá los bienes y servicios necesarios de proveedores externos.
El plan es un documento estratégico que describe los objetivos de adquisición, los factores para la selección de proveedores, los procesos de control de contratos y las medidas para evitar riesgos. Garantiza que las actividades de adquisición estén sincronizadas con el calendario del proyecto, los costes y las expectativas de calidad.
Un plan de compras eficaz evita interrupciones en la cadena de suministro, aumentos de costes y problemas de cumplimiento normativo. Define claramente los roles y responsabilidades, lo que garantiza una coordinación fluida entre las partes interesadas, los equipos de compras y los gestores de proyectos.
🧠 Dato curioso: El primer contrato de adquisición a gran escala se remonta aproximadamente al año 3000 a. C. Suministraba piedra y mano de obra para la construcción de las pirámides de Egipto. El contrato escrito más antiguo, encontrado en Mesopotamia, apareció en una tablilla de arcilla.
⭐ Plantilla destacada
La plantilla de compras de ClickUp ayuda a optimizar todo el flujo de trabajo de compras, desde la selección de proveedores hasta el seguimiento de pedidos. Gestione fácilmente las solicitudes, las aprobaciones y los presupuestos en un solo lugar para mantener las compras eficientes, organizadas y listas para la auditoría.
El rol de la gestión de compras en la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, las compras son un factor determinante para obtener resultados satisfactorios.
Garantiza que los equipos tengan acceso oportuno a los recursos adecuados, al tiempo que controla los costes y minimiza los riesgos. Al establecer contratos claros, fijar plazos de entrega y definir estándares de calidad desde el principio, los responsables de compras sientan las bases para que los proyectos se desarrollen sin problemas.
Una gestión eficaz de las compras también refuerza las relaciones con los proveedores y garantiza el cumplimiento de los contratos, lo que reduce la probabilidad de retrasos o sobrecostes. Igualmente importante es que aporta transparencia a todo el proceso (seguimiento de los pedidos de compra, las aprobaciones y el rendimiento de los proveedores), de modo que todo el mundo está informado y coordinado.
En última instancia, unas prácticas de adquisición sólidas son esenciales para entregar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con los más altos estándares de calidad.
👀 ¿Sabías que...? El 21 % de los responsables de la toma de decisiones y el 24 % de los altos directivos quieren que sus equipos de compras sean más ágiles y resistentes a las interrupciones de la cadena de suministro.
¿Por qué es importante un plan de gestión de compras?
Un plan formal evita gastos innecesarios, retrasos e incumplimientos por parte de la organización. Es importante por las siguientes razones:
Rentabilidad y control del gasto
Un plan de compras redactado de manera eficaz ayuda a las organizaciones a optimizar el gasto, ya que evita compras innecesarias y garantiza precios competitivos por parte de los proveedores. Permite a las empresas negociar mejores condiciones, establecer mejores relaciones con los proveedores y reducir los costes.
📌 Imagine un equipo de marketing que necesita material para un evento. En lugar de comprar a varios proveedores a precios de última hora, un plan de aprovisionamiento les ayuda a negociar contratos anuales con los proveedores preferidos, lo que les permite ahorrar tiempo y dinero.
Alineación con la estrategia empresarial
Un plan de adquisiciones garantiza que las actividades de compra estén alineadas con los objetivos generales de la organización. Al anticipar los objetivos de adquisición, las empresas pueden programar compras importantes, evitar gastos innecesarios y mejorar la planificación financiera.
📌 Considere una empresa constructora que planifica múltiples proyectos a lo largo del año. Con un plan de adquisiciones, el equipo de compras puede alinear las compras de materiales a granel con los cronogramas de los proyectos, asegurando descuentos y evitando la falta de existencias.
Mejora de la gestión de proveedores
Un plan de gestión de compras garantiza que existan criterios claros de selección de proveedores, lo que asegura a las empresas que tratarán con proveedores fiables. Con buenas relaciones con los proveedores, las empresas pueden negociar condiciones contractuales favorables, mejorar la calidad de los servicios y evitar los riesgos asociados al uso de proveedores con bajo rendimiento.
📌 Imagina una empresa minorista que evalúa anualmente a sus proveedores mediante tarjetas de puntuación basadas en los cronogramas de entrega y la calidad. Un plan de compras sólido les permite sustituir a los proveedores con bajo rendimiento antes de que disminuya la satisfacción de los clientes.
Cumplimiento normativo y de políticas
Las organizaciones deben cumplir con las políticas internas y la legislación externa al realizar adquisiciones. Un plan formal de gestión de proyectos garantiza que todas las adquisiciones cumplan con la normativa, evitando problemas legales, multas o pérdida de reputación por incumplimiento.
📌 Una empresa del sector sanitario, por ejemplo, debe asegurarse de que todas las compras de equipos médicos cumplan con la normativa gubernamental. Un plan de adquisiciones incorpora controles de cumplimiento en cada decisión de compra, lo que reduce los riesgos legales.
Mitigación de riesgos y planificación de contingencias
Las compras entrañan riesgos en caso de incumplimiento por parte de los proveedores, fluctuaciones de precios y problemas de calidad. Un plan de gestión de compras incluye procesos de gestión de riesgos, como la evaluación, la planificación de contingencias y el abastecimiento alternativo, para minimizar las interrupciones en las operaciones.
📌 Imagine una empresa manufacturera que adquiere componentes clave en el extranjero. Cuando se producen retrasos en los envíos, un proveedor alternativo incluido en el plan de aprovisionamiento garantiza que las líneas de producción sigan funcionando sin pérdidas importantes.
Optimización del tiempo y los recursos
Sin un proceso documentado, las actividades de adquisición son propensas a la ineficiencia y al despilfarro. Con un plan preciso, las organizaciones pueden reducir los costes administrativos y, por consiguiente, centrarse en operaciones comerciales críticas en lugar de repetir procesos de adquisición.
📌 Piense en una empresa SaaS de rápido crecimiento que incorpora múltiples proveedores para suscripciones de software. Un proceso de adquisición optimizado reduce el papeleo y la confusión de los proveedores, lo que permite a los empleados centrarse en mejorar los productos en lugar de perseguir aprobaciones.
👀 ¿Sabías que...? Debido a las continuas interrupciones en la cadena de suministro, los rápidos cambios tecnológicos y la necesidad de un proceso más fluido, el 47 % de los responsables de la cadena de suministro se enfrentan a ineficiencias operativas.
Componentes clave de un plan de gestión de compras
Un plan de gestión de compras tiene tres componentes clave:
| Componente | Qué significa |
| Estrategia de compras | ✅ Describe la dirección general para la adquisición de bienes y servicios. ✅ Establece qué se debe adquirir, cuándo y los límites presupuestarios. ✅ Garantiza que las compras se ajusten a las metas de la organización, al tiempo que optimiza los costes y la eficiencia. |
| Proceso de adquisición | ✅ Describe los procedimientos secuenciales para la adquisición de bienes y servicios: identificación de necesidades, selección de proveedores, negociación de contratos y gestión de operaciones. ✅ Garantiza la rentabilidad y la entrega puntual. |
| Plan de control de adquisiciones | ✅ Formula un proceso para evaluar la actividad de adquisición. ✅ Se centra en contener los costes, controlar la calidad y garantizar el cumplimiento de las políticas y leyes. ✅ Mantiene las adquisiciones dentro del presupuesto, al tiempo que proporciona soporte para los objetivos de la organización. |
Además de estos tres, otros componentes incluyen:
| Componentes adicionales | Por qué son importantes |
| Objetivos y metas de las compras | Unos objetivos claramente definidos impulsan el proceso de adquisición. |
| Identificación y participación de las partes interesadas | Una planificación eficaz de las adquisiciones implica la participación de las principales partes interesadas, como los jefes de departamento, los gestores de contratos y los usuarios finales. |
| Análisis de mercado y selección de proveedores | Un buen plan de compras incluye un estudio de mercado exhaustivo para identificar buenos proveedores. El precio, el plazo de entrega y el rendimiento del proveedor son parámetros clave para tomar decisiones de compra inteligentes. |
| Consideraciones presupuestarias y de costes | El plan de compras debe incluir todos los gastos de compra: costes directos, impuestos, logística e instalación. La supervisión de los gastos mediante un software de compras ayuda a las organizaciones a ajustarse al presupuesto y evitar gastos excesivos. |
| Evaluación y mitigación de riesgos | Las compras implican riesgos como retrasos de los proveedores o problemas de calidad. Un buen plan incluye evaluaciones de riesgos y estrategias de mitigación, como identificar proveedores alternativos o implementar medidas de contingencia para reducir las interrupciones. |
| Calendario y cronograma de aprovisionamiento | Un cronograma formalizado garantiza que las actividades de adquisición se ajusten a los plazos del proyecto. Incluye hitos clave como la selección de proveedores, la firma de contratos y los plazos de entrega para mantener los procesos según lo previsto. |
| Administración y gestión de contratos | Una buena administración de contratos garantiza que los proveedores cumplan con los términos acordados, facilita las negociaciones, asegura el cumplimiento y gestiona las modificaciones de los contratos. Esto protege los intereses de la organización y mejora las relaciones con los proveedores. |
| Medición y evaluación del rendimiento | El seguimiento del rendimiento de las compras a través de indicadores clave de rendimiento ( KPI ) permite medir la fiabilidad, el coste y la eficiencia de los proveedores. Las comprobaciones periódicas ayudan a las organizaciones a racionalizar su estrategia de compras y mejorar el rendimiento. |
💡 Consejo profesional: Los equipos de compras y los proveedores deben colaborar estrechamente para modernizar las operaciones. Al ampliar las asociaciones de forma intencionada, pueden adaptarse al rol cada vez más importante de las compras en toda la organización.
Guía paso a paso: Creación de un plan de gestión de compras
Un plan de gestión de compras adecuado puede permitir a una organización adquirir los bienes y servicios adecuados al mejor valor posible, al tiempo que se logra eficiencia, cumplimiento normativo y ahorro. A continuación se describe un proceso paso a paso para desarrollar un plan de compras claro.
1. Defina los objetivos de adquisición
El primer paso para planificar las compras es crear objetivos explícitos que coincidan con los definidos en los objetivos empresariales. Las organizaciones deben saber claramente qué quieren adquirir, por qué y qué esperan obtener de la compra.
2. Desarrollar estrategias de adquisición y presupuesto
Un plan de adquisiciones exitoso explicará cómo una organización adquirirá bienes y servicios de la manera más rentable y confiable. Los pasos incluirían:
- Identificar las compras globales o nacionales, los contratos a corto y largo plazo, o la producción interna frente a las compras a terceros.
- Profundice en la historia de las compras para conocer las oportunidades de reducción de costes.
- Realizar ajustes en los límites de gasto para evitar el gasto excesivo y asignar fondos en función de la prioridad de los gastos.
3. Solicitud de ofertas/propuestas (presupuestos) a los proveedores
Una vez identificados los requisitos y las estrategias de adquisición, se procede a conocer a los posibles proveedores y a realizar actividades de invitación a licitar. Se trata de solicitudes de propuestas ( RFP ) o solicitudes de cotización ( RFQ ) para solicitar ofertas competitivas. Estas deben contener:
- Definiciones claras de los bienes o servicios necesarios.
- Se prevén los plazos de entrega y los estándares de servicio.
- Criterios de evaluación de proveedores
4. Compare ofertas y elija proveedores
Una vez recibidas las ofertas, las empresas deben comparar a los proveedores con los parámetros definidos para su evaluación. Un proceso de evaluación eficaz debe tener en cuenta lo siguiente:
- Coste frente a valor: Comparación de costes en relación con las ventajas a largo plazo.
- Garantía de calidad: Validación del rendimiento pasado, referencias de clientes y cumplimiento de las normas del sector.
- Fiabilidad: Garantía de que los proveedores pueden adaptarse a los requisitos empresariales variables manteniendo los niveles de servicio.
- Condiciones del contrato: garantía, política de devoluciones y condiciones de soporte posventa.
Los proveedores preseleccionados pueden ser objeto de nuevas negociaciones antes de la firma del contrato para conseguir el mejor acuerdo.
5. Gestione el proceso de adquisición y ciérrelo
Una vez realizada la selección del proveedor, las organizaciones deben supervisar la entrega eficiente de las compras y garantizar el cumplimiento y el control de calidad. Las siguientes son las principales actividades de esta fase:
- Seguimiento de pedidos: supervisar las entregas para determinar si se cumplen los plazos.
- Inspección de calidad: Inspeccionar los materiales recibidos para garantizar que cumplen con las especificaciones.
- Resolución de problemas: Iniciar acciones inmediatas para resolver discrepancias o problemas relacionados con los proveedores.
- Procesamiento de pagos: Garantizar que todos los pagos se procesen según los requisitos del contrato.
- Informes de elaboración de informes y evaluación: evaluación del rendimiento de los proveedores con fines futuros y cierre formal de los contratos de adquisición.
👀 ¿Sabía que... una reducción del 10 % en los costes de los proveedores puede aumentar el EBITDA en un 32 % para las empresas de la lista Fortune 500 y en un 27 % para las empresas del FTSE 350, lo que se traduce en un importante aumento de la rentabilidad?
Las mejores herramientas para la planificación de la gestión de compras
Las herramientas adecuadas pueden aportar eficiencia en las compras, ahorro de costes y cumplimiento de las políticas. El software moderno de compras y las soluciones de gestión de proyectos ayudan a agilizar los procesos, realizar la automatización de las actividades y ofrecer visibilidad de los gastos. A continuación se incluye una lista de algunas de las principales herramientas de gestión de la planificación de compras:
Software de compras
Con el software de compras, las empresas pueden gestionar las relaciones con los proveedores, al tiempo que supervisan la actividad de compras y realizan la automatización del proceso de adquisición. Algunas de las soluciones más conocidas son:
SAP Ariba
Una solución de compras basada en la nube para optimizar el abastecimiento, la gestión de contratos y la colaboración con los proveedores. Ayuda a las organizaciones a obtener mejores condiciones y optimizar el gasto con visibilidad en tiempo real de la actividad de compras.
Oracle Procurement Cloud de la nube
Una excelente solución que realiza la automatización de las compras, la calificación de proveedores y la contratación. Garantiza el cumplimiento de la política de compras y simplifica el proceso de adquisición.
Coupa
Una solución integral de compras para la gestión del gasto, la gestión del riesgo de los proveedores y los flujos de trabajo de aprobación automática. Coupa se integra con los sistemas financieros para la supervisión del presupuesto en tiempo real y el control de los costes.
🧠 Dato curioso: los gestores de compras hacen mucho más que simplemente realizar pedidos de elementos; negocian contratos, garantizan la calidad y analizan el rendimiento de los proveedores. A menudo se les considera los héroes olvidados del mundo empresarial, ya que equilibran la gestión de costes con la garantía de calidad.
Gestión de proyectos y contratos: ClickUp
ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo, reúne todos sus cronogramas, tareas y contratos en un entorno de trabajo unificado. Desde la redacción de acuerdos hasta el seguimiento de entregas y aprobaciones, ClickUp le ayuda a cumplir con los plazos, controlar los costes y gestionar la responsabilidad de los proveedores en cada paso del camino.
El software CRM de ClickUp para gestores de compras proporciona a los gestores de compras una única fuente de información veraz para gestionar todos los aspectos del ciclo de vida de los proveedores.
Olvídese de las hojas de cálculo dispersas y las cadenas de correos electrónicos. ClickUp CRM guarda todos los datos de los proveedores, como contactos, condiciones contractuales, historial de rendimiento y documentos, en un solo lugar, para que su equipo siempre sepa dónde buscar y qué hacer a continuación.
Le puede ayudar a:
- Cree, apruebe y realice el seguimiento de los pedidos de compra más rápidamente.
- Establezca desencadenantes de aprobación personalizados, etiquete a los miembros del equipo pertinentes y actualice automáticamente el estado de los pedidos.
- Realice un seguimiento del gasto en tiempo real con paneles de control en vivo.
- Establezca límites presupuestarios, señale automáticamente los excesos y mantenga informado a su equipo financiero sin necesidad de utilizar otra herramienta.
- Utilice paneles predefinidos para realizar el seguimiento de los plazos de entrega, los problemas de calidad y el rendimiento general de los proveedores.
- Conecte sus sistemas de inventario a ClickUp para realizar el seguimiento de los niveles de existencias y utilizar los pedidos de reposición como desencadenantes automáticos.
En general, ClickUp se conecta con sus herramientas de adquisición, ERP y aplicaciones de comunicación favoritas para que sus flujos de trabajo funcionen sin interrupciones.
David U comparte su experiencia:
Lo que más me gusta de ClickUp es su personalización. Puedes adaptar todo (vistas, estados, campos, automatizaciones) para que se ajuste perfectamente a tu flujo de trabajo. Se adapta a ti, y no al revés.
Lo que más me gusta de ClickUp es su personalización. Puedes adaptar todo (vistas, estados, campos, automatizaciones) para que se ajuste perfectamente a tu flujo de trabajo. Se adapta a ti, y no al revés.
Acelere las aprobaciones de compras y las actualizaciones de proveedores mediante la automatización.
Las automatizaciones de ClickUp eliminan las tareas manuales, lo que garantiza un proceso de compras más eficiente. Con más de 100 opciones de automatización, los equipos de compras pueden automatizar actividades rutinarias como:
- Asignación de tareas de aprovisionamiento basadas en desencadenantes específicos
- Actualización automática del estado de las tareas cuando se completa el pago o se entregan los materiales.
- Envío de notificaciones para aprobaciones o cambios
Estas automatizaciones reducen el riesgo de errores humanos y liberan un tiempo valioso para la toma de decisiones estratégicas. Con reglas de automatización personalizadas, los equipos pueden adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades específicas de aprovisionamiento, lo que se traduce en una mayor productividad y coherencia en todos los proyectos.
Realiza el uso compartido de archivos, realiza el seguimiento de los entregables y comunícate al instante con los proveedores.
La comunicación eficaz es imprescindible en las compras. ClickUp ofrece un conjunto de herramientas de colaboración que facilitan la interacción fluida entre los equipos de compras y los proveedores:
Cree espacios dedicados para cada proveedor con el fin de centralizar la comunicación y la documentación. Utilice el chat en tiempo real de ClickUp para chatear y resolver problemas rápidamente, lo que también mejora las relaciones con los proveedores.
Colabore en contratos, propuestas y otros documentos esenciales a través de ClickUp Docs dentro de la plataforma utilizando el uso compartido de documentos. Estas funciones garantizan que todas las partes interesadas estén alineadas, lo que reduce los malentendidos y fomenta relaciones más sólidas con los proveedores.
Anticípese a los retrasos con la supervisión de hitos en tiempo real.
Supervisar el progreso es fundamental para mantener los proyectos de aprovisionamiento dentro del cronograma previsto. Las funciones de seguimiento de hitos de ClickUp proporcionan una visibilidad clara del cronograma de los proyectos.
Defina las fases clave de la adquisición como hitos para supervisar el progreso. Visualice todo el cronograma de adquisición mediante gráficos de Gantt, identifique las dependencias y ajuste los plazos según sea necesario. Evitar los retrasos es fundamental para controlar los costes de adquisición.
Utilice señales visuales para evaluar el estado de finalización de cada hito. Estas herramientas permiten a los responsables de compras abordar de forma proactiva los posibles retrasos y garantizar la entrega puntual de bienes y servicios.
Plantilla de gestión de compras de ClickUp
La plantilla de gestión de compras de ClickUp está diseñada para proporcionar un marco completo para gestionar los procesos de compras desde su inicio hasta su completación. Las funciones principales de la plantilla incluyen:
- Estados personalizados: realice un seguimiento del progreso de las tareas de adquisición con estados como «Abierto», «En curso», «Se necesita aclaración» y «Completada», lo que proporciona una visibilidad clara de cada fase del proceso.
- Campos personalizados: recopile información esencial, como los datos de contacto del proveedor, el estado de aprobación de la adquisición y la información del solicitante, para garantizar que todos los datos relevantes estén fácilmente accesibles.
- Vistas personalizadas: utilice diversas vistas, como Lista, Tablero y Calendario, para organizar y visualizar las tareas de aprovisionamiento según las preferencias del equipo y los requisitos del proyecto.
- Seguimiento de gastos y ahorros: supervise los gastos de adquisición e identifique oportunidades de ahorro de costes, lo que le ayudará en la gestión presupuestaria y la planificación financiera.
- Categorización de proveedores: Clasifique a los proveedores en función de niveles y grados de riesgo para priorizar compromisos y gestionar las relaciones con los proveedores de forma eficaz.
Superar los retos de la gestión de compras
La gestión de las compras implica muchos aspectos, como la selección de proveedores, el control del presupuesto de compras, el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos. Cualquier interrupción en el flujo de compras puede dar lugar a ineficiencias que provoquen insuficiencias presupuestarias o riesgos relacionados con proveedores deficientes.
Estos retos de aprovisionamiento exigen una gestión estratégica integral, un uso adecuado de la tecnología y una estrecha colaboración entre las partes interesadas.
1. Gestión del riesgo y del rendimiento de los proveedores
Los proveedores son fundamentales para el éxito de las compras de una organización. Sin embargo, existen riesgos asociados, como no cumplir con la calidad esperada, retrasos en la entrega o una situación financiera inestable, lo que, a su vez, puede afectar a las operaciones. Estos riesgos se pueden controlar fácilmente mediante:
- Evaluar exhaustivamente a los proveedores antes de incorporarlos.
- Realizar ajustes en las medidas de rendimiento (KPI) para la calidad, los plazos y los niveles de servicio, y supervisarlas activamente.
- Diversificar y gestionar los proveedores para evitar depender de un único suministro, de modo que se puedan garantizar opciones de copia de seguridad.
- Las auditorías periódicas de los proveedores y los canales de comunicación claros permiten desarrollar relaciones sólidas y fiables con los proveedores.
2. Mantener los costes bajo control y dentro del presupuesto
Los sobrecostos son problemas comunes en las adquisiciones, especialmente cuando se incurre en un costo de emergencia o el proveedor aumenta el precio. Para mantener una buena disciplina fiscal, siempre:
- Utilice previsiones de gastos y presupuestos en tiempo real.
- Negocie con los proveedores para establecer contratos a largo plazo que fijen los precios.
- Utilice herramientas de inventario para supervisar y realizar el seguimiento del inventario con el fin de garantizar una producción fluida.
- El software de compras debe aprobar automáticamente los costes, pero el gasto debe estar dentro de los límites presupuestarios.
3. Garantizar el cumplimiento de las normas y políticas
Los procesos de adquisición deben cumplir con múltiples políticas internas, normativas del sector y requisitos legales. El incumplimiento de estas normas puede acarrear sanciones, lo que obligaría a la organización a hacer frente a daños en su reputación o a disputas contractuales. Para evitar estas situaciones, es importante:
- Para mantenerse al día de los cambios en la normativa relevante para el proceso de adquisición.
- Comprobación automatizada del cumplimiento normativo dentro del software relacionado con las compras.
- Instruya a los equipos de compras sobre las prácticas legales y éticas en materia de compras.
4. Hacer frente a las interrupciones en la cadena de suministro
Los eventos inesperados, como la interrupción global de la cadena de suministro, la escasez de materias primas o los retrasos en el transporte, pueden ralentizar los procesos de adquisición de una organización. El desarrollo de la resiliencia puede requerir:
- Desarrollo de planes de contingencia, como una red de proveedores alternativos.
- Garantice la planificación del inventario con inventarios de reserva para materiales críticos.
- Identifique los riesgos potenciales antes de que se agraven mediante análisis inteligentes en el futuro.
5. Aumento de la eficiencia en las compras y mayor visibilidad
Los procesos manuales dentro de las compras pueden derivar fácilmente en ineficiencias, errores y falta de visibilidad en el gasto. Para mejorar las operaciones de compras:
- Todos los flujos de trabajo deben automatizarse mediante el uso de software de gestión de compras.
- Optimice las operaciones para facilitar el seguimiento y centralizar los datos de proveedores y contratos.
- Estandarice los procedimientos de adquisición para reducir las inconsistencias.
6. Involucrar a las partes interesadas
Entre los distintos departamentos que participan en los esfuerzos de adquisición se encuentran los equipos financieros, operativos y jurídicos. La falta de coordinación entre las distintas partes interesadas puede ralentizar el proceso o provocar malentendidos internos. Para lograr una colaboración satisfactoria:
- Defina claramente los roles y responsabilidades aplicables a las compras.
- Utilice plataformas de compras centralizadas para un uso compartido de la visibilidad.
- Se deben celebrar reuniones interfuncionales periódicas para armonizar las metas de adquisición con las metas de la empresa.
7. Uso de la tecnología
El sector de las compras está cambiando rápidamente debido a los avances en IA, automatización y análisis. Las empresas que no se adapten seguramente tendrán problemas de ineficiencia. Para seguir siendo competitivo:
- Invierta en herramientas de adquisición digitales para la toma de decisiones basada en datos.
- Aproveche la IA utilizando software de análisis de compras para la previsión de la demanda y la evaluación de proveedores.
- Forme a los equipos de compras en las nuevas tecnologías de aprovisionamiento.
💡 Consejo profesional: cree paneles personalizados en ClickUp para visualizar las métricas de aprovisionamiento. Supervise los KPI clave, incluidos los plazos de entrega y la calidad, para tomar decisiones informadas y optimizar su estrategia de aprovisionamiento.
Gestión perfecta de las compras con el software adecuado
Las compras inteligentes son la columna vertebral de los proyectos exitosos, ya que mantienen todo en marcha y dentro del presupuesto. Depender de procesos dispersos y ad hoc puede generar ineficiencias, riesgos de cumplimiento y costosos retrasos. Ahí es donde ClickUp destaca.
No es solo otra herramienta de gestión de proyectos, es su plataforma todo en uno para una adquisición optimizada, conforme y basada en datos. Con ClickUp, puede centralizar cada paso de su proceso de adquisición, colaborar a la perfección con las partes interesadas y obtener visibilidad en tiempo real de los presupuestos, los cronogramas y el rendimiento de los proveedores.
Tome el control de su estrategia de compras y obtenga mejores resultados más rápidamente. ¡Empiece a utilizar ClickUp gratis hoy mismo!
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los cinco componentes de un plan de gestión de compras?
Un plan de gestión de compras suele incluir varios componentes clave para garantizar un proceso fluido y eficaz. En primer lugar, describe los objetivos y metas de las compras, aclarando lo que la organización pretende conseguir. También identifica e involucra a las partes interesadas, asegurándose de que todos los implicados comprendan sus roles y responsabilidades. Se establecen criterios de selección de proveedores para orientar la evaluación y la elección de los mismos. El plan establece un cronograma y un plazo para las compras, en el que se indican los hitos y plazos importantes. Por último, incluye una evaluación de riesgos y una estrategia de mitigación para anticipar posibles retos y esbozar los pasos a seguir para abordarlos.
¿Qué hace un plan de gestión de compras?
Un plan de gestión de compras sirve como hoja de ruta para adquirir los bienes y servicios necesarios para completar un proyecto con éxito. Define cómo se gestionarán las actividades de adquisición, desde la planificación y la selección de proveedores hasta la administración de contratos y la supervisión del rendimiento. Al proporcionar estructura y claridad, el plan ayuda a garantizar que las compras se realicen de manera eficiente, rentable y en consonancia con los objetivos del proyecto. También ayuda a minimizar los riesgos, agilizar la comunicación y mantener el proyecto en marcha.
¿Qué debe incluir un plan de compras?
Un plan de adquisiciones completo debe abarcar todos los aspectos del proceso de compra. Esto incluye los objetivos y el alcance del proyecto, así como los roles y responsabilidades de las partes interesadas clave. Debe detallar el proceso de análisis de mercado y selección de proveedores, esbozar el presupuesto y las consideraciones de costes, y proporcionar un calendario de adquisiciones claro. El plan también debe abordar las estrategias de gestión de riesgos, los procedimientos de administración de contratos y los métodos para medir y evaluar el rendimiento de las adquisiciones. La inclusión de estos elementos garantiza que el proceso de adquisición sea transparente, responsable y esté alineado con las metas de la organización.
¿Cuáles son los 7 pasos del proceso de adquisición?
El proceso de adquisición suele seguir siete pasos clave. Comienza con la identificación de las necesidades de la organización y la especificación de los requisitos de los bienes o servicios. A continuación, se buscan y evalúan los posibles proveedores mediante un proceso de licitación o propuesta. Una vez recibidas las ofertas, se evalúan y se selecciona al mejor proveedor mediante negociación y adjudicación del contrato. A continuación, se gestiona el contrato para garantizar la entrega puntual y el cumplimiento de los términos acordados. Por último, el proceso concluye con la evaluación del rendimiento del proveedor, la documentación de las lecciones aprendidas y el cierre formal de la adquisición. Este enfoque estructurado ayuda a las organizaciones a lograr ahorros de costes, mantener la calidad y reducir los riesgos a lo largo del ciclo de vida de la adquisición.