¿Alguna vez has sentido que pasas demasiado tiempo enviando las mismas actualizaciones en Slack?
Si eres gestor de proyectos, jefe de equipo, profesional de operaciones o comercial, sabes lo rápido que los mensajes manuales de Slack pueden consumir tu día.
Buenas noticias: la automatización de los mensajes de Slack no solo es posible, sino que además es sorprendentemente fácil.
Tanto si quieres programar recordatorios, enviar actualizaciones periódicas o establecer una conexión entre Slack y tus herramientas favoritas (¡como ClickUp!), esta guía te guiará a través de todas las opciones.
Hagamos tu vida digital mucho más fácil con algunos trucos de Slack.
🌟 Plantilla destacada
¿Necesitas una forma mejor de organizar los chats de tu equipo? ¡La plantilla de mensajes instantáneos de ClickUp te ayuda ! Reúne todos tus mensajes instantáneos relacionados con el trabajo en un solo lugar ordenado, para que nunca pierdas de vista las conversaciones importantes (o esos mensajes aleatorios del tipo «¿Tienes un momento?»).
Con estados y campos personalizados, puedes ver fácilmente lo que requiere atención, priorizar las respuestas y mantener a tu equipo sincronizado, sin caos. Es perfecto para cualquiera que desee respuestas más rápidas y un trabajo en equipo más fluido, todo en un solo lugar.
Formas integradas de automatizar los mensajes de Slack
Antes de lanzarte de cabeza a integraciones sofisticadas o alternativas a Slack, veamos lo que Slack puede hacer de forma nativa dentro de la aplicación.
1. Programar mensajes en Slack
¿Alguna vez has redactado un mensaje a medianoche, pero no has querido avisar a tu equipo hasta la mañana siguiente? La programación integrada de Slack te permite escribir ahora y enviar más tarde.
Cómo hacerlo:
- Escribe tu mensaje en cualquier canal de Slack o mensaje directo.
- Haz clic en la flecha pequeña junto al botón de enviar.
- Elige la fecha y la hora.
- ¡Terminada! Slack entregará tu mensaje en el momento perfecto.
🌻 Perfecto para: Anuncios, recordatorios o cualquier cosa que quieras enviar en el momento adecuado. ¡Se trata de mantener una buena etiqueta en Slack, amigos!
⚡️ Archivo de plantillas: 15 plantillas gratuitas para planes de comunicación de proyectos: Excel, Word y ClickUp
2. Utiliza Slackbot para una automatización sencilla
Slackbot es como tu asistente personal dentro de Slack. Puedes configurar respuestas personalizadas para palabras clave o frases.
Ejemplo:
Escribe «ayúdame a recordar la contraseña del WiFi» y Slackbot te responderá con la información que hayas configurado.
Cómo realizar los ajustes:
- Ve a los ajustes de tu entorno de trabajo.
- Busca « Personalizar Slackbot ».
- Añade tus desencadenantes y respuestas.
🌻 Ideal para: Comunicación asíncrona, como preguntas frecuentes, incorporación de nuevos empleados o información rápida que tu equipo solicita constantemente.
💡 Barra lateral: ¿En qué consiste la IA de Slack?
Slack IA es como tu asistente personal en Slack: puede resumir rápidamente hilos largos, resaltar elementos de acción y ayudarte a encontrar exactamente lo que buscas con una búsqueda más inteligente.
Aunque es ideal para organizar información, la IA de Slack no automatiza realmente el envío de mensajes ni la ejecución de flujos de trabajo. Para una automatización real, seguirá siendo necesario utilizar Workflow Builder, herramientas de terceros o ClickUp.
3. Configure recordatorios periódicos con /remind
¿Necesitas dar un empujoncito a tu equipo cada Monday? El comando /remind de Slack es tu aliado.
Cómo utilizarlo:
- Escribe /recordatorio [@alguien o #canal] [qué] [cuándo]
- Ejemplo: /recordatorio #marketing Resumen StandUp a las 10 de la mañana todos los días laborables.
Slack se encargará del resto, ya no necesitarás notas adhesivas.
🌻Funciona bien para: enviar archivos, completar revisiones o tareas a tiempo, o incluso responder a mensajes dentro de un plazo determinado.
➡️ Más información: Cómo organizar los canales de Slack en el trabajo
Automatización avanzada de mensajes de Slack con herramientas
¿Necesitas más munición para tus flujos de trabajo avanzados? Veamos el nivel dos de la automatización de Slack.
Estas herramientas te permiten automatizar los mensajes de Slack basándose en desencadenantes, flujos de trabajo e integraciones.
1. Utiliza la integración de ClickUp + Slack.
Si ya utilizas ClickUp para la gestión de proyectos, esta integración de ClickUp + Slack te cambiará la vida.
Qué puedes hacer:
- Reciba actualizaciones automáticas de Slack cuando se crean, actualizan o completan tareas en ClickUp.
- Crea tareas de ClickUp directamente desde los mensajes de Slack (¡ya no tendrás que cambiar de pestaña!).
- Gestiona y actualiza tareas directamente desde Slack: asigna, comenta o cambia el estado sin salir del chat.
Cómo realizar los ajustes:
- En ClickUp, ve a «Integraciones» y realiza la selección de Slack.
- Sigue las indicaciones para conectar tu entorno de trabajo.
- Personaliza las notificaciones y acciones que deseas.
Ahora, la comunicación de tu equipo seguirá siendo fluida, sin que tengas que mover un dedo.
💟 Bonificación: ¡Añade un poco de diversión a tu entorno de trabajo de Slack con respuestas personalizadas de Slackbot! Puedes hacer que Slackbot responda con chistes, memes o referencias internas cuando alguien escriba una frase determinada, como responder a «Necesito motivación» con «¡Tú puedes! 💪🔥». Es una forma estupenda de mantener alta la moral del equipo e inyectar un poco de personalidad en tus chats diarios.
2. Utiliza herramientas de flujo de trabajo como Zapier o Make.
¿Quieres conectar Slack con cientos de otras aplicaciones? Zapier y Make (antes Integromat) son tus mejores aliados.
Ejemplos:
- Envía automáticamente un mensaje de Slack cuando se añada un nuevo cliente potencial a tu CRM.
- Publica un resumen diario desde las Hojas de cálculo de Google en un canal de Slack.
- Avisa a tu equipo en Slack cuando se envíe un formulario.
Cómo empezar:
- Regístrese en Zapier o Make.
- Elige Slack como tu aplicación de acción.
- Configura tu desencadenante (como «nueva tarea en ClickUp» o «nueva fila en Hojas de cálculo de Google»).
- Personaliza tus mensajes y canales.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, lo que da como resultado decisiones erróneas y retrasos en la ejecución.
Ya sea que envíes notas de seguimiento o utilices hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficiente. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que tu equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse alineado.
3. Utiliza Slack Flujos de trabajo (el generador nativo de Slack)
El generador de flujos de trabajo de Slack te permite automatizar procesos de varios pasos, directamente desde Slack. ¿Lo mejor? Las plantillas listas para usar ejecutan el flujo de trabajo de principio a fin.
Lo que puedes automatizar:
- Mensajes de bienvenida para los nuevos miembros del canal
- Recordatorios diarios de reuniones
- Recopilar comentarios o solicitudes a través de formularios
Cómo utilizarlo:
- Haz clic en el nombre de tu entorno de trabajo > Herramientas > Generador de flujos de trabajo.
- Elige una plantilla o empieza desde cero.
- Configura tus desencadenantes, acciones y Mensajes.
➡️ Más información: Slack vs. ClickUp: ¿qué herramienta de comunicación para equipos es mejor?
Casos de uso para la automatización de mensajes de Slack
Ahora, pasemos a lo interesante. Si gestionas un equipo, sabes lo molesto que es repetir lo mismo una y otra vez. Así es como los equipos reales utilizan la automatización de Slack para mantener la cordura:
- «¡Hola, es hora de la reunión diaria!» sin tener que repetirlo como un disco rayado: automatiza los recordatorios diarios para que tu equipo reciba un aviso amable a las 10:00 en punto, incluso si estás atrapado en el tráfico o en otra llamada.
- Celebraciones instantáneas de los hitos del proyecto: cuando tu equipo lanza una función o alcanza un objetivo de ventas, puede aparecer un mensaje automático de Slack en #wins, etiquetando a todos los involucrados. Se acabaron los momentos de «¿Alguien se lo ha dicho al equipo?».
- Una incorporación personalizada (pero no manual): ¿Se ha incorporado un nuevo empleado? Desencadena un mensaje de bienvenida con enlaces a documentos de incorporación, vídeos de presentación e incluso un mensaje directo con el título «Conoce a tu compañero», para que todos los nuevos compañeros se sientan bienvenidos, incluso si estás de vacaciones.
- Cuentas atrás para plazos que realmente se notan: en lugar de actualizar silenciosamente una hoja de cálculo, configura una alerta automática de Slack que diga: «Hola, el informe del tercer trimestre vence en dos días, ¿necesitas algo?» en el canal adecuado y en el momento adecuado.
- Simulacros de tickets de soporte técnico, sin el caos: cuando llegue un ticket de soporte técnico de alta prioridad, haz que Slack avise automáticamente a las personas adecuadas (no a toda la empresa) para que nada se pase por alto.
- Comprobaciones periódicas que no parecen robóticas: realiza la automatización de una encuesta semanal en Slack del tipo «¿Cómo se siente todo el mundo con respecto a la carga de trabajo?», para detectar el agotamiento antes de que se produzca.
¿La regla de oro? Si alguna vez ha pensado: «¿No dije eso ayer?», probablemente sea el momento de realizar la automatización.
➡️ Más información: ¿Qué es la colaboración en tiempo real y cómo puede beneficiar a tu equipo?
Limitaciones del uso de Slack para la comunicación
Slack es un salvavidas para chats rápidos y guerras de GIF, pero la gestión de proyectos en Slack tiene algunas peculiaridades que pueden volverte loco:
- Las cosas importantes se pierden en el desplazamiento: publicas una actualización importante, pero cuando tu equipo consulta Slack, está enterrada bajo memes, planes para comer y una docena de «preguntas rápidas». Buena suerte para encontrarla más tarde.
- Puedes programar un mensaje, pero no una conversación: ¿Necesitas enviar una secuencia de recordatorios o solo avisar a alguien si la tarea no está terminada? Las herramientas integradas de Slack no pueden manejar ese tipo de lógica, por lo que tendrás que hacerlo manualmente (o no hacerlo).
- Las automatizaciones son universales: ¿Quieres desencadenar un mensaje solo si un proyecto está atrasado o enviar una actualización personalizada basada en el estado de la tarea? Necesitarás herramientas de terceros e, incluso así, rara vez es un proceso fluido.
- El contexto está disperso: las conversaciones sobre un proyecto pueden estar en #general, #aleatorio, mensajes directos o enterradas en hilos. Cuando necesitas la historia completa, estás armando un rompecabezas.
La IA nativa resuelve muchos de estos problemas de Slack, pero aún deja mucho pendiente en lo que respecta a la creación de un flujo de trabajo unificado. Y ahí es donde entran en juego los competidores de Slack .
➡️ Más información: ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Slack en el trabajo?
¿Por qué utilizar ClickUp para la automatización de mensajes?
Slack es fantástico para chats rápidos, pero cuando tu jornada laboral implica hacer malabarismos con la gestión de proyectos, el seguimiento de actualizaciones, el uso compartido de documentos y mantener a todo el mundo al día, las cosas pueden complicarse rápidamente.
De repente, te encuentras saltando entre una docena de aplicaciones diferentes, reuniendo conversaciones, tareas y archivos, y dependiendo de un sinfín de integraciones solo para mantener tu flujo de trabajo a flote.
Ahí es donde ClickUp destaca. Porque ClickUp no es solo una herramienta de gestión de proyectos, es la aplicación integral para el trabajo, que reúne chat, tareas, documentos, recordatorios, automatizaciones y mucho más, todo en un solo lugar.
En lugar de unir aplicaciones de comunicación para equipos, rastreadores de proyectos, aplicaciones de notas y herramientas de automatización, ClickUp consolida todo lo que necesitas en una única y potente plataforma.
Obtendrá una comunicación fluida, actualizaciones en tiempo real y una automatización sólida, sin el dolor de cabeza que supone gestionar innumerables integraciones.
1. Chat integrado: conversaciones reales, justo donde se desarrolla el trabajo.
Imagina tener todas las discusiones sobre tus proyectos, sesiones de brainstorming y consultas rápidas justo al lado de tus tareas y documentos. Con ClickUp Chat, ¡por fin podrás experimentar esa sensación!
Integrado directamente en tu entorno de trabajo de ClickUp, te ayuda a:
- Crea tareas directamente desde los mensajes de chat: convierte cualquier conversación o idea en una tarea rastreable con solo un clic, para que nada importante se te escape.
- Inicie mensajes directos o chats grupales con cualquier miembro de su equipo, sin necesidad de cambiar de aplicación ni perder el hilo de las conversaciones.
- Comparte archivos, enlaces e incluso tareas directamente en el chat, para que todos tengan el contexto que necesitan, justo donde se desarrolla la conversación.
- Fija los mensajes importantes para que las actualizaciones clave, las notas de reuniones o los plazos tengan siempre visibilidad para todo el equipo.
- Reacciona, responde y resuelve conversaciones, manteniendo tu entorno de trabajo ordenado y funcional, sin hilos interminables ni seguimientos olvidados.
- Organice reuniones (llamadas) directamente desde el chat para reuniones rápidas del equipo, reuniones diarias o revisiones de proyectos, sin necesidad de utilizar una herramienta de videoconferencia independiente.
- Utilice Follow Ups (una función específica) para establecer recordatorios o acciones pendientes en cualquier mensaje de chat, asegurándose de que no se pase nada por alto y de que cada conversación conduzca a pasos claros a seguir.
- Aprovecha los agentes de IA en el chat para automatizar actualizaciones rutinarias, responder preguntas frecuentes o incluso resumir conversaciones, de modo que tu equipo esté siempre al tanto sin necesidad de realizar ningún esfuerzo manual.
¡Se acabaron los momentos de «¿Dónde hablamos de eso?»!
Cuando configuré nuestra primera automatización de ClickUp, fue como si se me encendiera una bombilla. Ahora, con algo tan sencillo como añadir una etiqueta, toda la plantilla de subtareas se aplica automáticamente. Ya no perdemos tiempo buscando entre las subtareas ni preocupándonos de que alguien haya olvidado un paso crucial. También hemos añadido automatizaciones que asignan tareas, actualizan estados y envían recordatorios; todas ellas son pequeñas cosas por sí solas, pero juntas han optimizado completamente nuestra forma de trabajar. No se trata solo de ahorrar tiempo (aunque sin duda lo hacemos), sino de crear un entorno más fluido y menos estresante en el que el equipo pueda centrarse en dar lo mejor de sí mismo sin verse abrumado por las tareas administrativas.
Cuando configuré nuestra primera automatización de ClickUp, fue como un momento de inspiración. Ahora, con algo tan simple como añadir una etiqueta, toda la plantilla de subtareas se aplica automáticamente. Ya no perdemos tiempo buscando entre las subtareas ni preocupándonos de que alguien haya olvidado un paso crucial. También hemos añadido automatizaciones que asignan tareas, actualizan estados y envían recordatorios; todas ellas son pequeñas cosas por sí solas, pero juntas han optimizado completamente nuestra forma de trabajar. No se trata solo de ahorrar tiempo (aunque sin duda lo hacemos), sino de crear un entorno más fluido y menos estresante en el que el equipo pueda centrarse en dar lo mejor de sí mismo sin verse abrumado por las tareas administrativas.
2. Actualizaciones automatizadas: mantén a todos informados sin esfuerzo.
¿Cansado de avisar manualmente a tu equipo sobre cambios de estado o plazos? El motor de automatización de ClickUp te permite configurar reglas que hacen el trabajo por ti:
- Notificaciones automáticas para alertar instantáneamente a los miembros del equipo cuando se asigna, completa o actualiza una tarea, o cuando se añade un comentario, de modo que todos estén al tanto sin que tengas que ir detrás de ellos.
- Desencadenantes personalizados para cualquier situación. ¿Quieres notificar a un canal cuando se crea un error de alta prioridad? ¿O enviar un recordatorio cuando se acerca una fecha límite o una tarea está atrasada? Solo tienes que establecer tus condiciones y dejar que ClickUp se encargue del resto.
- Entrega multicanal que le permite elegir si las actualizaciones se envían a ClickUp Chat para garantizar la visibilidad del equipo al instante, directamente al correo electrónico para recordatorios importantes o incluso a Slack (gracias a la perfecta integración de ClickUp).
- Automatiza acciones recurrentes para cuando quieras programar revisiones periódicas, actualizaciones de estado o recordatorios recurrentes, de modo que tu equipo nunca se pierda nada, incluso si estás fuera de la oficina.
- Encadena automatizaciones para crear flujos de trabajo avanzados enlazando varias automatizaciones, como asignar automáticamente un revisor cuando una tarea pasa a «En revisión» o crear una tarea de seguimiento cuando algo se marca como «Terminado».
- Personaliza las notificaciones y acciones para equipos específicos, proyectos o incluso usuarios individuales, de modo que cada uno reciba solo las actualizaciones que le interesan.
Con el motor de automatización de ClickUp, por fin podrás dejar de microgestionar las pequeñas cosas y centrarte en el panorama general, sabiendo que tu equipo estará siempre informado y al día.
🎉 Dato curioso: Slack tiene huevos de Pascua ocultos, como escribir /pony en un canal (en algunos entornos de trabajo) como desencadenante para que aparezca un pequeño poni galopando por la pantalla. 🐴✨¿Otro más? Si escribes /shrug, se añade automáticamente el emoji ¯\_(ツ)_/¯. El clásico sarcasmo de Slack integrado.
3. Comunicación centralizada: trabaje con una única fuente de información veraz.
A diferencia de Slack, donde las conversaciones pueden dispersarse por distintos canales, ClickUp mantiene todo vinculado a tu trabajo:
- Comentarios sobre tareas: discute tareas específicas justo donde se está realizando el trabajo.
- Colaboración en documentos: chatee y edite documentos en tiempo real, con comentarios y sugerencias.
- Anuncios para todo el proyecto: utilice ClickUp Chat o las notificaciones para enviar actualizaciones a todos los involucrados.
Se acabó perder el contexto y los mensajes perdidos. Solo comunicación clara y práctica.
4. Pregunta a la IA: obtén ayuda de tu compañero de IA dedicado.
ClickUp Brain, el asistente de IA integrado de ClickUp, tu compañero de productividad entre bastidores, se encarga discretamente de los detalles para que puedas centrarte en el panorama general. Así es como transforma tu forma de trabajar:
- ¿Tienes una gran idea en un chat o una nota de voz rápida? ClickUp Brain puede capturarla al instante y convertirla en una tarea, para que nada se pierda en el trasiego.
- Olvídate de tener que tomar notas apresuradamente durante las reuniones. Con la transcripción automática, tus notas de voz y clips grabados se convierten en texto claro y fácil de buscar, listo para actuar o para su uso compartido.
- ¿Te agobian los hilos largos o las actualizaciones de proyectos? Deja que ClickUp Brain destile lo esencial en resúmenes concisos, para que todo el mundo pueda ponerse al día de un vistazo.
- Ya no tendrás que esperar para configurar recordatorios: ClickUp Brain sugiere de forma proactiva automatizaciones y los siguientes pasos basándose en los hábitos de tu equipo y el flujo del proyecto.
- Los seguimientos perdidos pasan a ser cosa del pasado. La IA vigila las aprobaciones pendientes, los elementos vencidos y las preguntas sin respuesta, y avisa a las personas adecuadas cuando es más importante.
- No es necesario lidiar con ajustes complicados: solo tienes que decirle a ClickUp Brain lo que quieres en inglés sencillo y él configurará las automatizaciones o los recordatorios por ti.
- Pregunta a la IA desde cualquier lugar del entorno de trabajo. Ya sea que estés inmerso en un documento, chateando con tu equipo o gestionando un proyecto, ClickUp Brain siempre está ahí, listo para optimizar, organizar y mantener las cosas en marcha.
Con ClickUp Brain, tu entorno de trabajo se parecerá menos a un acto de malabarismo y más a una máquina bien engrasada, que siempre está aprendiendo y adaptándose para ayudarte a trabajar de forma más inteligente.
5. Potentes integraciones: conecta ClickUp con todo lo que te gusta.
¿Ya tienes herramientas favoritas sin las que tu equipo no puede vivir? ClickUp Integrations funciona perfectamente con todas ellas, por lo que no tendrás que elegir entre lo que funciona y lo que es posible.
- Correo electrónico, calendario y mucho más: conecta tu correo electrónico y tu calendario a ClickUp para crear tareas a partir de correos electrónicos, sincronizar reuniones y no volver a perderte nunca un plazo.
- Automatiza con Zapier, Make y más: ¿Quieres vincular ClickUp con cientos de otras aplicaciones? Utiliza Zapier o Make para automatizar tareas repetitivas, como enviar actualizaciones, mover archivos o realizar el seguimiento del tiempo.
- Integraciones nativas para cada flujo de trabajo: desde Google Drive y Dropbox hasta GitHub y Zoom, ClickUp se integra con las herramientas que tu equipo ya utiliza. Comparte archivos, realiza seguimiento del código, inicia reuniones y mantén todo conectado.
Con ClickUp, no solo estás añadiendo otra herramienta, sino que estás creando un entorno de trabajo más inteligente y conectado. Se acabó el tener que cambiar constantemente de pestaña o perder el contexto. Solo flujos de trabajo optimizados, conversaciones más enriquecedoras y todo vinculado a tu trabajo real.
➡️ Más información: Las mejores aplicaciones de mensajería todo en uno
Conecta el chat con el trabajo utilizando ClickUp
La automatización de los mensajes de Slack te permite recuperar tiempo, reducir los errores manuales y asegurarte de que tu equipo siempre tenga la información que necesita, justo cuando la necesita.
Ya sea utilizando las herramientas integradas de Slack, explorando automatizaciones avanzadas o mejorando con las potentes integraciones de ClickUp, estás preparando a tu equipo para una colaboración más fluida e inteligente.
Recuerda, los mejores flujos de trabajo son aquellos que se adaptan a ti, y no al revés. Con ClickUp, puedes conectar tus herramientas favoritas, centralizar tu comunicación y realizar la automatización de las tareas rutinarias, para que puedas centrarte en lo que realmente importa: hacer avanzar los proyectos y celebrar juntos los éxitos.
¿Listo para dejar atrás las actualizaciones repetitivas? Prueba hoy mismo la automatización en ClickUp y observa cómo se dispara la productividad (y la cordura) de tu equipo.