Nuestros cerebros no están diseñados para almacenar infinidad de conclusiones de reuniones, pero la IA sí.
Es cierto que Zoom tiene una función integrada de toma de notas con IA, pero es posible que no capte todos los matices que necesitas. Si estás cansado de buscar notas o de perderte detalles clave, es hora de dar un paso adelante. En este blog, te mostraremos cómo automatizar las notas de tus reuniones de Zoom y por qué ClickUp puede ser la opción más inteligente.
⏰Resumen de 60 segundos
Zoom Notes utiliza IA para transcribir reuniones, capturar puntos clave y resaltar elementos pendientes para que puedas mantenerte organizado.
Para activarla:
- Activa AI Companion en los ajustes de Zoom.
- Habilite el resumen y las notas de la reunión, ajustando los permisos según sea necesario.
- Inicie su reunión de Zoom y haga clic en IA Companion en el panel inferior.
- Revise las notas en tiempo real o búsquelas más tarde en «Reuniones grabadas» o «Reuniones anteriores».
- Edita y realiza el uso compartido de notas con tu equipo.
Limitaciones de Zoom Notes: formato limitado, colaboración, acceso sin conexión, integraciones y retención de notas.
Cómo puede ayudarte ClickUp:
- Ofrece plantillas para reuniones e integración con Zoom para un flujo de trabajo más fluido.
- Se une a las reuniones, graba las conversaciones y crea notas estructuradas y editables.
- Utiliza ClickUp Docs para obtener un formato enriquecido y colaboración en tiempo real.
- Resumir automáticamente las largas conversaciones de ClickUp Chat.
- Funciona con ClickUp Brain para establecer plazos, asignar miembros y enviar notificaciones.
- Ofrece plantillas para reuniones e integración con Zoom para un flujo de trabajo más fluido.
Cómo tomar notas de reuniones en Zoom automáticamente
Zoom Notes facilita anotar ideas, realizar el seguimiento de los elementos pendientes y llevar las actas de las reuniones sin tener que cambiar de pestaña.
Si el anfitrión ha habilitado «Notas» en los controles de la reunión, puedes acceder a un editor de texto compartido en el que todos pueden escribir en tiempo real.
¿Necesita resaltar algo importante? Use el formato con negrita, cursiva o listas. No es necesario que pulse «Guardar», ya que Zoom lo hace automáticamente.
Una vez finalizada la reunión, tus notas permanecerán intactas. Descárgalas como archivo de texto o compártelas por correo electrónico para que todos estén al tanto de la información.
💡Consejo profesional: ahórrate la molestia de tomar notas utilizando transcripciones de vídeo. Solo tienes que activar Transcripciones en directo en Zoom haciendo clic en el botón situado junto a Grabar. Esto añade subtítulos para todos los interlocutores, lo que facilita la recuperación de detalles clave más adelante. Cuando llegue el momento de escribir tus notas, lo tendrás todo delante de ti.
Pero si buscas algo más que notas básicas, AI Companion de Zoom te ayudará. Puede generar resúmenes, realizar el seguimiento de los elementos pendientes e incluso permitirte incrustar archivos multimedia. A continuación te explicamos cómo utilizarlo para tomar notas de reuniones automáticamente:
1. Habilite el acceso a IA Companion.
Antes de empezar, asegúrate de que AI Companion está activado. Si formas parte de una organización, probablemente sea el administrador de tu cuenta de Zoom quien lo controle. Si tienes una cuenta personal, comprueba si tu plan de Zoom lo incluye.
Una vez habilitada, abre Zoom, haz clic en tu foto de perfil, ve a Ajustes > IA Companion y activa el interruptor.
💡 Consejo profesional: El asistente de IA de Zoom también puede resumir largas cadenas de mensajes de la ventana de chat de Zoom, lo que le ahorrará horas de lectura para comprenderlo todo.
2. Active el resumen de la reunión y las notas.
Ahora, ve a los ajustes de AI Companion y activa Resumen de la reunión o Notas de la reunión; esto le indica a Zoom que comience a tomar notas mientras hablas.
Si no desea habilitar esta función manualmente para cada reunión, configúrela en inicio automático para las llamadas recurrentes a través del portal web de Zoom. Para conversaciones más delicadas, como las individuales, puede ajustar los ajustes para evitar que la IA genere resúmenes.
Aquí tienes un consejo de Zoom : añade pronombres a tu perfil de Zoom y IA Companion los utilizará cuando te haga una mención en los resúmenes.
3. Inicie su reunión de Zoom y active IA Companion.
Inicie su próxima reunión como lo haría normalmente. Puede programarla con antelación o iniciarla de inmediato. Asegúrese de haber actualizado a la última versión de Zoom para poder utilizar todas las funciones de AI Companion.
Durante la reunión, busca el botón AI Companion en la barra de herramientas, donde se encuentran las opciones de silenciar, vídeo y compartir pantalla. Haz clic en él para abrir el panel AI Companion.
4. Acceda y revise las notas durante (o después de) la reunión.
IA Companion actualiza tus notas en directo durante la reunión, pero también puedes consultarlas más tarde cuando necesites refrescar la memoria. Las encontrarás en:
- Tu correo electrónico (si has habilitado los resúmenes automáticos)
- El portal web de Zoom
- La sección Reuniones grabadas de la aplicación Zoom
- La pestaña Reuniones anteriores
5. Realiza la edición y comparte las notas finales.
Una vez finalizada la reunión, abra las notas, écheles un vistazo, realice los ajustes necesarios y compártalas con su equipo. Puede hacerlo dentro de Zoom o exportarlas para realizar la edición posteriormente en otro lugar.
Limitaciones del uso de Zoom para reuniones
Una vez que empiece a utilizar el compañero de IA de Zoom, notará que es un poco... bueno, limitado. Estas son sus deficiencias:
- Texto sin formato: sin tablas, imágenes ni bloques de código; solo formato básico. Si está acostumbrado a planes de proyecto detallados o fragmentos de código, Zoom Notes le resultará un poco como escribir en una servilleta.
- Sin acceso sin conexión: si no estás conectado, tampoco lo estarán tus notas. A diferencia de otras aplicaciones que funcionan sin Internet, Zoom mantiene todo bloqueado hasta que vuelves a conectarte.
- Las notas no duran para siempre: Zoom puede eliminarlas después de 30 a 180 días, dependiendo de su plan. Si no las guarda en otro lugar, podrían desaparecer antes de que se dé cuenta.
- Colaboración limitada: puedes editar las notas en directo, pero una vez que finaliza la reunión, eso es todo: no hay comentarios, historial de versiones ni seguimiento de cambios. No es lo ideal si tu equipo trabaja en diferentes zonas horarias.
- Sin integraciones: ¿Quieres enviar los elementos pendientes directamente a tu gestor de tareas? Tendrás que copiar y pegar todo manualmente, lo cual no es precisamente infalible.
📮 Información de ClickUp: ClickUp descubrió que el 47 % de las reuniones duran una hora o más. Pero, ¿es realmente necesario todo ese tiempo? ¿Por qué somos escépticos? Solo el 12 % de los encuestados realizan una valoración positiva de sus reuniones, considerándolas muy eficaces.
El seguimiento de métricas como las acciones generadas, las tasas de seguimiento y los resultados puede revelar si las reuniones más largas realmente aportan valor.
¡Las herramientas de gestión de reuniones de ClickUp pueden ayudarte en esto! Captura fácilmente los elementos pendientes durante las discusiones con AI Notetaker, conviértelos en tareas rastreables y supervisa los índices de finalización, todo en un entorno de trabajo unificado. ¡Descubre qué reuniones realmente generan resultados y cuáles solo le roban tiempo a tu equipo!
Toma notas de reuniones de forma eficaz con ClickUp
Seamos realistas: el compañero de IA de Zoom está bien... si te gustan las agendas de reuniones sencillas y fáciles de olvidar y las notas que desaparecen en el vacío después de unas semanas. Pero si realmente quieres utilizar tus notas de reuniones para algo productivo, es hora de actualizar.
ClickUp te ofrece una experiencia de toma de notas que realmente funciona para ti. Es tu memoria de reuniones, gestor de proyectos y asistente de equipo, todo en uno. Se acabaron los elementos perdidos, las notas dispersas o el tener que trabajar con cinco aplicaciones diferentes solo para mantenerte al día.
Veamos cómo.
Captura todos los detalles de la reunión con el tomador de notas con IA de ClickUp.
¿Alguna vez ha terminado una reunión y ha pensado: «Un momento, ¿qué acabamos de decidir?» ClickUp AI Notetaker se asegura de que eso no vuelva a suceder.
Se une a sus reuniones virtuales, graba todo y organiza automáticamente sus notas, con conclusiones clave, acciones pendientes y atribuciones a los ponentes. Obtendrá un resumen detallado y estructurado sin mover un dedo.
Esto es lo que esta herramienta de toma de notas con IA hace por usted:
- Transcribe automáticamente las reuniones escuchando la reunión, convirtiendo el habla en texto y organizando las notas por ponente y hora.
- Genera resúmenes automáticamente después de cada reunión con los elementos clave, las decisiones y las medidas a tomar, para que no tengas que leer la transcripción completa.
- Identifica y realiza el seguimiento de los elementos pendientes, como las solicitudes y los seguimientos mencionados en la reunión, y los resalta.
- Guarda los datos en una base de datos con función de búsqueda que le permite encontrar discusiones anteriores mediante palabras clave.
🎉 Dato curioso: Zoom trata tus notas como una oferta por tiempo limitado; hoy están aquí, pero en unos meses desaparecerán. ¿Pero ClickUp? Tiene una política de «caducidad cero». Tus notas, transcripciones y elementos pendientes se conservan para siempre. Y con almacenamiento ilimitado en todos los planes de pago, nunca más tendrás que jugar al juego de «¿Qué archivo borro?».
Utilice ClickUp Docs para tomar notas completas y con un formato adecuado.
A veces, una transcripción básica no es suficiente. Necesitas un documento interactivo y totalmente estructurado.
Con ClickUp Docs, puedes:
📌 Crea notas detalladas de las reuniones con formato enriquecido, imágenes, tablas y listas de control📌 Incorpora planes de proyectos, sprints y hojas de ruta directamente en tus notas de reuniones📌 Colabora en tiempo real: añade comentarios, etiqueta a compañeros de equipo y realiza el seguimiento de los cambios📌 Organiza todo por proyecto o departamento para no perder nunca el contexto
Y como ClickUp almacena todas las versiones de tu documento, siempre puedes revertir los cambios si es necesario. Se acabó eso de «Espera, ¿quién ha borrado esa nota tan importante?».
Prueba esto 👉 Comparte las notas de la reunión directamente en ClickUp Chat, etiqueta a tu equipo y debate los puntos clave en tiempo real. ¡Se acabó cambiar de pestaña o perseguir a la gente para obtener información actualizada!
El tomador de notas con IA también convierte las acciones pendientes de las reuniones en tareas de ClickUp que se pueden seguir con un solo clic. Puede establecer fechas límite, asignar miembros del equipo y vincular tareas a las notas de la reunión para obtener un contexto completo.
Mejora el proceso de toma de notas con ClickUp Brain.
La IA de Zoom puede transcribir una reunión. ClickUp Brain puede entenderla. A continuación te explicamos cómo puedes sacarle el máximo partido:
1️⃣ Obtenga resúmenes instantáneos de cualquier reunión
En lugar de leer una transcripción completa, pregúntale a ClickUp Brain:
- «¿Cuáles fueron los tres elementos principales de la reunión de marketing de hoy?»
- «Resuma el debate sobre la hoja de ruta del producto en un párrafo».
Obtendrá notas claras y estructuradas, ideales para ponerse al día en cuestión de segundos.
2️⃣ Automatiza los flujos de trabajo directamente desde tus notas
Cuando se tomen decisiones en las reuniones, deja que ClickUp Brain dé el siguiente paso por ti. Puede:
- Inicie flujos de trabajo de aprobación cuando una decisión requiera la firma de alguien.
- Cree tareas directamente a partir de las notas de la reunión (por ejemplo, «Asignar el rediseño del sitio web a Mike, con fecha límite el viernes»).
- Realice recordatorios a los equipos sobre los plazos para que no se pase nada por alto.
💡 Prueba estas indicaciones:
- «Muéstrame quién tiene elementos pendientes de esta llamada».
- «Convierta todos los seguimientos de esta reunión en tareas».
- «Haz una lista de todos los plazos mencionados en la reunión».
También puede configurar ClickUp Automatizaciones para notificar a los participantes de la reunión cuando haya nuevas grabaciones y transcripciones disponibles, lo que garantiza que todos tengan acceso inmediato a los materiales de la reunión.
Empieza con ventaja con las plantillas para reuniones de ClickUp.
Con una acumulación creciente de trabajo, no es de extrañar que a veces nos quedemos sin tiempo (¿a quién no le pasa?). Para momentos como estos, recurra a la enorme colección de plantillas personalizables de ClickUp.
Una de nuestras principales recomendaciones para tomar notas es la plantilla de notas de reuniones de ClickUp.
He aquí por qué destaca:
- Secciones en formato: no es necesario crear documentos nuevos desde cero. Incluye espacios para los elementos de la Agenda, los temas de debate, las medidas que se deben tomar y los siguientes pasos.
- Integración de tareas: a diferencia de las notas estáticas, ClickUp te permite convertir los puntos clave en tareas, asignarlas a los miembros del equipo y establecer fechas límite, todo desde la plantilla.
- Colaboración en tiempo real: tanto si su equipo se encuentra en la misma sala como si está repartido por diferentes zonas horarias, todos pueden contribuir y realizar la edición de las notas en tiempo real.
- Buscable y organizado: se acabó el tener que desplazarse sin fin por documentos antiguos. El sistema de etiquetas y carpetas de ClickUp facilita la búsqueda instantánea de notas de reuniones anteriores.
Sin embargo, para mantener un registro formal de las decisiones, utiliza la plantilla de actas de reuniones de ClickUp. Te ayudará a documentar los debates clave, realizar el seguimiento de los elementos que se deben tomar y hacer que todos se responsabilicen.
Las reuniones no deberían parecer un agujero negro en el que desaparecen las ideas. Estas plantillas mantienen todo organizado. Se acabó el buscar notas a toda prisa. Solo reuniones claras y estructuradas que realmente conducen a la acción.
💡Consejo profesional: ¿Necesitas anotar ideas antes o durante una reunión? ClickUp Bloc de notas es perfecto para capturar ideas sobre la marcha. Puedes convertir fácilmente estas notas en tareas y añadirlas a tus plantillas de reunión. Es una forma sencilla de organizar tus ideas sin tener que cambiar de herramienta.
Integra ClickUp con Zoom y otras herramientas para obtener la máxima eficiencia.
Gracias a las integraciones incorporadas, puedes conectar ClickUp con más de 1000 herramientas de terceros, entre las que se incluyen muchas herramientas y plataformas de toma de notas con IA, como Zoom.
Todo lo que tienes que hacer es ir al Centro de aplicaciones y navegar por Todas las aplicaciones o seleccionar una categoría en el panel de la izquierda. Por ejemplo, encontrarás Zoom en la categoría Comunicación y otras plataformas similares. También puedes buscar la herramienta utilizando la barra de búsqueda situada en la parte superior.
Una vez realizada la selección de la herramienta, haz clic en Conectar, inicia sesión en tu cuenta, revisa los permisos y, por último, selecciona Permitir para completar la configuración.
¡Toma tus notas de la forma más inteligente con ClickUp!
Las grandes ideas pueden surgir en cualquier momento. Aunque no podemos ayudarte a capturar tus pensamientos mientras te duchas, podemos asegurarnos de que nunca pierdas los que se utilizan de forma compartida en tus reuniones.
Unas buenas notas de reunión mantienen la productividad de las reuniones y garantizan que no se pierda nada. La herramienta integrada de Zoom cumple su función, pero si necesitas algo más potente, ClickUp te lo ofrece.
Con ClickUp, puedes tomar notas de las reuniones, resumir los hilos de chat y convertirlos en tareas al instante, sin necesidad de cambiar de aplicación. Establece plazos, asigna tareas y realiza el seguimiento del progreso, todo en un solo lugar.
¡Regístrese hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de ClickUp y mantenga sus proyectos y notas organizados sin esfuerzo!