Si eres un profesional en activo, es probable que hayas oído hablar de Zoom. Hoy en día, es casi sinónimo de reuniones virtuales, tras haberse hecho inmensamente popular durante la pandemia. El éxito de Zoom se puede atribuir, en parte, a su acceso gratuito, sus funciones intuitivas y su sencilla interfaz de usuario.
Tanto si desea colaborar con su equipo remoto o disperso, sincronizarse con clientes extranjeros o simplemente ponerse al día con un amigo en una reunión personal, Zoom puede ayudarle. Pero el primer paso para todas estas conversaciones es programar una reunión a través de su cuenta de Zoom.
En esta entrada del blog, le mostraremos exactamente cómo hacerlo, en pasos rápidos y sencillos.
Conceptos básicos para programar una llamada de Zoom
Imagina una pequeña reunión con dos o tres de tus compañeros de trabajo. Para programar esta reunión, solo tienes que ir a la aplicación de escritorio de Zoom, crear un enlace de reunión instantánea, pegarlo en el chat de WhatsApp de tus compañeros y comunicarles la hora.
⭐ Plantilla destacada
Antes de enviar la invitación de Zoom, organízalo todo con la plantilla gratuita para reuniones de ClickUp. Te ayudará a establecer una agenda clara, tomar notas y realizar el seguimiento de los siguientes pasos, todo en un solo lugar.
Aunque este método es bastante sencillo, puede resultar desagradable e insostenible. ¿Qué harías si tuvieras que organizar una reunión para toda la empresa o todo el departamento?
No puedes simplemente aparecer y esperar que la gente se una en un momento. Debes comprobar la disponibilidad de las personas, asegurarte de que haya una agenda clara para la reunión y estar preparado para documentar los debates y conclusiones clave para que todos estén en sintonía.
Aquí es donde la programación resulta más útil.
Zoom le permite enviar invitaciones a la reunión para bloquear los calendarios de todos los participantes y ofrece a los usuarios opciones para establecer el orden del día de la reunión (entre otras funciones), lo que garantiza que los participantes tengan tiempo para prepararse.
Con estos conceptos básicos, estará listo para programar reuniones de Zoom como un profesional.
Diferentes formas de programar una reunión en Zoom
Puede programar una reunión de Zoom de varias maneras, dependiendo de dónde utilice su cuenta de Zoom. Hay tres opciones: la aplicación de escritorio de Zoom, el sitio web de Zoom, también conocido como Zoom en el navegador, y la aplicación móvil de Zoom.
Todos los métodos sirven para programar tanto reuniones puntuales como recurrentes. Veamos las instrucciones paso a paso sobre cómo programar reuniones de Zoom en cada plataforma.
Programar una reunión de Zoom a través de la aplicación de escritorio de Zoom
- Una vez que inicie la aplicación de escritorio de Zoom, verá la siguiente pantalla
- Para programar una nueva reunión, haz clic en Programar. Una vez que lo hagas, aparecerá una pestaña para personalizar tu reunión programada.
- Cree un tema para la reunión, por ejemplo, «Evaluación del rendimiento» o «Discusión de los objetivos de fin de mes». A continuación, rellene los datos relativos a la fecha y la hora de la reunión. La versión gratuita de Zoom solo permite reuniones de hasta 40 minutos. Sin embargo, con la versión de pago, la reunión puede durar todo el tiempo que sea necesario.
- A continuación, para añadir asistentes, introduzca sus direcciones de correo electrónico. Esto enviará un enlace a la bandeja de entrada de sus asistentes con los detalles de la reunión. Si desea conservar los mensajes de chat durante la reunión, puede activar el interruptor situado junto a Chat continuo de la reunión. Esto resulta especialmente útil en el caso de sesiones de preguntas y respuestas o si tiene previsto tomar notas después de la reunión.
- A continuación, aparece la opción Sala de espera, que permite al anfitrión dar acceso o restringir la entrada de participantes. Desactiva esta opción si no tienes planificado asistir a la reunión, para que los participantes puedan unirse directamente sin necesidad de aprobaciones.
- Debajo, realice una selección para añadir los detalles de la reunión a los calendarios de los destinatarios. Las opciones disponibles son Google Calendar, iOS iCal y el calendario de Outlook.
- La pestaña Opciones avanzadas permite opciones de personalización adicionales, como permitir la entrada automática, bloquear a determinados participantes, etc.
La aplicación Zoom es una de las formas más rápidas y cómodas de programar una reunión de Zoom. Sin embargo, si no tiene instalada la aplicación Zoom, puede programar una reunión en su navegador, a través del sitio web de Zoom.
Programar una reunión de Zoom a través del portal web de Zoom
Programar una reunión en el sitio web de Zoom es similar a hacerlo en la aplicación de escritorio, con algunas excepciones. Después de iniciar sesión o registrarse, aparecerá la siguiente pantalla:
- Después de hacer clic en «Programar una reunión», aparecerá una pestaña similar a la aplicación de escritorio donde podrá personalizar los ajustes de su reunión. Además, también puede añadir el sitio web de Zoom como extensión de Chrome o complemento de Microsoft Outlook haciendo clic en las opciones de la parte inferior de la pantalla. Esto le facilitará iniciar una reunión de Zoom en su navegador web.
- Puede añadir participantes a una reunión en curso. Haga clic en la opción Invitar en la lista de participantes que aparece debajo de la pantalla de su escritorio. Esto copiará el enlace de la reunión en el portapapeles, desde donde podrá enviarlo a otros participantes.
Si realizas menos trabajo en el navegador y más en tu teléfono, te resultará más fácil programar una reunión de Zoom a través de su aplicación móvil.
Programar una reunión de Zoom con la aplicación móvil de Zoom (iOS/Android)
Una vez que instale la aplicación Zoom en su dispositivo Android o iOS, la pantalla le permitirá programar sus reuniones en integración con el Calendario de su dispositivo.
Esta función añade automáticamente los detalles de la reunión a su Calendario y activa una notificación push. Recibirá un recordatorio 10 minutos antes de que comience la reunión.
(Esperemos que nuestros compañeros que siempre llegan tarde tomen nota de esto) 🤞
Reuniones periódicas en Zoom
Supongamos que está programando una reunión que se celebrará periódicamente, por ejemplo, su reunión rápida diaria con el equipo, revisiones semanales o reuniones mensuales con su jefe. Marque la opción Reunión periódica, que programa automáticamente la reunión y envía recordatorios antes de cada sesión.
Una vez que marque esta casilla, obtendrá más opciones sobre los detalles de la reunión, la periodicidad y el periodo de finalización.
Opciones avanzadas de programación de Zoom
Con Zoom, puede elegir entre varias funciones avanzadas para llevar a cabo, proteger y transmitir sus reuniones en línea. Esto incluye capacidades como medidas de seguridad adicionales y el SDK web de Zoom. Abreviatura de Web Software Development Kit (SDK), normalmente le permite añadir funcionalidades adicionales al mismo software que pueden no estar disponibles a través de sus aplicaciones web o de escritorio.
Explorar las opciones avanzadas de Zoom
Establezca contraseñas para las reuniones en Zoom para mayor seguridad y para evitar el acceso no autorizado a las reuniones. Cree una contraseña de su elección o utilice la contraseña preestablecida generada por Zoom. Utilice las opciones avanzadas de programación para incrustar la reunión programada en otras páginas web, como su sitio web personal.
Añadir una contraseña a las reuniones de Zoom para mejorar la seguridad
Tus invitados podrán unirse a la reunión sin introducir esta contraseña si hacen clic en el enlace que les has enviado. Además, restringe el acceso a los invitados que hayan iniciado sesión utilizando dominios desconocidos, por ejemplo, cualquier dirección de correo electrónico que no sea la de tu institución.
También hay disponibles opciones de cifrado, incluido el cifrado de extremo a extremo, en el que los datos se almacenan en el dispositivo local. 🔑
Nota: Si la siguiente sección le resulta demasiado técnica o complicada, le sugerimos que pida ayuda a un compañero de trabajo o amigo con conocimientos técnicos.
Utilización del SDK web de Zoom para programar reuniones dentro de un sitio web.
Puede integrar la conocida experiencia de las reuniones y seminarios web de Zoom directamente en su app o sitio web. Los usuarios obtienen acceso a las funciones principales de Zoom, como unirse a llamadas, silenciar micrófonos, realizar el uso compartido de pantallas y chatear, todo ello dentro de su interfaz personalizada.
Esto se termina de dos maneras:
- Vista del cliente: ofrece la experiencia completa e independiente de las reuniones de Zoom dentro de su aplicación.
- Vista de componentes: integra las funciones de la reunión como una sección específica dentro del diseño existente de su aplicación.
El SDK web de Zoom no ofrece directamente la compatibilidad para la programación de reuniones dentro de su sitio web. Sin embargo, puede lograr esta funcionalidad combinando el SDK con la API de Zoom, abreviatura de Application Programming Interface (interfaz de programación de aplicaciones), que es la infraestructura que permite que diferentes programas se conecten entre sí.
Utilice el punto final «Crear reunión» de la API de Zoom para programar una reunión. Este punto final requiere autenticación a través de OAuth o las aplicaciones JWT Marketplace de Zoom. OAuth (abreviatura de «Open Authorization») es un estándar abierto para la delegación de acceso, que suelen utilizar los usuarios de Internet para conceder a sitios web o aplicaciones acceso a su información en otros sitios web sin proporcionarles las contraseñas. A continuación, especifique las fechas, horas, duración, temas y otras opciones de la reunión. La API devuelve un objeto de reunión que contiene información esencial, como el ID de la reunión y la URL para unirse a ella.
Después de programar una reunión a través de la API, utilice el SDK para proporcionar un botón o una función «Unirse» en su sitio web. Cuando los usuarios hagan clic en «Unirse», utilice la función «Unirse a la reunión» del SDK con el ID de la reunión recuperado para iniciar la reunión de Zoom en su sitio web sin problemas.
Además de estas funciones, puede incluso asistir a reuniones mientras se desplaza utilizando el ajuste de llamadas telefónicas de Zoom, que básicamente convierte su reunión en una llamada telefónica. Otras funciones incluyen la interpretación de idiomas, la posibilidad de añadir anfitriones alternativos, añadir adjuntos a su reunión y crear marcas de agua para las pantallas presentadas.
Integración de Zoom con otras plataformas
Integrar sus llamadas de trabajo en el software que utiliza a diario le ayudará a trabajar más rápido y reducirá los cambios de contexto.
A continuación le explicamos cómo hacerlo.
Integración de Zoom con ClickUp
Si estás cansado de cambiar de una aplicación a otra para gestionar reuniones mientras trabajas, ¡ClickUp es la herramienta que necesitas! ClickUp te ofrece un entorno de trabajo centralizado para gestionar todas tus tareas y proyectos, ya sean individuales o colaborativos.
¿Y lo mejor de todo? Incluso puede gestionar todas sus reuniones de Zoom directamente desde ClickUp. La integración de Zoom en ClickUp es muy práctica para gestionar sus reuniones sin tener que cambiar de contexto.
La integración de Zoom está disponible para todos los planes de ClickUp. Si eres propietario del entorno de trabajo y administrador, habilita la aplicación Zoom ClickApp e inicia sesión en ClickUp con Zoom. Este es un paso único que debes seguir y, a continuación, aparecerá un icono de Zoom de forma permanente en tu Centro de aplicaciones.
Haga clic en ella o introduzca el comando «/zoom» en su panel, lo que le ayudará a programar una reunión al instante y la añadirá automáticamente a su Calendario de ClickUp. 🗓️
La integración de Zoom con ClickUp le ayuda a organizar las notas y los detalles de sus reuniones en carpetas específicas de ClickUp. Dentro de estas carpetas, puede asignar comentarios en ClickUp y configurar tareas periódicas de ClickUp para las reuniones que se celebran con frecuencia.
Puede utilizar el Bloc de notas de ClickUp para tomar notas durante la reunión y la vista de chat de ClickUp para comunicarse con sus compañeros y los participantes en la reunión en tiempo real.
ClickUp no solo facilita la programación de reuniones, sino que también ayuda a aumentar tu productividad.
Utilice las numerosas herramientas y plantillas para reuniones de ClickUp para planificar, llevar a cabo, gestionar y hacer un seguimiento de sus reuniones sin esfuerzo. Las plantillas de pizarra, por ejemplo, le permiten realizar sesiones de brainstorming eficaces durante las reuniones de equipo y mejorar la colaboración visual en las tareas.
Aunque Zoom tiene una función de pizarra, estas opciones altamente personalizables y con un diseño impecable son una oferta exclusiva de ClickUp.
Si las reuniones largas e intensas de Zoom confunden a los participantes sobre lo que se espera de ellos, puede confiar en las tareas de ClickUp para crear y asignar las tareas discutidas durante la reunión.
También puede utilizar AI Writer for Work de ClickUp junto con ClickUp Bloc de notas y ClickUp Docs para tomar notas de la reunión y gestionar las actas de la misma. 📝
AI Writer for Work también es muy intuitivo y adapta sus sugerencias a tu rol en el trabajo y al perfil de tu empresa. Además de ofrecer comodidad y mejorar la calidad de la redacción, te ayudará a corregir errores gramaticales y ortográficos, traducir tus notas a varios idiomas y hacer que tu contenido sea más claro.
Programar reuniones de Zoom en Outlook de Microsoft
Zoom ofrece dos opciones de integración con Outlook: el complemento y el plugin.
El complemento es una instalación de aplicación, y el complemento proporciona una integración nativa dentro de Outlook. Zoom recomienda tener el complemento para una mejor experiencia de usuario, así que veamos cómo iniciar una reunión utilizando esta opción.
Después de descargar el complemento desde el Centro de descargas de Zoom, inicia sesión en tu aplicación de escritorio de Zoom. Encontrarás una opción para programar una reunión de Zoom en tu entorno de Outlook.
Configuración de reuniones de Zoom a través de Google Calendar
Para enlazar su cuenta de Zoom con su Google Calendar, instale el complemento Zoom para Google Workspace. Una vez que lo haya terminado y haya iniciado sesión con la cuenta de Google que desea integrar con Zoom, acepte todos los permisos y cierre esa pestaña.
A continuación, vaya a su Google Calendar. Verá que ahora, cuando cree un evento, puede convertirlo en una reunión de Zoom.
Ventajas de la integración de Zoom con los sistemas CRM
Sincronizar Zoom con su sistema CRM, como ClickUp CRM, Salesforce, Zendesk o Zoho, puede ayudarle a evitar la molestia de tener que cambiar entre diferentes aplicaciones del lugar de trabajo.
Esto resulta especialmente útil si realiza un seminario web o una sesión informativa e invita a personas ajenas a su organización a participar.
La integración con CRM le ayudará a enviar los detalles y enlaces del seminario web a todos los asistentes. De este modo, se garantiza que todos los datos importantes, como los nombres, las direcciones de correo electrónico, los comentarios y las opiniones de los asistentes, se almacenen en un solo lugar.
Esta función es útil si planifica ponerse en contacto con ellos después del seminario web o conservar sus datos en un archivo para futuras iniciativas de marketing.
Combine Zoom con ClickUp para lograr la máxima eficiencia en sus reuniones.
En resumen, gestionar bien sus reuniones de Zoom puede tener muchas implicaciones positivas para su flujo de trabajo. Hacerlo correctamente garantizará resultados positivos en las reuniones, como elementos definidos, una clara división de responsabilidades, la alineación de las partes interesadas y mucho más.
Programar una reunión con antelación amplifica el impacto de estos buenos resultados, ya que todos saben qué esperar y qué se espera de ellos. Y es mucho más organizado que un mensaje de WhatsApp fácil de pasar por alto o una invitación de última hora.
Complementar esta práctica con ClickUp Meetings le ayudará a simplificar los flujos de trabajo de sus reuniones, desde la programación hasta la toma de notas y el seguimiento.
Explora la integración de Zoom en ClickUp en detalle para obtener más información sobre las herramientas de reunión con IA integradas en ClickUp, la creación de tareas, la toma de notas y otras funciones que harán que tus reuniones sean más eficientes y de alta productividad. 🚀
¡Regístrese en ClickUp para empezar!
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo programo una reunión en Zoom e invito a alguien?
Puede programar una reunión de Zoom haciendo clic en el botón Programar de la página de inicio de la aplicación. A continuación, introduzca los detalles de la reunión, incluyendo el tema, la hora, la duración, etc.
Para invitar a otras personas, puede introducir sus direcciones de correo electrónico en esta pestaña para enviarles directamente el enlace de la reunión. Si utiliza ClickUp para reuniones de Zoom, puede hacerlo con un solo clic o escribiendo el comando /zoom en el cuadro de búsqueda.
2. ¿Cómo programo una reunión de Zoom para que se inicie automáticamente?
Hay algunos requisitos previos para iniciar/detener automáticamente las reuniones de Zoom Room.
- Integración de Zoom Rooms con un calendario de Google Calendar o Microsoft
- Versión mínima global de Zoom Rooms o superior.
- Versión mínima global del controlador de Zoom Rooms o superior.
Para programar una reunión de Zoom automáticamente, primero seleccione la reunión o sala a la que desea aplicar este ajuste. A continuación, haga clic en la pestaña Reunión y active el interruptor junto a Inicio automático de reuniones programadas. Haga clic en Activar para verificar el cambio.
Zoom también permite a los usuarios aplicar este ajuste a toda la cuenta haciendo clic en el icono del candado 🔒.
3. ¿Cómo programo una reunión de Zoom e invito a alguien en Gmail?
Debe descargar el complemento Zoom para Google Workspace para enviar una invitación a una reunión de Zoom a través de Gmail o Google Calendar. A continuación, debe crear un evento en su Google Calendar. Aquí, añada el tema y los detalles de sus invitados. Aquí es donde debe rellenar sus direcciones de correo electrónico o nombres. A continuación, haga clic en «Convertir en reunión de Zoom» y los participantes recibirán el enlace de la reunión en su bandeja de entrada de Gmail.