Las tecnologías modernas y de alta potencia suelen estar fuera del alcance de las organizaciones sin ánimo de lucro por una sencilla razón: son caras.
La tecnología más reciente no solo puede ser costosa de adquirir, sino también de formar al personal, mantener, actualizar y conservar a lo largo del tiempo. Por ello, las organizaciones sin ánimo de lucro tienden a utilizar herramientas sencillas y probadas con las que todo el mundo está familiarizado.
¡La inteligencia artificial cambia eso!
Los productos básicos de IA, como ChatGPT y Google Gemini, así como las herramientas integradas con IA, como ClickUp, permiten a las organizaciones sin ánimo de lucro obtener beneficios extraordinarios.
Esta entrada del blog es una introducción al uso de la IA en organizaciones sin ánimo de lucro para que puedas aprovechar la mejor tecnología disponible en la actualidad.
⏰ Resumen de 60 segundos
La inteligencia artificial (IA) es una de las herramientas más poderosas de las que disponen las empresas hoy en día. Las organizaciones sin ánimo de lucro, al igual que cualquier otra empresa, pueden beneficiarse enormemente de ella.
Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar herramientas de IA para aumentar la eficiencia, recabar información sobre los donantes, reforzar la divulgación y ampliar las comunicaciones. Para sacar el máximo partido a las herramientas y tecnologías de IA, necesitan un enfoque estratégico y casos de uso. A continuación se presentan diez ejemplos.
- Detección de fraudes y protección de la integridad organizativa.
- Análisis, compromiso y retención de donantes.
- Investigación y solicitud de subvenciones
- Gestión de programas y medición del impacto
- Automatización de las redes sociales
- Contenido generativo para crear mensajes y campañas personalizados.
- Chatbots para mejorar la comunicación con donantes y voluntarios
- Optimización de las tareas administrativas
- Planificación y gestión de eventos
- Gestión de voluntarios
Para obtener más detalles sobre cómo utilizar la IA para las tareas mencionadas anteriormente y cómo no utilizarla en su organización, ¡siga leyendo!
Comprender el potencial de la IA en el sector sin ánimo de lucro
Si utiliza un ordenador, es muy probable que haya visto la IA en el lugar de trabajo. ChatGPT se está volviendo inmensamente popular como alternativa a la búsqueda en Google. El conjunto de herramientas de Microsoft 365 cuenta con CoPilot. Canva, una popular herramienta de diseño sin ánimo de lucro, ha integrado la IA en su plataforma.
A un coste razonable, estas potentes funciones ofrecen varias ventajas, como por ejemplo:
Mayor eficiencia: las herramientas de IA para organizaciones sin ánimo de lucro ayudan a los equipos a hacer más con menos. Los resúmenes de informes instantáneos, la automatización del flujo de trabajo, las notificaciones basadas en desencadenantes, etc., aumentan drásticamente la productividad y la eficiencia organizativa.
📖 Lectura adicional: Cómo utilizar las herramientas de IA para mejorar la productividad.
Información más detallada sobre los donantes: las organizaciones sin ánimo de lucro no cuentan con los conocimientos técnicos ni los presupuestos necesarios para implementar herramientas de análisis avanzadas. La IA ayuda a procesar datos, obtener información y crear informes basados en perfiles sin necesidad de realizar grandes inversiones.
Divulgación eficaz: la IA puede ser muy potente a la hora de rastrear grandes bases de datos para identificar grupos de personas similares. Basándose en esto, se pueden enviar correos electrónicos, mensajes de texto, notificaciones y mucho más con una mayor precisión.
Escalabilidad: gracias a la automatización inteligente, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden realizar multitud de tareas sin los límites de los recursos. Puede ampliar la creación de contenido, publicaciones en redes sociales, informes de donantes, etc. sin necesidad de incorporar más personal al equipo.
Si le interesa, aquí tiene diez formas de empezar de inmediato.
Diez formas de utilizar la IA en organizaciones sin ánimo de lucro
La clave para sacar el máximo partido a una herramienta de IA es aplicarla de forma estratégica y meditada. Por lo tanto, en lugar de probar varias herramientas de IA de tamaño aleatorio, es mejor aplicar los productos adecuados a los casos de uso adecuados. A continuación, se ofrecen algunas ideas y ejemplos de cómo se puede utilizar ClickUp para organizaciones sin ánimo de lucro para configurarlas.
1. Análisis de donantes: mejorar la participación y la retención de los donantes.
En cualquier organización sin ánimo de lucro, los donantes son los actores más importantes. Son ellos quienes mantienen el buen funcionamiento de las operaciones. Son ellos quienes exigen a la organización sin ánimo de lucro que cumpla con la transformación que promete. Es fundamental involucrarlos y conservar su patrocinio. La IA puede ayudar en este sentido.
- Perfilado de donantes: la IA puede ayudar a investigar a fondo a cada donante, comprender sus prioridades y crear informes adecuados.
- Análisis de donantes: la IA ayuda a los equipos a analizar los datos de los donantes a partir de registros históricos para comprender las relaciones con la organización sin ánimo de lucro. También ayuda a comprender los patrones de comportamiento de los donantes.
- Comunicación con los donantes: con la IA, puede realizar la automatización de la comunicación dirigida basándose en desencadenantes específicos que son relevantes para cada donante.
- Elaboración de informes para donantes: las herramientas de IA para organizaciones sin ánimo de lucro ayudan a crear informes personalizados basados en los datos de los donantes, lo que de otro modo habría sido imposible de hacer manualmente.
Los paneles de ClickUp son una excelente manera de configurar análisis de donantes en tiempo real. Cree widgets para las contribuciones de los donantes, el ciclo de vida de cada donante, la eficacia de las campañas de divulgación y mucho más. ¡También puede crear portales personalizados para los donantes e invitarlos a ver el trabajo en curso en todos los proyectos que patrocinan!
2. Investigación y solicitud de subvenciones
Los equipos de financiación de organizaciones sin ánimo de lucro realizan el seguimiento, evalúan y solicitan diversas subvenciones a lo largo del año. A menudo, esto se hace manualmente con la ayuda de hojas de cálculo o marcadores en los navegadores. La IA puede hacer que esto sea más eficiente.
Seguimiento de subvenciones: cree un panel de control consolidado de todas las subvenciones disponibles con ClickUp. Puede utilizar ClickUp Docs para enumerarlas todas. También puede configurarlas como tareas de ClickUp con su propia descripción, plazos de solicitud, elementos de la lista de control, etc.
Personalice las propuestas: por lo general, las organizaciones sin ánimo de lucro tienen una propuesta que les gustaría adjuntar a todas las solicitudes de subvención. Aunque es eficiente, no es eficaz. La IA ayuda a crear propuestas personalizadas, basadas en su propuesta original, para satisfacer las necesidades de cada organización que concede subvenciones.
Redacción de solicitudes: los equipos de las organizaciones sin ánimo de lucro no tienen tiempo para redactar solicitudes cada vez. Como resultado, se ven obligados a preseleccionar las pocas subvenciones para las que tienen tiempo. La IA cambia esto al automatizar la redacción de solicitudes basándose en parámetros predefinidos.
Puesta en práctica de los procesos: una vez creados estos procesos, también puede ponerlos en práctica con el aprendizaje automático y la IA. Basándose en solicitudes de subvenciones anteriores, puede crear procedimientos operativos estándar (POE) para que toda su organización pueda hacer más eficientes sus procesos.
La plantilla POE para organizaciones sin ánimo de lucro de ClickUp es un potente punto de partida para dicha operatividad. Con esta plantilla totalmente personalizable y fácil de usar para principiantes, puede configurar flujos de trabajo, procesos, listas de control y ayudas visuales para que sus equipos realicen su trabajo mejor y más rápido.
3. Gestión de programas y medición del impacto
Las organizaciones sin ánimo de lucro llevan a cabo múltiples proyectos a la vez y necesitan una forma integral de gestionarlos todos. Una herramienta basada en IA como ClickUp puede ayudar:
- Planifique proyectos con tareas de ClickUp.
- Cree calendarios con la vista de calendario de ClickUp.
- Planifique el proceso de donación.
- Notifique a las partes interesadas adecuadas sobre las actividades relacionadas con el proyecto.
- Informe sobre las métricas del proyecto en tiempo real.
4. Automatización de las redes sociales: ampliar el alcance y optimizar el contenido
Aunque las organizaciones sin ánimo de lucro ya utilizan algunas herramientas gratuitas para publicar contenido en las redes sociales, la IA puede darles una ventaja. Una herramienta como ClickUp Brain puede:
- Redacta publicaciones en redes sociales para diversas plataformas.
- Crea resúmenes de documentos más largos para publicarlos en el blog o en LinkedIn.
- Reutilice sin esfuerzo el contenido creado para un formato en otro.
- Programa automáticamente las actualizaciones para lograr el máximo alcance y distribución.
📖 Lectura adicional: Cómo utilizar la IA en el marketing de contenido.
5. Contenido generativo: creación de mensajes y campañas personalizados.
Cualquiera que haya probado la IA probablemente la haya utilizado para generar contenido. «Escribe una entrada de blog sobre este tema» es una de las indicaciones de escritura con IA más populares entre los profesionales del marketing y los creadores de contenido.
Aunque es cierto que puede hacerlo, también hay una gran cantidad de otros contenidos que puede crear con herramientas de IA generativa. A continuación le mostramos cómo utilizar las herramientas de IA en la gestión de su canal de contenidos.
- Mensajes personalizados: cree notas de agradecimiento a los donantes o voluntarios con mención de su nombre o proyecto.
- Optimización de motores de búsqueda: las tecnologías de IA pueden crear metadescripciones, títulos, palabras clave, etc., para que puedas completar la competencia por el codiciado resultado de la primera página.
- Campañas por correo electrónico: la IA también puede personalizar los correos electrónicos basándose en la información de su herramienta de gestión de proyectos, su plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM), etc.
- Actualizaciones del proyecto: basándose en las actualizaciones que realice en la herramienta de gestión de proyectos, ClickUp Brain puede crear automáticamente informes para cada parte interesada.
6. Chatbots: mejora de la comunicación con donantes y voluntarios
Los chatbots con IA son un poco como su nuevo becario. Pueden supervisar el servicio de atención al cliente, encontrar respuestas a preguntas, realizar tareas sencillas y derivarlas a un superior si es necesario.
En una organización sin ánimo de lucro, los chatbots con IA pueden resultar útiles de muchas maneras. Sus habilidades de procesamiento del lenguaje natural les permiten aceptar las entradas de los usuarios en inglés sencillo y responder de la misma manera.
- Atención a donantes/voluntarios: Sea el primer punto de contacto para las partes interesadas externas, como posibles donantes, voluntarios, socios, etc.
- Proporcionar información: basándose en su base de conocimientos de IA, los chatbots pueden responder a consultas.
- Apoye a los empleados: ayude a los miembros de su equipo a encontrar información, realizar cálculos rápidos, generar ideas, etc.
- Soporte para la gestión de proyectos: un chatbot bien integrado también puede crear/actualizar tareas basadas en consultas de donantes/voluntarios/socios.
7. Optimización de las tareas administrativas: aumento de la productividad con las funciones de automatización de ClickUp.
La IA puede automatizar mejor. Con una herramienta como ClickUp Automations, puede optimizar todos sus flujos de trabajo para apoyar a su personal de manera eficaz.
- Notificar al editor cuando el redactor haya completado la escritura ✅
- Enviar un correo electrónico cuando una tarea esté terminada ✅
- Alerta a los responsables si una tarea está atrasada o es urgente ✅
- Un simple error se convierte en una nueva función, lo que requiere un cambio en el tipo de tarea ✅.
- Ajuste las prioridades en función de la opinión de las partes interesadas ✅
Si usted es una organización sin fines de lucro dedicada al rescate de mascotas, tenemos un marco prediseñado para optimizar sus tareas administrativas. Pruebe la plantilla para organizaciones sin fines de lucro dedicadas al rescate de mascotas de ClickUp para realizar el seguimiento de los voluntarios, las donaciones, las admisiones de animales, las citas con el veterinario, las adopciones, las campañas en redes sociales y mucho más.
8. Planificación y gestión de eventos: automatización de la logística y la comunicación mediante las funciones de gestión de proyectos de ClickUp.
Eventos para involucrar a voluntarios, encuentros con donantes, esfuerzos de recaudación de fondos o programas de divulgación: las organizaciones sin ánimo de lucro organizan múltiples eventos a lo largo del año. Gestionar todo esto puede suponer una enorme carga logística para los equipos encargados de los eventos. Las capacidades de IA de una herramienta de gestión de eventos pueden facilitar esta tarea.
- ClickUp puede ayudar a gestionar eventos como proyectos, con tipos de tareas y estados personalizados.
- La vista Calendario de ClickUp te garantiza que no programarás demasiados eventos el mismo día.
- La vista Gantt de ClickUp le garantizará una visibilidad clara de las dependencias y solapamientos.
- Los campos personalizados pueden separar los eventos internos y externos para planificar la participación de manera eficaz.
¿Te sientes abrumado por todo lo que tienes que hacer para tu próximo evento? ¡No te preocupes! Utiliza la plantilla de planificación de eventos sin ánimo de lucro de ClickUp para prepararte para el éxito administrativo.
9. Gestión de voluntarios: seguimiento y programación eficientes con las herramientas de gestión de tareas de ClickUp.
¿Alguna vez se ha encontrado en una situación en la que sus voluntarios se sentían perdidos y frustrados? Uno de los problemas clave de la gestión de voluntarios es que la brecha entre la intención y el buen trabajo puede ser significativa. Es posible que sus voluntarios tengan interés y sean entusiastas, pero si no saben exactamente qué hacer y cómo hacerlo, la participación puede convertirse en un fracaso.
Evítelo con las funciones de gestión de la carga de trabajo de ClickUp. Cree perfiles de usuario para los voluntarios.
- Asigne tareas a los empleados para que sepan lo que tienen pendiente y en qué plazo.
- Asigne a los supervisores como «observadores» para que puedan supervisar a su grupo de voluntarios.
- Etiqueta a usuarios en documentos, pizarras y comentarios.
- Compruebe las tareas de los voluntarios con la vista Carga de trabajo de ClickUp para asegurarse de que todos se aprovechan correctamente.
- Aproveche la ayuda de la IA para encontrar la programación óptima de la carga de trabajo.
- Permita a los voluntarios acceder a la información de la organización con ClickUp Brain.
De hecho, una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp también puede servir como el mejor software de recursos humanos para que las organizaciones sin ánimo de lucro gestionen tanto a sus empleados como a sus contratistas y voluntarios.
Con la plantilla de gestión de voluntarios de ClickUp, puede gestionar solicitudes, realizar el seguimiento de la incorporación, poner en marcha programas de participación, asignar tareas, revisar el rendimiento y mucho más.
10. Detección de fraudes: protección de la integridad de la organización
Los usuarios confían más implícitamente en las organizaciones sin ánimo de lucro cuando proporcionan información personal. Es su deber proteger la privacidad del usuario. Estas expectativas de seguridad también se aplican al conocimiento propietario creado dentro de su organización sin ánimo de lucro.
Con la IA, puede garantizar la seguridad de los datos con los permisos adecuados. Permita a los usuarios ver, comentar o realizar ediciones en documentos según corresponda. Ya sea su lista de donantes o los resultados de sus proyectos, proteja sus datos en ClickUp. Utilice la IA para detectar actividades inusuales, como el acceso no autorizado a datos, y aproveche los registros de auditoría para solucionar problemas.
📖 Lectura adicional: Descubra cómo utilizar ClickUp para su organización sin ánimo de lucro aquí.
Como ha visto anteriormente, la IA puede aportar muchos beneficios. Sin embargo, también puede causar algunos daños. A continuación, le ofrecemos un breve resumen de cómo evitarlos.
Cómo NO utilizar la IA
Un componente fundamental para aprovechar la IA en las organizaciones sin ánimo de lucro es utilizarla correctamente. A continuación, le ofrecemos algunos consejos y buenas prácticas que puede seguir.
No confíe ciegamente en la IA.
Aunque la IA es extremadamente potente y mejora cada día, todavía no se puede confiar plenamente en ella. La IA generativa sigue siendo propensa a las alucinaciones. Las herramientas de IA siguen cometiendo errores.
Por lo tanto, utilice su buen juicio con todos los resultados de la IA. Establezca procesos de control de calidad para la IA.
No elimine el factor humano.
Existen diversas herramientas de IA para la automatización de multitud de procesos. Sin embargo, aún tiene sus límites. Por ejemplo, puede responder a una pregunta basándose en su base de conocimientos existente. Sin embargo, no puede aclarar ni profundizar en información que no tiene.
Por lo tanto, cree siempre un nivel de escalamiento con un humano.
No ignore los posibles sesgos.
Toda IA está sesgada en la medida en que lo están los datos con los que se entrena. Desde la tarjeta de crédito de Apple hasta LinkedIn, todos los mecanismos de IA comenzaron siendo sesgados. Las organizaciones actualizan regularmente los algoritmos por razones éticas.
Por lo tanto, sea siempre consciente de los sesgos que puedan existir. Cuestione las recomendaciones y los conocimientos de la IA en materia de diversidad e inclusión.
No olvide los datos.
Confiar en los conocimientos y paneles de control de la IA sin comprender los datos subyacentes es un gran error. Supongamos que su panel indica que sus voluntarios dedican una media de una hora a la semana a las tareas. No confíe plenamente en ello. Profundice en los datos para comprobar si todos han realizado el seguimiento de su tiempo sin errores.
Por lo tanto, siempre profundice en las fuentes de datos al tomar decisiones.
No espere que todo el mundo sepa cómo utilizar la IA.
Las organizaciones sin ánimo de lucro cuentan con equipos muy diversos. Hay personas de todas las generaciones, géneros, niveles de competencia lingüística y conocimientos tecnológicos que interactúan con ellas. No todas saben intuitivamente cómo utilizar la IA.
Por lo tanto, forme a sus usuarios. Cree programas de formación personalizados para los usuarios de IA en función de sus necesidades. Ofrezca sesiones de formación de refuerzo para mantenerlos al día.
Teniendo esto en cuenta, veamos qué retos es probable que afronte y cómo superarlos.
Retos del uso de la IA en organizaciones sin ánimo de lucro
Seamos justos. Las organizaciones sin ánimo de lucro, como sector, no son pioneras en la adopción de tecnología. El resultado es que se enfrentan a diversos retos a la hora de implementar la tecnología en sus procesos. Veamos algunos de ellos.
Falta de presupuesto
Las organizaciones sin ánimo de lucro a menudo no disponen de presupuesto para iniciativas de transformación tecnológica a gran escala. Se ven obligadas a conformarse con versiones gratuitas de diversos programas informáticos o a utilizar software más barato.
Posible solución: Pruebe herramientas como ClickUp, donde la IA está integrada en un entorno de trabajo virtual completo. Esto elimina la necesidad de tener múltiples herramientas, que en conjunto cuestan mucho más.
Falta de recursos
Cualquier software que requiera una implementación compleja es inviable para las organizaciones sin ánimo de lucro. No cuentan con equipos de TI para gestionar este proyecto.
Posible solución: elija una herramienta SaaS que minimice los gastos generales de implementación. Por ejemplo, con ClickUp, solo tiene que introducir su ID de correo electrónico y podrá empezar a realizar la gestión de proyectos al instante.
Incapacidad para establecer controles
La gobernanza y los controles de seguridad, privacidad, autenticación, autorización, etc. pueden ser complejos de configurar. Por ejemplo, es posible que desee configurar un panel para un donante, pero no quiera permitir el uso compartido de los datos subyacentes.
Posible solución: Pruebe una solución como ClickUp Paneles, que lo habilita automáticamente. Con solo hacer clic en un botón, puede proteger sus datos y presentar únicamente la información que el donante necesita.
Incapacidad para gestionar el tráfico en movimiento
Las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan diferentes tipos de voluntarios. Algunos pueden ser voluntarios a largo plazo para tareas específicas. Otros pueden unirse a usted solo para un evento o proyecto. Para gestionar este flujo, normalmente se dispone de una base de datos con miles de voluntarios a los que se recurre en función del contexto.
La gestión de estas relaciones, como dar acceso solo durante la duración del proyecto o incorporar nuevos voluntarios, puede convertirse rápidamente en un caos. Evítelo con una sólida herramienta de gestión de proyectos basada en la IA.
Posible solución: Utilice ClickUp como CRM para organizaciones sin ánimo de lucro, incluyendo voluntarios en lugar de clientes. Configure campos personalizados para recopilar toda la información necesaria. Utilice la IA para identificar el grupo adecuado para la divulgación basada en proyectos. Automatice la gestión del acceso basándose en reglas predefinidas.
Cumpla sus misiones sin ánimo de lucro con ClickUp
Creo que [la IA] va a cambiar el mundo más que cualquier otra cosa en la historia de la humanidad. Más que la electricidad.
Creo que [la IA] va a cambiar el mundo más que cualquier otra cosa en la historia de la humanidad. Más que la electricidad.
Tanto si está totalmente de acuerdo con Lee como si no, admitirá que la IA es transformadora. Ayuda a las organizaciones a hacer más cosas, más rápido y mejor. Es un superpoder para las organizaciones sin ánimo de lucro que ya cuentan con presupuestos y recursos limitados a pesar de dedicarse a los problemas más importantes del mundo.
Una plataforma tecnológica robusta para la gestión de proyectos, integrada con potentes funciones de IA y plantillas para organizaciones sin ánimo de lucro, ayuda a optimizar los procesos, automatizar los flujos de trabajo y gestionar el personal y los proyectos, todo en un solo lugar. ClickUp está diseñado precisamente para eso.
No se sienta abrumado por las costosas y complicadas herramientas de IA. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo.