Las tecnologías modernas y de alta potencia suelen estar fuera del alcance de las organizaciones sin ánimo de lucro por una sencilla razón: son caras.
La tecnología más reciente no solo puede ser cara de adquirir, sino también de formar a las personas, mantener, actualizar y conservar a lo largo del tiempo. Por lo tanto, las organizaciones sin ánimo de lucro tienden a utilizar herramientas sencillas y probadas con las que todo el mundo está familiarizado.
¡La inteligencia artificial lo cambia todo!
Los productos básicos de IA, como ChatGPT y Google Gemini, así como las herramientas integradas con IA, como ClickUp, permiten a las organizaciones sin ánimo de lucro obtener beneficios extraordinarios.
Esta entrada del blog es una introducción al uso de la IA para organizaciones sin ánimo de lucro, para que pueda aprovechar la mejor tecnología disponible en la actualidad.
⏰ Resumen de 60 segundos
La inteligencia artificial (IA) es una de las herramientas más potentes de las que disponen las empresas hoy en día. Las organizaciones sin ánimo de lucro, al igual que cualquier otra empresa, pueden beneficiarse enormemente de ellas.
Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar herramientas de IA para aumentar la eficiencia, recabar información sobre los donantes, reforzar la divulgación y ampliar las comunicaciones. Para sacar el máximo partido a las herramientas y tecnologías de IA, necesitan un enfoque estratégico y casos de uso. A continuación se presentan diez ejemplos.
- Detección de fraudes y protección de la integridad de la organización
- Análisis, compromiso y retención de donantes
- Investigación y solicitud de subvenciones
- Gestión de programas y medición del impacto
- Automatización de redes sociales
- Contenido generativo para crear mensajes y campañas personalizados
- Chatbots para mejorar la comunicación con donantes y voluntarios
- Optimización de las tareas administrativas
- Planificación y gestión de eventos
- Gestión de voluntarios
Para obtener más detalles sobre cómo utilizar la IA para las tareas anteriores y cómo no utilizarla en su organización, ¡siga leyendo!
Comprender el potencial de la IA en el sector sin ánimo de lucro
Si utiliza un ordenador, es muy probable que haya visto la IA en el lugar de trabajo. ChatGPT se está volviendo inmensamente popular como alternativa a la búsqueda de Google. El conjunto de herramientas Microsoft 365 cuenta con CoPilot. Canva, una popular herramienta de diseño sin ánimo de lucro, ha integrado la IA en su plataforma.
A un coste razonable, estas potentes funciones ofrecen varias ventajas, tales como:
Mayor eficiencia: las herramientas de IA para organizaciones sin ánimo de lucro ayudan a los equipos a hacer más con menos. Los resúmenes de informes instantáneos, la automatización del flujo de trabajo, las notificaciones basadas en desencadenantes, etc., aumentan drásticamente la productividad y la eficiencia organizativa.
📖 Lectura adicional: Cómo utilizar las herramientas de IA para mejorar la productividad
Información más detallada sobre los donantes: Las organizaciones sin ánimo de lucro no cuentan con los conocimientos técnicos ni los presupuestos necesarios para implementar herramientas de análisis avanzadas. La IA ayuda a procesar datos, obtener información y crear informes basados en perfiles sin necesidad de realizar grandes inversiones.
Alcance eficaz: la IA puede ser inmensamente poderosa para buscar en grandes bases de datos e identificar grupos similares de personas. Basándose en esto, puede enviar correos electrónicos, mensajes de texto, notificaciones y mucho más con un objetivo más preciso.
Escalabilidad: con la automatización inteligente, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden realizar multitud de tareas sin las limitaciones de los recursos. Puede escalar la creación de contenidos, publicaciones en redes sociales, informes para donantes, etc., sin añadir personas al equipo.
Si le interesa, aquí tiene diez maneras de empezar de inmediato.
10 maneras de utilizar la IA para organizaciones sin ánimo de lucro
La clave para sacar el máximo partido a una herramienta de IA es aplicarla de forma estratégica y reflexiva. Por lo tanto, en lugar de probar aleatoriamente varias herramientas para ver cuál es su tamaño, es útil aplicar los productos adecuados a los casos de uso adecuados. A continuación, se incluyen algunas ideas y ejemplos de cómo puede utilizar ClickUp para organizaciones sin ánimo de lucro para configurarlos.
1. Análisis de donantes: mejorar la participación y la retención de los donantes
En cualquier organización sin ánimo de lucro, los donantes son los stakeholders más importantes. Son los que mantienen el buen funcionamiento de las operaciones. Son los que exigen a la organización sin ánimo de lucro que rinda cuentas por la transformación que promete. Involucrarlos y conservar su patrocinio es fundamental. La IA puede ayudar en este sentido.
- Perfil de donantes: la IA puede ayudar a investigar a fondo a cada donante, comprender sus prioridades y crear informes adecuados
- Análisis de donantes: la IA ayuda a los equipos a analizar los datos de los donantes a partir de registros históricos para comprender las relaciones con la organización sin ánimo de lucro. También ayuda a comprender los patrones de comportamiento de los donantes
- Comunicación con los donantes: con la IA, puede automatizar la comunicación dirigida basándose en desencadenantes específicos que son relevantes para cada donante
- Informes para donantes: las herramientas de IA para organizaciones sin ánimo de lucro ayudan a crear informes personalizados basados en los datos de los donantes, lo que de otro modo sería imposible de hacer manualmente
Los paneles de ClickUp son una forma estupenda de configurar análisis de donantes en tiempo real. Cree widgets para las contribuciones de los donantes, el ciclo de vida de cada donante, la eficacia de las campañas de divulgación y mucho más. También puede crear portales personalizados para los donantes e invitarlos a ver el trabajo en curso en todos los proyectos que patrocinan
2. Investigación y solicitud de subvenciones
Los equipos de financiación de organizaciones sin ánimo de lucro realizan un seguimiento, evalúan y solicitan diversas subvenciones a lo largo del año. A menudo, esto se hace manualmente con la ayuda de hojas de cálculo o marcadores en los navegadores. La IA puede hacer que este proceso sea más eficiente.
Realice un seguimiento de las subvenciones: cree un panel consolidado de todas las subvenciones disponibles con ClickUp. Puede utilizar ClickUp Docs para enumerarlas todas. También puede configurarlas como tareas de ClickUp con su propia descripción, plazos de solicitud, elementos de (la) lista de control, etc.
Personalice las propuestas: Por lo general, las organizaciones sin ánimo de lucro tienen una propuesta que desean adjuntar a todas las solicitudes de subvención. Aunque es eficiente, no es eficaz. La IA ayuda a crear propuestas personalizadas, basadas en su propuesta original, para satisfacer las necesidades de cada organización que concede subvenciones.
Redacción de solicitudes: Los equipos de organizaciones sin ánimo de lucro no tienen el ancho de banda necesario para escribir solicitudes cada vez. Como resultado, se ven obligados a preseleccionar las pocas subvenciones para las que tienen tiempo. La IA cambia esto al automatizar la redacción de solicitudes basándose en parámetros predefinidos.
Puesta en práctica de los procesos: Una vez creados estos procesos, también puede ponerlos en práctica con el aprendizaje automático y la IA. Basándose en solicitudes de subvenciones anteriores, puede crear procedimientos operativos estándar (POE) para que toda su organización pueda hacer más eficientes sus procesos.
La plantilla POE para organizaciones sin ánimo de lucro de ClickUp es un potente punto de partida para dicha operatividad. Con esta plantilla totalmente personalizable y fácil de usar para principiantes, puedes configurar flujos de trabajo, procesos, listas de control y ayudas visuales para que tus equipos realicen su trabajo mejor y más rápido.
3. Gestión de programas y medición del impacto
Las organizaciones sin ánimo de lucro llevan a cabo múltiples proyectos al mismo tiempo y necesitan una forma integral de gestionarlos todos. Una herramienta basada en IA como ClickUp puede ayudar:
- Planifique proyectos con las tareas de ClickUp
- Cree horarios con la vista Calendario de ClickUp
- Correlacione el proceso de donación
- Notifique a las partes interesadas adecuadas sobre las actividades relacionadas con el proyecto
- Informes de métricas de proyectos en tiempo real
4. Automatización de las redes sociales: ampliar el alcance y optimizar el contenido
Aunque las organizaciones sin ánimo de lucro ya utilizan algunas herramientas gratuitas para publicar contenido en las redes sociales, la IA puede darles una ventaja. Una herramienta como ClickUp Brain puede:
- Redacta publicaciones para redes sociales para diversas plataformas
- Cree resúmenes de documentos más largos para publicarlos en el blog o en LinkedIn
- Reutilice sin esfuerzo el contenido creado para un formato en otro
- Programe automáticamente las actualizaciones para lograr el máximo alcance y distribución
📖 Lectura adicional: Cómo utilizar la IA en el marketing de contenidos
5. Contenido generativo: creación de mensajes y campañas personalizados
Cualquiera que haya probado la IA probablemente la haya utilizado para generar contenido. «Escribe una entrada de blog sobre este tema» es una de las indicaciones de escritura de IA más populares entre los profesionales del marketing y los creadores de contenido.
Aunque es cierto que puede hacer eso, también hay una gran cantidad de contenido que puede crear con herramientas de IA generativa. A continuación, le mostramos cómo utilizar las herramientas de IA en la gestión de su canal de contenido.
- Mensajes personalizados: cree notas de agradecimiento a donantes o voluntarios con su nombre o el proyecto mencionado
- Optimización de motores de búsqueda: Las tecnologías de IA pueden crear metadescripciones, títulos, palabras clave, etc. para permitirle completar el codiciado resultado de la primera página
- Campañas por correo electrónico: la IA también puede personalizar los correos electrónicos basándose en la información de su herramienta de gestión de proyectos, su plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM), etc.
- Actualizaciones del proyecto: en función de las actualizaciones que realice en la herramienta de gestión de proyectos, ClickUp Brain puede crear automáticamente informes para cada parte interesada
6. Chatbots: mejora de la comunicación con donantes y voluntarios
Los chatbots con IA son un poco como su nuevo becario. Pueden supervisar el servicio de atención al cliente, encontrar respuestas a preguntas, realizar tareas sencillas y derivar los casos a un superior si es necesario.
En una organización sin ánimo de lucro, los chatbots con IA pueden ser útiles de muchas maneras. Sus habilidades de procesamiento del lenguaje natural pueden captar las entradas de los usuarios en inglés sencillo y responder de la misma manera.
- Atención a donantes/voluntarios: Sea el primer punto de contacto para las partes interesadas externas, como posibles donantes, voluntarios, socios, etc.
- Proporcionar información: basándose en su base de conocimientos de IA, los chatbots pueden responder a consultas
- Soporte a los empleados: ayude a los miembros de su equipo a encontrar información, realizar cálculos rápidos, intercambiar ideas, etc.
- Soporte para la gestión de proyectos: un chatbot bien integrado también puede crear/actualizar tareas basadas en consultas de donantes/voluntarios/socios
7. Optimización de las tareas administrativas: aumento de la productividad con las funciones de automatización de ClickUp
La IA puede automatizar mejor. Con una herramienta como ClickUp Automations, puede optimizar todos sus flujos de trabajo para brindar soporte a su personal de manera eficaz.
- Notificar al editor cuando el escritor haya completado la redacción ✅
- Enviar un correo electrónico cuando algo esté terminado ✅
- Alerta al equipo directivo si una tarea está atrasada o es urgente ✅
- Un simple error se convierte en una nueva función, lo que requiere un cambio en el tipo de tarea ✅
- Ajuste las prioridades en función de la opinión de las partes interesadas ✅
Si eres una organización sin ánimo de lucro dedicada al rescate de mascotas, tenemos un marco prediseñado para optimizar tus tareas administrativas. Prueba la plantilla para organizaciones sin ánimo de lucro dedicadas al rescate de mascotas de ClickUp para realizar un seguimiento de los voluntarios, las donaciones, las admisiones de animales, las citas con el veterinario, las adopciones, las campañas en redes sociales y mucho más.
8. Planificación y gestión de eventos: automatización de la logística y la comunicación mediante las capacidades de gestión de proyectos de ClickUp
Un evento de participación de voluntarios, una reunión de donantes, esfuerzos de recaudación de fondos o un programa de divulgación: las organizaciones sin ánimo de lucro organizan múltiples eventos al año. Gestionar todo esto puede suponer una enorme carga logística para los equipos encargados de los eventos. Las capacidades de IA de una herramienta de gestión de eventos pueden facilitar esta tarea.
- ClickUp puede ayudar a gestionar eventos como proyectos, con tipos de tareas y estados personalizados
- La vista Calendario de ClickUp te garantiza que no programes demasiados eventos en el mismo día
- La vista de gráfico de Gantt de ClickUp le garantizará una clara visibilidad de las dependencias y solapamientos
- Los campos personalizados pueden separar eventos internos y externos para planificar la participación de manera eficaz
¿Te sientes abrumado por todo lo que tienes que hacer para tu próximo evento? ¡No te preocupes! Utiliza la plantilla de planificación de eventos sin ánimo de lucro de ClickUp para prepararte para un intento correcto de la administración.
9. Gestión de voluntarios: seguimiento y programación eficientes con las herramientas de gestión de tareas de ClickUp
¿Alguna vez se ha encontrado en una situación en la que sus voluntarios no tenían ni idea y se sentían frustrados? Uno de los problemas clave de la gestión de voluntarios es que la brecha entre la intención y el buen trabajo puede ser significativa. Es posible que sus voluntarios estén interesados y entusiasmados, pero si no saben exactamente qué hacer y cómo hacerlo, el compromiso puede fracasar.
Evítelo con las funciones de gestión de la carga de trabajo de ClickUp. Cree perfiles de usuario para los voluntarios.
- Asigne tareas para que sepan lo que tienen que hacer y en qué plazo
- Asigne supervisores como «observadores» para que puedan supervisar a su grupo de voluntarios
- Etiqueta a usuarios en documentos, pizarras y comentarios
- Compruebe las tareas de los voluntarios con la vista Carga de trabajo de ClickUp para asegurarse de que todo el mundo está bien aprovechado
- Obtenga la ayuda de la IA para encontrar la programación óptima de la carga de trabajo
- Permita a los voluntarios acceder a la información de la organización con ClickUp Brain
De hecho, una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp también puede servir como el mejor software de RR. HH. para organizaciones sin ánimo de lucro, ya que permite gestionar tanto a empleados como a contratistas y voluntarios.
Con la plantilla de gestión de voluntarios de ClickUp, puede gestionar solicitudes, realizar un seguimiento de la incorporación, lanzar programas de participación, asignar tareas, revisar el rendimiento y mucho más
10. Detección de fraudes: protección de la integridad de la organización
Los usuarios confían más implícitamente en las organizaciones sin ánimo de lucro cuando proporcionan información personal. Es su deber salvaguardar la privacidad del usuario. Estas expectativas de seguridad también se aplican al conocimiento exclusivo creado dentro de su organización sin ánimo de lucro.
Con la IA, puedes proteger los datos con los permisos adecuados. Permite a los usuarios ver, comentar o editar documentos según corresponda. Ya sea tu lista de donantes o los resultados de un proyecto, protege tus datos en ClickUp. Utiliza la IA para detectar actividades inusuales, como el acceso no autorizado a datos, y aprovecha los registros de auditoría para solucionar problemas.
📖 Lectura adicional: Obtenga más información sobre cómo utilizar ClickUp para su organización sin ánimo de lucro aquí.
Como ha visto anteriormente, la IA puede hacer mucho bien. Sin embargo, también puede causar algunos daños. A continuación, le ofrecemos un resumen de cómo evitarlo.
Cómo NO utilizar la IA
Un componente fundamental para aprovechar la IA en las organizaciones sin ánimo de lucro es utilizarla correctamente. A continuación, le ofrecemos algunos consejos y buenas prácticas que puede seguir.
No confíe ciegamente en la IA
Aunque la IA es extremadamente potente y mejora cada día, todavía no se puede confiar completamente en ella. La IA generativa sigue siendo propensa a las alucinaciones. Las herramientas de IA siguen cometiendo errores.
Por lo tanto, utilice su buen juicio con todos los resultados de la IA. Establezca procesos de control de calidad para la IA.
No elimine el factor humano
Existen diversas herramientas de IA para la automatización de multitud de procesos. Sin embargo, aún tienen sus límites. Por instancia, pueden responder a una pregunta basándose en su base de conocimientos existente. Sin embargo, no pueden aclarar ni profundizar en información que no tienen.
Por lo tanto, cree siempre un nivel de escalado con un humano.
No ignore los posibles sesgos
Toda la IA está sesgada en la medida en que lo están los datos con los que se entrena. Desde la tarjeta de crédito de Apple hasta LinkedIn, todos los mecanismos de IA comenzaron siendo sesgados. Las organizaciones actualizan regularmente los algoritmos por razones éticas.
Por lo tanto, sea siempre consciente de los sesgos que puedan existir. Cuestione las recomendaciones y los conocimientos de la IA en materia de diversidad e inclusión.
No olvide los datos
Confiar en la información y los paneles de control de la IA sin comprender los datos subyacentes es un gran error. Supongamos que su panel de control indica que sus voluntarios dedican una media de una hora a la semana a las tareas. No se fíe completamente. Profundice en los datos para comprobar si todos han registrado su tiempo sin errores.
Por lo tanto, siempre profundice en las fuentes de datos al tomar decisiones.
No espere que todo el mundo sepa cómo utilizar la IA
Las organizaciones sin ánimo de lucro cuentan con equipos muy diversos. Hay personas de todas las generaciones, géneros, niveles de competencia lingüística y conocimientos tecnológicos que interactúan con ellas. No todas saben intuitivamente cómo utilizar la IA.
Por lo tanto, forme a sus usuarios. Cree programas de formación personalizados para los usuarios de IA en función de sus necesidades. Ofrezca sesiones de formación de refuerzo para mantenerlos al día.
Teniendo esto en cuenta, veamos qué retos es probable que se planteen y cómo superarlos.
Retos del uso de la IA en organizaciones sin ánimo de lucro
Seamos justos. Las organizaciones sin ánimo de lucro, como sector, no son pioneras en la adopción de tecnología. Esto es resultado de los diversos retos a los que se enfrentan a la hora de implementar la tecnología en sus procesos. Veamos algunos.
Falta de presupuesto
Las organizaciones sin ánimo de lucro no suelen disponer de presupuestos para iniciativas de transformación tecnológica a gran escala. Se ven obligadas a conformarse con versiones gratuitas de diversos programas informáticos o a utilizar software más barato.
Posible solución: Pruebe herramientas como ClickUp, donde la IA está integrada en un entorno de trabajo virtual completo. Esto elimina la necesidad de tener múltiples herramientas, que en conjunto cuestan mucho más.
Falta de recursos
Cualquier software que requiera una implementación compleja es inviable para las organizaciones sin ánimo de lucro. No cuentan con equipos de TI para gestionar este proyecto.
Posible solución: Elija una herramienta SaaS que minimice los gastos generales de implementación. Por ejemplo, con ClickUp, solo tiene que introducir su ID de correo electrónico y empezar a gestionar sus proyectos al instante.
Incapacidad para establecer controles
La gobernanza y los controles de seguridad, privacidad, autenticación, autorización, etc. pueden ser complejos de configurar. Por ejemplo, es posible que desee configurar un panel para un donante, pero no desea compartir los datos subyacentes.
Posible solución: Pruebe una solución como ClickUp Dashboards, que habilita esta función automáticamente. Con solo hacer clic en un botón, puede proteger sus datos y presentar solo la información que necesita el donante.
Incapacidad para gestionar el tráfico en movimiento
Las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan varios tipos de voluntarios. Algunos pueden ser voluntarios a largo plazo en tareas específicas. Otros pueden unirse a usted para un evento o proyecto. Para gestionar este flujo, normalmente se dispone de una base de datos con miles de voluntarios a los que se recurre en función del contexto.
Gestionar estas relaciones, como dar acceso solo durante la duración del proyecto o incorporar nuevos voluntarios, puede convertirse rápidamente en un caos. Evítelo con una sólida herramienta de gestión de proyectos impulsada por IA.
Posible solución: Utilice ClickUp como CRM para organizaciones sin ánimo de lucro, incluyendo voluntarios en lugar de clientes. Configure campos personalizados para recopilar toda la información necesaria. Utilice la IA para identificar el grupo adecuado para la divulgación basada en proyectos. Automatice la gestión del acceso basándose en reglas predefinidas.
Cumpla las misiones de su organización sin ánimo de lucro con ClickUp
Creo que [la IA] va a cambiar el mundo más que cualquier otra cosa en la historia de la humanidad. Más que la electricidad
Creo que [la IA] va a cambiar el mundo más que cualquier otra cosa en la historia de la humanidad. Más que la electricidad
Tanto si está totalmente de acuerdo con Lee como si no, admitirá que la IA es transformadora. Ayuda a las organizaciones a hacer más cosas, mejor y más rápido. Es un superpoder para las organizaciones sin ánimo de lucro, que ya cuentan con presupuestos y recursos limitados a pesar de dedicarse a los problemas más importantes del mundo.
Una sólida plataforma tecnológica para la gestión de proyectos, integrada con potentes funciones de IA y plantillas para organizaciones sin ánimo de lucro, ayuda a optimizar los procesos, automatizar los flujos de trabajo y gestionar el personal y los proyectos, todo en un solo lugar. ClickUp está diseñado para ser exactamente eso.
No se sienta abrumado por las costosas y complicadas herramientas de IA. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo.