Demasiados cocineros estropean la sopa.
Este viejo dicho es cierto en gestión de proyectos . Un proyecto tarda más en completarse si los miembros del equipo interfuncional tienen funciones y responsabilidades poco claras. En algunos casos, puede fracasar o llevar más tiempo llevarlo a cabo.
Una plantilla RACI evita el problema de "demasiados cocineros". Describe claramente quién realiza la tarea X, quién opina sobre ella y la persona que toma la decisión final sobre el trabajo. De este modo, los miembros del equipo del proyecto conocen sus funciones y evitan confusiones y pérdidas de tiempo.
En este artículo, compartiremos 10 de nuestras plantillas RACI favoritas y cómo utilizarlas para organizar tus proyectos Pero antes, entendamos el significado de un Matriz RACI .
¿Qué es una plantilla de gráfico RACI?
Un gráfico RACI (o matriz RACI) es un gráfico que establece las funciones de los miembros del equipo en relación con las tareas del proyecto. Utiliza las letras R, A, C e I para identificar las funciones y las líneas de responsabilidad. RACI significa:
- Responsable (R): Indica que una persona es responsable de realizar una tarea y es práctica al realizar el trabajo
- Responsable (A): Representa a un supervisor que supervisa la tarea. En una matriz RACI, esta persona no se ocupa de la tarea, sino que la gestiona y se asegura de que el trabajo se realiza correctamente
- Consultado (C): Representa a la persona o grupo que proporciona información sobre un producto concreto. Se les consulta por su experiencia en una tarea específica para ayudar al responsable a completar el trabajo con éxito
- Informado (I): Representa a una persona o un grupo que debe estar al corriente del progreso de la tarea y de las decisiones que se toman en un proyecto
Comparta un gráfico RACI dentro de un documento de ClickUp para colaborar con su equipo
Un gráfico RACI identifica y define quién es responsable de qué para evitar confusiones, falta de comunicación y pérdidas de tiempo en un proyecto. Los miembros del equipo pueden utilizarlo como brújula orientadora para completar el proyecto correctamente y a tiempo.
10 plantillas gratuitas de gráficos RACI
Aunque un diagrama RACI es útil para todos los proyectos, las plantillas RACI se construyen de forma diferente.
Afortunadamente, hemos clasificado docenas de plantillas y recopilado las 10 que mejor funcionan para los gestores de proyectos. Las plantillas que aparecen a continuación son gratuitas y están equipadas con las funciones imprescindibles para satisfacer sus necesidades en materia de diagramas RACI, independientemente de su sector.
¿Preparado? Adelante
1.
Plantilla de gráfico RACI de ClickUp
Un gráfico RACI debe definir claramente las funciones y responsabilidades en un proyecto; esta plantilla lo consigue. Se trata de un documento de planificación RACI con un gráfico que identifica y describe las funciones de los miembros del equipo en un proyecto. De este modo, se garantiza que se define claramente quién completa, revisa o es consultado en relación con una tarea concreta.
Esta plantilla RACI se puede personalizar fácilmente para adaptarla a sus necesidades específicas. Es fácil actualizar el contenido y añadir filas y columnas a su gusto. Y lo que es mejor, la función de arrastrar y soltar en algunas secciones hace que la plantilla sea fácil de usar para principiantes y muy fácil de personalizar.
Edite la plantilla en tiempo real para que los distintos grupos y todos los miembros del equipo puedan acceder a las actualizaciones a medida que se producen. Esto ahorra tiempo a la hora de exportar el gráfico RACI y compartirlo con departamentos individuales o miembros del grupo.
Además, puede codificar las tareas por colores para diferenciarlas de otras. Por ejemplo, puede codificar por colores las tareas de riesgo o llamar la atención sobre las que tienen plazos ajustados. Todos los cambios realizados en la plantilla se guardarán en la nube, lo que le permitirá reanudar la personalización cuando le convenga.
¿Y lo mejor?
Hay múltiples formas de compartir el gráfico RACI. Exporte el documento como archivo PDF, Markdown o HTML. Alternativamente, compártelo usando un enlace público o privado, dependiendo de quién quieras que acceda a la matriz RACI. También puedes invitar a los miembros del equipo por correo electrónico para que accedan al gráfico.
Esta plantilla gratuita de matriz RACI está sin duda en el siguiente nivel por sus características únicas. Además del gráfico RACI, la plantilla tiene áreas para establecer expectativas, incluir notas adicionales y esbozar las herramientas necesarias para completar las tareas.
Esta plantilla garantiza que no se olvida ningún detalle para que las funciones y responsabilidades queden claras en su proyecto. Descargar la plantilla ClickUp
2. Plantilla Excel de la matriz RACI
vía Descargas Excel
Esta plantilla Excel de matriz RACI es muy fácil de personalizar. Es fácil codificar el gráfico por colores porque el proceso está automatizado, lo que hace que la plantilla sea fácil de usar para principiantes. Asignar los acrónimos R, A, C e I es muy sencillo; sólo tiene que elegirlos en un cuadro desplegable.
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es una de las mejores plataformas para crear un diagrama RACI. ¿Por qué? Tiene multitud de opciones de edición y permite crear reglas específicas para cada parte del gráfico. Como resultado, puede utilizar esta plantilla para otras variantes del modelo RACI, como DRASCI (Driver, Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) y RASI (Responsible, Accountable, Support, Informed).
Asegúrese de disponer de Microsoft Excel en su sistema antes de descargar esta plantilla. Descargar plantilla Matrix Excel
3. Plantilla Excel de Gráfico RACI
a través de Stakeholder Map
Con esta plantilla de gráfico RACI, puede esbozar rápidamente una tarea y la persona o departamento asignado a ella. A continuación, enumera cada tarea en el gráfico e identifica a la persona responsable, encargada, consultada o informada de cada trabajo.
Y lo que es mejor, la plantilla es totalmente personalizable con Microsoft Excel para adaptarla a sus necesidades. Así que, sea cual sea su sector o la naturaleza del proyecto, le ayudará a definir claramente las funciones y responsabilidades para garantizar que los miembros del equipo entienden cuál es su papel a la hora de completar las tareas con éxito.
Esta plantilla gratuita está disponible en dos formatos: PDF y hoja Excel. Elija el que más le convenga y empiece a crear un gráfico RACI bien organizado y adaptado a las necesidades de su empresa. Descargar plantilla de Excel del gráfico
4. Plantilla RACI de Google Sheets
vía PM Training
Esta plantilla permite enumerar las tareas por orden de ejecución, de modo que los trabajos más urgentes se realicen primero, seguidos de los menos urgentes. Esto puede ayudar a evitar que se incumplan los plazos.
Como su nombre indica, esta plantilla tiene forma de hoja de Google. El uso de Google guarda el contenido en la nube para permitir la edición de la plantilla en tiempo real y que varias personas puedan acceder al gráfico RACI. Además, la edición en directo garantiza que los implicados accedan a las actualizaciones al instante, a medida que se producen, para evitar retrasos en un proyecto.
Al existir en tecnología en la nube, el uso de esta plantilla para crear una matriz RACI simplifica compartir el gráfico entre los miembros del equipo. Compártelo a través de un enlace y controla fácilmente el acceso aprovechando las funciones de la hoja de Google.
A diferencia de las plantillas de Excel, que pueden perderse fácilmente, esta plantilla está disponible en la nube: puedes acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de un dispositivo móvil o de sobremesa con conexión a Internet. Descargar plantilla de Google Sheets
5. Plantilla de Matriz RACI de Distribución de Tareas de Google Sheets
vía PM Training
Gracias a la tecnología en la nube de Google, esta plantilla permite que varias personas accedan a ella y la ajusten según sea necesario. Esto permite a los miembros del equipo colaborar en tiempo real. La plantilla es de acceso gratuito y es fácil de compartir después de personalizarla para adaptarla a las necesidades de tu proyecto.
Enumera fácilmente las tareas y los correspondientes responsables de cada trabajo para que todo el mundo esté en la misma página. Además, todas las actualizaciones se sincronizan en la nube para eliminar la preocupación de que una plantilla personalizada se pierda: piensa en borrar accidentalmente documentos, hojas de cálculo de Excel o archivos pdf. Descargar plantilla de matriz de Google Sheets
6. Plantilla de Gráfico RACI de Google Sheets por PM Training
vía PM Training
Una plantilla RACI debe mostrar claramente las tareas y definir quién es responsable de qué. Pues bien, esta plantilla ofrece eso y va más allá de los elementos básicos de un gráfico RACI. Por ejemplo, además de las características de una matriz RACI típica, los miembros del equipo pueden mostrar si están o no preparados para iniciar una tarea.
Dispone de una sección para registrar el progreso del trabajo con el fin de proporcionar más información sobre la rapidez y eficacia con la que un equipo o un individuo está realizando la tarea asignada. También proporciona más claridad sobre el estado del trabajo mostrando las tareas que están:
- En curso
- Completadas
- En espera
- No iniciadas
- Necesita revisión
- Atrasado
Esto agiliza la gestión de proyectos ayudándole a garantizar la máxima productividad y que las tareas se completen a tiempo. También dispone de secciones para añadir notas a cada tarea asignada, lo que permite a los jefes de proyecto hacer comentarios sobre el rendimiento del trabajo.
Dado que la plantilla existe en la nube, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente al gráfico RACI y colaborar en el proyecto sin problemas. La edición en directo garantiza que todos los implicados accede a las actualizaciones del proyecto en tiempo real para iniciar los trabajos asignados lo antes posible. Descargar plantilla de Google Sheets PM
7. Simple RACI Chart Template Excel by Template Lab
vía Template Lab
Esta plantilla RACI hace honor a su nombre. Es una matriz de funciones y responsabilidades con un formato sencillo que requiere una edición mínima. Muestra claramente dónde hay que enumerar las tareas y las funciones asignadas a cada persona. Esto ayuda a personalizar rápidamente la plantilla según tus necesidades y a iniciar un proyecto lo antes posible.
La plantilla permite enumerar las tareas en la secuencia de ejecución para que los equipos prioricen los trabajos urgentes. ¿El resultado? Te aseguras de completar los hitos dentro de un plazo predeterminado. Descargar plantilla de gráfico simple de Excel
8. Gestión de Proyectos RACI Chart Template Excel by Template Lab
vía Template Lab
Si su proyecto es grande y con muchos entregables, esta plantilla de diagrama RACI es la que más le conviene. Le permite enumerar decenas de tareas y asignarlas a equipos o departamentos específicos que participan en un proyecto. Puedes comentar fácilmente cada tarea para aportar comentarios o información adicional. Descargar Plantilla de Excel de Gráfico PM
9. Plantilla de Excel de Gráfico de Responsabilidades Clave Excel by Template Lab
vía Template Lab
¿Está buscando una plantilla de gráfico RACI de ventas? No busques más porque esta plantilla tiene todo lo que necesitas a la hora de crear una matriz RACI para proyectos de ventas. Puede definir fácilmente las actividades y las funciones que ha asignado a personas concretas. La plantilla te muestra exactamente a quién asignar un rol específico de ventas, facilitando la creación de una matriz RACI que funcione para ti.
Si desea crear una plantilla RACI para proyectos de ventas, ésta le indicará la dirección correcta. Utilízala para crear una matriz que describa claramente quién es responsable, quién debe rendir cuentas, quién debe ser informado y quién debe ser consultado en un proyecto. Descargar plantilla Excel de responsabilidades
10. Plantilla de Excel de Gráfico RACI Básico por Template Lab
vía Template Lab
Esta sencilla plantilla de gráfico RACI es la más adecuada para una familia que desee organizar las funciones y responsabilidades. Permite enumerar las tareas en función de quién debe llevarlas a cabo, a la vez que se indica quién debe rendir cuentas, quién es responsable, quién debe ser consultado y quién debe ser informado sobre un trabajo concreto.
Si quieres una plantilla RACI para usar en casa, ésta es la que mejor te va. Tiene todos los elementos básicos que necesita para asegurarse de que las tareas se organizan, se asignan y se llevan a cabo correctamente. Descargar plantilla básica de Excel
Cómo utilizar una plantilla de gráfico RACI
A continuación se explica cómo utilizar una plantilla de gráfico RACI en cuatro sencillos pasos básicos:
Paso 1: Identificar y enumerar todas las tareas del proyecto
Dependiendo de la plantilla que utilice, enumere todas las tareas del proyecto en la columna "tareas" o "actividad". Algunas plantillas permiten registrar las tareas en una fila. La lista puede ser una secuencia de tareas de mayor a menor prioridad para garantizar que las más importantes se realizan primero.
También puedes clasificar las tareas por fases para mantener la organización. La forma de enumerarlas depende del formato que más te convenga.
Paso 2: Enumerar a todas las personas que participan en el proyecto
A continuación, añada a la plantilla RACI a todos los miembros del equipo, aunque trabajen indirectamente en el proyecto. Puede enumerarlos por su nombre o por su cargo. Recomendamos la segunda opción para que el gráfico RACI siga siendo útil para las personas que no estén familiarizadas con el nombre de cada uno en el plan del proyecto. Esto ayuda a agilizar la comunicación en equipo.
Cree tareas ClickUp para construir un SOP y asigne individuos RACI para la visibilidad de todos
Paso 3: Asigne las siglas R, A, C e I a cada tarea
Cada tarea que enumere en la plantilla debe tener al menos una de estas letras (R, A, C o I). R significa una persona que se ocupará de las tareas del proyecto. En pocas palabras, una persona etiquetada con la letra R es el ejecutor de la tarea.
A continuación, una persona responsable de la tarea debe estar etiquetada como A. Esta persona supervisa la tarea y se asegura de que la persona etiquetada como R complete el proyecto correctamente y a tiempo.
A continuación, la persona consultada por su experiencia para ayudar a R a completar una tarea debe llevar la etiqueta C. Esta persona ofrece asesoramiento o información adicional sobre una tarea. No todas las tareas del diagrama RACI tendrán una C.
Por último, cualquier persona a la que se deba informar sobre el progreso de la tarea lleva la etiqueta I, que representa a la persona a la que informan los miembros del equipo o los líderes. Puede tratarse de un director general, un patrocinador o altos cargos de una organización.
Paso 4: Compartir el gráfico RACI
Después de personalizar y rellenar completamente la plantilla, comparta el documento final con los miembros del equipo en el proyecto. Una matriz RACI es más útil si todos los implicados en un proyecto comprenden claramente sus funciones. Dependiendo de la plantilla, puedes compartir el gráfico final como enlace, PDF, documento de Word, HTML u hoja de cálculo de Excel.
**Más recursos sobre plantillas de gestión de proyectos
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- Plantillas CRM
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- Plantillas de gestión de proyectos con diagrama de Gantt
- Plantillas de tablero Kanban
- Plantillas de hitos
- Plantillas de matriz
- Plantillas de hojas de cálculo
Ahorre tiempo y establezca las responsabilidades del proyecto con las plantillas RACI
Utilizar una plantilla para crear un gráfico RACI es muy valioso y le ahorra tiempo de reinventar la rueda para cada solicitud de proyecto. En lugar de empezar desde cero, ya estará preparado con la estructura lista para personalizar.
La plantilla RACI de ClickUp es flexible para cualquier tamaño de equipo y requisito de proyecto. Viene con todos los elementos básicos necesarios para crear una matriz personalizada que mejore la productividad de su equipo en cada fase del proyecto. Si está colaborando entre departamentos y partes interesadas, la plantilla de ClickUp es imprescindible en su caja de herramientas para proyectos. ¿Y lo mejor de todo? ClickUp es gratis para siempre Crear una cuenta gratuita