La mala calidad de los datos cuesta a las empresas una media de 13 millones de dólares al año en oportunidades perdidas y recursos desperdiciados. 📉
¿Cuál es la razón detrás de esto? Los representantes de ventas a menudo pasan parte de su día luchando contra datos de contacto incorrectos, registros duplicados e información faltante en lugar de cerrar tratos.
Aquí es donde la higiene del CRM puede marcar la diferencia. ✨
Aunque el término «higiene del CRM» pueda sonar como un proceso de limpieza de software, en realidad se refiere a mantener los datos de los clientes limpios y fiables en todo su sistema CRM. Esto conduce a una mejor calidad de los datos, lo que a su vez ayuda a los equipos a tomar decisiones basadas en datos que afectan positivamente al rendimiento de las ventas y al éxito de los clientes.
Repasemos la higiene del CRM y establezcamos algunas buenas prácticas que puede seguir para optimizar su sistema CRM.
🏆 Bonus: ¡También exploraremos cómo ClickUp puede ayudarte a implementar estas buenas prácticas con sus funciones!
⏰ Resumen de 60 segundos
👉 La mala higiene del CRM es el resultado de problemas como errores en la entrada manual de datos, registros duplicados, perfiles incompletos, formatos inconsistentes e información desactualizada.
👉 Estos problemas provocan un desperdicio de recursos, campañas de marketing fallidas, previsiones de ventas inexactas y relaciones con los clientes dañadas.
👉 Mantener la higiene del CRM implica auditorías periódicas de datos, protocolos estandarizados de entrada de datos, automatización de tareas repetitivas y controles de acceso basados en roles para garantizar la precisión de los datos.
👉 ClickUp ayuda a optimizar la higiene del CRM automatizando los controles de calidad, centralizando las comunicaciones con los clientes e integrándose con otras plataformas para una gestión fluida de los datos.
👉 Los sistemas CRM limpios mejoran la toma de decisiones, optimizan la orientación hacia los clientes y protegen la reputación de su empresa, al tiempo que aumentan la eficiencia general.
¿Qué es la higiene del CRM?
Un panel desordenado con notas dispersas, archivos aleatorios y datos incorrectos de los clientes: así es como se ve un sistema CRM desorganizado. 😣
Al igual que mantener tu entorno de trabajo ordenado te ayuda a funcionar mejor, unos datos de CRM limpios permiten a los equipos de ventas (y otros equipos asociados) tener siempre a mano los datos correctos.
¡Y esto nos lleva al tema que nos ocupa! ✅
La higiene del CRM se refiere al mantenimiento de datos limpios, precisos y actualizados dentro de su sistema de gestión de relaciones con los clientes. A menudo implica eliminar datos innecesarios, como direcciones de correo electrónico antiguas, direcciones postales obsoletas, registros incompletos y contactos duplicados de su base de datos. 🤝
El concepto se basa en dos pilares: la calidad de los datos y la higiene de los datos. Es similar a organizar el espacio de su oficina en lugar de realizar una auditoría del lugar de trabajo.
La higiene de los datos se centra en corregir errores y limpiar la información, mientras que la calidad de los datos implica evaluar si estos cumplen con estándares específicos. 💯
Cuando sus representantes de ventas limpian su lista de contactos (higiene de datos), pueden eliminar tarjetas de visita antiguas y actualizar números de teléfono. Pero, al examinar la calidad de los datos, evaluarán si esos contactos están correctamente categorizados, si la puntuación de los clientes potenciales es precisa y si la información ayuda a avanzar en las negociaciones.
📌 Ejemplo: Las bases de datos de marketing por correo electrónico se deterioran de forma natural en más de un 20 % al año, ya que las personas cambian de trabajo, se mudan de ubicación o actualizan sus datos de contacto. La limpieza regular de los datos ayuda a mantener perfiles de clientes precisos, lo que ayuda a los equipos de marketing a evitar dirigirse al público equivocado.
Por qué es importante una buena higiene de los datos CRM
cada año se reasignan 35 millones de números de teléfono a nuevos usuarios.
¿Cuál es el impacto de esto?
Los datos de mala calidad crean un efecto dominó que causa problemas a los profesionales de ventas. Las bases de datos de marketing por correo electrónico empiezan a deteriorarse. Los equipos de marketing desperdician recursos dirigiéndose a contactos obsoletos, mientras que los directores de ventas toman decisiones basadas en previsiones inexactas.
El mantenimiento constante de la higiene del CRM (específicamente de los componentes del CRM ) transforma su base de datos de un sistema desordenado a un entorno de trabajo digital bien organizado.
📌 Ejemplo: Una base de datos CRM bien mantenida ofrece varias ventajas cuantificables.
- Los equipos de ventas cierran acuerdos más rápido con información de contacto precisa
- Las campañas de marketing llegan al público adecuado en el momento adecuado
- Los equipos de operaciones de ingresos realizan previsiones fiables basadas en datos limpios
Más allá de la eficiencia, una buena higiene del CRM también protege la reputación de su empresa. Enviar correos electrónicos de felicitación por una promoción a alguien que dejó la empresa hace un año o dirigirse a ejecutivos con títulos de trabajo incorrectos daña la credibilidad. 🙌
Cuando los equipos de ventas y marketing trabajan con datos limpios, construyen relaciones más sólidas con los clientes.
El impacto financiero de mantener una buena higiene del CRM también es muy significativo. Las empresas que utilizan datos B2B inexactos no solo corren el riesgo de perder oportunidades, sino también de que se les incluya en listas negras de dominios por el exceso de correos electrónicos devueltos. La pérdida de clientes potenciales y de oportunidades se traduce, en última instancia, en una disminución de los ingresos y las ventas.
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Causas comunes de la mala higiene en los CRM
Al igual que un barista que mezcla los pedidos en hora punta, los sistemas CRM pueden desorganizarse y confundirse por diversas razones. A continuación se indican las razones clave por las que los datos CRM pueden fallar en ocasiones.
- Errores en la entrada manual de datos: Estos son los principales culpables de una mala higiene del CRM. Cuando los representantes escriben apresuradamente la información entre llamadas, simples errores tipográficos transforman «john. doe@gmail. com» en «john. doe@gmail. cmo», lo que provoca fallos en las comunicaciones y la pérdida de oportunidades
- Datos duplicados: este es otro gran quebradero de cabeza: imagine dos perfiles separados creados para el mismo cliente, que dividen información valiosa en varios registros
- Datos incompletos: Esto crea lagunas en los perfiles de los clientes, similar a un rompecabezas al que le faltan piezas
- Datos faltantes: Esto suele deberse a que los miembros del equipo omiten rellenar ciertos campos durante los periodos de mucho trabajo, dejando perfiles con números de teléfono, títulos de puestos o información de la empresa incompletos
el 91 % de las empresas sufren errores en los datos de sus sistemas CRM, lo que demuestra lo universal que es este reto. ¿No quieres acabar con estos errores? Aquí tienes 5 precauciones de seguridad de datos que todo equipo profesional debería tomar para disfrutar de un funcionamiento empresarial sin complicaciones. ✅
Los problemas anteriores se agravan aún más con información desactualizada.
Las empresas cambian de dirección, las personas cambian de trabajo y los números de teléfono se reasignan. Sin actualizaciones periódicas, su CRM se convierte en una vieja guía telefónica, llena de números que ya no funcionan. Los silos de datos añaden otra capa de complejidad cuando diferentes departamentos mantienen registros de clientes separados y, a menudo, contradictorios.
Todos estos desafortunados contratiempos dan como resultado una mala higiene del CRM, lo que cuesta a las empresas millones de dólares al año.
¿La solución? A continuación se presentan algunas buenas prácticas que abordan las razones clave que hay detrás de una mala higiene del CRM y evitan que se produzcan.
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Buenas prácticas para la higiene de los datos CRM
1. Establezca directrices y restricciones claras ✅
Las políticas de gobernanza de datos actúan como el reglamento de su CRM. Cree formatos estandarizados para números de teléfono, direcciones y nombres de empresas.
Por ejemplo, decida si los números de teléfono incluyen códigos de país o si los nombres de las empresas utilizan «Inc. » o «Limited. » Cuando todo el mundo sigue las mismas reglas, los datos se mantienen coherentes y limpios.
2. Realiza auditorías de datos periódicas ✅
Programe comprobaciones mensuales de la calidad de los datos, como el mantenimiento del servidor. Revise los registros de contactos para comprobar que estén completos, sean precisos y relevantes. Enriquezca sus datos de CRM eliminando o actualizando la información obsoleta, combinando entradas duplicadas y verificando los puntos de datos críticos. Las auditorías periódicas ayudan a identificar patrones de deterioro de los datos y áreas que requieren atención inmediata.
3. Estandarización y entrada de datos ✅
Implemente normas uniformes de entrada de datos en todos los equipos. Cree menús desplegables en lugar de campos de texto libre siempre que sea posible.
Por ejemplo, estandarice los títulos de los puestos para evitar que variaciones como «Director de marketing», «CMO» y «Jefe de marketing» saturen su base de datos. Establezca los campos obligatorios para capturar la información esencial de forma coherente.
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4. Automatización e integración ✅
Deje que la tecnología se encargue de las tareas repetitivas. Utilice formularios web que formatean automáticamente los datos antes de su entrada.
Conecta tu CRM con los sistemas de correo electrónico para actualizar automáticamente la información de contacto. Cuando los clientes actualizan sus datos a través de tu sitio web, el CRM debe reflejar esos cambios sin intervención manual.
En 2023, las empresas estadounidenses se enfrentaron a 7000 millones de dólares en sanciones del IRS debido a la elaboración de informes con datos incorrectos. Consulte nuestra guía sobre cómo crear informes de CRM para su equipo de ventas . 🙌
5. Gestión de duplicados ✅
Combata los registros duplicados mediante herramientas de detección automatizadas. Configure reglas de coincidencia basadas en direcciones de correo electrónico, números de teléfono o nombres de empresas.
Cuando aparezcan posibles duplicados, asigna a un miembro del equipo para que revise y combine los registros cuidadosamente, en lugar de eliminar entradas en bloque.
6. Control de acceso basado en roles ✅
No todo el mundo necesita editar todo. Los representantes de ventas pueden necesitar actualizar los datos de contacto, mientras que los equipos de marketing requieren acceso a los datos de las campañas. Defina roles y permisos claros para evitar modificaciones accidentales de los datos. Cuando menos personas pueden editar campos críticos, la integridad de los datos mejora de forma natural.
📌 Ejemplo: En una configuración minorista, el personal de inventario puede comprobar los niveles de existencias, pero el equipo de ventas solo puede examinar los detalles de los productos. De esta forma, solo las personas adecuadas pueden realizar cambios, lo que ayuda a reducir los errores y mantiene la precisión de la información de los productos.
7. Fomenta la transparencia y la colaboración ✅
Crea un bucle de retroalimentación entre equipos. Los representantes de ventas que detecten información obsoleta deben tener un proceso claro para señalarla.
Los equipos de marketing que descubren nuevos conocimientos sobre los clientes deben compartirlos de forma sistemática. Cuando todos contribuyen a la limpieza de los datos, toda la organización se beneficia.
🔗 Lea también: Estrategia de CRM: 10 estrategias de CRM para gestionar su empresa
Mejora la higiene del CRM con ClickUp
Ahora, quizá esté pensando que gestionar todos estos datos monótonos no es una tarea para una sola persona y, más aún, que definitivamente no se puede resolver con una sola plataforma.
Pero, ¿y si existiera una plataforma que tuviera todas las funciones que necesitas para mantener tu CRM en buen estado? Ahí es donde entra en juego ClickUp.
Recapitulemos lo que queremos: datos limpios, organizados y rastreables para un sistema CRM que funcione. ClickUp cumple todos estos requisitos. ✅
En primer lugar, ClickUp Automatizaciones automatiza tareas repetitivas como detectar registros duplicados y actualizar la información de contacto.
💡 Consejo profesional: Un representante de ventas, al darse cuenta de que ha pasado horas combinando perfiles de clientes duplicados, puede utilizar las automatizaciones de ClickUp para simplificar el proceso, lo que le permite liberar tiempo para centrarse en las ventas reales.
Lo siguiente: organizar. Piensa en carpetas, listas y vistas personalizadas que te ofrecen una perspectiva de 360 grados de tus proyectos y tareas.
ClickUp ofrece potentes vistas ClickUp, desde tableros Kanban hasta vistas Lista, lo que permite a tu equipo personalizar su flujo de trabajo. Por ejemplo, los equipos de ventas pueden visualizar todo el proceso de ventas con un tablero Kanban, lo que facilita ver el estado de cada acuerdo y evitar duplicaciones.
Pero con tantos acuerdos y métricas dispersos en el flujo de trabajo de su equipo, ¿cómo puede asegurarse de que no se pasen por alto tareas y detalles importantes?
Las tareas de ClickUp desempeñan un papel importante en este proceso, ya que centralizan todas las tareas de la organización, permiten establecer plazos y asignar tareas a los miembros del equipo.
🏆 Bonificación: Con las tareas de ClickUp, puedes enlazar fácilmente metas, mapas mentales, archivos y otros documentos para asegurarte de que todo el mundo esté al día de los últimos datos en todo momento. ¡Se acabó perder plazos importantes!
Pero, ¿qué son los datos sin un seguimiento del progreso? Por supuesto, ClickUp también tiene una solución para esto.
Tanto si supervisa las actividades de ventas como si gestiona los datos de los clientes, los paneles de ClickUp proporcionan una panorámica en tiempo real e incluyen más de 50 widgets personalizables.
Los equipos de ventas pueden realizar un seguimiento del valor del ciclo de vida del cliente, medir la calidad de los datos y tomar decisiones informadas desde una sola pantalla con los paneles de ClickUp.
¿Te encantan las funciones? Hay una forma fácil de probar todas ellas con la plantilla CRM de ClickUp.
Esta plantilla es un completo kit de herramientas para gestionar eficazmente las relaciones con los clientes. Los equipos de ventas pueden realizar un seguimiento de los clientes potenciales a través de canales personalizables, mientras que los equipos de marketing organizan la información de contacto en un hub central.
👀 Nota al margen: Cuando elijas un CRM, asegúrate de que se adapta bien a tus flujos de trabajo existentes. Una función útil a tener en cuenta es el número de integraciones que admite el sistema CRM (cuantas más, mejor).
ClickUp también te respalda en esto. Las integraciones de ClickUp son compatibles con más de 1000 apps.
📌 Ejemplo: He aquí un escenario en el que estas integraciones pueden ayudarte: Para mantener la coherencia de tus datos en todas las herramientas, utiliza las integraciones de ClickUp con HubSpot y Zapier. Cualquier actualización que realices en un lugar se mostrará automáticamente en todos los demás. ¿Tienes una videollamada con un cliente? Utiliza la integración de Zoom de ClickUp para configurar las llamadas y guardarlas fácilmente en tu Google Calendar. ¡Qué comodidad!
ClickUp se integra a la perfección con otras herramientas populares del sector, como Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive y Freshworks.
¿Quieres saber más sobre cómo ClickUp combina la higiene del CRM con las tareas y proyectos rutinarios? 🤔 Echa un vistazo a nuestra lista de los 10 mejores sistemas de software de bases de datos de clientes y descubre cómo combinar CRM y gestión de proyectos, todo en un solo software CRM . " 👍
Retos y soluciones para mantener la higiene del CRM
Probablemente comprenda lo importante que es para su empresa mantener una buena higiene del CRM. Pero seamos sinceros: es más fácil decirlo que hacerlo.
Problemas como los datos incompletos o los registros obsoletos pueden colarse y crear caos si no se abordan a tiempo. Entonces, ¿cuáles son los obstáculos más comunes y cómo se pueden superar? Analicémoslo:
Reto 1: Datos incompletos 💢
Consideremos el caso de Alex, un representante de ventas remoto que actualiza diligentemente su CRM después de cada llamada a un cliente. Sin embargo, se dio cuenta de que algunas de sus entradas carecían de detalles esenciales, como el método de contacto preferido del cliente. Los datos incompletos a menudo dan lugar a malentendidos y a la pérdida de oportunidades.
🎉 Solución: Implementar una lista de control estandarizada para la entrada de datos.
Al asegurarse de que todos los campos necesarios estén rellenados antes de guardar un registro, Alex puede mantener los datos del CRM limpios y evitar los inconvenientes de una mala higiene de los datos.
Reto 2: Desorden en los datos 💢
Kevin, analista de ventas, lucha contra el «acaparamiento de datos» inadecuado. Su CRM está repleto de clientes potenciales de hace cinco años que no han vuelto a interactuar desde su primer contacto.
Esta información desactualizada distorsiona las previsiones de ventas y desperdicia recursos de almacenamiento.
🎉 Solución: Esto implica configurar reglas de archivo automatizadas. Reglas como estas marcan los contactos inactivos después de 18 meses, lo que permite a los equipos volver a interactuar con ellos o archivarlos para mantener una base de datos ágil y útil.
Reto 3: Formato incorrecto 💢
El problema de Arvind, aunque no tiene complicaciones, requiere mucho tiempo. La mitad de su equipo utiliza «Estados Unidos», mientras que otros escriben «EE. UU.» o «U. S. A.» en los campos de ubicación.
El formato inconsistente crea caos cuando se intenta segmentar a los clientes por región.
🎉 Solución: Crear menús desplegables estandarizados para los campos de ubicación puede resolver fácilmente su problema.
Eliminar las variaciones le proporcionará clientes potenciales adecuados y categorizados con los que contactar, realizar ofertas y cerrar acuerdos.
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Limpia tus procesos CRM con ClickUp
Recuerde, una buena higiene del CRM no es una limpieza profunda que se realiza una sola vez, sino un proceso continuo que requiere la confirmación de todos los miembros del equipo.
Aunque la automatización y las herramientas son útiles para mantener la higiene del CRM, incluso los mejores sistemas pueden fallar sin una comunicación adecuada entre los equipos.
Aquí es donde ClickUp destaca como la herramienta perfecta para todas sus necesidades de CRM. Con ClickUp, su equipo dispone de una amplia variedad de herramientas y funciones para mantener datos precisos de los clientes, optimizar los flujos de trabajo y obtener mejores resultados de ventas.
¿Listo para marcar la diferencia? ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp y supere las metas de su equipo! ✅