La mala calidad de los datos le cuesta a las empresas una media de 13 millones de dólares al año en oportunidades perdidas y recursos desperdiciados. 📉
¿Cuál es la razón detrás de esto? Los representantes del equipo de ventas suelen pasar parte de su jornada luchando contra datos de contacto incorrectos, registros duplicados e información incompleta, en lugar de cerrar acuerdos.
Aquí es donde la higiene del CRM puede marcar la diferencia. ✨
Aunque el término «higiene del CRM» pueda parecer un proceso de limpieza de software, en realidad se trata de mantener los datos de los clientes limpios y fiables en todo su sistema CRM. Esto conduce a una mejor calidad de los datos, lo que a su vez ayuda a los equipos a tomar decisiones basadas en datos que afectan positivamente al rendimiento de las ventas y al éxito de los clientes.
Repasemos la higiene del CRM y establezcamos algunas buenas prácticas que puede seguir para optimizar su sistema CRM.
🏆 Bonus: ¡También exploraremos cómo ClickUp puede ayudarte a implementar estas buenas prácticas con sus funciones!
⏰ Resumen de 60 segundos
👉 La mala gestión del CRM se debe a problemas como errores en la entrada manual de datos, registros duplicados, perfiles incompletos, formatos inconsistentes e información desactualizada.
👉 Estos problemas provocan un desperdicio de recursos, campañas de marketing fallidas, previsiones de ventas inexactas y relaciones con los clientes dañadas.
👉 Mantener la higiene del CRM implica realizar auditorías periódicas de los datos, establecer protocolos estandarizados para la introducción de datos, realizar automatización para las tareas repetitivas y aplicar controles de acceso basados en roles para garantizar la precisión de los datos.
👉 ClickUp ayuda a optimizar la higiene del CRM mediante la automatización de los controles de calidad, la centralización de las comunicaciones con los clientes y la integración con otras plataformas para una gestión fluida de los datos.
👉 Los sistemas CRM limpios mejoran la toma de decisiones, optimizan la orientación al cliente y protegen la reputación de su empresa, al tiempo que aumentan la eficiencia general.
¿Qué es la higiene del CRM?
Un panel desordenado con notas dispersas, archivos aleatorios y datos incorrectos de los clientes: así es como se ve un sistema CRM desorganizado. 😣
Al igual que mantener tu entorno de trabajo ordenado te ayuda a funcionar mejor, unos datos de CRM limpios permiten a los equipos de ventas (y otros equipos asociados) tener siempre a mano los datos correctos.
¡Y esto nos lleva a nuestro tema! ✅
La higiene del CRM se refiere al mantenimiento de datos limpios, precisos y actualizados dentro de su sistema de gestión de relaciones con los clientes. A menudo implica eliminar datos innecesarios, como direcciones de correo electrónico antiguas, direcciones postales obsoletas, registros incompletos y contactos duplicados de su base de datos. 🤝
El concepto se basa en dos pilares: la calidad de los datos y la higiene de los datos. Es similar a organizar tu espacio de oficina en lugar de realizar una auditoría del lugar de trabajo.
La higiene de los datos se centra en corregir errores y limpiar la información, mientras que la calidad de los datos implica evaluar si estos cumplen con estándares específicos. 💯
Cuando sus representantes de ventas limpian su lista de contactos (higiene de datos), pueden eliminar tarjetas de visita antiguas y actualizar números de teléfono. Sin embargo, al examinar la calidad de los datos, evaluarán si esos contactos están correctamente categorizados, si la puntuación de los clientes potenciales es precisa y si la información ayuda a avanzar en las negociaciones.
📌 Ejemplo: Las bases de datos de marketing por correo electrónico se deterioran de forma natural en más de un 20 % al año, ya que las personas cambian de trabajo, se mudan o actualizan sus datos de contacto. La limpieza regular de los datos ayuda a mantener perfiles de clientes precisos, lo que ayuda a los equipos de marketing a evitar dirigirse al público equivocado.
Por qué es importante una buena higiene de los datos CRM
Cada año se reasignan 35 millones de números de teléfono a nuevos usuarios.
¿Cuál es el impacto de esto?
Los datos de mala calidad crean un efecto dominó que causa problemas a los profesionales de ventas. Las bases de datos de marketing por correo electrónico comienzan a deteriorarse. Los equipos de marketing desperdician recursos dirigiéndose a contactos obsoletos, mientras que los gerentes de ventas toman decisiones basadas en previsiones inexactas.
El mantenimiento constante de la higiene del CRM (específicamente de los componentes del CRM ) transforma su base de datos de un sistema desordenado a un entorno de trabajo digital bien organizado.
📌 Ejemplo: Una base de datos CRM bien mantenida ofrece varias ventajas cuantificables.
- Los equipos de ventas cierran acuerdos más rápidamente con información de contacto precisa.
- Las campañas de marketing llegan al público adecuado en el momento adecuado.
- Los equipos de operaciones de ingresos realizan previsiones fiables basadas en datos limpios.
Más allá de la eficiencia, una buena higiene del CRM también protege la reputación de su empresa. Enviar correos electrónicos de felicitación por una promoción a alguien que dejó la empresa hace un año o dirigirse a ejecutivos con títulos de trabajo incorrectos daña la credibilidad. 🙌
Cuando los equipos de ventas y marketing trabajan con datos limpios, construyen relaciones más sólidas con los clientes.
El impacto financiero de mantener una buena higiene del CRM también dice mucho. Las empresas que utilizan datos B2B inexactos corren el riesgo no solo de perder oportunidades, sino también de que su dominio sea incluido en listas negras por un exceso de rebotes de correo electrónico. Pérdida de clientes potenciales, pérdida de oportunidades y, en última instancia, menores ingresos y ventas.
🔗 Lea también: Los mejores ejemplos de software CRM y sus casos de uso para aumentar la productividad.
Causas comunes de una mala gestión del CRM
Al igual que un barista que confunde los pedidos en hora punta, los sistemas CRM pueden desorganizarse y confundirse por diversas razones. A continuación se indican las claves para entender por qué los datos CRM pueden fallar en ocasiones.
- Errores en la entrada manual de datos: Estos son los principales responsables de una mala gestión del CRM. Cuando los representantes introducen rápidamente la información entre llamada y llamada, simples errores tipográficos transforman «john. doe@gmail. com» en «john. doe@gmail. cmo», lo que provoca fallos en la comunicación y la pérdida de oportunidades.
- Datos duplicados: este es otro gran quebradero de cabeza: imagina dos perfiles separados creados para el mismo cliente, lo que divide información valiosa entre varios registros.
- Datos incompletos: Esto crea lagunas en los perfiles de los clientes, similares a un rompecabezas al que le faltan piezas.
- Datos faltantes: Esto suele deberse a que los miembros del equipo omiten rellenar ciertos campos durante los periodos de mayor actividad, lo que da lugar a perfiles en los que faltan números de teléfono, títulos o información sobre la empresa.
El 91 % de las empresas sufren errores de datos en sus sistemas CRM, lo que demuestra lo universal que es este problema. ¿No quieres acabar con estos errores? Aquí tienes 5 precauciones de seguridad de datos que todo equipo profesional debería tomar para disfrutar de un funcionamiento empresarial sin complicaciones. *✅
Los problemas anteriores se agravan aún más con información desactualizada.
Las empresas cambian de dirección, las personas cambian de trabajo y los números de teléfono se reasignan. Sin actualizaciones periódicas, su CRM se convierte en una vieja guía telefónica, llena de números que ya no funcionan. Los silos de datos añaden otra capa de complejidad cuando diferentes departamentos mantienen registros de clientes separados, a menudo contradictorios.
Todos estos desafortunados contratiempos tienen como resultado una mala gestión del CRM, lo que supone a las empresas pérdidas millonarias cada año.
¿La solución? A continuación se presentan algunas buenas prácticas que abordan las razones clave que explican la mala gestión del CRM y evitan que se produzcan.
🔗 Lea también: Cómo implementar de forma correcta un sistema CRM
Buenas prácticas para la higiene de los datos de CRM
1. Establece directrices y restricciones claras ✅
Las políticas de gobernanza de datos actúan como el reglamento de su CRM. Cree formatos estandarizados para números de teléfono, direcciones y nombres de empresas.
Por ejemplo, decide si los números de teléfono incluyen los códigos de país o si los nombres de las empresas utilizan «Inc.» o «Limited». Cuando todo el mundo sigue las mismas reglas, los datos se mantienen coherentes y limpios.
2. Realice auditorías de datos periódicas ✅
Programa comprobaciones mensuales de la calidad de los datos, como el mantenimiento del servidor. Revisa los registros de contactos para comprobar que estén completos, sean precisos y relevantes. Enriquece tus datos CRM eliminando o actualizando la información obsoleta, combinando entradas duplicadas y verificando los puntos de datos críticos. Las auditorías periódicas ayudan a identificar patrones de deterioro de los datos y áreas que requieren atención inmediata.
3. Estandarización y entradas de datos ✅
Implemente normas uniformes de entrada de datos en todos los equipos. Cree menús desplegables en lugar de campos de texto libre siempre que sea posible.
Por ejemplo, estandarice los títulos de los puestos de trabajo para evitar que variaciones como «director de marketing», «CMO» y «jefe de marketing» saturen su base de datos. Establezca campos obligatorios para recopilar información esencial de forma coherente.
🔗 Lea también: Gobernanza de datos: buenas prácticas para su implementación
4. Automatización e integración ✅
Deje que la tecnología se encargue de las tareas repetitivas. Utilice formularios web que aplican automáticamente el formato a los datos antes de la entrada.
Conecte su CRM con los sistemas de correo electrónico para actualizar automáticamente la información de contacto. Cuando los clientes actualizan sus datos a través de su sitio web, el CRM debe reflejar esos cambios sin intervención manual.
En 2023, las empresas estadounidenses se enfrentaron a 7000 millones de dólares en sanciones del IRS debido a la elaboración incorrecta de informes. Consulte nuestra guía sobre cómo crear informes de CRM para su equipo de ventas . 🙌
5. Gestión de duplicados ✅
Combate los registros duplicados mediante herramientas de detección automatizadas. Configura reglas de coincidencia basadas en direcciones de correo electrónico, números de teléfono o nombres de empresas.
Cuando aparezcan posibles duplicados, asigne a un miembro del equipo dedicado a revisar y combinar los registros cuidadosamente, en lugar de eliminar entradas de forma masiva.
6. Control de acceso basado en roles ✅
No todo el mundo necesita realizar ediciones en todo. Es posible que los representantes de ventas necesiten actualizar los datos de contacto, mientras que los equipos de marketing requieran acceso a los datos de las campañas. Defina roles y permisos claros para evitar modificaciones accidentales de los datos. Cuando menos personas pueden realizar ediciones en campos críticos, la integridad de los datos mejora de forma natural.
📌 Ejemplo: en una configuración minorista, el equipo de inventario puede comprobar los niveles de existencias, pero el equipo de ventas solo puede examinar los detalles de los productos. De esta forma, solo las personas adecuadas pueden realizar cambios, lo que ayuda a reducir los errores y mantiene la precisión de la información sobre los productos.
7. Fomente la transparencia y la colaboración ✅
Crea un circuito de retroalimentación entre los equipos. Los representantes de ventas que detecten información desactualizada deben contar con un proceso claro para señalarla.
Los equipos de marketing que descubren nuevos datos sobre los clientes deben realizar un uso compartido sistemático de ellos. Cuando todos contribuyen a la limpieza de los datos, toda la organización se beneficia.
Mejora la higiene del CRM con ClickUp.
Ahora, quizá esté pensando que gestionar toda esta monotonía de datos no es tarea de una sola persona y, más aún, que definitivamente no se puede resolver con una sola plataforma.
Pero, ¿y si existiera una plataforma que tuviera todas las funciones que necesitas para mantener tu CRM en buen estado? Ahí es donde entra en juego ClickUp.
Recapitulemos lo que queremos: datos limpios, organizados y rastreables para un sistema CRM que funcione. ClickUp cumple todos esos requisitos. ✅
En primer lugar, ClickUp Automations automatiza tareas repetitivas como detectar registros duplicados y actualizar la información de contacto.
💡 Consejo profesional: un representante de ventas, al darse cuenta de que ha pasado horas combinando perfiles de clientes duplicados, puede utilizar ClickUp Automatizaciones para simplificar el proceso, lo que le permite liberar tiempo para centrarse en las ventas reales.
Lo siguiente: organización. Piensa en carpetas, listas y vistas personalizadas que te ofrecen una perspectiva de 360 grados sobre tus proyectos y tareas.
ClickUp ofrece potentes vistas de ClickUp, desde tableros Kanban hasta vistas Lista, que permiten a su equipo personalizar su flujo de trabajo. Por ejemplo, los equipos de ventas pueden visualizar todo el proceso de ventas con un tablero Kanban, lo que facilita ver el estado de cada operación y evitar duplicaciones.
Pero con tantos acuerdos y métricas dispersos en el flujo de trabajo de su equipo, ¿cómo puede asegurarse de que no se pierdan tareas y detalles importantes?
ClickUp Tasks desempeña un rol importante en este proceso, ya que centraliza todas las tareas de la organización, permite establecer plazos y asignar tareas a los miembros del equipo.
🏆 Bonificación: Con ClickUp Tasks, puede vincular fácilmente metas, mapas mentales, archivos y otros documentos para asegurarse de que todo el mundo esté al día de los últimos datos en todo momento. ¡Se acabó perder plazos importantes!
Pero, ¿qué son los datos sin un seguimiento del progreso? Por supuesto, ClickUp también tiene una solución para esto.
Tanto si supervisas las actividades de ventas como si gestionas los datos de los clientes, los paneles de ClickUp te ofrecen una panorámica en tiempo real e incluyen más de 50 widgets personalizables.
Los equipos de ventas pueden realizar el seguimiento del valor del ciclo de vida del cliente, medir la calidad de los datos y tomar decisiones informadas desde una sola pantalla utilizando los paneles de ClickUp.
¿Le gustan las funciones? Hay una forma sencilla de probarlas todas con la plantilla CRM de ClickUp.
Esta plantilla es un completo conjunto de herramientas para gestionar eficazmente las relaciones con los clientes. Los equipos de ventas pueden realizar el seguimiento de los clientes potenciales a través de canales personalizables, mientras que los equipos de marketing organizan la información de contacto en un hub único.
👀 Nota al margen: al elegir un CRM, asegúrate de que se adapta bien a tus flujos de trabajo actuales. Una función útil a tener en cuenta es la compatibilidad con integraciones (cuantas más, mejor).
ClickUp también te ayuda en este aspecto. Las integraciones de ClickUp tienen compatibilidad con más de 1000 aplicaciones.
📌 Ejemplo: He aquí un ejemplo de cómo estas integraciones pueden ayudarte: para mantener la coherencia de tus datos en todas las herramientas, utiliza las integraciones de ClickUp con HubSpot y Zapier. Cualquier actualización que realices en un lugar se mostrará automáticamente en todos los demás. ¿Tienes una videollamada con un cliente? Utiliza la integración de ClickUp con Zoom para configurar las llamadas y guardarlas fácilmente en tu Google Calendar. ¡Hablamos de comodidad!
ClickUp se integra a la perfección con otras herramientas populares del sector, como Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive y Freshworks.
¿Quiere obtener más información sobre cómo ClickUp combina la higiene del CRM con las tareas y proyectos rutinarios? 🤔 Eche un vistazo a nuestra lista de los 10 mejores sistemas de software de bases de datos de clientes y cómo combinar el CRM y la gestión de proyectos, todo en un solo software de CRM . ” 👍
Retos y soluciones para mantener la higiene del CRM
Probablemente comprenda lo importante que es para su empresa mantener una buena higiene del CRM. Pero seamos sinceros: es más fácil decirlo que hacerlo.
Problemas como los datos incompletos o los registros obsoletos pueden colarse y crear caos si no se abordan a tiempo. Entonces, ¿cuáles son los obstáculos más comunes y cómo se pueden superar? Analicémoslo:
Reto 1: Datos incompletos 💢
Pensemos en Alex, un representante de ventas remoto que actualiza diligentemente su CRM después de cada llamada con un cliente. Sin embargo, se dio cuenta de que algunas de sus entradas carecían de detalles esenciales, como el método de contacto preferido del cliente. Los datos incompletos a menudo dan lugar a malentendidos y oportunidades perdidas.
🎉 Solución: Implementar una lista de control estandarizada para la entrada de datos.
Al asegurarse de que todos los campos necesarios estén completos antes de guardar un registro, Alex puede mantener datos CRM limpios y evitar los inconvenientes de una mala higiene de datos.
Reto 2: Acumulación de datos 💢
Kevin, analista del equipo de ventas, lucha contra el «acaparamiento de datos» inadecuado. Su CRM está repleto de clientes potenciales de hace cinco años que no han vuelto a interactuar desde su primera toma de contacto.
Esta información desactualizada distorsiona las previsiones de ventas y desperdicia recursos de almacenamiento.
🎉 Solución: Esto implica configurar reglas de archivo automatizadas. Reglas como estas marcan los contactos inactivos después de 18 meses, lo que permite a los equipos volver a interactuar con ellos o archivarlos para mantener una base de datos ágil y útil.
Reto 3: Formato incorrecto 💢
El problema de Arvind, aunque sin florituras, requiere mucho tiempo. La mitad de su equipo utiliza «Estados Unidos», mientras que otros escriben «EE. UU.» o «EE. UU. » en los campos de ubicación.
Un formato inconsistente crea caos cuando se intenta segmentar a los clientes por región.
🎉 Solución: Crear menús desplegables estandarizados para los campos de ubicación puede resolver fácilmente su problema.
Eliminar las variaciones le proporcionará clientes potenciales adecuados y categorizados con los que contactar, realizar ofertas y cerrar acuerdos.
Limpia tus procesos de CRM con ClickUp.
Recuerde, una buena higiene del CRM no es una limpieza profunda que se realiza una sola vez, sino un proceso continuo que requiere el compromiso de todos los miembros del equipo.
Aunque la automatización y las herramientas son útiles para mantener la higiene del CRM, incluso los mejores sistemas pueden fallar sin una comunicación adecuada entre el equipo.
Aquí es donde ClickUp destaca como la herramienta perfecta para todas sus necesidades de CRM. Con ClickUp, su equipo dispone de una amplia variedad de herramientas y funciones para mantener datos precisos de los clientes, optimizar los flujos de trabajo y obtener mejores resultados de ventas.
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