Estrategias de planificación anual para directivos de empresa

Como dice el popular adagio militar, también conocido como las 7P,

Una planificación previa adecuada evita p\* un mal rendimiento.

Aunque no todas las organizaciones siguen la unidad de mando del ejército o tienen un adversario singular claramente definido al que vencer, la importancia de planificar es universal. Especialmente para las empresas modernas, donde las perspectivas de futuro de una empresa se limitan a una docena de años.

Un estudio de EY afirma que el

vida media de una empresa estadounidense del S&P 500

hace 80 años era de 67 años. Hoy, ¡es de apenas 15! Esencialmente, si hicieras un plan a quince años para una empresa de un año, ¡puede que ni siquiera llegaras a utilizarlo!

A medida que el mundo evoluciona rápidamente, la tecnología se vuelve heredada/a en meses y los clientes exigen nuevas experiencias. Los planes deben encontrar el justo equilibrio entre fiabilidad y adaptabilidad.

En esta entrada del blog, exploramos cómo puede utilizar diversas estrategias de planificación anual para lograr exactamente eso

⏰ Resumen de 60 segundos

Si solo dispone de 60 segundos para aprender sobre la planificación anual, aquí tiene un resumen rápido:

La planificación anual es el proceso organizativo de ajuste de las metas, actividades y recursos para el año siguiente. Iniciada normalmente por las prerrogativas financieras de elaboración de informes para los accionistas y el cumplimiento de las normas, la planificación anual se ha ampliado para ofrecer ventajas de más amplio intervalo.

Una buena plan de proyecto contiene lo siguiente:

• Metas
• Presupuestos
• Planes de acción
• Roles y responsabilidades
• Métricas y mecanismos de revisión

Para una planificación anual eficaz, tenga en cuenta los siguientes pasos.

• **Revisión: Un examen exhaustivo de los resultados del año anterior
• Metas: Ajuste de metas y objetivos alcanzables
• Planes de acción: Diseño de las actividades y proyectos necesarios para alcanzar las metas anuales
• Herramientas: La pila tecnológica necesaria para ejecutar el plan anual
• Seguimiento: Elaboración de informes y paneles para el seguimiento del rendimiento en tiempo real

Ahora, entremos en detalles.

Comprender la planificación anual

La idea de la planificación anual suena bastante obvia: se hacen planes para el año siguiente. pero no es tan sencillo. Dependiendo de su empresa, del tamaño de la organización y del mercado en el que se encuentre, la naturaleza de la planificación anual puede variar mucho. Veamos cómo.

¿Qué es la planificación anual?

La planificación anual es el proceso de esbozar las metas, actividades, hitos, presupuestos y recursos para el siguiente periodo de doce meses. Algunas de las características que definen la planificación anual son las siguientes.

• Centrada en las finanzas: A menudo, está impulsada por los resultados y planes financieros de la organización, en consonancia con la elaboración de informes anuales para los accionistas y el cumplimiento de las normas
• Orientado a la revisión: Los planes anuales se basan en una revisión exhaustiva de los resultados del año anterior
• Descendentes: Los planes anuales se elaboran en primer lugar a nivel de la organización, y luego se extienden a los sectores, departamentos, equipos y personas
• 360 grados: El plan anual describe lo que hay que terminar, cómo, por quién y con qué recursos

Descubra cómo las Pizarras ClickUp le ayudan a planificar, sea cual sea el proyecto

Diferencia entre planificación anual y planificación estratégica

En la gestión empresarial, a menudo se utilizan indistintamente las palabras estrategia, plan, táctica y una combinación de ellas, lo que da lugar a una confusión innecesaria. Por eso, antes de entrar en detalles sobre la planificación anual, vamos a distinguirla de la "planificación estratégica"

En un episodio del podcast de HBR titulado " Un plan no es una estrategia dice Roger Martin, ex decano de la Rotman School of Management de la Universidad de Toronto:

Una estrategia es un conjunto integrador de elecciones que te posiciona en un campo de juego de tu elección de forma que ganes... La estrategia tiene una teoría.

Roger Martin, Ex Decano de la Rotman School of Management de la Universidad de Toronto

Así pues, gran parte del proceso de planificación estratégica consiste en crear la teoría, es decir, tomar las grandes decisiones sobre por qué hace lo que hace, quién es su cliente, qué le hace mejor que la competencia, etc. Algunas de estas

plantillas de planificación estratégica

le dará una mejor idea.

Por otro lado, el proceso de planificación anual trata de la ejecución de dicha estrategia a lo largo de los doce meses siguientes.

diferencias entre planificación estratégica y planificación anual

💡Pro Tip: Echa un vistazo a nuestro plantilla de metas anuales aquí.

Aunque no es de naturaleza totalmente estratégica, la planificación anual ocupa un lugar muy importante en el ciclo de vida de una organización por varias razones.

Ventajas de una planificación anual eficaz

Una planificación anual eficaz es la hoja de ruta para el viaje de la empresa durante los próximos doce meses. Con ella, todos los miembros de cada equipo conocen el destino, los hitos y el camino hacia ellos. Esto ofrece múltiples beneficios, como:

Dirección: Un proceso de planificación anual eficaz ajusta la dirección de toda la organización. Garantiza que cada individuo esté alineado con el plan del equipo, que esté en línea con el del departamento, etc.

Claridad de acción: Un buen plan anual esboza lo que hay que conseguir y cómo. Elimina las ambigüedades en torno a cómo se alcanzan las metas de la organización.

Por ejemplo, si la meta es aumentar el número de clientes a través de la captación, el plan anual describe las distintas actividades, como eventos, publicidad, marketing de contenidos, etc., junto con los presupuestos y recursos para cada una de ellas.

A partir de aquí, los equipos tienen claras sus tareas para el año.

Responsabilidad: Un plan anual asigna la responsabilidad de varios objetivos y resultados a personas concretas. Esto fomenta la responsabilidad personal y de equipo.

Mensurabilidad: Un plan anual es fundamental para medir el intento correcto de la organización. Es la referencia con la que se evalúa el rendimiento al final del año.

Optimización de recursos: La asignación de presupuestos, personal, herramientas y otros recursos resulta eficaz si redunda en interés de un plan sólido.

Gestión de riesgos: Esencialmente, un plan anual es también una estrategia de mitigación de riesgos. Ayuda a los líderes a predecir razonablemente los riesgos que pueden surgir en el próximo año (o más adelante) y a establecer medidas de mitigación hoy mismo.

Para aprovechar las ventajas anteriores y ser eficaz, un plan debe tener una estructura específica. Explorémosla en detalle.

Componentes clave de un plan anual eficaz

Un plan anual eficaz debe ser exhaustivo sin ser demasiado prescriptivo. Debe abarcar los siguientes elementos con cierto detalle.

Metas

El ejercicio de planificación anual comienza con el ajuste de metas y objetivos. Establece en orden las prioridades de la empresa para que los equipos puedan concentrar sus esfuerzos en consecuencia. He aquí algunos de ellos ejemplos de metas para 1/5/10 años para empezar.

Presupuestos

Los presupuestos, en un plan anual, establecen los límites financieros. Ofrecen las limitaciones de recursos financieros, técnicos y de talento con los que los equipos necesitan alcanzar sus metas.

Plan de acción

Cuando el plan anual de la organización llega a los departamentos, equipos e individuos, también esboza las actividades que cada uno de ellos debe realizar.

Roles y responsabilidades

Un plan anual también describe los roles y responsabilidades de todos los implicados, con sus metas y expectativas. Durante la fase de planificación, si no se dispone de los recursos adecuados, se deja margen para la contratación.

Por ejemplo, si tienes planes de aumentar drásticamente el desarrollo de productos, puede que necesites más ingenieros. El plan anual garantizará que el equipo financiero disponga del presupuesto, el equipo de talentos del mandato y los responsables de contratación estén listos para entrevistar y contratar.

Métricas y mecanismos de revisión

Esta sección del plan anual describe el proceso de seguimiento de los progresos a lo largo del año. ¿Cómo sabe si va por buen camino para alcanzar sus metas? Por supuesto, con indicadores clave de rendimiento (KPI) y mecanismos de revisión

Estos plantillas de planes de crecimiento ofrecen ejemplos útiles de cómo estos componentes funcionan en tándem.

Planes de contingencia

Un buen plan también ofrece ideas sobre qué hacer cuando las cosas no salen según lo previsto. Esencialmente, este componente abarca los cursos de acción alternativos en caso de que el plan A no funcione.

Una vez establecido este contexto, veamos cómo poner en práctica la planificación anual.

Pasos para una planificación anual eficaz

Como hemos visto antes, el plan anual es una hoja de ruta para toda la organización. Reúne a todos en torno a unas metas comunes. La creación de un plan de este tipo requiere un enfoque integral, como el que describimos a continuación.

1. Revisión del año pasado

Antes de hacer planes, revise a fondo los resultados del año pasado. Fíjese en lo siguiente.

• Metas que te habías marcado y en qué medida las has cumplido
• Los presupuestos y el gasto real
• Las actividades que habías planeado y la revisión de cada una de ellas
• Retorno de la inversión en cada una de las actividades/títulos de gastos
• Rendimiento de cada persona del equipo

Recopila datos cuantitativos y cualitativos. Recoge los números, pero también las opiniones sobre por qué y cómo.

Por ejemplo, no se limite a preguntar cuáles fueron las ventas del equipo el año pasado. Pregunte también por qué se alcanzó o no el objetivo de ventas, qué funcionó, cómo alcanzaron sus cuotas los que más trabajaron, etc.

Utilice esta información como base para el próximo año. Si las conversiones del canal de eventos presenciales fueron mejores que las de los seminarios web, harías bien en asignar más presupuesto al primero. O si el canal de contenidos no produjo ningún resultado, tal vez quiera reconsiderar las metas que se había fijado y si eran realmente adecuadas.

Una revisión de este tipo también servirá para cerrar con claridad el año anterior y empezar de cero el nuevo.

2. Ajuste de metas y objetivos

Utilizando la revisión del año anterior como contexto general de la empresa, es hora de fijar metas.

Utilizar el método de las metas SMART

Haz que tus metas sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas. En lugar de establecer metas como "captar clientes", conviértalas en SMART: Aumentar la captación de clientes en un 5% mes a mes a través de canales de publicidad en línea.

Utilizar un modelo jerárquico

En primer lugar, ajuste las metas al nivel más alto, por ejemplo, para toda la organización. A continuación, desglóselos nivel por nivel. Si la meta de la organización es captar nuevos clientes, se desglosaría en:

Metas departamentales: Los objetivos de marketing se centrarían en aumentar las impresiones, el tráfico del sitio y las conversiones; los objetivos de captación de talentos consistirían en contratar a más miembros del equipo de ventas; los objetivos de éxito de los clientes se centrarían en conseguir más referencias, etc.

Metas de equipo: Los equipos de marketing los desglosarían aún más. El equipo de publicidad en buscadores crearía presupuestos para cada canal y diseñaría sus campañas. El equipo de contenidos planificará sus recursos para generar clientes potenciales. El equipo de redes sociales planificará el aumento de impresiones, tal vez con relaciones con personas influyentes.

Metas individuales: En función de los resultados esperados del equipo, cada miembro del equipo establecería los suyos, como el número de artículos que crearía cada redactor o los objetivos de conversión de cada campaña.

3. Creación de los planes de acción

Una vez fijadas las metas, es hora de idear formas de alcanzarlas, es decir, de hacer planes de proyecto.

Estructura tus proyectos: Desglosa tus actividades en proyectos sencillos y manejables. Puedes crear tus proyectos en torno a la creación de contenidos, la distribución en redes sociales, boletines por correo electrónico, etc. También puede crear proyectos para cada campaña, evento o hito.

He aquí algunos ejemplos plantillas de planes de proyectos para darle un empujón.

Crear tareas: Rellena tus proyectos con tareas.

Por ejemplo, para cada campaña como un proyecto, usted podría tener tareas para:

• Ideación de la campaña
• Diseño visual y material publicitario
• Redacción publicitaria
• Publicación y distribución
• Reutilización y redistribución
• Elaboración de informes

Gestionar la ejecución: Asigne estas tareas a las personas adecuadas. Ajuste las fechas de inicio y los plazos. Marque las dependencias, si las hay.

4. Herramientas y métodos para la planificación anual

Si utiliza documentos y hojas de cálculo de eficacia probada para su plan anual, no se le puede reprochar nada. Sin embargo, hoy en día existen herramientas mucho más eficaces y potentes para ayudarle con el plan anual.

Herramientas de gestión de proyectos

Un plan anual es esencialmente una colección de proyectos interconectados hacia metas comunes. Una buena herramienta de gestión de proyectos, como ClickUp puede ayudarle a ver el panorama general sin perderse los detalles.

gestione múltiples tipos de tareas y flujos de trabajo dinámicos con ClickUp Tasks_

Con Tareas de ClickUp puede crear

/ref/ https://clickup.com/blog/project-roadmap// hojas de ruta de proyectos /%href/

establezca tareas, asigne usuarios, fije plazos, calcule y controle el tiempo y añada prioridades o etiquetas. Configure estados personalizados que se adapten a sus flujos de trabajo. Añada listas de control reutilizables y aplíquelas automáticamente a determinados tipos de tareas. Conecte tareas similares o añada hitos.

Herramientas de colaboración

La ejecución eficaz de los planes anuales requiere la capacidad de comunicarse fácilmente en tiempo real. ClickUp ofrece múltiples formas de hacerlo en contexto. Para empezar, puede mantener conversaciones como comentarios anidados dentro de cada tarea.

Para conversaciones más dinámicas y en tiempo real, pruebe Chat ClickUp . Mantenga conversaciones en torno a canales de proyectos específicos. Conecte tareas a sus conversaciones y facilite la navegación a sus compañeros. Inicie llamadas con un solo clic desde ClickUp; cree automáticamente resúmenes y elementos de acción.

llamadas con un solo clic dentro de ClickUp Chat_

Herramientas de seguimiento de metas

La forma más sencilla de alcanzar tus metas es mantenerlas visibles y accesibles en todo momento. Metas de ClickUp es una potente app de seguimiento de metas que permite todo esto y mucho más.

metas ClickUp para el seguimiento del progreso en tiempo real_

Ajuste objetivos claros para el seguimiento de sus logros. Puede tratarse de objetivos de tarea (como las tareas de un sprint o una campaña), objetivos de número (como el número de artículos que hay que escribir), objetivos monetarios (como los ingresos en dólares) u objetivos de verdadero/falso (como si el lugar de un evento está reservado o no).

Gestiona todas tus metas en un solo lugar, organízalas en carpetas y visualiza el progreso colectivo.

5. Aplicación de planes anuales

Hasta ahora hemos hablado de planificar. Es hora de dar un paso más y hablar de la ejecución.

Incorporación de equipos

Para empezar, reúne a todos los miembros de tu equipo en la plataforma de gestión de proyectos.

Enséñeles a utilizarla eficazmente con procedimientos operativos estándar para:

• Actualizar el estado de las tareas
• Estimación del tiempo empleado
• Seguimiento de tiempo
• Utilizar listas de control para el control de calidad
• Rellenar campos personalizados, si los hay

Consolidar datos

Para continuar con el contexto del año o años anteriores, es importante consolidar algunos de los datos. Pendiente:

• Integrar las herramientas pertinentes, como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), las herramientas de ventas, etc.
• Redactar procedimientos operativos normalizados (POE) sobreDocumentos de ClickUp y compártalos de forma segura con las partes interesadas
• Incruste documentos externos, como hojas de cálculo, o proporcione enlaces a documentos importantes

Revisar las herramientas de gestión del rendimiento

Cree una forma sencilla y práctica de hacer un seguimiento del rendimiento a lo largo del año. Paneles de ClickUp le permiten visualizar datos en varios frentes.

(Elaboración de) informes personalizables con los cuadros de mando de ClickUp_

Visualice al instante todos los datos relacionados con proyectos dentro de ClickUp, como tareas, cargas de trabajo, partes de horas, horas facturables y productividad individual. Integre docenas de aplicaciones de terceros para crear paneles consolidados, como informes de ventas, visualizaciones de CRM, rendimiento de campañas de marketing, etc. Cada usuario individual también puede configurar paneles personales para medir su propio rendimiento.

Por último, pero no por ello menos importante, utilice estos datos para adaptar su plan a lo largo del año. Reajuste los presupuestos, reasignar recursos o ajustar las actividades para mantener el rumbo hacia tus metas. Para empezar más rápido, utilice plantillas de planes operativos para estructurar su aplicación.

Un buen plan anual consta de un número de piezas móviles. Esto puede ser difícil de maniobrar sin la compatibilidad adecuada.

Desafíos en la planificación anual

Éstos son los más comunes retos de la gestión de proyectos que puede encontrar en su plan anual y las formas de superarlos.

Previsión imprecisa: A veces, los equipos sobrestiman lo que pueden conseguir en un año. Por eso, hacen previsiones inexactas de todo, incluidos presupuestos, recursos y actividades.

Para evitarlo, haz previsiones basadas en los datos existentes. Sé razonable en tus previsiones y peca de precavido.

Alineación: Todas las personas, equipos y departamentos deben alinear sus metas con las de la organización. Y lo que es más importante, debe estar al servicio del plan de negocio general de la empresa. Cuando esto no sucede, se convierte en un gran reto.

La forma más sencilla de superarlo es utilizar métodos de planificación como los objetivos y resultados clave (OKR) o el cuadro de mando integral. Esto ayuda a mantener las metas y actividades de todos alineadas hacia la misma meta.

bonus_: Free plantillas de planes Business para que trabaje con ellas.

Limitaciones presupuestarias: Es muy raro que todos los equipos consigan los presupuestos que piden. Esto significa que los equipos tienen que alcanzar sus metas con los presupuestos de que disponen.

Pendiente de ello, haz algunas simulaciones. Considera varias combinaciones de asignación presupuestaria antes de elegir la mejor.

Gestión del tiempo: Seamos realistas. Planificar lleva tiempo. Cuando ya estás sobrecargado de trabajo diario, reservar tiempo para planificar el futuro puede ser una gran exigencia.

Supera este reto creando tiempos de contingencia como parte del plan. Asegúrate de dejar un par de semanas libres en diciembre en tu plan anual para la planificación anual de la empresa del año que viene.

Los directivos de las empresas pueden desempeñar un rol clave a la hora de ayudar a los equipos a superar estos retos.

El rol del liderazgo en la planificación anual

Un buen líder entiende que los equipos están más cerca de la realidad y tienen un conocimiento más fundado de los asuntos de la empresa.

Así pues, en lugar de ser un instructor o un planificador, el líder desempeña el rol de impulsor y facilitador de la planificación anual.

• Hacer preguntas: El líder facilita la revisión del año anterior formulando las preguntas pertinentes
• Ofrecer ideas: Aportan su experiencia para ofrecer sugerencias e ideas
• Resolver conflictos: Ayudan a los equipos a llegar a un consenso sobre cuestiones en las que no están de acuerdo
• Supervisión: Observan el proceso de planificación para detectar posibles lagunas y llamar la atención del equipo sobre ellas

Planifique su camino hacia el intento correcto con ClickUp

Tanto si dirige un regimiento militar como un equipo de becarios de marketing, un buen plan es la base de un buen rendimiento. Ayuda a que todos sepan lo que hay que hacer, por qué, cómo, cuándo, por quién y según qué normas. Hace avanzar a la empresa.

Por eso planificación organizativa es una parte fundamental del rol de todo líder de empresa. Es una forma de ajustar la dirección y guiar al equipo.

Sin embargo, uno de los mayores errores que puede cometer es considerar la planificación anual como una actividad puntual. Aunque el plan estratégico suele crearse a principios de año, debe supervisar su aplicación durante todo el periodo de doce meses.

Para ello, necesita una plataforma sólida de planificación y gestión de proyectos como ClickUp. Con una potente gestión de tareas, documentación, análisis, funciones de IA y plantillas fáciles de usar, ClickUp le ofrece todo lo que necesita para implementar sus planes anuales. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo .