Ya se trate de helados o de software de gestión de proyectos, decidir lo que quieres puede ser difícil, especialmente cuando hay un montón de opciones fantásticas entre las que elegir. 🍦
Afortunadamente, tienes la corazonada de que tal vez la gestión de proyectos Infinity sea la opción adecuada para tu empresa.
Pero quieres asegurarte de que Infinity se adapta a tus gustos y a las necesidades de tu empresa. No quieres dar un bocado y que se te congele el cerebro, ¿verdad? 🥶
Para ayudarte a probarlo, hemos creado una guía completa sobre la gestión de proyectos con Infinity que cubre sus funciones clave, ventajas y cinco limitaciones importantes (con soluciones).
¡Empecemos!
¿Qué es Infinity?
Infinity es una solución de software de gestión de proyectos y una herramienta de colaboración que puede ayudarle a colaborar con su equipo y almacenar la información relacionada con los proyectos en un solo lugar.
La mayoría de los equipos y personas utilizan Infinity porque ofrece funciones como diagramas de Gantt, vista de formularios y escalas según las necesidades de su equipo.
Pero aquí está la cuestión: puedes tener las mejores zapatillas de correr del mundo, pero si no sabes correr, no llegarás muy lejos. 🏃
Del mismo modo, es posible que necesite una formación adecuada antes de poder utilizar una herramienta de gestión de proyectos en todo su potencial.
Por suerte para usted, Infinity cuenta con un programa de incorporación con varios tutoriales y guías. De esta manera, podrá empezar a utilizar la herramienta incluso si no tiene mucha experiencia con aplicaciones de gestión de proyectos.
3 funciones esenciales de Infinity
Aquí tienes tres razones de peso por las que Infinity es una herramienta útil para la gestión de proyectos:
1. Varias vistas del proyecto
Un excelente software de gestión de proyectos le ofrece múltiples formas de visualizar los datos relacionados con el proyecto. De este modo, puede ver y gestionar las tareas como desee.
Estas son las seis vistas diferentes que te ofrece Infinity:
A. Vista Tabla
A veces es necesario manejar múltiples elementos de datos, y probablemente necesitará hojas de cálculo.
Afortunadamente, con Infinity no tendrá que depender de hojas de cálculo de Google como Hojas de cálculo de Google.
Infinity le permite importar archivos CSV o crear una hoja de cálculo desde cero. Con su función de fórmulas, dispondrá de un software de hojas de cálculo integrado bastante decente.
B. Vista de columnas
La gestión manual de los flujos de trabajo puede resultar complicada.
Los proyectos tienen múltiples fases con montones de tareas diferentes que pertenecen a cada paso.
Además, tendrás que realizar el seguimiento del progreso, y hacerlo manualmente puede llevarte una eternidad. 😫
Pero no se preocupe, la vista de columnas de Infinity (un tablero kanban ) puede ayudarle en este sentido.
Esta función puede ayudarle a gestionar datos con facilidad, especialmente porque trabajar con bloques visuales es muy intuitivo. Con la función de arrastrar y soltar, organizar tareas resulta muy sencillo.
C. Vista Lista
Las listas de tareas pendientes son muy fáciles de usar.
Por no mencionar lo satisfactorio que puede resultar tachar tareas de una larga lista de pendientes. 📝
Infinity cuenta con una función de vista Lista que le ofrece una panorámica rápida de sus tareas. Puede filtrar las tareas en función de su finalización e incluso agruparlas por rótulos, fechas, miembros y mucho más.
D. Vista de calendario
Con la vista de calendario de Infinity, puede establecer plazos, gestionar tareas personales y crear programas de flujo de trabajo para ayudar a los miembros de su equipo a mantenerse al día.
Es especialmente útil para equipos scrum y ágiles que trabajan en ciclos con plazos fijos. Necesitan cronogramas claros para cumplir con los plazos a tiempo.
Vista Gantt
La vista Gantt de Infinity es una herramienta excelente para la planificación de proyectos.
Puede establecer cronogramas y crear hojas de ruta, lo que puede resultar útil cuando se trabaja en un proyecto a largo plazo con varias metas. También puede configurar fácilmente las fechas de inicio y finalización y ver sus horarios para el día, la semana, el mes y el año.
F. Vista de formulario
¿Hay algo más aburrido que rellenar formularios? Crearlos. 😴
Por eso, la mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos cuentan con integraciones de terceros con herramientas de creación de formularios.
Pero con Infinity, no tienes que depender de integraciones para crear formularios.
Su vista de formularios integrada le permite crear formularios y compartirlos con su equipo. También puede incrustar el enlace en su sitio web y compartirlo con sus contactos.
2. Atributos personalizados
Infinity le ofrece una gran cantidad de atributos personalizados para añadir más detalles a múltiples proyectos y poder gestionarlos de forma eficiente.
Fechas, rótulos, casillas de selección, textos, fórmulas... ¡hay un atributo para todo lo que necesites!
De esta manera, obtendrá la flexibilidad necesaria para realizar una personalización detallada según las necesidades específicas de su proyecto.
3. Asigne tareas a varios usuarios
Infinity cuenta con un atributo de miembros que permite asignar varios usuarios a una tarea específica para mejorar la colaboración y el trabajo en equipo.
Para que su equipo de proyecto sea muy productivo, todos los miembros deben ser conscientes de sus responsabilidades. Por eso, Infinity le permite asignar roles específicos a los miembros del equipo con diferentes niveles de permiso.
2 ventajas clave de utilizar Infinity para la gestión de proyectos
Aquí tienes dos ventajas principales que obtendrás al utilizar Infinity para la gestión de proyectos:
1. Tiene compatibilidad con diferentes plantillas para todas sus necesidades.
Configurar proyectos desde cero puede ser una pesadilla para la mayoría de nosotros.
Afortunadamente, Infinity le ofrece numerosas plantillas en diversos ámbitos para que pueda empezar con ventaja.
Tanto si necesita un tablero kanban para proyectos como un sistema de tickets de soporte, podrá encontrar una plantilla adecuada.
Y si eres un #adicto al fitness, puedes utilizar la plantilla de planificación de entrenamientos de Infinity para llevar a cabo el seguimiento de tus rutinas y metas de ejercicio.
2. Almacene y estructure los datos del proyecto de forma ilimitada.
Los proyectos de gran envergadura manejan una gran cantidad de datos que pueden ser difíciles de organizar y trabajar con ellos.
Una solución es dividir el proyecto en pequeñas unidades y organizarlas en una jerarquía.
Infinity puede ayudarte en este sentido.
El software le permite organizar proyectos complejos en jerarquías que consisten en entornos de trabajo, tableros, carpetas, subcarpetas, pestañas, listas y elementos.
De esta manera, podrás ampliar tus proyectos casi sin límites, haciendo que la organización sea pan comido.
Las 5 principales limitaciones de la gestión de proyectos Infinity (con soluciones)
Múltiples vistas de proyectos, plantillas, jerarquías, personalizaciones... Infinity parece ser la solución definitiva.
Sin embargo, Infinity no es todo miel sobre hojuelas.
Las cosas se pondrán difíciles cuando te des cuenta de que la gestión de proyectos Infinity tiene varios límites. ☔
Bueno, ¡esta vez puede que sí!
Aquí tienes cinco razones principales por las que no deberías utilizar Infinity:
1. No hay ningún plan gratuito disponible.
No querrás lanzarte a invertir en una aplicación de gestión de proyectos sin antes probarla, ¿verdad?
Esto es especialmente cierto en el caso de las empresas emergentes o pequeñas empresas, que quizá ni siquiera necesiten la mitad de las funciones que se ofrecen.
Lamentablemente, Infinity no ofrece un plan Free ni una versión de prueba gratuita.
Sus planes de precios comienzan a partir de 9 $ al mes por usuario. Y aunque ofrece una garantía de devolución del dinero de 30 días, es posible que ese tiempo no sea suficiente para explorar todo lo que la app tiene para ofrecerte.
Por eso necesitas una solución alternativa, como ClickUp. Adecuado tanto para startups como para grandes organizaciones, ClickUp ofrece un plan Free con numerosas funciones que puedes utilizar para siempre.
Espera... ¿qué es ClickUp?
ClickUp es una de las herramientas de productividad y gestión de proyectos mejor valoradas del mundo, utilizada por equipos de empresas tanto pequeñas como grandes.
Desde el seguimiento de metas hasta la grabación de pantalla integrada, ClickUp es una solución todo en uno para todas sus necesidades de gestión de proyectos y colaboración.
Solución ClickUp: Plan Free Forever
ClickUp ofrece un plan Free Forever.
¡Sí, lo has leído bien!
A diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos, puede utilizar el plan Free de ClickUp durante el tiempo que desee.
De esta manera, podrás decidir si ClickUp es la herramienta adecuada para tu equipo y, una vez que estés listo para expandirte, podrás optar por un plan de pago que se adapte a tus necesidades.
Esto es lo que ofrece el plan Free Forever de ClickUp:
- Miembros y tareas ilimitadas
- 100 MB de almacenamiento
- Autenticación de dos factores
- Control de tiempo para el proyecto
- Sprints
- Campos personalizados
- Paneles
- Automatizaciones y mucho más.
2. Ajustes de permisos limitados
Los ajustes de permisos de Infinity tienen dos inconvenientes importantes:
- Hay un número limitado de roles de usuario entre los que elegir (miembro restringido, miembro con acceso completo y administrador).
- Solo el propietario de la cuenta puede establecer y cambiar los permisos de otros usuarios.
Una configuración inadecuada de los permisos puede dar lugar a un acceso no autorizado a sus datos. Por ejemplo, los nuevos empleados podrían acceder y realizar la edición de cualquier documento al que tengan acceso (incluso documentos financieros). 😫
Afortunadamente, con ClickUp, ¡puede evitar estos desastres!
Solución ClickUp: gestión eficaz de permisos
Veamos cómo ClickUp resuelve estos dos problemas con facilidad:
A. Diferentes roles de usuario para un reparto eficaz de la carga entre los miembros del equipo
ClickUp ofrece cuatro roles de usuario diferentes: invitado, miembro, administrador y propietario.
Además, al tener cuatro roles en comparación con los tres de Infinity, puede establecer niveles de permiso granulares que se adapten a su empresa.
A continuación, se ofrece un breve resumen de cada rol de usuario:
- Invitados: un cliente o autónomo que no necesita acceso completo a tu entorno de trabajo de ClickUp.
- Miembros: empleados de confianza que pueden crear elementos como espacios, carpetas y tareas.
- Administradores: miembros sénior del equipo que pueden añadir nuevos miembros, gestionar permisos y eliminar miembros existentes.
- Propietarios: los propietarios del entorno de trabajo están a cargo de todo el entorno de trabajo. También pueden eliminar entornos de trabajo y transferir la propiedad.
Además, ClickUp ofrece roles personalizados que le permiten crear nuevos roles basados en sus requisitos únicos.
B. Los administradores y propietarios pueden establecer y cambiar los permisos de otros usuarios.
A diferencia de Infinity, ClickUp ofrece esta posibilidad tanto a los administradores como al propietario de la cuenta.
De esta manera, una tarea se utiliza de manera eficaz entre determinados miembros del equipo.
Evitará los cuellos de botella en los flujos de trabajo, ya que el administrador no tendrá que esperar a que el propietario vuelva para cambiar los ajustes de los permisos.
3. Carece de función de recordatorio
Sin recordatorios de proyectos, podrías terminar esperando hasta el último minuto para realizar tareas importantes, como preparar reuniones con clientes, actualizar informes de proyectos y mucho más.
¡Esperar hasta el último minuto no significa que solo te llevará un minuto terminar lo pendiente!
En cualquier caso, la aplicación Infinity no te proporciona ningún tipo de recordatorio de proyectos.
Solución ClickUp: recordatorios personalizables.
Los recordatorios tienen algunas superpoderes propios.
Así es como puede ayudarte a mantenerte al día con tu plan de proyecto:
- Añade adjuntos a tus Recordatorios.
- Personaliza tus notificaciones de Recordatorio.
- Asigna recordatorios a un miembro específico del equipo.
- Configure recordatorios recurrentes.
Crea un calendario repetitivo para recordatorios en ClickUp.
4. Sin vista personal
A veces necesitas un espacio personal y privado para publicar enlaces y otra información relacionada con tu tarea o proyecto. Esto te ayuda a trabajar mejor y más rápido.
Solución ClickUp: la vista personal
Con la vista personal de ClickUp, puedes crear un espacio separado para ti al que solo tú tienes acceso.
Incluso puede duplicar una vista pública y cambiarla a una vista personal. De esta manera, puede trabajar como desee sin alterar la vista original para los miembros de su equipo.
5. Integraciones limitadas
Con Infinity, es probable que acabes cambiando entre varias aplicaciones solo para terminar una tarea.
Sin embargo, Infinity solo se integra con unas pocas aplicaciones.
Por ejemplo, no se integra con herramientas populares como Zoom, Twilio y Dropbox. Esto limita considerablemente la funcionalidad general de la app.
Solución ClickUp: montones de integraciones.
ClickUp ofrece numerosas integraciones, desde Slack hasta Zoom.
¡Echa un vistazo a nuestros favoritos en este artículo!
Esto le ayudará a mover datos entre sus aplicaciones favoritas del lugar de trabajo sin tener que abrir innumerables pestañas y ventanas.
Además de las integraciones, ClickUp también ofrece una función de importación automática que le permite importar sus datos desde otros programas de gestión de proyectos, como Basecamp y Jira.
De esta manera, podrás pasar fácilmente a ClickUp sin complicaciones.
Aquí tienes más razones por las que ClickUp es mejor que Infinity:
- Prioridades de las tareas : ayuda a tu equipo de proyecto a completar las tareas en el orden correcto con cuatro indicadores de prioridad diferentes.
- Notificaciones personalizadas : obtén control total sobre cuándo y dónde recibes las notificaciones de ClickUp.
- Automatizaciones : permite que tu equipo se centre en lo importante automatizando las tareas que requieren mucho tiempo.
- Docs: mantén tu gestión del conocimiento directamente en ClickUp. Con Docs, puedes crear bases de conocimiento, guías de usuario y mucho más.
- Personas asignadas múltiples: implemente el trabajo en equipo sin esfuerzo asignando varios usuarios a una sola tarea.
- Campos personalizados: añade información adicional a tus tareas para que tu equipo sepa exactamente qué hacer.
- Vistas flexibles de los proyectos: vea sus proyectos en forma de lista, tablero, Box y mucho más.
- Vista de formularios: cree y realice la edición de atractivos formularios para obtener comentarios de clientes y empleados.
- Estructura de jerarquía: gestione sus proyectos con facilidad organizándolos en entornos de trabajo, espacios, carpetas y mucho más.
- Plantillas: acelere los proyectos con plantillas listas para usar para los equipos de diseño, finanzas, equipo de ventas y otros.
Hacia el infinito y más allá con ClickUp.
Aunque Infinity tiene mucho que ofrecer con sus diferentes plantillas y vistas, carece de algunas funciones básicas que lo hacen perder puntos. 🥊
Funciones como los recordatorios y las vistas personales, que son habituales en la mayoría de las aplicaciones de gestión de tareas más sólidas, no se encuentran en Infinity.
Una herramienta de gestión de proyectos flexible como ClickUp cuenta con un Bloc de notas integrado, duraciones estimadas y una función de edición colaborativa para ayudarte a gestionar y trabajar en proyectos de forma eficiente.
Claro, elegir un sabor de helado es difícil, pero con ClickUp, la selección del software de gestión de proyectos adecuado es muy fácil. ¡Prueba ClickUp gratis hoy mismo y disfruta de todo lo que puedes pedirle a una plataforma de gestión de proyectos! 🍨