Más de 3000 millones de personas utilizan Documentos de Google, lo que supone alrededor del 40 % de la población mundial.
Y, sinceramente, no es de extrañar. Los Documentos de Google son tan intuitivos que probablemente podrías utilizarlos medio dormido. Sin embargo, algunas funciones útiles pasan desapercibidas a pesar de su simplicidad.
¿Una de ellas? Resaltar texto.
Esta herramienta subestimada hace mucho más que simplemente dar color a tu documento.
Imagina que estás revisando un documento compartido y utilizas resaltados para guiar a tu equipo hacia los puntos críticos. Y así, de repente, todo el mundo sabe exactamente dónde debe fijarse. Es una señal visual que grita: «¡Presta atención aquí!».
Veamos cómo resaltar en los Documentos de Google y hacer que tus documentos sean funcionales y estéticos.
⏰ Resumen de 60 segundos
¿Estás listo para que tus documentos de Google estén más organizados y tengan un mayor impacto visual? A continuación te explicamos cómo resaltar texto como un profesional:
- Resalta texto fácilmente utilizando la barra de herramientas o los atajos de teclado.
- Cambia los colores de resaltado sin esfuerzo para adaptarlos a las necesidades de tu documento.
- Elimina los resaltados con una sencilla opción «Ninguno» en la barra de herramientas.
- Utiliza el resaltado para asignar tareas y proporcionar comentarios a través de comentarios.
- Mejora la colaboración en equipo mediante el seguimiento de los cambios con el historial de versiones.
- Utiliza el modo «Sugerir» para proponer modificaciones sin alterar directamente el documento durante la edición.
- Aumente la eficiencia con sistemas de codificación por colores para prioridades y tareas.
- Recuerda: el resaltado es más que una cuestión estética, ya que guía la atención y organiza el contenido de forma eficaz.
Para funciones de colaboración más avanzadas, herramientas como ClickUp ofrecen opciones de nivel superior para convertir los resaltados en tareas procesables.
Guía paso a paso para resaltar texto en Documentos de Google
1. Resaltar con la barra de herramientas
Resaltar texto en los Documentos de Google con la barra de herramientas es una forma más fácil de terminar tu trabajo. Si eres nuevo en esto o necesitas un repaso rápido, aquí te explicamos cómo hacerlo en un santiamén:
Paso 1: Abre Documentos de Google.
Abre tu navegador web y dirígete a los Documentos de Google.
- Si ya tienes un documento, haz clic para abrirlo.
- ¿Necesitas empezar de cero? Crea un nuevo documento en blanco.
Paso 2: Selecciona el texto que deseas resaltar.
Aquí es donde comienza la magia:
- Coloca el cursor al principio de la palabra, frase u oración que deseas resaltar.
- Mantén pulsado el cursor y arrástralo hasta el final del texto deseado; ahora ya está seleccionado.
Paso 3: Haz clic en la herramienta de resaltado (también conocida como icono de lápiz).
Mira arriba: la herramienta de resaltado se encuentra en la barra de herramientas.
- Haz clic en el icono del lápiz que dice «Color de resaltado» cuando pases el cursor por encima.
- Aparecerá un panel de colores con opciones.
Paso 4: Elige el color que desees.
Del panel:
- Elige un color de la paleta predeterminada.
- ¿Quieres más opciones? Haz clic en el signo «+» para crear un color personalizado.
Paso 5: Revisa el texto resaltado.
¡Voilà! Tu texto ahora está resaltado en el color que hayas elegido.
Lea también: Cómo organizar tus documentos de Google
2. Uso de atajos de teclado para resaltar
¿Por qué hacer clic en los menús cuando puedes pasar al modo de eficiencia total con los atajos de teclado de los Documentos de Google? Tanto si utilizas Windows como Mac, aquí tienes cómo resaltar en los Documentos de Google para todos los ninjas de los atajos.
Atajo para resaltar en Documentos de Google en Windows
- Presiona Ctrl + Alt + H para abrir el menú de colores de resaltado.
- Utiliza el ratón o las teclas de flecha para elegir el color deseado.
Atajo para resaltar en Documentos de Google en Mac
- Presiona ⌘ (Comando) + Opción + H para abrir el menú de resaltado.
- Navega con las teclas de flecha y pulsa Intro para realizar la selección del color de resaltado.
3. Cómo cambiar el color de resaltado en Documentos de Google
¿No estás seguro del tono de resaltado? Cambiarlo es igual de fácil:
Paso 1: Selecciona el texto resaltado.
Como antes, arrastra el cursor sobre el texto resaltado que deseas cambiar.
Paso 2: Vuelve a hacer clic en el icono del lápiz.
En la barra de herramientas, selecciona la herramienta de resaltado (sí, el mismo icono del lápiz).
- Esta vez, haz clic en Opción personalizada en la parte inferior del menú desplegable.
Paso 3: Elige o personaliza tu color
En el nuevo panel:
- Arrastra el control deslizante para elegir el tono.
- Introduce valores específicos para obtener un color preciso.
Cuando esté terminado, pulse Aceptar.
Paso 4: Previsualiza el resaltado actualizado.
Ahora tu texto luce con orgullo su nuevo color, perfecto para aquellos a los que les gustan los documentos elegantes y organizados.
4. Cómo eliminar resaltados en Documentos de Google
¿Te has pasado con el resaltado en amarillo? O tal vez ese rosa neón no te convence. A continuación te explicamos cómo eliminar el resaltado en unos sencillos pasos:
Paso 1: Selecciona el texto resaltado.
- Arrastra el cursor sobre el texto que deseas desmarcar.
- Asegúrate de que todas las palabras resaltadas estén seleccionadas.
Paso 2: Haz clic en la herramienta de resaltado (icono del lápiz).
- Busca el icono del lápiz en la barra de herramientas.
- Pase el cursor por encima para confirmar que se trata de la herramienta de resaltado y, a continuación, haga clic.
Paso 3: Seleccione «Ninguno» en el panel de colores.
- En el menú desplegable, haz clic en Ninguno.
- Tu resaltado desaparece como por arte de magia, dejando atrás un texto sin formato y sencillo.
5. Funciones de colaboración con resaltados
En lo que respecta a la colaboración con resaltados, hay tres formas destacadas de conseguir que tu equipo esté en sintonía. Veámoslas con ejemplos:
1. Asigna resaltados a los miembros del equipo.
Una de las herramientas más útiles de los Documentos de Google es su función de comentarios. Combínala con el resaltado para crear una receta de comunicación clara.
Utilice comentarios para contextualizar sus resaltados, asignar tareas o proporcionar comentarios.
📌 Ejemplo: ¿Estás revisando el informe del proyecto? Resalta las áreas clave que requieren atención y deja comentarios como «John, ¿puedes volver a comprobar estos números?» o «María, por favor, reescribe esta sección para que quede más clara».
Esto garantiza que no se pierda ningún comentario en el proceso. Lo pendiente:
- Resaltar el texto
- Haz clic en el icono de comentario (o utiliza el atajo de teclado Ctrl + Alt + M en Windows o Comando + Opción + M en Mac).
- Añade tus comentarios o etiqueta a una persona específica utilizando «@».
Este enfoque mantiene tu documento organizado y garantiza que todos sepan qué es lo pendiente.
2. Realice el seguimiento de los cambios con el historial de versiones de la versión.
El historial de versiones de los documentos de Google te permite ver quién ha añadido, realizado ediciones o eliminado esos resaltados, y por qué.
📌 Ejemplo: durante una sesión de lluvia de ideas, el equipo resalta los posibles eslóganes en verde brillante. Una semana más tarde, durante la revisión, el historial de versiones muestra que Kelly había tomado nota de descartar uno de los eslóganes. Sabes quién tomó la decisión y cuándo.
Ve a Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones para acceder al historial de versiones.
3. Modo Sugerencia
Supongamos que eres editor, pero quieres que el escritor tome nota y comprenda los cambios a largo plazo.
En lugar de realizar la edición directa del documento, el modo Sugerencias de los Documentos de Google te permite sugerir cambios que otros pueden revisar y aceptar (o rechazar) más tarde.
Cómo funciona:
- Cambia al modo Sugerencias haciendo clic en el icono del lápiz situado en la esquina superior derecha de la pantalla y realizando la selección de Sugerencias.
- Realice los cambios como de costumbre. En lugar de sustituir el texto directamente, sus sugerencias aparecerán como comentarios en el margen.
📌 Ejemplo: Supongamos que una frase dice: «El equipo ha completado el proyecto a tiempo». Como editor, detectas un problema gramatical. En el modo Sugerencia, lo cambias por: «El equipo ha completado el proyecto a tiempo».
El autor ve tu edición resaltada en verde con una nota en el margen: «Reemplazar "have" por "has"». Puede hacer clic en la marca de verificación para aceptar tu sugerencia y la corrección se aplica al instante.
El autor o editor original puede revisar y aceptar o rechazar cada sugerencia.
Lea también: Cómo realizar el seguimiento de los cambios en los Documentos de Google para una colaboración fluida en equipo.
Técnicas avanzadas para resaltar texto
Buenas prácticas para el uso de códigos de colores
El resaltado solo es tan bueno como el sistema que utilices. Si tu documento parece una explosión de colores, no es bueno.
Sigue estos consejos para que tus elecciones de colores de resaltado sean significativas y estén bien organizadas:
- Limítate a una paleta de colores: utiliza entre 3 y 5 colores como máximo. Tus ojos (y tus compañeros de equipo) te lo agradecerán.
- Define tus colores: utiliza una clave de colores en la parte superior del documento o en una nota compartida. Ejemplo: rojo = urgente, amarillo = pendiente, verde = completada.
- Prioriza como un jefe: asigna colores según la prioridad. ¿Tareas de alta prioridad? Rojo intenso. ¿Prioridad baja? Verde tranquilo.
- Clasifica como un profesional: utiliza diferentes colores para los distintos tipos de contenido, como plazos, hitos y tareas, por ejemplo.
- Las plantillas te salvan la vida: si resaltas con frecuencia tipos de contenido similares, crea una plantilla de Documentos de Google precargada con los colores de resaltado que elijas y una clave clara.
💡 Consejo profesional: Los equipos informan de una mejora del 25 % en la productividad cuando se utilizan sistemas codificados por colores para realizar el seguimiento de las tareas y las prioridades. Por eso, un documento de Documentos de Google bien resaltado aumenta la eficiencia.
Limitaciones del uso de los Documentos de Google para la gestión de documentos y la colaboración
Aunque los documentos de Google son bastante fáciles de usar y compartir, los usuarios se encuentran con ciertos límites, especialmente cuando trabajan en equipo.
1. Problemas de compatibilidad
Documentos de Google y Microsoft Word no siempre funcionan bien juntos. Por supuesto, puedes importar y exportar documentos entre plataformas, pero no te sorprendas si tu formato perfecto de repente parece una pintura abstracta.
Funciones como tablas avanzadas, fuentes personalizadas o ajustes específicos de diseño a menudo se pierden en la traducción.
Los archivos PDF y OpenOffice no son mejores, lo que convierte los flujos de trabajo entre plataformas en una pesadilla.
Lea también: Optimización del flujo de trabajo de gestión de documentos: buenas prácticas para mejorar la organización
2. Preocupaciones sobre privacidad y seguridad
Tu documento de Documentos de Google se almacena en los servidores de Google, por lo que es accesible a través de Internet, a menos que habilites el modo sin conexión. Aunque Google afirma que no escanea los documentos de Workspace con fines publicitarios, sigue habiendo preocupación por la privacidad de los datos, especialmente en el caso de las empresas que manejan información confidencial.
Google puede realizar el uso compartido de datos en circunstancias específicas, como solicitudes legales, lo que plantea dudas a las empresas que deben cumplir con estrictas normativas de privacidad.
3. Funciones y personalización limitadas
Aunque los Documentos de Google cumplen bien con las funciones básicas (fuentes, colores de resaltado, tablas), carecen de herramientas avanzadas como correctores gramaticales avanzados, gestores de citas o incluso una opción de mapas mentales.
¿Quieres una plantilla personalizada? Probablemente necesites cambiar a otra herramienta para ello.
Esto es lo que ocurre: la simplicidad de los Documentos de Google puede ser ideal para proyectos rápidos, pero deja a los usuarios avanzados con ganas de más, especialmente cuando la competencia ofrece funciones mucho más completas.
4. Retos de colaboración
Aunque la colaboración en tiempo real es uno de los puntos fuertes de los documentos de Google, todavía presenta algunos retos.
Por ejemplo, los documentos compartidos no se pueden proteger con contraseña, lo que significa que debes confiar en todas las personas que tienen el enlace.
No se pueden establecer permisos detallados para los diferentes colaboradores: estos pueden realizar edición o no. Esta falta de control matizado puede dar lugar a incómodos momentos de «¿Quién ha cambiado esto?» en equipos grandes que manejan datos confidenciales.
5. Tamaño de los archivos y límites de carga
No olvidemos los límites de tamaño de los archivos: Google Drive impone restricciones estrictas a las cargas. Para los archivos de texto convertidos a Documentos de Google, el tamaño máximo es de 50 MB. ¿Hojas de cálculo? Solo 20 MB.
Si su equipo trabaja habitualmente con grandes conjuntos de datos o proyectos con gran cantidad de archivos multimedia, estas restricciones pueden convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza.
Cómo ClickUp mejora la colaboración más allá de los resaltados
Si las limitaciones de los Documentos de Google te han frustrado, ClickUp ofrece una solución que se conecta fácilmente con tu flujo de trabajo.
Fíjate en lo que dice el director de marketing digital de Agora: «ClickUp es una solución todo en uno increíble que sustituye a Docs, Excel y otras herramientas de gestión de proyectos. Ha permitido a mi equipo organizarse mejor, mejorar la eficiencia operativa y ofrecer más visibilidad sobre el impacto de nuestro trabajo».
¿Qué es ClickUp? Es una herramienta de productividad todo en uno que te ayuda a colaborar con tu equipo y a comunicarte mejor con ellos. ¿Lo mejor? Cuenta con docenas de herramientas y plantillas para ayudarte a alcanzar tus metas.
Entonces, ¿qué es lo que hace que ClickUp Docs sea tan eficaz? Analicémoslo.
1. Formato de texto avanzado: tu barra de herramientas definitiva
La barra de herramientas de ClickUp Docs es como un cofre del tesoro para la edición de documentos. Ya sea que desees resaltar texto, estructurar contenido o insertar tareas directamente en tu documento, todo lo que necesitas está a solo un clic de distancia. Veamos esto más de cerca:
| Función | Qué hace | Cómo te ayuda |
| Convertir en | Convierte el texto en títulos, tiras, bloques de código o bloques de citas. | Facilita la estructuración visual del contenido y permite resaltar las secciones importantes. |
| Formato de texto enriquecido | Ofrece formato en negrita, cursiva, subrayado, tachado y código en línea. | Mejora la legibilidad y el atractivo visual. |
| Colores y resaltados del texto | Te permite aplicar colores de texto vibrantes y resaltar información clave. | Añade énfasis y claridad a los puntos críticos. |
| Insignias | Inserta insignias de colores para llamar la atención sobre líneas o bloques específicos. | Perfecto para marcar elementos de acción o resaltar notas importantes. |
| Alineación | Alinea el texto a la izquierda, al centro o a la derecha y permite sangrarlo. | Mantén tu documento limpio y organizado. |
| Listas | Formatea el texto en listas con viñetas, numeradas o contraíbles. | Ayuda a organizar ideas, puntos de acción o detalles sin esfuerzo. |
| Listas de control | Convierte el texto en tareas prácticas. | Realiza el seguimiento de las tareas directamente en el documento. |
| Insertar enlaces | Incrusta hipervínculos para referencias o contenido externo. | Hace que los documentos sean más interactivos y tengan más conexiones. |
| Subpáginas | Crea subpáginas enlazadas al documento principal. | Ayuda a organizar el contenido jerárquicamente para facilitar la navegación. |
| Añadir comentarios | Añade comentarios en la barra lateral que resaltan texto específico. | Permite una retroalimentación y una colaboración precisas. |
| Crear tareas | Genera tareas a partir del texto resaltado con un solo clic. | Optimiza la gestión de proyectos integrando pasos prácticos directamente en el documento. |
| Integración de IA | Incluye ClickUp AI para generar ideas, realizar edición de contenido o analizar texto. | Mejora la productividad con la ayuda de la IA. |
| Herramientas de inserción | Añade imágenes, separadores, tablas, listas contraíbles, botones, listas de tareas o incluso vídeos de YouTube. | Haz que tu documento sea dinámico y multifuncional. |
| Opciones de bloqueo | Configura bloques como títulos, citas, listas o tiras; duplica, enlaza o elimina bloques. | Organiza el contenido con una flexibilidad avanzada. |
| Posiciones de la barra de herramientas | Ofrece opciones para fijar, flotar o reposicionar la barra de herramientas para facilitar el acceso. | Personaliza el entorno de trabajo según tus preferencias. |
| Deshacer/Rehacer y borrar formato | Revierte acciones o borra el formato de las áreas seleccionadas. | Acelera las correcciones y mantiene la coherencia del formato. |
2. Colaboración en tiempo real: etiqueta, comenta y haz tus tareas pendientes.
La colaboración en ClickUp Documentos es como una conversación. No, literalmente.
Puedes etiquetar a los miembros del equipo directamente en el documento utilizando @menciones o la función Asignar comentarios de ClickUp para elementos específicos.
¿Necesitas comentarios inmediatos? La visibilidad de los comentarios y los cambios es en tiempo real, lo que elimina el retraso de los intercambios de correos electrónicos.
📌 Ejemplo: tu equipo está elaborando una propuesta para un cliente en ClickUp Docs. El redactor redacta el documento y etiqueta al diseñador para que refine los elementos visuales utilizando @menciones. Durante la revisión, el gestor de proyectos resalta los puntos clave, como los entregables, y los convierte instantáneamente en tareas, asignándolos a los miembros del equipo.
Al mismo tiempo, el gestor de cuentas añade comentarios para ajustar el tono, y todos ven las actualizaciones en directo, resolviendo los comentarios sobre la marcha. El diseñador sube las maquetas directamente al documento, enlazándolas a las tareas relacionadas. Al final, la propuesta queda pulida y enlazada al tablero del proyecto, lo que garantiza un traspaso fluido y los siguientes pasos sin salir de ClickUp.
3. Integración de tareas: realiza la conexión perfecta entre los resaltados y las acciones.
¿Cuántas veces resaltas algo importante en un documento y lo olvidas unos minutos después?
Con ClickUp, esos resaltados pueden convertirse instantáneamente en tareas.
Así es como funciona: resalte el texto que requiere atención, haga clic en «Crear tarea» y voilà: su tarea está lista, con un título extraído del texto resaltado.
¿Necesitas añadir contexto? Adjunta archivos, establece prioridades y asigna fechas límite directamente en el documento.
🍪 Bonificación: La búsqueda conectada de ClickUp utiliza IA para localizar cualquier archivo, documento o conversación en tu entorno de trabajo en cuestión de segundos con solo introducir palabras clave o descripciones. Incluso escanea correos electrónicos y chats, lo que te garantiza que nunca más perderás tiempo buscando información importante.
4. Almacenamiento centralizado e integración del flujo de trabajo
Ahora, hablemos de organización. ClickUp Docs garantiza que tus documentos estén siempre en el lugar adecuado, conectados a las tareas correctas y accesibles para las personas adecuadas.
Puede enlazar tareas relacionadas utilizando funciones como las relaciones de ClickUp Docs, lo que garantiza que todos los detalles del proyecto estén interconectados. Todo permanece organizado, ya sea un archivo de referencia, una tarea dependiente o un elemento de seguimiento.
El hub de documentos es una herramienta revolucionaria para quienes gestionan múltiples archivos. Clasifica los archivos en «Recientes», «Favoritos» y «Creados por mí», y ofrece una tabla detallada que organiza todos los registros para un acceso rápido.
Lea también: Cómo utilizar la IA para la documentación
5. ClickUp Brain: tu asistente de escritura con IA para crear contenido de alta calidad.
Lo mejor para el final: ClickUp Brain ofrece un asistente de escritura basado en IA.
✨ Así es como funciona: integrada a la perfección en ClickUp Docs, esta función analiza tu texto y ofrece sugerencias en tiempo real para mejorar la gramática, la claridad y el tono.
Imagina que anotas pensamientos dispersos en un documento y, en cuestión de segundos, ClickUp AI los organiza en un esquema estructurado.
📌 Ejemplo: tu equipo de marketing está redactando un documento para el lanzamiento de un producto. ClickUp Brain resalta las secciones poco claras, sugiere reformulaciones para mantener la coherencia del tono e incluso organiza los elementos pendientes en viñetas. En lugar de perder el tiempo con revisiones, tu equipo puede centrarse en aportar ideas creativas.
Lo más destacado de la era: ClickUp documentos te hace más productivo
Trinetix se dio cuenta de repente de que tenían demasiadas reuniones innecesarias y dificultades para incorporar a nuevos diseñadores. Los culpables eran las herramientas desconectadas y los flujos de trabajo caóticos.
ClickUp Docs centralizó la documentación de sus proyectos, automatizó los flujos de trabajo y consolidó las herramientas en una sola plataforma, lo que se tradujo en una reducción del 50 % en las reuniones y un aumento del 20 % en la satisfacción del equipo de diseño: por fin, un espacio de trabajo fiable.
Este es el poder de ClickUp Docs, una herramienta creada para equipos cansados de buscar documentos, luchar por el seguimiento de las tareas o ahogarse en interminables correos electrónicos para aclarar cuestiones sencillas.
Si bien los Documentos de Google te ayudan a dar los primeros pasos, ClickUp Docs se asegura de que no se pase nada por alto, transformando tus documentos en un centro organizado y práctico para tu equipo.
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