Los lugares de trabajo internacionales pueden resultar caóticos. Justo cuando tu oficina de Nueva York empieza la mañana, tu equipo de Londres ya ha empezado las reuniones del mediodía, mientras que tu equipo de Singapur ya ha terminado el trabajo.
La mensajería asíncrona puede ser la solución.
Se trata de sustituir la idea de que "todo el mundo tiene que estar conectado ahora" por algo más práctico: un método de comunicación que se adapta a los ritmos naturales del equipo, respeta el tiempo y la privacidad de los empleados y mantiene una colaboración fluida sin traspasar los límites personales.
Veamos cómo
¿Qué es la mensajería asíncrona?
La mensajería asíncrona es la comunicación que no necesita producirse en tiempo real. Los participantes pueden iniciar, pausar y reanudar las conversaciones cuando les convenga. Esto permite a los equipos híbridos y remotos colaborar sin estar atados a los horarios de los demás.
En esencia, cada uno trabaja y se comunica a su propio ritmo.
Es posible que el legendario escritor de ciencia ficción Isaac Asimov predijera la llegada de la comunicación asíncrona en su relato "" Mi hijo, el físico ."
En la historia, un grupo de físicos intenta encontrar la forma más rápida de comunicarse con una expedición que han enviado a Plutón. Desgraciadamente, como dice uno de ellos, "Las ondas de radio, que viajan a la velocidad de la luz, tardan seis horas en llegar de aquí a allí. Si decimos algo, debemos esperar doce horas a que nos respondan_"
Los genios de la física están desconcertados. Hasta que una de sus madres les resuelve el problema:
mientras esperáis una respuesta", dice la Sra. Cremorna, "seguid transmitiendo y decidles que hagan lo mismo. Tú hablas todo el tiempo y ellos hablan todo el tiempo. Tú tienes a alguien escuchando todo el tiempo y ellos también lo hacen. Si alguno de ustedes dice algo que necesite una respuesta, pueden deslizar una en su extremo, pero lo más probable es que obtengan todo lo que necesitan sin preguntar
Ambos hombres la miraron fijamente.
Cremorna susurró: "Por supuesto". "Conversación continua". "Sólo doce horas fuera de fase, eso es todo"
Ahí lo tienes: la belleza de la mensajería asíncrona.
En última instancia, mensajería asíncrona convierte la tradicional correo electrónico frente a chatear el debate. Combina lo mejor de ambos mundos y mantiene a tu equipo conectado sin sacrificar las horas de trabajo o el tiempo personal.
💡Consejo profesional: 'Mensajería asíncrona' no significa simplemente lanzar correos electrónicos al vacío. La idea que subyace a la mensajería asíncrona es intercambiar mensajes minuciosos y detallados que se adelanten a la necesidad de hacer preguntas de seguimiento y a los interminables intercambios de ida y vuelta. Con la práctica, "Se requiere atención inmediata" se convierte en la excepción, no en la regla.
Veamos algunos ejemplos de mensajería asíncrona para hacernos una mejor idea de lo que queremos decir.
Ejemplos de mensajería asíncrona
Una comunicación clara y organizada es la base de la mensajería asíncrona. He aquí algunos ejemplos clave de comunicación asíncrona eficaz:
- Actualizaciones de proyectos que se leen como historias bien elaboradas, no como chats apresurados
- Vídeos que explican en detalle ideas complejas
- Comentarios detallados sobre los documentos que generen mejoras significativas
- Documentación viva que crece con los conocimientos del equipo
- Actualizaciones de estado que informan sin interrumpir
- Espacios de colaboración donde las ideas se desarrollan con el tiempo
Entonces, ¿cómo se compara esto con la forma más tradicional de comunicarse, es decir, la mensajería sincrónica?
Mensajería asíncrona frente a mensajería síncrona
La mensajería síncrona y la asíncrona tienen objetivos distintos. Mientras que los métodos de comunicación síncrona (como esas videollamadas que todos conocemos demasiado bien) exigen colaboración en tiempo real la comunicación asíncrona da a su equipo un respiro para:
- Resolver problemas complejos sin un "ping" que exija una respuesta inmediata
- Elaborar respuestas que hagan avanzar los proyectos
- Mantener un registro claro de las decisiones y discusiones críticas
- Trabajar con eficacia en diferentes entornos demográficos
- Escapar del interminable ciclo de reuniones
- Establezca límites saludables entre el trabajo y la vida personal
Implementar la mensajería asíncrona en el trabajo cambia la mentalidad de "estar siempre conectado" por la de "avanzar siempre" a un ritmo que funciona para todos.
Una vez entendido lo que implica la mensajería asíncrona, veamos cómo puede cambiar la forma en que los equipos colaboran y logran más juntos.
Cómo la mensajería asíncrona mejora la colaboración en equipo
Las empresas inteligentes no sólo están adoptando la comunicación asíncrona. Están prosperando con ella. Los resultados son elocuentes: desde proyectos completados con mayor rapidez hasta equipos más satisfechos.
He aquí cómo el trabajo asíncrono cambia la colaboración en los equipos modernos:
Mayor concentración y productividad
Supongamos que sus desarrolladores llevan horas codificando sin interrupción. Sus redactores están en su flujo, elaborando contenidos. Sus estrategas están ocupados resolviendo problemas complejos sin recibir mensajes constantes de sus jefes pidiéndoles información actualizada.
Esa es la ventaja de la mensajería asíncrona: Cuando su equipo controla su tiempo de respuesta, controla su productividad.
Mejor toma de decisiones
Con la comunicación asíncrona, su equipo puede pensar antes de responder. Pueden investigar esa tendencia del mercado, volver a hacer esos números o consultar con las partes interesadas clave. Así se toman decisiones que perduran en el tiempo.
Colaboración global inclusiva
¿StandUp por la mañana en Tokio o sincronizar por la tarde en Berlín? La mensajería asíncrona hace desaparecer ese quebradero de cabeza.
Su diseñador de interfaz de usuario en Tokio puede compartir maquetas detalladas de la interfaz con comentarios a las 4 de la tarde, lo que permite a su desarrollador en Berlín revisar y aplicar los cambios durante sus productivas horas de la mañana.
Cada miembro del equipo contribuye durante sus horas punta, manteniendo el progreso continuo del proyecto.
Borrador de documentación claro
Como las discusiones se producen por escrito, cada requisito del producto, preferencia del cliente y decisión del proyecto se capta automáticamente.
Cuando un nuevo miembro del equipo pregunta por los motivos de una función, puede seguir todo el historial de discusiones, lo que elimina la necesidad de repetir explicaciones.
Mejor equilibrio entre trabajo y vida privada
Acabe con la culpa de desconectarse cuando otros están conectados. Async permite a tu equipo alinear su trabajo con su vida. De este modo, los madrugadores pueden aprovechar el impulso matutino y los noctámbulos encontrar su flujo vespertino.
Reducción de los gastos generales de las reuniones
¿Recuerda cuando las reuniones eran para decisiones, no para actualizaciones? El chat asíncrono recupera ese concepto.
Traslade los informes de estado y las noticias de última hora a sus canales de mensajería asíncrona. Guarde esos valiosos momentos síncronos para las conversaciones que realmente los necesitan: lluvia de ideas, creación de relaciones y resolución de problemas complejos.
Si da a su equipo la libertad de comunicarse a su manera, cambiará su forma de trabajar.
Conocer las ventajas de la colaboración asíncrona es sólo teoría: sólo se hace efectiva con las herramientas de implementación adecuadas. Además, la elección de la herramienta adecuada no se limita a sus funciones. La herramienta adecuada se adapta al flujo de trabajo de su equipo, no al revés.
Herramientas populares de mensajería asíncrona
El derecho herramientas de comunicación asíncrona no se limitan a añadir una notificación más a tu día a día. Se integran perfectamente en la forma de trabajar de tu equipo, facilitando la comunicación y la colaboración.
ClickUp ClickUp es la app todo para el trabajo que convierte las actualizaciones de los proyectos en conversaciones naturales. A diferencia de las herramientas tradicionales que entierran los comentarios dentro de las tareas, ClickUp integra a la perfección la gestión de proyectos con sofisticadas funciones de comunicación, liberando a su equipo de constantes interrupciones.
¿La primera herramienta de su arsenal? Chat ClickUp .
Conserve las grandes ideas convirtiendo las conversaciones de ClickUp Chat en tareas estructuradas
ClickUp Chat es la solución integral para una comunicación asíncrona significativa. Se ha diseñado para resolver todos esos irritantes problemas a los que se enfrentan los colaboradores remotos: el impuesto sobre los interruptores, el copiado/pegado manual/creación de tareas, la pérdida de contexto y la pérdida de ideas.
He aquí cómo:
- Convierta las conversaciones informales de ClickUp Chat en tareas procesables, perfectas para esos momentos de "¡Gran idea, hagámoslo más tarde!" que suelen perderse en las plataformas de mensajería
- Deja queCerebro ClickUpcapture el contexto de tu hilo y lo empaquete de forma ordenada, listo para que trabajes en él
- Conserva el contexto de todo tu trabajo en todas tus conversaciones. Mantén los hilos sincronizados entre chats y tareas
- Crear contenido sincronizado como actualizaciones y anuncios
- Ver los horarios de todo el mundo directamente en el chat y organizar reuniones en consecuencia
ClickUp Chat permite chatear de forma asíncrona... con sólo pulsar un botón.
Existen otras formas en las que ClickUp puede ayudar con la comunicación asíncrona:
- /ref/ https://clickup.com/features/assign-comments Asignar comentarios /%href/ directamente en suTareas de ClickUpdocumentos o proyectos. Su equipo lee y responde cuando está preparado, manteniendo el contexto donde debe estar
Deja comentarios detallados en tus Tareas de ClickUp para mantener el contexto claro
- Sáltese la reunión y comparta rápidas actualizaciones de vídeo grabadas en pantalla utilizandoClips de ClickUp que los compañeros de equipo pueden ver durante sus horas de trabajo
Comparta actualizaciones rápidas de vídeo con ClickUp Clips y sáltese reuniones
- Invite a sus compañeros de equipo @mencionándoles en su páginaDocumentos de ClickUp para que participen en la conversación; lo harán cuando puedan
@mencione a los miembros del equipo en ClickUp Docs para colaborar juntos en ideas
- Establezca horarios de notificación personalizados que respeten el tiempo de concentración
- Deje que cada miembro del equipo elija la vista (Vista Lista,Vista TablerooVista del Cronograma) que más les convenga, haciendo que las actualizaciones asíncronas sean fáciles de procesar a su manera
¿Y lo mejor? La perfecta integración de ClickUp con sus herramientas de comunicación existentes.
Puedes integrar ClickUp con Slack para mensajería instantánea, utilice Microsoft Teams para una colaboración más amplia, y lanzar reuniones de Zoom directamente desde tus tareas.
Este ecosistema de integración garantiza que tu equipo pueda mantener sus métodos de comunicación preferidos a la vez que mantiene toda la información relacionada con el proyecto centralizada y organizada.
ClickUp ha hecho la alineación asíncrona mucho más sencilla y eficaz Aunque sus capacidades para chatear en directo son bien conocidas, el verdadero valor de Slack reside en sus funciones asíncronas que ayudan a reducir la sobrecarga de comunicación.
La plataforma le permite:
- Establecer mensajes de estado que van más allá del básico "ausente": permite a los compañeros de equipo saber que estás en modo de trabajo intenso, con una fecha límite o disponible para preguntas rápidas
- Crear hilos de conversación para mantener las conversaciones organizadas
- Mensajes esenciales para consultarlos fácilmente
- Programar mensajes para respetar las distintas zonas horarias
- Integra con herramientas de gestión de proyectos para mejorar los flujos de trabajo
💡Consejo profesional: Cree convenciones de nomenclatura de canales que tengan sentido, establezca expectativas claras de tiempo de respuesta y fomente hilos para discusiones detalladas.
Microsoft Teams
Trabajar en distintas zonas horarias exige flexibilidad en cómo se comunican los equipos en el lugar de trabajo . Microsoft Teams ofrece esto a través de una plataforma unificada donde chatear, vídeo y uso compartido de archivos se entrelazan sin problemas.
vía Microsoft Teams organiza las conversaciones en canales, pero adquiere una fuerza única gracias a la integración con Microsoft. Acceda a documentos de SharePoint, colabore en archivos de OneDrive y utilice las herramientas de planificación integradas sin cambiar de plataforma.
El verdadero valor para los equipos distribuidos reside en las capacidades asíncronas de Teams. Los miembros del equipo pueden:
- Ver reuniones grabadas según su horario
- Contribuir a los debates mediante encuestas en lugar de asistir a sesiones en directo
- Seguir las conversaciones del proyecto en canales específicos
- Acceder a archivos compartidos y herramientas de colaboración cuando sea necesario
Esta flexibilidad garantiza que todo el mundo permanezca conectado y contribuya de forma significativa.
Zoom
Los trabajadores remotos necesitan opciones más allá de las videollamadas programadas. Zoom ayuda ahora a los equipos distribuidos a compartir información y colaborar eficazmente para dar compatibilidad a comunicación por vídeo asíncrono .
vía Zoom El chat de equipo de Zoom aporta una comunicación estructurada a través de canales y grupos, pero Zoom Clips destaca por su trabajo asíncrono. Graba mensajes de vídeo cortos para explicar procesos complejos o proporcionar comentarios detallados, permitiendo a los miembros del equipo absorber la información durante las horas de trabajo.
Todas las conversaciones importantes permanecen accesibles a través de:
- Grabaciones de reuniones en las que se pueden realizar búsquedas
- Transcripciones automatizadas
- Historial de chats archivado
Su equipo puede consultar discusiones y decisiones críticas sin necesidad de programar otra reunión, manteniendo el flujo de trabajo en diferentes zonas horarias.
Veamos ahora los retos que plantea la mensajería asíncrona.
Desafíos de la mensajería asíncrona
El cambio a la mensajería asíncrona no es un camino de rosas. Entender los obstáculos más comunes puede ayudar a tu equipo a adaptarse más rápido y a comunicarse mejor.
Retrasos potenciales
A veces se necesita información ahora, no cuando todo el mundo está conectado.
Por instancia, los agentes del servicio de atención al cliente pueden necesitar aprobación urgente para emitir un reembolso o escalar un caso. Si el responsable de la decisión no está conectado, la solicitud podría quedar pendiente, retrasando la resolución.
Recuerde: las personas que se ponen en contacto con el servicio de atención al cliente suelen hacerlo fuera del horario de oficina, y un retraso puede frustrar aún más a estos clientes.
Solución: hay que delegar la responsabilidad de las aprobaciones urgentes de los problemas de los clientes. Por ejemplo, confiar en los agentes del servicio de atención al cliente -al menos en los más veteranos- resuelve el problema anterior y aumenta la satisfacción del cliente.
Brechas de comunicación
Las palabras escritas pueden ser complicadas. Sin esos sutiles guiños y "hmms" de los chats en persona, sus mensajes asíncronos pueden malinterpretarse, dando lugar a malentendidos.
Solución: ¡Mejores habilidades de comunicación! Todos sus empleados deben aprender a enviar mensajes claros, completos y ricos en información. Las sesiones de formación pueden ayudarle.
➡️ También puede leer: Cómo aprovechar la etiqueta de chatear en equipo en el trabajo para una colaboración óptima
Sobrecarga de comunicación escrita
Con async, ya no es sólo el correo electrónico. Se trata de comentarios, documentos, hilos de chateo y actualizaciones de proyectos, todo lo cual exige atención.
Tendrás que dedicar un tiempo excesivo a leer conversaciones y actualizaciones. A veces, los mensajes importantes pueden pasarse por alto en el proceso. Este reto se intensifica cuando se trabaja en varias plataformas, cada una de las cuales genera su propio flujo de notificaciones y mensajes.
Entender los retos de la mensajería asíncrona es el primer paso. Ahora, vamos a explorar las buenas prácticas que te ayudarán a superarlos.
Solución: ¡Igual que arriba! La comunicación es una habilidad que se aprende; aunque algunos empleados se equivoquen al principio, se les puede y se les debe enseñar a mejorar.
Así que, aprendamos.
Buenas prácticas para una mensajería asíncrona eficaz
El intento correcto no consiste en utilizar herramientas sofisticadas o reglas rígidas. Se trata de crear hábitos de comunicación que funcionen para tu equipo. He aquí cómo conseguirlo.
Establece protocolos y expectativas de comunicación
Tu equipo necesita unas directrices claras sobre cuándo y cómo utilizar los distintos medios de comunicación canales de comunicación . Establezca expectativas de tiempo de respuesta en función de la prioridad de los mensajes. Cree directrices sencillas como
- Bandera roja = necesita atención hoy
- Bandera amarilla = revisar en 48 horas
- Bandera verde = para su información, léalo cuando pueda
Mensajes asíncronos y GitLab
Tomemos, por ejemplo, GitLab, una empresa totalmente remota que ha perfeccionado sus protocolos de comunicación para garantizar una colaboración asíncrona fluida en todas las zonas horarias. Han adoptado un sistema de respuesta por niveles que prioriza la urgencia y la claridad.
- Los asuntos urgentes se comunican a través de Slack con plazos claros, lo que garantiza que sólo se produzcan interrupciones críticas
- Los elementos de prioridad media se registran en su herramienta de gestión de proyectos con fechas límite y personas asignadas
- Las actualizaciones de baja prioridad, como los anuncios de la empresa, se comparten en un boletín mensual para su revisión por todo el equipo en un momento conveniente
Este enfoque estructurado elimina interrupciones innecesarias y mantiene a todos en la misma página.
Utiliza herramientas asíncronas que se integren en tu flujo de trabajo
El intento correcto de comunicación asíncrona depende en gran medida de la elección de las herramientas adecuadas. Busque soluciones que integren la comunicación directamente en su flujo de trabajo.
Por ejemplo, ClickUp integra sus mensajes, tareas y documentos en un solo lugar, eliminando la necesidad de cambiar entre múltiples plataformas.
Además, su integración con otras herramientas, como Slack, Zoom y Teams, garantiza que los debates importantes permanezcan conectados a sus proyectos y tareas relevantes, facilitando la recuperación de la información cuando sea necesario.
Mantenimiento de la documentación
La creación de documentación completa a través de trabajo asíncrono ayuda a su equipo a mantenerse alineado sin necesidad de reuniones constantes. Desarrolle una base de conocimientos centralizada que incluya:
- Requisitos y decisiones del proyecto
- Directrices de procesos y buenas prácticas
- Resúmenes de reuniones y elementos de acción
- Protocolos de equipo y normas de comunicación
Esta documentación sirve de única fuente de verdad, reduce las preguntas repetitivas y permite a los nuevos miembros del equipo ponerse al día rápidamente.
Mensajes asíncronos y Basecamp
Una empresa que ha adoptado este enfoque es Basecamp. La cultura asíncrona de la empresa se nutre de documentación centralizada .
Un manual completo, notas de reunión compartidas y guías preescritas garantizan la claridad, aceleran la incorporación y fomentan la independencia del equipo. Para Basecamp, la documentación es una estrategia, no solo una herramienta.
Haz que la actualización de documentos forme parte de tu flujo de trabajo habitual, no un extra. La mejor documentación crece de forma natural con sus proyectos.
¿Listo para liberarte de la cultura de estar siempre conectado?
El mejor trabajo de tu equipo no se produce en reuniones consecutivas ni en chats constantes. Ocurre cuando las personas tienen espacio para pensar, crear y colaborar en sus propios términos.
¿Quieres ver cómo es la comunicación asíncrona en acción? Comprueba cómo reunir las conversaciones, tareas y documentos de tu equipo en un entorno de trabajo inteligente puede transformar las "reuniones sobre reuniones" en un progreso real. Prueba ClickUp .