Los lugares de trabajo globales pueden ser caóticos. Justo cuando su oficina de Nueva York comienza la mañana, su equipo de Londres ya ha pasado a las reuniones de mediodía, mientras que su equipo de Singapur ya ha terminado el trabajo.
La mensajería asíncrona podría ser la solución a este problema.
El objetivo es sustituir la idea de que «¡todo el mundo debe estar conectado ahora mismo!» por algo más práctico: un método de comunicación que se adapte al ritmo natural de su equipo, respete el tiempo y la privacidad de los empleados y mantenga una colaboración fluida sin sobrepasar los límites personales.
¡Veamos cómo!
¿Qué es la mensajería asíncrona?
La mensajería asíncrona es una forma de comunicación que no necesita realizarse en tiempo real. Los participantes pueden iniciar, pausar y reanudar las conversaciones según les convenga. Esto permite a los equipos híbridos y remotos colaborar sin estar sujetos a los horarios de los demás.
En esencia, cada uno realiza el trabajo y se comunica a su propio ritmo.
El legendario escritor de ciencia ficción Isaac Asimov pudo haber predicho la llegada de la comunicación asíncrona en su cuento « Mi hijo, el físico . »
En la historia, un grupo de físicos intenta encontrar la forma más rápida de comunicarse con una expedición que han enviado a Plutón. Por desgracia, como dice uno de ellos, «las ondas de radio, que viajan a la velocidad de la luz, tardan seis horas en llegar desde aquí hasta allí. Si decimos algo, tenemos que esperar doce horas para obtener una respuesta».
Los geniales físicos están desconcertados. Hasta que una de sus madres les resuelve el problema:
«Mientras esperas una respuesta», dijo la Sra. Cremorna con seriedad, «sigue transmitiendo y diles que hagan lo mismo. Tú hablas todo el tiempo y ellos hablan todo el tiempo. Tú tienes a alguien escuchándote todo el tiempo y ellos también. Si alguno de los dos dice algo que requiera una respuesta, puedes deslizarla por tu parte, pero lo más probable es que obtengas todo lo que necesitas sin preguntar».*
Ambos hombres la miraron fijamente.
Cremorna susurró: «Por supuesto. Conversación continua. Solo doce horas de desfase, eso es todo».
Ahí lo tienes: la belleza de la mensajería asíncrona.
En última instancia, la mensajería asíncrona da un giro radical al debate tradicional entre el correo electrónico y el chat. Combina lo mejor de ambos mundos y mantiene a su equipo conectado sin sacrificar las horas de trabajo intensivo ni el tiempo personal.
💡Consejo profesional: «Mensajería asíncrona» no significa simplemente enviar correos electrónicos al vacío. La idea detrás de la mensajería asíncrona es intercambiar mensajes detallados y conscientes que eviten la necesidad de preguntas de seguimiento y los interminables intercambios de idas y venidas. Con la práctica, «¡Se requiere atención inmediata!» se convierte en la excepción, no en la regla.
Veamos algunos ejemplos de cómo es la mensajería asíncrona para entender mejor lo que queremos decir.
Ejemplos de mensajería asíncrona
Una comunicación clara y organizada es la base de la mensajería asíncrona. A continuación se muestran ejemplos clave de comunicación asíncrona eficaz:
- Actualizaciones de proyectos que se leen como historias bien redactadas, no como chats apresurados.
- Vídeos explicativos que detallan conceptos complejos.
- Comentarios detallados sobre los documentos que dan lugar a mejoras significativas.
- Documentación viva que crece con los conocimientos de su equipo.
- Actualizaciones del estado que informan sin interrumpir.
- Espacios colaborativos donde las ideas se desarrollan con el tiempo.
Entonces, ¿en qué se diferencia esto de la forma más tradicional de comunicarse, es decir, la mensajería sincrónica?
Mensajería asíncrona frente a mensajería síncrona
La mensajería sincrónica y asincrónica tienen fines diferentes. Mientras que los métodos de comunicación sincrónica (como las videollamadas que todos conocemos muy bien) exigen una colaboración en tiempo real, la comunicación asincrónica le da a su equipo un respiro para:
- Resuelva problemas complejos sin necesidad de enviar mensajes que exijan una respuesta inmediata.
- Elabora respuestas que impulsen los proyectos.
- Mantenga un registro claro de las decisiones y discusiones importantes.
- Realice el trabajo de forma eficaz con diferentes grupos demográficos.
- Escapa del ciclo interminable de reuniones.
- Establece límites saludables entre el trabajo y la vida personal.
La implementación de la mensajería asíncrona en el trabajo cambia la mentalidad de «estar siempre conectado» por una de «avanzar siempre» a un ritmo que se adapta a todos.
Con una comprensión clara de lo que implica la mensajería asíncrona, veamos cómo puede transformar la forma en que los equipos colaboran y logran más juntos.
Cómo mejora la colaboración en equipo la mensajería asíncrona
Las empresas inteligentes no solo están adoptando la comunicación asíncrona, sino que están prosperando gracias a ella. Desde completar los proyectos más rápido hasta equipos más felices, los resultados hablan por sí solos.
Así es como el trabajo asíncrono cambia la colaboración en los equipos modernos:
Mayor concentración y productividad
Supongamos que sus desarrolladores llevan horas programando sin interrupción. Sus redactores están inmersos en su flujo de trabajo, creando contenido. Sus estrategas están ocupados resolviendo problemas complejos sin recibir constantemente mensajes de sus jefes pidiéndoles información actualizada.
Esa es la ventaja de la mensajería asincrónica: cuando tu equipo controla su tiempo de respuesta, controla su productividad.
Mejor toma de decisiones
Con la comunicación asíncrona, su equipo puede pensar antes de responder. Pueden investigar esa tendencia del mercado, volver a analizar esos números o consultar con las partes interesadas clave. Esto conduce a decisiones que resisten el paso del tiempo.
Colaboración global inclusiva
¿El resumen matutino de Tokio frente a la sincronización vespertina de Berlín? La mensajería asíncrona hace desaparecer ese dolor de cabeza que supone la programación.
Tu diseñador de interfaces de usuario en Tokio puede compartir maquetas detalladas de la interfaz con comentarios a las 4 de la tarde, lo que permite a tu desarrollador en Berlín revisar e implementar los cambios durante sus horas de trabajo matutinas más productivas.
Cada miembro del equipo contribuye durante sus horas punta, lo que permite mantener el progreso continuo del proyecto.
Rastro de documentación claro
Como las conversaciones se producen por escrito, todos los requisitos del producto, las preferencias del cliente y las decisiones del proyecto quedan registrados automáticamente.
Cuando un nuevo miembro del equipo pregunta sobre el razonamiento detrás de una función, puede rastrear todo el historial de la discusión, lo que elimina la necesidad de repetir explicaciones.
Mejora del equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Acaba con la culpa de desconectarte cuando otros están conectados. Async permite a tu equipo conciliar su trabajo con su vida personal. De esta manera, los madrugadores pueden aprovechar su impulso matutino y los noctámbulos pueden encontrar su flujo vespertino.
Reducción de los gastos generales de las reuniones
¿Recuerdas cuando las reuniones eran para tomar decisiones, no para ponerse al día? El chat asíncrono te permite volver a eso.
Traslade los informes de estado y los avisos informativos a sus canales de mensajería asíncrona. Reserve esos valiosos momentos sincrónicos para las conversaciones que realmente los necesitan: lluvia de ideas, establecimiento de relaciones y resolución de problemas complejos.
Cuando le das a tu equipo la libertad de comunicarse en sus propios términos, cambias su rendimiento en el trabajo.
Conocer las ventajas de la colaboración asíncrona es solo teoría: solo se hace efectiva con las herramientas de implementación adecuadas. Además, elegir la herramienta adecuada es algo más que una cuestión de funciones. La herramienta adecuada se adapta al flujo de trabajo de su equipo, y no al revés.
Herramientas populares de mensajería asíncrona
Las herramientas de comunicación asíncrona adecuadas no solo añaden otra notificación a tu día. Se integran a la perfección en la forma de trabajar de tu equipo, haciendo que la comunicación sea más clara y la colaboración más fluida.
ClickUp
ClickUp es la aplicación integral para el trabajo que convierte las actualizaciones de los proyectos en conversaciones naturales. A diferencia de las herramientas tradicionales que ocultan los comentarios dentro de las tareas, ClickUp integra a la perfección la gestión de proyectos con sofisticadas funciones de comunicación, lo que libera a su equipo de interrupciones constantes.
¿La primera herramienta de su arsenal? ClickUp Chat.
ClickUp Chat es la solución integral para una comunicación asíncrona significativa. Está diseñada para resolver todos esos problemas molestos a los que se enfrentan los colaboradores remotos: el impuesto de alternancia, copiar/pegar/crear tareas manualmente, la pérdida de contexto y la pérdida de ideas.
A continuación le explicamos cómo:
- Convierte las conversaciones informales de ClickUp Chat en tareas prácticas, perfectas para esos momentos en los que piensas «¡Qué buena idea, hagámoslo más tarde!», que suelen perderse en las plataformas de mensajería.
- Deja que ClickUp Brain capture el contexto de tu hilo y lo organice de forma clara, listo para que puedas trabajar en él.
- Conserve el contexto de todo su trabajo en todas sus conversaciones. Mantenga los hilos sincronizados entre chats y tareas.
- Crea contenido asíncrono, como actualizaciones y anuncios.
- Consulte los horarios de todos directamente en Chat y organice las reuniones en consecuencia.
ClickUp Chat permite enviar mensajes asíncronos con solo... bueno, con solo hacer clic en un botón.
Hay otras formas en las que ClickUp puede ayudar con la comunicación asíncrona:
- Asigna comentarios directamente en tus tareas de ClickUp, documentos o proyectos. Tu equipo los lee y responde cuando está listo, manteniendo el contexto justo donde debe estar.
- Evita las reuniones y comparte actualizaciones rápidas en forma de vídeos grabados con ClickUp Clips, que tus compañeros de equipo podrán ver durante su horario de trabajo.
- Invita a tus compañeros de equipo mencionándolos en tus documentos de ClickUp para que participen en la conversación; ellos se involucrarán cuando puedan.
- Establece programas de notificaciones personalizados que respeten tu tiempo de concentración.
- Deja que cada miembro del equipo elija la vista ( vista Lista, vista Tablero o vista Cronograma ) que más le convenga, lo que facilita el procesamiento de las actualizaciones asincrónicas a su manera.
¿Y el factor decisivo? La perfecta integración de ClickUp con tus herramientas de comunicación existentes.
Puede integrar ClickUp con Slack para enviar mensajes instantáneos, utilizar Microsoft Teams para una colaboración más amplia y iniciar reuniones de Zoom directamente desde sus tareas de ClickUp.
Este ecosistema de integración garantiza que su equipo pueda mantener sus métodos de comunicación preferidos, al tiempo que toda la información relacionada con el proyecto se mantiene centralizada y organizada.
ClickUp ha hecho que la alineación asíncrona sea mucho más sencilla y eficaz . Al crear un marco en el que esbozar y estructurar los objetivos y los resultados, los equipos remotos pueden comprender las expectativas y proporcionar actualizaciones de estado con fluidez. Hacer lluvias de ideas con pizarras blancas es fácil, reorganizar las prioridades es fácil y añadir imágenes de referencia, etc., es muy fluido.
ClickUp ha hecho que la alineación asíncrona sea mucho más sencilla y eficaz . Al crear un marco en el que esbozar y estructurar los objetivos y los resultados, los equipos remotos pueden comprender las expectativas y proporcionar actualizaciones de estado con fluidez. Hacer lluvias de ideas con pizarras blancas es fácil, reorganizar las prioridades es fácil y añadir imágenes de referencia, etc., es muy fluido.
Slack
Slack es una herramienta de mensajería basada en canales en la que tu equipo puede organizar conversaciones por proyectos, temas o departamentos.
Aunque sus funciones de chat en vivo son muy conocidas, el verdadero valor de Slack reside en sus funciones asincrónicas, que ayudan a reducir la sobrecarga de comunicación.
La plataforma le permite:
- Establece mensajes de estado que vayan más allá del básico «ausente»: haz saber a tus compañeros de equipo que estás concentrado en el trabajo, que tienes una fecha límite o que estás disponible para preguntas rápidas.
- Crea hilos de discusión específicos para mantener las conversaciones organizadas.
- Fija los mensajes esenciales para consultarlos fácilmente.
- Programa mensajes para respetar las diferentes zonas horarias.
- Integre herramientas de gestión de proyectos para mejorar los flujos de trabajo.
💡Consejo profesional: Crea convenciones de nomenclatura de canales que tengan sentido, establece expectativas claras en cuanto al tiempo de respuesta y fomenta los hilos de discusión para debates detallados.
Microsoft Teams
Trabajar en diferentes zonas horarias exige flexibilidad en la forma en que los equipos se comunican en el lugar de trabajo. Microsoft Teams lo consigue a través de una plataforma unificada en la que el chat, el vídeo y el intercambio de archivos se entrelazan a la perfección.
Los equipos organizan las conversaciones en canales, pero obtienen una ventaja única gracias a la integración con Microsoft. Acceda a documentos de SharePoint, colabore en archivos de OneDrive y utilice herramientas de planificación integradas sin cambiar de plataforma.
El verdadero valor para los equipos distribuidos reside en las capacidades asíncronas de Teams. Los miembros del equipo pueden:
- Vea las reuniones grabadas según su calendario.
- Contribuya a los debates mediante encuestas en lugar de asistir a sesiones en directo.
- Sigue las conversaciones del proyecto en canales específicos.
- Acceda a archivos con uso compartido y herramientas colaborativas cuando lo necesite.
Esta flexibilidad garantiza que todos permanezcan conectados y contribuyan de manera significativa.
Zoom
Los trabajadores remotos necesitan opciones más allá de las videollamadas programadas. Zoom ahora ayuda a los equipos distribuidos a compartir información y colaborar de manera eficaz para respaldar la comunicación por vídeo asíncrona.
El chat de equipo de Zoom ofrece una comunicación estructurada a través de canales y grupos, pero Zoom Clips destaca por su trabajo asíncrono. Graba mensajes de vídeo cortos para explicar procesos complejos o proporcionar comentarios detallados, lo que permite a los miembros del equipo asimilar la información durante las horas de trabajo.
Todas las conversaciones importantes permanecen accesibles a través de:
- Grabaciones de reuniones con función de búsqueda
- Transcripciones automatizadas
- Historial de chat archivado
Tu equipo puede consultar debates y decisiones importantes sin necesidad de programar otra reunión, lo que permite que el trabajo fluya entre diferentes zonas horarias.
Ahora, veamos los retos que plantea la mensajería asíncrona.
Retos de la mensajería asíncrona
El cambio a la mensajería asíncrona no siempre es fácil. Comprender los obstáculos más comunes puede ayudar a su equipo a adaptarse más rápidamente y a comunicarse mejor.
Posibles retrasos
A veces, necesitas comentarios ahora mismo, no cuando todos estén conectados.
Por ejemplo, los agentes de atención al cliente pueden necesitar una aprobación urgente para emitir un reembolso o elevar un caso. Si el responsable de tomar la decisión está desconectado, la solicitud podría quedar pendiente, lo que retrasaría la resolución.
Recuerda: las personas que se ponen en contacto con el servicio de atención al cliente suelen hacerlo fuera del horario laboral habitual, y cualquier retraso puede frustrar aún más a estos clientes.
Solución: Es necesario delegar la responsabilidad de las aprobaciones urgentes relacionadas con los problemas de los clientes. Por ejemplo, confiar en sus agentes de atención al cliente, al menos en los más veteranos, resuelve el problema anterior y aumenta la satisfacción del cliente.
Brechas de comunicación
Las palabras escritas pueden ser engañosas. Sin esos sutiles gestos de asentimiento y «hmms» al chatear en persona, tus mensajes asincrónicos pueden malinterpretarse, lo que da lugar a malentendidos.
Solución: ¡Mejores habilidades de comunicación! Toda su plantilla debe aprender a enviar mensajes concisos, completos y ricos en información. Las sesiones de formación pueden ser de gran ayuda.
➡️ Lea también: Aprovechar las normas de etiqueta del chat en equipo en el trabajo para una colaboración óptima
Sobrecarga de comunicación escrita
Con la mensajería asíncrona, ya no se trata solo del correo electrónico. Se trata de comentarios, documentos, hilos de chat y actualizaciones de proyectos, todos ellos demandando atención.
Tendrás que dedicar mucho tiempo a leer conversaciones y actualizaciones. A veces, los mensajes importantes pueden pasarse por alto en el proceso. Este reto se intensifica cuando se trabaja en varias plataformas, cada una de las cuales genera su propio flujo de notificaciones y mensajes.
Comprender los retos que plantea la mensajería asíncrona es el primer paso. Ahora, exploremos las buenas prácticas que le ayudarán a superarlos.
Solución: ¡La misma que antes! La comunicación es una habilidad que se puede aprender; aunque algunos empleados no lo hagan bien al principio, se les puede y se les debe enseñar a hacerlo mejor.
Así que, aprendamos.
Buenas prácticas para una mensajería asíncrona eficaz
El éxito de la comunicación asíncrona no depende de herramientas sofisticadas ni de reglas rígidas. Se trata de crear hábitos de comunicación que funcionen para tu equipo. A continuación te explicamos cómo lograrlo.
Establezca protocolos de comunicación y expectativas.
Tu equipo necesita directrices claras sobre cuándo y cómo utilizar los diferentes canales de comunicación. Establece expectativas de tiempo de respuesta en función de la prioridad de los mensajes. Crea directrices sencillas como:
- Bandera roja = requiere atención hoy mismo.
- Bandera amarilla = revisar en un plazo de 48 horas.
- Bandera verde = Para tu información, léelo cuando puedas.
Mensajería asíncrona y GitLab
Tomemos, por ejemplo, GitLab, una empresa que trabaja totalmente a distancia y que ha perfeccionado sus protocolos de comunicación para garantizar una colaboración asíncrona fluida entre diferentes zonas horarias. Han adoptado un sistema de respuesta por niveles que da prioridad a la urgencia y la claridad.
- Los asuntos urgentes se comunican a través de Slack con plazos claros, lo que garantiza que solo se produzcan interrupciones críticas.
- Los elementos de prioridad media se registran en su herramienta de gestión de proyectos con fechas límite y personas asignadas.
- Las actualizaciones de baja prioridad, como los anuncios de la empresa, se comparten en un boletín mensual para que todo el equipo las revise cuando le resulte más conveniente.
Este enfoque estructurado elimina las interrupciones innecesarias, pero mantiene a todos informados.
Utiliza herramientas asíncronas que se integren en tu flujo de trabajo.
El éxito de la comunicación asíncrona depende en gran medida de la elección de las herramientas adecuadas. Busque soluciones que integren la comunicación directamente en su flujo de trabajo.
Por ejemplo, ClickUp integra tus mensajes, tareas y documentos en un solo lugar, lo que elimina la necesidad de cambiar entre varias plataformas.
Además, su integración con otras herramientas, como Slack, Zoom y Teams, garantiza que las conversaciones importantes permanezcan vinculadas a los proyectos y tareas relevantes, lo que facilita la recuperación de la información cuando sea necesario.
Mantenga la documentación al día.
Crear documentación exhaustiva mediante el trabajo asíncrono ayuda a tu equipo a mantenerse alineado sin necesidad de reuniones constantes. Desarrolla una base de conocimientos centralizada que incluya:
- Requisitos y decisiones del proyecto
- Directrices de proceso y buenas prácticas
- Resúmenes de reuniones y elementos a tomar
- Protocolos de equipo y normas de comunicación
Esta documentación sirve como única fuente de información veraz, lo que reduce las preguntas repetitivas y permite a los nuevos miembros del equipo ponerse al día rápidamente.
Mensajería asíncrona y Basecamp
Una empresa que ha adoptado este enfoque es Basecamp. La cultura asincrónica de la empresa se nutre de la documentación centralizada.
Un manual completo, notas de reuniones con uso compartido y guías preescritas garantizan la claridad, aceleran la incorporación y fomentan la independencia del equipo. Para Basecamp, la documentación es una estrategia, no solo una herramienta.
Haz que la actualización de documentos forme parte de tu flujo de trabajo habitual, no algo adicional. La mejor documentación crece de forma natural con tus proyectos.
¿Listo para liberarte de la cultura de estar siempre conectado?
El mejor trabajo de tu equipo no se consigue con reuniones consecutivas o chats constantes. Se consigue cuando las personas tienen espacio para pensar, crear y colaborar a su manera.
¿Quiere ver cómo funciona la comunicación asíncrona bien planificada? Descubra cómo reunir las conversaciones, tareas y documentos de su equipo en un único entorno de trabajo inteligente puede transformar las «reuniones sobre reuniones» en progreso real.