Imagina que te incorporas a una nueva empresa como ingeniero de software y el jefe del equipo te pide que depures un código antiguo. ¿El problema? No conoces las dependencias, los casos de prueba ni los contextos que hay detrás porque no hay ningún documento escrito que te ayude. 😓
**Según un estudio de Panopto, 60% de los empleados afirman tener dificultades para obtener información sobre su trabajo de sus compañeros. Esta situación empeora en la ingeniería de software, donde la brecha de conocimientos puede suponer un reto importante.
Por lo tanto, la obligación de documentar la ingeniería de software a todos los niveles es una de las mejores formas de colmar estas lagunas, enriquecer las bases de conocimientos y mejorar las colaboraciones.
Así pues, repasemos cómo redactar documentos de ingeniería de software y algunas buenas prácticas. ✍️
Entender la documentación del software
La documentación de ingeniería de software es el proceso de organizar y almacenar información técnica para futuras referencias y colaboración. Desde informes de progreso y trabajos de investigación hasta POE, API, manuales de usuario y guías de código, este conjunto completo de documentación interna y para el usuario final garantiza que todas las partes interesadas, desde los desarrolladores hasta los clientes, tengan fácil acceso a la información esencial sobre el software en cuestión.
Además, una documentación técnica exhaustiva favorece una comunicación eficaz y alinea a los equipos durante el proceso de desarrollo del software. 🤝
La importancia y el propósito de la documentación del software
A medida que aumenta la complejidad de las pilas tecnológicas, la documentación técnica se vuelve esencial para un trabajo en equipo fluido y una toma de decisiones inteligente. Muchos desarrolladores consideran que la documentación del software es importante para facilitar el proceso de incorporación de nuevos miembros del equipo, garantizando que puedan acceder a la información del proyecto de forma independiente y ponerse al día más rápidamente.
📌 Imaginemos, por ejemplo, una empresa de software de tamaño medio que tiene dificultades para incorporar nuevos empleados debido a la escasez de documentación. Mediante la creación de una base de conocimientos completa, la empresa podría reducir el tiempo de incorporación, lo que permitiría a los nuevos desarrolladores acceder a la información esencial del proyecto de forma independiente y ponerse al día más rápidamente.
Por eso los equipos consideran que la documentación de software es importante para agilizar la comunicación y la colaboración. Garantiza la eficacia del flujo de trabajo y aumenta la productividad. Una documentación clara de los procesos ayuda a los equipos a navegar por proyectos complejos sin confusiones innecesarias.
Para los ingenieros, contribuir a la documentación de ingeniería de software se ha convertido en una parte esencial de sus responsabilidades. Las empresas confían en esta documentación para:
- Creación de bases de conocimiento: Actúa como el repositorio central de todos los datos y procesos de una empresa, que actúa como una única fuente de verdad para las partes interesadas. Una base de conocimientos bien mantenida ahorra tiempo y recursos
- Mejora de la colaboración: Permite el uso compartido gratuito/a de ideas y debates, fomentando un entorno de colaboración que prospera sin silos ni fragmentación
- Incorporación más rápida: Acelera el proceso de incorporación al permitir que los nuevos empleados se pongan al día más rápido y contribuyan eficazmente antes
- Toma de decisiones informada: Proporciona documentación de procesos sobre ciclos de desarrollo de software, recursos y cuellos de botella, por lo que es más fácil tomar decisiones informadas sobre la ampliación o implantación de un nuevo sistema
- Mejores normas de cumplimiento: Simplifica las auditorías y garantiza el cumplimiento de diversas normas y reglamentos del sector mediante el mantenimiento riguroso de la documentación técnica
Por supuesto, crear y mantener esta documentación es una de las consideraciones más importantes en cualquier empresa de software. Y herramientas como ClickUp puede ayudarte a hacerlo. Si quieres escribir documentación de forma eficiente, utilizar las herramientas adecuadas puede suponer una gran diferencia en calidad y velocidad. 🛠️
ClickUp, una plataforma de productividad, ofrece impresionantes funciones de documentación de ingeniería de software y un amplio almacén de plantillas para que la documentación de ingeniería de software y la gestión de proyectos sean pan comido.
Tipos y ejemplos de documentación de software
Como probablemente sepas, la documentación técnica tiene muchos formularios. Puede clasificar los tipos de documentación de ingeniería de software en función de los niveles de acceso, los conocimientos técnicos de los lectores previstos y las metas.
Estos son algunos de los tipos de documentación más comunes documentación técnica que los ingenieros de software deben crear y supervisar:
1. Documentación de desarrollo de software
Los ingenieros de software deben documentar todos los detalles técnicos de un proyecto. Los gestores de proyectos utilizan estos datos para modificar y crear canalizaciones, lo que permite a todos los equipos estar en la misma página. Aunque la mayoría de los ingenieros optan por ser lo más detallistas posible, algunos pueden elegir diferentes metodologías de desarrollo de software, como la documentación ágil para crear expedientes concisos.
Esta categoría incluye documentación de arquitectura, casos de prueba, planes de prueba, notas de reuniones, documentos de instrucciones y planes de respuesta a incidencias.
2. Documentación del código fuente
La documentación del código fuente es uno de los tipos más populares de documentación de software dirigida a los compañeros de trabajo y a los nuevos desarrolladores de software que podrían hacerse cargo del proyecto. Documentación del código fuente explica el propósito y las relaciones de los códigos, sus comportamientos ideales y los patrones de diseño que pueden encontrarse dentro de los módulos de código.
Puede ampliar la explicación del código fuente con guías para describir cómo deben funcionar las revisiones del código.
3. Documentación de normas y requisitos
Implementar un estándar de desarrollo coherente es la forma de mantener el seguimiento de los plazos y evitar la pérdida de productividad. Con especificaciones funcionales como las normas y los documentos de requisitos, los ingenieros de software pueden trazar planes por adelantado para mantener la integridad del sistema durante todo el proyecto. En documentos de requisitos técnicos deberían explicar el alcance y las dependencias del proyecto desde el principio, lo que evitaría sprints aislados.
Dado que estos documentos actúan como un modelo para todo el proceso de desarrollo de software, puedes probar con plantillas de especificaciones funcionales para ahorrar tiempo en el formato.
Por ejemplo, la plantilla Plantilla de requisitos del sistema ClickUp le ayuda a anotar todos los requisitos del sistema para que el proyecto se desarrolle sin problemas. Es compacta, fácil de usar y ayuda a los equipos a mantenerse sincronizados.
Plantilla de requisitos del sistema ClickUp
Con esta plantilla, podrá
- Añadir una página Empezar aquí para poner al día a los lectores
- Editar elementos, estados y notas relacionados con el proyecto para evitar que se desborde su alcance
- Añadir tablas para incluir nuevos requisitos y adjuntar archivos
- Crear un resumen de requisitos en la parte superior para relacionarlo todo con el ciclo de vida del desarrollo de software
4. Documentación de la API
A diferencia de los tipos anteriores de documentación de software, que están destinados al equipo de desarrollo de software, éste es para partes externas, como proveedores y clientes. Documentación de la interfaz de programación de aplicaciones (API) ofrece información sobre cómo utilizar la API con sus sistemas. Forman parte de ella las guías de referencia de la API que incluyen listas de métodos, parámetros, muestras de solicitudes y guías de autenticación.
5. Documentación de la versión
Por último, los documentos de lanzamiento realizan un seguimiento de las funciones y correcciones de errores a lo largo del tiempo. Cuando los ingenieros de software redactan notas de publicación detalladas ayudan a los clientes a comprender los cambios que se producen a lo largo del tiempo y les ayudan a ajustar las nuevas versiones.
Cómo escribir una documentación de ingeniería de software eficaz
La documentación de procesos técnicos puede parecer desalentadora, pero dividirla en pasos manejables facilita la redacción de una documentación completa y fácil de seguir. Una documentación eficaz de los procesos ayuda a mantener a todo el mundo en el buen camino y alineado con las metas del proyecto, garantizando que el proceso de documentación del software sea compatible con el éxito a largo plazo.
1. Investigar y planificar
Antes de redactar el borrador, haz una investigación preliminar. Esta es tu oportunidad para recopilar información relevante y esbozar la documentación de ingeniería de software.
Empieza por consultar los recursos existentes relacionados con tu proyecto: revisa los documentos anteriores, analiza los datos disponibles y planifica cómo quieres proceder. Aquí tienes una lista de control que te ayudará:
- Entregables y plazos: Conozca los tipos de documentación de software que pretende y cuándo debe realizarse el envío, y calcule un cronograma de redacción realista
- Materiales: Toma nota de los recursos de los que ya dispones. Este paso te ayudará a identificar los materiales de referencia y a resaltar las áreas en las que necesitas más información
- Objetivos: Define tus metas. ¿Qué quiere conseguir con este documento? ¿Quién es su lector? ¿En qué les ayudará esta documentación? Aclare estas cuestiones para que el contenido resulte útil a los usuarios finales
- Herramientas: Identifica las herramientas de documentación de software que puedas necesitar. Puede tratarse de recursos útiles que haya encontrado en Internet, una plantilla que desee seguir o un archivoHerramienta de redacción de IA que desees utilizar. Haga una lista de ellas para poder acceder rápidamente a ellas más adelante
2. Definir la estructura
El siguiente paso es crear la estructura y el diseño del documento. Adapte su enfoque en función de su sector y su público objetivo, y revise cualquier norma organizativa pertinente que pueda influir en el formato que debe adoptar. La usabilidad debe ser su objetivo clave: asegúrese de que el documento técnico sea fácil de navegar para otros ingenieros.
Piense detenidamente en cómo se moverán los lectores por el contenido y en la jerarquía lógica de la información. Organice las secciones de forma que los guíe sin problemas de un punto a otro, manteniendo la coherencia de las ideas.
3. Escriba el contenido
Con la estructura en su sitio, es hora de redactar el contenido. Para facilitar su uso, elige un editor de documentos basado en la nube en lugar de lápiz y papel o simples apps para tomar notas. ClickUp Docs puede ser una gran solución en este caso. Puede que conozca ClickUp como plataforma para la gestión de proyectos de ingeniería, pero también es una potente herramienta para crear documentación de software, editar documentos y mantener una base de conocimientos.
Cree, colabore y realice el seguimiento de documentos en un solo lugar con ClickUp Docs
Tanto si se trata de una hoja de ruta de un producto, un wiki, un informe de investigación o una descripción técnica, a continuación le mostramos cómo puede aprovechar ClickUp Docs para crear documentación de primera categoría:
- Incorpore marcadores, vincule páginas anidadas y añada tablas a su documento para hacerlo más completo
- Personalice el formato de sus documentos: utilice las opciones de formato de texto enriquecido para crear encabezados, viñetas y bloques de código
- Vincule su documentación con las tareas relevantes de su flujo de trabajo
- Busque, ordene y filtre activos en el hub de documentos y encuentre rápidamente el recurso que busca
Mejore la escritura con ClickUp Brain
Si desea acelerar el proceso, considere la posibilidad de utilizar IA para la documentación . Y aquí es donde Cerebro ClickUp viene en su ayuda. Puede utilizar la herramienta de IA de ClickUp para editar su documento existente, generar una tabla de contenidos, explicar jerga técnica compleja con palabras sencillas o redactar documentación basada en sus indicaciones.
Agilice la creación de contenidos y encuentre rápidamente puntos de datos con ClickUp Brain
Lo mejor de ClickUp Brain es que no es una herramienta independiente que se añade a los flujos de trabajo. Ya existe dentro de su ecosistema ClickUp y puede explorar documentos, tareas, medios, proyectos y plantillas para presentarle la información más relevante.
ClickUp Brain se convierte en su asistente de redacción: ya no tendrá que escribir cada palabra usted mismo. 📝
Con ClickUp Brain, puedes
- Crear esquemas y estructuras para documentos complejos
- Editar, ampliar, resumir o reescribir secciones rápidamente
- Obtener información sobre el progreso del proyecto, la ubicación de los archivos y las fechas límite con sólo preguntar
- Agilizar tareas complejas como la creación de grupos de palabras clave, la generación de fragmentos de código y la búsqueda de falacias lógicas y lagunas en los documentos
💡Consejo profesional: ¿Desea establecer un estilo o formato estandarizado para sus documentos de ingeniería? Eche un vistazo a plantillas de documentación técnica y elija las que sean relevantes para su proyecto.
Por ejemplo, la plantilla Plantilla de documento breve de productos ClickUp le ayuda a esbozar los objetivos del proyecto y a organizar las especificaciones y los comentarios para que sean coherentes.
Plantilla de documento breve de productos ClickUp
Con esta plantilla podrá
- Rellenar los detalles del producto según la lista de control preconstruida
- Cambiar entre cuatro vistas de página: 2 páginas, plan de lanzamiento, especificaciones funcionales y apéndices para mantener la concisión
- Añadir nuevas páginas y utilizar herramientas de formato enriquecido para personalizarla
4. Revisar el documento
Una vez que haya completado el borrador, comparta la documentación con otros ingenieros para recabar opiniones e identificar áreas de mejora. Si es posible, pida a un experto en la materia que la revise para asegurarse de que los detalles técnicos son correctos.
Si utiliza ClickUp Docs, puede colaborar con los miembros de su equipo o con PYMES en el mismo documento en tiempo real. Los colaboradores pueden compartir sus aportaciones mediante comentarios en el documento o mencionarle directamente para llamar su atención sobre algo concreto.
6. Mantener y actualizar
Por último, recuerde que su documento de ingeniería debe ser a menudo un documento vivo. A medida que la tecnología y los procesos evolucionan, debe actualizar la documentación de forma proactiva para reflejar esos cambios.
Por ejemplo, supongamos que está manteniendo un manual técnico para una app, y una nueva función permite a los usuarios automatizar la elaboración de informes. Ahora, debe añadir una sección sobre cómo utilizar esta función, que incluya instrucciones paso a paso, capturas de pantalla y consejos para solucionar problemas.
Establece evaluaciones periódicas (por ejemplo, trimestrales o semestrales) para actualizar la documentación de vez en cuando.
Asegure la documentación de su software
Cuando se pone tanto esfuerzo en crear documentación, es esencial proteger esos datos de los actores de amenazas. He aquí algunas maneras de infundir seguridad mientras se crea la documentación del software:
1. Control de acceso
Implemente un control de acceso basado en roles para que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos. Puede ajustar quién puede ver o modificar los datos en función del rol y la experiencia. Por ejemplo, los desarrolladores de software pueden acceder al análisis del código fuente, pero el equipo de ventas sólo puede consultar las notas de la versión y las instrucciones de despliegue. Para los documentos confidenciales, considere la posibilidad de utilizar la autenticación multifactor.
2. Control de versiones
Una de las mejores formas de hacer un seguimiento de los cambios es utilizar sistemas de control de versiones. Estos sistemas evitan la eliminación o modificación accidental de datos y permiten registrar las actividades. Gracias a las funciones de historial de páginas y vista Actividad, es muy fácil auditar y registrar los accesos en ClickUp Docs.
3. Herramienta de colaboración segura
Cuando se utiliza una herramienta segura de herramienta de documentación de software con ClickUp, se reduce la superficie de ataque y la probabilidad de que se produzcan fugas de datos. Plataformas como ClickUp están diseñadas para ayudarle a trabajar de forma más inteligente, protegiendo al mismo tiempo los datos confidenciales de las amenazas. También debe revisar periódicamente quién tiene acceso a las bases de datos y actualizar los controles de acceso.
4. Formación de los empleados
Los empleados son la última línea de defensa de una empresa y, con la formación adecuada, pueden actuar como fosos contra los ciberdelincuentes. Los miembros del equipo deben recibir formación sobre las mejores prácticas de seguridad para proteger los documentos e informar de actividades sospechosas. Entre ellas se incluyen:
- Utilizar contraseñas fuertes y complejas y no compartir las credenciales de inicio de sesión con nadie
- Utilizar VPN y software antivirus para anonimizar el tráfico
- Detectar a tiempo el phishing y otros ataques de ingeniería social
- Mantenerse al día de los nuevos métodos de ciberdelincuencia para evitar que le pillen desprevenido
5. Planes de copia de seguridad y recuperación de datos
Cuando se trabaja con datos confidenciales o se construye la base de conocimientos de una empresa, no basta con crear y almacenar los documentos: hay que prepararse para lo peor. Puedes mantener la integridad de los datos y la disponibilidad de los documentos haciendo copias de seguridad periódicas, almacenándolos de forma segura y aplicando un plan de recuperación de desastres.
Buenas prácticas y consejos para implantar con éxito la documentación
Ya sabe cómo crear documentos de software útiles y mantenerlos seguros. Pero eso no basta. Consulte los consejos y trucos de redacción técnica para mejorar los documentos y hacerlos más accesibles al equipo de desarrollo de software.
1. Utilice un formato coherente
Mantenga un formato estandarizado en toda la documentación para garantizar un aspecto y una estructura uniformes. Es una forma de reforzar la identidad de la empresa.
Debe elegir un tipo y tamaño de fuente coherentes para los títulos y el cuerpo del texto. Defina claramente secciones como Introducción, Metodología, Resultados y Conclusiones. Cuando se trate de subtítulos, utilice números o caracteres alfabéticos de forma coherente para que la navegación sea fluida para los lectores.
📌 Ejemplo: Imagine un equipo de proyecto que trabaja con dos conjuntos de documentación que siguen estilos de formato diferentes. Uno utiliza encabezados en negrita y secciones numeradas, mientras que el otro utiliza cursiva y viñetas. Esta incoherencia puede confundir a los miembros del equipo y ralentizar su capacidad para encontrar la información. Estandarizar el formato facilita el seguimiento y la comprensión.
2. Utilice ayudas visuales
Los elementos visuales facilitan la lectura del documento de ingeniería. Además del texto, incorpore diagramas, organigramas y gráficos siempre que sea posible. Estas herramientas simplifican las ideas complejas e ilustran eficazmente las relaciones y tendencias de los datos.
Etiquete siempre los elementos visuales e incluya leyendas cuando sea necesario para contextualizarlos. También puede organizar los datos en tablas para presentar comparaciones de forma sucinta.
📌 Ejemplo: Piense en un equipo que documenta la arquitectura de un nuevo sistema. Sin un diagrama de flujo, los desarrolladores tendrían que leer párrafos de texto para entender el flujo de trabajo. Si se añade un diagrama de flujo claro, los miembros del equipo pueden comprender todo el diseño del sistema de un vistazo, lo que reduce considerablemente el tiempo de revisión.
3. Simplificar el lenguaje
La documentación debe ser accesible para todos los miembros del equipo, desde los principiantes hasta los expertos.
Al crear la documentación del software, céntrate siempre en ayudar a los lectores a absorber la información con poca fricción. Evite la jerga a menos que sea necesario y defina los términos técnicos que incluya. Utilice un lenguaje sencillo y frases cortas para facilitar la lectura. Utilice una voz activa para que su redacción resulte más atractiva.
📌 Ejemplo: Imagine a un ingeniero senior redactando un documento técnico lleno de jerga y taquigrafía sectorial o incluso personal. Los nuevos empleados tienen dificultades para seguirlo, lo que provoca preguntas repetidas y confusión. Simplificar el lenguaje hace que el documento sea más claro para todos, reduciendo la necesidad de aclaraciones y acelerando el proceso de incorporación.
4. Establecer un proceso de revisión
Con los documentos técnicos, no puede permitirse errores ni problemas de calidad, por lo que es esencial establecer un proceso de revisión exhaustivo.
Involucre a sus colegas en revisiones por pares para recabar valiosos comentarios sobre el contenido de su documentación de ingeniería y rectificar imprecisiones/áreas problemáticas, si las hubiera. Utilice una lista de control para confirmar que todos los datos críticos, imágenes y formatos coherentes están en su lugar antes de finalizar el documento.
📌 Ejemplo: Imagine que un equipo de desarrollo de software lanza una nueva función con un manual técnico incompleto. Una revisión por pares podría haber detectado las secciones que faltaban y las incoherencias, evitando la confusión durante el lanzamiento. Implantar un proceso de revisión garantiza que estas lagunas se detectan y se corrigen antes de finalizar el documento.
5. Crear un repositorio central
Necesita un repositorio central para sus documentos, de modo que los miembros del equipo puedan acceder a ellos en cualquier momento y lugar.
📌 Ejemplo: Imagine un equipo de ingeniería con documentación dispersa en diferentes plataformas. Cuando los desarrolladores necesitan un documento específico, pierden tiempo buscando en múltiples fuentes. El equipo puede acceder rápidamente a los recursos que necesita mediante la creación de un repositorio central, impulsando la eficiencia y reduciendo los retrasos.
ClickUp Docs puede ser útil en este caso. Puede crear wikis dentro de un documento que sirven como base de conocimientos de tu equipo. Desde la documentación existente hasta las directrices para crear una nueva, puedes almacenar toda la información relevante en una ubicación unificada.
También tiene que implementar controles de acceso para proteger la información confidencial, asegurándose de que sólo el personal autorizado pueda editar los documentos. Si utiliza ClickUp, puede mantener sus wikis en privado o establecer permisos granulares, según sus preferencias.
Construya su documentación de ingeniería de software con ClickUp
Las organizaciones de hoy reconocen la necesidad de documentos referenciables, accesibles y detallados que mejoren la productividad en el lugar de trabajo y simplifiquen la toma de decisiones. 📄✨
Sin embargo, como ingeniero de software, trabajar en códigos y documentar cada paso simultáneamente es difícil. ClickUp se conceptualizó como una plataforma de trabajo todo en uno para dar compatibilidad al trabajo de alta intensidad. Puede crear documentos, hacer que sean revisados por pares y supervisar las ediciones y actividades, todo ello sin salir del ecosistema. Crear documentación de software es mucho más fácil con ClickUp Brain dentro de su entorno de trabajo, listo para servir respuestas relevantes.
¿Está preparado para crear documentación de software y una base de conocimientos para su empresa? Inscríbase en ClickUp ¡hoy mismo! 🚀