Aunque nos centramos en redactar el correo electrónico perfecto, a menudo pasamos por alto un aspecto crucial: la despedida.
La forma en que finaliza su mensaje es tan importante como el contenido en sí. Un cierre profesional en un correo electrónico puede establecer el tono adecuado, fomentar las respuestas y dejar una impresión positiva en el destinatario.
Veamos algunos consejos y ejemplos sencillos que le ayudarán a terminar sus correos electrónicos como un profesional.
¿Qué es una despedida en un correo electrónico?
El cierre de un correo electrónico es la línea o frase final con la que se concluye un correo electrónico justo antes de la firma. Pone fin a la conversación, invita a responder o proporciona otras formas de llamada a la acción.
Dependiendo del contexto de su comunicación, una despedida bien elegida transmite respeto, cordialidad o profesionalidad.
Por ejemplo, en un correo electrónico profesional, puede terminar con «Atentamente», seguido de su nombre, lo que equilibra la formalidad y la cercanía.
Un cordial «Saludos» o «Hasta pronto» puede ser más apropiado en correos electrónicos más informales, ya que establece un tono relajado para futuras interacciones.
¿Qué debe incluir cada cierre de correo electrónico?
El cierre del correo electrónico debe incluir algunos elementos para garantizar una comunicación eficaz.
Debe incluir:
- Frase de despedida personalizada para correos electrónicos: una frase cortés y adecuada que se adapte al tono del correo electrónico. Por ejemplo, «Atentamente», «Sinceramente» o «Gracias».
- Su nombre: Incluya siempre su nombre de pila y, en contextos más formales, utilice su apellido.
- Posición y empresa (si procede): Esto es especialmente importante en los correos electrónicos profesionales, donde identificar su rol ayuda a establecer su autoridad.
- Información de contacto: puede incluir su número de teléfono, dirección de correo electrónico adicional o cualquier otro método de contacto relevante, especialmente en un entorno de empresa.
- Firma personalizada: Opcionalmente, una plantilla de firma de correo electrónico personalizada que incluye su tarjeta de contacto digital, el logotipo de la empresa o cualquier aviso legal, según la política de su empresa.
Por qué son importantes los cierres de correo electrónico
Las despedidas de los correos electrónicos proporcionan pistas sobre el contexto y la comunicación. Demuestran atención al detalle y marcan la pauta para futuras conversaciones.
Aunque el cuerpo del correo electrónico es la parte más importante, el cierre ayuda a unir todo y a causar una buena impresión. Ayuda a establecer una percepción de usted y de su mensaje para el lector.
Aquí tienes algunas razones más por las que los cierres de correo electrónico son importantes:
1. Ayuda a crear impresiones duraderas.
La forma en que finaliza su correo electrónico marca la pauta para futuras comunicaciones. Debe ajustarse al contexto general del correo electrónico y a su relación con el destinatario. Una despedida adecuada en un correo electrónico deja una impresión positiva y duradera en el destinatario.
Por ejemplo, terminar un correo electrónico con «¡Esperamos sus comentarios!» hace que el destinatario se sienta valorado y le anima a responder rápidamente.
2. Refuerza el tono y la intención
Sus despedidas subrayan la intención de su mensaje y aclaran los siguientes pasos deseados.
Por ejemplo, terminar con «Por favor, revise el archivo adjunto lo antes posible» indica urgencia y la acción que se requiere del destinatario.
3. Impactos en los KPI del marketing por correo electrónico
El cierre de su correo electrónico influye directamente en los KPI esenciales del marketing por correo electrónico, como las tasas de apertura, las tasas de clics y las tasas de conversión.
Un cierre de correo electrónico bien redactado refuerza su mensaje y anima a los destinatarios a realizar las acciones deseadas.
Ejemplos de cierres profesionales para correos electrónicos
Elegir las palabras adecuadas para concluir sus correos electrónicos profesionales es fundamental, ya que refleja profesionalidad e influye en la percepción del destinatario.
A continuación se muestran ejemplos de despedidas profesionales adecuadas para correos electrónicos que puede utilizar en diversos contextos empresariales:
1. Cierres formales (para contactos de empresas o contactos iniciales)
Cuando contacte con alguien por primera vez de manera profesional o envíe un correo electrónico profesional, debe utilizar la despedida adecuada para establecer su relación con esa persona. Esto se aplica tanto si envía un correo electrónico a un cliente como a un compañero de trabajo de mayor rango.
Herramientas como ClickUp Brain son especialmente útiles para redactar estos elementos cruciales del correo electrónico. Mediante el uso de la IA, ClickUp Brain ayuda a generar cierres de correo electrónico pulidos y adecuados al contexto que mejoran la profesionalidad de sus comunicaciones.
También garantiza que su correo electrónico refleje el tono y la formalidad adecuados para las interacciones iniciales.
Ejemplo n.º 1: Saludos cordiales
«Atentamente» se utiliza habitualmente como cierre cortés y profesional en correos electrónicos dirigidos a contactos nuevos y conocidos. Equilibra la cordialidad y la profesionalidad sin resultar excesivamente formal.
Así es como ClickUp Brain le ayuda a generar un correo electrónico con un final similar.
Además, ClickUp Docs te ayuda a almacenar y gestionar plantillas para cierres de correo electrónico profesionales, optimizando tu flujo de trabajo y manteniendo la coherencia en la comunicación. Puedes utilizar directamente la IA para generar correos electrónicos dentro de los documentos.
Todo lo que tienes que hacer es:
- Crea un nuevo documento desde tu entorno de trabajo de ClickUp.
- Haga doble clic en el documento.
- Seleccione la opción «escribir con IA».
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- A continuación, escriba su indicación y defina claramente cómo desea terminarla.
- Una vez que ClickUp Brain haya generado el correo electrónico, haz clic en el botón Insertar y el texto se pegará en tus documentos de ClickUp sin mayor complicación.
Ejemplo n.º 2: Atentamente
«Atentamente» se utiliza tradicionalmente para concluir comunicaciones formales. Es ideal para primeras interacciones o correspondencia comercial importante, ya que transmite respeto y un enfoque directo y sincero.
Ejemplo n.º 3: Atentamente
«Kind regards» (Atentamente) ofrece un cierre cordial y profesional, adecuado para interacciones comerciales iniciales y continuadas. Transmite un tono amistoso al tiempo que mantiene un nivel de formalidad.
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2. Cierres semiformales (para compañeros de trabajo o conversaciones continuadas)
No todos los correos electrónicos son formales, incluso en un entorno profesional. Un enfoque semiformal funciona muy bien en una cadena de correos electrónicos en curso o cuando se envía un correo electrónico a compañeros de toda la empresa. Elimina la rigidez en una conversación, introduce familiaridad y mantiene la seriedad de la situación.
Ejemplo n.º 1: Gracias
«Gracias» es la mejor forma de expresar gratitud de manera concisa. Es perfecto para agradecer la ayuda o la respuesta de un compañero en un hilo en curso.
Ejemplo n.º 2: Mejor
«Best» es una de las despedidas más versátiles e informales para los correos electrónicos. Es ideal para correos electrónicos rutinarios en los que se desea mantener un tono profesional pero relajado con compañeros de trabajo conocidos.
Ejemplo 3: Cuídese
«Cuídate» añade un toque personal a tu correspondencia. Esta despedida es ideal para terminar las conversaciones con una nota cálida, especialmente cuando has establecido una relación amistosa con el destinatario.
3. Cierres informales (para compañeros o miembros del equipo con los que tienes confianza)
Cuando envíe un correo electrónico a alguien con quien tiene una relación laboral cercana, lo mejor es utilizar despedidas informales para reforzar la confianza y mantener una relación cómoda.
Ejemplo 1: Saludos
«Saludos» es un cierre optimista y amistoso, ideal para correos electrónicos a compañeros con los que se tiene una relación cómoda. Este final añade un toque de informalidad y calidez a la conversación.
Ejemplo 2: Hablamos pronto.
«Hablamos pronto» implica una conversación continua y la anticipación de futuras interacciones. Es perfecto para correos electrónicos con compañeros con los que te relacionas frecuentemente, ya que transmite la promesa de un diálogo continuo. Añádelo a los correos electrónicos que se reenvían automáticamente cuando no estás disponible.
Ejemplo 3: Mis mejores deseos
«All the best» (Mis mejores deseos) es un cierre sincero y positivo, adecuado para terminar las comunicaciones con una nota alentadora. Este cierre de correo electrónico es especialmente adecuado para expresar apoyo o buenos deseos por los esfuerzos de tus compañeros de equipo.
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Buenas prácticas para terminar un correo electrónico de manera profesional
Al terminar un correo electrónico, es esencial elegir una despedida que refleje el tono del mensaje y respete su relación con el destinatario. Esto garantiza que su correo electrónico se comunique de manera eficaz y deje una impresión positiva.
1. Haga de la claridad su mejor aliada.
Sea breve con sus frases de cierre. La despedida de su correo electrónico debe permanecer en el cuerpo principal del mensaje. Debe indicar el final de la conversación y contener solo la información necesaria.
2. Sepa que el contexto es todo
A la hora de realizar la selección del cierre de su correo electrónico, es importante tener en cuenta el contexto de su mensaje.
Por ejemplo, un correo electrónico comercial formal puede requerir cierres más profesionales, como «Atentamente» o «Saludos cordiales». Mientras que una nota interna informal puede permitir algo más amistoso, como «Gracias» o «Cuídate».
Adapta siempre tu cierre al tono y la formalidad de la situación. Un cierre adecuado refuerza el contexto y la relación con el destinatario.
Las herramientas de gestión de correo electrónico simplifican este proceso al ayudarle a organizar y gestionar sus comunicaciones según el contexto y la prioridad. Garantizan que cada correo electrónico se adapte y envíe en el momento adecuado.
Puede crear todo su ecosistema de gestión de correos electrónicos en una plataforma integral como ClickUp.
Veamos algunas funciones específicas que ofrece ClickUp:
I. Utilice ClickUp Brain para crear cierres de correo electrónico personalizados.
Aunque cada día surgen nuevas herramientas de IA de escritura, tanto de pago como gratuitas, la clave de la escritura con IA es el contexto. ClickUp Brain conoce el contexto de su empresa, su estilo de escritura y mucho más.
Con ClickUp Brain:
- Mejora tu proceso de redacción de correos electrónicos sugiriendo cierres adecuados al contexto.
- Mantenga el tono adecuado en los diferentes tipos de correos electrónicos.
- Asegúrate de que la coherencia de tu marca permanece intacta y que tus comunicaciones son coherentes.
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II. Optimice los flujos de trabajo con ClickUp Docs
ClickUp Docs simplifica el proceso de redacción y personalización de cierres de correo electrónico para adaptarse a diversos contextos. Con su interfaz intuitiva, cree plantillas profesionales para comunicaciones formales, semiformales e informales.
Esto garantiza que los cierres de sus correos electrónicos se ajusten al tono de su mensaje y mejoren la eficacia general de su comunicación. En definitiva, ClickUp Docs le ayuda a mantener la coherencia y la profesionalidad en todos los correos electrónicos que envía.
Con ClickUp Documenti:
- Cree plantillas para diferentes tipos de correos electrónicos.
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III. Mejore la eficiencia de sus correos electrónicos con la automatización
La función de automatización de correos electrónicos de ClickUp puede automatizar las respuestas rutinarias o los seguimientos de los correos electrónicos en función de desencadenantes específicos, como la finalización de tareas o los hitos de los proyectos. Esto mejora la eficiencia de la comunicación y ayuda a mantener interacciones oportunas sin intervención manual, lo que lo hace ideal para gestionar grandes volúmenes de correos electrónicos en entornos de proyectos.
IV. Asegúrese de que sus correos electrónicos sean profesionales y acordes con la marca utilizando diversas plantillas.
ClickUp ofrece una serie de plantillas diseñadas para optimizar y mejorar la comunicación por correo electrónico, garantizando la coherencia y la alineación con la marca. Veamos algunas de las plantillas específicas para correos electrónicos:
- Plantilla de automatización de correo electrónico de ClickUp: esta plantilla le permite enviar correos electrónicos automatizados desde su entorno de trabajo de ClickUp para gestionar campañas de correo electrónico sin problemas. Establezca condiciones para enviar correos electrónicos automáticamente, mejorando la eficiencia y la coherencia en la comunicación.
- Plantilla de campaña de correo electrónico de ClickUp: diseñada para gestionar y ejecutar campañas de marketing por correo electrónico, esta plantilla le ayuda a organizar, realizar el seguimiento y analizar sus estrategias de campaña de forma eficaz, garantizando que todos los elementos de la campaña estén alineados y cumplan su objetivo.
ClickUp Email Project Management integra tu correo electrónico directamente en tu entorno de trabajo de gestión de proyectos. Esto te permite convertir los correos electrónicos en tareas, asignarlas a los miembros del equipo y realizar el seguimiento de su progreso dentro de ClickUp.
Proporciona una forma eficaz de garantizar que ningún correo electrónico se pase por alto y que todas las comunicaciones se tengan en cuenta en los cronogramas de su proyecto.
Además, las herramientas de comunicación líderes de ClickUp te ayudan a automatizar y personalizar tus correos electrónicos de networking, asegurándote de que tus despedidas semiformales e informales siempre den en la nota.
Más información: Optimice su estrategia de marketing por correo electrónico desde su concepción hasta su ejecución con consejos y plantillas eficaces para la gestión de campañas de marketing.
Errores comunes que se deben evitar al terminar un correo electrónico
Además de lo que se debe hacer al terminar un correo electrónico, también hay algunas cosas que no se deben hacer. Para asegurarse de que su correo electrónico termine de manera eficaz, es importante tener en cuenta el contexto y evitar omitir o ignorar por completo la despedida.
1. Conozca el contexto
El contexto lo es todo en cualquier forma de comunicación, especialmente en el correo electrónico. Al escribir una frase de cierre, tenga cuidado con el nivel de formalidad del correo electrónico. Para mantener un tono profesional, evite utilizar frases informales como «Saludos» o «Hasta pronto».
2. No los deje en suspenso
Sin una frase de cierre, tu correo electrónico puede parecer abrupto. Esto puede suceder si tu firma no se adjunta automáticamente.
Asegúrate de revisar dos veces para evitar esto. Incluso en correos electrónicos informales, algo tan simple como «Saludos» o «Hasta pronto» es una buena forma de terminar.
Cuándo utilizar una llamada a la acción en el cierre de su correo electrónico
Si necesita una respuesta del destinatario, déjelo claro con una llamada a la acción (CTA). Esto le ayudará a orientarle sobre los siguientes pasos a seguir. Termine su correo electrónico con una petición o sugerencia educada para dar una indicación sobre la respuesta.
Por ejemplo:
- Para solicitar comentarios: «Esperamos sus comentarios».
- Para programar reuniones: «Por favor, hágame saber su disponibilidad».
Incluir una llamada a la acción clara en su despedida fomenta respuestas más rápidas, ya que el destinatario comprenderá lo que se espera de él, ya sea concertar una reunión, responder a una pregunta o proporcionar comentarios.
Incluya una firma profesional en sus correos electrónicos.
La firma de un correo electrónico es imprescindible en un entorno profesional. Debe incluir su nombre, título, empresa e información de contacto. Si tiene un horario de trabajo muy específico, también debe incluirlo.
Ejemplos de firmas profesionales:
Jane Doe
Director de marketing | Empresa XYZ
jane. doe@xyzcompany. com
(123) 456-7890
John Doe
Analista sénior | ABC Company | Horario disponible: de 7:00 a 15:00 (de Monday a viernes)
doe. john@abccompany. com
(283) 756-8840
Esta estructura proporciona al destinatario todas las pistas contextuales adecuadas para establecer las expectativas correctas para la comunicación.
Si eres estudiante, también debes incluir una firma con tu ID universitario y tu departamento, para asegurarte de que el destinatario pueda identificarte correctamente.
En resumen (perdón por el juego de palabras😊)
Un cierre de correo electrónico oportuno, adecuado al contexto y generaliza el mensaje y refuerza su imagen profesional. Fortalece el tono de su discurso para comunicar su intención.
Este elemento fundamental de la etiqueta del correo electrónico es indispensable para fomentar y mantener las relaciones comerciales, fortalecer la confianza e impulsar las acciones deseadas.
ClickUp, como plataforma de productividad todo en uno, le permite elevar la comunicación por correo electrónico más allá del mero intercambio de información.
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