Todos los proyectos, independientemente de su envergadura, merecen ver la luz.
Sin embargo, el 55 % de los gestores de proyectos señalan los excesos presupuestarios como la principal causa del fracaso de los proyectos.
Esta desalentadora estadística subraya el rol fundamental de una gestión presupuestaria eficaz. Pero no se preocupe: gestionar los presupuestos de los clientes no tiene por qué ser una tarea compleja.
Este artículo le proporciona todo lo que necesita para gestionar eficazmente el presupuesto de un cliente. También explicaremos cómo ClickUp, un experto en gestión de proyectos, ayuda a impulsar la eficiencia.
Preparación para la discusión del presupuesto
La elaboración de presupuestos es un tema delicado, por lo que los errores pueden ser decisivos. ¿La solución? Céntrese en los números y dirija el debate con datos y conocimientos.
Teniendo esto en cuenta, aquí tienes algunos aspectos que debes preparar antes de una reunión sobre el presupuesto para ayudarte a elaborar una propuesta detallada para un cliente actual o potencial:
- Recopile informes financieros: actualice y organice todos los datos de clientes y del mercado para ayudar a orientar el debate hacia los puntos débiles del pasado.
- Prepare estimaciones de costes: es posible que los clientes quieran empezar con un esquema. Por lo tanto, detalle todos los gastos previstos del proyecto para garantizar la transparencia.
- Reúna los contratos y acuerdos pertinentes: es posible que existan acuerdos o contratos que faciliten la elaboración de presupuestos y las operaciones en una empresa. Algunos ejemplos son los acuerdos logísticos, los contratos de servicios de desarrollo y las asociaciones con proveedores. Por eso es importante tener todos los documentos listos para consultarlos en la propuesta.
- Cree una presentación: una presentación clara de las cifras clave hace que su propuesta sea fácil de entender. Las visualizaciones convincentes ayudan a las partes interesadas a comprender las justificaciones.
Cómo preguntar sobre el presupuesto
Ahora ya tiene toda la información necesaria. El siguiente paso es realizar una reunión con el cliente. Si no sabe cómo abordar el tema, los silencios incómodos serán inevitables. 🫠
A continuación, le ofrecemos un desglose de los aspectos fundamentales a la hora de preguntar por el presupuesto.
Iniciar la conversación
Su enfoque marca la pauta, así que mantenga una actitud profesional pero amable. Céntrese en alinearse con las prioridades y metas del cliente. Además, comience con una mentalidad colaborativa en lugar de lanzarse directamente a los números.
Aquí tienes un par de frases útiles para empezar:
- «Hemos organizado esta reunión para asegurarnos de que el presupuesto actual se ajusta al alcance del proyecto. »
- «Empecemos por ajustar el presupuesto a sus metas. »
- «Para que nuestra conversación sea más productiva, lo mejor es empezar por priorizar la asignación presupuestaria de este proyecto. ¿Qué le parece?».
Formular preguntas sobre el presupuesto para los clientes
Otro aspecto que hay que tener en cuenta es cómo formular las preguntas.
Es importante ser claro y estar en sintonía en este aspecto. Sus preguntas no deben ser vagas, ya que eso no ayuda a avanzar. La conversación debe ser acogedora, y un tono abierto y alentador es un buen comienzo.
Eche un vistazo a algunos ejemplos de preguntas formuladas de manera eficaz:
- «¿Hay alguna restricción específica en cuanto a los costes que debamos tener en cuenta?»
- «¿Cuáles son sus principales prioridades presupuestarias para este proyecto?»
- «¿Qué áreas cree que requieren mayor atención financiera?»
- «¿Qué grado de flexibilidad tiene a la hora de reasignar recursos?»
Profundizando en los detalles
Para comprender el presupuesto, conozca los valores y metas de la empresa del cliente.
Esto incluye sus vistas sobre la calidad, el alcance y las prioridades. Pregunte directamente a los nuevos clientes sobre estos aspectos, pero mantenga un tono cordial. A veces, es posible que un cliente se resista a revelar detalles, pero insista educadamente en que necesita esta información para elaborar un presupuesto realista.
Esta fase es fundamental cuando se trabaja con propietarios de pequeñas empresas.
Además, adapte sus propias metas empresariales a las necesidades de los clientes. Céntrese en aspectos relacionados con el presupuesto, como la nivelación de recursos y el seguimiento de los gastos generales. Adapte sus preguntas para descubrir los factores clave que influyen en los costes y las compensaciones.
Algunos de los puntos que debe tener en cuenta al analizar los detalles de los presupuestos de los clientes para establecer expectativas son:
- Cronogramas previstos y conexión entre estos y su impacto en los costes.
- Costes principales gastos generales y margen de flexibilidad
- Lo que no está incluido en los servicios que prestas como proveedor
- Gastos ocultos, como formación adicional, mantenimiento o soporte técnico.
- Oportunidades para optimizar el gasto sin comprometer la calidad.
Abordar las preocupaciones presupuestarias
Cuando surgen las preocupaciones de los clientes, es fundamental manejarlas con tacto. Recuerde que la meta es encontrar un punto en común para alinear los presupuestos con los objetivos del cliente.
Responda a cada consulta con empatía y escucha activa para lograr una situación beneficiosa para todos. Valide sus inquietudes antes de abordarlas. Esto les demuestra que las preocupaciones presupuestarias de su cliente son válidas y que usted tiene la mejor solución para cada problema.
A continuación, le ofrecemos algunas respuestas inteligentes y el tono adecuado:
- «¿Qué le haría sentirse más cómodo con esta asignación?»
- «¿Ajustar el cronograma ayudaría a equilibrar el presupuesto?»
- «¿Qué tal si reasignamos los recursos de las áreas con menor prioridad?»
Comprender el dilema entre presupuesto y coste
Muchos clientes se enfrentan al dilema entre el presupuesto y el coste. Esto ocurre cuando la cantidad que se puede gastar (presupuesto del cliente) y el gasto necesario (coste) no coinciden.
Una razón común es que los clientes presupuestan cuidadosamente sus recursos y establecen expectativas de alta calidad.
¿No tiene claro cómo afecta esto a la elaboración del presupuesto? El desajuste genera tensión a la hora de debatir los estándares de calidad dentro de las limitaciones financieras, y más aún cuando la dependencia del futuro proceso de ventas se basa en el equilibrio entre los intereses en conflicto.
Aquí hay algunos otros factores que contribuyen a la complejidad de este dilema:
- Las diferentes expectativas de los clientes pueden seguir ejerciendo presión sobre el presupuesto del proyecto.
- Las fluctuaciones del mercado y los gastos imprevistos echarán por tierra los gastos planificados.
Para abordar este problema es necesario negociar cuidadosamente acuerdos sobre parámetros financieros realistas.
Consideraciones clave durante la conversación sobre el presupuesto
Para que las reuniones sobre el presupuesto salgan bien, necesitas algunas pautas. Aunque no son oficiales ni legales, estas pautas pueden ayudarte a marcar la pauta en tus relaciones con los clientes.
Aquí tienes tres aspectos que debes tener en cuenta durante una conversación sobre el presupuesto.
✅ Establecer objetivos claros
Definir objetivos claros desde el principio sienta las bases para una conversación centrada. Asegúrese de que ambas partes comprenden los resultados previstos del proyecto.
- Determine qué significa el éxito para el proyecto.
- Analice las principales prioridades del cliente para orientar la distribución del presupuesto.
- Asegúrate de que los objetivos sean alcanzables.
✅ Mantener la transparencia
La transparencia fomenta la confianza y el diálogo abierto. Mantener al cliente informado sobre las decisiones presupuestarias simplifica el proceso.
- Ofrezca una panorámica detallada de cómo se asignarán los fondos, con el correspondiente razonamiento.
- Identifique cualquier problema potencial que pueda afectar al presupuesto desde el principio.
- Haga que los clientes se sientan cómodos en el uso compartido de sus opiniones y preocupaciones.
✅ Hacer hincapié en la flexibilidad
Ser flexible permite realizar los ajustes necesarios en función de la evolución del proyecto. Esta capacidad de adaptación en las negociaciones presupuestarias mejora los resultados para ambas partes.
- Si las limitaciones presupuestarias se hacen evidentes, discuta posibles compensaciones o soluciones alternativas para cumplir las metas del proyecto.
- Explore formas de optimizar los recursos para ajustarse a las restricciones presupuestarias del cliente. Esto demuestra su compromiso con la entrega de valor.
- Programa actualizaciones para evaluar el presupuesto y realizar ajustes a medida que avanza el proyecto.
Cómo gestionar con éxito el presupuesto de un cliente
Ahora pasamos a la sección principal: la gestión.
Los presupuestos de los clientes están en constante evolución, como una hoguera. Es fácil encenderlos, pero sin una revisión periódica, pueden acabar quemando el bosque.
Aquí tienes ocho pasos esenciales para gestionar el presupuesto de tu cliente. Para simplificar el proceso, también hablaremos de las herramientas de ClickUp que agilizan y mejoran los resultados.
Paso 1: Comience con conversaciones sinceras sobre el presupuesto
Ya hemos hecho menciones anteriormente sobre la transparencia y la confianza. Por lo tanto, el primer paso es iniciar las conversaciones con honestidad.
- Celebre reuniones específicas sobre el presupuesto con las partes interesadas de ambas partes. Al fin y al cabo, hay que dedicar tiempo al seguimiento del dinero.
- Cuando envíe invitaciones a reuniones, comparta una agenda clara. De esta manera, todos los asistentes recibirán un aviso para prepararse y usted también generará transparencia.
- Involucre a los responsables de la toma de decisiones en cada debate para obtener una rápida aprobación de los cambios necesarios y que el proyecto siga avanzando sin problemas.
- Sea sincero con el cliente y realice el trabajo con un presupuesto realista para ahorrar tiempo y generar confianza.
💡Consejo profesional: Utilice preguntas abiertas en las conversaciones sobre el presupuesto. Esto permite que su cliente se centre primero en los detalles. Si el cliente evita el tema, estas preguntas se reformulan para centrar la atención en otro punto.
Si le cuesta introducir el tema, ClickUp le ofrece una potente herramienta de IA que le ayudará a redactar el mensaje inicial perfecto.
ClickUp Brain es una herramienta de IA que reduce el esfuerzo manual y mejora la gestión automatizada de proyectos.
La herramienta también destaca en la generación de contenido. Si tienes un cliente delicado, esta herramienta puede ayudarte a generar temas de conversación para abordar el presupuesto de forma natural. Una idea aproximada incluiría preguntas relevantes para romper el hielo y comentarios ingeniosos para romper el hielo.
ClickUp Brain también proporciona información sobre los clientes, crea resúmenes de proyectos y sugiere la asignación del presupuesto. Esta solución basada en IA ofrece una sólida automatización que le ayuda a personalizar su lógica de planificación presupuestaria, configurar alertas por correo electrónico e incluso automatizar las actualizaciones de estado.
¡Aquí tienes ClickUp Brain en acción!
Paso 2: Establezca metas claras para el proyecto
Una vez planteado el tema, el siguiente paso es enlazar los gastos con las metas.
¿Por qué? Si cuantifica lo que el cliente quiere conseguir, la elaboración del presupuesto ganará en precisión.
A continuación le indicamos cómo establecer las metas del proyecto teniendo en cuenta el presupuesto del cliente:
- Anote los resultados finales para que tanto usted como el cliente inviertan en lo que realmente importa.
- Identifique y destaque los elementos imprescindibles. Esto le ayudará a asignar los recursos adecuadamente.
- Divida las metas en objetivos más pequeños para simplificar el seguimiento del progreso y alinear cada desarrollo con el presupuesto.
Recuerde que las metas pueden ser un poco dinámicas para ciertos proyectos. Prevea algunas contingencias para realizar pequeños ajustes en las metas y sus respectivos presupuestos.
Las metas deben implementarse de forma inmediata y revisarse periódicamente. Las funciones de establecimiento de metas de ClickUp lo hacen posible al vincular sus metas a tareas específicas y resultados clave. Como herramienta de gestión de metas, ClickUp Metas ayuda a que un proyecto o empresa se mantenga enfocado. Ofrece información en tiempo real y una interfaz sencilla, lo que lo hace especialmente eficaz para las métricas financieras de sus clientes.
La herramienta permite a su equipo añadir objetivos de gastos y dependencias claras a la meta principal.
Paso 3: Desarrolla un plan presupuestario detallado
Ahora que ya ha tenido la conversación sobre el dinero y ha establecido las metas, es el momento de definir el marco del presupuesto del cliente. El objetivo de este marco es alinear los comentarios sobre el presupuesto y las metas del proyecto.
A continuación, le presentamos las seis partes que componen la creación de un plan presupuestario detallado:
- En primer lugar, haga una lista de todos los gastos del proyecto, incluidos los costes directos, los costes indirectos y los fondos de contingencia para gastos inesperados.
- Correlacione estos costes con cada meta para ayudar a dotar al plan presupuestario del cliente de un marco claro.
- Segmente las áreas del proyecto en las que los gastos no son negociables. Esto mejora el proceso de revisión del presupuesto y destaca el margen de maniobra de los clientes para realizar ajustes.
- Cree un cronograma claro en función de cada gasto, objetivo del proyecto y tarea.
- Haz el uso compartido del marco de la propuesta presupuestaria con tu cliente para que lo revise y realice los ajustes necesarios.
- Una vez revisada y aprobada, esta versión del presupuesto del cliente está enlazada con el resumen del proyecto.
ClickUp ofrece múltiples plantillas de presupuesto para proyectos que simplifican la creación y planificación de propuestas. Estos marcos prediseñados le ahorran tiempo y le permiten crear al instante propuestas personalizadas. ¡Solo necesita unos pocos clics!
La plantilla de propuesta presupuestaria de ClickUp es un marco de estilo documental que simplifica la creación y revisión de propuestas. Incluye subpáginas prediseñadas que le permiten dividir su presupuesto en pequeñas partes. Estas partes pueden ser diversos elementos de coste, como los gastos de logística, el presupuesto de TI y las listas de precios de los materiales.
Su estructura le proporciona a su propuesta un desglose claro. La plantilla es totalmente personalizable y cuenta con excelentes funciones de formato para ayudar a los clientes a identificar fácilmente la información importante.
Paso 4: Realice revisiones periódicas del presupuesto
Un plan presupuestario aprobado no es el final. La gestión de los presupuestos de los proyectos requiere revisiones continuas de los gastos.
Dado que los presupuestos cambian durante el proyecto, llamemos a esto una revisión del presupuesto.
Las revisiones periódicas permiten alinear los gastos con las metas del proyecto. Si algunos objetivos generan menos gastos, los fondos se reasignan a tareas futuras. Los gestores de proyectos también se ocupan de los costes imprevistos, como los cambios de última hora o la escasez de recursos, que reducen los márgenes de beneficio.
Revisar el presupuesto con el cliente fomenta la responsabilidad y facilita la toma de decisiones.
- Programe reuniones de revisión para revisar las actualizaciones y los conocimientos adquiridos. Las revisiones deben programarse de acuerdo con las fechas límite de cada hito.
- Cree informes que analicen el gasto actual en comparación con el presupuesto. Esto sacará a la luz cualquier discrepancia para poder debatirla de forma productiva.
- Evalúa las metas y las prioridades del proyecto para determinar si es necesario realizar ajustes.
- Comunique los resultados de forma transparente a los clientes, preferiblemente mediante visualizaciones.
- Sugiera y discuta los ajustes necesarios para mantener el proyecto dentro del presupuesto.
Este paso requiere una combinación de funciones de gestión, aspectos en los que ClickUp ocupa un lugar destacado. Desde programar reuniones periódicas hasta cerrar tareas de seguimiento, su herramienta de gestión de tareas lo hace todo.
Si busca una herramienta de gestión de tareas y programación integrada, ClickUp Meetings agiliza la creación de elementos pendientes gracias a sus funciones integradas. Durante las reuniones, puede utilizar esta función para tomar notas directamente en la plataforma y resaltar los puntos clave.
Estas notas se pueden transformar en tareas con solo unos clics gracias a las tareas de ClickUp, asignándolas a miembros específicos del equipo y estableciendo fechas límite. Además, las funciones de gestión de tareas de ClickUp permiten realizar un seguimiento y actualizaciones sencillas del progreso de las acciones, lo que garantiza la responsabilidad y un seguimiento eficiente.
Este enfoque centralizado elimina la necesidad de utilizar herramientas independientes para tomar notas y agiliza el proceso de convertir las discusiones de las reuniones sobre el presupuesto en pasos prácticos.
Los pasos restantes se centran en reforzar la gestión del cambio para que pueda gestionar el plan ante cualquier interrupción.
Paso 5: Fomente la comunicación abierta
Un paso fundamental en la gestión del presupuesto de su cliente es incluirlo en las comunicaciones activas. Esto fomenta la colaboración y duplica el nivel de transparencia existente.
- Establezca expectativas claras sobre la frecuencia y los métodos de comunicación para evitar malentendidos.
- Cree un espacio dedicado donde usted y los homólogos relevantes del cliente realicen un uso compartido regular de las últimas novedades.
- Fomente los comentarios de los clientes para abordar sus inquietudes y mejorar la colaboración.
- Utilice herramientas colaborativas para agilizar la comunicación y garantizar que todos estén en sintonía.
💡Consejo profesional: Automatice los informes de hitos y las alertas de finalización con IA. Esto simplifica el proceso de supervisión, reduce el esfuerzo manual y minimiza los errores humanos.
Dado que muchos sistemas y empresas tienen protocolos diferentes, integrar a los clientes en su sistema puede parecer difícil. Sin embargo, las herramientas de comunicación de ClickUp le proporcionan un espacio centralizado para gestionar los presupuestos y las comunicaciones relacionadas con ellos en una única plataforma.
ClickUp Chat es una herramienta de comunicación dinámica diseñada para mejorar la colaboración en los proyectos. Además de la mensajería en tiempo real, la solución le permite compartir archivos, asignar tareas y vincular hilos de chat a tareas específicas. Las funciones intuitivas, como las actualizaciones de progreso, el etiquetado instantáneo y las publicaciones, mantienen a todos alineados.
ClickUp también ofrece funciones de comunicación, como comentarios asignados y menciones, en documentos y tareas. Con el cifrado de datos de extremo a extremo y accesos granulares específicos para cada rol, puede colaborar fácilmente con el equipo del cliente sin preocupaciones de seguridad.
Paso 6: Prepárese para los ajustes presupuestarios
Anteriormente hicimos mención de que el desarrollo de los proyectos puede dar lugar a cambios en el presupuesto. Estos pueden ir desde cambios en el alcance hasta problemas financieros por parte del cliente.
Aunque saber esto es fundamental, lo que realmente importa es prepararse para este llamado margen de maniobra, ya que fortalece el proyecto.
- Cree un presupuesto flexible que permita realizar ajustes. Considere esto como la tolerancia necesaria para cada objetivo.
- Establezca un fondo de contingencia del cliente para cubrir gastos imprevistos. Se trata de un recurso independiente para incidencias como huelgas e interrupciones en la cadena de suministro que puedan descarrilar el proyecto.
- Realice planificaciones de escenarios periódicas para anticipar diversas situaciones presupuestarias y su impacto, y luego incorpore esta información en las reuniones de revisión del presupuesto.
Paso 7: Aprovecha las herramientas de gestión presupuestaria
Cada proyecto requiere un enfoque diferente e incluso un software de presupuestación distinto. Contar con las visualizaciones adecuadas es fundamental para adelantarse a las interrupciones. Una de las mejores formas de hacerlo es mediante un panel de control analítico personalizado:
- Seguimiento de gastos en tiempo real para controlar el gasto a medida que se produce.
- Visualizaciones personalizables que se ajustan a las metas y métricas específicos del proyecto.
- Alertas automáticas para desviaciones presupuestarias para detectar el gasto excesivo antes de que se agrave.
ClickUp es una excelente opción en este caso. Sus funciones de visualización lo hacen perfecto para la elaboración de presupuestos de pequeñas y grandes empresas.
ClickUp Dashboards es una potente herramienta de visualización e inteligencia. Cuenta con una interfaz intuitiva, más de 50 widgets personalizados y diversas opciones de gráficos, lo que facilita la identificación de cualquier discrepancia. La solución ofrece visualizaciones perfectas para adaptar las asignaciones presupuestarias y mejorar las estrategias financieras.
Ideales para mejorar la supervisión financiera y obtener información basada en datos, los paneles de ClickUp se actualizan automáticamente con información en tiempo real, como alertas de gastos y estados de utilización del presupuesto.
Paso 8: Mantenga una documentación exhaustiva
Una documentación clara y precisa de los cambios presupuestarios ayuda a evitar malentendidos y fomenta la confianza del cliente. Al fin y al cabo, las disputas sobre la utilización del presupuesto son la interrupción menos productiva en un proyecto.
Un registro adecuado también garantiza la transparencia, lo que facilita la toma de decisiones. Documentar cada ajuste crea una base sólida para la rendición de cuentas y la planificación futura:
- Registre cada cambio en el presupuesto con explicaciones detalladas y marcas de tiempo.
- Realice un seguimiento de las aprobaciones de todas las partes interesadas para confirmar el acuerdo sobre los ajustes.
- Actualice las estimaciones de costes periódicamente en función de los nuevos avances o requisitos del proyecto.
- Mantenga un historial de versiones para consultar presupuestos anteriores y su impacto.
Cuando los clientes elaboran un presupuesto, todos estos aspectos requieren una herramienta de documentación en tiempo real con funciones de edición completas. ClickUp cuenta con una plataforma dedicada que ofrece esto y mucho más.
ClickUp Docs es una herramienta de documentación que permite a los usuarios anotar, correlacionar y visualizar todo lo relacionado con su presupuesto. Su rico formato de Markdown hace que todo sea fácil de identificar y atractivo. La función de historial de versiones de la herramienta también permite realizar un seguimiento de las aprobaciones y actualizaciones.
Esta solución de ClickUp cubre todos los aspectos, incluyendo la colaboración en tiempo real, la navegación simplificada, las páginas anidadas para organizar la información y un escritor de IA integrado.
Paso 9: Realice una revisión del presupuesto tras la finalización del proyecto
Una revisión exhaustiva del presupuesto tras la finalización del proyecto pone de relieve lo que ha salido bien y lo que se debe mejorar.
Las revisiones posteriores al proyecto también permiten perfeccionar las estrategias futuras, establecer una buena relación con el cliente y optimizar las prácticas de gestión presupuestaria.
A continuación se enumeran los componentes esenciales de una revisión presupuestaria eficaz tras la finalización del proyecto:
- Compare los gastos previstos para el proyecto con los reales para identificar cualquier discrepancia.
- Analice el impacto de los cambios presupuestarios en los resultados del proyecto.
- Destaque las áreas de gasto excesivo y sus causas para evitar problemas similares.
- Recopile comentarios de los clientes sobre la gestión del presupuesto para mejorar futuras colaboraciones.
Una revisión exhaustiva puede implicar una tediosa conciliación de datos. ClickUp agiliza el proceso con plantillas rápidas, personalizables y precisas para la elaboración de informes de gastos.
La plantilla de informe presupuestario de ClickUp simplifica la información, independientemente del tamaño del presupuesto. Divide los resultados del proyecto en segmentos claros para facilitar el análisis. Por lo tanto, tanto si desea revisar los beneficios como los resúmenes competitivos, esta solución es su mejor opción.
Aporta claridad y permite que las reuniones de revisión posteriores al proyecto sean concisas. Para redondearlo, la solución se integra con ClickUp Tasks para las tareas de seguimiento tras la revisión.
ClickUp también cuenta con una función de software de gestión financiera para empresas que buscan una solución integral.
ClickUp Finance Management es una solución específica diseñada para mejorar las finanzas de los proyectos. Ofrece acceso a IA para obtener información en tiempo real y más de 1000 integraciones para mantener las asignaciones bajo control.
La herramienta financiera incluye paneles de control prediseñados. Estos ayudan a su equipo a realizar el seguimiento de las metas financieras, gestionar las cuentas y calcular los beneficios. También cuenta con vistas Carga de trabajo para que la productividad del equipo no se vea afectada a expensas de la optimización de costes. Esta solución integral es ideal para equipos de proyecto que consideran la optimización de costes como una parte integral de cada proyecto.
Estrategias para futuras conversaciones sobre presupuestos
Nuestra guía de nueve pasos termina con una revisión exhaustiva posterior al proyecto. Puede que sean reactivas, pero se centran en la mejora incremental. Así pues, aquí tienes dos estrategias clave para impulsar futuras discusiones sobre el presupuesto.
Documente las lecciones aprendidas.
Todos los proyectos tienen sorpresas. Documente estas lecciones para evitar repetir errores. Capture información sobre lo que funcionó y dónde se desvió el presupuesto, y luego correlacione las razones en detalle. ¿Fue un aumento imprevisto del alcance, retrasos en las aprobaciones o una estimación errónea de los costes?
Llevar registros te ayuda a mejorar tus habilidades de previsión y refuerza tu proceso general de gestión de proyectos. De hecho, la documentación regular es el secreto para evitar activamente contratiempos presupuestarios.
Realiza la previsión de los costes del proyecto utilizando paneles.
Ya hemos visto cómo los paneles se convierten en su arma secreta para la supervisión. Pero no solo sirven para eso, sino que también son muy eficaces para la planificación futura.
Un panel ayuda a explicar decisiones complejas y ofrece una visión general. Te garantiza estar siempre un paso por delante y preparado para cualquier imprevisto financiero.
Así es como los paneles ayudan a realizar la previsión de los costes de los proyectos:
- Visualice las tendencias de gasto para ser más preciso a la hora de agrupar proyectos de una categoría similar.
- Destacar los riesgos y factores que afectan regularmente al proyecto. Cuando están enlazados con proyectos anteriores, los conocimientos pueden dar lugar a un patrón claro.
- Revisar el total de los costes reales frente a los previstos. Esto le indicará si necesita cambiar la asignación presupuestaria.
Optimice los presupuestos de los clientes con ClickUp
Los presupuestos son la estructura dentro de la cual deben prosperar los proyectos. A la hora de ejecutar proyectos, la forma en que se gestionan los presupuestos define el éxito. Si lo hace bien, incluso puede asegurar ingresos futuros.
Hay mucho en juego, ¿verdad?
Con la estrategia adecuada, gestionar los presupuestos de los proyectos resulta más fácil. Recuerde que la herramienta que utilice es un factor clave para una gestión presupuestaria eficiente.
Entonces, ¿cuál es la mejor herramienta para este trabajo? La respuesta es, sin duda, ClickUp.
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