Cuando se gestionan varias tareas a la vez, confiar en una lista mental de tareas pendientes o apuntarlas en un oscuro cuaderno puede ser una receta para el desastre.
Antes de que nos demos cuenta, los plazos han pasado y las tareas se quedan ahí, olvidadas, hasta que se convierten en obstáculos para proyectos críticos.
¿Una solución más eficaz? El diagrama de flujo de Cómo hacer las cosas (GTD). Es un gráfico visual para planificar y hacer un seguimiento de las tareas que debes completar.
Fácil de poner en práctica, el diagrama de flujo GTD es cada vez más utilizado en los lugares de trabajo por entusiastas de la productividad, profesionales y particulares para aumentar la eficiencia.
Vamos a explicarle los conceptos básicos del método GTD y, a continuación, le mostraremos cómo crear uno con ClickUp.
¿Qué es Poner las Cosas Terminadas (GTD)?
El método Getting Things Terminada (GTD) fue diseñado por David Allen para ayudar a gestionar tareas, proyectos y compromisos de forma más eficaz. Sus principios básicos incluyen la captura de todas las tareas e ideas en un sistema externo, organizándolas en pasos procesables, y trabajando sistemáticamente a través de ellos para reducir el estrés y mejorar la concentración.
vía Google Libros Veamos los principios clave del método GTD que te ayudan a convertirte en una superestrella de la productividad.
Principios clave del diagrama de flujo GTD
Captura
Recoge todas las tareas, ideas y compromisos en un sistema externo (p. ej., libreta, app) en lugar de intentar mantenerlos en tu mente.
📚Ejemplo: Imagina que estás en una reunión y de repente recuerdas que tienes que programar una cita con el dentista. En lugar de intentar recordarlo más tarde, lo apuntas rápidamente en un app, aplicación de planificación diaria .
Aclarar
Decide qué significa cada elemento capturado y qué acción debes llevar a cabo para finalizar la tarea.
📚Ejemplo: Para una tarea, "terminar el informe del proyecto", debe aclarar los pasos siguientes, como "investigar datos" o "redactar el borrador". Utilice plantillas de gestión de tareas para estandarizar los pasos de cada proceso en el método GTD.
Organizar
Coloca los elementos donde deben estar. Puedes añadir tareas a tu calendario, lista de tareas o archivos de referencia a la lista de proyectos.
📚Ejemplo: "Comprar víveres" va en la lista de "recados" y "redactar informe de proyecto" va en la lista de "proyectos de trabajo". Utilice la plantillas GTD gratuitas/a para automatizar la recopilación, organización y priorización de tareas mientras se realiza el seguimiento del progreso de cada paso.
Reflexionar
Revisa y actualiza regularmente tus listas para mantenerte al día de tus plazos.
📚Ejemplo: Al final de cada semana, utilizando una app GTD -revisa tu lista de tareas pendientes, ajusta los plazos y marca las tareas completadas. De esta forma, evitarás saturar tu organigrama GTD.
Participar
Utiliza tu sistema organizado para pasar a la acción y completar tareas.
📚Ejemplo: Ahora que ha capturado y organizado sus tareas, construye un sistema GTD eficiente para tener las cosas terminadas. Sigue los "próximos pasos" de la lista para no perder el rumbo.
Ventajas de aplicar el diagrama de flujo GTD
Priorización de tareas
El proceso GTD te ayuda a dividir las tareas en próximos pasos manejables. Esto te proporciona una visión clara de tus proyectos y te permite priorizar tareas en función de la urgencia y la importancia.
Gestionar mejor el tiempo
Puedes organizar las tareas en categorías procesables como pendientes, próximas y completadas. El método GTD te ayuda a terminar cada tarea más rápido ya que los pasos siguientes se presentan ante ti.
Ajuste de metas mejorado
Clasifique las tareas en función de su contribución a objetivos más amplios, en lugar de centrarse en tareas individuales de forma aislada.
Por ejemplo, una tarea sencilla como "escribir un correo electrónico a un cliente" puede formar parte de una meta mayor, como "aumentar la retención de clientes un 10% este trimestre"
Un paso importante en la creación de Metas profesionales SMART es visualizar cómo cada acción se vincula a una meta más amplia.
Mejora de la toma de decisiones
Cuando tus tareas se capturan y organizan mediante el proceso GTD, tomas mejores decisiones sobre en qué centrarte a continuación.
Con menos distracciones y un sistema bien estructurado, tus decisiones se basarán en prioridades, plazos y metas, y no en corazonadas, lo que te llevará a resultados más eficaces.
Mayor sensación de control
Una de las mayores ventajas del proceso GTD es que te proporciona una mayor sensación de control sobre tu carga de trabajo.
Entender la Metodología "Getting Things Terminada" (GTD)
Componentes básicos de GTD
Bandeja de entrada: Donde se capturan inicialmente todas las tareas Investigación sobre el "efecto Zeigarnik" muestra que las tareas no completadas crean tensión mental y ocupan nuestros pensamientos. Si captamos estas tareas externamente, podemos reducir esta carga cognitiva.
La bandeja de entrada sirve como punto de recogida inicial de todas las entradas de tu vida. Este concepto se basa en el principio de "captura" de David Allen, según el cual tu mente está para tener ideas, no para retenerlas.
La Bandeja de entrada está diseñada para recogerlo todo: tareas, ideas, compromisos o cualquier cosa que llame tu atención. Puede ser física (como una bandeja en tu escritorio o un cuaderno) o digital (como una app o una carpeta de correo electrónico). La meta es que la captura sea lo más sencilla posible. Cuanto más fácil sea añadir elementos a tu Bandeja de entrada, más probable será que la utilices de forma constante.
Próximas acciones: Elementos listos para la acción inmediata
A continuación, identifique sus "Próximas acciones" para hacer avanzar un proyecto.
Anotar los "próximos pasos" aclara lo que hay que terminar, lo que también ayuda a reducir la dilación y la parálisis por decisión.
💡Consejo profesional: En lugar de tareas pendientes vagas como "Trabajar en el informe", deberías añadir acciones concretas como "Redactar el párrafo de introducción para el informe trimestral"
Esperando: Tareas que están pendientes de la acción de otros
La lista "En espera" del sistema GTD te ayuda a gestionar las dependencias, especialmente cuando delegas trabajo.
La lista incluirá:
- La tarea
- La persona responsable
- La fecha de delegación
Proyectos: Tareas de varios pasos que requieren planificación
En el sistema GTD, un "proyecto" se define como cualquier resultado que requiere más de un paso de acción. Esto puede ir desde planificar tus tareas personales semanales hasta lanzar un nuevo producto en el trabajo.
Es como tener un Mapa que muestra todos los lugares a los que tienes que ir en lugar de centrarte únicamente en el siguiente giro.
Cada proyecto de la lista debe tener al menos un paso claro. De este modo, estás conectando tus metas más grandes con las pequeñas acciones que puedes emprender ahora.
El sistema GTD sugiere un práctico truco llamado "planificación natural" para tus proyectos. Es muy sencillo:
- Decide tu próximo movimiento
- Averigua por qué estás pendiente del proyecto
- Imagina el intento correcto
- Piense en algunas ideas
- Organizarse para todas las tareas
¿Cómo funciona el organigrama GTD?
Captura
Captura tus tareas y escribe cualquier cosa que tengas en mente. Cosas del trabajo, recados personales, ideas aleatorias... todo va dentro. Puedes usar lo que más te convenga: cuaderno, app, notas de voz.
Es como vaciar los bolsillos al final del día. Sácalo todo de ahí
Aclarar
Aclarar es como ordenar el montón. Recoge una a una las tareas relevantes y pregúntate: "¿Es procesable?"
Para cada elemento no procesable:
- Tíralo a la basura si no lo necesitas
- Archívalo como referencia si puedes necesitarlo más adelante
- Ponlo en una Lista de "Algún día/Tal vez" si es una posibilidad futura
Para elementos procesables:
- Hágalas de inmediato si le lleva menos de 2 minutos
- Delegue las tareas pendientes si debe hacerlas otra persona
- Aplácelas si necesita hacerlas más tarde
Organizar
Ahora es el momento de poner las cosas en su sitio. Cada tarea va en el Box adecuado, por ejemplo:
- Acciones siguientes: Lista de tareas pendientes de un solo paso
- Planes de proyecto: Cualquier cosa que necesite más de un paso
- Esperando: Cosas que estás esperando que otros hagan
- Programadas: Cosas que tienen que suceder en una fecha u hora específicas
Comprometerse
Encuentra tareas relevantes basadas en lo siguiente:
- Contexto (dónde estás, de qué herramientas dispones)
- Tiempo disponible
- Nivel de energía
- Prioridad
💡Pro Tip: Para proyectos complejos, crear un diagrama de flujo de trabajo para visualizar tus tareas e identificar prioridades de un vistazo.
Guía paso a paso para crear el diagrama de flujo GTD
Aunque una simple libreta o app para tomar notas puede ayudarte a empezar, te recomendamos que elijas un sistema más robusto (y fiable) para construir tu organigrama GTD.
Después de todo, ¿no es la meta ser más organizado y productivo?
Una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp tiene
- funciones de ajuste de metas y gestión de tareas para capturar y clarificar sus tareas pendientes
- múltiples vistas y plantillas para organizar mejor sus tareas, y
- asistencia avanzada de IA para participar en sus proyectos y obtener mejores resultados
Aquí tienes una guía paso a paso para crear un diagrama de flujo GTD en ClickUp.
1. Lluvia de ideas de tareas: Utilice
/ref/ https://clickup.com/features/docs Documentos de ClickUp /%href/
para hacer una lista de todas las tareas de su bandeja de entrada y establecer metas
En primer lugar, necesitas un espacio donde volcar todas tus ideas y materiales de referencia. Puedes empezar creando un nuevo documento de ClickUp titulado "Bandeja de entrada" Aquí, añade todas tus tareas, proyectos e ideas. No te preocupes por organizarlo todavía; simplemente ponlo todo ahí. También puedes añadir material de referencia que puedas necesitar para terminar tus tareas: los documentos son compatibles con el formato de texto enriquecido, hipervínculos, multimedia y mucho más.
Una vez que hayas hecho una lista de tus tareas, empieza a clasificarlas en grandes metas.
/ref/ https://clickup.com/features/goals Metas de ClickUp /%href/
de ClickUp le permite definir objetivos generales para cada tarea, aclarando cómo encaja cada tarea en el panorama general.
Utilice las Metas de ClickUp para adjuntar un objetivo a cada tarea de su sistema de organigrama GTD
2. Organiza visualmente: Utiliza Mapas mentales para categorizar y priorizar tareas Mapas mentales de ClickUp de ClickUp es una herramienta excelente para agrupar visualmente tareas relacionadas y ajustar prioridades.
Correlaciona tu flujo de trabajo GTD utilizando los mapas mentales de ClickUp
Crea un nuevo Mapa mental y empieza a correlacionar las tareas de tus categorías principales (por ejemplo, trabajo, personal, proyectos). En cada categoría, puedes arrastrar y soltar tareas de tu bandeja de entrada para representar visualmente su conexión (a internet).
Por ejemplo, en trabajo, puedes añadir "enviar correo electrónico a Josh" o "crear una cubierta para la próxima reunión"
A medida que vayas correlacionando tus tareas, identifica cuáles son urgentes y cuáles pueden posponerse.
3. Codifica las tareas por colores: Aplicar Campos personalizados para indicadores visuales de estado
Con ClickUp, puedes crear un diagrama de flujo GTD visual para seguir el progreso de tu flujo de trabajo. Campos personalizados de ClickUp le permiten añadir detalles específicos como estado, prioridad o niveles de esfuerzo a cada tarea. Le permiten utilizar códigos de color para mantener todo organizado.
Vaya a la vista de tareas y cree Campos personalizados para registrar detalles de las tareas, como "Estado" (por ejemplo, pendiente, en curso, completada) o "Prioridad" (por ejemplo, alta, media, baja). A continuación, asigne a cada tarea un estado utilizando colores distintivos.
Creación de estados personalizados en ClickUp
Así, lo verás en verde siempre que una tarea de alta prioridad esté completada y en rojo para una tarea que necesite atención. Esto añade otra capa de claridad a tu gráfico de flujo GTD.
4. Distribuye el diagrama de flujo: Utiliza la vista Tablero para representar las tareas en diferentes fases Vista Tablero de ClickUp es una potente herramienta de estilo Kanban para organizar las tareas visualmente a medida que progresan por las distintas fases.
Para empezar, crea columnas que coincidan con las fases clave de GTD, como "Bandeja de entrada" (donde las tareas aterrizan inicialmente), "Próximas acciones" (tareas que planeas abordar a continuación), "En espera" (tareas en espera) y "Completadas" (para tareas completadas).
Visualizar estados de tareas con la vista Tablero de ClickUp
A medida que procesa cada tarea, arrástrela de una columna a la siguiente, creando un diagrama de flujo GTD dinámico que refleja su progreso. Esto ofrece visibilidad en tiempo real de lo que está en curso, lo que está en espera y lo que está terminado.
💡Consejo profesional: Puedes personalizar la vista Tablero añadiendo fases adicionales como "Revisar" (para tareas que necesitan más consideración) o "Algún día" (para ideas o proyectos a los que quieres volver más tarde). No olvides añadir una columna "Terminada" para sentirte realizado cuando hayas completado las tareas.
5. Conexión (a internet) a proyectos: Enlaza tareas a proyectos concretos para facilitar su seguimiento
ClickUp le permite vincular tareas individuales a proyectos específicos, manteniendo todo conectado y asegurándole un fácil acceso a los detalles relevantes.
Para cada tarea, seleccione la opción para asociarla a un proyecto específico en su Entorno de trabajo de ClickUp . Esto garantiza que todas las tareas relacionadas estén visibles en un solo lugar cuando visualice un proyecto.
Visualice todas sus tareas juntas en su entorno de trabajo de ClickUp
La conexión de tareas a proyectos le permite ver su contexto más amplio, realizar un seguimiento del progreso general del proyecto y evitar redundancias o confusiones.
6. Establezca automatizaciones: Crea recordatorios y plazos
El proceso GTD hace hincapié en la importancia de las fechas límite y los recordatorios. Automatizaciones de ClickUp te permite correlacionar automáticamente fechas límite, enviar recordatorios y desencadenar otras acciones útiles basadas en condiciones específicas dentro de tu mapa de flujo de trabajo GTD.
Ajusta recordatorios para tu Revisión semanal. Puedes crear reglas como "Cuando una tarea pase a 'Próximas acciones', establece un recordatorio para dos días después" o "Cuando una tarea esté atrasada, notifícamelo"
Mantenga el seguimiento sin intervención manual mediante las automatizaciones de ClickUp
Estas automatizaciones le permitirán mantener el seguimiento sin necesidad de intervención manual. También puede crear automatizaciones que establezcan dependencias entre las tareas, asegurándose de que no puede iniciar la tarea B hasta que la tarea A esté completada.
7. Programe revisiones: Utiliza Tareas periódicas para realizar revisiones y ajustes regulares.
El método GTD aboga por las revisiones periódicas para mantenerse organizado y mantener el impulso. Utiliza Tareas periódicas en ClickUp para programar comprobaciones periódicas y ajustar su sistema según sea necesario.
Configure una tarea periódica con el rótulo "Revisión semanal" o "Planificación mensual" Esto le indicará que revise su progreso, vuelva a priorizar las tareas y se asegure de que todo está al día.
Establezca un recordatorio de revisión mediante la automatización de Tareas periódicas en ClickUp
Durante estas revisiones, asegúrese de que las tareas se ajustan a sus metas y realice los ajustes necesarios, ya sea reasignando tareas, cambiando los plazos o actualizando las prioridades.
8. Descarga el trabajo pesado con plantillas GTD prediseñadas Plantilla de ClickUp para Terminadas (Lista Simple) te ayuda a gestionar proyectos más grandes dividiéndolos en tareas asociadas más pequeñas.
Con vistas predefinidas como Listas, Calendarios y Tableros, realice un seguimiento del progreso visualizando sus tareas en diferentes fases de compleción.
Plantilla Pendiente de ClickUp
Personaliza las categorías de tareas, ajusta los niveles de prioridad y añade fechas límite, para que sea más fácil adaptar la plantilla a tu flujo de trabajo GTD.
Siguiendo las instrucciones de David Allen, organiza cada tarea en categorías apropiadas y dales un contexto. Clasifica cada campo de tarea en elementos y listas accionables y no accionables, como por ejemplo:
- Programado: IncluyeVista del Calendario de ClickUp para tareas con bloque de tiempo
- Lista de proyectos: Ayuda a desglosar y priorizar tareas
- Material de referencia: Para tareas futuras
Retos comunes y soluciones usando GTD
Algunos retos comunes que los profesionales pueden resolver correlacionando el flujo de trabajo GTD:
Caso 1: El empresario multitarea
Desafío: La fundadora de una startup lleva varios sombreros: desarrollo de productos, marketing, recaudación de fondos y gestión de equipos. Está abrumada por las tareas y lucha por mantener la concentración y avanzar en todos los frentes.
Superar el reto con el diagrama de flujo GTD
- Implementar una bandeja de entrada digital como Docs en ClickUp para capturar todas las ideas y tareas
- Crear listas de próximas acciones para diferentes contextos: @ordenador, @teléfono, @reunión
- Utilice la Lista de proyectos para realizar un seguimiento de las distintas iniciativas (funciones de productos, campañas de marketing, presentaciones a inversores)
- Delegue tareas en los miembros del equipo y establezca automatizaciones para recordatorios y plazos
- Programar revisiones para alinear las tareas con las prioridades actuales de la empresa en el organigrama GTD
- UtilizaPlantilla "Getting Things Terminada" de ClickUp para priorizar, seguir y ejecutar tareas en una ubicación centralizada
Caso 2: El autónomo creativo
Desafío: Un diseñador gráfico hace malabarismos con múltiples tareas, como terminar los proyectos de los clientes, facturar, desarrollar habilidades y encontrar nuevos clientes. Le cuesta dejar las cosas para más tarde y cumplir los plazos.
Superar el reto con el diagrama de flujo GTD
- Primero, captura todas las ideas y lista el material de referencia en ClickUp Docs
- A continuación, divide estas ideas en tareas asociadas y organízalas utilizando Campos personalizados predefinidos
- Utilice el campoPlantilla del marco de trabajo "Haz las cosas terminadas" de ClickUp para priorizar tareas por contexto, fechas límite y nivel de esfuerzo
- Utilice estados para crear categorías de tareas, como "abierta", "en progreso", "revisión" y "cerrada"
Implementar el diagrama de flujo GTD con ClickUp
Ahora es el momento de tomar el control de lo que podamos, con las personas adecuadas, en el momento adecuado.
David Allen
El organigrama GTD es una gran solución para dividir proyectos complejos en tareas más pequeñas y relevantes que los miembros de tu equipo puedan abordar individualmente.
Los entusiastas de la productividad utilizan el correlacionario de flujo de trabajo GTD para eliminar tareas innecesarias o duplicadas y recuperar tiempo para el pensamiento y la creatividad.
ClickUp hace que crear el diagrama de flujo GTD sea más fácil y accesible. Empiece a controlar su tiempo registrándote gratis, gratuito/a en ClickUp .