¿Está cansado de garabatear notas en las reuniones para luego perderlas entre un montón de papeles?
Mucha gente se enfrenta a este problema, pero hay una solución sencilla para mejorar la toma de notas.
Entre en OneNote -una potente app digital para tomar notas que ofrece una plataforma flexible e intuitiva para los titulares de cuentas Microsoft. Con OneNote, puedes crear, organizar y gestionar fácilmente tus notas e ideas, transformando el caos de la toma de notas en un proceso organizado.
¿Y lo mejor? Se sincroniza con todos tus dispositivos, para que tus notas estén siempre contigo: en Inicio, en la oficina o sobre la marcha.
Sigue leyendo mientras te guiamos por las plantillas gratuitas para reuniones de OneNote y algunas opciones alternativas que te ayudarán a mantenerte organizado, simplificar la toma de notas y realizar un seguimiento de tu progreso sin esfuerzo.
¿En qué consiste una buena plantilla de reunión de OneNote?
Una plantilla de OneNote ideal captura toda la información crítica y la mantiene bien organizada. Debe ser personalizable para satisfacer las necesidades únicas de diferentes tipos de reuniones, proporcionando flexibilidad.
El diseño de estas plantillas debe ser limpio y directo, lo que permite realizar un seguimiento de los debates y las decisiones con facilidad.
Estas son las secciones clave que debe incluir una plantilla ideal:
- Detalles de la reunión: Busca plantillas que incluyan secciones para la fecha, hora, ubicación y asistentes de la reunión. Tener esta información a mano ayuda a todos a estar en la misma página y minimiza la confusión
- Elementos de la Agenda: Elige una plantilla que enumere todos los temas que se van a tratar por orden de prioridad. Esta función permite a los asistentes prepararse con antelación y ayuda a mantener la reunión centrada y eficaz
- Sección de puntos clave: Busca plantillas con áreas dedicadas a resumir los principales debates y decisiones. De este modo, podrá captar los puntos esenciales sin perderse en los detalles
- Elementos de acción: Asegúrate de que la plantilla que utilices incluya una sección en la que se indiquen las tareas asignadas a cada persona, junto con los plazos. Esto fomenta la responsabilidad y facilita el seguimiento del progreso
- Tareas de seguimiento: Busca una plantilla que incluya una sección de seguimiento. Esto garantiza que no se pase nada por alto entre reuniones y ayuda a mantener la continuidad al enumerar las acciones necesarias, como comprobar el progreso de la tarea o preparar la próxima reunión
Uso de plantillas gratuitas de reuniones de OneNote
Cuando utilice plantillas gratuitas de OneNote es importante tener en cuenta que sólo la versión de escritorio de OneNote para Windows es totalmente compatible con las plantillas.
A continuación se explica cómo utilizarlas:
- Abra OneNote y vaya a la pestaña Insertar
- Haz clic en Plantillas de página para abrir un panel a la derecha de tu bloc de notas
- Navega por las categorías de plantillas como Business,notas de reunióny gestión de proyectos
- Seleccione una plantilla que se adapte a sus necesidades y personalícela como desee
Tanto si gestiona reuniones como proyectos, las plantillas de OneNote pueden ayudarle a mantener la coherencia y la organización. Puede acceder a sus plantillas en todos los dispositivos mediante una cuenta de Microsoft.
Ahora, vamos a explorar algunas plantillas estándar de empresa que puede utilizar:
1. Plantilla simple de notas de reunión
página de inicio unaNota Esta plantilla básica para reuniones de OneNote está diseñada para ayudarle a organizar y documentar sus reuniones de forma eficaz. Incluye secciones para el título de la reunión, la fecha, la hora, el orden del día, los asistentes y los elementos de acción.
En las reuniones de equipo, puede utilizar esta plantilla para definir objetivos, asignar elementos de acción a los miembros del equipo y registrar las decisiones tomadas. Así se crea un registro claro de la reunión, que le ayudará a mantener la coherencia con las metas del equipo.
Funciones clave
- Registre los detalles esenciales rellenando las secciones de título, fecha, hora, orden del día y asistentes
- Personalice las secciones para adaptarlas a los requisitos específicos de su reunión, añadiendo temas o notas específicos según sea necesario
- Revise las reuniones anteriores sin esfuerzo manteniendo todas sus notas organizadas en una ubicación de fácil acceso
Ideal para: Directores, responsables de marketing y jefes de equipo que necesitan una forma sencilla de organizar las reuniones y llevar un seguimiento de las mismas.
2. Plantilla de notas para reuniones informales
Esta plantilla ofrece un diseño estructurado para tomar y organizar notas. Incluye secciones para el título de la reunión, la fecha, la hora, la ubicación, los asistentes, los puntos del orden del día, los puntos de acción, las fechas importantes, los anuncios, los puntos de debate, un resumen y detalles sobre la próxima reunión.
Utilice esta plantilla en las reuniones semanales de equipo para crear una lista de control para los elementos de la Agenda, asignar acciones, documentar los puntos de debate y resumir las decisiones clave.
Funciones clave
- Asigne elementos de acción directamente en la plantilla para garantizar la responsabilidad y el seguimiento
- Resalte las fechas importantes para realizar un seguimiento de los plazos y los anuncios significativos
- Resuma los debates con eficacia para aclarar las decisiones tomadas y los pasos siguientes
Ideal para: Miembros de equipos, coordinadores de proyectos y jefes de departamento que necesitan un enfoque flexible y organizado de las reuniones informales al tiempo que fomentan la colaboración y la claridad.
3. Plantilla de notas para reuniones personales
La plantilla Notas de reunión personales le permite capturar y organizar rápidamente sus ideas durante las reuniones. Cuenta con secciones como "Puntos más importantes", "Mis tareas pendientes" y "Preguntas que requieren seguimiento", por lo que resulta especialmente útil para reuniones personales o debates informales en equipo.
Esta plantilla puede utilizarse durante una reunión de equipo para debatir un nuevo proyecto. En ella se enumeran las decisiones más importantes y se anotan las preguntas que requieren más análisis.
Funciones clave
- Seguimiento de las cuestiones que requieren un análisis más detallado
- Cree tareas procesables para garantizar el seguimiento de los elementos esenciales
- Revise las notas organizando sus pensamientos en un formato estructurado
Ideal para: Jefes de equipo y colaboradores individuales que desean mantenerse organizados y centrados durante las reuniones, asegurándose de que captan los detalles esenciales y realizan un seguimiento eficaz de los elementos de acción.
4. Plantilla detallada de notas de reunión
La plantilla Notas detalladas de reunión ofrece una estructura sólida para organizar eficazmente las notas de la reunión. Incluye secciones para detalles de la reunión, asistentes, anuncios, elementos de acción, un resumen e información sobre la próxima reunión.
Este completo diseño le permite hacer un seguimiento de los asistentes, anotar anuncios importantes, revisar el estado de tareas anteriores y abordar cualquier problema que surja durante las discusiones. Además, la plantilla te ayuda a resumir los puntos clave y a planificar las próximas reuniones.
Funciones clave
- Capture todos los detalles esenciales de las reuniones para asegurarse de que no se pasa nada por alto
- Documente los elementos de acción para asignar tareas con claridad
- Resuma los debates para destacar los puntos clave
- Planificar futuras reuniones con información sobre el próximo encuentro
Ideal para: Jefes de proyecto, equipos de marketing de todos los tamaños y estrategas de contenidos que buscan aplicar estrategias de contenido exhaustivas y organizar las notas de sus reuniones de forma eficaz.
5. Plantilla de notas de reunión formal
La plantilla de Notas de reunión formal está diseñada para agilizar el proceso de redacción y organización de actas de reunión . Con esta plantilla, podrá capturar eficazmente los puntos clave en sus respectivas secciones.
Después de la reunión, puede mejorar las notas añadiendo más detalles, asignando elementos de acción y compartiendo el acta final con su equipo. De este modo, se garantiza un registro completo de los debates, al tiempo que se delimitan claramente las responsabilidades para la rendición de cuentas.
Funciones clave
- Organice eficazmente los detalles de las reuniones con secciones designadas para toda la información crítica
- Capture nuevos temas de negocios para mantener al equipo informado de las próximas discusiones
- Documente los problemas pendientes para garantizar que se aborden en futuros debates
Ideal para: Los ejecutivos de los equipos y los comités formales encontrarán esta plantilla ideal para una documentación precisa de las reuniones y futuras referencias.
Además de estas cinco plantillas, considere la posibilidad de explorar las plantillas de agenda de reuniones de OneNote. Están diseñadas para ayudarle a organizar los objetivos de su reunión, esbozar los puntos clave del debate y asegurarse de que todos los participantes están de acuerdo con el orden del día.
Más información Cómo preparar una reunión en 5 pasos
Limitaciones del uso de OneNote para reuniones
Aunque Microsoft OneNote es una app útil para tomar notas, sus límites pueden afectar a su eficacia para la gestión de reuniones.
He aquí algunos inconvenientes clave:
1. Funciones limitadas de gestión de tareas
Aunque OneNote permite tomar notas, crear listas de tareas pendientes y asignar tareas, carece de funciones sólidas de gestión de tareas en comparación con las herramientas dedicadas a la gestión de proyectos.
No hay ningún método integrado para supervisar los elementos de acción o hacer un seguimiento de su estado a lo largo del tiempo, lo que obliga a los usuarios a depender de otras herramientas de gestión de proyectos herramientas de reunión como Google Calendar, para gestionar los plazos y las tareas de seguimiento.
2. Navegación compleja para proyectos de mayor envergadura
Navegar por diferentes páginas y secciones puede resultar complicado a medida que se acumulan las notas. Esto dificulta la búsqueda de puntos clave o información esencial, sobre todo cuando se gestionan varias reuniones o proyectos. Los usuarios suelen necesitar más tiempo para organizar sus notas y encontrarlas más fácilmente.
3. Falta de funciones de personalización de plantillas
Aunque OneNote proporciona varias plantillas de reuniones, puede resultar difícil personalizarlas para reuniones más complejas. Las opciones pueden resultar insuficientes si los elementos de la Agenda o el proceso de toma de notas requieren un formato específico. Por ejemplo, si necesita un formato a medida para varios tipos de reuniones, las plantillas integradas de OneNote pueden carecer de la flexibilidad necesaria.
En tales casos, es posible que tenga que crear una nueva página o modificar ampliamente la plantilla para satisfacer sus necesidades específicas de gestión de proyectos o de empresa. Como resultado, para los requisitos de organización intrincados o a gran escala, puede que tenga que recurrir a otras herramientas o plantillas para abordar estas limitaciones en OneNote.
💡Pro Tip: Los equipos pueden mantener varios tipos de reuniones como reuniones de incorporación, reuniones individuales, reuniones de control y sesiones de intercambio de ideas. Antes de iniciar una reunión, selecciona una plantilla que se ajuste a su propósito.
Pendiente de cómo hacerlo:
- Identifique el tipo de reunión para elegir la plantilla más adecuada
- Evalúe la Agenda para determinar las secciones necesarias para una toma de notas eficaz
- Personalice la plantilla para adaptarla a las metas específicas de su equipo
- Comparta la plantilla con antelación con los participantes para mejorar la preparación y el compromiso
Alternativa a las plantillas de reuniones de OneNote
Aunque OneNote es una herramienta práctica para tomar notas en reuniones básicas, sus límites pueden aflorar al gestionar requisitos más complejos. En estas instancias, el uso de una robusta herramienta de productividad todo en uno como ClickUp puede mejorar significativamente su experiencia en la gestión de reuniones. ClickUp es un completo software de gestión de proyectos que ofrece un conjunto de herramientas repletas de funciones para la gestión de tareas, la colaboración en equipo, el ajuste de metas, la comunicación y mucho más.
Además, ClickUp ofrece un intervalo de plantillas de reunión personalizables que sirven como alternativas a las plantillas de OneNote . Estas plantillas están diseñadas para agilizar los procesos de reunión, facilitando la organización de las notas, el seguimiento del progreso y una colaboración fluida.
Éstas son algunas de las mejores:
1. Plantilla de reuniones ClickUp
Plantilla de agenda de reuniones de ClickUp
Fuente En Plantilla de reuniones ClickUp agiliza los procesos de reunión, mejora la colaboración y garantiza que se cubran los detalles importantes. Tanto si sus reuniones son sesiones de intercambio de ideas como debates estructurados, esta plantilla adaptable mantiene todo organizado.
Puede modificar fácilmente las secciones para adaptarlas a las metas de su reunión y compartir la agenda con los asistentes de antemano para que todos puedan llegar preparados.
También puedes asignar elementos de acción claros y plazos dentro de la agenda, para que todos rindan cuentas. Además, la plantilla incluye espacio para esbozar acciones de seguimiento después de la reunión.
Funciones clave
- Organice el orden del día añadiendo, eliminando o reorganizando elementos para adaptarlo a las metas de su reunión
- Asigne tareas y plazos directamente en el orden del día para mejorar la rendición de cuentas y el seguimiento
- Definir acciones de seguimiento después de las reuniones para garantizar el progreso de los elementos tratados
- Comparta el orden del día de las reuniones con los asistentes con antelación
Ideal para: Jefes de proyecto que realizan comprobaciones semanales estructuradas. Garantiza que todos los elementos de acción se asignen a los miembros del equipo.
2. Plantilla de acta de reunión ClickUp
Plantilla de actas de reunión de ClickUp
Plantilla de actas de reunión de ClickUp agiliza la toma de notas y organiza la información para las reuniones de equipo. Las páginas preconstruidas permiten a los usuarios documentar agendas, asistentes, elementos de acción y decisiones críticas de forma eficiente.
Como sólida alternativa a OneNote, ayuda a los equipos a hacer un seguimiento de los detalles de las reuniones y a asignar tareas de forma eficaz. Además, mejora la colaboración al permitir actualizaciones y uso compartido en tiempo real, garantizando que todos estén informados y sean responsables.
Funciones clave
- Asignar tareas directamente desde las notas de la reunión y etiquetar a los asistentes para que rindan cuentas
- Realice un seguimiento eficaz de las acciones de seguimiento y del progreso de los elementos de la Agenda
- Fije plazos y cree tareas de seguimiento sin interrupciones directamente desde la plantilla
Ideal para: Jefes de equipo, responsables de marketing y departamentos que necesitan una toma de notas estructurada durante las reuniones. Permite la delegación y el seguimiento de tareas sin fisuras para abordar todos los elementos de acción de manera eficiente.
3. Plantilla de informe de reunión ClickUp
Plantilla de informe de reunión de ClickUp
En Plantilla de informe de la reunión de ClickUp mejora la comunicación cerrando el círculo de retroalimentación entre equipos y clientes. Ofrece campos personalizados para tomar notas de forma eficiente, garantizando que se capturan todos los detalles.
La plantilla también permite a los usuarios esbozar agendas, resumir discusiones y asignar responsabilidades, fomentando la claridad y la rendición de cuentas.
Funciones clave
- Utilice campos personalizados para anotador, duración de la reunión, tipo de reunión, ubicación de la reunión y facilitador para una mejor organización
- Asigne responsabilidades y establezca cronogramas para un seguimiento eficaz del progreso
- Realice un seguimiento del número total de asistentes para rendir cuentas
Ideal para: Jefes de proyecto y equipos de marketing que deben mejorar la comunicación y la rendición de cuentas durante las reuniones internas y con clientes.
4. Plantilla de lista de control de reuniones ClickUp
Plantilla de lista de control de reuniones individuales de ClickUp
En Plantilla de lista de control de reuniones ClickUp está diseñada para mejorar la preparación y organización de reuniones. Proporciona una forma estructurada de resumir los elementos de la Agenda, garantizar que todos los materiales necesarios estén listos y asignar tareas previas a la reunión. Esta lista de control ayuda a los equipos a mantenerse alineados y productivos durante las reuniones al confirmar que se han cubierto todos los puntos relevantes.
Funciones clave
- Cree listas de control personalizables que se adapten a las necesidades de sus reuniones
- Utilice actualizaciones de estado y recordatorios para realizar un seguimiento de las tareas asignadas
- Desarrolle agendas detalladas, tome notas durante la reunión e implemente acciones de seguimiento
Ideal para: Profesionales administrativos, directores de marketing y coordinadores de proyectos que necesitan un enfoque estructurado para preparar reuniones.
5. Plantilla de notas de reunión ClickUp
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En Plantilla de notas de reunión de ClickUp permite a los usuarios organizar eficazmente los debates, realizar un seguimiento de los elementos de acción y documentar las decisiones clave en un solo lugar. Promueve la claridad y la rendición de cuentas y garantiza que todo el mundo se mantenga informado y alineado al permitir un uso compartido sencillo de las notas con los asistentes después de la reunión. Esta plantilla es especialmente útil para equipos de todos los tamaños, ya que mantiene las reuniones centradas, organizadas y productivas.
Funciones clave
- Personalice la plantilla para adaptarla a las necesidades específicas de los distintos equipos
- Ahorre tiempo aumentando la eficacia y agilizando el proceso de reunión
- Permita que los miembros del equipo trabajen juntos anotando y organizando las notas de la reunión
Ideal para: Equipos que deseen mejorar la documentación de las reuniones. Por ejemplo, durante una reunión semanal, su equipo puede utilizarlo para esbozar las agenda de la reunión el sistema de gestión de la reunión permite a los participantes tomar notas y asignar elementos de acción a los miembros, garantizando así la claridad y la responsabilidad.
🧠Recuerda: Las reuniones de equipo no tienen por qué ser monótonas. Todo lo que necesitas hacer es tener una estrategia sólida para mejorar el compromiso.
Esto es lo que puedes hacer:
- Comenzar cada reunión con metas específicas para mantener el debate centrado
- Explore variosideas creativas para reunionescomo reuniones temáticas o juegos de equipo, y ponerlas en práctica
- Dedicar tiempo a reconocer los logros individuales y de equipo, fomentando un ambiente positivo
6. Plantilla de seguimiento de reuniones ClickUp
seguimiento de reuniones
Con Plantilla de seguimiento de reuniones de ClickUp con esta plantilla, los equipos pueden llevar un registro exhaustivo de las reuniones. Esta plantilla permite a los usuarios controlar las fechas de las reuniones, los asistentes y los elementos de acción, lo que garantiza la rendición de cuentas y un seguimiento eficaz. Al proporcionar un formato estructurado para la documentación, mejora la organización y la productividad de los equipos.
Funciones clave
- Utilice estados personalizados como "Cerrada", "Abierta" y "En curso" para supervisar el progreso de la reunión
- Incluye campos personalizados para Tipo de reunión, Ubicación, Líder, Facilitador y Tomador de notas
- Acceda a vistas como Tablero, Reuniones, Calendario y Guía de plantillas para facilitar la gestión
Ideal para: Los jefes de equipo y los gerentes de empresas de distintos tamaños pueden utilizar esta plantilla para mejorar la comunicación y la claridad.
7. Plantilla de lista de reuniones ClickUp
Realice un seguimiento de la asistencia sin esfuerzo con la plantilla de listas de reuniones de ClickUp
Plantilla de lista de reuniones de ClickUp permite a los equipos gestionar la asistencia y fomentar el compromiso durante las reuniones. Los usuarios pueden realizar fácilmente un seguimiento de la información de los participantes, supervisar la asistencia y recopilar comentarios para mejorar la responsabilidad y la comunicación.
Esta plantilla es una solución completa de asistencia remota para equipos con empleados híbridos o remotos. Le permite realizar un seguimiento de los participantes virtuales sin problemas, registrar la asistencia, asignar roles específicos como facilitador, cronometrador o anotador, y mantener un enfoque sistemático de sus reuniones.
Funciones clave
- Acceda a varias vistas (Lista, Gantt, Calendario) para adaptar la plantilla a sus necesidades
- Anote y comparta decisiones, seguimientos y tareas para mantener a todos en la misma página
- Registre títulos de reuniones, fechas, ubicaciones, información del proyecto y elementos de acción críticos en un solo espacio
Ideal para: Organizaciones que gestionan reuniones presenciales y a distancia. Los jefes de equipo pueden utilizarlo para asegurarse de que se cuenta con todos los asistentes, asignar roles de forma eficaz y agilizar la comunicación.
8. Plantilla de estilo de nota de reunión ClickUp
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En Plantilla de estilo de nota de reunión de ClickUp le permite documentar los puntos clave del debate, las decisiones y los elementos de acción en un formato organizado. Esta plantilla facilita la revisión de notas anteriores.
También promueve la toma de notas en colaboración, garantizando que los miembros del equipo puedan contribuir en tiempo real y mantenerse alineados con los resultados, mejorando la responsabilidad y la comunicación. De este modo se optimiza el proceso de reunión y se garantiza que todo el mundo se mantenga informado y comprometido.
Funciones clave
- Capture los puntos clave del debate, las decisiones y los elementos de acción en un formato organizado para facilitar su consulta
- Permita que los miembros del equipo contribuyan a las notas durante la reunión
- Revise rápidamente las notas de reuniones anteriores para realizar un seguimiento del progreso y garantizar la coherencia de los resultados
Ideal para: Estrategas y gestores de proyectos que deben documentar las discusiones de forma eficaz y garantizar la alineación del equipo en las metas del proyecto.
9. ClickUp Plantilla de reunión individual
Reunión individual
En Plantilla ClickUp para reuniones individuales mejora la eficacia de las reuniones individuales entre directivos y miembros del equipo. Proporciona un marco estructurado para documentar los puntos de discusión, el ajuste de metas y el seguimiento de elementos de acción. Esta plantilla mejora la comunicación y la rendición de cuentas, garantizando que ambas partes se mantengan alineadas en cuanto a objetivos y progreso.
Funciones clave
- Utilice el campo Progreso de la reunión para supervisar el estado de las reuniones y asegurarse de que se completan las tareas y el seguimiento
- Registre los asistentes con el campo Asistentes a la reunión para organizar y hacer referencia a reuniones anteriores
- Anote los puntos clave de las conversaciones y los elementos de acción durante las reuniones para rendir cuentas
Ideal para: Los gestores de proyectos pueden utilizar esta plantilla durante las revisiones mensuales del rendimiento para anotar los puntos clave, realizar un seguimiento de los elementos de acción y confirmar que todos los participantes necesarios están presentes e informados.
10. ClickUp Plantilla de reunión de todas las manos
ClickUp All Hands Plantilla de reunión
Plantilla de ClickUp para la reunión de todos los empleados está diseñada para agilizar las reuniones de equipos grandes, permitiendo una comunicación y colaboración eficaces. Permite a los usuarios organizar agendas, documentar discusiones y realizar el seguimiento de elementos de acción, garantizando que todos los miembros del equipo permanezcan informados y comprometidos.
Esta plantilla es especialmente útil para alinear metas, compartir actualizaciones y fomentar el sentido de comunidad dentro de las organizaciones. También fomenta la participación a distancia, por lo que es accesible para equipos distribuidos.
Funciones clave
- Organice una Agenda clara y atractiva adaptada a las necesidades de su equipo
- Realice un seguimiento eficaz de las decisiones clave y los elementos de acción durante la reunión
- Fomente las contribuciones de todos los miembros del equipo para promover la integración
- Visualice las tareas y el progreso de la reunión mediante múltiples vistas personalizables
Ideal para: Reuniones de toda la empresa, con la participación de todos los miembros del equipo, desde directivos a ejecutivos.
Transforme sus reuniones en eficientes sesiones de productividad con ClickUp
No importa lo eficaz que sea su proceso de toma de notas, siempre se puede mejorar. En este sentido, las plantillas de OneNote le ayudan a organizar las notas y a crear agendas de reuniones.
Sin embargo, si busca funciones más completas de gestión de proyectos y toma de notas, ClickUp es la mejor opción. Con plantillas personalizables y herramientas para el seguimiento de elementos de acción y decisiones, ClickUp mejora la colaboración y la productividad. Le ayuda a optimizar la gestión de reuniones al tiempo que se integra fácilmente en su flujo de trabajo general. ¿Por qué esperar? Inscríbase en ClickUp y mejore hoy mismo su experiencia en la gestión de reuniones