La incertidumbre en el mercado laboral, la tendencia de la Generación Z a vivir más despacio y las oportunidades globales han impulsado la economía colaborativa. Las personas buscan más autonomía y flexibilidad, algo que no ofrecen los roles internos tradicionales.
De hecho, el 36% de Encuesta de McKinsey sobre las oportunidades en América en 2022 encuestados se identificaron como trabajadores independientes. Eso supone unos 58 millones de estadounidenses.
Establecer procesos eficaces para gestionar a los contratistas independientes es más importante que nunca para los directivos internos, o para los equipos de una sola persona, como es probablemente el caso de la mayoría de las pequeñas y medianas empresas.
En esta entrada del blog, exploraremos cómo gestionar a los contratistas independientes, integrándolos en los procesos de su equipo y manteniendo unos límites saludables.
Después de todo, la regla de oro para gestionar con éxito a los contratistas es reconocer que NO son empleados a tiempo completo.
Cómo gestionar eficazmente a los contratistas: 10 consejos
Gestionar bien a los contratistas beneficia a todos. Cuando se establecen expectativas claras y se comunica abiertamente, los contratistas realizan un mejor trabajo y se mantienen comprometidos. Por su parte, esto se traduce en proyectos más fluidos y resultados de alta calidad.
Averigüemos cómo sacar el máximo partido de las relaciones con los contratistas para que todos salgamos ganando.
1. Evalúe y busque a los contratistas adecuados
El primer paso es encontrar a los contratistas adecuados: personas que cumplan las especificaciones del trabajo, que hagan un trabajo de calidad y que encajen con la cultura y la ética laboral de su organización. Por desgracia, es más fácil decirlo que terminarlo.
A diferencia de los trabajadores a tiempo completo, que están dispuestos a someterse a numerosas rondas de entrevistas y proyectos de prueba, los contratistas prefieren procesos de entrevista rápidos, en los que se les contrata en función de su trabajo anterior (su cartera).
He aquí algunos consejos para entrevistar e incorporar rápidamente a contratistas independientes:
- Planifique las entrevistas en función de su experiencia: Adapte sus preguntas en función de su nivel de experiencia. Para los principiantes, haga hincapié en las habilidades técnicas, mientras que para los expertos, céntrese en su estilo de trabajo y enfoque de los proyectos
- Comience con un proyecto (de) prueba remunerado: Esto le permitirá evaluar la calidad del trabajo del contratista, sus habilidades de comunicación y su adaptación cultural a su equipo
- Pida referencias a antiguos clientes: Póngase en contacto con antiguos clientes para obtener información de primera mano sobre la calidad del trabajo, la fiabilidad y la capacidad de comunicación del contratista
He aquí algunos ejemplos preguntas sobre cultura del fundador de 37 Signals, Jason Fried . Hace "preguntas menos obvias" para evaluar la cultura y el estilo de trabajo de un candidato.
2. Establece contratos y acuerdos claros para evitar escollos legales
Una vez que hayas contratado a los contratistas adecuados, el siguiente paso crucial es formalizar una relación laboral satisfactoria con contratos claros y legalmente vinculantes. Estos acuerdos describen el alcance del trabajo, las condiciones de pago, los derechos de propiedad intelectual, las cláusulas de confidencialidad y otros aspectos de la colaboración.
Esto puede proteger los intereses de su empresa, establecer expectativas claras y minimizar el riesgo de malentendidos o disputas legales
Si depende de contratistas para gran parte de su trabajo, enviará muchos contratos. Una forma de agilizar este proceso es con software de gestión de contratos y plantillas. Estas herramientas pueden ayudarle a estandarizar el proceso, reducir los errores y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. ClickUp es un software de gestión de proyectos y contratos, una herramienta todo en uno para la gestión de contratistas independientes. El sitio Plantilla de contrato de ClickUp es independiente del sector y puede personalizarse para diferentes proyectos y ubicaciones.
Estandarice los acuerdos contractuales en toda la organización con la plantilla de acuerdos contractuales de ClickUp
Este plantilla de contrato cubre todas las secciones clave, incluyendo:
- Obligaciones del cliente: Describe tus responsabilidades, como proporcionar las herramientas necesarias, el proceso de aprobación, etc
- Alcance del proyecto: Define los límites específicos del proyecto, incluidos los entregables, los cronogramas y las expectativas
- Condiciones de pago: Especificar el calendario y los métodos de pago, así como las posibles penalizaciones por demora
- **Cláusula de confidencialidad: Proteger la información confidencial compartida entre las partes
- Condiciones de viabilidad: Establecer los términos del contrato, que serán válidos incluso si el contrato se considera inválido durante las disputas
- Ley aplicable: Mencionar la jurisdicción legal que regirá el contrato en caso de litigio
Lea también: 10 Plantillas de autónomos para gestionar la carga de trabajo
3. Ajuste un proceso de incorporación (y baja) de contratistas
Al igual que con los empleados a tiempo completo, asegúrese de que dispone de un flujo de trabajo para incorporar a los contratistas. Además, aunque puede tomar algunos componentes de su proceso de incorporación de empleados a tiempo completo, estos suelen ser más breves y rápidos.
He aquí un proceso de tres pasos para incorporar a los trabajadores contratados:
- El documento de incorporación: Elabore un documento que describa el alcance del proyecto, los plazos, los hitos relevantes y el modo en que el equipo interno les prestará su apoyo. También puedes aprovechar esta fase para darles acceso a cualquier herramienta y añadirlos a tus canales de comunicación
- La reunión: Organiza una llamada con el freelance y otros compañeros de equipo internos implicados en el proyecto. Es un buen momento para reiterar la cultura y los procesos de trabajo y para informar a los freelancers sobre sus productos y servicios
- El primer hito: Aquí es donde trabajas con el autónomo en el primer proyecto, ayudándole a resolver los obstáculos iniciales y a coger impulso
Del mismo modo, garantice un buen proceso de incorporación para agilizar el traspaso de proyectos y atar los cabos sueltos legales. Estas son algunas de las cosas que puedes incluir en tu proceso de incorporación:
- Compruebe que todos los pagos finales se procesan correctamente y a tiempo
- Planificar un traspaso fluido del trabajo inacabado para garantizar la continuidad
- Obtenga información a través de una entrevista de salida para identificar áreas de mejora
**Lea también 10 Free Service Contract Agreement Templates in Word & ClickUp
4. Ajuste sus expectativas por adelantado
La mayoría de los contratistas han experimentado al menos una historia de terror en la que un proyecto empezó como algo y terminó como algo completamente diferente. No sea ese cliente.
Para evitar que el proyecto se desvíe de su objetivo y garantizar un resultado satisfactorio, establezca metas y hitos claros con un documento de declaración de trabajo **desde el principio. Así evitarás que el proyecto se desvíe de su curso y te asegurarás de que tanto tú como el contratista coincidís en los objetivos.
Pendiente de dos formas de hacerlo:
- Defina el alcance y los objetivos del proyecto al redactar el acuerdo. Haz que lo revisen todas las partes interesadas internas para asegurarte de que nadie propone cambios cuando el proyecto está a medio camino
- Establezca un rastreador de metas en su páginaplataforma de gestión de proyectos para revisar el progreso del proyecto en los hitos clave y asegurarse de que va por buen camino
Seguimiento de los hitos del proyecto con ClickUp Metas
Añada los detalles de su proyecto y los entregables clave a Metas de ClickUp . Cada meta global puede desglosarse en tareas y subtareas, en las que se describe claramente en qué consiste. Esto le ayuda a realizar un seguimiento de la finalización de cada hito y garantiza la rendición de cuentas.
Ajuste las metas del proyecto, revise el progreso e identifique los cuellos de botella con las Metas de ClickUp
Puede utilizar las metas para realizar revisiones de rendimiento y medir los niveles de productividad de sus contratistas.
**Lea también Externalización de la gestión de proyectos: Beneficios de la externalización para gestionar su empresa
5. Defina sus canales de comunicación
Los contratistas a menudo se sienten distantes de los miembros del equipo interno. Al fin y al cabo, no son miembros oficiales del equipo, no tienen acceso a la red IRL ni a la red virtual conversaciones en la fuente de agua que son una parte importante de la creación de conexiones entre equipos.
Tiene que dar el primer paso y hacer que se sientan incluidos. Puede hacerlo indicando claramente sus preferencias de comunicación, como los canales, la frecuencia de las reuniones y un punto de contacto principal.
He aquí algunos consejos para definir canales de comunicación claros y coherentes:
Elija su canal de comunicación
Seleccione su plataforma de comunicación principal en función de las preferencias de su equipo y los requisitos del proyecto (por ejemplo, correo electrónico, software de gestión de proyectos, mensajería instantánea). Después, ve más allá e incluye canales de copia de seguridad para estar siempre localizable.
También puedes plantearte ofrecer herramientas asíncronas y síncronas preferidas para una mayor flexibilidad. Por ejemplo, supongamos que estás revisando un documento o editando una base de datos. En ese caso, puedes utilizar Detección de colaboración ClickUp funciones como comentarios, etiquetas y edición en tiempo real para mantener las conversaciones dentro del documento.
Utilice las funciones de colaboración de ClickUp para proporcionar información instantánea y en contexto
Cuando revise el progreso de un proyecto, intente tener todas las conversaciones en un mismo lugar para evitar silos de información. Por ejemplo, puede crear un grupo en Chat de ClickUp y ordena que sólo se realicen actualizaciones en ese canal. De este modo, todo el mundo estará informado.
Centralice los debates sobre proyectos con conversaciones en grupo en ClickUp Chat
Programe reuniones periódicas
Planifique reuniones periódicas de control para discutir el progreso, abordar cualquier problema y proporcionar comentarios. Puede determinar la frecuencia de las reuniones de control en función de la complejidad y el cronograma del proyecto.
Comparte tu política de comunicación
Si tienes una política de comunicación para toda la empresa, compártela con tus freelancers. De este modo, sabrán cómo dirigirse a ti -formal, informal, etc.- y si tu empresa prefiere actualizaciones de estado asíncronas o en tiempo real.
Consejo profesional: Crea una plantilla de documento "Cómo trabajar conmigo" y pide a tus contratistas que la rellenen. Esto te ayudará a definir tus preferencias y expectativas y a entender el estilo de trabajo de cada uno. Puede incluir información como los canales de comunicación preferidos y los tiempos de respuesta.
También puedes compartir el documento ClickUp Trabaja Conmigo [Colaborador Individual] Plantilla y pídales que la utilicen como referencia al crear su documento.
6. Crear un bucle de retroalimentación
Una retroalimentación periódica puede ayudarle a identificar áreas de mejora y a fortalecer la relación entre el contratista y el cliente. Pero recuerde que la retroalimentación es un proceso bidireccional: debe ajustar un flujo de trabajo que le permita dar retroalimentación a los contratistas y permitirles compartirla.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Proporcione comentarios constructivos: Proporcione comentarios específicos y procesables que se centren en mejorar el rendimiento en lugar de criticar
- Buscar opiniones: Busque activamente la opinión del contratista sobre su rendimiento como cliente o gestor de proyectos durante las reuniones de control
- Utilizar una herramienta de feedback: Considere la posibilidad de utilizar un formulario o encuesta para recabar opiniones anónimas de los contratistas
Por ejemplo, puede utilizar Formularios ClickUp para tomar el pulso mensual o trimestralmente a sus contratistas. El creador de formularios dispone de varios tipos de campos y preguntas con condiciones para ayudar a personalizar la experiencia de la encuesta.
Personalice sus encuestas a escala con las funciones de lógica condicional de los Formularios ClickUp
También puede organizar las respuestas en una base de datos. Esto último puede resultar especialmente útil para encontrar patrones en las respuestas de un contratista a lo largo del tiempo o examinar cómo ven sus procesos todos los contratistas (colectivamente)
Esto puede ayudarle a crear una relación de colaboración y productividad con sus contratistas.
**Lea también Cómo mejorar las relaciones entre agencias y clientes para crecer en 2024
7. Estandarice su política y proceso de pago
Una política y un proceso de pago estandarizados pueden agilizar las operaciones, reducir los errores y mejorar las relaciones con los contratistas independientes. Si establece cómo funciona, no tendrá que hacerles un seguimiento de las facturas y ellos no tendrán que perseguirle para obtener los pagos.
He aquí algunos aspectos que debe incluir en su política de pagos:
- Frecuencia de pago: Determina el calendario de pagos (por ejemplo, semanal, quincenal, mensual)
- Modo de pago: Elija una forma de pago preferida (por ejemplo, depósito directo, cheque, PayPal)
- Plantilla de factura: Crear una plantilla de factura estandarizada con toda la información necesaria para compartir con los contratistas
- Envío de facturas: Mencione cuándo deben enviar las facturas los contratistas
- Aprobación de facturas: Implantar un proceso de aprobación claro para garantizar la exactitud y la puntualidad de los pagos
Redacte su póliza con ClickUp Docs
Utilice una herramienta como Documentos de ClickUp para esbozar sus políticas y procesos de pago y compartirlos con sus equipos internos y contratistas independientes. Esto garantizará una total transparencia y dará claridad a los contratistas sobre sus procedimientos de pago.
Redacte su política de pagos y compártala con los contratistas mediante ClickUp Docs
Aún mejor: ClickUp incluye herramientas de redacción basadas en IA como
/ref/ https://clickup.com/ai Cerebro ClickUp /%href/
. Puede editar y localizar su política en diferentes idiomas, lo que resulta especialmente útil si contrata a contratistas internacionales.
Genera contenidos y traduce tus documentos a más de 10 idiomas con ClickUp Brain
Consejo profesional: Ajuste las tablas de honorarios para los distintos tipos de trabajo contratado y manténgalas actualizadas para evitar negociaciones de ida y vuelta con los contratistas y asegurarse de que su presupuesto se ajusta a los costes previstos.
8. Fomentar una relación a largo plazo
Los circuitos de retroalimentación son sólo una forma de garantizar una relación sostenible entre contratista y cliente. Al fin y al cabo, los contratos de autónomos se basan en las relaciones y el respeto mutuo.
He aquí algunas formas de demostrar a los autónomos que los respetas y sentar las bases de una relación sana y duradera:
- **Garantizar un pago justo y puntual, respetando las condiciones acordadas
- Evite la microgestión: Dé a los contratistas la autonomía que necesitan para completar sus tareas con eficacia
- Ser flexible: Adaptarse a su estilo de trabajo, incluyendo horarios flexibles o programación de reuniones. Por ejemplo, algunos contratistas no siguen un horario de trabajo de 9 a 5, mientras que otros prefieren que se les avise de la reunión con al menos dos días de antelación
- Envíales regalos: Demuestre su aprecio por los contratistas a largo plazo enviándoles un obsequio personalizado como forma de reconocer sus contribuciones
9. Mantener una base de datos de contratistas
Una base de datos de contratistas es un repositorio centralizado de información sobre tu equipo de autónomos -en todos los departamentos- para que los equipos administrativos, como Finanzas o Recursos Humanos, puedan hacer un seguimiento de los detalles de los contratistas y garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas laborales.
Recomendamos utilizar una herramienta como ClickUp en lugar de las tradicionales hojas de cálculo o herramientas documentales. Incluye funciones de gestión de bases de datos muy útiles, como filtros y etiquetas, que ayudan a clasificar a los contratistas.
Por ejemplo, puede utilizar la función Vista Tabla ClickUp para crear su base de datos de contratistas centralizada y sin código. Con la clasificación avanzada, filtrado, y Campos personalizados, usted puede fácilmente segmentar los contratistas por departamento, recoger detalles específicos, y personalizar el diseño de la base de datos a sus necesidades exactas
Organice los detalles de su contratista con la vista Tabla de ClickUp
Estos son algunos campos para incluir en su base de datos de contratistas:
- Información del contratista: Su nombre, datos de contacto, número de identificación fiscal y datos de pago
- Especificaciones del contrato: Duración del contrato, alcance del trabajo, condiciones de pago y enlaces al acuerdo contractual, al acuerdo de confidencialidad y a otros documentos legales
- **Detalles de cumplimiento: Formularios fiscales y de clasificación de empleados, registros de facturación y otros documentos oficiales
Si lo desea, puede añadir un campo de notas en la base de datos para documentar sus conocimientos especializados, datos de contacto y enlaces a su cartera. Esto resulta especialmente útil cuando planeas volver a contratar a un antiguo contratista.
Además, ClickUp se integra con la mayoría de los sistemas de recursos humanos y nóminas. Esto significa que puede automatizar tareas como actualizar la información del contratista o marcar facturas como pagadas dentro de ClickUp cuando se procesen en su sistema de nóminas.
Nota: Dado que la base de datos incluye datos confidenciales, aplique los controles de acceso adecuados para proteger la información y garantizar la privacidad de los datos.
10. Aprovechar la tecnología
El cumplimiento legal es un aspecto importante de la contratación de contratistas, y varía según la región. En Estados Unidos, el IRS tiene criterios específicos para determinar si un trabajador es un contratista independiente o un empleado.
También tendrá que emitir el Formulario 1099-NEC para informar de los pagos realizados a contratistas independientes. Una herramienta de gestión de contratistas puede ayudarle a automatizar y abordar estas complicaciones y garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local.
🌈 ¿Sabías que? Algunos estados de Estados Unidos tienen leyes que establecen un nexo de impuestos sobre las ventas al contratar a contratistas independientes? Esto significa que usted puede estar obligado a recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas en sus compras, incluso si usted no tiene una oficina física allí.
Otro aspecto en el que la tecnología puede ayudar es la automatización del trabajo ocupado, ya sea gestión de proyectos por cuenta propia o procesos sistémicos como la firma de contratos. Una opción es la automatización para aprobar facturas, iniciar los controles con los contratistas y gestionar otras tareas administrativas.
Los equipos jurídicos pueden considerar la posibilidad de centralizar el proceso de solicitud de contratos y mejorar la eficiencia con el programa Plantilla de gestión de contratos ClickUp .
Permita que su equipo jurídico reciba solicitudes de acuerdos contractuales y realice un seguimiento del progreso de los contratos con el Formulario de solicitud de contratos de ClickUp
Así es como funciona:
- Someta una solicitud por formulario: Rellene simplemente el Formulario de solicitud de contrato, especificando el objeto y el tipo de contrato, junto con el plazo deseado
- Revisión jurídica: El equipo jurídico revisa los detalles de la solicitud, asegurándose de que se proporciona toda la información necesaria
- Redacción y aprobación: El equipo jurídico redacta el contrato, incorporando los requisitos especificados y garantizando el cumplimiento de las leyes y reglamentos pertinentes
Y lo que es mejor: la plantilla incluye una vista Tablero que permite al equipo jurídico hacer un seguimiento del estado de cada contrato, garantizando que todos se cierran a tiempo.
Simplifique la gestión de contratistas con ClickUp
Como dice el refrán: "El éxito se construye sobre sistemas" Con ClickUp, puede crear un marco fiable para la gestión de contratistas: un sistema centralizado, organizado y escalable que puede personalizarse para adaptarse a las necesidades de los distintos equipos.
Desde la redacción de contratos y la gestión de proyectos hasta el fomento de circuitos de retroalimentación y la centralización de la información de los contratistas, ClickUp puede ayudarle a gestionar todos sus procesos desde un único lugar. Así, podrá ajustar un sistema que le funcione tanto el primer día como el décimo. Regístrese en ClickUp gratis, gratuito/a y compruebe cómo conduce a una gestión eficaz de los contratistas.