La incertidumbre en el mercado laboral, la inclinación de la generación Z por un estilo de vida más pausado y las oportunidades globales, independientes de la ubicación, han impulsado la economía gig. Las personas buscan una mayor autonomía y flexibilidad, algo que los roles internos tradicionales no ofrecen.
De hecho, el 36 % de los encuestados en la encuesta American Opportunity Survey 2022 de McKinsey se identificaron como trabajadores independientes. Eso supone alrededor de 58 millones de estadounidenses.
Establecer procesos eficientes para gestionar a los contratistas independientes es más importante que nunca para los gerentes internos o los equipos formados por una sola persona, como suele ser el caso de las pequeñas y medianas empresas.
En esta entrada del blog, exploraremos cómo gestionar a los contratistas independientes y dónde integrarlos en los procesos de su equipo, manteniendo al mismo tiempo unos límites saludables.
Después de todo, la regla fundamental para gestionar con éxito a los contratistas es reconocer que NO son empleados a tiempo completo.
Cómo gestionar eficazmente a los contratistas: 10 consejos
Una buena gestión de los contratistas beneficia a todos. Cuando se establecen expectativas claras y se comunica de forma abierta, los contratistas realizan un mejor trabajo y se mantienen comprometidos. Para usted, esto se traduce en proyectos más fluidos y resultados de alta calidad.
Exploremos cómo maximizar sus relaciones con los contratistas para obtener un resultado beneficioso para todas las partes.
1. Evalúe y seleccione a los contratistas adecuados.
El primer paso es encontrar a los contratistas adecuados: personas que sean buenas en los requisitos del trabajo, realicen un trabajo de calidad y se adapten a la cultura y los valores de su organización. Por desgracia, esto es más fácil de decir que de hacer.
A diferencia de los empleados a tiempo completo, que pueden estar dispuestos a pasar por numerosas rondas de entrevistas y proyectos de prueba, los contratistas prefieren procesos de entrevista rápidos, en los que se les contrata basándose en su trabajo anterior (su cartera).
A continuación, le ofrecemos algunos consejos para entrevistar e incorporar rápidamente a contratistas independientes:
- Planifique las entrevistas en función de su experiencia: Adapte sus preguntas en función de su nivel de experiencia. En el caso de los principiantes, haga hincapié en las habilidades técnicas, mientras que en el de los expertos, céntrese en su estilo de trabajo y su enfoque de los proyectos.
- Comience con un proyecto de prueba remunerado: esto le permitirá evaluar la calidad del trabajo del contratista, sus habilidades de comunicación y su adecuación cultural dentro de su equipo.
- Pida referencias a antiguos clientes: póngase en contacto con antiguos clientes para obtener opiniones de primera mano sobre la calidad del trabajo, la fiabilidad y las habilidades comunicativas del contratista.
A continuación, se incluyen algunas preguntas centradas en la cultura formuladas por Jason Fried, fundador de 37 Signals. Fried formula «preguntas menos obvias» a las referencias para evaluar la adecuación cultural y el estilo de trabajo de los candidatos.
2. Establezca contratos y acuerdos claros para evitar problemas legales.
Una vez que haya contratado a los contratistas adecuados, el siguiente paso crucial es formalizar una relación de trabajo satisfactoria con contratos claros y legalmente vinculantes. Estos acuerdos describen el alcance del trabajo, las condiciones de pago, los derechos de propiedad intelectual, las cláusulas de confidencialidad y otros aspectos de la colaboración.
Esto puede proteger los intereses de su empresa, establecer expectativas claras y minimizar el riesgo de malentendidos o disputas legales.
Si tiene una gran dependencia de contratistas para su trabajo, enviará muchos contratos. Una forma de agilizar este proceso es utilizar software y plantillas de gestión de contratos. Estas herramientas pueden ayudarle a estandarizar el proceso, reducir los errores y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos.
ClickUp es un software de gestión de proyectos y contratos, una herramienta todo en uno para gestionar contratistas independientes.
De hecho, la plantilla de contrato para contratistas de ClickUp es independiente del sector, y puede personalizarse para diferentes proyectos y ubicaciones.
Esta plantilla de contrato cubre todas las secciones clave, incluyendo:
- Obligaciones del cliente: describa sus responsabilidades, como proporcionar las herramientas necesarias, el proceso de aprobación, etc.
- Alcance del proyecto: defina los límites específicos del proyecto, incluidos los resultados, los cronogramas y las expectativas.
- Condiciones de pago: especifique el calendario de pagos, las formas de pago y las penalizaciones por demora en el pago.
- Cláusula de confidencialidad: Proteja la información confidencial utilizada de manera compartida entre las partes.
- Condiciones de separabilidad: establezca los términos del contrato, que serán válidos incluso si el contrato se considera inválido durante las disputas.
- Legislación aplicable: haga una mención a la jurisdicción legal que regirá el contrato en caso de disputas.
3. Establezca un proceso de incorporación (y salida) de contratistas.
Al igual que con los empleados a tiempo completo, asegúrese de contar con un flujo de trabajo para incorporar a los contratistas. Además, aunque puede tomar algunos componentes del proceso de incorporación de empleados a tiempo completo, estos suelen ser más cortos y rápidos.
A continuación, le presentamos un proceso de tres pasos para incorporar a los trabajadores contratados:
- El documento de incorporación: cree un documento en el que se describa el alcance del proyecto, los plazos, los hitos relevantes y cómo les apoyará el equipo interno. También puede aprovechar esta fase para darles acceso a cualquier herramienta y añadirlos a sus canales de comunicación.
- La reunión: Organice una llamada con el autónomo y otros compañeros internos que participen en el proyecto. Es un buen momento para reiterar su cultura y procesos de trabajo y explicar a los autónomos más detalles sobre sus productos y servicios.
- El primer hito: aquí es donde trabajas con el autónomo en el primer proyecto, ayudándole a superar los obstáculos iniciales y a generar impulso.
Del mismo modo, asegúrese de contar con un buen proceso de salida para agilizar los traspasos de proyectos y atar los cabos legales sueltos. A continuación, le indicamos algunos aspectos que puede incluir en su proceso de salida:
- Compruebe que todos los pagos finales se procesan con precisión y puntualidad.
- Planifique un traspaso fluido del trabajo sin terminar para garantizar la continuidad.
- Obtenga comentarios a través de una entrevista de salida para identificar áreas de mejora.
4. Establezca sus expectativas desde el principio
La mayoría de los contratistas han vivido al menos una experiencia horrible en la que un proyecto comenzó siendo una cosa y terminó siendo otra completamente diferente. No sea ese tipo de cliente.
Para evitar desviaciones en el alcance del proyecto y garantizar un resultado satisfactorio, establezca metas y hitos claros con un documento de declaración de trabajo desde el principio. Esto ayudará a evitar que el proyecto se desvíe de su curso y garantizará que usted y el contratista estén en sintonía en cuanto a los objetivos.
Aquí tiene dos formas de hacerlo:
- Finalice el alcance y los objetivos de su proyecto al redactar el acuerdo. Haga que todas las partes interesadas internas lo revisen para asegurarse de que nadie proponga cambios cuando el proyecto esté a mitad de camino.
- Configure un sistema de seguimiento de metas en su plataforma de gestión de proyectos para revisar el progreso del proyecto en los hitos clave y asegurarse de que va por buen camino.
Realice el seguimiento de los hitos del proyecto con ClickUp Metas.
Añada los detalles de su proyecto y los resultados clave a ClickUp Metas. Cada meta general se puede dividir en tareas y subtareas, describiendo claramente lo que implica cada una de ellas. Esto le ayuda a realizar el seguimiento de la finalización de cada hito y garantiza la responsabilidad.
Puede utilizar las metas para realizar evaluaciones de rendimiento y medir los niveles de productividad de sus contratistas.
Lea también: Externalización de la gestión de proyectos: ventajas de la externalización para gestionar su empresa.
5. Defina sus canales de comunicación
Los contratistas suelen sentirse distantes de los miembros del equipo interno. Al fin y al cabo, no son miembros oficiales del equipo, por lo que es posible que no tengan acceso a las conversaciones informales, tanto presenciales como virtuales, que son una parte muy importante para crear conexiones dentro del equipo.
Debe dar el primer paso y hacer que se sientan incluidos. Para ello, puede definir claramente sus preferencias de comunicación, como los canales, la frecuencia de las reuniones y el punto de contacto principal.
A continuación, le ofrecemos algunos consejos para definir canales de comunicación claros y coherentes:
Elija su canal de comunicación
Seleccione su plataforma de comunicación principal en función de las preferencias de su equipo y los requisitos del proyecto (por ejemplo, correo electrónico, software de gestión de proyectos, mensajería instantánea). A continuación, vaya más allá e incluya canales de respaldo para que siempre esté localizable.
También puede considerar la posibilidad de ofrecer herramientas asincrónicas y sincrónicas preferidas para una mayor flexibilidad. Por ejemplo, supongamos que está revisando un documento o realizando la edición de una base de datos. En ese caso, puede utilizar las funciones de detección de colaboración de ClickUp, como comentarios, etiquetas y edición en tiempo real, para mantener las conversaciones dentro del documento.
Cuando revise el progreso de un proyecto, intente mantener todas las conversaciones en un solo lugar para evitar la fragmentación de la información. Por ejemplo, puede crear un grupo en ClickUp Chat y exigir que solo se realicen actualizaciones en ese canal. De esta manera, todos estarán al tanto de lo que sucede.
Programe reuniones periódicas
Planifique reuniones periódicas para discutir el progreso, abordar cualquier problema y proporcionar comentarios. Puede determinar la frecuencia de las reuniones en función de la complejidad y el cronograma del proyecto.
Comparte tu política de comunicación.
Si su empresa cuenta con una política de comunicación, compártala con sus autónomos. De esta manera, sabrán cómo comunicarse con usted (de manera formal, informal, etc.) y si su empresa prefiere actualizaciones de estado asincrónicas o en tiempo real.
💡Consejo profesional: Crea una plantilla de documento titulada «Cómo trabajar conmigo» y pide a tus contratistas que la rellenen. Esto te ayudará a definir tus preferencias y expectativas, y a comprender el estilo de trabajo de cada uno. Puede incluir información como los canales de comunicación preferidos y los tiempos de respuesta.
También puede compartir la plantilla ClickUp Working With Me [Colaborador] y pedirles que la utilicen como referencia al crear su documento.
6. Cree un ciclo de retroalimentación
Los comentarios periódicos pueden ayudarle a identificar áreas de mejora y fortalecer la relación entre el contratista y el cliente. Pero recuerde que los comentarios son un proceso bidireccional: debe establecer un flujo de trabajo que le permita dar comentarios a los contratistas y permitirles compartir los suyos.
A continuación le indicamos cómo puede hacerlo:
- Ofrezca comentarios constructivos: proporcione comentarios específicos y prácticos que se centren en mejorar el rendimiento en lugar de criticar.
- Solicite comentarios: solicite activamente comentarios al contratista sobre su desempeño como cliente o gestor de proyectos durante las reuniones de seguimiento.
- Utilice una herramienta de retroalimentación: considere la posibilidad de utilizar un formulario o una encuesta para recopilar comentarios anónimos de los contratistas.
Por ejemplo, puede utilizar ClickUp Forms para realizar controles mensuales o trimestrales con sus contratistas. El generador de formularios cuenta con varios tipos de campos y preguntas condicionales que le ayudarán a personalizar la experiencia de la encuesta.
También puede organizar las respuestas en una base de datos. Esto último puede resultar especialmente útil para encontrar patrones en las respuestas de un contratista a lo largo del tiempo o examinar cómo todos los contratistas (en conjunto) tienen vista de sus procesos.
Esto puede ayudarle a crear una relación colaborativa y de alta productividad con sus contratistas.
7. Estandarice su política y proceso de pago
Una política y un proceso de pago estandarizados pueden agilizar las operaciones, reducir los errores y mejorar las relaciones con los contratistas independientes. Cuando se explica cómo funciona esto, no es necesario hacer un seguimiento de las facturas y ellos no tienen que perseguirte para cobrar.
A continuación, le indicamos algunos aspectos que debe incluir en su política de pagos:
- Frecuencia de pago: determine el calendario de pagos (por ejemplo, semanal, quincenal, mensual).
- Forma de pago: elija la forma de pago que prefiera (por ejemplo, depósito directo, cheque, PayPal).
- Plantilla de factura: cree una plantilla de factura estandarizada con toda la información necesaria para el uso compartido con los contratistas.
- Envío de facturas: Haga una mención de cuándo deben enviar las facturas los contratistas.
- Aprobación de facturas: Implemente un proceso de aprobación claro para garantizar la precisión y la puntualidad de los pagos.
Redacte su política con ClickUp Documentos.
Utilice una herramienta como ClickUp Docs para describir sus políticas y procesos de pago y realizar un uso compartido de ellos con sus equipos internos y contratistas independientes. Esto garantizará una total transparencia y proporcionará a los contratistas claridad sobre sus procedimientos de pago.
Y lo que es aún mejor: ClickUp incluye herramientas de escritura basadas en IA, como ClickUp Brain. Puede realizar la edición y la localización de su política en diferentes idiomas, lo que resulta especialmente útil si contrata a contratistas internacionales.
💡Consejo profesional: Establezca tarifas para los diferentes tipos de trabajos por contrato y manténgalas actualizadas para evitar negociaciones interminables con los contratistas y garantizar que su presupuesto se ajuste a los costes previstos.
8. Fomente una relación a largo plazo
Los ciclos de retroalimentación son solo una forma de garantizar una relación sostenible entre el contratista y el cliente. Al fin y al cabo, los contratos freelance se basan en las relaciones y el respeto mutuo.
A continuación, le ofrecemos algunas formas de demostrar a los autónomos que los respeta y sentar las bases para una relación sana y duradera:
- Ofrezca una remuneración justa: garantice un pago justo y puntual, cumpliendo con los términos y condiciones acordados.
- Evite la microgestión: dé a los contratistas la autonomía que necesitan para completar sus tareas de forma eficaz.
- Sea flexible: Adáptese a su estilo de trabajo, incluyendo horarios flexibles o programación de reuniones. Por ejemplo, algunos contratistas no siguen un horario de trabajo de 9 a 5, mientras que otros pueden preferir un aviso de reunión con al menos dos días de antelación.
- Envíe algún obsequio: demuestre su agradecimiento a los contratistas con los que lleva trabajando mucho tiempo enviándoles obsequios personalizados como forma de reconocer su contribución.
9. Mantenga una base de datos de contratistas
Una base de datos de contratistas es un repositorio centralizado de información sobre su equipo de autónomos, de todos los departamentos, para que los equipos administrativos, como el de finanzas o el de recursos humanos, puedan realizar un seguimiento de los datos de los contratistas y garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas laborales.
Recomendamos utilizar una herramienta como ClickUp en lugar de las hojas de cálculo o los documentos tradicionales. Incluye funciones de gestión de bases de datos muy útiles, como filtros y etiquetas, que ayudan a clasificar a los contratistas.
Por ejemplo, puede utilizar la vista Tabla de ClickUp para crear su base de datos centralizada de contratistas sin necesidad de programar. Con funciones avanzadas de clasificación, filtrado y Campos personalizados, puede segmentar fácilmente a los contratistas por departamento, recopilar detalles específicos y personalizar el diseño de la base de datos según sus necesidades exactas.
Estos son algunos campos que debe incluir en su base de datos de contratistas:
- Información del contratista: su nombre, datos de contacto, número de identificación fiscal y datos de pago.
- Especificaciones del contrato: duración del contrato, alcance del trabajo, condiciones de pago y documentos enlazados al acuerdo contractual, al acuerdo de confidencialidad y a otros documentos legales.
- Detalles sobre el cumplimiento normativo: formularios relacionados con los impuestos y la clasificación de los empleados, registros de facturación y otros trámites administrativos.
Si lo desea, puede añadir un campo «Notas» en la base de datos para documentar sus habilidades especializadas, datos de contacto y enlaces a su cartera. Esto resulta especialmente útil cuando se planifica volver a contratar a un antiguo contratista.
Además, ClickUp se integra con la mayoría de los sistemas de recursos humanos y nóminas. Esto significa que puede automatizar tareas como actualizar la información de los contratistas o marcar las facturas como pagadas dentro de ClickUp cuando se procesan en su sistema de nóminas.
Nota: Dado que la base de datos incluye información confidencial, implemente controles de acceso adecuados para proteger la información y garantizar la privacidad de los datos.
10. Manténgase al día en materia de cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo es un aspecto importante a la hora de contratar contratistas y varía en función de la región. En Estados Unidos, el IRS tiene criterios específicos para determinar si un trabajador es un contratista independiente o un empleado.
También deberá emitir el Formulario 1099-NEC para informar de los pagos realizados a contratistas independientes. Una herramienta de gestión de contratistas puede ayudarle a automatizar y abordar estas complicaciones, así como a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y fiscales locales.
🌈 ¿Sabías que algunos estados de Estados Unidos tienen leyes que establecen un nexo fiscal sobre las ventas cuando se contrata a contratistas independientes? Esto significa que es posible que tengas que recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas de tus compras, incluso si no tienes una oficina física allí.
Aproveche la tecnología
Otro aspecto en el que la tecnología puede ayudar es la automatización de las tareas más laboriosas, ya sea la gestión de proyectos freelance o procesos sistémicos como la firma de contratos. Una opción es la automatización para aprobar facturas, iniciar registros con los contratistas y gestionar otras tareas administrativas.
Los equipos jurídicos pueden plantearse centralizar el proceso de solicitud de contratos y mejorar la eficiencia con la plantilla de gestión de contratos de ClickUp.
Así es como funciona el trabajo:
- Envíe una solicitud mediante el formulario: Solo tiene que rellenar el formulario de solicitud de contrato, especificando el objeto y el tipo de contrato, junto con la fecha límite deseada.
- Revisión legal: el equipo jurídico revisa los detalles de la solicitud y se asegura de que se proporcione toda la información necesaria.
- Redacción y aprobación: el equipo jurídico redacta el contrato, incorporando los requisitos especificados y garantizando el cumplimiento de las leyes y normativas pertinentes.
Y lo que es aún mejor: la plantilla incluye una vista Tablero que permite al equipo jurídico realizar el seguimiento del estado de los contratos individuales, lo que garantiza que todos se cierren a tiempo.
Simplifique la gestión de contratistas con ClickUp.
Como dice el refrán, «el éxito se basa en los sistemas». Con ClickUp, puede crear un marco fiable para gestionar a los contratistas: un sistema centralizado, organizado y escalable que se puede personalizar para adaptarse a las necesidades de los diferentes equipos.
Desde la redacción de contratos y la gestión de proyectos hasta el fomento de los ciclos de retroalimentación y la centralización de la información de los contratistas, ClickUp puede ayudarle a gestionar todos sus procesos desde un solo lugar. De este modo, podrá establecer un sistema que le funcione tanto el primer día como al cabo de diez años.
Regístrese en ClickUp de forma gratuita y compruebe cómo le ayuda a gestionar eficazmente a sus contratistas.