¿Alguna vez ha tenido dificultades para comprender un plan de proyecto complejo, solo para encontrarse con un diagrama o una visualización que de repente lo aclaró todo?
Es increíble cómo una imagen clara nos ofrece, literalmente, una visión más clara, ¿verdad?
Un mapa de procesos da vida y claridad a todas las funciones e incluso a la visión de una organización. ¿Sabe qué es lo que amplía su impacto? Los símbolos de los mapas de procesos.
Estos elementos fundamentales llevan la comprensión visual a un nivel superior, y la industria de las herramientas de visualización, valorada en 9840 millones de dólares, está totalmente de acuerdo.
Este artículo es una guía completa sobre los símbolos de los mapas de procesos. Explicaremos qué son, proporcionaremos símbolos específicos y comunes de los mapas de procesos y analizaremos los principales tipos.
También te ofrecemos una guía de seis pasos para crear mapas de procesos y te explicamos cómo ClickUp, una plataforma de gestión de proyectos, puede ayudarte a crearlos.
¿Qué son los símbolos de los mapas de procesos?
Los símbolos de los mapas de procesos son elementos visuales que se utilizan para representar los diferentes pasos, operaciones y decisiones dentro de un proceso. Ayudan a ilustrar el flujo de un proceso de principio a fin.
El objetivo principal de los símbolos de los mapas de procesos es facilitar la comprensión y el análisis de procedimientos complejos. Se utilizan ampliamente en las empresas, la ingeniería y la gestión de procesos para indicar cómo se produce el flujo de información, cómo se almacena y cómo se ejecuta.
Símbolos comunes utilizados en el mapeo de procesos
Ahora que ya tiene una breve panorámica de los símbolos de los mapas de procesos, aquí tiene los símbolos estándar de los mapas de procesos según su uso.
Procesamiento de datos
Estos son los principales símbolos que indican cómo se procesan y organizan los datos:
| Figura | Nombre | Función |
|---|---|---|
| Símbolo de recopilación | Representa el proceso de combinar dos o más conjuntos de datos. | |
| Símbolo de ordenar | Indica el orden en que se organizarán los datos del pedido. |
Almacenamiento de archivos e información
Para representar el almacenamiento de datos, estos son los símbolos de mapas de procesos que debe utilizar:
| Figura | Nombre | Función |
|---|---|---|
| Símbolo de datos almacenados | Indica que los datos se almacenan aquí. | |
| Símbolo de base de datos | Representa una lista de información con una estructura estándar. | |
| Símbolo de almacenamiento de acceso directo | Este es el símbolo de un disco duro. | |
| Símbolo de almacenamiento interno | Representa los datos almacenados en la memoria interna de un sistema. |
Proceso y operación
Estos son los símbolos de los mapas de procesos que indican que un paso lleva a cabo una tarea, una operación o una lógica:
| Figura | Nombre | Función |
|---|---|---|
| Símbolo de proceso | Representa una acción, tarea u operación. | |
| Símbolo de subrutina | Este símbolo muestra una serie de acciones relacionadas con una tarea más amplia, que también puede tener un mapa de procesos independiente. | |
| Símbolo alternativo | Esto muestra que hay un paso alternativo que se podría dar. | |
| Símbolo de retraso | Representa un periodo de espera o un retraso. | |
| Símbolo de preparación | Este paso muestra la preparación previa a la siguiente operación. | |
| Símbolo de bucle manual | Muestra una secuencia de comandos que se repite hasta que se detiene manualmente. |
Entrada y salida
Todo mapa de procesos debe indicar el tipo de información. Estos símbolos ayudan a comunicar las entradas y salidas:
| Figura | Nombre | Función |
|---|---|---|
| Símbolo de entrada o salida | Representa el material o la información que entra o sale del proceso. | |
| Símbolo de documento | Indica un paso del proceso que utiliza o genera un documento o informe. | |
| Símbolo de documentos múltiples | Este es un paso que muestra que se utilizan o producen varios documentos. | |
| Símbolo de visualización | Indica que se muestra o presenta cierta información. | |
| Símbolo de entrada manual | Un símbolo de entrada manual indica que un paso requiere la intervención humana y no está automatizado. |
Ramificación y control de los símbolos de flujo
Para ayudar a su empresa a visualizar la dirección del flujo de información, estos símbolos de mapas de procesos son esenciales:
| Figura | Nombre | Función |
|---|---|---|
| Símbolo de flecha | Indica la dirección de la información o del proceso. Se utiliza principalmente con fines de lectura. | |
| Símbolo de terminador | Representa el inicio o el final de un proceso. | |
| Símbolo de decisión | Muestra el paso en el que se debe tomar una decisión. | |
| Símbolo de conector | Este símbolo establece una conexión entre dos mapas de procesos. Por lo general, se utiliza para continuar el mapeo en una página diferente. | |
| Símbolo de conector fuera de la página | Este símbolo muestra dónde se realiza la conexión cuando un proceso continúa en una página fuera de la secuencia. | |
| Combinar símbolo | Muestra dónde se combinan varios procesos. | |
| Símbolo de extracción | Simboliza la extracción de un dato específico de un conjunto de datos más amplio. | |
| Símbolo OR | Un punto de ramificación en el que se puede tomar una de varias rutas. |
Glosario de símbolos
Un mapa de procesos estandarizado garantiza que cada figura represente un tipo similar de tarea u operación. Aquí tienes un glosario que te ayudará a comprender las figuras más comunes en un mapa de procesos y su función clave:
| Figura | Función |
|---|---|
| Círculo | Indica el inicio o el final de un proceso. |
| Ovalado | Representa un paso o actividad dentro de un proceso. |
| Rectángulo | Indica un punto en el que se toma una decisión. |
| Diamante | Representa los datos que entran o salen de un proceso. |
| Paralelogramo | Indica un lugar donde se almacenan los datos. |
| Cilindro | Representa un almacén de datos al que se accede de forma secuencial. |
| Triángulo | Muestra un paso manual o un retraso en el proceso. |
| Hexágono | Representa una fuente de datos externa. |
| Pentágono | Se trata de un bloque de pasos reutilizable dentro de un proceso más amplio. |
| Trapecio | Representa un documento o informe. |
Diferentes tipos de mapas de procesos
Los símbolos que debe utilizar dependen de los tipos de mapas de procesos que se adapten a sus necesidades. A continuación, le presentamos seis tipos de mapas de procesos estándar basados en fines específicos y casos de uso óptimos:
Mapa detallado de procesos
Un mapa detallado proporciona una vista profunda del proceso, incluyendo cada paso y cada decisión. Es ideal para comprender procesos complejos o identificar cuellos de botella.
Estos son los símbolos más utilizados:
- Símbolos de almacenamiento de datos: base de datos, documento.
- Ovalado: Representa un proceso o actividad.
- Rectángulo: representa un punto de decisión.
- Diamante: Representa una entrada o salida.
Aquí es donde debe utilizar un mapa de procesos detallado:
- Realización de análisis de causas raíz
- Comprender procesos complejos
- Identificar cuellos de botella e ineficiencias
- Documentación de procedimientos detallados
Mapa de procesos de alto nivel
Un mapa de procesos de alto nivel ofrece una panorámica general de los hitos y puntos de decisión importantes. Ayuda a comprender el flujo general de un proceso o a comunicarse con las partes interesadas.
Estos son algunos de los símbolos avanzados más utilizados en los mapas de procesos:
- Ovalado: Representa un proceso o actividad.
- Rectángulo: representa un punto de decisión.
- Diamante: Representa una entrada o salida.
Estas son las mejores situaciones para las que se recomienda un mapa de procesos de alto nivel:
- Panorámica del proceso
- Comprender el flujo general del proceso
- Comunicación con las partes interesadas
- Planificación estratégica
Mapa de flujo de valor (VSM)
Un VSM ayuda a identificar el desperdicio y las ineficiencias dentro de un proceso, centrándose en el flujo de valor. Este enfoque se utiliza a menudo en software VSM específico para la mejora de procesos lean.
Estos son los símbolos que se utilizan en un VSM:
- Símbolo de inventario: representa las existencias de materiales.
- Flecha: Representa el flujo de materiales o información.
- Triángulo: representa un retraso o tiempo de espera.
Un VSM se aplica mejor para los siguientes fines:
- Mejora la eficiencia
- Mapeo de departamentos o funciones completos
- Identificar el desperdicio y las ineficiencias
- Mejora de procesos Lean
- Reducción de costes
Mapa de procesos con carriles
Un mapa de procesos con carriles visualiza un proceso en diferentes departamentos o equipos mediante secciones claras. Estas secciones suelen representar los departamentos o funciones responsables de la tarea.
Los símbolos de los mapas de procesos exclusivos de los carriles son bandas horizontales o verticales. Estas bandas separan visualmente las responsabilidades de los diferentes equipos, departamentos o personas involucradas.
Un carril es perfecto para los siguientes fines:
- Análisis de los cuellos de botella en los procesos
- Comprender la propiedad de los procesos
- Identificar los traspasos entre departamentos
- Mejorar la colaboración entre funciones
Árbol de decisión
Un árbol de decisión representa los procesos de toma de decisiones y sus posibles resultados. Se ramifica como un árbol para ayudar a los lectores a comprender lo que podría suceder después de realizar una tarea.
Estos son los símbolos que se utilizan aquí:
- Rectángulo: representa un punto de decisión.
- Diamante: Representa un nodo de oportunidad.
- Círculo: Representa un punto final.
Estas son las situaciones en las que un árbol de decisión resulta más adecuado:
- Evaluación de opciones y consecuencias
- Toma de decisiones
- Evaluación de riesgos
- Planificación de escenarios
Diagrama de flujo
Un diagrama de flujo de procesos se centra en la secuencia de pasos. Es una herramienta básica pero eficaz para visualizar procesos.
Estos son algunos de los símbolos básicos de los diagramas de flujo:
- Círculo: representa un punto de inicio o final.
- Ovalado: Representa un proceso o actividad.
- Rectángulo: representa un punto de decisión.
- Diamante: Representa una entrada o salida.
Estas son las situaciones en las que un diagrama de flujo resulta más adecuado:
- Análisis de procesos
- Comprender el flujo de procesos
- Documentación de procedimientos
- Módulos de formación
Además de estos tipos, los tipos de procesos basados en gráficos, como los diagramas de flujo de datos, los diagramas de flujo de trabajo y los diagramas de flujo acumulativo, están ganando terreno en la gestión de proyectos.
Cómo crear un mapa de procesos utilizando símbolos
Aquí tienes una guía en dos partes que abarca la creación y el análisis de mapas de procesos. Las herramientas de mapeo de procesos de ClickUp pueden facilitarte mucho esta tarea.
Seis pasos para crear un mapa de procesos utilizando símbolos
Estos son los seis pasos que debe seguir para crear un mapa de procesos eficaz:
Paso 1: Defina el alcance y el enfoque
El primer paso es involucrar a las partes interesadas y establecer el enfoque y la orientación del mapa de procesos.
Para ello, siga estos dos pasos:
- Identifique el proyecto o la función en la que debe centrarse.
- Convoque una reunión del comité directivo con las partes interesadas.
- Anote las expectativas, como la forma en que debe representarse y la información que debe proporcionarse.
Aunque esto pueda parecer muy amplio, ClickUp ofrece numerosas herramientas de visualización que le ayudarán a definir el alcance y el enfoque en la primera reunión.
Las pizarras blancas de ClickUp son lienzos digitales colaborativos ideales para generar ideas y visualizarlas. A la hora de definir la intención, las expectativas y las necesidades de un proyecto o mapa de procesos, esta herramienta siempre cumple con su cometido.
Así es como ClickUp Pizarra ayuda a definir el alcance y el enfoque de un mapa de procesos en una reunión con las partes interesadas:
- Intercambia ideas en tiempo real, añadiendo notas, figuras y dibujos directamente en la pizarra.
- Mantenga un registro transparente de los resultados de las reuniones sobre mapas de procesos y las decisiones tomadas con datos sobre versiones y contribuciones.
- Conecta la herramienta con la gestión de tareas, ClickUp y otros elementos del proyecto para pasar sin problemas al siguiente paso.
Paso 2: Documentar los pasos
Una vez aclaradas las expectativas, el siguiente paso es que los responsables de las funciones documenten cada paso, proceso de gestión y metodología involucrados.
Esto requiere una amplia lluvia de ideas, mapeo y uso compartido. ClickUp facilita esta tarea con un conjunto específico de herramientas de lluvia de ideas y visualización.
ClickUp Mapas mentales es una herramienta visual para generar ideas, organizarlas y crear conexiones entre conceptos. Una vez que hayas definido el alcance y el enfoque, esta herramienta transformará la forma en que documentas y conectas cada paso y operación.
Estas son algunas de las funciones de ClickUp Mind Maps que facilitan la documentación detallada de los mapas de procesos:
- Le permite personalizar la apariencia y diferenciar entre pasos del proceso, decisiones u otros elementos.
- Simplifica la selección de símbolos con acceso a una biblioteca de símbolos estándar para diagramas de flujo.
- Visualice el flujo de datos entre tareas y pasos con su función integrada de conexión por puntos. La herramienta también incluye una opción de reestructuración para realinear elementos y eliminar automáticamente solapamientos confusos.
Incluso con estas increíbles herramientas, crear una solución personalizada desde cero puede llevar mucho tiempo. Para solucionar esto, puede acceder a varias plantillas de ClickUp que están listas para usar y se pueden personalizar fácilmente.
La plantilla de pizarra para mapas de procesos de ClickUp es el marco ideal para la documentación y el mapeo colaborativo de procesos. Su estructura básica pero visualmente impactante garantiza que todas las observaciones conduzcan a una visualización clara y organizada.
Estas son algunas de las funciones que facilitan la documentación y la visualización de los pasos:
- Le permite organizar pasos y conexiones sin esfuerzo. Esto simplifica la selección de símbolos de mapas de procesos.
- Ayuda a capturar detalles y descripciones de pasos fácilmente con amplias funciones de formato de texto, como tiras, estilos de fuente y resaltados.
- Permite a los equipos crear y perfeccionar mapas de procesos de forma conjunta gracias a funciones colaborativas como la actualización en tiempo real y los comentarios instantáneos.
Paso 3: Selección y correlación de símbolos
Una vez definidos los pasos y los procesos, debe finalizar qué símbolos se aplican.
A continuación, le indicamos algunos aspectos clave que debe tener en cuenta al realizar la selección de los símbolos de los mapas de procesos:
- La naturaleza y la función del proceso
- ¿Qué pasos hay que seguir después de completar el primer paso?
- Datos clave a tener en cuenta al describir el proceso
Con el conjunto de símbolos de mapeo de procesos asignados a cada paso, colocarlos juntos como un mapa de procesos resulta muy sencillo.
Paso 4: Estandarice con una plantilla
Los proyectos, las soluciones lógicas y los departamentos suelen tener numerosos procesos similares. Una vez que su mapa de procesos esté listo, estandárcelo como plantilla. Se convertirá en su referencia para crear rápidamente nuevos mapas de procesos.
ClickUp cuenta con múltiples marcos de mapeo de procesos, como la plantilla de diagrama de flujo de procesos de ClickUp y otras plantillas de mapeo de flujos de valor, para potenciar su proceso de creación.
Si busca un marco que se adapte fácilmente a las necesidades de su empresa, la plantilla de mapeo de procesos de ClickUp es la solución ideal. Desde la creación del flujo de trabajo hasta la colaboración en equipo, esta plantilla le permite visualizarlo todo.
Estas son algunas de las funciones que destacan su capacidad para convertirse en su solución estandarizada predeterminada:
- Permite a los equipos colaborar en tiempo real, lo que facilita la mejora de los procesos.
- Conecta más de 1000 herramientas con las integraciones de ClickUp. Esto te garantiza que dispones de los datos más recientes para respaldar los símbolos de mapas de procesos que has seleccionado.
- Ahorre tiempo en la creación de su mapa de procesos estándar gracias a su interfaz fácil de usar, su amplia biblioteca de símbolos para mapas de procesos y sus ajustes rápidos de arrastrar y soltar.
Paso 5: Optimizar y realizar automatización
Aunque tenga todos sus procesos empresariales mapeados, estos están sujetos a cambios. Optimizar y automatizar sus mapas de procesos le ayuda a mantenerlos actualizados ante cualquier cambio. Esto resulta especialmente útil a la hora de revisar nuevos retos o implementar mejoras de forma horizontal.
Este paso suele requerir la adopción de tecnología y herramientas avanzadas. Esto a menudo conlleva retos financieros y relacionados con las competencias. ClickUp simplifica todo eso con su herramienta de plataforma de IA dedicada.
ClickUp Brain es la herramienta de IA integrada en ClickUp que impulsa la automatización y proporciona información detallada sobre los datos. Cuando se incorpora a sus mapas de procesos, simplifica la creación y ayuda a mantener sus visualizaciones actualizadas.
Estas son algunas de las ventajas de ClickUp Brain en los mapas de procesos:
- Optimiza las técnicas de mapeo de procesos mediante la automatización de tareas y el uso de comandos en lenguaje natural.
- Genera una vista previa del modelado de procesos con sus algoritmos avanzados.
- Sugiere los mejores pasos y el curso de acción a seguir.
- Permite la colaboración en tiempo real y analiza los flujos de trabajo para identificar ineficiencias.
- Aclara la actualización del mapa con resúmenes instantáneos e información sobre cómo han cambiado sus procesos empresariales.
Análisis de un ejemplo de mapa de procesos
Ahora que ya sabe cómo crear un proceso, analicemos e interpretemos un ejemplo.
Paso 1: Defina el tipo de mapa de procesos
Hemos creado un diagrama de flujo con un flujo lógico, elementos de toma de decisiones y bucles de reelaboración.
Identificar el tipo de mapa de procesos ayuda a desglosar cómo leerlo.
Paso 2: Identifique su propósito
Esta visualización correlaciona cómo los equipos de ventas y logística deben abordar el aumento previsto de la demanda de los clientes. Describe los pasos necesarios para la verificación de la demanda, la comunicación con los clientes y el trabajo para aumentar la capacidad.
Paso 3: Anote sus observaciones e interpretaciones
Después de seguir paso a paso, es importante que tomes nota de lo que has entendido.
A continuación, se muestra un análisis del ejemplo del diagrama de flujo:
- El proceso comienza cuando el cliente comunica sus previsiones a largo plazo, que muestran un aumento del volumen.
- El equipo de ventas verifica la demanda y, si se confirma, colabora con el cliente para documentar los nuevos requisitos y su impacto.
- El equipo de logística determina la estrategia y el impacto en sus operaciones.
- Si la capacidad es insuficiente, el equipo explora opciones como utilizar la capacidad latente de las máquinas o implementar aumentos de capacidad.
- La comunicación con el cliente se mantiene durante todo el proceso, lo que garantiza la alineación y la gestión de las expectativas.
- El proceso incluye un ciclo de reelaboración para desarrollar nuevas estrategias de aumento de la capacidad hasta que no haya ninguna opción viable. Esto también indica que podrían ser necesarios ajustes basados en los comentarios de los clientes o en la evolución de las circunstancias.
Ventajas de utilizar símbolos de mapas de procesos
Ahora que ya sabe cómo crear un mapa de procesos con símbolos, le mostraremos cómo puede transformar su empresa. Estas son cinco ventajas de utilizar símbolos en los mapas de procesos:
Mejora la claridad y la comprensión
Los símbolos de los mapas de procesos tienen como objetivo simplificar un proceso complejo. Con un conjunto estandarizado de símbolos, el flujo de información es rápido y eficaz. Esto facilita la comprensión del flujo del proceso, incluso para las partes interesadas que no tienen conocimientos técnicos.
La visualización mejorada también ayuda a los equipos a detectar áreas potenciales de mejora.
Mejora la comunicación y la colaboración
Los símbolos de los mapas de procesos son un lenguaje en sí mismos. Visualizar sus procesos con un lenguaje común fomenta una mejor comunicación y comprensión. Los símbolos adecuados también simplifican las discusiones y facilitan el trabajo en equipo eficiente.
Aumenta la eficiencia de los procesos
Una de las principales razones por las que las empresas adoptan los mapas de procesos es para mejorar sus operaciones.
Los símbolos de los mapas de procesos resaltan de manera eficiente los cuellos de botella, las redundancias y las ineficiencias en sus procesos. Esto da como resultado flujos de trabajo optimizados y una eficiencia general.
Facilita la toma de decisiones
Un mapa de procesos con los símbolos adecuados facilita la evaluación de las diferentes opciones. Este enfoque lógico y basado en datos es fundamental para mejorar la precisión de las decisiones.
Al visualizar los posibles resultados de las diferentes opciones, podrá identificar el mejor curso de acción y evitar costosos errores.
Fomenta la responsabilidad
Los símbolos de los mapas de procesos aclaran quién es responsable de cada acción o paso. También simplifican el proceso de delegación de tareas y mejoran el rendimiento al informar a los empleados sobre el alcance de su trabajo.
Optimice los procesos empresariales con ClickUp
Si bien los mapas de procesos dan sentido a las complejas operaciones de una empresa, los símbolos de los mapas de procesos son la clave para simplificar sus complejidades y mejorar la eficiencia. Saber cómo utilizar un mapa de procesos es fundamental para facilitar la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones.
Con la guía completa y los ejemplos de símbolos estándar para mapas de procesos que hemos cubierto, ya casi está listo para transformar sus niveles de productividad.
Lo único que le queda por hacer es elegir ClickUp y su amplia gama de herramientas para optimizar su proceso de mapeo. ¡Regístrese en ClickUp y pruébelo!