¿Te has preguntado alguna vez cómo se navegaba antes de la invención de los mapas? Con la ayuda de la posición del sol y las estrellas.
En mitad del proyecto, si sientes que ves las estrellas, necesitas un mapa: un mapa del proceso. Veamos algunos correlacionar procesos y cómo utilizarlas para mejorar la eficacia de la empresa.
¿Qué son las técnicas de correlacionar procesos?
Las técnicas de correlación de procesos son enfoques sistemáticos que se utilizan para documentar, analizar y mejorar visualmente los pasos de un proceso de empresa. Existen varias técnicas para correlacionar procesos, como los diagramas de flujo de trabajo, los diagramas de flujo de datos, las notaciones de modelado de procesos empresariales, los diagramas SIPOC, etc. Antes de entrar en detalles, entendamos los conceptos básicos.
¿Qué es correlacionar procesos de empresa?
El mapeo de procesos de negocio es la representación visual de la secuencia de pasos implicados en cualquier proceso de empresa. Proporciona una imagen consolidada de un proceso de principio a fin.
La técnica más sencilla para correlacionar procesos es el diagrama de flujo, que representa gráficamente la secuencia de acciones o pasos de un proceso. El diagrama de flujo de un proceso de resolución de reclamaciones de clientes podría tener este aspecto.
Recibir la queja del cliente > evaluar la queja > establecer la prioridad > asignar al ejecutivo de atención al cliente > resolver la queja > cerrar el ticket > recopilar comentarios.
¿Qué incluye un correlacionario de procesos?
Los mapas de procesos típicos incluyen lo siguiente.
- Acciones que los usuarios realizan para avanzar en un proceso
- Puntos de decisión en los que los usuarios deciden el curso de acción
- Dirección del flujo basada en las decisiones
- Puntos de inicio y fin que indican el comienzo y el final del proceso
Dependiendo de la complejidad de tu proyecto, es posible que tengas varios componentes más, pero estos cuatro representan lo básico.
¿En qué se diferencia el correlacionar procesos del modelado de procesos de empresa?
Aunque los dos términos suenan parecidos y tienen cierto solapamiento, el mapeo de procesos de negocio es distinto del modelado de procesos de negocio.
El modelado de procesos de negocio es un enfoque cuantitativo y basado en datos para esbozar procesos complejos, mientras que el mapeo de procesos es una vista cualitativa de cómo las partes interesadas perciben sus procesos.
Además, el modelado tiende a ser detallado y exhaustivo, examinando el proceso desde múltiples perspectivas, mientras que el correlacionado suele ser más directo, centrándose en la secuencia de actividades.
El correlacionado de procesos de empresa sienta las bases para comprender los procesos actuales y cómo cree cada parte interesada que deberían ser. Esto ofrece varias ventajas.
Importancia y ventajas de las técnicas de correlacionar procesos empresariales
La correlación de procesos de empresa puede terminarse utilizando diversas técnicas, cada una de ellas adecuada para fines específicos. Sea cual sea el camino que se tome, las ventajas son muchas.
Mejor visibilidad: El mapeo de procesos de negocio visualiza claramente cómo funcionan los procesos dentro de una empresa. De este modo, todo el mundo sabe lo que se espera que ocurra.
Por ejemplo, si se espera que el desarrollador senior realice una revisión del código inmediatamente después de que la codificación esté completada, el mapa de procesos lo dejará claro para ambos.
Identificar ineficiencias: En la empresa gestión de procesos , los mapas identifican ineficiencias, redundancias y cuellos de botella en sus procesos.
Por ejemplo, si un Mapa de procesos de aprovisionamiento muestra múltiples aprobaciones para compras rutinarias, la empresa podría racionalizarlo ajustando umbrales más altos para la revisión de los directivos, acelerando así los aprovisionamientos.
Agilizar la comunicación: Buena herramientas para correlacionar procesos ponen al descubierto las lagunas de comunicación o las redundancias derivadas de la falta de flujo de información. Puede utilizar estos datos para ajustar mejor los protocolos de comunicación.
Satisfacción de los empleados: Cuando los miembros de un equipo conocen los pasos previos y posteriores a su trabajo, es probable que sean más reflexivos con sus resultados. Por ejemplo, cuando el analista de negocio sabe que la función se someterá a pruebas, escribe historias de usuario y criterios de aceptación más claros.
Automatización: Este es el beneficio más importante. Correlacionar procesos permite la automatización de los procesos de la empresa:
- Esbozar el flujo del proceso y la secuencia de pasos
- Identificación de dependencias y solapamientos
- Calcular el tiempo y el esfuerzo de cada paso
- Medir el impacto de un paso en el siguiente
- Organización de los pasos en una secuencia repetible y automatizable
Con toda esta información, las empresas pueden automatizar los procesos de forma inteligente, liberando a los miembros del equipo para que se centren en actividades más estratégicas.
Una vez aclarada la teoría sobre el correlacionado de procesos de negocio, pasemos a la práctica. He aquí las principales técnicas para correlacionar procesos de negocio que puede aplicar hoy mismo a sus necesidades.
Técnicas para correlacionar procesos de empresa
Dependiendo de la naturaleza de su proceso, su complejidad, las partes implicadas, su impacto en la empresa, etc., puede elegir entre varias técnicas avanzadas de correlacionar procesos. A continuación, analizamos las principales.
1. Técnicas de flujo de trabajo
Un flujo de trabajo es una secuencia de pasos que siguen personas o máquinas para completar una tarea o alcanzar un objetivo. Puede ser sencillo, como sacar dinero de un cajero automático, o complejo, como montar un smartphone.
Las técnicas de correlacionar procesos de empresa basadas en flujos de trabajo pueden utilizarse para todo el proceso, por complejo que sea. Las organizaciones también utilizan esta técnica para correlacionar el flujo de trabajo de los flujos de trabajo.
Por ejemplo, el equipo de desarrollo podría tener un flujo de trabajo de programación. El equipo de ingeniería podría tener un flujo de trabajo de despliegue conectado al flujo de trabajo de programación. El equipo de DevOps puede tener un flujo de trabajo de mantenimiento de aplicaciones que incluya ambos.
He aquí cómo puede utilizar las técnicas de flujo de trabajo para correlacionar su proceso de empresa.
Identifique el tipo de flujo de trabajo
Los flujos de trabajo son de cuatro tipos. Comience a correlacionar su proceso de empresa identificando qué tipo de proceso es el suyo.
Secuencial: En los flujos de trabajo secuenciales, las tareas se realizan en un orden determinado, una tras otra. Tomemos el ejemplo de sacar dinero de un cajero automático; los pasos se realizan en una secuencia que va desde introducir la tarjeta hasta retirar la tarjeta.
Estado-máquina: Los flujos de trabajo estado-máquina se producen cuando el proceso va y viene. Por ejemplo, al desarrollar la experiencia del usuario para una app, aplicación móvil, es posible que se realicen varias pruebas de usuario y se investigue una y otra vez antes de hacer el diseño final.
Basados en reglas: Se trata de flujos de trabajo "si-esto-entonces-eso", aunque no tan sencillos. Algunas decisiones pueden tener varias opciones y cada una de ellas rama en varios flujos de proceso.
Paralelo: Cuando un flujo de trabajo es paralelo, los procesos/tareas tienen lugar simultáneamente. La fabricación ajustada tiene varios flujos de trabajo paralelos.
Reconocer varios componentes
Cada flujo de trabajo incluye varios componentes como:
- Tareas: Cada paso/actividad realizada en el flujo de trabajo
- Relaciones: Dependencias y conexiones entre las tareas del flujo de trabajo
- Roles: Quién es responsable de cada tarea (no es necesario que sean individuos, también pueden ser roles como director de proyecto, desarrollador, etc.)
- Dirección: Flujo de información (esto es crítico especialmente en flujos de trabajo estado-máquina)
- POE: Procedimientos operativos estándar para tareas dentro del flujo de trabajo
Incluya todos estos detalles en el
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https://clickup.com/es-ES/blog/110060/documentacion-del-flujo-de-trabajo/
documentación del flujo de trabajo.
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Crear un diagrama de flujo de trabajo
Con los distintos componentes de su proceso, cree un diagrama de flujo de trabajo, en el que se describan las tareas, quién las hará, en qué orden y con arreglo a qué normas. He aquí algunos ejemplos ejemplos de diagramas de flujo de trabajo para inspirarse.
Cree diagramas de flujo de trabajo para las necesidades de su empresa con ClickUp
2. Diagramas de flujo de datos
Si los flujos de trabajo tienen que ver con acciones/actividades, el flujo de datos tiene que ver con la información. Los diagramas de flujo de datos ilustran cómo los datos pasan de la entrada a la salida a través de un proceso, destacando las fuentes, los destinos, los puntos de almacenamiento y las rutas.
Ayudan a correlacionar los sistemas de información, por lo que resultan especialmente útiles en procesos de software y de uso intensivo de datos.
Diagrama de flujo de datos (Fuente: Wikimedia Commons )
Para dibujar un diagrama de flujo de datos, utilice los siguientes componentes.
- Círculos o rectángulos redondeados para los procesos que muestran cómo se transforman los datos dentro del sistema
- Rectángulos o líneas abiertas para los almacenes de datos, como archivos, bases de datos o almacenes
- Cuadrados o rectángulos para entidades externas como fuentes de datos o destinos fuera de los límites del sistema
- Flechas para el flujo de datos, que conectan procesos, almacenes de datos y entidades externas
Al utilizar diagramas de flujo de datos, es importante tener en cuenta que no hay flujo de control. Esto significa que este diagrama no tiene flujos condicionales, reglas de decisión ni bucles. Éstos pueden representarse como gráficos de flujo conectados al diagrama de flujo de datos.
3. Modelo y notación de procesos de empresa (BPMN)
Un modelo y notación de procesos de negocio es un conjunto de directrices para crear una representación gráfica de los procesos de una empresa. Proporciona un conjunto completo de símbolos y notaciones fácilmente comprensibles por todas las partes interesadas de la empresa.
modelo y notación de procesos de negocio (Fuente:_%img/)
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BPNM es más adecuado para procesos que deben ser comprendidos por equipos técnicos, analistas de negocio, líderes y clientes. Estas son las notaciones recomendadas y cómo utilizarlas.
Identifique sus objetos de flujo: Representan tareas, eventos o trabajo terminado en el proceso. Por ejemplo, un nodo de tarea puede representar la comprobación del crédito de un cliente en un proceso de pedido a cobro.
Dibuje los objetos de conexión: Representan el flujo de información o acción: una línea sólida con una flecha sólida apunta de una actividad a la siguiente. Las líneas discontinuas representan el flujo de mensajes o la asociación.
Organizar en carriles: Se refieren a las categorías o partes interesadas que realizan las distintas tareas del proceso. Por ejemplo, en un sistema de procesamiento de facturas, las tareas pueden dividirse en carriles para proveedores, clientes, equipos financieros, equipos de ventas, etc.
Diagrama de flujo de carriles de natación de ClickUp para correlacionar procesos
Utilice artefactos: Mostrar cómo los datos son requeridos o producidos por las actividades. Por ejemplo, un objeto de datos puede ser un pedido creado y luego actualizado a través de varios pasos del proceso.
4. Diagramas de lenguaje de modelos unificado (UML)
El Lenguaje Unificado de Modelado (UML) es un lenguaje de modelado que se utiliza para visualizar el diseño de un sistema. UML se utiliza ampliamente en ingeniería de software para representar las estructuras y comportamientos de varios componentes.
Aunque se denomine así, no es un lenguaje de programación, sino un conjunto de directrices y vocabulario para visualizar sistemas. Cada diagrama UML se centra en un aspecto distinto del sistema, lo que facilita a los interesados la comprensión de diseños de software complejos.
Al correlacionar procesos de empresa, utilice el tipo de UML que más le convenga. Existen dos categorías dentro de los UML.
Diagramas estructurales
Los diagramas estructurales son los mejores para los aspectos estáticos de un sistema, como la estructura del código fuente, incluidos los componentes, clases, objetos y sus disposiciones.
Por ejemplo, un diagrama de clases para una plataforma de redes sociales podría detallar cómo se estructuran y se interrelacionan los perfiles de usuario, las publicaciones, los comentarios y los mensajes.
Diagramas de comportamiento
Los diagramas de comportamiento son los más adecuados para los aspectos dinámicos de un sistema, ya que ilustran cómo los elementos del sistema interactúan y cambian con el tiempo. Estos diagramas describen el flujo de control de una actividad a otra, las interacciones entre objetos y las respuestas del sistema a los eventos.
Por ejemplo, un diagrama de secuencia de un sistema de seguimiento de incidencias podría ilustrar el proceso de notificación de un error, incluidas las interacciones entre el usuario, la interfaz del sistema y la base de datos, y destacar cómo se comporta el sistema en respuesta a las acciones del usuario y a los eventos del sistema.
5. Diagramas SIPOC
SIPOC son las siglas de Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes. Es una herramienta utilizada en la industria manufacturera, el comercio minorista, la cadena de suministro e industrias afines para correlacionar una visión general de alto nivel de los procesos.
Los diagramas SIPOC son los mejores para crear una vista de pájaro del panorama de la empresa. Abarca de principio a fin, incluyendo:
- Proveedores que proporcionan los insumos necesarios para el proceso, que pueden ser internos de su organización o proveedores externos
- Entradas, incluidos los materiales, la información o los recursos necesarios para ejecutar el proceso
- Proceso y las actividades de alto nivel que transforman la entrada en salida. Los diagramas SIPOC suelen constar de 5 a 7 pasos para mantener la simplicidad y la claridad
- Salidas, como los productos, servicios o información que genera el proceso
- Clientes, tanto internos como externos a la empresa
Con cualquiera de estas técnicas, puede cosechar los beneficios de la racionalización, optimización y automatización de los procesos de negocio. Independientemente de la que utilice, a continuación le explicamos cómo correlacionar eficazmente los procesos de la empresa.
Cómo crear un Mapa de Procesos de Negocio eficiente
Para crear un Mapa de Procesos se necesita investigación, claridad y una herramienta diseñada a tal efecto como ClickUp. Aquí tiene una guía paso a paso sobre cómo utilizarlas para correlacionar sus procesos.
Definir el alcance y los objetivos
Todo proceso implica varios pasos. Para correlacionarlos eficazmente, debe definir su alcance, el nivel de detalle necesario y lo que espera conseguir con ellos. Por ejemplo, si está correlacionando el proceso de adquisición, el alcance puede ser de principio a fin o sólo una parte, como la selección de proveedores.
Una buena software de correlacionar flujos de valor puede ayudarle a identificar el nivel de granularidad que necesita. Antes de empezar a trabajar, utilice Documentos de ClickUp para la documentación del proceso, incluido el alcance y los límites de sus esfuerzos.
Recopilar datos
Recopile toda la información necesaria sobre el proceso, incluidos los pasos, tareas, entradas, salidas, puntos de decisión y roles implicados.
Entrevistar a los miembros del equipo y a las partes interesadas es una buena forma de recopilar esta información. También puede utilizar Formularios ClickUp para encuestar a las partes interesadas con el fin de recopilar datos puntuales.
Capture respuestas para una acción rápida con los Formularios ClickUp
Identifique los puntos de inicio y final
Defina claramente dónde empieza y termina el proceso. Esto ajusta los límites de su mapa de procesos detallado y garantiza la inclusión de todas las actividades relevantes.
En el ejemplo del aprovisionamiento, el proceso puede empezar con la identificación de una necesidad y terminar con la recepción de la mercancía y el pago al proveedor.
Rellene los huecos
Sitúe los puntos inicial y final en cualquiera de los herramientas para correlacionar procesos . A continuación, añada secuencialmente cada paso y punto de decisión que haya documentado. Para mayor coherencia y claridad, utilice símbolos estándar para correlacionar los procesos.
te ofrece un lienzo limpio para correlacionar tu proceso como mejor te parezca. Si detecta ineficiencias y desea aportar ideas, utilice Mapas mentales ClickUp para construir escenarios.
Utilice los Mapas mentales de ClickUp para construir sus escenarios
Si no está familiarizado con la creación de mapas de procesos, pruebe algunas de las plantillas de ClickUp:
- Plantilla de ClickUp para correlacionar procesos es ideal para principiantes. Con listas y estados personalizados, le permite realizar un seguimiento eficaz de las tareas y actividades
- Para una versión más avanzada, pruebePlantilla de Pizarra del Mapa de Procesos de ClickUp* ClickUp también ofrece un montón deplantillas para correlacionar flujos de valor para correlacionar eficazmente, ahorrando tiempo
Asignar responsabilidades
Incorpore carriles de navegación a su mapa de procesos para delimitar las responsabilidades de los distintos roles o departamentos. Por ejemplo, los carriles separados para el equipo de compras, el departamento financiero y los proveedores pueden mostrar de un vistazo qué entidad es responsable de la aprobación, el pago y la entrega.
Validar el proceso
Una vez completado el borrador inicial del Mapa de procesos, revíselo y valídelo con las partes implicadas en el proceso. Este paso garantiza que el mapa refleje fielmente el proceso real e incluya todos los detalles necesarios.
También es una oportunidad para identificar discrepancias o ineficiencias que hayamos pasado por alto.
Analizar y optimizar
Analice el proceso en busca de ineficiencias, cuellos de botella o redundancias con un correlacionar de procesos validado. Busque opiniones y preseleccione ideas de mejora, como la reorganización de pasos, la eliminación de cuellos de botella, la reasignación de responsabilidades o la introducción de nuevas herramientas.
Aplique estas mejoras y controle continuamente los progresos.
Dirija su empresa en la dirección correcta con el Mapa de procesos en ClickUp
Un buen mapa de procesos correlaciona precisamente lo que dice en la lata: orientar a todos los que lo utilizan. Por eso es una de las técnicas más utilizadas por las empresas de todo el mundo.
A pesar de su eficacia, correlacionar procesos puede resultar complicado si no se cuenta con las herramientas adecuadas. El software de gestión de proyectos de ClickUp se ha diseñado teniendo en cuenta estas necesidades.
Con pizarras, mapas mentales, listas de tareas, listas de control y plantillas, ClickUp le ofrece todo lo que necesita para crear completos mapas de procesos con la técnica que prefiera.
Empiece a correlacionar los procesos de su empresa en pequeño. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo .
Preguntas frecuentes sobre Mapas de Procesos de Negocio
1. ¿Cuáles son los cuatro pasos para correlacionar eficazmente los procesos?
Los cuatro pasos para correlacionar eficazmente son:
- Definir el alcance
- Recopilación de datos
- Correlacionar el proceso
- Analizar y mejorar
2. ¿Cuáles son los cinco niveles de correlacionar procesos?
Los cinco niveles de correlacionar procesos, basados en la granularidad, organizados desde la visión general más amplia hasta la documentación más detallada, son:
- Mapa del flujo de valor: Vista de pájaro de las principales funciones o procesos de la empresa
- Alto nivel: Amplia vista de los principales procesos dentro de cada función básica
- Nivel de actividad: Vista ampliada de cada actividad dentro del proceso, incluida la secuencia de tareas y los puntos de decisión
- Nivel de usuario: Organizado por tareas/actividades de las que es responsable cada usuario
- Nivel de tarea: El nivel más detallado, que proporciona instrucciones paso a paso para realizar cada tarea del proceso
3. ¿Cuál es un ejemplo de correlacionar procesos?
Considere un ejemplo sencillo de correlacionar procesos para una consulta de atención al cliente.
Inicio: El cliente envía una consulta. Puede ser a través de cualquier canal, como el correo electrónico, el teléfono o un formulario web.
Registro de la consulta: La consulta se registra como un ticket en un sistema de seguimiento con un identificador único y una prioridad. Este proceso suele estar automatizado.
Asignación de responsabilidades: Se asigna un representante a la consulta en función de la disponibilidad, la gravedad/prioridad del ticket, etc.
Resolución: El representante asignado revisa la consulta, realiza las acciones necesarias y responde al cliente. Este paso puede implicar varios subpasos en función de la complejidad de la consulta.
Cierre: El representante marca la solicitud como cerrada tras la confirmación del cliente: Se envía automáticamente una encuesta al cliente para recoger sus comentarios.