La comunicación es mucho más que transmitir información. Tanto en las relaciones interpersonales como en las asociaciones profesionales, una comunicación eficaz lo sostiene todo.
Hablando de esto último, la comunicación en la empresa adopta diversos formularios en distintos ajustes. Tenemos la comunicación externa con los clientes, la comunicación interna entre equipos, la comunicación escrita para plasmar ideas en papel y la comunicación verbal para intercambiar ideas.
Navegar por este laberinto de diferentes tipos de comunicación empresarial puede resultar complicado. Un descuido y las cosas pueden caerse como un castillo de naipes.
De acuerdo, no siempre. Pero los fallos de comunicación pueden tener efectos de largo alcance
Estamos aquí para ayudarle a explorar los distintos tipos de comunicación en la empresa y cómo puede utilizarlos para alcanzar la excelencia organizativa.
Descifrando la comunicación en la empresa: ¿Qué, por qué y cómo?
La comunicación empresarial es el intercambio de ideas, información o instrucciones dentro o fuera de una empresa. Fomenta la colaboración, cultiva las relaciones y permite alcanzar las metas de la organización. Cuando está bien terminada, la comunicación empresarial eficaz impulsa la toma de decisiones, la resolución de problemas y la productividad en el lugar de trabajo.
De hecho, una buena comunicación empresarial promete los siguientes beneficios:
- Información clara y oportuna que permite a los empleados y a los responsables de la toma de decisiones elegir con conocimiento de causa
- La comunicación bidireccional y transparente refuerza la cultura del trabajo, aviva el espíritu de equipo y fomenta las relaciones positivas
- La comunicación útil pone a los equipos en la misma página y mejora las posibilidades de éxito de la empresa
- Mensajes y comunicación eficaces agilizan los procesos y reducen los errores para impulsar la productividad y la moral de los empleados
- Compartir opiniones e ideas y sentirse escuchado y valorado por los demás mejora el compromiso de los empleados
- Los diálogos abiertos promueven el uso compartido del conocimiento y la innovación, especialmente cuando se trata de problemas o retos complejos
- Una comunicación empresarial externa clara, proactiva y cargada de valor fomenta la satisfacción del cliente y genera lealtad
Tal vez se pregunte cómo puede su empresa disfrutar de estas ventajas. Pues bien, para que su empresa consiga metas de comunicación asegúrese de que cumple los siguientes principios de las 7C:
7Cs de la comunicación en la empresa
- Claridad: Ser claro para que el receptor entienda el mensaje
- Concisión: El mensaje debe ser breve y directo
- Concreción: Asegurarse de que el mensaje es concreto y se apoya en hechos
- Corrección: Eliminar errores gramaticales, ortográficos, de puntuación o de información objetiva
- Coherencia: Estructurar el mensaje de forma lógica y organizada
- Completitud: Captar toda la información necesaria en el mensaje
- Cortesía: Mantener un tono cortés para el receptor y contactar en un momento considerado
Los distintos tipos de comunicación en la empresa
Exploremos los diferentes tipos de comunicación empresarial en función de los métodos de comunicación. Exploraremos algunos canales o estilos indicativos para cada tipo de comunicación empresarial:
Comunicación verbal
La comunicación verbal se basa en palabras habladas para transmitir el mensaje. Es un formulario dinámico de comunicación que a menudo tiene lugar en tiempo real y atrae reacciones o respuestas inmediatas. Algunos tipos habituales de comunicación verbal son:
Reunión cara a cara
Las conversaciones cara a cara son los formularios más directos de comunicación interna y externa, terminados verbalmente y que implican la presencia física del emisor y el receptor.
Son vitales para cultivar relaciones, resolver conflictos y comunicar información compleja. Las conversaciones cara a cara también son ideales para la comunicación informal: por ejemplo, para chatear o intercambiar ideas en torno a la fotocopiadora.
- Cuándo utilizarlas: Discutir asuntos delicados, fomentar el espíritu de equipo y proporcionar feedback
- Ejemplo: Un directivo celebra una reunión cara a cara con un empleado para hablar de las oportunidades de desarrollo profesional
- Límites: Puede llevar mucho tiempo y ser poco práctico para equipos grandes o dispersos geográficamente
Llamadas telefónicas
Las llamadas telefónicas son un cómodo formulario de comunicación empresarial cuando no es posible la comunicación cara a cara. Facilitan conversaciones en tiempo real en las que se pueden intercambiar ideas o información rápidamente.
- Cuándo utilizarlas: Mantener conversaciones rápidas, hacer un seguimiento de las acciones y comprometerse para no perder de vista a nadie
- Ejemplo: Un equipo de ventas salta a una llamada con un cliente potencial para hacerse una idea de su estado
- Límites: Se han vuelto cada vez más molestos en la era del spam, y la falta de señales no verbales puede dar lugar a malentendidos
Presentaciones
El objetivo de las presentaciones es transmitir información a un público en un formato estructurado. Emplean una combinación de distintos tipos de medios para transmitir ideas complejas, persuadir, informar o inspirar a dicho público.
- Cuándo utilizarlas: Sesiones de formación, uso compartido de actualizaciones de proyectos, presentaciones de ventas y lanzamiento de nuevos productos o servicios
- Ejemplo: Un director de marketing prepara al equipo de ventas sobre un nuevo producto y las estrategias asociadas
- Límites: La preparación y la presentación llevan mucho tiempo y el público tiene pocas oportunidades de interactuar libremente
Reuniones de puesta al día
Las reuniones "de pie" son breves reuniones diarias en las que los miembros de un equipo comparten información actualizada sobre su trabajo y debaten cualquier obstáculo. Este tipo de reuniones comunicaciones de equipo se utilizan principalmente para la coordinación y la comunicación horizontal.
- Cuándo utilizarlas: Mantener el impulso del proyecto, identificar dependencias y abordar problemas con prontitud
- Ejemplo: Una reunión diaria de puesta al día para un equipo de desarrollo ágil que construye una plataforma
- Límites: Puede parecer precipitado o superficial si no se gestiona con eficacia
Comunicación escrita
La comunicación escrita consiste en transmitir información o ideas a través de la palabra escrita. Es un formulario formal y preciso de comunicación empresarial que requiere una planificación cuidadosa, coherencia de pensamiento y edición. Aunque antes requería grandes y poderosas habilidades, herramientas como la IA Generativa hacen que la comunicación escrita sea más accesible y se realice sin esfuerzo.
Correo electrónico
El correo electrónico es el formulario más popular de comunicación empresarial escrita. Es muy versátil y puede utilizarse para todo tipo de comunicación empresarial: interna y externa, descendente y ascendente, horizontal y lateral.
- Cuándo utilizarlo: Proporcionar información, realizar solicitudes, confirmar detalles y compartir actualizaciones
- Ejemplo: Un jefe de equipo envía un correo electrónico de actualización de un proyecto a la alta dirección
- Límites: Puede ser complicado redactarlo. Requiere un enfoque reflexivo para articular la información sin ambigüedades
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Informes
Los informes son documentos formales que contienen conclusiones y otra información relevante en un formato estructurado. Los informes directos suelen utilizarse para la comunicación ascendente y lateral.
Aparte de la palabra escrita, los informes pueden utilizar la comunicación visual a través de instrumentos como gráficos, infografías, etc., que pueden romper los muros de texto. Este contenido multimedia enriquecido también hace que la información sea accesible y fácil de digerir, al tiempo que aumenta el compromiso de los empleados.
- Cuándo utilizarlos: Uso compartido del progreso del proyecto, resultados de la investigación, rendimiento financiero e informes de rendimiento de los empleados
- Ejemplo: Un departamento financiero presenta informes financieros trimestrales
- Límites: La elaboración de informes lleva mucho tiempo y puede parecer excesiva e innecesaria en la era actual de los paneles interactivos
Cartas
Las cartas son documentos escritos formales. Suelen utilizarse para la correspondencia oficial con partes externas, lo que las convierte en un formulario de comunicación externa.
- Cuándo utilizarlas: Comunicación formal con los clientesclientes o partes interesadas externas
- Ejemplo: Una empresa envía una carta de queja a uno de sus proveedores
- Limitaciones: No es tan eficaz y en tiempo real como un correo electrónico y su redacción puede llevar mucho tiempo
Comunicados de prensa
Los comunicados de prensa se utilizan para hacer anuncios masivos o poner de relieve un evento o hito importante. Este tipo de comunicación externa ayuda a generar notoriedad y a crear marca. Sin embargo, los comunicados de prensa tienen una audiencia más amplia que la comunicación empresarial hiperdirigida.
- Cuándo utilizarlos: Educar a las partes interesadas externas, destacar los logros y compartir información de interés periodístico
- Ejemplo: Una empresa puede publicar un comunicado de prensa al anunciar una asociación con otra empresa
- Límites: Apela a un público más amplio, que puede no ser relevante para el propósito de la comunicación empresarial. Requiere habilidades expertas de comunicación escrita
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal suele pasar desapercibida en la comunicación empresarial. Sin embargo, desempeña un rol complementario en la comunicación verbal eficaz. De hecho, los profesionales del marketing y las ventas tienden a depender en gran medida de los estilos de comunicación no verbal para calibrar la situación y pivotar sus estrategias.
Lenguaje corporal
El lenguaje corporal incluye expresiones somáticas que se manifiestan a través de posturas, gestos y contacto visual. Contribuye a transmitir información relativa a las emociones, actitudes e intenciones del emisor o el receptor.
- Cuándo utilizarlo: Establecer una buena relación e impulsar el compromiso durante las interacciones cara a cara
- Ejemplo: Los brazos cruzados pueden reflejar enfado, actitud defensiva o desacuerdo durante una conversación
- Límites: Fácil de malinterpretar, especialmente cuando no coincide con la palabra hablada
Expresiones faciales
Las expresiones faciales son otro medio para expresar o calibrar emociones y actitudes. Ofrecen una mayor perspectiva y muestran el nivel de compromiso o implicación del empleado en la conversación.
- Cuándo utilizarlas: En reuniones presenciales o virtuales
- Ejemplo: Sonreír durante una entrevista para parecer amable y accesible
- Límites: Tiene connotaciones culturales y puede enmascararse o fingirse
Tonalidad y voz
En la comunicación empresarial, el tono de voz dicta cómo puede percibirse un mensaje. Tanto si se trata de una conferencia como de palabras escritas, la tonalidad y la voz contribuyen a la eficacia de una comunicación empresarial "efectiva".
- Cuándo utilizarla: En una comunicación verbal o escrita
- Ejemplo: Utilizar un tono seguro y asertivo al hacer una presentación
- Límites: Puede variar dependiendo de la situación y puede ser difícil de controlar (requiere que el emisor y el receptor estén en la misma página)
Comunicación digital
La comunicación digital es el formulario de comunicación empresarial más omnipresente en la actualidad. Implica el uso de dispositivos electrónicos para intercambiar información. Como ya hemos tratado algunos tipos o variantes de comunicación digital (correo electrónico, carta, etc.), pasaremos de largo.
Chat en línea
El chat en línea es un elemento básico en comunicación híbrida en el lugar de trabajo . Facilita la comunicación en tiempo real basada en texto, por lo que se utiliza para la comunicación formal e informal.
- Cuándo utilizarlo: Resolución rápida de problemas, lluvia de ideas y colaboración con el equipo
- Ejemplo: Miembros de un equipo que interactúan entre sí a través de una plataforma de mensajería instantánea
- Límites: Tiene una connotación informal y puede no ser adecuado para información sensible o confidencial
Videoconferencia
La videoconferencia es el equivalente virtual de la comunicación cara a cara. La combinación de comunicación audiovisual elimina la necesidad de presencia física en el intercambio de ideas y opiniones.
En algunos casos, estas videoconferencias pueden grabarse y difundirse entre quienes no pudieron participar. Tales comunicación por vídeo asíncrono informa incluso a quienes no pudieron participar en la videoconferencia en directo por las razones que fueran.
- Cuándo utilizarla: Celebración de reuniones a distancia, reuniones informativas de equipo, reuniones individuales, standups, presentaciones, etc
- Ejemplo: Un gestor de proyectos informa a los miembros de un equipo sobre un proyecto antes de su inicio
- Límites: Requiere una conexión (a internet) estable y puede verse comprometida por problemas técnicos. También requieren un equipo adecuado
Ayuntamiento
Una reunión del ayuntamiento es un encuentro a gran escala en el que los líderes o la dirección comparten información con los empleados. Es un formulario de comunicación interna de la empresa.
Aunque los ayuntamientos son principalmente una comunicación descendente, también pueden incluir elementos de comunicación horizontal y ascendente. Por ejemplo, las reuniones municipales suelen ir seguidas de sesiones de preguntas y respuestas en las que los participantes pueden pedir aclaraciones sobre los problemas tratados.
- Cuándo utilizarlas: Para anunciar cambios importantes en la empresa, abordar preocupaciones, recoger opiniones y levantar la moral de los empleados
- Ejemplo: Una reunión en el ayuntamiento de toda la empresa para anunciar cambios en las políticas organizativas
- Límites: Es menos interactiva que las reuniones de grupos más pequeños. También puede resultar difícil responder a todas las preguntas y preocupaciones
Comentarios y notas
La mayoría
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contienen funciones para añadir comentarios y notas. Estos formularios escritos de comunicación en la empresa se utilizan para compartir información de forma rápida, concisa y contextualizada. Además de tomar notas digitales, los empleados también pueden documentarlas a mano.
- Cuándo utilizarlas: Para compartir comentarios o sugerencias rápidas, documentar elementos de acción o decisiones, compartir instrucciones breves y colaborar en proyectos
- Ejemplo: El equipo de marketing añade un comentario a una tarea para etiquetar al departamento de ventas en una acción pendiente
- Límites: Difícil de seguir o consultar en el futuro, puede carecer de un tono formal y las notas físicas pueden extraviarse
Consejos y trucos para una comunicación eficaz en la empresa
Estos son algunos consejos para una comunicación empresarial eficaz estrategias de comunicación que merece la pena probar:
- Aprovechar la tecnología en forma deherramientas de comunicación en el lugar de trabajo para facilitar la comunicación en la empresa, tanto síncrona como asíncrona
- Adaptar el mensaje al nivel de comprensión del destinatario, sus roles y estilos de comunicación preferidos, especialmente en el caso de la comunicación externa
- Seleccionar el canal de comunicación adecuado en función de la urgencia, sensibilidad y necesidad de interacción del mensaje
- Aporte valor a cada mensaje y elimine los detalles innecesarios
- Practicar la escucha activa prestando toda la atención al orador, haciéndose eco de sus ideas, formulando preguntas aclaratorias y compartiendo opiniones
- Establezca una única fuente de la verdadcentralizando las comunicaciones. Esto evita confusiones y malentendidos en la comunicación de la empresa
- Recopilar información sobre la configuración de la comunicación existente para establecer relaciones más sólidas
- Organizar sesiones periódicas de formación sobre diversas técnicas de comunicación, como la escucha activa, el lenguaje escrito, el lenguaje corporal, etc.
- Recopilar información sobre la situación actualRetos de la comunicación en el lugar de trabajo a través de comentarios y encuestas y abordarlos de forma proactiva
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los cuatro tipos de comunicación en la empresa?
Los cuatro tipos principales de comunicación en la empresa son la comunicación verbal, la escrita, la no verbal y la digital.
Además, los tipos de comunicación en la empresa también pueden clasificarse como:
- Comunicación ascendente, que fluye hacia arriba en la jerarquía de la organización, es decir, de los empleados a la dirección
- Comunicación descendente, que fluye hacia abajo en la jerarquía de la organización, es decir, de los directivos a los empleados
- Comunicación lateral, que se produce entre compañeros o colegas
- Comunicación externa, que implica interacciones con partes ajenas a la organización