Las largas listas de tareas pendientes pueden abrumar hasta a la persona más enérgica. Y cuando tus ambiciosos objetivos se enredan con recados mundanos, la espiral no hace más que empeorar.
El Método Ivy Lee es un marco de productividad engañosamente sencillo que promete ayudarte a priorizar tareas y conseguir más en menos tiempo gestionando mejor el tiempo.
Centrándose en sólo seis tareas críticas cada día, puede hacer que consigas más y te sientas menos estresado. Veamos cómo
¿Qué es el Método Ivy Lee?
El Método Ivy Lee es una técnica de productividad centrada en priorizar y abordar primero las tareas más importantes. Su belleza reside en su sencillez: Al final de cada jornada laboral, escriba las seis cosas más importantes que tiene que hacer mañana. Prioriza esas seis tareas por orden de importancia. Cuando empieces tu jornada laboral, céntrate únicamente en la primera tarea hasta que esté terminada y totalmente realizada. Después, pasa a la segunda, luego a la tercera, y así sucesivamente.
Este sencillo método de gestión del tiempo aborda el problema fundamental de sentirse abrumado por una lista interminable de tareas pendientes. Al obligarte a elegir y priorizar sólo seis tareas, el Método Ivy Lee te ayuda a centrarte en lo que realmente importa.
Historia del Método Ivy Lee
**Se atribuye a Ivy Ledbetter Lee, pionera en relaciones públicas, el desarrollo de esta técnica de productividad
Alrededor de 1918, Charles M. Schwab, un industrial de gran éxito que dirigía la Bethlehem Steel Corporation, buscaba formas de mejorar la productividad de su equipo. Se reunió con Ivy Lee para una consulta.
Se cuenta que Schwab le exigió: "Muéstrame una forma de hacer más cosas" La respuesta de Lee fue poco convencional: "Deme 15 minutos con cada uno de sus ejecutivos"
Lee apostó por la eficacia de su método. Le dijo a Schwab: "Nada a menos que funcione. Después de tres meses, puede enviarme un cheque por lo que crea que vale para usted"
Los resultados hablaron por sí solos. Al cabo de tres meses de aplicar el Método Ivy Lee, Schwab envió a Lee un cheque considerable, que se cree que equivale a unos 500.000 dólares de hoy en día. Esto consolidó la reputación del método como una poderosa herramienta para aumentar la productividad.
A pesar de su importancia histórica, el Método Ivy Lee sigue siendo extraordinariamente sencillo y se centra en priorizar y abordar las tareas con eficacia.
Lectura recomendada: Más información sobre el método Ivy Lee
Si quieres entender el Método Ivy Lee con más detalle, te recomiendo que leas estos recursos:
- El Método Ivy Lee: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity por James Clear **James Clear, autor del éxito de ventas Atomic Habits, ofrece en este artículo una visión completa de esta técnica de productividad. Explora los factores clave que hacen que el método Ivy Lee sea eficaz
Requiere que hagas una sola tarea. La sociedad moderna adora la multitarea. El mito de la multitarea es que estar ocupado es sinónimo de ser mejor. Es justo lo contrario
- El método Ivy Lee: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity de Sikandar Sami: Este libro recopila los fundamentos del Método Ivy Lee en un formato simplificado. Puede ser un manual de referencia rápida cuando necesites repasar tu estrategia de productividad sin entrar en demasiados detalles
vía Amazon
- **Este libro explora el poder de la priorización y puede ser un valioso compañero para comprender el Método Ivy Lee. Hace hincapié en centrarse en las cosas correctas en lugar de limitarse a hacer más cosas. También propone el marco Stop-Cut-Act para identificar los grandes objetivos, decir no a las tareas innecesarias y adoptar actividades que le ayuden a acercarse a sus objetivos
vía Amazon
Componentes básicos del método Ivy Lee
El Método Ivy Lee se basa en tres principios fundamentales:
1. Priorización: Al final de cada jornada laboral, dedique un tiempo a identificar las seis tareas más importantes que debe realizar al día siguiente
Pregúntese: "¿Cuáles son las seis cosas que debo hacer mañana para sentir que he tenido un día de éxito?" Sea implacable en su selección: seis tareas es el límite.
2. Secuenciación de tareas: Una vez identificadas las seis tareas, ordénalas por orden de importancia. Empieza por la tarea más crítica, la que tendrá el mayor impacto en tus objetivos del día. No pases a la segunda tarea hasta que no hayas terminado la primera
Un consejo rápido: Según Harvard Business Review, los trabajadores del conocimiento pueden recuperar hasta 20% de su semana laboral identificando las tareas sin importancia y delegándolas en otros.
3. Hacer una sola tarea: Concentra toda tu energía en completar la primera tarea de tu lista. No te dejes distraer por correos electrónicos, redes sociales y otras interrupciones. Una vez completada la primera tarea, pasa a la segunda.
Anoche, por ejemplo, di prioridad a escribir un artículo (¡éste!) como mi tarea más importante para hoy. Al concentrarme únicamente en esta tarea, pude terminarla en un estado de flujo antes de que nada más pudiera distraerme. Como resultado, sentí una sensación instantánea de logro al terminar esta tarea. Me dio un tono positivo para todo el día.
Al final de la jornada laboral, acostúmbrate a revisar tu lista de prioridades. Coloca las tareas pendientes al principio de la lista de mañana. Añade también nuevas tareas importantes para el día siguiente.
Beneficios del método Ivy Lee
El enfoque de Ivy Lee para la productividad le beneficia con:
- Enfoque agudizado y distracciones reducidas: Al identificar sólo seis tareas cruciales diarias, el método elimina el desorden de las interminables listas de tareas pendientes. Esto me permitió dedicar toda mi atención a las cosas más importantes, minimizando las distracciones y creando un estado de trabajo profundo
- Una comprensión más clara de tus objetivos: El Método Ivy Lee te obliga a enfrentarte a tus prioridades. Seleccionar sólo seis tareas requiere una cuidadosa consideración de las acciones que producen los mayores resultados. Además, este proceso se traduce en una comprensión más clara de tus objetivos y de los pasos necesarios para alcanzarlos
- Eliminación de la fatiga por decisión: Nuestra fuerza de voluntad es un recurso finito. Cada decisión -grande o pequeña- la agota,matando la productividad. El Método Ivy Lee minimiza la fatiga de decisión eliminando la constante deliberación sobre '¿qué hacer a continuación? Con la tarea más importante predeterminada, puedes lanzarte a tu jornada laboral con una dirección clara
- Una sensación de logro: Completar seis tareas bien elegidas se siente sustancial. El Método Ivy Lee fomenta una actitud ganadora, que puede ser un poderoso motivador e impulsar la productividad
Consejos para utilizar eficazmente el Método Ivy Lee
He aquí algunos consejos prácticos que le ayudarán a sacar el máximo partido del Método Ivy Lee:
- Dedique un tiempo al final de cada jornada laboral a identificar sus seis tareas para el día siguiente. Así te asegurarás de abordar la tarea con la mente despejada y evitarás la tentación de postergarla
- Cuando elija sus seis tareas, sea realista sobre lo que puede realizar en un día. No sobrecargue su lista, ya que esto puede provocar desánimo y descarrilar su progreso
- Aunque el Método Ivy Lee hace hincapié en la concentración, no recomienda trabajar hasta la extenuación. Programa pequeños descansos a lo largo del día para refrescar tu mente y mantener tus niveles de energía
- Lleva un registro de las tareas completadas cada día. Esto le proporcionará una sensación de logro y le motivará para seguir utilizando el método
- Al final de cada semana, dedique un tiempo a revisar su lista de tareas. Identifique las tareas recurrentes o las áreas en las que podría mejorar el establecimiento de prioridades
Usos populares y ejemplos del método Ivy Lee
El éxito de Schwab con el Método Ivy Lee fue como un chapoteo en un estanque tranquilo. La noticia corrió como la pólvora, primero por los círculos industriales. Los ejecutivos, hambrientos de una ventaja en el panorama competitivo, devoraron toda la información que pudieron encontrar sobre el "método milagroso" de Lee.
Aparecieron artículos en revistas especializadas alabando la sencillez y eficacia de centrarse en sólo seis tareas diarias. Con el tiempo se corrió la voz más allá de las acerías y las fábricas. Empresarios, escritores e incluso políticos empezaron a experimentar con el Método Ivy Lee.
Las historias sobre el aumento de la productividad y una nueva sensación de control sobre sus días fueron ampliamente compartidas. **La falta de complejidad del método -un bolígrafo, papel y un poco de disciplina- lo hacía accesible a cualquiera, independientemente de su profesión
Hoy en día, sus principios básicos resuenan en muchos marcos de productividad. La idea de priorizar las tareas y centrarse en una a la vez es una piedra angular de la gestión moderna de proyectos.
Sin embargo, algunas críticas al método incluyen la simplificación excesiva, la flexibilidad limitada y la falta de estimación del tiempo, algunos retos comunes que siguen siendo relevantes hoy en día.
A pesar de estos retos, el mensaje central del método Ivy Lee de priorización y enfoque sigue siendo valioso. Es un buen punto de partida para cualquier persona abrumada por las listas de tareas pendientes, y su simplicidad facilita su integración en los flujos de trabajo existentes.
La flexibilidad del método Ivy Lee puede adaptarse a diferentes estilos de trabajo y preferencias. He aquí algunos ejemplos:
- Listas de tareas digitales: Prefiero utilizar aplicaciones digitales de listas de tareas paragestionar mis tareas. Puedes personalizar fácilmente estas aplicaciones para adaptarlas al Método Ivy Lee. Yo suelo crear una lista separada de las seis tareas más importantes para el día siguiente
- **Los entusiastas de los diarios con viñetas pueden integrar el Método Ivy Lee dedicando un espacio diario a enumerar y priorizar sus seis tareas más importantes y reflexionar sobre su progreso al final del día
- Trabajo en equipo: También puede ser una herramienta valiosa para los equipos. Los jefes de equipo pueden utilizar este método para priorizar los objetivos del equipo y asignar tareas en función de su importancia
- Gestión de proyectos: Los gestores de proyectos pueden utilizar el método Ivy Lee parapriorizar las tareas diarias relacionadas con proyectos específicos, asegurándose de que se mantienen en el buen camino y cumplen los plazos
- Trabajo creativo: Escritores, artistas y otros profesionales creativos pueden utilizar la técnica de productividad para priorizar tareas relacionadas con la lluvia de ideas, la investigación, la ejecución y la revisión
- Aprendizaje: Los estudiantes pueden priorizar las tareas de estudio, las asignaciones y el trabajo en proyectos, asegurándose de que se mantienen centrados y evitan el atasco de última hora
**Consejos de Redditors
_Yo hago algo así. Sin embargo, tu lista de tareas pendientes puede tener muchas más tareas y tienes que mantenerla actualizada. Lo que hago es poner todos los elementos relacionados con la delegación o el trabajo en equipo en la parte superior (lo que está en un paso de ruta crítica que depende de otras personas). Todo lo demás va en la lista de abajo. Imprimo la página 1 y empiezo a escribir inmediatamente en la parte superior. No tenía ninguna posibilidad de llegar a la página 2. Las cosas nuevas y las notas se escriben en el reverso de la página y la lista se actualiza en mi portátil justo antes de irme
Dejo que esa lista me dirija en lugar del correo electrónico. Compruebo el correo electrónico después de hacer esa parte de la delegación y paso cualquier cosa nueva a la lista. El correo electrónico no es más que otra gente haciendo tu lista, así que pierdes totalmente el control si dejas que dirija tu día. [sic]
_Este sencillo método es muy eficaz porque reduce la fatiga de decisión y reserva su energía para las tareas más prioritarias. Si no completa todas sus tareas, simplemente añada las que no haya terminado a su lista para el día siguiente
Desafíos en el uso del Método Ivy Lee
Seamos claros: el Método Ivy Lee tiene su parte justa de desafíos. He intentado que funcione en varios lugares de trabajo y en diferentes funciones, y ahí es cuando me di cuenta de algunas áreas en las que no era tan eficaz como suele ser.
- Inflexibilidad: El número limitado de tareas (seis) puede resultar restrictivo para algunos usuarios con grandes cargas de trabajo. Puede haber días en los que más de seis tareas requieran atención
- Adaptabilidad limitada: Me pareció que este método podría no ser ideal para entornos de trabajo muy dinámicos en los que las prioridades pueden cambiar rápidamente. También es más adecuado para tareas con principios y finales claros. Puede ser menos eficaz para proyectos abiertos o en curso
- **Dificultad en la estimación de tareasEstrategia precisa del tiempo necesario para completar cada tarea puede resultar difícil. Subestimar la duración de una tarea puede provocar desánimo cuando no se completa la lista
Aquí tienes algunos métodos de productividad alternativos que pueden resultarte útiles:
- La Matriz Eisenhower: El método Ivy Lee prioriza las tareas, pero no tiene en cuenta la urgencia. La matriz Eisenhowerclasifica las tareas por urgencia e importancia, ayudándote a centrarte en las tareas críticas que necesitan atención inmediata junto con las importantes pero menos urgentes, asegurando que no se te pasen los plazos
- La Técnica Pomodoro: El método de Ivy Lee no aborda el enfoque o el potencial de agobio y la falta de tiempoparálisis por la carga de trabajo. Sin embargo, la Técnica Pomodoro se centra en lagestión del tiempo dejando espacio para el tiempo de inactividad. Sus intervalos cronometrados y descansos programados combaten los retos del Método Ivy Lee promoviendo el trabajo enfocado en trozos manejables, previniendo el agotamiento y manteniéndote con energía durante todo el día
- **Mientras que el método de Ivy Lee es rígido con su lista diaria única, hay flexibilidad en el método GTDTécnica Getting Things Done GTD ofrece un sistema completo para capturar todas tus tareas y proyectos y, a continuación, procesarlos y organizarlos en pasos procesables. Esta flexibilidad te permite gestionar una mayor carga de trabajo y adaptarte a los cambios de prioridades
Siempre puedes recurrir a soluciones tecnológicas para superar los retos del Método Ivy Lee. Por ejemplo, ClickUp ofrece una plataforma versátil de gestión de tareas con herramientas específicas para ayudarle en cada paso.
Cómo aplicar el método Ivy Lee con ClickUp
Personalice su flujo de trabajo de gestión de proyectos con los flujos de trabajo personalizados de ClickUp
Aquí tiene una guía paso a paso que le ayudará a empezar a utilizar el Método Ivy Lee con ClickUp:
Paso 1: Identifique sus 6 tareas principales mediante Tareas y listas de tareas pendientes de ClickUp
Cree una lista de tareas específica con Tareas ClickUp o Aplicación ClickUp de listas de tareas en línea . El título puede ser tan sencillo como "Las 6 tareas más importantes de mañana". Esto le servirá como lista de tareas diarias para las seis tareas más importantes.
Asigne tareas, establezca plazos y asigne prioridades con las listas de comprobación de ClickUp
Puede elegir la vista simple de Lista dentro de Tareas de ClickUp para visualizar sus tareas principales en un solo lugar. Al final de cada jornada laboral, cree una nueva lista para la jornada siguiente y añada todas las tareas pendientes a la nueva lista.
Paso 2: Priorice las tareas y establezca las fechas de vencimiento por orden de urgencia e importancia
Utilice Prioridades de la tarea ClickUp para clasificar sus tareas de la más importante a la menos importante. Puede arrastrar y soltar las tareas en sus respectivas listas de prioridades: urgente, alta prioridad, normal y baja prioridad.
Clasifique las tareas según su prioridad: urgente, alta, normal y baja con Prioridades de tareas de ClickUp
La tarea de la parte superior se convierte en su prioridad número uno (en perfecta consonancia con el enfoque del Método Ivy Lee de abordar primero la tarea más importante).
Dedíquese a priorizar y limite su lista a las seis tareas más importantes del día. Yo suelo eliminar o mover las tareas menos importantes a una lista separada de "Al día siguiente" o "Más tarde".
Disponer de un indicador visual de los niveles de prioridad (por ejemplo, un código de colores o un sistema de estrellas) dentro de tu lista de seis tareas puede ayudarte a reconocer al instante las seis más importantes y a mantenerlas en primer plano.
Como alternativa, puede utilizar la función preconfigurada Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp . Le ayuda a clasificar las tareas en función de su urgencia e importancia y se puede personalizar para dar cabida a más de seis tareas.
Represente las tareas críticas en función del tiempo necesario (urgencia) y el impacto de la tarea o el proyecto (importancia) utilizando la plantilla de matriz de prioridades de ClickUp
Utilice la plantilla para:
- Priorizar tareas: Hacer una lluvia de ideas e identificar las tareas más críticas de todo lo que hay en tu lista de tareas pendientes. La plantilla le ayuda a visualizar sus prioridades para que pueda evaluar rápidamente su urgencia e importancia
- Definir sus tareas principales: Una vez que tenga una buena comprensión de las prioridades, tome sus principales contendientes de la matriz y redúzcalos a las seis tareas más importantes del día
Este plantilla de priorización puede ser un paso de preprocesamiento para ayudarle a identificar candidatos fuertes para sus seis tareas diarias Ivy Lee. Descargar esta plantilla Asigne fechas de vencimiento realistas a cada tarea para asegurarse de que se mantiene en el buen camino y evitar sentirse abrumado. Puede hacerlo en Tareas de ClickUp abriendo las tareas individuales y haciendo clic en el campo Fechas de la parte superior para seleccionar la fecha y hora de vencimiento.
Establecer y editar fechas de vencimiento en Tareas de ClickUp
También puede codificar por colores las fechas para indicar si una tarea estaba vencida o se cerró a tiempo.
De forma predeterminada, las fechas y horas de vencimiento se ajustan a su zona horaria local. Las fechas de vencimiento sin una hora establecida se vencen técnicamente a las 4 a.m. en la zona horaria local del creador de la tarea.
Paso 3: Concéntrese en una tarea a la vez con ClickUp Calendario y Temporizador
ClickUp ofrece varias funciones que le ayudarán a concentrarse y evitar distracciones:
Crea bloques de tiempo para concentrarte mejor con la vista de calendario de ClickUp
- Programe bloques de tiempo dedicados en suVista del calendario de ClickUp para centrarte en completar tareas específicas de tu lista "Las 6 principales de mañana". Esta técnica te ayuda a prepararte mentalmente para cada tarea y a minimizar las interrupciones
- Mientras trabaja en una tarea, silencie las notificaciones y minimice las distracciones. La plataforma centralizada de ClickUp mantiene todo su trabajo en un solo lugar, eliminando la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones y reduciendo la tentación de realizar varias tareas a la vez
- Integre ClickUp con una aplicación de control del tiempo comoToggl Tracko la aplicación nativa de ClickUpIntegración de PomoDone aimplementar la Técnica PomodoroEste método consiste en trabajar en intervalos de 25 minutos con breves descansos entre ellos
El temporizador te ayuda a concentrarte en la tarea que tienes entre manos y evita el agotamiento
Paso 4: Haga un seguimiento de sus tareas con las plantillas de ClickUp
Mi función favorita para poner en práctica el método Ivy Lee en la plataforma ClickUp son las plantillas de seguimiento de tareas Plantilla de planificación diaria de ClickUp -proporciona una visión general de todas mis tareas. Puede utilizar estas plantillas para realizar un seguimiento del progreso en las seis tareas más importantes y ajustar su planificación diaria según sea necesario.
Organiza las tareas en categorías, establece prioridades en función de la urgencia y visualiza el progreso con gráficos y cuadros.
Mantente organizado y productivo con la plantilla de planificación diaria de ClickUp
A continuación le explicamos cómo sacar el máximo partido a esta plantilla:
- Utiliza la vista de tabla para obtener una visión general de tus hábitos y una forma sencilla de marcar las tareas completadas
- La vista de lista te ayudará a organizar y filtrar las tareas para centrarte en ellas
- Utiliza la vista Guía de inicio para establecer tus hábitos y objetivos
- Organiza las tareas en dos estados diferentes, Abierto y Completado, para realizar un seguimiento del progreso
- Actualiza los estados para mantenerte informado de tus progresos
- Supervisa y analiza tus hábitos para garantizar la máxima productividad Descargar esta plantilla Del mismo modo, el Plantilla de planificación semanal de ClickUp es excelente para el seguimiento semanal de múltiples tareas. Puede ver la semana que tiene por delante en una vista completa y realizar un seguimiento de los plazos, eventos y reuniones.
Realice un seguimiento de las tareas a lo largo de la semana con la plantilla de planificación semanal de ClickUp
Puede utilizar esta plantilla para:
- Crear tareas con estados personalizados como Abierto y Completado para el seguimiento del progreso
- Categorizar y añadir atributos o campos personalizados para gestionar sus tareas y visualizar fácilmente sus planes para la semana
- Abra dos vistas diferentes en distintas configuraciones de ClickUp, como la Guía de inicio y el Tablero del planificador, para ayudarle a planificar su semana laboral
- Mejore la planificación semanal con múltiples asignados, seguimiento del tiempo, fechas de vencimiento y etiquetas de prioridad Descargar esta plantilla ## Cómo encontrar su punto óptimo de productividad
Mi experiencia con el Método Ivy Lee ha sido realmente transformadora.
Casi lo trato como un juego de gestión del tiempo . Al centrarme en un número determinado de tareas cada día, me organizaba mis tareas para tener éxito y experimenté una nueva sensación de control sobre mi jornada laboral.
Aunque el método tenía sus limitaciones, ClickUp me proporcionó la flexibilidad y las funciones necesarias para superarlas y mejorar aún más mi productividad.
La clave del éxito reside en encontrar el sistema que mejor se adapte a ti. Experimente con distintos enfoques y no tenga miedo de adaptar el Método Ivy Lee a sus necesidades específicas y a su estilo de trabajo. Regístrate en ClickUp ¡hoy mismo!