Según un estudio de Gitnux, el 84,44 % de los empleados estadounidenses se enfrentan a distracciones frecuentes. Cabe destacar que los principales culpables de interrumpir el flujo de trabajo no son solo las notificaciones digitales, sino también las reuniones mal gestionadas.
Cuando las reuniones son ineficaces, no solo suponen una pérdida de tiempo, sino que contribuyen a un fenómeno conocido como síndrome de recuperación de reuniones (MRS, por sus siglas en inglés). Este síndrome puede minar la innovación y la creatividad y aumentar el agotamiento y el estrés de los empleados, lo que repercute significativamente en el éxito del equipo.
En este artículo, analizamos la definición y la ciencia que hay detrás del MRS, presentamos las principales estrategias y herramientas para minimizar los efectos de este síndrome y discutimos cómo ClickUp transforma la forma en que tu equipo gestiona las reuniones.
Empecemos.
¿Qué es el síndrome de recuperación de reuniones?
El síndrome de recuperación tras las reuniones (MRS, por sus siglas en inglés) se da cuando los empleados experimentan fatiga y una disminución de la productividad después de asistir a reuniones, especialmente cuando estas son improductivas, estresantes o excesivamente largas.
Casi dos de cada tres personas tienen dificultades para encontrar el tiempo y la energía necesarios para realizar su trabajo debido al exceso de reuniones. Desde el cambio en la dinámica del lugar de trabajo en febrero de 2020, la participación media de los empleados en reuniones y llamadas de equipo se ha triplicado semanalmente. Este aumento a menudo deja poco margen para la innovación o tiempo para generar nuevas ideas de negocio.
Ya sean reuniones presenciales, remotas o híbridas, el MRS puede durar períodos variables dependiendo de la persona y la naturaleza de las reuniones. Dificulta significativamente la capacidad de volver a centrarse en las tareas esenciales después de la reunión, lo que afecta directamente al compromiso y al rendimiento de los empleados en el lugar de trabajo.
Pero, ¿cómo nos afectan las reuniones desde el punto de vista anatómico? Descubrámoslo en la siguiente sección.
¿Qué ocurre exactamente en nuestro cerebro durante y después de estas agotadoras reuniones? En la siguiente sección, exploramos los efectos anatómicos y psicológicos de las reuniones, proporcionando información sobre cómo conducen al MRS y qué se puede hacer para mitigar estos impactos.
La ciencia detrás del síndrome de recuperación de reuniones
Las reuniones suelen requerir una gran concentración, multitarea e interacciones sociales, lo que implica una intensa actividad de la corteza prefrontal del cerebro, el área responsable de funciones ejecutivas como la planificación y la toma de decisiones.
La sobrecarga de esta región puede provocar fatiga cognitiva, que se manifiesta en una disminución de la concentración y un deterioro del pensamiento crítico una vez finalizada la reunión.
Los estudios neurológicos sugieren que la actividad cognitiva sostenida conduce a una acumulación de adenosina, una sustancia neuroquímica que promueve el sueño, suprime y contribuye a la sensación de agotamiento mental.
Las reuniones estresantes activan el eje hipotálamo-hipófisis-suprarrenal (HPA), liberando cortisol y otras hormonas del estrés. Esto es perjudicial cuando los desencadenantes son eventos no peligrosos para la vida, como las reuniones.
Por lo tanto, cuando los empleados pasan tiempo asistiendo a reuniones consecutivas sin descansos adecuados, la respuesta al estrés permanece activada de forma crónica y da lugar a efectos a largo plazo sobre la salud, como ansiedad, depresión y baja inmunidad.
Comprender estas respuestas fisiológicas y psicológicas a las reuniones proporciona un argumento convincente para estructurar los horarios de las reuniones con el fin de preservar el bienestar mental y mejorar la productividad. Las investigaciones psicológicas enfatizan la importancia del tiempo de descanso después de reuniones improductivas para que el cerebro pueda recuperarse y restaurar sus recursos cognitivos.
Diferenciar entre el síndrome de recuperación de reuniones y la fatiga de Zoom
El MRS y la fatiga de Zoom describen el estrés y el agotamiento asociados con la asistencia a reuniones, pero se centran en diferentes aspectos de la experiencia de las reuniones.
Síndrome de recuperación tras las reuniones (MRS): El MRS se refiere al desgaste cognitivo y emocional que suponen las reuniones, independientemente de su formato (presenciales o virtuales). Se debe a factores como contenidos improductivos, interacciones mal gestionadas y el impacto general de las reuniones en la jornada laboral de una persona.
Fatiga de Zoom: Este término describe explícitamente la fatiga asociada al uso intensivo de plataformas de comunicación digital como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Se deriva de los retos únicos que plantean las interacciones virtuales, entre los que se incluyen:
- Fatiga ocular por mirar pantallas durante largos periodos de tiempo sin descansos
- Sobrecarga social, desde la presión por permanecer conectado y con visibilidad durante las videollamadas
- Molestias físicas por permanecer sentado en la misma posición o utilizar una configuración ergonómicamente inadecuada.
- Agotamiento mental, como resultado del procesamiento de señales no verbales y del mantenimiento de una presencia virtual en las reuniones de oficina.
Interrelación entre el síndrome de recuperación de reuniones y la fatiga de Zoom
Aunque es distinto, el cansancio de Zoom puede exacerbar el MRS, ya que el desgaste mental y físico de las reuniones virtuales se suma al tiempo de recuperación necesario después de las reuniones.
Básicamente, el cansancio que produce estar conectado todo el tiempo aumenta los síntomas del síndrome de recuperación de reuniones, lo que afecta aún más el bienestar general y la productividad.
El rol de la multitarea y el agotamiento laboral
Durante mucho tiempo, hacer malabarismos con muchas tareas al mismo tiempo se consideraba una habilidad digna de aparecer en el currículum. En cierto modo, cuantas más pelotas se pudieran mantener en el aire con facilidad, más eficiente y capaz se parecía uno en el trabajo.
Sin embargo, investigaciones más recientes muestran que cuando intentamos realizar varias tareas a la vez, nos dedicamos al « cambio de tarea », una función ejecutiva en la que inconscientemente desplazamos nuestra atención de un trabajo a otro.
Esto puede no ser tan evidente o impactante cuando se dobla la ropa mientras se ve la televisión. Pero cuando hay mucho en juego, el cambio de tareas conduce a la fatiga cognitiva, lo que nos hace sentir más agotados y menos productivos a lo largo del día.
Y las reuniones dificultan el cambio de tareas. En circunstancias normales, cambiar de tarea puede llevar 15 minutos para volver al nivel de concentración original.
Pero, ¿qué pasa con volver al trabajo después de una reunión que te ha agotado mental y emocionalmente? Suponiendo que puedas cambiar de marcha y ponerte a trabajar rápidamente, puede llevarte mucho más tiempo, 45 minutos o más. La velocidad de recuperación de cada persona es diferente.
Estar «entre reuniones de equipo o con clientes » suena elegante, pero puede reducir la eficiencia durante las horas de trabajo.
¿Sabías que el 70 % de todas las reuniones impiden a los empleados trabajar y completar sus tareas?
Pero el agotamiento no termina ni siquiera después de volver al trabajo tras una reunión inútil, lo que nos lleva al siguiente punto.
Efectos sobre la productividad: cómo la fatiga prolongada por las reuniones afecta al trabajo
La fatiga prolongada es más que una disminución temporal de la energía: es una condición que impide el desempeño eficiente y eficaz de las tareas a largo plazo.
Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC ), la fatiga afecta negativamente a las funciones cognitivas, lo que incluye la reducción de la atención o la concentración, la ralentización de los tiempos de reacción, la limitación de la memoria a corto plazo y el deterioro del juicio.
En el lugar de trabajo, la fatiga contribuye al síndrome de recuperación tras las reuniones, ya que los empleados necesitan tiempo para recuperarse de los efectos agotadores de una reunión improductiva.
Los empleados dedican alrededor de 23 horas semanales a reuniones, lo que les hace más propensos a enfermar y faltar al trabajo. Este ciclo de fatiga y recuperación fomenta negativamente una cultura de ineficiencia, que cuesta a las empresas unos 37 000 millones de dólares al año debido a reuniones improductivas.
¿Es la reducción del número de reuniones una solución a este problema? Sí. Un informe de HBR reveló que la productividad aumenta hasta un 71 % cuando las reuniones se reducen en un 40 %.
A medida que seguimos explorando soluciones, es esencial reconocer los signos que indican que una reunión podría ser contraproducente. Abordar estos signos de forma temprana puede prevenir la aparición de la fatiga y preservar la productividad en el lugar de trabajo.
Señales comunes de una mala reunión: cómo prevenir el síndrome de recuperación tras una reunión
Las reuniones están diseñadas para ser encuentros prácticos, pero sin metas y objetivos claros, pueden convertirse en un obstáculo para la productividad. También pueden resultar frustrantes, agotadoras y una pérdida de tiempo, lo que cansa mentalmente a los asistentes.
Reconocer los signos de las reuniones ineficaces puede ayudarle a tomar los pasos necesarios para evitar el síndrome de recuperación de reuniones.
1. Falta de una agenda para la reunión
Las reuniones sin una agenda son una receta para el desastre.
Supongamos que te invitan a una reunión y no te envían la Agenda. En ese caso, es probable que los organizadores de la reunión no estén preparados, no tengan claro el motivo de la reunión o no tengan claros los resultados deseados.
Solución: Si eres asistente, pide la Agenda de la reunión. Si eres el organizador de la reunión, explica el propósito y por qué se ha invitado a determinados asistentes.
Utiliza cualquier plantilla de reunión individual para gestionar el trabajo previo. Prepara una breve lista de elementos y especifica quién dirigirá las diferentes partes de la reunión y quién debe preparar qué.
La plantilla de agenda de ClickUp es un documento personalizable que te permite crear tareas para cada elemento de acción, definir los roles de los asistentes y designar un cronograma.
Utilice la plantilla para colaborar con las partes interesadas en la lluvia de ideas y finalizar los puntos de la Agenda, todo ello en un hub centralizado.
Una agenda bien definida informa a los asistentes sobre el tipo de interacción que se espera. Esto les obliga a prepararse para la reunión, ya sea realizando investigaciones específicas, recabando información actualizada de un proveedor o aportando ideas para un nuevo proyecto, y a contribuir con confianza.
2. Reuniones que comienzan tarde
Si usted dirige la reunión, es responsable de establecer un tono profesional para la sesión, y empezar tarde puede ser frustrante para las personas que llegan puntuales.
Las investigaciones demuestran que cuando un líder llega entre 5 y 10 minutos tarde a una reunión, la satisfacción, la eficacia y la productividad de la reunión disminuyen drásticamente.
Cualquiera que asista a una reunión reserva conscientemente un espacio en su agenda, por lo que debes respetar el valioso tiempo de los demás y ser puntual.
3. Reuniones que se prolongan más allá de lo previsto
Incluso el asistente más comprometido tendrá dificultades para concentrarse si la conversación se desvía sin fin. Para reducir el agotamiento físico y mental asociado a las reuniones prolongadas, cúmplase estrictamente la Agenda y no se prolonguen.
Solución: Establezca horas de inicio y finalización para cada elemento del orden del día y limite el tiempo que cada persona puede hablar. Por ejemplo, si desea discutir cuatro cuestiones importantes relacionadas con el equipo con tres altos directivos, y asigna cinco minutos a cada cuestión, la reunión no debería durar más de 60 minutos.
Para decidir la duración de la reunión, tenga en cuenta la complejidad de los puntos de debate, el número de participantes y el formato de la reunión.
4. Baja participación entre los asistentes
Una señal clara de que una reunión no está funcionando es cuando los asistentes recurren a la multitarea: trabajan en otras tareas, miran repetidamente sus teléfonos, se distraen o permanecen en silencio durante la reunión. Esto ocurre cuando:
- Problema A: El debate está dominado por unos pocos empleados, normalmente los de mayor antigüedad.
- Problema B: Las conversaciones se desvían del tema principal de la Agenda.
- Problema C: Los elementos a tomar no son relevantes para todos
Mientras que los problemas B y C pueden minimizarse con una agenda estructurada, el problema A puede resolverse tomando pasos específicos.
Es natural que algunas personas hablen más que otras en las reuniones, pero eso no significa que no se pueda involucrar a los asistentes más callados.
Solución: Involucre a los asistentes más callados en sus reuniones. Pregúnteles si tienen algo que añadir al tema. Todos los asistentes deben poder compartir sus opiniones de forma segura y estructurada. Alternativamente, si nota que la concentración de todos está decayendo, dibuje algo en el software de la Pizarra y invíteles a adivinar qué es. Este tipo de ideas para reuniones de equipo ayudan a recuperar la atención de los asistentes.
Además, las ayudas visuales como las pizarras ClickUp, las diapositivas o los vídeos pueden ser fundamentales para aclarar puntos complejos. Puedes esbozar diagramas, anotar puntos clave o trazar estrategias, lo que ayuda al aprendizaje visual.
5. Pasos siguientes poco claros
Si asistes a una reunión y sales con incertidumbre sobre los siguientes pasos y lo que los demás esperan de ti, considera que la reunión ha sido mala. A menos que la reunión fuera estrictamente informativa, debería haber algún tipo de conclusión.
Antes de concluir, repase brevemente los principales elementos discutidos y las decisiones tomadas. Las actas de la reunión proporcionan un registro claro de lo que ocurrió en la reunión, ayudan a que las personas se responsabilicen y facilitan la aplicación fluida de las decisiones.
Solución: Puede utilizar un software para tomar notas de reuniones sobre la marcha e incorporar páginas web, hojas de cálculo, vídeos y otros medios en una única plataforma para consultarlos después de la reunión.
Si desea automatizar el resumen de los puntos clave y el camino a seguir, ClickUp Brain puede hacerlo por usted. Extraiga la información esencial y preséntela de forma concisa, por ejemplo, en forma de lista de control en la que pueda marcar los puntos individualmente después de discutirlos con los asistentes.
Utiliza ClickUp Reuniones para resaltar los puntos críticos y convertirlos en tareas rastreables. Asigna responsabilidades a las partes interesadas y plazos, asegurándote de que se recogen todos los detalles y de que todo el mundo se pone al trabajo sin confusiones.
6. Horarios y ubicaciones repetitivos
Es natural que las reuniones se celebren siempre en la misma sala, a la misma hora y con la misma configuración general. Sin embargo, estas rutinas pueden acabar aburriendo a las personas, lo que, a su vez, afecta a la productividad. Para mantener la energía y el entusiasmo de los empleados, introduzca variedad en las reuniones. Por ejemplo:
- Realice la reunión por la mañana en lugar de por la tarde.
- Trasládese a otro lugar (o a una sala de conferencias)
- Experimenta con bloques de tiempo no tradicionales (como 50 minutos en lugar de una hora).
- Cambie la disposición de los asientos para que todos estén al lado y frente a diferentes compañeros de trabajo.
Además, si se trata de una de las reuniones presenciales habituales entre 2 o 3 personas de su equipo, sugiera una reunión caminando. Para grupos más grandes, pruebe a hacerlo de pie, siempre que las sesiones no duren más de 20 minutos, ya que se ha demostrado que esto aumenta la eficiencia de las reuniones y la satisfacción de los asistentes.
La vista de calendario de ClickUp ayuda a visualizar los horarios de los empleados e identificar rápidamente las fechas y horas menos concurridas que se adaptan a todos.
Además, las capacidades de integración de ClickUp permiten sincronizarlo con otros servicios de calendario, lo que garantiza que todos los asistentes estén al tanto de la reunión y puedan crear un espacio mental para participar en ella.
Esto también reduce el tiempo y la energía dedicados a la comunicación de ida y vuelta asociada a la programación de muchas reuniones.
La necesidad de normas en una reunión: puntos clave a recordar
Establezca ciertas reglas básicas que guíen positivamente el comportamiento de los empleados y reduzcan aún más las posibilidades de que se produzca el síndrome de recuperación tras las reuniones:
- Minimizar las distracciones: Pida a todos que dejen a un lado sus teléfonos y ordenadores portátiles hasta que termine la reunión; esto reduce la tentación de los asistentes de navegar por Internet o responder a mensajes de texto o correos electrónicos del trabajo.
- Gestiona el ruido en las reuniones virtuales: si se trata de una reunión virtual, obliga a los asistentes a silenciar sus micrófonos cuando no estén hablando para minimizar el ruido de fondo y evitar interrupciones.
- Programa descansos: si la reunión va a durar más de dos horas, ofrece a los asistentes un descanso claro con un inicio y un final definidos para que puedan mantenerse alerta durante más tiempo y evitar la fatiga cognitiva.
- Fomente la comunicación respetuosa: mantenga un tono respetuoso, escuche activamente y no interrumpa a los demás cuando estén hablando; si hay demasiados asistentes, levante la mano para tener la oportunidad de hablar.
- Toma de decisiones: tanto si las decisiones se toman por consenso, por mayoría o por una persona designada, opte por el método «GETGO» (Good Enough To Go, «suficientemente bueno para seguir adelante»), que se centra en tomar decisiones que quizá no sean perfectas, pero que son buenas para seguir adelante.
- Empatía: Esté dispuesto a brindar soporte a la decisión aunque inicialmente no esté de acuerdo con ella; explique su desacuerdo utilizando un ejemplo o un hecho para dar una mejor idea de su punto de vista y no dejar lugar a conflictos.
Retroalimentación y evaluación para una mejora constante
Al solicitar comentarios, obtienes información sobre qué aspectos de una reunión fueron interesantes o agotadores. Esta información te permite optimizar las agendas y centrarte, eliminando reuniones innecesarias del calendario y dedicando tiempo solo a discutir asuntos críticos.
Al final de cada reunión, dedica unos minutos a preguntar a los asistentes qué opinan sobre la eficacia del debate y qué se podría mejorar.
Si no se sienten seguros para hablar en grupo, utilice encuestas digitales anónimas a través de ClickUp Forms para fomentar comentarios sinceros.
Para las reuniones virtuales, utiliza ClickUp Clip para grabar tu pantalla y compartir el vídeo (también conocido como Clip) con todos los asistentes. Puedes dejar comentarios en cualquier parte de un Clip para debatir lo que se ha compartido.
Todos pueden revisar y colaborar en el contenido de la reunión, y el vídeo también puede poner de relieve las áreas de mejora.
Por ejemplo, puede que una persona haya hablado más de lo habitual o que algunos asistentes hayan hablado al mismo tiempo, lo que ha provocado incoherencias durante el debate. Puede tomar pasos para solucionar estos problemas en futuras reuniones.
Además, las herramientas de IA para reuniones como ClickUp Brain pueden transcribir cada Clip, incluyendo marcas de tiempo y fragmentos para referencia.
Por último, actúe en función de los comentarios recibidos discutiéndolos en reuniones de seguimiento y realizando los cambios necesarios, mostrando a los asistentes que sus opiniones son valoradas y tenidas en cuenta.
Pasar del estrés al flujo: tener mejores reuniones
Las reuniones no tienen por qué infundir temor en sus empleados.
Cuando se llevan a cabo de manera eficaz, las reuniones pueden hacer que los asistentes se sientan motivados y comprometidos, lo que minimiza la necesidad de un tiempo de recuperación prolongado.
Designar horas o días específicos sin reuniones para permitirles disponer de tiempo ininterrumpido para trabajar en profundidad, maximizar sus capacidades cognitivas, producir un trabajo de mejor calidad en menos tiempo y lograr una mayor sensación de satisfacción.
Hay muchas formas de evitar reuniones innecesarias, y ClickUp es una opción práctica. Ofrece varias funciones útiles, como la vista de calendario, pizarras, ClickUp Brain y ClickUp Meetings, para que los equipos colaboren en ideas de proyectos, definan tareas y plazos, y creen, importen y personalicen informes que ayuden en el análisis de proyectos.
Tanto si trabajas a distancia, en persona o en un entorno híbrido, ClickUp conecta a equipos, departamentos y personas de diferentes lugares para que puedan alcanzar los objetivos empresariales deseados.
Si quieres disfrutar de sus ventajas, regístrate gratis en ClickUp.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Cómo se recupera uno de una mala reunión?
Dese tiempo para relajarse y recuperarse de una reunión mala o frustrante. Puede ser unos minutos de meditación, un breve paseo al aire libre o simplemente alejarse de su área de trabajo para recargar energías.
Reflexiona sobre qué hizo que la reunión fuera mala. ¿Estaba desorganizada? ¿Hubo conflictos que quedaron sin resolver? ¿Los resultados no están claros?
Comprender estos factores puede ayudarte a poner tus ideas en práctica con claridad y rectificar el problema, lo que conducirá a una reunión exitosa.
2. ¿Cómo se puede aumentar la productividad de las reuniones?
Antes de la reunión, distribuya una agenda que describa los temas que se van a tratar y las metas que se van a alcanzar. Esto ayuda a los asistentes a prepararse y mantiene la reunión centrada. Comience a tiempo, mantenga las discusiones centradas en el tema y termine según lo previsto. Asegúrese de que se escuchen todas las opiniones. Termine cada reunión con resultados y responsabilidades concretos.