Según un estudio de Gitnux, el 84,44 % de los empleados estadounidenses se enfrentan a distracciones frecuentes. Cabe destacar que los principales culpables de interrumpir el flujo de trabajo no son solo los pitidos digitales, sino también las reuniones mal organizadas.
Cuando las reuniones son ineficaces, no solo se pierde tiempo, sino que contribuyen a un fenómeno conocido como síndrome de recuperación de reuniones (MRS). Este síndrome puede minar la innovación y la creatividad y aumentar el agotamiento y el estrés de los empleados, lo que repercute significativamente en los intentos correctos del equipo.
En este artículo, analizamos la definición y la ciencia que hay detrás del MRS, presentamos las principales estrategias y herramientas para minimizar los efectos de este síndrome y explicamos cómo ClickUp transforma la forma en que su equipo gestiona las reuniones.
Empecemos.
¿Qué es el síndrome de recuperación de reuniones?
El síndrome de recuperación de reuniones (MRS) se produce cuando los empleados experimentan fatiga y una disminución de la productividad después de asistir a reuniones, especialmente cuando estas son improductivas, estresantes o excesivamente largas.
Casi dos de cada tres personas tienen dificultades para encontrar el tiempo y la energía necesarios para realizar su trabajo debido al exceso de reuniones. Desde el cambio en la dinámica del lugar de trabajo en febrero de 2020, la participación media de los empleados en reuniones y llamadas de equipo se ha triplicado cada semana. Este aumento suele dejar poco margen para la innovación o tiempo para generar nuevas ideas de negocio.
Ya sean reuniones presenciales, remotas o híbridas, el MRS puede durar diferentes periodos de tiempo dependiendo de la persona y la naturaleza de las reuniones. Dificulta significativamente la capacidad de volver a centrarse en las tareas esenciales después de la reunión, lo que afecta directamente al compromiso y al rendimiento de los empleados en el lugar de trabajo.
Pero, ¿cómo nos afectan las reuniones desde el punto de vista anatómico? Descubrámoslo en la siguiente sección.
¿Qué ocurre exactamente en nuestro cerebro durante y después de estas agotadoras reuniones? En la siguiente sección, exploramos los efectos anatómicos y psicológicos de las reuniones, proporcionando información sobre cómo conducen al MRS y qué se puede hacer para mitigar estos impactos.
La ciencia detrás del síndrome de recuperación de reuniones
Las reuniones suelen requerir una gran concentración, multitarea e interacciones sociales, lo que implica un uso intensivo de la corteza prefrontal del cerebro, el área responsable de funciones ejecutivas como la planificación y la toma de decisiones.
La sobrecarga de esta región puede provocar fatiga cognitiva, que se manifiesta en una disminución de la concentración y un deterioro del pensamiento crítico una vez finalizada la reunión.
Los estudios neurológicos sugieren que la actividad cognitiva sostenida conduce a una acumulación de adenosina, una sustancia neuroquímica que promueve el sueño, suprime y contribuye a la sensación de agotamiento mental.
Las reuniones estresantes activan el eje hipotálamo-hipófisis-suprarrenal (HPA), liberando cortisol y otras hormonas del estrés. Esto es perjudicial cuando se desencadena con frecuencia por eventos que no ponen en peligro la vida, como las reuniones.
Por lo tanto, cuando los empleados pasan tiempo asistiendo a reuniones consecutivas sin descansos adecuados, la respuesta al estrés permanece activada de forma crónica y da lugar a efectos a largo plazo sobre la salud, como ansiedad, depresión y disminución de la inmunidad.
Comprender estas respuestas fisiológicas y psicológicas a las reuniones proporciona un argumento convincente para estructurar los calendarios de reuniones con el fin de preservar el bienestar mental y mejorar la productividad. Las investigaciones psicológicas enfatizan la importancia del tiempo de descanso después de reuniones improductivas para que el cerebro pueda recuperarse y restaurar sus recursos cognitivos.
Diferenciar el síndrome de recuperación de reuniones y la fatiga de Zoom
El síndrome de recuperación de reuniones (MRS) y la fatiga de Zoom describen el estrés y el agotamiento asociados con la asistencia a reuniones, pero se centran en diferentes aspectos de la experiencia de la reunión.
Síndrome de recuperación de reuniones (MRS): El MRS se refiere al desgaste cognitivo y emocional que provocan las reuniones, independientemente de su formato (presenciales o virtuales). Se deriva de factores como un contenido improductivo, interacciones mal gestionadas y el impacto general de las reuniones en la jornada laboral de una persona.
Fatiga de Zoom: Este término describe explícitamente la fatiga asociada al uso intensivo de plataformas de comunicación digital como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Se deriva de los retos únicos que plantean las interacciones virtuales, entre los que se incluyen:
- Fatiga ocular por mirar pantallas durante periodos prolongados sin descansos
- Sobrecarga social, desde la presión por permanecer conectado y visible durante las videollamadas
- Malestar físico por permanecer sentado en una misma posición o por utilizar una configuración ergonómicamente inadecuada
- Agotamiento mental, como resultado del procesamiento de señales no verbales y el mantenimiento de una presencia virtual en reuniones en la oficina
Interrelación entre el síndrome de recuperación tras una reunión y la fatiga por Zoom
Aunque es distinto, el cansancio por Zoom puede exacerbar el MRS, ya que el agotamiento mental y físico de las reuniones virtuales se suma al tiempo de recuperación necesario después de las reuniones.
Básicamente, la fatiga derivada de la interacción virtual constante aumenta la gravedad de los síntomas del MRS, lo que provoca un efecto combinado en el bienestar general y la productividad.
El rol de la multitarea y el agotamiento ocupacional
Durante mucho tiempo, hacer malabarismos con muchas tareas al mismo tiempo se consideraba una habilidad digna de aparecer en un currículum. En cierto modo, cuantas más pelotas podías mantener en el aire con facilidad, más eficiente y capaz parecías en el trabajo.
Sin embargo, investigaciones más recientes muestran que cuando intentamos realizar varias tareas a la vez, nos involucramos en el «cambio de tareas », una función ejecutiva en la que inconscientemente desplazamos nuestra atención de una tarea a otra.
Quizás esto no sea tan evidente ni tenga tanto impacto cuando se dobla la ropa mientras se ve la televisión. Pero cuando hay mucho en juego, cambiar de tarea provoca fatiga cognitiva, lo que nos hace sentir más agotados y menos productivos a lo largo del día.
Y las reuniones dificultan el cambio de tareas. En circunstancias normales, cambiar de tarea puede llevar 15 minutos para volver al nivel de concentración original.
Pero, ¿qué pasa con volver al trabajo después de una reunión que te ha agotado mental y emocionalmente? Suponiendo que puedas cambiar de marcha y ponerte a trabajar rápidamente, puede llevarte mucho más tiempo, 45 minutos o más. La velocidad de recuperación de cada persona es diferente.
Estar «entre reuniones del equipo o con clientes » suena elegante, pero puede reducir la eficiencia durante las horas de trabajo.
¿Sabía que el 70 % de todas las reuniones impiden a los empleados trabajar y completar sus tareas?
Pero el agotamiento no termina ni siquiera después de regresar al trabajo tras una reunión inútil, lo que nos lleva al siguiente punto.
Efectos sobre la productividad: cómo el cansancio acumulado por las reuniones prolongadas afecta al trabajo
La fatiga prolongada es más que una caída temporal de la energía, es una condición que impide el desempeño eficiente y eficaz de las tareas a largo plazo.
Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC ), la fatiga afecta negativamente a las funciones cognitivas, lo que incluye la reducción de la atención o la concentración, la ralentización de los tiempos de reacción, el límite de la memoria a corto plazo y el deterioro del juicio.
En el lugar de trabajo, la fatiga contribuye posteriormente al MRS, ya que los empleados necesitan tiempo para recuperarse de los efectos agotadores de una reunión improductiva.
Los empleados pasan alrededor de 23 horas semanales en reuniones, lo que los hace más propensos a enfermarse y faltar al trabajo. Este ciclo de fatiga y recuperación indica negativamente una cultura de ineficiencia, que le cuesta a las empresas aproximadamente 37 000 millones de dólares al año debido a reuniones improductivas.
¿Es la reducción del número de reuniones la solución a este problema? Sí. Un informe de HBR reveló que la productividad aumenta hasta un 71 % cuando se reducen las reuniones en un 40 %.
A medida que seguimos explorando soluciones, es esencial reconocer los signos que indican que una reunión podría ser contraproducente. Abordar estos signos de forma temprana puede prevenir la aparición de la fatiga y preservar la productividad en el lugar de trabajo.
Señales comunes de una mala reunión: cómo prevenir el síndrome de recuperación de reuniones
Las reuniones están diseñadas para ser compromisos viables, pero sin metas y objetivos claros, pueden convertirse en enemigos de la productividad. También pueden ser frustrantes, agotadoras y una pérdida de tiempo, lo que cansa mentalmente a los asistentes.
Reconocer los signos de las reuniones ineficaces puede ayudarle a dar los pasos necesarios para evitar el síndrome de recuperación de reuniones.
1. Falta de una agenda para la reunión
Las reuniones sin una agenda son una receta para el desastre.
Supongamos que le invitan a una y no recibe una agenda. En ese caso, es probable que los organizadores de la reunión no estén preparados, sean vagos sobre el motivo de la reunión o no tengan claros los resultados deseados.
Solución: Si usted es un asistente, solicite una agenda de la reunión. Si usted es el organizador de la reunión, indique el propósito y el motivo por el cual se ha invitado a determinados asistentes.
Utilice cualquiera de las plantillas para reuniones individuales para preparar el trabajo previo. Prepare una lista breve de elementos de acción y especifique quién dirigirá las diferentes partes de la reunión y quién debe preparar qué.
La plantilla Agenda de ClickUp es un documento personalizable que te permite crear tareas para cada elemento de acción, definir los roles de los asistentes y designar un cronograma.
Utilice la plantilla para colaborar con las partes interesadas, intercambiar ideas y concretar los puntos de la agenda, todo ello en un hub centralizado.
Una agenda bien definida informa a los asistentes sobre el tipo de interacción que se espera. Esto les obliga a prepararse para la reunión, ya sea realizando investigaciones específicas, recabando información actualizada de un proveedor o aportando ideas para un nuevo proyecto, y a contribuir con confianza.
2. Reuniones que empiezan tarde
Si usted dirige la reunión, es responsable de establecer un tono profesional para la sesión, y empezar tarde puede ser frustrante para las personas que llegan puntuales.
Las investigaciones demuestran que cuando un líder llega entre 5 y 10 minutos tarde a una reunión, la satisfacción, la eficacia y la productividad de la reunión disminuyen drásticamente.
Cualquiera que asista a una reunión hace espacio conscientemente en su agenda, por lo que debes respetar el valioso tiempo de los demás y ser puntual.
3. Reuniones que se alargan
Incluso el asistente más comprometido tendrá dificultades para concentrarse si la conversación se desvía sin fin. Para reducir el agotamiento físico y mental asociado con las reuniones prolongadas, cumpla estrictamente con la agenda y no se demore.
Solución: Establezca horas de inicio y finalización para cada elemento de acción y limite el tiempo que puede hablar cada persona. Por ejemplo, si desea discutir cuatro desarrollos importantes del equipo con tres gerentes senior, asignando cinco minutos a cada desarrollo, la reunión no debería durar más de 60 minutos.
Para decidir la duración de la reunión, tenga en cuenta la complejidad de los puntos a tratar, el número de participantes y el formato de la reunión.
4. Baja participación entre los asistentes
Una señal clara de que una reunión no está funcionando es cuando los asistentes recurren a la multitarea: trabajan en otras tareas, miran sus teléfonos repetidamente, se distraen o permanecen en silencio durante la reunión. Esto ocurre cuando:
- Problema A: La discusión está dominada por unos pocos empleados, normalmente los de mayor antigüedad
- Problema B: Las conversaciones se desvían de la agenda principal
- Problema C: Los elementos de acción no son relevantes para todos
Mientras que los problemas B y C pueden minimizarse con una agenda estructurada, el problema A puede resolverse tomando pasos específicos.
Es natural que algunas personas hablen más que otras en las reuniones, pero eso no significa que no se pueda involucrar a los asistentes más callados.
Solución: Involucre a los asistentes más callados en sus reuniones. Pregúnteles si tienen algo que añadir al tema. Todos los asistentes deben poder compartir sus opiniones de forma segura y estructurada. Como alternativa, si ve que la concentración de todos está decayendo, dibuje algo en el software de pizarra e invíteles a adivinar qué es. Este tipo de ideas para reuniones de equipo ayudan a recuperar la atención de los asistentes.
Además, las ayudas visuales como las pizarras ClickUp, las diapositivas o los vídeos pueden ser fundamentales para aclarar puntos complejos. Puedes esbozar diagramas, anotar puntos clave o correlacionar estrategias, lo que ayuda al aprendizaje visual.
5. Próximos pasos poco claros
Si asiste a una reunión y sale con incertidumbre sobre los próximos pasos y lo que los demás esperan de usted, considere que la reunión ha sido mala. A menos que la reunión fuera estrictamente informativa, debería haber algún tipo de conclusión.
Antes de concluir, repase brevemente los principales elementos de acción discutidos y las decisiones tomadas. Un documento con las actas de la reunión (MoM) proporciona un registro claro de lo que ocurrió en la reunión, ayuda a que las personas se responsabilicen y facilita la implementación fluida de las decisiones.
Solución: Puede utilizar un software para redactar actas de reuniones que le permita tomar notas sobre la marcha e insertar páginas web, hojas de cálculo, vídeos y otros medios en una única plataforma para consultarlos después de la reunión.
Si quieres automatizar el resumen de los puntos clave y el camino a seguir, ClickUp Brain puede hacerlo por ti. Extrae la información esencial y preséntala de forma concisa, por ejemplo, en un formulario con una lista de control en la que puedas marcar los puntos individualmente después de discutirlos con los asistentes.
Utiliza las reuniones de ClickUp para resaltar los puntos críticos y convertirlos en tareas que se pueden seguir. Asigna responsabilidades a las partes interesadas y plazos, asegurándote de que se capturan todos los detalles y de que las personas se ponen a trabajar sin confusiones.
6. Horarios y ubicaciones repetitivos
Es natural que las reuniones se celebren siempre en la misma sala, a la misma hora y con la misma configuración general. Sin embargo, estas rutinas pueden empezar a aburrir a los asistentes, lo que, a su vez, afecta a la productividad. Para mantener la energía y el entusiasmo de los empleados, introduzca variedad en las reuniones. Por ejemplo:
- Reúnase por la mañana en lugar de por la tarde
- Cambie a un lugar diferente (o a una sala de conferencias)
- Experimente con bloques de tiempo no tradicionales (como 50 minutos en lugar de una hora)
- Cambie la disposición de los asientos para que todos estén junto a diferentes compañeros y frente a ellos
Además, si se trata de una de las reuniones presenciales habituales entre dos o tres personas de su equipo, sugiera una reunión caminando. Para grupos más grandes, pruebe a mantener la reunión de pie, siempre que las sesiones no duren más de 20 minutos, ya que se ha demostrado que esto aumenta la eficiencia de las reuniones y la satisfacción de los asistentes.
La vista Calendario de ClickUp ayuda a visualizar los horarios de los empleados e identificar rápidamente las fechas y horas menos concurridas que funcionan para todos.
Además, las capacidades de integración de ClickUp permiten sincronizarlo con otros servicios de calendario, lo que garantiza que todos los asistentes estén al tanto de la reunión y puedan crear un espacio mental para participar en ella.
Esto también reduce el tiempo y la energía que se dedican a la comunicación constante asociada a la programación de numerosas reuniones.
La necesidad de normas en una reunión: puntos clave a recordar
Establezca ciertas reglas básicas que guíen positivamente el comportamiento de los empleados y reduzcan aún más las posibilidades de que se produzca el MRS:
- Minimice las distracciones: Pida a todos que dejen a un lado sus teléfonos y ordenadores portátiles hasta que termine la reunión; esto reduce la tentación de los asistentes de navegar por Internet o responder a mensajes de texto o correos electrónicos de trabajo
- Gestione el ruido en las reuniones virtuales: si se trata de una reunión virtual, obligue a los asistentes a silenciar sus micrófonos cuando no estén hablando para minimizar el ruido de fondo y evitar interrupciones
- Programe descansos: Si la reunión va a durar más de dos horas, conceda a los asistentes un descanso claro con un inicio y un final definidos para que puedan mantenerse concentrados durante más tiempo y evitar la fatiga cognitiva
- Promueva la comunicación respetuosa: mantenga un tono respetuoso, escuche activamente y no interrumpa a los demás cuando estén hablando; si hay demasiados asistentes, levante la mano para pedir la palabra
- Toma de decisiones: Ya sea que las decisiones se tomen por consenso, por mayoría de votos o por una persona designada, apueste por el método «GETGO» (Good Enough To Go, «suficientemente bueno para seguir adelante»), que se centra en finalizar decisiones que pueden no ser perfectas, pero que son buenas para seguir adelante
- Empatía: Esté dispuesto a apoyar la decisión aunque inicialmente no esté de acuerdo con ella; explique su desacuerdo utilizando un ejemplo o un hecho para dar una mejor idea de su punto de vista y no dejar lugar a conflictos
Feedback y evaluación para una mejora continua
Al solicitar comentarios, obtendrá información sobre qué aspectos de una reunión fueron interesantes o agotadores. Esta información le permite optimizar las agendas y centrarse, eliminando reuniones innecesarias del calendario y dedicando tiempo solo a debatir asuntos críticos.
Al final de cada reunión, dedique unos minutos a preguntar a los asistentes qué opinan sobre la eficacia del debate y qué se podría mejorar.
Si no se sienten seguros hablando en grupo, utilice encuestas digitales anónimas a través de los formularios de ClickUp para fomentar comentarios sinceros.
Para las reuniones virtuales, utiliza ClickUp Clip para grabar tu pantalla y compartir el vídeo (también conocido como Clip) con todos los asistentes. Puedes dejar comentarios en cualquier parte de un Clip para comentar lo que se ha compartido.
Todos pueden revisar y colaborar en el contenido de la reunión, y el vídeo también puede destacar las áreas de mejora.
Por ejemplo, puede que una persona haya hablado más de lo habitual o que algunos asistentes hayan hablado al mismo tiempo, lo que ha provocado incoherencias durante el debate. Puede dar algunos pasos para solucionar estos problemas en futuras reuniones.
Además, las herramientas de IA para reuniones como ClickUp Brain pueden transcribir cada Clip, incluyendo marcas de tiempo y fragmentos para referencia.
Por último, actúe en función de los comentarios recibidos discutiéndolos en reuniones de seguimiento y realizando los cambios necesarios, mostrando a los asistentes que se valora su opinión y que se actúa en consecuencia.
Cambie el estrés por el flujo: tenga mejores reuniones
Las reuniones no tienen por qué infundir temor en sus empleados.
Cuando se llevan a cabo de manera eficaz, las reuniones pueden hacer que los asistentes se sientan motivados y comprometidos, minimizando la necesidad de un tiempo de recuperación prolongado.
Designar horas o días específicos sin reuniones para permitirles disponer de tiempo ininterrumpido para trabajar en profundidad, maximizando sus capacidades cognitivas, produciendo un trabajo de mejor calidad en menos tiempo y logrando una mayor sensación de satisfacción.
Hay muchas formas de evitar reuniones innecesarias, y ClickUp es una opción práctica. Ofrece varias funciones útiles, como la vista Calendario, Pizarras, ClickUp Brain y ClickUp Meetings, para que los equipos colaboren en ideas de proyectos, definan tareas y plazos, y creen, importen y personalicen informes que ayudan en el análisis de proyectos.
Tanto si trabajas de forma remota, presencial o en un entorno híbrido, ClickUp conecta equipos, departamentos y personas de diferentes lugares para que puedan alcanzar los objetivos empresariales deseados.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Cómo se recupera de una mala reunión?
Dese tiempo para relajarse y recuperarse de una reunión mala o frustrante. Puede ser unos minutos de meditación, un breve paseo al aire libre o simplemente alejarse de su área de trabajo para recargar energías.
Reflexione sobre qué hizo que la reunión fuera mala. ¿Estaba desorganizada? ¿Hubo conflictos que quedaron sin resolver? ¿Los resultados no están claros?
Comprender estos factores puede ayudarle a poner en práctica sus ideas con claridad y rectificar el problema, lo que le permitirá celebrar una reunión con intentos correctos.
2. ¿Cómo puede hacer que las reuniones sean más productivas?
Antes de la reunión, distribuya una agenda que describa los temas que se discutirán y las metas que se alcanzarán. Esto ayuda a los asistentes a prepararse y mantiene la reunión enfocada. Comience a tiempo, mantenga las discusiones sobre el tema y termine según lo programado. Asegúrese de que todas las voces sean escuchadas. Termine cada reunión con resultados y responsabilidades concretas.