El robo de tiempo le cuesta tiempo y productividad a su agencia. Podría terminar pagando a los empleados por horas que no trabajaron, por un rendimiento inferior al esperado o por oportunidades perdidas.
Ahí es donde entra en juego el software de hojas de horas para agencias: elimina estos problemas y realiza un seguimiento preciso de las horas de trabajo de los empleados para garantizar que pagas por lo que obtienes.
Pero con tantas herramientas de control de tiempo, ¿cuál elegir? En este artículo analizaremos las 10 mejores herramientas de software para hojas de horas de agencias en 2024, con las mejores funciones, precios y clientes ideales de cada herramienta.
Allá vamos.
¿Qué debe buscar en un software de hojas de horas para agencias?
Cada herramienta de hojas de horas para agencias es diferente. Si existiera una plataforma perfecta, ofrecería todo lo siguiente:
- Automatización: busca la automatización de la facturación y el control de tiempo. El control de tiempo consiste en que una herramienta comience a realizar el seguimiento del tiempo de forma automática, basándose en desencadenantes (como abrir un archivo concreto), y la automatización de la facturación realiza el seguimiento y factura las horas facturables de los proyectos de los clientes.
- Compatibilidad e integración: seleccione una herramienta que sea compatible con las herramientas que ya utiliza y que se integre fácilmente con sus otras aplicaciones, como el software de nóminas (por ejemplo, QuickBooks), las plataformas de gestión de proyectos (por ejemplo, Asana o Trello) y las herramientas de comunicación (por ejemplo, Slack).
- Opciones de personalización: busca un software de control de tiempo para agencias que ofrezca funciones personalizables para adaptarse a los casos de uso únicos de tu agencia, como plantillas de hojas de horas, permisos de usuario, recordatorios y notificaciones, y personalización de temas.
- Sistema de control de tiempo: elige una solución que ofrezca un cronómetro integrado, una función sencilla de registro de entrada y salida, introducción manual del tiempo, seguimiento por GPS y seguimiento automatizado basado en tareas.
- Accesibilidad móvil: una aplicación móvil ayudará a los miembros de su equipo remoto y a los empleados que trabajan sobre el terreno a registrar fácilmente sus horas, ver los horarios y enviar hojas de horas sobre la marcha.
- Informes y análisis: busca funciones avanzadas de elaboración de informes, como índices de finalización de tareas, gráficos de Gantt y rentabilidad de los clientes, para comprender cómo emplea el tiempo tu equipo, las horas registradas y las tarifas por hora, y generar informes detallados para supervisar los presupuestos y optimizar la productividad.
Los 10 mejores programas de hojas de horas para agencias
1. ClickUp
ClickUp es un popular software de gestión de proyectos basado en la nube con funciones de control de tiempo. Puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea en horas y minutos. Solo tiene que activar el cronómetro en la aplicación móvil/de escritorio o utilizar la extensión de Chrome.
También obtienes la duración estimada, lo que te permite establecer metas de gestión del tiempo para tu equipo. Cuando asignes una tarea, utiliza esta función para añadir la duración que se espera que tu equipo dedique a ella.
ClickUp ofrece la elaboración de informes de tiempo, generando automáticamente informes del tiempo registrado y las horas facturables según sea necesario, lo que ahorra la molestia de llevar registros manuales y gestionar tareas.
Y eso no es todo: ClickUp te permite organizar el tiempo registrado con rótulos, notas y filtros. Estas funciones permiten categorizar y organizar las entradas de tiempo según el proyecto, el cliente o el tipo de tarea. Puedes realizar la edición de las entradas de tiempo cuando quieras o marcar el tiempo registrado como facturable.
El control de tiempo de los proyectos de ClickUp también ofrece diferentes opciones de visualización. Puede ver su tablero de control de tiempo de ClickUp en vistas de calendario, diagrama de Gantt, cronograma y vista Carga de trabajo. Dada la variedad y profundidad de las funciones de gestión de proyectos de ClickUp, es ideal para autónomos, emprendedores individuales, corporaciones y equipos en crecimiento de todos los tamaños.
Las mejores funciones de ClickUp
- Realice un seguimiento del tiempo en hojas de horas personalizadas o predefinidas, como la plantilla de hojas de horas de ClickUp Services y las plantillas de registro de horas.
- Consulte la vista del tiempo registrado por día, semana, mes o tarea para analizar la productividad.
- Conecta ClickUp a una aplicación dedicada al control de tiempo (como Toggl o Harvest) e importa entradas desde múltiples plataformas.
- Compare la duración estimada con el tiempo registrado para comprender la productividad general de su equipo y en tareas individuales, y mejorar la gestión de recursos.
- Cambie el control de tiempo automático al seguimiento manual siempre que lo necesite.
Limitaciones de ClickUp
- Solo 100 MB de almacenamiento en el plan Free.
- Al principio puede resultar abrumador, ya que hay muchas funciones con las que familiarizarse.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: 7 $ al mes por usuario.
- Empresa: 12 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Precio personalizado
- ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo.
Valoración y opiniones de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 9400 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 4000 opiniones)
2. Hubstaff
Hubstaff es un paquete de software de gestión de personal que ofrece tres soluciones: software de control de tiempo, software de productividad de los empleados y software de análisis de la plantilla.
La herramienta ofrece hojas de horas online, versiones digitales de tarjetas de control de tiempo en papel u hojas de Excel dentro del software de control de tiempo. Registran con precisión la hora de entrada y salida de los empleados, así como las horas facturables y no facturables. Sin embargo, estas hojas de horas son menos personalizables que las que ofrece ClickUp.
También obtendrá informes de tiempo basados en datos de control de tiempo y generados automáticamente según sus preferencias (diarios, semanales, quincenales, mensuales o anuales). Recopilan y representan los datos relevantes en forma de resumen, incluyendo gráficos fáciles de leer.
Y eso no es todo: Hubstaff también ofrece aprobaciones de hojas de horas, lo que añade seguridad a los procesos de automatización. Antes de que Hubstaff genere automáticamente las facturas o pague a los empleados por sus horas facturables, las aprobaciones le permiten revisar las hojas de horas y aprobar o rechazar el proceso de facturación.
Hubstaff es ideal para empresas (especialmente empresas de software) con equipos de tamaño mediano y grande y múltiples departamentos. Estos equipos se beneficiarán de funciones de productividad, seguimiento del presupuesto, paquetes de análisis y control de tiempo.
Las mejores funciones de Hubstaff
- Utiliza el seguimiento por geolocalización para verificar la ubicación de los empleados y gestionar el personal remoto en diferentes zonas horarias.
- Bloquea las entradas de tiempo para evitar cambios de última hora.
- Realice capturas de pantalla ocasionales de los empleados y realice el seguimiento de su tiempo de inactividad.
- Evalúa la productividad de los empleados y la rentabilidad de los proyectos con informes detallados en tiempo real.
Limitaciones de Hubstaff
- Implementación y mantenimiento remotos deficientes.
- No hay opción para activar o desactivar el cronómetro de inactividad.
- No existe la opción de comprar solo el paquete de control de tiempo.
Precios de Hubstaff
- Starter: 4,99 $ por asiento al mes.
- Grow: 7,50 $ por asiento al mes.
- Equipo: 10 $ por asiento al mes.
- Enterprise: 25 $ por asiento al mes.
Valoración y opiniones sobre Hubstaff
- G2: 4,3/5 (más de 500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 1400 opiniones)
3. Toggl Track
Toggl Track es una herramienta dedicada a la gestión del tiempo que te ayuda a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a una tarea específica con una precisión de segundos.
Para las empresas de software y TI, Toggl Track permite a los usuarios enviar un informe detallado de cada hora que se les factura. Mientras que la mayoría de las empresas están acostumbradas a enviar facturas a ciegas sin descripción de las tareas semanal o mensualmente, este software de control de tiempo controla los presupuestos y el rendimiento de los proyectos en tiempo real.
Las mejores funciones de Toggl Track
- Se integra con más de 100 herramientas de gestión y productividad de los empleados, como Asana, Evernote, GitLab y los calendarios de Google y Outlook.
- Fija la duración del tiempo o los índices de finalización en la parte superior de la pantalla para consultarlos rápidamente o inspirarte.
- Realiza un seguimiento de la actividad del navegador o de las aplicaciones para analizar cómo has empleado tu tiempo al trabajar en una tarea.
Limitaciones de Toggl Track
- No se pueden añadir detalles a las tareas de los clientes.
- Imposibilidad de ajustar cronómetros para intervalos específicos, como cinco minutos.
Precios de Toggl Track
- Gratis para siempre
- Starter: 9 $ por usuario al mes.
- Premium: 18 $ por usuario al mes.
- Enterprise: Precio personalizado
Toggl Track: valoración y opiniones
- G2: 4,6/5 (más de 1500 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2200 opiniones)
4. TimeCamp
TimeCamp es una herramienta de productividad que ofrece control de tiempo manual y automático. Genera hojas de horas, hojas de presupuesto y facturas basadas en el tiempo invertido en un proyecto.
TimeCamp también ofrece un gestor de gastos, que le permite guardar una copia de todos los recibos y realizar el seguimiento de los gastos del proyecto para facturar a los clientes con precisión.
Sin embargo, las funciones de personalización de TimeCamp son limitadas. No se pueden crear rótulos, añadir notas ni clasificar los tiempos registrados. Por lo tanto, TimeCamp es una buena opción para equipos pequeños con necesidades básicas de control de tiempo. No elija esta aplicación de control horario si tiene varios proyectos que supervisar y necesita organizar el tiempo registrado en función de ellos.
Las mejores funciones de TimeCamp
- Bloquea las entradas de tiempo después del horario laboral y revisa y aprueba las hojas de horas antes de pagar a tu equipo.
- Establece tarifas ajustables en función de las personas o los proyectos y obtén una vista precisa de tus costes e ingresos.
- Copie las entradas de tiempo recurrentes para evitar perder tiempo con entradas manuales.
Limitaciones de TimeCamp
- Sin herramientas de programación ni comparación de tareas.
- La app móvil presenta problemas de usabilidad para los nuevos usuarios.
Precios de TimeCamp
- Free Forever
- Starter: 3,99 $ por usuario al mes.
- Premium: 6,99 $ por usuario al mes.
- Ultimate: 10,99 $ por usuario al mes.
Valoración y opiniones sobre TimeCamp
- G2: 4,7/5 (más de 150 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 550 opiniones)
5. Everhour
Everhour es una herramienta para equipos pequeños que ayuda a gestionar el tiempo, generar facturas precisas, realizar el seguimiento de los gastos, gestionar equipos y recopilar informes de productividad.
¿La desventaja? No puedes crear y personalizar hojas de horas ni codificar por colores tu panel como desees. Esto dificulta la organización de tus registros y las actividades del equipo, lo que significa que Everhour solo es adecuado para autónomos o equipos pequeños de dos o tres personas.
Las mejores funciones de Everhour
- Crea perfiles de clientes y detecta entradas sin facturar dentro de las herramientas de gestión de proyectos.
- El seguimiento de turnos simplifica el proceso de creación y gestión de horarios para tu equipo.
Limitaciones de Everhour
- El tiempo se redondea y no se guarda con precisión.
- La elaboración de informes no tiene el mejor diseño.
Precios de Everhour
- Gratis para siempre
- Equipo: 10 $ al mes por asiento, con un mínimo de cinco asientos.
Valoración y opiniones de Everhour
- G2: 4,7/5 (más de 150 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 400 opiniones)
6. Harvest
Harvest realiza un seguimiento del coste de su tiempo en lugar de registrar las horas y los minutos con un cronómetro de un solo clic. Puede visualizar el tiempo registrado mediante gráficos e informes y, a continuación, analizar los costes de tiempo internos, las tasas de progreso y otras métricas esenciales que calcula la app.
La aplicación también te permite generar y enviar facturas a los clientes de forma automática, lo que supone un ahorro de tiempo para los autónomos y los freelancers. Dado que Harvest se centra en el seguimiento de gastos, es más adecuado para empresas de servicios.
Las mejores funciones de Harvest
- Añade miembros al equipo y su capacidad (horas de trabajo máximas) y supervisa quién trabaja menos y quién trabaja más.
- Genera automáticamente facturas por las horas facturables y envíalas automáticamente a los clientes.
- Convierta los datos de sus hojas de horas en informes visuales y cree informes personalizables para realizar el seguimiento de las horas facturables.
Limitaciones de Harvest
- Las capacidades de API e integración son difíciles de ajustar.
- Sin control de tiempo sin conexión
- No elabora informes sobre el tiempo aprobado frente al no aprobado.
Precios de Harvest
- Free Forever
- Harvest Pro: 12 $ al mes por asiento.
Valoración y opiniones de Harvest
- G2: 4,3/5 (800 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 550 opiniones)
7. Productiva
Productive es una herramienta de gestión de la productividad que ayuda a los equipos pequeños y medianos a maximizar sus resultados. Dispone de paneles personalizables y tableros editables para visualizar datos financieros, beneficios de proyectos, flujo de proyectos y productividad del equipo. También ofrece un portal para clientes que mantiene la transparencia con el cliente al realizar el uso compartido de las actualizaciones del proyecto según sea necesario.
Productive ofrece un cronómetro de escritorio que comienza el seguimiento del tiempo tan pronto como empiezas a trabajar. También puedes realizar el seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea individualmente. Si tienes reuniones o tareas programadas, Productive realiza el seguimiento automático de este tiempo sin necesidad de que introduzcas nada.
Productive es una buena opción para agencias creativas y equipos pequeños en sectores como el marketing digital, la consultoría y el desarrollo de software, en los que es necesario colaborar con los clientes durante las fases de ideación e implementación y, al mismo tiempo, realizar el seguimiento de las horas facturables de los empleados.
Las mejores funciones de Productive
- Utiliza funciones avanzadas para el control de tiempo, como el registro diario de trabajo, las hojas de horas semanales, el cronómetro del escritorio y la automatización del control de tiempo con reservas de tiempo programadas previamente.
- Visualiza el tiempo de seguimiento y libre de todos tus compañeros de equipo en un solo lugar y aprueba las solicitudes de vacaciones dentro de Productive.
- Generación automática de facturas solo por las horas facturables.
Limitaciones de productividad
- La navegación no es lógica ni intuitiva.
- Funciones limitadas para la herramienta de documentos (sin subtítulos, índice ni enlaces para el uso compartido público).
- Falta de formación o contenido de incorporación para ayudar a los usuarios a sacar el máximo partido a su suscripción.
Precios de productividad
- Essential: 9 $ al mes
- Professional: 24 $ al mes
- Ultimate: Ponte en contacto para conocer los precios.
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoración y reseñas de productividad
- G2: 4,7/5 (más de 40 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 80 opiniones)
8. RescueTime
RescueTime es un cronómetro ideal para uso individual. La app te permite realizar el seguimiento de las horas de trabajo activando automáticamente el cronómetro tan pronto como empiezas a trabajar. También detecta cuándo te desconectas y te pregunta inmediatamente por tus horas de trabajo offline tan pronto como vuelves a conectarte.
Otra gran función de RescueTime es su capacidad para bloquear aplicaciones y sitios web que distraen. Esta función es útil para los profesionales que trabajan desde casa o para aquellos que tienen problemas de concentración.
RescueTime también ofrece espacios de coworking virtuales para autónomos, para que no se sientan solos.
Las mejores funciones de RescueTime
- Bloquea los sitios web y las aplicaciones que te hacen perder tiempo.
- Genera informes detallados sobre cómo empleas tu tiempo para poder ser más disciplinado.
- Obtenga recomendaciones de metas para mejorar la productividad.
Limitaciones de RescueTime
- Recopila y almacena datos en sus servidores, lo que plantea problemas de privacidad de los datos.
- Es difícil realizar el seguimiento del tiempo sin conexión.
- Actualizaciones lentas
Precios de RescueTime
- RescueTime Lite: Gratis Forever.
- RescueTime: 12 $ al mes.
Valoración y opiniones de RescueTime
- G2: 4,1/5 (90 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 100 opiniones)
9. HiveDesk
HiveDesk es un gestor de tiempo corporativo. Las empresas utilizan esta aplicación para maximizar la productividad de los empleados mediante un seguimiento exhaustivo del tiempo que dedican a cada tarea. La aplicación le permite realizar un seguimiento de la ubicación de sus empleados, la duración de los descansos, el tiempo dedicado a cada proyecto y cliente, y la actividad del teclado y el ratón.
A primera vista, este software de hojas de horas para agencias puede parecer demasiado intrusivo para los empleados. Sin embargo, HiveDesk garantiza que su control de tiempo cumple con la legislación laboral, lo que significa que no tendrás problemas de privacidad de datos.
Las mejores funciones de HiveDesk
- Realice un seguimiento de la ubicación, el tiempo y la actividad de los empleados con capturas de pantalla y GPS para un control preciso de tiempo.
- Consulte varias vistas de tablero, incluyendo Calendario, tablero kanban, lista y cronograma del proyecto.
- Genere hojas de horas precisas
- Gestiona las horas del equipo estableciendo horarios, asignando turnos y horas de trabajo, y supervisando las vacaciones, las horas extras y las ausencias de los empleados.
Limitaciones de HiveDesk
- Los empleados no pueden registrarse a través de aplicaciones móviles.
- Sin asistencia en directo ni número de soporte al cliente.
- Lenta elaboración de informes
Precios de HiveDesk
- 5 $ por usuario al mes, con un mínimo de tres usuarios.
Valoración y opiniones de HiveDesk
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: No hay suficientes opiniones.
10. ManyRequests
ManyRequests es una plataforma de gestión de clientes que ofrece formularios y facturación (incluidas herramientas de facturación y de incorporación de clientes) y un back-office (que incluye funciones relacionadas con las solicitudes de los clientes, un portal de clientes y herramientas de gestión de clientes).
La herramienta de control de tiempo de ManyRequest forma parte de su suite de back-office e incluye la generación de informes, la posibilidad de deducir horas de los planes de los clientes y datos sobre el rendimiento del equipo.
La aplicación es ideal para agencias creativas y de diseño web que requieren la participación del cliente. Sin embargo, puede que no sea la mejor opción para realizar el seguimiento del tiempo del equipo interno y gestionar la productividad con el fin de mejorar la gestión de proyectos.
Las mejores funciones de ManyRequests
- Crea un portal de clientes personalizado y da la bienvenida a tus clientes de forma personalizada.
- Obtenga una visión general clara de quién está trabajando en cada proyecto y del estado de cada uno de ellos para realizar el seguimiento del progreso.
- Aplica reglas condicionales para asignar nuevos proyectos automáticamente a los miembros del equipo pertinentes o específicos.
Límites de ManyRequests
- El precio inicial es mucho más alto que el de otras opciones de la lista.
- Muchas integraciones (como Mailchimp y ActiveCampaign) aún se encuentran en fase de desarrollo.
Precios de ManyRequests
- Starter: 99 $ al mes, dos asientos.
- Core: 149 $ al mes, cinco asientos.
- Pro: 399 $ al mes, 10 asientos.
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoración y reseñas de ManyRequests
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: No hay suficientes opiniones.
Consigue más que un simple control de tiempo con ClickUp
El software de control de tiempo es la mejor inversión para cualquier empresa o sector que registre el tiempo y pague a los empleados en función de sus horas totales de trabajo.
ClickUp es una herramienta integral de gestión de proyectos que te ayuda a realizar un seguimiento de las horas facturables y a generar informes de productividad del equipo. Ofrece mucho más que un simple control de tiempo.
Con ClickUp, podrás:
- Registre el tiempo desde el escritorio, el móvil o el navegador web.
- Vincula el tiempo registrado a las tareas de ClickUp.
- Añadir o eliminar entradas de tiempo manualmente
- Añade notas, rótulos, filtros y tiempo facturable a las entradas.
Puedes hacer todo esto en una sola plataforma, lo que convierte a ClickUp en el software de control de tiempo ideal para tu empresa.
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