Una gestión de proyectos eficaz requiere un plan, un calendario y un seguimiento meticulosos del progreso real, sin perder de vista las metas trazadas y los plazos comprometidos. Eso es fácil cuando se trata de un proyecto pequeño. Pero si se trata de una iniciativa a gran escala, nos encontramos ante una bestia que hay que domar con las armas más sofisticadas.
Para eso están los gráficos de Gantt y las hojas de ruta Pueden ofrecerte información valiosa sobre tu proyecto, ayudarte a dirigir todas sus partes móviles en la dirección correcta y derrotar a la bestia sin un rasguño. 😏
Un concepto erróneo muy común (y, nos atreveríamos a decir, totalmente injusto) es que los gráficos de Gantt y las hojas de ruta son lo mismo, principalmente porque tienen un aspecto similar y se utilizan como herramientas de planificación de proyectos. Pero la verdad es que cada herramienta ayuda a visualizar los elementos estratégicos de un plan de maneras únicas.
En este artículo, exploraremos el diagrama de Gantt frente a la hoja de ruta similitudes y diferencias y explicaremos sus principales casos de uso, así como su encaje en la metodología ágil. También sugeriremos diferentes herramientas y plantillas para aprovechar ambas técnicas de visualización.
¿Qué es un (diagrama de) Gantt?
Un (diagrama de) Gantt es una popular gráfico de gestión de proyectos que visualiza las tareas relacionadas con un proyecto concreto en forma de un práctico diagrama de barras, normalmente horizontal. Se centra en las secuencias y dependencias de las tareas a lo largo de un periodo, representando un calendario lineal con plazos precisos y el flujo ordenado de tareas concretas.
Visualice y gestione cualquier proyecto con los (diagramas de) Gantt de ClickUp
Quizá se pregunte para qué necesita un (diagrama de) Gantt si puede guardar todas las tareas y plazos en una lista o tabla. Aunque eso es posible, el verdadero propósito de un (diagrama de) Gantt es servir como herramienta de planificación y pensamiento estratégico en la gestión de proyectos profesionales.
Tener el trabajo del proyecto expuesto en un gráfico de barras te hace visualmente receptivo. Como resultado, podrá afinar su plan estratégico con mayor eficacia, identificar prioridades, riesgos y obstáculos, y mantener el rumbo correcto hacia los objetivos.
He aquí otras valiosas ventajas de las que disfrutará con los diagramas de Gantt:
- Detección de dependencias y solapamientos de tareas: Los gráficos de Gantt dictan qué tareas deben abordarse primero y en qué orden para mantener el proyecto en marcha, minimizar los solapamientos y establecer un cronograma claro del proyecto
- Visualizar la asignación de recursos: Gracias a la visión en profundidad de la duración de cada tarea y las cargas de trabajo de su equipo, podrá detectar fácilmente ineficiencias y reorganizar los efectivos antes de que comience el proyecto
- Gestión de proyectos en todas las fases: Los gráficos de Gantt le permiten controlar los proyectos a largo plazo durante todo su ciclo de vida. Puede controlar mejor los elementos estratégicos del plan general del proyecto y los complejos matices de la programación
Gráficos de Gantt tradicionales frente a ágiles en la gestión de proyectos
Los gráficos de Gantt tradicionales giran en torno a calendarios fijos y no dejan mucho margen para los cambios. Suelen utilizarse en metodologías de cascada, en las que se dispone de un plan en el que se detalla todo, desde el principio hasta el final del proyecto, ajustado para completarse linealmente. Estos gráficos se ciñen a cronogramas rígidos y no son precisamente conocidos por su flexibilidad. Además, a menudo no cumplen las expectativas de las partes interesadas en cuanto al seguimiento de un progreso realista.
Sin embargo, a medida que más equipos adoptan el marco ágil para sus proyectos, es natural que los gráficos de Gantt se adapten. Los gráficos de Gantt para equipos ágiles combinan lo mejor de ambos mundos, presentando normalmente tareas y dependencias específicas de cada sprint. De este modo, los equipos tienen suficiente margen de maniobra para cambiar de rumbo después de cada sprint.
La mayoría de las herramientas modernas de (diagrama de) Gantt muestran la información relacionada con los proyectos de forma lineal; depende de ti personalizarlo para organizaciones tradicionales o ágiles.
Gráficos de Gantt vs. cronogramas de proyectos vs. Tableros Kanban
Gráficos de Gantt
CRONOGRAMA DE GANTT no son lo mismo que los cronogramas
o
Tableros Kanban
aunque todas estas herramientas comparten el propósito de visualizar las tareas del proyecto.
ofrecen una rápida visión general de todas las tareas en orden cronológico; se centran más en la cronología e ignoran las dependencias y la duración de las tareas (que presentan los gráficos de Gantt).
Los Tableros Kanban, por otro lado, clasifican las tareas de acuerdo a su estado, como Haciendo o Esperando. Este es el aspecto de un Tablero Kanban típico:
Supervise tareas y proyectos de un solo vistazo y arrastre y suelte tareas, ordénelas y fíltrelas sin esfuerzo con una vista Tablero Kanban totalmente personalizable
Ejemplos de (diagrama de) Gantt
La mejor manera de entender en qué consisten los (diagramas de) Gantt es
. Utilizaremos muestras de
ClickUp
, un popular
Software de (diagrama de) Gantt
para demostrar cómo los (diagramas de) Gantt pueden servir para diferentes casos de uso.
Diagrama de Gantt para un proyecto de construcción
Asegúrese de que todo el mundo está en la misma página utilizando este sencillo diagrama de) Gantt de construcción para realizar el seguimiento de los hitos y entregar los proyectos a tiempo
Este diagrama de Gantt se centra en un proyecto de construcción. Todas las tareas relacionadas con el proyecto y sus estados se enumeran en la parte izquierda del gráfico.
En este ejemplo, las tareas se presentan cronológicamente y están organizadas para que no haya solapamientos. Las tareas marcadas con un diamante amarillo son hitos del proyecto: representan puntos de progreso importantes en el calendario del proyecto. Este (diagrama de) Gantt tiene dos hitos: Firma del acuerdo y Demolición, que denotan eventos clave.
Diagrama de Gantt para la gestión de cuentas
Utilice la plantilla de planificación de cuentas de ClickUp Gantt para gestionar sus cuentas y tareas relacionadas sin sudar la gota gorda
Este (diagrama de) Gantt se centra en la gestión de cuentas con varios clientes. Debajo de cada cliente de la lista de la izquierda de la imagen, verá las tareas relacionadas con ellos. Estas tareas se visualizan en el diagrama de barras, donde puede acceder fácilmente a su duración, marcar hitos y detectar solapamientos.
Este ejemplo concreto representa tareas en un entorno ágil, por lo que no están organizadas cronológicamente. Esto le permite ajustar calendarios más flexibles y reasignar gestores de cuentas para adaptarse a cualquier actualización de última hora.
¿Qué es una hoja de ruta?
A
hoja de ruta es una herramienta de gestión de proyectos
que le ayuda a crear un plan de proyecto estratégico y a
establecer metas principales
. Las hojas de ruta captan el pensamiento estratégico general y los objetivos que, en última instancia, guían la planificación y ejecución detallada del proyecto.
El aspecto visual de las hojas de ruta depende de sus preferencias: puede representarlas en pizarras como diagramas de flujo o en hojas de cálculo.
Además de proporcionar una visión general de alto nivel del proyecto, las hojas de ruta pueden servir como herramientas de comunicación de amplio alcance. Una hoja de ruta bien elaborada representa la trayectoria de su proyecto, por lo que puede utilizarla para mantener informadas a las partes interesadas sobre los elementos definitorios de su camino a seguir, especialmente en proyectos complejos.
Se podría decir que las hojas de ruta se centran en el por qué (¿qué sentido tiene el proyecto?), mientras que los gráficos de Gantt se centran en el qué (¿cuál es el cronograma de trabajo diario para completar el proyecto?).
Ventajas de las hojas de ruta del proyecto
Entre las muchas ventajas de las hojas de ruta figuran:
- Mantener a los equipos alineados: Cuando los equipos de proyecto conocen el por qué de una iniciativa, pueden asegurarse de que sus movimientos se alinean con las metas más amplias
- Sirve como una herramienta de planificación sólida para los altos directivos: Los diagramas de Gantt son excelentes herramientas de planificación para los gerentes de línea, pero las hojas de ruta ayudan a los altos directivos a averiguar aspectos más urgentes como el presupuesto y la asignación de recursos entre proyectos
- Colaboración interfuncional sin fisuras con herramientas: Supongamos que está llevando a cabo la misma iniciativa a gran escala de lanzar un nuevo producto en todos los departamentos. Sin embargo, el progreso es lento debido a las lagunas de información entre los equipos, lo que da lugar a calendarios chapuceros. Pero con potentes herramientas de hoja de ruta, puede configurar su hoja de ruta para que muestre las actualizaciones de progreso y los bloqueos en tiempo real, lo que guiará a los responsables de línea o a los jefes de departamento para actualizar los calendarios de trabajo más rápidamente
Ejemplos de hojas de ruta
Veamos dos ejemplos de hojas de ruta en ClickUp para entenderlas mejor desde un punto de vista práctico.
Hoja de ruta de lanzamiento de un nuevo producto
Organice sus ideas con claridad y empiece a conquistar el mercado con esta plantilla de pizarra de hoja de ruta de ClickUp
Esta hoja de ruta bien elaborada refleja el cronograma de lanzamiento de un nuevo producto. Divide el proyecto en equipos (diseño, desarrollo y marketing) para facilitar el seguimiento del progreso.
Cada actividad de la hoja de ruta está codificada por colores en función del equipo responsable. Las actividades también se clasifican según el mes en que deben realizarse. Fíjese en que la hoja de ruta no se centra en las actividades diarias o semanales, como hace un diagrama de Gantt.
Hoja de ruta para el desarrollo de productos
Utilice la plantilla de hoja de ruta de productos de ClickUp para visualizar el proceso de desarrollo de productos
Aquí tiene otro ejemplo de cómo puede utilizar ClickUp como su herramienta online de hoja de ruta para visualizar el desarrollo de productos. En este caso, el proyecto se divide en tres grandes fases sin limitaciones de tiempo, a saber:
- Ideas y priorización de productos
- Entrega del producto y hoja de ruta
- Lanzamiento de productos
Este ejemplo es la prueba perfecta de que las hojas de ruta tienen que ver con el panorama general de un proyecto concreto. No se centran en la duración exacta de cada tarea ni en la persona asignada, sino que permiten desarrollar una estrategia de producto más compleja.
Diferencias clave entre los gráficos de Gantt y las hojas de ruta
A estas alturas, ya debe haber captado la idea básica de los diagramas de Gantt y las hojas de ruta. Pero, para el ojo inexperto, pueden parecer iguales. 👀
Revisemos ambos conceptos desde tres perspectivas diferentes.
1. Función
Como ya se ha comentado en los apartados anteriores, los gráficos de Gantt y las hojas de ruta difieren en su función principal. Los primeros se utilizan para crear un plan detallado para completar un proyecto y describir todas las tareas, dependencias y actividades relevantes a lo largo de un proyecto
junto a los plazos.
Las hojas de ruta, por su parte, representan el plan general
metas del proyecto
e intervalo de trabajo a nivel macro. Por ejemplo, una hoja de ruta podría ser una simple visualización de todas las fases de un proyecto, como:
- Lluvia de ideas
- Priorización de funciones
- Desarrollo del concepto
- Planificación de marketing
- Desarrollo del producto
- Pruebas
- Lanzamiento del producto
Esa es una trayectoria aproximada del plan de tu futuro proyecto. Ahora, cuando desgloses cada fase en un calendario detallado para enfatizar el trabajo lineal, estarás haciendo un (diagrama de) Gantt.
2. Audiencia
Este nivel de detalle nos lleva a otra diferencia importante: el público. El grupo objetivo de sus gráficos de Gantt es su equipo: lo utilizan como una brújula que les guía en la dirección correcta en cuanto a lo que hay que hacer y en qué orden. Los principales usuarios de sus hojas de ruta son las partes interesadas de más alto nivel, como altos directivos, inversores, socios y ejecutivos, que están interesados en la rentabilidad del proyecto.
3. Marco temporal
Otra diferencia entre las dos herramientas de gestión de proyectos es el marco temporal. Como los gráficos de Gantt son más detallados, suelen centrarse en periodos más cortos con fechas concretas. En cambio, las hojas de ruta tienen un cronograma más relajado, no incluyen fechas comprometidas y pueden abarcar varios años.
Hoja de ruta frente a (diagrama de) Gantt: ¿Qué elegir?
Las hojas de ruta no se preocupan por los detalles, así que deberías elegirlas cuando quieras:
- Obtener una Panorámica de alto nivel de su proyecto
- Presentar los objetivos del proyecto a las partes interesadas
- Mantener a los equipos del proyecto en la misma página en lo que respecta a las metas a largo plazo
En cambio, un (diagrama de) Gantt es más adecuado cuando se necesita
- Profundizar en los detalles de un proyecto
- Especificar tareas/calendarios para establecer responsabilidades
- Planificar prioridades y dependencias
Recuerde que ambas herramientas no se excluyen mutuamente. Todo lo contrario:utilizar ambas conduce a una gestión de proyectos completa. Su punto de partida es crear una hoja de ruta en la que definirá metas y estrategias. A continuación, obtendrá la aprobación de las partes interesadas y la compartirá con los gestores de tareas, que en última instancia se basarán en su información para preparar los gráficos de Gantt.
Diagrama de Gantt vs. Hoja de ruta: ¿Cuál se adapta mejor a Agile?
Los flujos de trabajo ágiles se basan en la flexibilidad, la adaptabilidad y la colaboración. Se adaptan a los cambios frecuentes sobre la marcha sin que el proyecto se desmorone como un castillo de naipes.
Hemos establecido que los gráficos de Gantt tradicionales no son ágiles, ya que están obsesionados con los calendarios y los detalles más minuciosos. No están diseñados para ser compatibles con los cambios frecuentes, lo que va en contra de la base misma de un marco ágil. Sin embargo, a los gestores de proyectos ágiles les siguen encantando las ventajas de seguimiento de estos gráficos visuales. Por eso, los (diagramas de) Gantt modernos suelen modificarse para representar tareas de sprint, en lugar de flujos de trabajo de proyectos completos.
Las hojas de ruta son más ágiles porque no son tan detalladas. Se centran en los resultados deseados en lugar de en la producción, lo que da a tu equipo más libertad para ajustar los calendarios. Sin embargo, las hojas de ruta no siempre son ideales porque siguen limitando tu trabajo. Se centran en la planificación a largo plazo y es posible que deban modificarse con frecuencia para compatibilidad con el desarrollo iterativo de software, lo que resulta improductivo.
Dicho esto, tanto los diagramas de Gantt como las hojas de ruta pueden ser una parte valiosa de su trabajo
si está utilizando el
plataforma de gestión de proyectos
-Funciona también como hoja de ruta y diagrama de Gantt, lo que ayuda a los equipos ágiles a controlar las estrategias a largo plazo y los flujos de trabajo diarios.
Crea perfectos gráficos de Gantt y hojas de ruta con ClickUp
No hay competencia entre los gráficos de Gantt y las hojas de ruta: ambos pueden ser compatibles y agilizar los procesos de gestión de proyectos. Sin embargo, sólo podrá aprovechar al máximo sus ventajas si utiliza una herramienta de primera clase
herramienta.
ClickUprises está a la altura de las circunstancias y le permite combinar la potencia de
diagrama de Gantt
y hojas de ruta para tener un control total sobre tu trabajo. 🤓
Veamos cómo ClickUp le ayuda **a crear y gestionar gráficos de Gantt y hojas de ruta.
Cree planificaciones elaboradas y flexibles con los diagramas de) Gantt de ClickUp
Utilice los gráficos de Gantt en ClickUp para realizar un seguimiento de la productividad, así como de los retrasos y cuellos de botella
Uno de los principales atractivos de ClickUp es su capacidad para mostrar sus proyectos desde distintas perspectivas, todo ello posible gracias a
Vistas de ClickUp
. Tienes los clásicos como el
Tablero Kanban
y
Vista Lista
que le ayuda a organizar y clasificar las tareas, así como vistas avanzadas para hacer zoom en los detalles concretos.
Una de las opciones avanzadas es la
Vista del (diagrama de) Gantt
. Con ella, puede visualizar y gestionar todas las tareas y dependencias relacionadas con los proyectos, establecer prioridades y colaborar con su equipo.
Los gráficos de (diagrama de) Gantt de ClickUp son dinámicos y fáciles de filtrar: una vez que crea tareas y
hitos del proyecto
con detalles adjuntos, puede personalizar lo que ve en el gráfico. Por ejemplo, puede que quiera ver de qué se encarga un miembro concreto del equipo, así que pulsará el botón Ordenar por en la parte superior del gráfico y elegirá Nombre. Existen otros criterios de ordenación, como la fecha límite, la prioridad o el estado.
Comprobar el progreso de una tarea concreta es tan fácil como pasar el ratón por encima: ClickUp mostrará el porcentaje exacto.
El diseño de arrastrar y soltar es otra ventaja de los gráficos de ClickUp Gantt. Gracias a él, puede ajustar rápidamente sus tareas, y ya sabe lo que eso significa: ¡los gráficos se adaptan a sus flujos de trabajo ágiles como un guante! 🧤
Además de permitirte hacer cambios rápidos, la interfaz de arrastrar y soltar es ideal para crear
dependencias de tareas
. Todo lo que necesitas hacer es conectar tareas, y ClickUp establecerá automáticamente blocking o waiting on dependencias. Si activa la función
(seleccionando Personalizar y luego Ruta crítica en la esquina superior derecha del gráfico), permitirá a ClickUp realizar un seguimiento de los posibles cuellos de botella y otros posibles cronogramas de entrega.
Aproveche las Pizarras de ClickUp para las hojas de ruta
Utilice la plantilla de pizarra de desarrollo de productos de ClickUp para planificar, seguir y celebrar visualmente los hitos del desarrollo de sus productos
ClickUp tiene una función impresionante para la colaboración en tiempo real y la hoja de ruta llamada
Pizarras ClickUp
. Estos lienzos digitales te permiten a ti y a tu equipo aportar ideas, elaborar estrategias y convertirlas en conceptos con unos pocos clics.
Una vez que inicies Pizarras, en la pequeña barra de herramientas de la izquierda encontrarás todo lo que necesitas para dar rienda suelta a tu creatividad: dibuja y conecta, escribe texto, crea figuras, adjunta enlaces y archivos multimedia o crea notas.
Con ClickUp Pizarras, puede confeccionar hojas de ruta para cualquier proyecto del que esté a cargo, ya sea de construcción o de
desarrollo de software
. Utilice la interfaz de arrastrar y soltar para añadir figuras y crear conexiones para representar la trayectoria de su proyecto mediante diagramas de flujo, mapas por fases o cualquier otro formato que prefiera.
Como las Pizarras ClickUp muestran cada cambio en tiempo real, puede invitar a los miembros de su equipo a participar en la construcción conjunta de la hoja de ruta perfecta para su proyecto. Del mismo modo, puede compartirla con las partes interesadas pertinentes para mostrar sus progresos, solicitar comentarios y realizar los ajustes pertinentes.
Si crear una hoja de ruta desde cero le lleva mucho tiempo, ClickUp tiene la solución: ¡plantillas! Disponen de infraestructura prediseñada para ajustar tanto las hojas de ruta como los gráficos de Gantt.
Nuestra recomendación es
Plantilla de hoja de ruta de productos ClickUp
. Es ideal para visualizar todo el ciclo de vida del desarrollo, establecer prioridades y hacer un seguimiento del progreso. Además de la vista Pizarra para su hoja de ruta, también obtiene una vista de (diagrama de) Gantt, lo que hace que la plantilla sea perfecta para aquellos que desean utilizar ambas herramientas para navegar por los procesos. 🔥
Otras plantillas de diagramas de Gantt y hojas de ruta
Con una biblioteca de plantillas de
más de 1.000 opciones
clickUp le cubre las espaldas si desea un atajo para construir sus gráficos de Gantt u hojas de ruta.
Las dos plantillas de (diagrama de) Gantt que nos gustaría recomendar son:
- ClickUp Plantilla simple de (diagrama de) Gantt : Ideal para visualizar proyectos más pequeños
- Plantilla de Cronograma de ClickUp Gantt : Ofrece tres vistas de (diagrama de) Gantt: semanal, mensual y anual, lo que le permite ampliar los detalles y obtener una vista de pájaro de todos sus proyectos del año
Utilice la plantilla de (diagrama de) Gantt simple de ClickUp para visualizar todos los detalles de sus proyectos
Si desea crear hojas de ruta, le recomendamos éstas:
- Plantilla de Pizarra de Hoja de Ruta ClickUp **Pizarra ajustable con secciones preestablecidas para clasificar las actividades del equipo y definir los plazos
- Plantilla de hoja de ruta de proyectos ClickUp : Le ofrece cinco vistas para listar, organizar y supervisar tareas, determinar plazos y gestionar la carga de trabajo de su equipo
Diagrama de Gantt vs. Hoja de ruta: ¿Por qué no ambos?
Los gráficos de Gantt se centran en los detalles y las hojas de ruta en el panorama general; en definitiva, la elección depende de lo que desee observar.
Con ClickUp, puede crear, organizar y gestionar ambos sin sudar la gota gorda. Las funciones fáciles de usar de la plataforma le ayudan a crear visualizaciones dinámicas de los proyectos y a tener un control total sobre los flujos de trabajo.
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