¿Sabías que un empleado medio dedica unos cinco minutos y medio a redactar correos electrónicos? Puede que no parezca mucho. Sin embargo, teniendo en cuenta que la mayoría de nosotros enviamos unos 112 correos electrónicos a la semana, esos cinco minutos y medio se convierten en 11 horas a la semana.
Eso supone más de un día de trabajo perdido por empleado, y eso solo contando el tiempo dedicado a escribir correos electrónicos.
Es posible que sus empleados también se dediquen a otros trabajos repetitivos, como la elaboración de informes, la respuesta a memorandos, la toma de notas de reuniones, la creación de presentaciones, la edición de textos de marketing y mucho más.
¿No sería mejor si existiera una forma inteligente de realizar la automatización de toda esta creación y gestión de documentos?
Pues bien, Documentos de Google te ofrece la solución con su última innovación: Duet IA. A continuación te explicamos detalladamente cómo puedes utilizar Duet IA en Documentos de Google para que tu trabajo sea más rápido y eficiente.
Comprender la inteligencia artificial en Documentos de Google
Las herramientas de escritura son lo primero que nos viene a la mente cuando hablamos de IA en Documentos de Google. Sin embargo, Google Workspace ha empleado la IA incluso antes de que la IA generativa se convirtiera en algo habitual.
La IA ha hecho que los Documentos de Google sean más intuitivos y ha mejorado la experiencia del usuario. Por ejemplo, prepara automáticamente esquemas jerárquicos de documentos para simplificar la navegación. Del mismo modo, la IA ha ayudado a autocorregir palabras mal escritas o a resaltar errores gramaticales con correcciones recomendadas.
Si sale del entorno de Docs, verá que Gmail tiene compatibilidad con Smart Compose para predecir y autocompletar frases contextualmente mientras escribe sus correos electrónicos. Google Chat ofrece algo similar a través de Smart Replies, que ofrece respuestas adecuadas a los mensajes entrantes. Incluso Google Maps aprovecha la IA para ofrecer una navegación más inteligente.
La IA ha sido el núcleo del entorno de trabajo de Google, y Duet AI está lista para llevarla al siguiente nivel.
¿Qué es Duet IA en Documentos de Google?
Anunciada en Google I/O 2023 como una función de «Ayúdame a escribir», Duet AI es la última herramienta de IA generativa desarrollada por Google Workspace Labs. Gracias a una combinación de lenguaje generativo e imágenes, este asistente de IA puede generar texto o imágenes basándose en la especificidad de tus indicaciones.
Duet IA está a la altura, tanto si desea crear infografías o gráficos como generar resúmenes o presentaciones. También puede compartir comentarios y sugerencias valiosas para mejorar su proceso creativo.
Su versatilidad es tan amplia y extensa que Google lo describe como un potente colaborador que actúa como entrenador, compañero de ideas, fuente de inspiración y potenciador de la productividad. Y para mantener esta imagen, incluye los siguientes cinco módulos:
- Ayúdame a escribir: te ayudará en la creación de contenido desde cero.
- Ayúdame a organizarme: para crear tablas y calendarios personalizados en Sheets.
- Ayúdame a visualizar: genera imágenes originales y atractivas para presentaciones de Slides.
- Ayúdame a establecer la conexión: te ayuda a configurar videollamadas de alta calidad a través de Meet.
- Ayúdame a crear una app: para el desarrollo sin código de aplicaciones utilizando AppSheet.
Dado que la función «Help Me Write» se adapta mejor a los Documentos de Google, nos centraremos principalmente en ella. Por lo tanto, en adelante, cuando hablemos de Duet IA, nos referiremos principalmente a la función «Help Me Write» de Duet IA.
Ventajas de Duet IA
El rotundo éxito de herramientas de IA generativa como ChatGPT y Dall-E es una prueba de lo bien que estas innovaciones de IA mejoran los procesos empresariales. A continuación, se ofrece una panorámica de lo que se puede esperar de las funciones basadas en IA de Duet:
- Como potente herramienta de escritura basada en IA, Duet AI puede generar contenido valioso y significativo que satisfaga las expectativas de su público, al tiempo que conserva la voz, el tono y el estilo de su marca.
- El texto generado es original, contextual y único. Su empresa disfruta de la propiedad absoluta de estos creativos, lo que convierte a estos activos en un diferenciador competitivo.
- La automatización del proceso de redacción libera recursos para centrarse en actividades más complejas o creativas. Esta utilización estratégica de los recursos aumenta la productividad de la plantilla y mejora la moral de los empleados.
- Además de generar contenido, Duet IA también puede revisar textos existentes, actualizarlos o añadirles valor, o convertir contenido de un formato a otro. Esta reutilización del contenido ayuda a las empresas a cumplir sus metas de marketing, creación de relaciones y compromiso con los clientes sin alterar sus recursos.
- La alineación del valor del texto generado mejora el éxito de los clientes, la optimización de los recursos reduce los costes y mejora el rendimiento y la rentabilidad de las empresas.
- La integración perfecta con Google Workspace permitirá a los usuarios cambiar entre Documentos de Google, reuniones, Slides, Sheets y cualquier otro producto o servicio sin perder datos ni concentración.
Introducción a Duet IA en Documentos de Google
Aunque Duet AI forma parte de Documentos de Google, las empresas necesitan una cuenta de Google Workspace para explorar la profundidad y amplitud de los servicios que ofrece. Anteriormente conocido como G Suite, Google Workspace es un paquete de productividad y colaboración basado en la nube que contiene herramientas como Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, etc.
| Nota: Los usuarios con cuentas personales de Google también pueden probar las capacidades, funciones y productos de IA de la empresa registrándose en Google Workspace Labs. |
Google Workspace está disponible en los siguientes planes de suscripción (el coste indicado corresponde a compromisos anuales):
- Business Starter: 6 $ al mes por usuario.
- Business Standard: 12 $ por usuario al mes.
- Business Plus: 18 $ al mes por usuario.
- Enterprise: precios personalizados
Seleccione un plan para empezar a utilizar Google Workspace. Al finalizar la compra, no olvide incluir el complemento Duet IA, con un precio de 30 $ por usuario, para acceder al asistente de IA.
| Nota: Si no te apetece comprometerte con la versión Enterprise de pago, considera la posibilidad de registrarte primero para obtener una versión de prueba gratuita de 14 días. |
Una vez realizada la compra, regístrese para probar las nuevas experiencias de IA generativa en el entorno de trabajo de Google.
¡Enhorabuena, ya está todo listo para utilizar Duet IA!
Cómo utilizar la IA en los Documentos de Google para escribir o reescribir texto
Ahora que ya tiene habilitado su fiel asistente de escritura, aquí tiene una guía sobre cómo utilizar la IA en los Documentos de Google:
- Abre un nuevo documento de Google.
- Verá un icono con una varita mágica y el mensaje «Ayúdame a escribir» flotando en la esquina superior izquierda de la hoja en blanco.
- Haga clic en este icono para abrir un cuadro de diálogo en el que deberá introducir su indicación.
- Introduzca la indicación y haga clic en el botón «Crear».
- En pocos segundos, Duet IA generará texto basado en su indicación.
- Si está satisfecho con el resultado, seleccione «Insertar» y este contenido se importará a su documento de Google.
- Si no está satisfecho con la respuesta, seleccione «Reintentar» en la opción «Refinar» para generar otro borrador o versión.
- Si desea ajustar o modificar el texto generado, seleccione otras opciones en «Refinar». Ajuste el tono, resumir, crear listas con viñetas, ampliar o acortar el contenido generado. Incluso puede actualizar la indicación o añadir contexto mediante un refinamiento personalizado.
Los pasos anteriores sirven para crear contenido desde cero. Si desea reescribir o realizar la edición del contenido existente, aquí le explicamos cómo hacerlo:
- Abra el documento de Google existente o copie y pegue su contenido en uno nuevo.
- Seleccione las frases o párrafos que desea editar en el proceso de edición.
- Haga clic con el botón derecho del ratón y coloque el cursor sobre la opción «Refinar el texto seleccionado». Seleccione el ajuste que desee realizar, ya sea elaborar, resumir, etc.
Siga los pasos anteriores para utilizar la función «Ayúdame a escribir» en Gmail y rellenar automáticamente el borrador de su correo electrónico.
Casos de uso de la herramienta de escritura Duet IA
«Help Me Write» de Duet IA combina velocidad, versatilidad y precisión. Esta combinación lo convierte en una solución altamente escalable para crear, editar, perfeccionar y renovar contenidos escritos en todos los departamentos y organizaciones.
Si necesita ayuda para poner en marcha sus herramientas de escritura basadas en IA, aquí tiene algunos casos de uso que le servirán de inspiración:
Marketing y equipo de ventas
El marketing y las ventas son las aplicaciones más conocidas de la IA generativa. En la misma línea, puede utilizar Duet AI para:
- Creación de contenido y redacción publicitaria: redacte textos de marketing, entradas de blog, pies de foto para redes sociales, anuncios y otros materiales de marketing a gran escala.
- Optimización y reutilización de contenidos: optimice los textos existentes para los motores de búsqueda con el fin de mejorar el posicionamiento. Actualice los blogs de alto rendimiento y convierta los contenidos de un formato a otro (por ejemplo, un caso práctico en una infografía).
Soporte al cliente
Duet IA en Documentos de Google puede ayudar con las siguientes actividades de soporte al cliente:
- Compilación de la base de conocimientos: prepare una biblioteca de recursos útiles y preguntas frecuentes para responder a las inquietudes de los clientes y permitir el autoservicio.
- Borradores de respuestas por correo electrónico: prepare borradores de respuestas por correo electrónico a las consultas de los clientes y los tickets de soporte.
Ámbito jurídico y financiero
Con Duet IA, los sectores o las operaciones altamente regulados pueden mantener el cumplimiento normativo de las siguientes maneras:
- Informes comerciales y contratos: genere informes detallados, contratos o acuerdos, ya sea en su totalidad o en parte, al tiempo que destaca la información clave relacionada con el cumplimiento normativo, la seguridad, etc.
- Facturación precisa: aproveche la IA de los Documentos de Google para extraer datos de las Hojas de cálculo de Google y realizar la automatización de la facturación, lo que le permitirá aumentar la velocidad, la eficiencia y la precisión.
Desarrollo de productos
Los desarrolladores de productos pueden utilizar la combinación de Duet IA y Documentos de Google para los siguientes usos:
- Lluvia de ideas e ideación: dado que los Documentos de Google son una plataforma colaborativa de edición de documentos, reúna a los equipos para intercambiar ideas o compartir sugerencias y utilice las ideas colectivas como indicaciones para impulsar Duet IA.
- Documentación: introduzca las especificaciones del producto y otra información en las indicaciones de Duet IA para generar manuales de usuario, anuncios de actualizaciones de funciones, guías de productos y otros documentos similares.
Investigación y desarrollo
Tanto si está realizando un estudio de mercado como si está trabajando en el desarrollo de un nuevo producto, Duet IA puede resultarle muy útil, como se ilustra a continuación:
- Redacción técnica: prepare documentos técnicos completos sobre nuevos productos, procesos, cadenas de valor, tendencias y patrones, entre otros.
- Resúmenes condensados: resuma los resultados de la investigación en extractos mínimos y conclusiones clave para debates externos o internos.
Consejos y trucos para mejorar las operaciones con Duet IA de Google
Con los casos de uso anteriores de la herramienta de escritura con IA de los Documentos de Google, es posible que esté deseando probar sus diversas funciones, desde la toma de notas hasta la creación de resúmenes. Antes de embarcarse en esta aventura, le ofrecemos algunos consejos y trucos que le ayudarán a sacar más partido:
- En lugar de introducir solo palabras clave o frases sueltas, redacta tus indicaciones en lenguaje natural, tal y como lo harías si estuvieras interactuando con una persona.
- Proporcione a Duet IA contexto sobre lo que desea lograr con la tarea. Este contexto le permitirá ayudarle mejor con resultados de contenido más orientados al valor.
- Incluya la voz, el tono y el estilo de su marca al realizar el uso compartido de indicaciones con Duet IA. Además, incluya el nivel de experiencia del redactor y el objetivo del público para lograr una mayor participación.
- Si desea crear detalles específicos sobre un producto o servicio, como una guía práctica, un manual de usuario, etc., comparta toda la información relevante para obtener una respuesta más adecuada.
- Divida sus solicitudes en partes más pequeñas e independientes para consultas complejas y con múltiples capas. De este modo, Duet IA podrá centrarse en una cosa cada vez y ofrecer soluciones más completas.
- Evite utilizar un lenguaje ambiguo o poco claro. Las indicaciones con instrucciones claras y precisas obtendrán una mejor respuesta.
Limitaciones de Duet IA
Duet IA muestra un enorme potencial para abrir una nueva dimensión en la productividad empresarial. Sin embargo, este camino no será nada fácil debido a los siguientes obstáculos:
- Google ha fijado el precio de Duet IA en 30 dólares al mes, lo que lo sitúa a la par con su competidor directo, Microsoft Copilot. Este modelo de precios tan agresivo lo hace inaccesible para las pymes, aunque la empresa ha indicado que habrá ajustes de precios en el futuro.
- Incluso para las corporaciones y empresas con grandes presupuestos, Duet AI puede no ser una ganga, ya que actualmente solo realiza tareas básicas de generación de contenido con funciones de edición limitadas.
- Al tratarse de una tecnología bastante nueva, todo el conjunto de herramientas de Duet IA aún está en trabajo en curso, con aproximadamente un año de formación en el mundo real. Es de esperar que cometa errores y siga siendo poco fiable hasta que la tecnología se estabilice.
- Actualmente, Duet IA no tiene la capacidad de manejar condiciones raras, inusuales o excepcionales (casos extremos), lo que puede provocar que interprete mal el contexto, genere resultados inadecuados y aplique un modelo excesivamente confiado.
- Duet IA es vulnerable a las alucinaciones de los modelos causadas por la falta de fundamentos y objetividad, como cualquier otra tecnología de IA. Estos errores pueden resultar muy costosos en las aplicaciones de empresa.
A pesar de su prometedora apariencia, este rendimiento mediocre es la razón por la que los usuarios buscan alternativas a los Documentos de Google con IA. Al fin y al cabo, nadie quiere pagar por contenido poco imaginativo y repetitivo con capacidades de edición limitadas.
Alternativas a «Help Me Write» de los Documentos de Google Duet IA
«Help Me Write» de Duet IA tiene algunas funciones interesantes, pero podría mejorar. Afortunadamente, ClickUp Brain está aquí para suplir sus carencias.
A continuación, le ofrecemos una breve panorámica de lo que ClickUp Brain tiene para ofrecer:
- Generador de contenido: cree una gran variedad de recursos de contenido, desde entradas de blog hasta asuntos de correo electrónico que invitan a hacer clic, ¡y mucho más! Controle variables de contenido como la voz de la marca, la legibilidad, el estilo, etc. para maximizar la interacción.
- Edita y da formato al contenido: ClickUp Brain es tu redactor publicitario que da nueva vida a tus activos de contenido y pule el texto existente hasta que consigas la mejor versión de tu borrador. Da formato al contenido para que sea más legible, fácil de escanear y acorde con la marca.
- Resumen: Genere resúmenes de notas de reuniones, actualizaciones de tareas, hilos de comentarios, informes de I+D y mucho más. Estos resúmenes se crean en tan solo unos segundos y se pueden incorporar a ClickUp Docs con un solo clic.
- Acciones pendientes: convierta las notas, resúmenes y demás documentación en acciones pendientes jerarquizadas. Presentadas como listas interactivas de tareas pendientes y listas de control, esta lista de tareas y subtareas ayuda a medir y visualizar el progreso.
- Trabajo colaborativo: tanto si trabajas en equipo como si lo haces de forma individual en colaboración con ClickUp AI, escribir con ClickUp AI facilita el intercambio de ideas y el trabajo colaborativo, y lo hace más creativo.
Aquí es donde ClickUp Brain supera a Duet IA de Google:
- Cuenta con capacidades de generación de contenido más completas para mejorar su escritura.
- Tiene un precio competitivo, lo que lo hace accesible tanto para startups como para pymes y corporaciones.
- Obtendrá acceso a herramientas de IA preconfiguradas y prediseñadas para sectores y departamentos específicos.
- Viene incluido en una app móvil intuitiva que facilita el trabajo sobre la marcha.
Y lo más importante: ClickUp Brain se integra con la plataforma ClickUp y sus módulos subyacentes, como ClickUp Docs, para convertir cualquier contenido en tareas prácticas sin tener que cambiar de plataforma. Prepárate, ponte en marcha y escribe con ClickUp Brain.