El autor, Tony Henderson, es propietario de una empresa en Chicago. Ha utilizado Scrum durante años para alcanzar sus metas personales y empresariales.
Scrum es una práctica empresarial concebida, diseñada, aplicada y comercializada para que las operaciones corporativas se desarrollen con mayor fluidez. Según Scrum.org, Scrum es «un marco dentro del cual las personas pueden abordar problemas adaptativos complejos, al tiempo que ofrecen de forma productiva y creativa productos del mayor valor posible».
A nosotros también nos parece una moda pasajera, pero las ideas son sólidas.
Más de 12 millones de empresas utilizan Scrum habitualmente. Y aunque Scrum ayuda a los equipos a lanzar un producto al mercado, es fácil de adaptar para que las personas y las familias planifiquen y alcancen sus propias metas.
¿Qué es exactamente Scrum?
Scrum es un proceso que las empresas pueden aplicar a sus procesos de desarrollo para completar los proyectos más rápidamente.
En el mundo empresarial, un equipo Scrum incluye:
- Un propietario del producto responsable de los resultados finales, que puede o no estar por encima de otros miembros del equipo.
- El equipo Scrum, que incluye a todas las personas directamente involucradas en la producción de los resultados finales, pero nadie involucrado indirectamente.
- Un Scrum Master para mantener el proceso en seguimiento gracias a su experiencia con el sistema Scrum.
Más información sobre los roles de Scrum.
Estos trabajadores se reúnen con una meta clara en mente y luego trabajan para alcanzarla siguiendo los siguientes pasos:
- El propietario del producto define la tarea de la forma más clara y precisa posible, incluyendo cómo debe ser el producto final.
- El propietario del producto y el Scrum Master realizan la selección de los miembros del equipo.
- El equipo se reúne para definir un Sprint, un periodo de trabajo medido de entre una y cuatro semanas. Para cualquier tarea que requiera más de cuatro semanas, se subdivide en secciones que puedan completarse de forma razonable.
- Para cada tarea, el equipo define el siguiente paso y quién es responsable de completarla.
- Todo el mundo se pone al trabajo
- Una vez al día, durante 10 o 15 minutos, el equipo se reúne para una reunión diaria de Scrum, en la que informan rápidamente sobre el progreso, identifican los obstáculos y determinan los siguientes pasos cuando se completa un trabajo determinado.
Este proceso continúa hasta el final del Sprint, cuando una revisión del Sprint y una retrospectiva del Sprint repasan lo que ha sucedido, lo que ha salido bien, lo que ha salido mal y cómo mejorar en el siguiente Sprint.
Eso es Scrum en pocas palabras.
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Scrum funciona para millones de empresas en todo el mundo y, con solo algunos pequeños ajustes, también puede funcionar para tu hogar y tu vida personal.
Implementación de Scrum
En tu propia vida, la implementación de Scrum comienza con la identificación del propietario del producto y el Scrum Master. En casi todos los casos, ambos roles los desempeñarás tú. Es tu hogar y tus metas, por lo que nadie más asumirá la responsabilidad de ellas.
También reunirás a tu equipo. A veces, serás un equipo de una sola persona. Otras veces, seréis tú y tu cónyuge o tú, tu pareja y tus hijos. También puedes recurrir a ayuda externa. Sea cual sea la configuración de tu equipo, manténlo pequeño e involucra a todos desde el principio.
Una vez que hayas identificado a esas personas clave, es hora de pasar a los pasos de Scrum para tus metas personales y domésticas.
Paso 1: Define la tarea
Aquí defines lo que quieres conseguir, empezando por cómo será cuando esté terminado. Sé lo más detallado y específico posible. Por ejemplo, «ponerse en forma» no es una buena definición de una tarea. En su lugar, prueba con «perder 15 kilos y reducir mi ritmo de marcha de 20 minutos por kilómetro a 15 minutos por kilómetro».
Céntrate en los resultados y sé descriptivo, de modo que cada paso que des para alcanzarlos pueda compararse con si realmente sirve a la meta que tienes en mente. Por ejemplo:
- Tarea empresarial: Desarrollar una interfaz de usuario para una nueva plataforma de software.
- Tarea para casa: Limpiar y organizar el garaje.
- Tarea personal: Pagar 2500 $ de deuda de tarjeta de crédito.
Paso 2: Crea una lista de tareas pendientes
Toda gestión de proyectos incluye un paso en el que se divide el resultado final en tareas y proyectos más pequeños y manejables. En Scrum, esto se conoce como lista de tareas pendientes.
Enumera todas las cosas que tu equipo necesita lograr para crear el resultado que deseas. Sé lo más completo posible, incluso si el resultado es una lista intimidante. El resto del proceso Scrum te ayudará a abordar esa lista en pasos manejables.
- Tarea empresarial: El desarrollo de una interfaz de usuario implicaría docenas de elementos pendientes, grandes y pequeños, incluidos proyectos subcontratados y consultas con otros departamentos.
- Tarea para casa: puedes dividir la limpieza y organización del garaje en tareas más pequeñas. Estas pueden incluir dividir el garaje en secciones, eliminar la basura y apartar los elementos para donar, construir nuevas estanterías de almacenamiento, comprar contenedores de almacenamiento, guardar todo y realizar una limpieza y pulido detallados.
- Tarea personal: Pagar una deuda requiere elaborar un presupuesto semanal, realizar el seguimiento del progreso y efectuar los pagos correspondientes. También puede ser necesario dedicar varias horas a un trabajo extra para obtener ingresos adicionales.
Paso 3: Planificación del sprint
La planificación del sprint, como se ha mencionado anteriormente, consta de dos pasos. En el primer paso, identificas las tareas en las que trabajarás durante las próximas una a cuatro semanas. Para las tareas que no puedas terminar en ese plazo, divide una parte de la tarea para terminarla durante este sprint.
El segundo paso es identificar quién es responsable de completar cada tarea. A menudo eres tú o tu pareja, pero los niños y los proveedores, como una empresa de reparto o una niñera, pueden formar parte del equipo en este punto.
- Tarea empresarial: un sprint para desarrollar la interfaz de usuario consistiría en establecer hitos específicos y adecuados al tiempo para cada paso del desarrollo, asignando cada uno de ellos al miembro más cualificado del equipo Scrum.
- Tarea para casa: Podrías decidir hacer un Sprint de una semana para dividir el garaje en siete secciones y clasificar una cada día (dividiendo todos los objetos en «conservar», «guardar», «tirar» o «donar»). Un grupo de compañeros de piso o familiares podría asignar diferentes secciones a diferentes personas o dar a cada uno una subdivisión de cada sección.
- Tarea personal: puedes establecer una duración de Sprint de un mes y planificar tus esfuerzos para completarlo. Esto podría incluir cinco horas a la semana conduciendo para Uber Eats, una reducción de 100 dólares semanales en gastos de compras y ocio, y una sesión cada miércoles en la que sumas tus ahorros y ganancias extra, y luego realizas un pago a través de tu portal de tarjetas de crédito online. Como no vas a pagar los 2500 dólares en un mes, te fijas la meta de reducir el saldo en 800 dólares.
Paso 4: Scrum diario
El Scrum diario es una reunión concisa, informal y estructurada en la que cada miembro del equipo elabora informes sobre su progreso. Si van por buen camino, esa parte está completada. Si no van por buen camino, identifican qué está bloqueando el progreso y el equipo propone ideas sobre cómo desbloquearlo.
- Tarea empresarial: una reunión de puesta al día en la que todos miran una pizarra, participan de forma rápida y sistemática en el proceso durante 10 o 15 minutos y luego vuelven al trabajo.
- Tarea para casa: El grupo puede convocar una reunión diaria de Scrum a primera hora de la tarde. Cada participante muestra lo que ha terminado o explica qué le ha impedido tener éxito. Para aquellos que no hayan terminado, el equipo puede echar una mano para terminar en el acto.
- Tarea personal: puedes realizar un Scrum diario contigo mismo, revisando tus metas para el día y marcándolas como completadas o anotando por qué te ha costado completar una tarea. Para las tareas incompletas, elabora un plan que te ayude a garantizar un intento correcto al día siguiente.
Paso 5: Revisión del sprint
Al final del Sprint, revisa los resultados. Compáralos con las tareas establecidas durante el paso de planificación del Sprint y celebra lo que ha salido bien.
A continuación, analiza qué salió mal, identifica las razones por las que ocurrió y piensa en soluciones para el próximo Sprint.
- Tarea empresarial: La creación de una nueva interfaz de usuario probablemente incluiría algunas reuniones más largas en dos fases distintas. No es necesario entrar en tantos detalles ni formalidades para tus proyectos personales y domésticos.
- Tarea para casa: Esto podría terminar con una reunión de los miembros del equipo al final de la semana para confirmar que se han clasificado las siete secciones. Si es así, lo celebrarían. Si no, identificarían qué secciones no se han clasificado, quién es responsable de las deficiencias y qué pueden cambiar para que el trabajo se realice en el futuro.
- Tarea personal: Inicia sesión y comprueba si has reducido tu saldo en 800 $. Si es así, celébralo y ajusta tu próximo Sprint en función de lo fácil que te ha resultado alcanzar este éxito. Si no es así, analiza los resultados de tus Scrums diarios para ver qué parte del plan no está funcionando.
Paso 6: Repite
Después de tu revisión del sprint, ocurrirá una de dos cosas.
- Si tu Sprint finaliza con la tarea completada, identifica una nueva tarea desde el principio y aplica el método Scrum para llevarla a cabo.
- Si tu Sprint termina con la tarea incompleta, vuelve a empezar desde la fase de planificación para establecer los detalles y que el segundo intento sea más exitoso.
Reflexiones finales: los valores de Scrum
Scrum funciona mejor cuando no solo utilizas el proceso, sino que también te adhieres a cinco valores fundamentales. Pensar en ellos e intentar vivir de acuerdo con ellos puede ayudarte a garantizar que tú (y cualquier otro miembro del equipo) podáis cumplir con vuestra parte de las tareas que asignáis durante cada sprint. Estos valores son:
- Valentía para identificar los puntos débiles, evaluar honestamente el rendimiento y hacer siempre el trabajo.
- Concéntrate para evitar distracciones y mantén la vista puesta en el premio que supone alcanzar tu meta para mejorar tu vida.
- Confirma contigo mismo que alcanzarás tus metas finales y cosecharás sus beneficios.
- Respeta tanto a ti mismo como a tus compañeros de equipo, especialmente evitando los pensamientos negativos y convenciéndote de que puedes tener éxito.
- Apertura a nuevas ideas, nuevas oportunidades y nuevas formas de hacer las cosas.
Más información sobre los valores de Scrum.
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