Cuando buscas un software de gestión del conocimiento para crear una base de conocimientos para tu organización, es imposible no oír hablar de Document360.
Aunque es una herramienta estupenda, como la mayoría de las cosas en este mundo, no es adecuada para todo el mundo. Hay muchas razones por las que quizá no quieras utilizarla para crear tu base de conocimientos, desde el precio hasta la complejidad, pasando por otros factores.
Y cuando eso ocurra, ¡obviamente buscará una alternativa que se adapte a sus necesidades!
Lo entendemos, y por eso hemos elaborado esta lista con las 10 mejores alternativas a Document360. Pero antes de entrar en materia, veamos brevemente qué hemos tenido en cuenta a la hora de elaborar esta lista. ?
¿Qué debe buscar en las alternativas a Document360?
Document360 se ha hecho un nombre en el mundo del software de gestión del conocimiento gracias a algunas funciones distintivas, como la IA generativa y la búsqueda robusta, combinadas con una gran cantidad de oportunidades de integración.
Asegúrate de que tus alternativas a Document360 no solo tengan estas funciones, sino que también vayan más allá para ayudarte a gestionar tu base de conocimientos y el proceso de documentación del software. Veamos las funciones clave a las que debes prestar atención:
- Funciones basadas en IA: la herramienta debe ser capaz de proporcionar recomendaciones basadas en IA para títulos de documentos, etiquetas, resúmenes de artículos y descripciones SEO.
- Flexibilidad: tu alternativa a Document360 debe incluir funciones para crear una base de conocimientos tanto interna como orientada al cliente.
- Plantillas: debe contar con una biblioteca de plantillas para facilitar la creación de documentación técnica.
- Potente opción de búsqueda: la herramienta debe ser capaz de comprender lo que se está buscando basándose en el historial de consultas del usuario y proporcionar resultados más relevantes.
- Integraciones y API: es muy recomendable la integración con software de productividad y herramientas de mapeo de procesos populares, así como una API para desarrollar integraciones personalizadas.
Las 10 mejores alternativas a Document360
Hemos analizado docenas de alternativas a Document360 utilizando los criterios mencionados anteriormente para ofrecerte una lista de las 10 mejores opciones disponibles actualmente en el mercado. Te guiaremos a través de sus funciones más destacadas, señalaremos algunas deficiencias y te informaremos sobre sus opciones de precios. ¡Empecemos! ?
1. ClickUp
ClickUp es una plataforma de productividad todo en uno para empresas de todos los tamaños. Por lo tanto, no es de extrañar que también incluya la funcionalidad ClickUp Docs para crear una base de conocimientos sólida. ?
La herramienta incluye un editor WYSIWYG (lo que ves es lo que obtienes) fácil de usar que te permite ver cómo quedará tu documento una vez publicado. Puede añadir varios tipos de contenido (por ejemplo, imágenes, imágenes de portada, títulos, subtítulos, listas de control, páginas anidadas, marcadores, tablas, etc.) a través de los bloques de construcción incluidos en el editor. Su contenido o artículos también se pueden organizar en múltiples categorías para facilitar su recuperación.
Puede pedir a los miembros de su equipo que sugieran ideas y colaboren en los documentos mientras los editan. La plataforma cuenta con potentes funciones de colaboración en tiempo real y edición en equipo para facilitarlo, como comentarios, etiquetado de usuarios, asignación de tareas, etc.
Si también utiliza ClickUp para la gestión de proyectos y tareas, los documentos que prepare en ClickUp Docs también se pueden enlazar a sus flujos de trabajo para aumentar la productividad. ¡Piense en ello como una combinación de software de tareas y base de conocimientos!
ClickUp realmente destaca cuando se combina Docs con la funcionalidad ClickUp AI, el asistente de redacción con IA nativo de la plataforma. Te puede ayudar a resumir rápidamente tus artículos, generar elementos de acción, realizar la edición, mejorar y dar formato a tu contenido antes de publicarlo en la base de conocimientos. Con la ayuda de ClickUp AI, puedes terminar el trabajo de varias horas en pocos minutos y hacer que publicar tu base de conocimientos perfecta sea muy fácil.
Las mejores funciones de ClickUp
- Opciones de estilo flexibles y útiles para que tus wikis y bases de conocimientos destaquen.
- Colaboración en tiempo real con equipos
- Vincula los documentos a tus tareas en ClickUp para poder encontrarlos fácilmente.
- Controles de edición, controles de privacidad y otras funciones de seguridad.
- Plantillas prediseñadas para bases de conocimientos
- Modo de concentración para ayudar a tus lectores a revisar los documentos en una vista libre de distracciones.
- Integración con Slack, Zoom, Loom, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Vimeo y cientos de otras herramientas populares.
Limitaciones de ClickUp
- La búsqueda puede ser un poco lenta a veces.
- Puede resultar complicado de manejar al principio.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario.
- Empresa: 12 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
- ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo de ClickUp.
*Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual.
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 3800 opiniones)
2. Confluence
Confluence, que forma parte de la familia de software Atlassian, le permite crear, editar, organizar y realizar el uso compartido de documentación de proyectos, wikis internos, buenas prácticas y cualquier otra documentación que forme parte de su base de conocimientos.
En Páginas de Confluence puedes crear tus documentos y pizarras para ayudarte a visualizar tus ideas en términos de diseño. Tanto las páginas como las pizarras se pueden organizar en Espacios, áreas donde se puede almacenar y organizar el contenido en función de cualquier tema en particular. Un espacio puede ser público o privado, y los miembros de un espacio pueden colaborar o debatir sobre cualquier documento específico en tiempo real.
Las mejores funciones de Confluence
- Plantillas de documentos
- Edición y colaboración en tiempo real
- Documentos y espacios ilimitados.
- Colaboración con invitados
- Información sobre la página
- Se integra con Google Drive, MS Word, OneDrive, Trello, Jira y más de 1000 herramientas de productividad.
Limitaciones de Confluence
- Los espacios pueden resultar un poco confusos para los nuevos usuarios del software de base de conocimientos.
- La gestión de permisos es algo compleja (para crear documentación técnica).
Precios de Confluence
- Gratis para siempre
- Estándar: 6,05 $ al mes por usuario.
- Premium: 11,55 $ al mes por usuario.
- Enterprise: 107 500 $ al año (mínimo 801 usuarios)
Valoraciones y reseñas de Confluence
- G2: 4,1/5 (más de 3600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 3100 opiniones)
3. Archbee
Archbee es un software de base de conocimientos con una gran simplicidad y facilidad de uso integradas en cada parte de su funcionalidad. Su editor de bloques le permite añadir rápidamente cualquier tipo de contenido (es decir, imágenes, texto, títulos, tablas, etc.) a sus documentos en los lugares deseados.
Mientras tanto, el asistente de redacción basado en IA te ayuda a preparar tus documentos rápidamente, proporcionándote sugerencias mientras escribes. La funcionalidad de búsqueda basada en GPT de la herramienta ofrece respuestas directas a tus consultas, en lugar de proporcionar los resultados de búsqueda habituales de la base de conocimientos.
Las mejores funciones de Archbee
- Funcionalidad de búsqueda basada en GPT
- Editor de bloques para crear tus documentos con facilidad.
- Asistencia para la redacción basada en IA
- Integración con Slack, Airtable, Google Drive, GitHub, Jira, etc.
- Compatibilidad con dominios personalizados
Limitaciones de Archbee
- Algunos usuarios han informado de problemas de estabilidad.
- Límites en la personalización de las herramientas de gestión del conocimiento
Precios de Archbee
- Starter: Gratis, gratuito/a
- En crecimiento: desde 50 $ al mes.
- Escalabilidad: desde 200 $ al mes.
- Enterprise: desde 960 $ al mes.
*Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual.
Valoraciones y reseñas de Archbee
- G2: 4,5/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 20 opiniones)
4. Caspio
Caspio no está diseñado principalmente como una plataforma para la productividad empresarial o la gestión de bases de conocimientos. En cambio, sirve como un creador de aplicaciones visuales versátil y una base de datos en línea que permite a los usuarios crear una amplia gama de aplicaciones con cero o pocos conocimientos de código utilizando plantillas prefabricadas.
La plataforma le permite crear su propio sistema de gestión de documentos de autoservicio personalizando la plantilla prediseñada para adaptarla a su marca y otros requisitos específicos. Dispondrá de un práctico panel de control administrativo que le ofrece una panorámica de cómo se está desarrollando su base de conocimientos: utilícelo para gestionar el proceso de producción y edición de los artículos de su base de conocimientos, así como para realizar el seguimiento del total de vistas que ha generado su contenido.
Las mejores funciones de Caspio
- Personaliza la marca de tu base de conocimientos de manera personalizada antes de implementarla en tu intranet, CMS o portal.
- Admite un número ilimitado de usuarios divididos por roles, como visor, autor y editor/aprobador.
- Panel de control administrativo para gestionar su base de conocimientos
- Búsqueda ad hoc y filtros por categorías para facilitar la recuperación de información.
- Sin cargos por usuario para mantener los costes estables y manejables a medida que crece su empresa.
- Integración con MS Office para ayudarte a importar tus datos y contenidos.
Limitaciones de Caspio
- Más cara que otras plataformas de bases de conocimientos de nuestra lista.
- No es un software de base de conocimientos propiamente dicho, por lo que el alcance de sus funciones es limitado.
Precios de Caspio
- Starter: desde 45 $ al mes.
- Profesional: desde 540 $ al mes.
- Enterprise: desde 2025 $ al mes.
*Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual.
Valoraciones y reseñas de Caspio
- G2: 4,4/5 (más de 130 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 200 opiniones)
5. Bloomfire
Bloomfire es una herramienta intuitiva y bien diseñada que facilita el intercambio de conocimientos, la colaboración y el aprendizaje dentro de las organizaciones. Puede utilizarla para crear y mantener una base de conocimientos que aloje cualquier tipo de recurso que los miembros de su equipo puedan necesitar en su trabajo diario, desde anuncios importantes hasta materiales de formación e incorporación.
La herramienta de IA de la plataforma ofrece sugerencias de redacción inteligentes a los autores de los documentos de su base de conocimientos. También identifica las lagunas de conocimiento basándose en las búsquedas frecuentes de los usuarios, para que pueda crear exactamente el tipo de documentos que su equipo desea ver.
La función Deep Index de Bloomfire te ayuda a localizar rápidamente una frase de texto, una imagen, un vídeo o un PDF concretos, sin tener que revisar docenas de documentos para encontrar lo que necesitas. ?
Las mejores funciones de Bloomfire
- Índice profundo del contenido
- Asistencia para la creación de contenidos basada en IA
- Identificación automática de lagunas de conocimiento
- Analíticas para medir la productividad y el rendimiento del equipo.
- Integración con las principales herramientas empresariales.
Limitaciones de Bloomfire
- Sin API para crear integraciones personalizadas.
- La función de búsqueda no siempre está a la altura de la tarea.
Precios de Bloomfire
- Flex: 25 $ al mes por usuario
- Talla: desde 460 $ al mes.
- Starter: 1750 $ al mes
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
*Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual.
Valoraciones y reseñas de Bloomfire
- G2: 4,6/5 (más de 470 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 240 opiniones)
6. KnowledgeOwl
KnowledgeOwl es un software de base de conocimientos que aspira a ser la única fuente de información veraz tanto para los empleados como para los clientes de su organización. Resulta especialmente útil para centros de atención telefónica, equipos de TI y de desarrollo de software que desean crear centros de información de autoservicio, portales de soporte al cliente o repositorios de documentación de proyectos.
La herramienta se enorgullece de su capacidad para consolidar información y facilitar su búsqueda. Su función de búsqueda «tolerante a errores ortográficos» hace que encontrar la información que necesita sea muy fácil, incluso si no es muy bueno con la ortografía. ?
Las mejores funciones de KnowledgeOwl
- Grupos de lectores para controlar el acceso al contenido
- Notifica a los lectores destinatarios cada vez que actualices un artículo.
- Notas internas para los autores de artículos
- Definir manualmente frases de búsqueda que deberían devolver un artículo concreto en los resultados.
- Compatibilidad con dominios personalizados
Limitaciones de KnowledgeOwl
- Funcionalidad de elaboración de informes y funciones de la base de conocimientos limitadas.
- Sin plan Free.
Precios de KnowledgeOwl
- Flex: desde 79 $ al mes.
- Empresa: desde 299 $ al mes.
- Enterprise: desde 999 $ al mes.
Valoraciones y reseñas de KnowledgeOwl
- G2: 4,5/5 (más de 70 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 200 opiniones)
7. SharePoint
Desarrollado por Microsoft, SharePoint optimiza los flujos de trabajo y une a los equipos con una serie de funciones que facilitan la colaboración y el intercambio de conocimientos. Te permite crear, gestionar, centralizar y compartir contenido e información, desde cronogramas y actualizaciones de proyectos hasta noticias y anuncios de la empresa.
La función más destacada de SharePoint es la posibilidad de crear intranets corporativas, ideales para mantener a sus empleados al día de cualquier novedad dentro de la organización y fomentar la cohesión. También puede crear sitios web personalizados para diferentes proyectos y departamentos, donde se realiza el uso compartido de recursos y aplicaciones comunes para impulsar la productividad del equipo.
Las mejores funciones de SharePoint
- Crea portales de bases de conocimientos ilimitados.
- Control de versiones de documentos y flujos de trabajo de aprobación
- Sitios y portales de intranet
- Potentes opciones de gestión de contenido y búsqueda.
- Uso compartido seguro de archivos internos y externos
- Integración con MS Office, OneDrive, Microsoft Teams y Power BI.
Limitaciones de SharePoint
- Puede resultar un poco complejo de ajustar.
- El coste de la migración es elevado.
Precios de SharePoint
- Plan independiente: 5 $ al mes por usuario.
- Como parte de Microsoft 365 Business Standard: 12,5 $ al mes por usuario.
*Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual.
Valoraciones y reseñas de SharePoint
- G2: 4/5 (más de 8000 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 5000 opiniones)
8. Zendesk
Como plataforma de soporte al cliente y compromiso, no es de extrañar que las funciones de gestión de la base de conocimientos de Zendesk estén orientadas a la creación de wikis de autoservicio para clientes.
Con las wikis tipo FAQ de Zendesk, puedes permitir que tus compradores resuelvan sus problemas de forma independiente mediante un fácil acceso a una biblioteca de información sobre tus productos y servicios.
A su vez, esto aumenta la satisfacción general de los clientes y agiliza los flujos de trabajo de sus agentes, ya que les permite dirigir a los clientes a recursos útiles de la base de conocimientos para obtener respuestas a preguntas frecuentes.
Las mejores funciones de Zendesk
- La función Content Cues ofrece información basada en IA sobre lo que más buscan los clientes, lo que le permite llenar los vacíos de conocimiento.
- Edición masiva para actualizar varias propiedades (por ejemplo, rótulos, permisos, etc.) a la vez para varios artículos.
- Bot de respuestas automatizadas para ayudar a los lectores a encontrar rápidamente los artículos relevantes.
- Posibilidad de guardar cualquier búsqueda como una lista para que el usuario pueda encontrarla más tarde.
- Zendesk Guide para crear artículos en más de 40 idiomas diferentes.
Limitaciones de Zendesk
- Falta de funciones de colaboración en proyectos para desarrollar una base de conocimientos privada.
- Las funciones de IA son relativamente costosas de añadir.
Precios de Zendesk
- Equipo de Suits: 55 $ al mes por agente
- Suite Growth: 89 $ al mes por agente
- Suite Professional: 115 $ al mes por agente
- Suite Enterprise: ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
- Complemento avanzado de IA: 50 $ al mes por agente.
*Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual.
Valoraciones y reseñas de Zendesk
- G2: 4,3/5 (más de 5700 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 3700 opiniones)
9. Guru
Guru reúne tres herramientas esenciales que le permiten crear bases de conocimientos internas sólidas: una búsqueda empresarial basada en IA, software wiki y un portal de intranet. Las funciones wiki son la columna vertebral de la funcionalidad de gestión del conocimiento de Guru y, gracias al poder de la IA, son muy fáciles de usar.
Lo mejor es que la facilidad de uso de la plataforma no se limita a los autores de los artículos de su base de conocimientos, sino que también se extiende a los buscadores y lectores.
Mientras que los autores pueden obtener sugerencias basadas en IA para etiquetar a expertos relevantes con su contenido y otra ayuda para la redacción (por ejemplo, sugerencias de títulos, sugerencias de contenido), los buscadores pueden obtener una respuesta directa a sus consultas basándose en la información disponible en la base de conocimientos.
Las mejores funciones de Guru
- Encuentre temas de debate populares en Slack y cree contenido basado en ellos.
- Detección de contenido duplicado
- Plantillas de documentos prediseñadas
- Búsqueda y asistencia para la redacción basadas en IA.
Limitaciones de Guru
- Falta el modo oscuro y el modo de concentración.
- No hay función para la aplicación masiva de etiquetas.
Precios de Guru
- Starter: Gratis, gratuito/a
- Builder: 10 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
*Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual.
Valoraciones y reseñas de expertos
- G2: 4,7/5 (más de 1500 opiniones)
- Capterra: 4,7 (más de 150 opiniones)
10. Helpjuice
Helpjuice es un potente software de gestión del conocimiento y documentación. Está diseñado para ayudar a equipos como el de soporte al cliente a mejorar su servicio, la satisfacción de los clientes y formar a los nuevos empleados de forma más eficiente. Lo hace a través de funciones como una opción de búsqueda similar a la de Google, temas personalizados y análisis detallados que le permiten conocer mejor a sus lectores, las posibles lagunas de conocimiento y las áreas que se pueden mejorar.
La plataforma es única por sus funciones SEO, que le ayudan a posicionar el contenido de su base de conocimientos en las páginas de resultados del motor de búsqueda de Google (SERP). Esto no solo le permite resolver los problemas de sus clientes sin esfuerzo, sino que también puede dirigir el tráfico a su sitio web y generar nuevas oportunidades de negocio. ?
Las mejores funciones de Helpjuice
- Soporte al cliente en 5 minutos
- Opción de búsqueda similar a la de Google.
- Páginas optimizadas para SEO
- Soporte multilingüe
- Análisis en profundidad
- Personalización según sus necesidades sin coste adicional.
Limitaciones de Helpjuice
- La integración con MS Office no es fluida.
- El editor de texto tiene algunos problemas.
Precios de Helpjuice
- Starter: 120 $ al mes
- Precio inicial: 200 $ al mes.
- Premium Limited: 289 $ al mes
- Premium Unlimited: 499 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Helpjuice
- G2: Sin valoraciones ni reseñas.
- Capterra: 4,7/5 (más de 90 opiniones)
Usa el conocimiento de manera sencilla con la mejor alternativa a Document360.
Una base de conocimientos puede aumentar significativamente la eficiencia de su equipo al optimizar procesos internos vitales, como la incorporación, la formación y la colaboración. También puede ayudar a los clientes a solucionar problemas comunes sin su participación directa, lo que le permite ofrecer un soporte técnico de primera clase y aumentar la satisfacción del cliente. ?
Si aún tiene dudas sobre su alternativa a Document360, ¡con ClickUp no se equivocará! Con potentes capacidades de gestión de documentos combinadas con una funcionalidad de IA de última generación y amplias opciones de personalización, ClickUp le proporciona todo lo que necesita para empezar a crear hoy mismo la base de conocimientos de sus sueños.
Y lo mejor de todo es que no tienes que gastar ni un céntimo para empezar a utilizar ClickUp. ¡Solo tienes que registrarte gratis y probarlo por ti mismo!