Confluence vs. Microsoft Teams: Wo befindet sich Ihr Wissen im Jahr 2026 tatsächlich?

Confluence und Microsoft Teams lösen unterschiedliche Aspekte desselben Wissensproblems.

Confluence bietet Teams einen eigenen Bereich, um Dokumentationen zu strukturieren und zu pflegen. Microsoft Teams vereint Unterhaltungen, Meetings, Dateien, Notizen und Microsoft 365-Apps in einem zentralen hub für die Zusammenarbeit.

Der Haken bei Teams ist, dass Wissen selten ausschließlich in Teams gespeichert ist. Kanal-Dateien befinden sich in SharePoint, Chat-Dateien in OneDrive, Notizen in OneNote, und Meeting-Inhalte können über Teams, Loop und andere Microsoft 365-Tools verteilt sein. Microsoft hat zudem das integrierte Teams-Wiki zugunsten von OneNote eingestellt, wodurch das gesamte Ökosystem in den Vergleich einbezogen wird.

Die Entscheidung hängt davon ab, wo Ihr Team dauerhaftes Wissen speichern möchte und wie einfach es für die Mitarbeiter ist, später darauf zuzugreifen.

Dieser Leitfaden vergleicht Confluence und Teams in den Bereichen Wissensmanagement, Suche, Zusammenarbeit, Berechtigungen, Integrationen, KI, Eignung für das jeweilige Ökosystem und Kosten. Wir werden uns außerdem eine dritte Option für Teams ansehen, bei denen die Aufteilung von Wissen und Ausführung auf separate tools bereits ein Problem darstellt.

Confluence vs. Microsoft Teams im Überblick

Was ist Confluence?

Confluence ist die Wissensdatenbank von Atlassian. Jede Seite befindet sich in einem Space, hat einen festen Platz in einer Seitenhierarchie und bleibt dort so lange, wie das Team sie benötigt. Diese Beständigkeit macht Confluence zum Standard-Speicherort für Dokumentationen, auf deren Verlust ein Unternehmen nicht verzichten kann, wie technische Spezifikationen, Runbooks, Einführungsleitfäden, Richtlinien und Projektpläne.

Eine Seite behält ihren vollständigen Versionsverlauf bei, Kommentare werden an markierten Text angehängt, und Live-Dokumente, Datenbanken und Whiteboards befinden sich neben den Seiten in derselben Baumstruktur. Teams in Jira sind am engsten miteinander verknüpft: Eine Spezifikation kann die daraus entstandenen Tickets einbinden, und ein Ticket kann auf die Entscheidung verweisen, die zu seiner Erstellung geführt hat.

Confluence ist jedoch kein Ort für lange Diskussionen. Die Unterhaltung findet in den Seitenkommentaren statt. Chatten, Anrufe und Meetings finden anderswo statt.

Für wen ist Confluence gedacht?

Confluence eignet sich für Teams mit hohem Dokumentationsaufwand, wie zum Beispiel:

Dies zahlt sich am meisten aus, wenn Jira bereits im Workflow integriert ist und die Dokumentation eng mit der Ausführungsarbeit verknüpft bleiben muss.

Herausragende Features von Confluence

Preise für Confluence

Bewertungen zu Confluence

Was Confluence-Benutzer sagen

Ein G2-Benutzer sagt:

Was mir an Confluence am besten gefällt, ist, dass es unsere gesamte Projektdokumentation und alle technischen Spezifikationen an einem Ort zentralisiert, sodass alles leicht zu finden und abzurufen ist. Außerdem lässt es sich nahtlos in Jira integrieren, was es einfach macht, Anforderungen direkt mit Tickets zu verknüpfen und den Fortschritt zu verfolgen. Darüber hinaus ist die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit ein großes Plus – so fällt es dem Team viel leichter, gemeinsam Ideen zu entwickeln und die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten, ohne dass es zu Problemen bei der Versionskontrolle kommt.

Wie gut ist die KI von Confluence?

Rovo von Atlassian bietet folgende Funktionen:

Rovo-Guthaben werden unternehmensweit gemeinsam genutzt: 25 pro Benutzer und Monat im Standard-Plan, 70 im Premium-Plan und 150 im Enterprise-Plan. Agentenbasierte Aktionen und Aktionen mit komplexer Logik verbrauchen mehr Guthaben, während einige integrierte Features, wie beispielsweise die Rovo-Suche, kostenlos sind.

Wo Confluence an seine Grenzen stößt

Confluence speichert zwar Entscheidungen, doch die Diskussionen, die dahinter stehen, finden in anderen Tools statt. Da es keine Chat-Funktion, keine Anrufe und keine Meetings gibt, werden Entscheidungen in Slack, Teams oder Zoom getroffen, und jemand muss sie anschließend auf eine Seite kopieren. Die Teams-App von Atlassian hilft hier ein wenig: Man kann Besprechungsnotizen in einem Seitenbereich erstellen und sie in einem Space veröffentlichen. Die Notizen sind jedoch weiterhin von der Erstellung durch jemanden abhängig.

Eine große Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand zu halten, kostet zudem mehr als den Eintrag-Plan. Der Content Manager ermittelt veraltete Seiten anhand der letzten Aktivität und archiviert oder weist sie in großen Mengen neu zu – diese Funktion ist jedoch nur in den Tarifen „Premium“ und „Enterprise“ verfügbar. Die Seitenverantwortlichen ändern sich nicht automatisch, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Daher muss ein Administrator die Seiten neu zuweisen, da sie sonst bei Eigentümern landen, die sie nicht mehr pflegen. Auch die KI hat ihre Grenzen: Agentenbasierte Arbeiten verbrauchen das Standard-Guthaben schneller als einfache Suchanfragen.

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist die Kollaborationsplattform von Microsoft für Chat, Kanäle, Meetings, Anrufe, Dateifreigabe und app-basierte Teamarbeit. Es ist der zentrale Workspace für viele Microsoft 365-Teams und vereint Unterhaltungen, Meetings, Dokumente, Apps und Benachrichtigungen an einem Ort.

Ein Großteil der Inhalte, die Sie in Teams sehen, wird jedoch an anderer Stelle in Microsoft 365 gespeichert:

Das bedeutet, dass Teams oft eher als Einstieg in Microsoft 365 fungiert als als eigenständiges Repository.

Für wen Microsoft Teams gedacht ist

Teams eignet sich für Unternehmen, in denen die Arbeit über Unterhaltungen und Meetings abgewickelt wird:

Herausragende Features von Microsoft Teams

Preise für Microsoft Teams

Bewertungen zu Microsoft Teams

Was Microsoft Teams-Benutzer sagen

Ein G2-Benutzer erwähnt:

Was mir an Microsoft Teams am besten gefällt, ist, wie es Kommunikation, Zusammenarbeit und die tägliche Arbeit an einem Ort vereint. Für die Marketingarbeit ist es besonders nützlich, um sich mit verschiedenen Teams abzustimmen, Kampagnen-Updates und Kreativmaterialien auszutauschen, Anforderungen zu besprechen und projektbezogene Unterhaltungen übersichtlich zu organisieren. Die Integration mit Microsoft 365-Tools erleichtert zudem den Zugriff auf und die Freigabe von Dateien, ohne ständig zwischen Plattformen wechseln zu müssen. Insgesamt trägt es dazu bei, Kommunikationslücken zu verringern und die Workflows im Team strukturierter zu gestalten.

Wie gut ist die KI von Microsoft Teams?

Copilot ist besonders stark im Bereich Meetings und Unterhaltungen.

Es bietet folgende Funktionen:

Chats und Kanäle haben jedoch ein wichtiges Limit. Copilot arbeitet auf der Grundlage des Nachrichten-Threads, in dem es geöffnet wurde, und nutzt standardmäßig einen 30-tägigen Verlauf, sofern Sie keinen anderen Zeitraum festlegen. Außerdem kann es keine Bilder, Loop-Komponenten oder Dateien zusammenfassen, die in diesem Thread geteilt wurden. Copilot kann jedoch geteilte Word-Dateien unabhängig von der Dateivorschau zusammenfassen.

Wo Microsoft Teams an seine Grenzen stößt

Für die KI-Features, die Meetings in Dokumentationen umwandeln, ist eine zusätzliche Lizenz erforderlich. Intelligente Zusammenfassungen von Meetings erfordern „Teams Premium“ oder eine „Microsoft 365 Copilot“-Lizenz. Audio- und Video-Zusammenfassungen sowie der „Facilitator“-Agent benötigen „Copilot“. Bei Plänen ohne diese Lizenzen bleiben die Beschlüsse eines Meetings in der Aufzeichnung und im Transkript enthalten, bis sie von jemandem niedergeschrieben werden.

Wo Wissen verloren geht: Confluence vs. Microsoft Teams

Bei beiden Tools ist es aus gegensätzlichen Gründen schwierig, Informationen später wiederzufinden. Bei Confluence geht der Kontext im Archiv verloren: Die Seite existiert zwar, aber es ist schwierig, die aktuelle Version zu finden. Bei Microsoft Teams geht der Kontext in der Unterhaltung verloren: Die Entscheidung wurde getroffen, aber die Dokumentation erfordert zusätzliche Schritte.

Confluence verliert im Archiv den Kontext

In Confluence ist die Antwort in der Regel an einem Speicherort irgendwo festgehalten. Ihre Aufgabe ist es, sie in den Dokumenten aus vielen Jahren zu finden und zu überprüfen, ob sie noch aktuell ist.

Das sieht dann so aus:

Confluence bietet Teams hierfür folgende Tools: Seitenverantwortung, Archivierung, Versionshistorie, Beschreibungen und den Content Manager. Die eigentliche Aufgabe ist nach wie vor die Kuratierung, und für die Kuratierung braucht es Menschen.

Bei Microsoft Teams geht der Kontext in der Unterhaltung verloren

In Teams beginnt wichtiger Kontext als Nachricht, Meeting-Diskussion, freigegebene Datei, Loop-Komponente oder Notiz und bleibt in dieser Form erhalten.

Eine in einem Kanal getroffene Entscheidung lässt sich möglicherweise später suchen. Das macht sie jedoch noch nicht zu einem in sich geschlossenen Dokument. Die Begründung dafür kann sich über Antworten, Meetings, Aufzeichnungen und Dateien erstrecken, die jeweils an unterschiedlichen Orten in Microsoft 365 gespeichert sind. Die Frage lautet dann nicht mehr „Wo ist die Datei?“, sondern „Welches Dokument enthält die endgültige Antwort?“

Eine bessere Suche ist nicht die Lösung. Teams benötigt einen Prozess, um Entscheidungen in dokumentiertes Wissen umzuwandeln. Confluence benötigt einen Prozess, um dieses Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.

Wie gehen Confluence und Microsoft Teams mit Berechtigungen und Integrationen um?

Confluence verwaltet den Zugriff auf Seiten und Spaces an einem zentralen Ort und hat die engste Verbindung zu Jira. In Teams hängt der Zugriff auf Wissen von den Berechtigungen für SharePoint und OneDrive ab, und die Integrationen erfolgen über Apps und Microsoft 365.

So entscheiden Sie sich zwischen Confluence und Microsoft Teams

Die Entscheidung hängt davon ab, wo die Arbeit Ihres Teams beginnt und wo wichtige Kontextinformationen anschließend gespeichert werden müssen.

Entscheiden Sie sich für Confluence, wenn:

Entscheiden Sie sich für Microsoft Teams, wenn:

Entscheiden Sie sich für beide, wenn:

Teams eignet sich für die Zusammenarbeit in Echtzeit, während Confluence die Oberhand behält. Dieses Setup funktioniert gut, wenn Unterhaltungen in Microsoft 365 stattfinden und endgültige Entscheidungen, Prozesse sowie technische Dokumentationen anschließend einen strukturierten Aufbewahrungsort benötigen. Der Nachteil ist ein Arbeitsschritt: Jemand muss die Entscheidung vom Kanal auf die Seite übertragen.

Gibt es bei Microsoft ein Äquivalent zu Confluence?

Nicht ganz. SharePoint ist das Microsoft-Produkt, das Confluence am nächsten kommt, und Microsoft verteilt die übrigen Funktionen des Wissensmanagements auf OneNote, Loop und Teams.

Teams ist die Ebene, die diese drei Komponenten in den täglichen Workflow integriert. Es speichert selbst kein Wissen.

Wenn Sie die Microsoft-eigene Lösung suchen, die Confluence am nächsten kommt, sollten Sie mit SharePoint beginnen. Wenn sich Ihr Wissen aus Meetings, Chats, Notizen und Dateien zusammensetzt, werden Sie voraussichtlich alle vier nutzen.

Preise von Confluence und Microsoft Teams im Vergleich

Confluence und Microsoft Teams verfolgen unterschiedliche Preisgestaltungslogiken. Confluence ist eine eigenständige Wissensplattform, deren Preis separat berechnet wird. Teams wird entweder als eigenständige Lösung oder im Rahmen von Microsoft 365-Plänen angeboten, die Speicher, Office-Apps, E-Mail und andere Business-Tools bündeln.

Die Microsoft-Pläne unterscheiden sich stark in ihrem Leistungsumfang. Der Teams Essentials-Plan ist der klarste Vergleich, der sich ausschließlich auf Teams bezieht: Chat, Anrufe, Meetings, Transkripte und 10 GB Speicher für 4 $. Der Business Basic-Plan für 7 $ bietet zusätzlich Web- und mobile Office-Apps, E-Mail und 1 TB Speicher. Business Standard mit Copilot für 23,50 $ ist das erste Paket in dieser Tabelle, das arbeitsbezogene KI enthält.

Dieser Bereich verändert die Kaufentscheidung. Vergleicht man Confluence mit dem „Teams Essentials“-Plan, ist Confluence teurer und bietet weniger Funktionen. Vergleicht man es hingegen mit einem Microsoft 365-Paket, für das Ihr Unternehmen bereits bezahlt, wird Confluence zu einem zusätzlichen Element, das sich allein durch das Wissensmanagement rechtfertigen muss.

Was echte Benutzer auf Reddit sagen: Confluence vs. Microsoft Teams

Aktuelle Diskussionen auf Reddit kommen zu demselben Ergebnis, das wir bisher erörtert haben: Confluence ist die ideale Plattform für strukturierte Dokumentation, während Microsoft Teams sich durch seine enge Anbindung an den umfassenden Microsoft 365-Workflow auszeichnet.

Ein Reddit-Thread im Forum „r/sharepoint“ von einem Team, das bereits Confluence eingesetzt hatte, beschrieb die Vor- und Nachteile. Confluence funktionierte zwar als Wissensdatenbank, doch da sich alles andere in SharePoint und Teams befand, wirkte das Wiki vom Rest der Plattform abgekoppelt. Die Antworten tendierten zu einer Microsoft-eigenen Aufteilung: SharePoint-Seiten für eine formelle Wissensdatenbank und Loop für weniger komplexes, gemeinschaftlich erarbeitetes Wissen, das in Teams eingebettet ist.

Der Reddit-Benutzer fasste zusammen und sagte:

Mit Wissensdatenbank meine ich projektspezifische und unternehmensbezogene Inhalte. In der Vergangenheit hat mein Team Confluence für Dokumentation und die Wissensdatenbank genutzt. Es ist nicht perfekt, hat aber ganz gut funktioniert. Das Problem ist, dass es sich um eine völlig andere App handelt, sodass es kaum eine Integration mit SharePoint/Teams gibt.

In einem anderen Reddit-Thread im Forum „r/ProductManagement“ meinte ein Benutzer, dass Confluence sich gut als Dokumentationsplattform neben anderen Atlassian-Produkten eignet.

Mit den Worten eines Reddit-Benutzers:

Wir nutzen Confluence, aber es ist nicht unser einziges tool. Es ergänzt sowohl Jira als auch Jira Product Discovery.

Der gleiche Benutzer fügte hinzu:

Ich möchte noch hinzufügen: Da ich alle drei nutze, bin ich mir nicht sicher, ob ich mich damit abfinden könnte, nur Confluence anstelle der anderen zu verwenden – es sei denn, ich würde mit nur einer kleinen Handvoll Entwicklerteams zusammenarbeiten. Confluence ist ein großartiges Tool zur Dokumentation. Es ist jedoch kein eigenständiges Tool für die Nachverfolgung von Arbeit oder Roadmaps.

Wo ordnet sich ClickUp zwischen Confluence und Microsoft Teams ein?

Die Lücke, die wir anhand von Bewertungen von Benutzern festgestellt haben, besteht nach wie vor: Unterhaltungen, Dokumentation, Plan und Umsetzung finden oft in getrennten Systemen statt, und der Kontext geht bei der Übergabe verloren. Das ist auch der Grund, warum ClickUp in diesen Vergleich gehört.

ClickUp ist der weltweit erste konvergierte KI-Workspace und schließt diese Lücke. Dokumente, Wikis, Chat, SyncUps, Planner, Aufgaben, Suche und Brain² befinden sich in einem Workspace, sodass eine Entscheidung von der Diskussion über die Dokumentation bis zur Umsetzung gelangt, ohne dass sie dabei neu erstellt werden muss.

Herausragende Features von ClickUp

Preise für ClickUp

ClickUp-Bewertungen

Was ClickUp-Kunden sagen

PrograMetrix, eine auf bezahlte Medien spezialisierte Agentur für digitale Werbung, hatte genau das Setup, das in diesem Vergleich beschrieben wird: Aufgaben in Wrike, Dokumentation in Confluence, Unterhaltungen in Microsoft Teams – und keine der drei Lösungen kommunizierte mit den anderen.

Riley Tompkins, Director of Technology and AdOps bei PrograMetrix, im Gespräch:

Dank der ClickUp Small Business Suite konnten wir mehrere Plattformen – Confluence, Microsoft Teams, Wrike – einsparen und alles in einer einzigen Lösung zusammenführen, wobei wir gleichzeitig die Funktionalität erweitert und die Benutzererfahrung optimiert haben. Außerdem konnten wir Workflows, die wir zuvor in externen KI-Tools wie OpenAI und Claude ausgeführt hatten, mithilfe von Brain, Super Agents und MCP in ClickUp verlagern – wodurch sich unsere Kosten für diese Plattformen um rund 60 % reduzierten.

Wo ClickUp an seine Grenzen stößt

ClickUp ist weniger sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen auf Microsoft 365 standardisiert ist und Teams bereits die Art und Weise bestimmt, wie alle kommunizieren, Meetings abhalten, Dateien speichern und in Office arbeiten. Teams in diesem Setup zu ersetzen, bedeutet einen Migrations- und Change-Management-Aufwand, und der Nutzen muss groß genug sein, um beides zu rechtfertigen.

Die Nutzung von Teams und die Anbindung an ClickUp funktioniert, allerdings mit Limiten. Die Microsoft-Teams-Integration erstellt Aufgaben aus Nachrichten und zeigt eine Vorschau von ClickUp-Links in Kanälen an. Eine Verbindung auf Workspace-Ebene umfasst jedoch nur öffentliche Teams-Nachrichten, und private Chats werden nur angezeigt, wenn jede Person ihr eigenes Konto verbindet. Die Enterprise-Suche ist in allen Plänen als zeitlich begrenzte Testversion verfügbar.

Das Gleiche gilt für Unternehmen, die vor allem ein dediziertes Wiki benötigen und mit Jira arbeiten. Hier passt Confluence besser, da Jira-Probleme und Projektdaten bereits direkt auf den Confluence-Seiten angezeigt werden.

Confluence vs. Microsoft Teams: Fazit

Confluence und Teams erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Confluence dient der Dokumentation, während Teams die Unterhaltung ermöglicht. Diese Aufteilung funktioniert gut, solange jemand für den Austausch zwischen beiden Systemen verantwortlich ist. Jede in einem Kanal oder Meeting getroffene Entscheidung muss auf einer Confluence-Seite festgehalten werden, und jede Seite muss erneut überprüft werden, wenn sich die Entscheidung ändert. Wenn diese Arbeit vernachlässigt wird, enthält der Kanal die aktuellste Antwort und die Seite eine veraltete.

Beide Lösungen gleichzeitig zu nutzen bedeutet zudem zwei Abonnements, zwei Modelle für Berechtigungen und zwei Suchbereiche.

ClickUp macht den Austausch überflüssig, indem es Dokumente, Wikis, Chats, Anrufe und Aufgaben in einem Arbeitsbereich vereint. Eine im Chat getroffene Entscheidung kann direkt an derselben Stelle in eine zugewiesene Aufgabe umgewandelt werden, und das Dokument, in dem sie festgehalten wird, kann als Wiki markiert werden, sodass Brain² es als verlässliche Informationsquelle behandelt. Teams, die noch nicht bereit sind, Microsoft Teams zu verlassen, können es anbinden und diese Unterhaltungen von ClickUp aus durchsuchen, während sie sich entscheiden.

Häufig gestellte Fragen zu Confluence und Teams

Kann man Confluence innerhalb von Microsoft Teams nutzen?

Ja. Die offizielle Confluence Cloud for Microsoft Teams-App von Atlassian heftet Confluence-Seiten als Kanalregisterkarten an und ermöglicht es Ihnen, diese anzusehen, zu bearbeiten und zu kommentieren, ohne Teams verlassen zu müssen. Außerdem fügt sie Teams-Meetings ein Confluence-Notizfeld hinzu: Machen Sie sich während des Anrufs Notizen, veröffentlichen Sie diese in einem Space, und die App formatiert automatisch die Teilnehmer und Aktionspunkte. Sie können Live-Dokumente in Teams teilen und bearbeiten, allerdings können Sie diese dort noch nicht erstellen.

Ist Microsoft Loop eine Alternative zu Confluence?

Teilweise. Loop-Arbeitsbereiche und -Seiten bieten Teams eine flexible Plattform für die Zusammenarbeit, und Loop-Komponenten bleiben in der Synchronisierung, egal wo sie eingebettet sind. Es bietet jedoch nicht die Seitenbaum-Hierarchie, die Eigentümerschaft der Inhalte, die Archivierung oder die Tools für die Administration von Confluence für große Wissensdatenbanken. Loop eignet sich für Projekt-Workspaces und dynamische Planungsdokumente; SharePoint-Seiten sind nach wie vor die bessere Wahl von Microsoft für ein formelles Wiki.

Lässt sich ClickUp in Microsoft Teams integrieren?

Ja. Die Microsoft Teams-Integration erstellt ClickUp-Aufgaben aus Teams-Nachrichten, öffnet Links zu Aufgaben und Dokumenten in Kanälen und veröffentlicht ClickUp-Aktivitäten in einem Kanal Ihrer Wahl. Wenn die Enterprise Search aktiviert ist, sind Teams-Unterhaltungen in ClickUp durchsuchbar, sodass eine in einem Teams-Chat getroffene Entscheidung direkt neben der betroffenen Aufgabe angezeigt werden kann.

Wird Teams auslaufen?

Nein. Microsoft Teams wird nicht eingestellt. Microsoft hat jedoch die Art und Weise geändert, wie es mit Office gebündelt wird. Am 12. September 2025 hat die Europäische Kommission die Zusagen von Microsoft rechtsverbindlich gemacht und das Unternehmen dazu verpflichtet, Office 365 und Microsoft 365 ohne Teams zu einem niedrigeren Preis anzubieten, die Interoperabilität mit konkurrierenden Tools zu verbessern und die Datenportabilität von Teams zu unterstützen. Die Zusagen gelten für sieben Jahre, die zur Interoperabilität und Datenportabilität für zehn Jahre. Microsoft hat die Teams-Wiki-Funktion separat eingestellt; der Zugriff darauf endet im Jahr 2024.