Der Aufbau eines kleinen Geschäfts verläuft selten reibungslos und linear.
Du nimmst ein Projekt an, dann noch eines, und plötzlich bist du nicht mehr nur ein Freiberufler.
Für Pat Henderson, Gründer von path8 Productions mit Sitz in Boston, war der Übergang zu einer vollwertigen Video-Produktionsagentur mit einem versteckten Nachteil verbunden: einer unübersichtlichen Tool-Flut.
Um mit der Nachfrage Schritt zu halten, sah sich Path8 gezwungen, einen riesigen, unzusammenhängenden Tech-Stack zu verwalten. Das Unternehmen nutzte Smartsheet für das Projektmanagement, Toggl für die Zeiterfassung, Dropbox Paper für Dokumente und Slack für die Kommunikation. Die Tools häuften sich, doch die Effizienz sank.
Erfahren Sie, wie Path8 den Schritt aus dem Hamsterrad getan hat, seinen Tech-Stack in ClickUp konsolidiert und so eine ganze Woche Zeit zurückgewonnen hat!
Auf einen Blick:
💫 6 Tools wurden durch einen einzigen vernetzten Workspace für Projekte, Chatten, Zeiterfassung und Ressourcen ersetzt
💫 60 % weniger Zeitaufwand für die Vorbereitung von Team-Meetings – von 30–60 Minuten auf nur 10 Minuten
💫 Nahtloser Übergang – weniger als 8 Wochen von der Entscheidung bis zur Inbetriebnahme
Das Problem mit einem „Frankenstein“-Tech-Stack
Wenn ein Team schnell vorankommt, wird Software oft gekauft, um jeweils ein akutes Problem zu lösen. Das Ergebnis? Ein Gewirr aus Apps, die nicht miteinander kommunizieren.
Das größte Problem für Path8 war die Diskrepanz zwischen dem Ort, an dem die Arbeit geplant wurde, und dem Ort, an dem die Unterhaltungen tatsächlich stattfanden.
Als das Unternehmen wuchs, habe ich einfach immer mehr Tools hinzugefügt. Unsere Projektplanung lief über Smartsheet, aber niemand im Team hat sich Smartsheet wirklich angesehen. Die Leute haben einfach über Slack gefragt: „Hey, wie weit sind wir damit?“ Und so musste man die Informationen an zwei Stellen aktualisieren.
Als das Unternehmen wuchs, habe ich einfach immer mehr Tools hinzugefügt. Unsere Projektplanung lief über Smartsheet, aber eigentlich hat niemand im Team Smartsheet wirklich genutzt. Die Leute haben einfach über Slack gefragt: „Hey, wie weit sind wir damit?“ Und so musste man die Informationen an zwei Stellen aktualisieren.
Als das Unternehmen wuchs, habe ich einfach immer mehr Tools hinzugefügt. Unsere Projektplanung lief über Smartsheet, aber niemand im Team hat sich Smartsheet wirklich angesehen. Die Leute haben einfach über Slack gefragt: „Hey, wie weit sind wir damit?“ Und so musste man die Informationen an zwei Stellen aktualisieren.
Da diese separaten Listen und Tracker nicht miteinander kommunizieren konnten, musste das Team isolierte Informationssilos verwalten, was es nahezu unmöglich machte, die Synchronisierung des Workflows ohne ständige manuelle Aktualisierungen zu erreichen.
Diese doppelte Dateneingabe erreichte ihren Höhepunkt während eines umfangreichen Projekts mit 30 Videos, das die Legacy-Tools von Path8 an ihre Grenzen brachte. Der Arbeitsumfang war einfach zu groß und zu komplex, um ihn in Smartsheet effektiv zu verwalten.
Die Slack-Hürde: Die Bindung an die App überwinden
Die Umstellung auf neue Tools scheitert meist daran, dass Teams sich weigern, ihre bevorzugten Kommunikations-Apps aufzugeben.
Als Pat erkannte, dass das Team eine zentrale Informationsquelle brauchte, war ClickUp die naheliegende Wahl. Die einzige große Hürde, die der Einführung im Weg stand? Die Verbundenheit des Teams mit Slack.
Das Wichtigste für mich war Slack. Slack war einfach großartig. Unser Team liebt Slack. Und ich dachte mir: Wir können ClickUp für das Projektmanagement nutzen, aber wir werden weiterhin Slack verwenden, weil es einfach jeder liebt. Als ich mich dann bei ClickUp angemeldet und den Chat gesehen habe, dachte ich: Okay, das ist im Grunde genommen Slack. Das kriegen wir hin.
Das Wichtigste für mich war Slack. Slack war einfach großartig. Unser Team liebt Slack. Und ich dachte mir: Wir können ClickUp für das Projektmanagement nutzen, aber wir werden weiterhin Slack verwenden, weil es einfach jeder liebt. Als ich mich dann bei ClickUp angemeldet und den Chat gesehen habe, dachte ich: Okay, das ist im Grunde genommen Slack. Das kriegen wir hin.
Was war der eigentliche Durchbruch? Sie mussten weder ihre Geschichte noch ihre Teamkultur opfern, um den Wechsel zu vollziehen.
Das Team konnte seinen gesamten Slack-Inhalt importieren: Importe, Kanäle und die Unterhaltungen bis hin zu den kleinen Emoji-Reaktionen. 💪🏽
Das Team konnte seinen gesamten Slack-Inhalt importieren: Importe, Kanäle und die Unterhaltungen bis hin zu den kleinen Emoji-Reaktionen. 💪🏽
Intelligenter arbeiten: Verwaltung von über 50 Projekten
Durch die Zusammenführung ihrer tools konnten sie nicht nur Geld bei den Gebühren für Abonnements sparen.
Das hat die Leistungsfähigkeit dieses schlanken Teams grundlegend verändert. Anstatt in einer App nach einem Briefing zu suchen, in einer anderen die Protokollierte Zeit zu finden und in einer dritten nach Updates zu fragen, hat Path8 Alles zentralisiert. Hören Sie es direkt vom Team. 👇🏼
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„KI-nativ“ werden: Ohne Lernkurve
Die Tech-Welt ist von KI besessen, aber für einen Kleinunternehmer, der sich auf die Produktion von Videos konzentriert, ist es unrealistisch, komplexe KI-Befehle zu beherrschen.
Pats Herangehensweise an KI war durch und durch pragmatisch.
Ich gebe zu, dass ich in dieser Hinsicht noch ganz am Anfang stehe. Bevor ich ClickUp hatte, besaß ich keine KI-App auf meinem Smartphone.
Ich gebe zu, dass ich in dieser Hinsicht noch ganz am Anfang stehe. Bevor ich ClickUp hatte, besaß ich keine KI-App auf meinem Smartphone.
Anstatt externe KI-Tools zu nutzen, setzte Pat die interne KI von ClickUp ein, um ein ganz konkretes betriebliches Problem zu lösen: die Beantwortung sich wiederholender Fragen des Teams.
Er entwickelte einen KI-Agenten, der als interne Wissensdatenbank des Unternehmens fungieren sollte. Anschließend richtete er einen eigenen Direktnachrichtenkanal ein, über den das Team mit dem Bot interagieren konnte, und gab ihm liebevoll den Namen „Mr. Systems“.
Wenn ein Mitglied des Teams nun eine Frage zu einem Prozess oder Workflow hat, schickt es einfach eine Direktnachricht an „Mr. Systems“. Der Bot ruft die richtige Antwort sofort direkt aus der Unternehmensdokumentation ab, wodurch Pat vollständig aus dem Prozess herausgenommen wird und die täglichen „Unterbrechungen“ in seinem Zeitplan entfallen.
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So lassen sich die Erfolge von Path8 nachahmen: 5 schnelle ClickUp-Beispiele
Sie brauchen kein Budget auf Enterprise-Niveau, um Ihren Tech-Stack zu konsolidieren und einen hocheffizienten Workspace zu schaffen.
Mit der ClickUp Small Business Suite können Sie das Erfolgsrezept von Path8 eins zu eins nachahmen und Ihre eigene zentrale Command-Center-Infrastruktur einrichten.
So gestalten Sie einen wertorientierten, optimierten Workflow für Ihr eigenes Team:
1. Unterstützen Sie Ihr Team mit KI-Agenten
Beginnen Sie mit den Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Wikis Ihres Unternehmens. Mit „Agents“ in ClickUp können Sie diese in interaktive, selbstbedienbare Wissensdatenbanken verwandeln.
Nutzen Sie den Agent Builder, um Ihre Anforderungen in einfacher Sprache zu beschreiben und einen benutzerdefinierten Agenten zu erstellen, der direkt in Ihrem Workspace integriert ist. Oder aktivieren Sie die „Ambient Answers“-Agenten in Ihrem Workspace.
Wenn ein Mitglied des Teams eine Frage zu einem Prozess hat, kann es dem Mitarbeiter einfach eine Direktnachricht senden, um eine präzise und sofortige Antwort zu erhalten, die direkt aus Ihren eigenen internen Dokumenten stammt. Dies ermöglicht es Ihrem Team, Informationen selbstständig zu finden, und schont die wertvolle Zeit der Führungskräfte.
2. Steigern Sie die Produktivität mit kontextbezogener KI
Über einzelne Agenten hinaus liegt die wahre Stärke der Small Business Suite darin, dass ClickUp Brain direkt dort integriert ist, wo Ihre Arbeit tatsächlich stattfindet.
Anstatt manuell durch lange Threads zu scrollen, um sich auf den neuesten Stand zu bringen, können Sie sofort KI-Updates innerhalb einzelner Aufgaben generieren, um genau zu sehen, was sich während Ihrer Abwesenheit geändert hat.
Sie können diese Erkenntnisse sogar zusammenfassen, um direkt in Ihren Projektmanagement-Dashboards und Listenansichten übergeordnete Zusammenfassungen zu erstellen, die der Führungsebene innerhalb von Sekunden einen klaren Überblick über den Zustand des gesamten Portfolios verschaffen. Sollten Sie einmal den Überblick über eine bestimmte Datei oder Unterhaltung verlieren, können Sie mit der KI-gestützten Enterprise-Suche genau das finden, was Sie brauchen – über alle Ihre Aufgaben, Dokumente und Chats hinweg –, indem Sie ganz natürlich danach fragen.
Schließlich können Sie Ihre Unterhaltungen mit KI Notetaker in unmittelbare Aktionselemente umwandeln. Das Tool fasst Ihre Meetings zusammen und extrahiert automatisch die wichtigsten Erkenntnisse in umsetzungsfertige Aufgaben.
3. Verbinden Sie den Chat direkt mit Ihrer Arbeit
Es ist keine Aufgabe der Unmöglichkeit, Ihr Team perfekt aufeinander abzustimmen! Sie müssen lediglich die Unterhaltungen dorthin verlagern, wo die eigentlichen Arbeitsergebnisse entstehen.
Durch die Integration Ihrer täglichen Kommunikation in den ClickUp-Chat wird jede Nachricht, jedes kurze Update und jede Bildschirmaufnahme mit der entsprechenden Aufgabe verknüpft.
Dadurch wird sichergestellt, dass jeder, der neu in ein Projekt einsteigt, sofort den Verlauf nachvollziehen und den Kontext verstehen kann – ohne mühsam verschiedene Messaging-Apps abgleichen zu müssen, um fehlende Informationen zu finden.
4. Entwerfen Sie eine selbststeuernde Pipeline für Projekte
Möchten Sie einen visuellen, automatisierten Workflow erstellen, der sich problemlos auf Dutzende gleichzeitiger Projekte skalieren lässt?
Beginnen Sie damit, Ihre genauen Arbeitsphasen mithilfe benutzerdefinierter Status (wie „Skripterstellung“, „In Bearbeitung“ oder „Client-Prüfung“) abzubilden. Nutzen Sie anschließend eine übersichtliche Board-Ansicht in ClickUp Aufgaben, damit die Führungskräfte den Stand jedes Projekts auf einen Blick einschätzen können.
Fügen Sie schließlich Automatisierungen hinzu, sodass bei einem Statuswechsel einer Aufgabe automatisch das zuständige Team-Mitglied zugewiesen und benachrichtigt wird, was einen nahtlosen Übergang gewährleistet.
Hier ist ein Beispiel für einen Workflow im Vertrieb in der Praxis. 🧰
5. Vereinheitlichen Sie Ihre Arbeitsabläufe mit nativer Zeiterfassung
Dank der in die ClickUp-Plattform integrierten Zeiterfassung können Ihre Mitarbeiter und Freiberufler ihre Arbeitszeiten direkt in den Aufgaben erfassen, an denen sie gerade arbeiten.
Diese nahtlose Integration liefert hochpräzise Daten für die Kapazitätsplanung, vereinfacht die Rechnungsstellung an Clients und stellt sicher, dass jede Minute harter Arbeit in einem einzigen zentralen hub erfasst wird.
Fazit: Schluss mit dem ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Software-Lösungen
Für ein schlankes Team, das weit über seine Gewichtsklasse hinaus punkten will, ist es keine Option, Stunden damit zu verschwenden, als Software-Vermittler zu fungieren.
path8 Productions hat bewiesen, dass die Skalierung Ihres Geschäfts nicht einfach nur bedeuten muss, immer mehr Apps zu stapeln.
Indem sie ihren „Frankenstein“-Tech-Stack abschafften und 6 unzusammenhängende tools zu einem einzigen zusammenfassten, schufen sie einen optimierten, KI-gestützten hub, der die Schwerarbeit übernimmt.
Jetzt ist die Automatisierung der Routineaufgaben erfolgt, das Team ist perfekt aufeinander abgestimmt, und Pat kann sich endlich wieder dem widmen, was er wirklich am besten kann: fantastische Videos erstellen!