Zu erledigen: Die Nachverfolgung von Überstunden richtig durchführen

US-Geschäftsbetriebe verlieren jedes Jahr schätzungsweise 2,7 Milliarden Dollar durch Verstöße gegen das Arbeitsrecht – ein Großteil davon aufgrund von Fehlberechnungen bei Überstunden.

Es geht nicht nur um ein rechtliches Risiko, sondern auch um ein Vertrauensproblem. Wenn Teams für ihre geleisteten Arbeitsstunden nicht korrekt bezahlt werden, sinkt die Arbeitsmoral, die Einhaltung von Vorschriften wird vernachlässigt und Budgets werden unerwartet belastet.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die Nachverfolgung von Überstunden richtig durchführen: präzise, automatisch und mit vollständiger Sichtbarkeit über Ihre Workflows hinweg – damit Sie Ihre Mitarbeiter und Ihre Lohnabrechnung schützen können.

Versagt Ihr System zur Nachverfolgung von Überstunden?

Bevor Sie sich mit Lösungen befassen, sollten Sie Ihre aktuelle Situation ehrlich einschätzen:

Wenn Ihnen drei oder mehr dieser Punkte bekannt vorkommen, benötigen Sie ein besseres System. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie es aufbauen können.

Was ist die Nachverfolgung von Überstunden?

Die Nachverfolgung von Überstunden ist der Prozess der Aufzeichnung, Überwachung und Verwaltung aller Arbeitsstunden, die Ihre Mitarbeiter über ihre normale Arbeitswoche hinaus leisten. In den Vereinigten Staaten bedeutet dies in der Regel alles, was über 40 Stunden pro Woche hinausgeht, obwohl einige Bundesstaaten zusätzliche tägliche Überstundenanforderungen haben.

Dazu gehören sowohl die tatsächliche Dokumentation dieser Überstunden als auch die Systeme, mit denen Sie diese Daten für die Lohnabrechnung und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften genau erfassen.

Warum dies für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wichtig ist:

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) dient als bundesstaatliches Regelwerk für Mindestlohn und Überstundenvergütung. Er schreibt vor, dass Sie bestimmten Mitarbeitern – sogenannten nicht freigestellten Mitarbeitern – einen höheren Satz für alle von ihnen geleisteten Überstunden zahlen müssen.

Nicht freigestellte Mitarbeiter werden in der Regel stundenweise bezahlt und müssen Überstundenvergütung erhalten. Freigestellte Mitarbeiter sind in der Regel fest angestellt und haben keinen Anspruch auf Überstundenvergütung. Wenn wir über die Nachverfolgung von Überstunden sprechen, geht es uns in erster Linie darum, sicherzustellen, dass Ihre stundenweise bezahlten Mitglieder des Teams für ihre zusätzliche Zeit und ihren Aufwand korrekt vergütet werden.

Die Entwicklung der Nachverfolgung der Überstunden:

Vor Jahren wurde dies alles mit manuellen Timesheets und Lochkarten erledigt, was viel Raum für Fehler ließ. Jemand konnte „8 Stunden” eintragen, obwohl er tatsächlich nur 6 Stunden gearbeitet hatte, oder ganz vergessen, seine Stunden zu erfassen. Heute können moderne digitale Lösungen den gesamten Prozess automatisieren – von der Berechnung der Vergütung bis hin zur Kennzeichnung potenzieller Compliance-Probleme, bevor diese zu Problemen werden.

Der Wechsel von manueller zu automatisierter Nachverfolgung ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit. Es geht darum, einen überprüfbaren Nachweis zu schaffen, der sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber schützt, wenn Fragen aufkommen.

Warum die Nachverfolgung von Überstunden für Ihr Team wichtig ist

Bei der genauen Nachverfolgung von Überstunden geht es nicht nur darum, Regeln zu befolgen. Es geht darum, eine transparente Beziehung zu Ihrem Team aufzubauen, die zeigt, dass Sie dessen Zeit und Aufwand wertschätzen.

Wenn Sie die Nachverfolgung von Überstunden korrekt durchführen, schützen Sie sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Geschäft. Hier erfahren Sie, warum dies so wichtig ist.

1. Halten Sie die Arbeitsgesetze ein

Der wichtigste Grund ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Fehler bei der Nachverfolgung von Überstunden können das Ergebnis Verstöße gegen Lohn- und Arbeitszeitvorschriften sein, was hohe Geldstrafen, Gerichtsverfahren und Untersuchungen durch das Arbeitsministerium zur Folge haben kann.

Die tatsächlichen Kosten der Nichteinhaltung:

Laut aktuellen Daten des Arbeitsministeriums beliefen sich die durchschnittlichen Nachzahlungen pro Arbeitnehmer im Geschäftsjahr 2024 auf 1.333 US-Dollar – was für viele Arbeitnehmer in zahlreichen Branchen mehreren Wochenlöhnen entspricht. Diese Nachzahlungen verdeutlichen das Ausmaß des Lohndiebstahls, der entsteht, wenn die Nachverfolgung von Überstunden versagt.

Eine ordnungsgemäße Nachverfolgung ist Ihre beste Verteidigung. Sie erstellt ein überprüfbares Protokoll, das zeigt, dass Sie einen angemessenen Aufwand betrieben haben, um Ihre Mitarbeiter korrekt zu vergüten.

2. Stellen Sie jederzeit die Genauigkeit der Lohnabrechnung sicher

Nichts schadet der Moral eines Teams mehr als Fehler bei der Gehaltsabrechnung. Bei der Nachverfolgung von Überstunden stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter für jede geleistete Arbeitsstunde den richtigen Betrag erhält.

Auswirkungen in der Praxis:

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten 50 Stunden in einer Woche und werden nur für 40 Stunden bezahlt. Sie wären zu Recht verärgert. Genau so fühlt sich Ihr Team, wenn die Nachverfolgung von Überstunden nicht funktioniert.

Selbst gut gemeinte Fehler können mit der Zeit das Vertrauen untergraben. Wenn Mitarbeiter wiederholt fehlende Zahlungen einfordern oder Fehler korrigieren müssen, beginnen sie zu hinterfragen, ob das Unternehmen den Wert ihrer Leistungen wertschätzt.

Genaue Nachverfolgung schafft Vertrauen. Sie zeigt Ihrem Team, dass Sie seine Zeit so sehr schätzen, dass Sie sie sorgfältig messen und fair vergüten.

3. Kontrollieren Sie Arbeitskosten und Projektbudgets

Unerwartete Überstunden können Ihr Personalbudget schnell sprengen. Dank Echtzeit-Sichtbarkeit können Sie sehen, wo Überstunden anfallen, und diese proaktiv verwalten, anstatt am Monatsende mit Kosten überrascht zu werden, die 30 % über dem Plan liegen.

Beispielszenario:

Ihr Projektbudget sieht 10.000 Dollar für Arbeitskräfte vor. Wenn drei Mitglieder des Teams jeweils 10 Überstunden zum anderthalbfachen Satz arbeiten, sind das zusätzliche 900 Dollar, die Sie nicht eingeplant haben. Multiplizieren Sie das mit fünf Projekten, und Sie haben ein Budgetproblem von 4.500 Dollar.

Ohne Nachverfolgung entdecken Sie dies erst, wenn es für Anpassungen zu spät ist. Mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp Gantt-Diagrammen sehen Sie dies in Echtzeit und können fundierte Entscheidungen treffen: Verlängern Sie die Frist, holen Sie sich vorübergehend Hilfe oder verteilen Sie die Arbeit neu, um Überstunden vollständig zu vermeiden.

Durch die Nachverfolgung von Überstunden werden Arbeitskosten von unvorhersehbaren Ausgaben zu kontrollierbaren, prognostizierbaren Metriken.

4. Identifizieren Sie Ungleichgewichte in der Workload und Burnout-Risiken

Wenn Sie feststellen, dass ein Teammitglied regelmäßig Überstunden macht, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass es kurz vor einem Burnout steht oder dass sein Team unterbesetzt ist. Im Laufe der Zeit liefern Ihnen die Daten in Verbindung mit ClickUp Workload-Ansicht die notwendigen Erkenntnisse, um die Arbeitsbelastung auszugleichen und das Wohlbefinden Ihres Teams zu unterstützen.

Die Signale der Achtung, die Überstundendaten offenbaren:

Ohne Daten sind diese Muster nicht erkennbar. Durch die Nachverfolgung werden sie offensichtlich – und umsetzbar.

5. Zeigen Sie eine faire und transparente Vergütung

Durch die Nachverfolgung von Überstunden zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie dessen zusätzliche Arbeit anerkennen und wertschätzen. Diese einfache Geste der Fairness kann die Arbeitsmoral steigern und Ihnen dabei helfen, Ihre besten Mitarbeiter zu halten.

Menschen wollen nicht nur bezahlt werden – sie wollen sich wertgeschätzt fühlen. Wenn Sie ihre Arbeitszeiten sorgfältig erfassen und sie genau vergüten, senden Sie eine klare Botschaft: Ihre Zeit ist wichtig, Ihr Aufwand ist wichtig, und wir nehmen das ernst.

Dies ist besonders wichtig in wettbewerbsintensiven Arbeitsmärkten. Mitarbeiter reden miteinander. Wenn Ihr Unternehmen den Ruf hat, Überstunden zu „vergessen“ oder Mitarbeiter um ihre korrekte Bezahlung kämpfen zu lassen, spricht sich das herum. Wenn Sie dafür bekannt sind, absolut fair zu sein, wird das zu einem Vorteil bei der Personalbeschaffung.

6. Beseitigen Sie Arbeitsausbreitung und Informationsverlust

Wenn Ihr Team zwischen verschiedenen Apps und Tabellen hin- und herspringt, um Arbeitszeiten zu erfassen, gehen Informationen verloren. Stunden werden nicht erfasst. Der Kontext geht verloren. Am Ende entstehen Compliance-Lücken, von denen Sie nicht einmal wissen, dass sie existieren.

Die Anatomie der Arbeitsausbreitung:

Diese Fragmentierung bedeutet, dass Sie zwar wissen, dass jemand 45 Stunden gearbeitet hat, aber nicht, was er dabei erreicht hat. Sie können nicht sagen, ob die Überstunden produktive Arbeit an wichtigen Ergebnissen waren oder verschwendete Zeit in unproduktiven Meetings.

Die Lösung besteht darin, alles in einem einheitlichen Workspace zusammenzuführen, in dem Projekte, Zeiterfassung und Teamzusammenarbeit vereint sind. Wenn Einträge direkt mit bestimmten Aufgaben verknüpft sind, wissen Sie nicht nur, wie lange die Mitarbeiter gearbeitet haben, sondern auch genau, was sie erreicht haben.

So berechnen Sie Überstundenvergütung

Die Berechnung von Überstundenvergütungen ist ganz einfach, sobald Sie die Formel verstanden haben. Gemäß dem FLSA ist es Standard, für alle über 40 Stunden hinausgehenden Arbeitsstunden in einer einzigen Arbeitswoche „eineinhalb Mal“ zu bezahlen.

Der dreistufige Berechnungsschritt

Schritt 1: Legen Sie den regulären Stundensatz fest

Dies ist der Standardbetrag, den ein Mitarbeiter für jede Stunde seines normalen Arbeitsplans verdient.

Schritt 2: Berechnen Sie den Überstundensatz

Multiplizieren Sie diesen regulären Stundensatz mit 1,5. Diese neue Nummer ist ihr „Eineinhalb-Satz” für alle Überstunden.

Schritt 3: Multiplizieren Sie mit den geleisteten Überstunden

Nehmen Sie den Überstundensatz und multiplizieren Sie ihn mit der Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter über seine normale 40-Stunden-Woche hinaus gearbeitet hat.

Die Formel

Überstundenvergütung = (regulärer Stundensatz × 1,5) × geleistete Überstunden

Reales Beispiel: Sarahs 45-Stunden-Woche

Sarah verdient 20 Dollar pro Stunde und leistet 45 Stunden pro Woche Arbeit.

Aufschlüsselung:

Im Wesentlichen zahlen Sie einen Bonus von 50 % für die geleisteten Überstunden. Das bedeutet „eineinhalb Mal so viel“ – der normale Satz plus die Hälfte davon.

Zu beachtende staatliche und lokale Unterschiede

Während das FLSA die bundesweiten Mindeststandards festlegt, gelten in einigen Bundesstaaten und Städten zusätzliche Anforderungen, die einen besseren Schutz für Arbeitnehmer bieten. Bei Widersprüchen zwischen Bundes- und lokalen Gesetzen müssen Sie die für den Arbeitnehmer günstigere Regelung befolgen.

Tägliche Überstunden (Kalifornien, Alaska, Nevada):

In einigen Bundesstaaten sind tägliche Überstunden vorgeschrieben, d. h. Sie müssen für alle Stunden, die über acht Stunden pro Tag hinausgehen, Überstundenvergütung zahlen. Wenn jemand am Monday 10 Stunden arbeitet, aber nur 38 Stunden in der gesamten Woche, erhält er dennoch 2 Stunden Überstundenvergütung für diesen Monday.

Doppelte Zeit:

In bestimmten Situationen müssen Sie möglicherweise den doppelten Stundenlohn zahlen – also das Doppelte des regulären Stundenlohns. Dies tritt häufig nach 12 Stunden an einem Tag oder am siebten aufeinanderfolgenden Arbeitstag ein.

Unterschiedliche Schwellenwerte:

In einigen Gerichtsbarkeiten gelten andere wöchentliche Schwellenwerte. Während 40 Stunden auf Bundesebene der Standard sind, sollten Sie immer die spezifischen Anforderungen Ihres Bundesstaates und Ihrer Gemeinde überprüfen.

So richten Sie die Nachverfolgung von Überstunden ein: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Aufbau eines zuverlässigen Systems zur Nachverfolgung von Überstunden sorgt für einen reibungslosen Ablauf, verringert Compliance-Risiken und verschafft Ihnen vollständige Sichtbarkeit über die Arbeitskosten. Unabhängig davon, ob Sie Tabellenkalkulationen oder integrierte Software verwenden, helfen Ihnen diese Schritte dabei, ein funktionierendes System zu erstellen.

Schritt 1: Definieren Sie, was „normal” bedeutet

Sie können Überstunden erst dann erfassen, wenn Sie definiert haben, was als reguläre Arbeitszeit gilt. Das scheint offensichtlich, aber viele Teams überspringen diesen Schritt – und haben am Ende inkonsistente Basiswerte, unklare Erwartungen und Lohnstreitigkeiten, die hätten vermieden werden können.

Beginnen Sie hier:

🎯 Sorgen Sie für Transparenz: Speichern Sie diese Info in einem Live-Dokument (z. B. ClickUp Docs, das mit jeder Rolle oder jedem Team-Space verknüpft ist), damit niemand raten muss, was „Vollzeit“ eigentlich bedeutet.

Warum das wichtig ist: Wenn Ihre Ausgangsbasis unklar ist, wird Ihre Nachverfolgung inkonsistent sein und Ihre Berichte werden einer genauen Prüfung – durch Wirtschaftsprüfer oder Mitarbeiter – nicht standhalten.

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Methode für die Nachverfolgung (Spoiler: Der Kontext ist entscheidend)

Sprechen wir über tools.

Es gibt Hunderte von Apps für die Zeiterfassung. Die meisten behandeln Arbeitsstunden wie isolierte Datenpunkte: Mitarbeiter A hat 45 Stunden gearbeitet. Das war's. Aber diese Nummer ist fast bedeutungslos, wenn Sie nicht sehen können, wofür diese Stunden aufgewendet wurden – oder ob sie überhaupt Sinn ergeben.

Hier eine kurze Übersicht:

Wenn Einträge zur Zeit direkt in Ihrer Aufgabenmanagement-Plattform gespeichert werden (und nicht nur daneben), erhalten Sie ein vollständiges Bild: Was wurde erledigt, wie lange hat es gedauert, wer hat es genehmigt und was hat es gekostet?

Mit ClickUp können Sie die Zeit direkt für einzelne Aufgaben verfolgen, die Gesamtwerte für alle Projekte anzeigen und die Stunden mit den Ergebnissen verknüpfen – nicht nur mit der Uhrzeit.

ClickUp Brain MAX erleichtert die Protokollierte Zeit für Teams vor Ort, Außendienstmitarbeiter und alle, die mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen. Mit Talk to Text können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten freihändig erfassen oder Kontextinformationen hinzufügen, wodurch vergessene Einträge reduziert und die Genauigkeit verbessert werden. Da die Einträge direkt mit den Aufgaben verknüpft sind, sehen Manager nicht nur die geleisteten Arbeitsstunden, sondern auch den Hintergrund dazu.

Schritt 3: Legen Sie die Regeln fest, bevor Sie sie durchsetzen

Nachdem Sie definiert haben, wie „normale” Arbeitszeiten aussehen, und ausgewählt haben, wie die Nachverfolgung durchgeführt werden soll, besteht der nächste Schritt darin, die Regeln für die Arbeitszeit zu konfigurieren.

Was zählt als Überstunden? Wann kommen Multiplikatoren zum Tragen? Wer ist davon ausgenommen? Ihr System muss das wissen.

🔧 Wichtige Konfigurationen, die Sie einstellen sollten:

💡 Verwenden Sie in ClickUp Benutzerdefinierte Felder, um Mitarbeiter nach Rolle, Tarif und Klassifizierung zu taggen. Auf diese Weise werden Ihre Berechnungen automatisch auf der Grundlage der erfassten Arbeitszeiten durchgeführt – ganz ohne Tabellenkalkulationen.

📈 Bonus: Sie können sogar bedingte Formeln wie IF (Hours > 40, (Hours - 40) Rate 1. 5, 0) schreiben, um Überstundenvergütungen im Handumdrehen zu berechnen. Dazu brauchen Sie kein Mathematikstudium.

Hier geht es nicht um Mikromanagement. Es geht um Genauigkeit, Fairness und Schutz – sowohl für Ihr Geschäft als auch für Ihr Team.

Schritt 4: Verhindern Sie Überstunden, bevor sie entstehen (mit intelligenten Benachrichtigungen)

Wenn Sie Überstunden bemerken, ist es oft schon zu spät. Die protokollierte Zeit ist erfasst, die Lohnkosten sind festgeschrieben und die Meetings zum Thema „Wie konnte das passieren?“ beginnen.

Aber hier ist das Problem: Überstunden kommen nicht plötzlich auf Teams zu – sie schleichen sich langsam und leise ein, oft mit Warnzeichen, die Manager übersehen, weil sie in zu vielen Systemen versinken.

Deshalb entwickeln kluge Teams Warnsysteme, die Muster erkennen, bevor Menschen dies tun.

Mit ClickUp Automatisierungen können Sie Regeln festlegen wie:

Dies sind nicht nur Erinnerungen, sondern frühzeitige Maßnahmen, die Budgets und Mitarbeiter schützen, bevor es zu Burnout kommt oder Compliance-Risiken eskalieren.

Darüber hinaus fungieren ClickUp Agents als stets verfügbares Sicherheitsnetz. Sie können wöchentliche Stundenzahlen überwachen, frühzeitig Überstundenmuster erkennen, Manager automatisch benachrichtigen und sogar eine Umverteilung der Workload empfehlen. Anstatt Überstunden erst nach der Gehaltsabrechnung zu entdecken, machen Agents auf das Problem aufmerksam, bevor es zu einem Problem wird, und helfen Führungskräften so, Budgets zu schützen und Burnout zu verhindern.

Sie können die Bedingungen festlegen, die Sie für einen Agent-Auslöser wünschen.

Und dann wird der ClickUp Agent basierend auf dem definierten Auslöser aktiv.

🔧 Und da ClickUp Automatisierungen am selben Ort wie Ihre Aufgaben und Zeitleisten zu finden sind, gibt es keine Diskrepanz zwischen dem, was tatsächlich geschieht, und dem, was geschehen sollte.

Schritt 5: Machen Sie Überstunden transparent – nicht nur nachverfolgbar

Eine Tabelle kann Ihnen zeigen, wer 48 Stunden gearbeitet hat. Aber sie sagt Ihnen nicht, warum sie das getan haben, was damit erreicht wurde oder ob es sich um ein einmaliges oder ein systemisches Problem handelt.

Hier kommen Dashboards ins Spiel – aber nicht solche, die nur eine Wand voller Nummern anzeigen und es dabei belassen.

Mit ClickUp Dashboards erhalten Sie Echtzeit-Übersichtlichkeit – und, was noch wichtiger ist, Sie erfahren das Warum hinter den Stunden:

Das Ziel ist nicht Mikromanagement, sondern Managern die Sichtbarkeit zu geben, frühzeitig zu handeln, Workloads neu zu verteilen und Überraschungen am Monatsende zu vermeiden.

Und da alles mit den tatsächlichen Aufgaben verknüpft ist, können Sie Einträge zu realen Arbeiten zurückverfolgen und müssen nicht einfach nur Stunden in die Leere protokollieren.

Schritt 6: Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Zeiteinträgen und dem Kontext (damit Überprüfungen keine Spekulation sind)

Seien wir ehrlich: Die Überprüfung von Timesheets ist in der Regel ein Ratespiel. Sie sehen einen Eintrag von 10 Stunden und denken: „War das korrekt – oder lief der Timer einfach weiter?“

Wenn die Zeit nicht mit der Arbeit verknüpft ist, wird jede Überprüfung zu Detektivarbeit.

ClickUp löst dieses Problem, indem es Zeiteinträge kontextbezogen macht – sie werden nicht nur protokolliert, sondern auch mit Aufgaben, Projekten, Kommentaren und dem Status verknüpft.

So verändert dies Ihren Überprüfungsprozess:

Bonus: Wenn etwas auffällig ist – beispielsweise eine 12-stündige Arbeitszeit für eine einfache Aufgabe –, können Sie das Problem sofort lösen, da Sie alle relevanten Informationen vor sich haben.

Dadurch wird die Zeitüberprüfung von einer manuellen Aufgabe zu einer schnellen, fundierten Überprüfung, die sich leicht skalieren lässt.

Schritt 7: Erstellen Sie die Gehaltsabrechnung gleich beim ersten Mal richtig – ohne Nacharbeiten und ohne Spekulationen.

Am Ende der Woche hat Alles, was Sie während der Nachverfolgung erfasst haben – Stunden, Aufgaben, Genehmigungen – eine Aufgabe: sauber und korrekt in die Gehaltsabrechnung übernommen zu werden.

Für viele Teams treten jedoch genau hier häufig Probleme auf.

Sie exportieren Daten aus einer Zeiterfassung, suchen nach Korrekturen, formatieren Tabellen manuell und überprüfen Zahlen doppelt. Das ist fehleranfällig, stressig und oft viel zu spät im Prozess, um Fehler aus vorherigen Schritten zu beheben.

So sollte es aussehen:

ClickUp macht dies möglich, indem ClickUp Zeiterfassung in die eigentliche Arbeit eingebettet wird. Sie beziehen keine Daten aus einem separaten System, sondern exportieren eine lebendige Aufzeichnung darüber, wer was, wie lange und warum getan hat.

Und da Sie benutzerdefinierte Felder für Angaben wie „Stundensatz“ und „Status der Genehmigung“ erstellen können, erhalten Sie präzise Ergebnisse ohne komplizierte Pivottabellen.

Das Ergebnis? Weniger Überraschungen am Zahltag, weniger Korrekturen bei der Lohnabrechnung und ein System, auf das Sie sich verlassen können, wenn Fragen zur Einhaltung von Vorschriften aufkommen.

Schritt 8: Nutzen Sie KI, um bessere Fragen zu stellen – und tatsächlich Antworten zu erhalten

Seien wir ehrlich: Die meisten Berichte zeigen Ihnen nur, was bereits geschehen ist. Sie sind reaktiv. Statisch. Und in den meisten Fällen völlig nutzlos, es sei denn, Sie wissen bereits, wonach Sie suchen müssen.

Was Sie wirklich wollen, ist ein System, das Ihnen hilft, zu sehen, was auf Sie zukommt – und das Ihnen verständlich macht, was gerade passiert ist. Hier kommt KI ins Spiel.

Mit ClickUp Brain müssen Sie keine Berichte erstellen oder das Datenteam per E-Mail kontaktieren, um Ihre eigenen Abläufe zu verstehen.

Fragen Sie einfach:

Sofortige Antworten. Mit Zahlen, Trends und klaren nächsten Schritten.

Und da Brain Zugriff auf Alles hat – Ihre Aufgaben, Protokollierte Zeit, Workload-Daten, Dokumente und sogar Kommentare – bietet es Ihnen einen Kontext, den eigenständige KI-Tools nicht bieten können.

KI soll Ihre Berichte nicht ersetzen. Sie soll Ihnen die 20-minütige Suche nach den gewünschten Informationen ersparen.

Ganz gleich, ob Sie sich auf ein Führungskräft Meeting vorbereiten oder versuchen, erste Anzeichen von Burnout zu erkennen – Sie haben jederzeit Zugriff auf operative Informationen in Echtzeit.

Alles unter einem Dach: Strategische Argumente für eine intelligentere Nachverfolgung von Überstunden

Bei der Nachverfolgung von Überstunden geht es nicht um „Compliance-Hygiene”. Es geht um Kontrolle.

Wenn Sie ein System aufbauen, das Ihnen zeigt, wohin Ihre Zeit fließt, wer kurz vor einem Burnout steht und welche Projekte Ihr Budget still und leise aufzehren, dann führen Sie nicht nur die Lohnabrechnung durch. Sie führen einen intelligenteren Betrieb.

ClickUp ist nicht nur eine weitere App für die Zeiterfassung. Es ist ein vernetzter, kontextbezogener, konvergierter KI-Workspace , in dem Arbeit, Arbeitszeiten, Kommunikation und Erkenntnisse zusammenkommen.

Das ist der wahre Vorteil.

Denn wenn Überstunden keine Überraschung mehr sind, wird Alles – Arbeitsmoral, Leistung, Mitarbeiterbindung, Vertrauen – etwas einfacher zu handhaben.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen der Nachverfolgung von Überstunden und der regulären Zeiterfassung?

Die reguläre Zeiterfassung erfasst alle geleisteten Arbeitsstunden, während die Überzeiterfassung speziell auf die Überwachung und Berechnung von Stunden außerhalb der regulären Arbeitswoche ausgerichtet ist, für die andere Vergütungssätze und Compliance-Anforderungen gelten. Das ist so, als würde man alle gefahrenen Kilometer zählen, anstatt speziell darauf zu achten, wann man die Geschwindigkeitsbegrenzung überschreitet, denn dann gelten andere Regeln.

Wie führen Sie die Nachverfolgung von Überstunden für Remote- und Hybrid-Teams durch?

Nutzen Sie die cloudbasierte Zeiterfassung in den Mobil- und Desktop-Apps von ClickUp, mit denen Teammitglieder ihre Arbeitszeiten von überall aus erfassen können. Der Schlüssel liegt darin, die Zeiterfassung von zu Hause aus genauso einfach zu gestalten wie vom Büro aus. Wenn Ihr System die Zeit mit bestimmten Aufgaben verknüpft, erhalten Sie vollständige Transparenz und genaue Stundenzahlen.

Kann ich die Nachverfolgung von Überstunden in einer Tabellenkalkulation durchführen oder benötige ich dafür eine spezielle Software?

Wenn Ihr Team sehr klein ist (3–5 Personen) und einfache Arbeitspläne hat, können Sie mit einer Tabellenkalkulation beginnen, aber das ist riskant. Tabellenkalkulationen sind anfällig für manuelle Fehler und lassen keine Automatisierung zu. Die Grenze liegt in der Regel bei etwa 10 Mitarbeitern oder wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Ab diesem Punkt ist eine spezielle Software für Genauigkeit und Effizienz unerlässlich.

Funktioniert Software zur Nachverfolgung von Überstunden auch für Angestellte?

Obwohl die Gesetze zur Überstundenvergütung in der Regel für Stundenlöhner (nicht freigestellte Mitarbeiter) gelten, ist die Nachverfolgung der Arbeitszeiten für Angestellte (freigestellte Mitarbeiter) dennoch sinnvoll. Sie liefert Erkenntnisse für die Kalkulation von Projekten, hilft bei der Verwaltung der Workload und ermöglicht es Ihnen, potenzielle Burnouts zu erkennen. Nur weil Angestellte keine Überstundenvergütung erhalten, bedeutet das nicht, dass Sie sich nicht um ihre Arbeitszeiten kümmern sollten. Ein Angestellter, der regelmäßig 60 Stunden pro Woche arbeitet, ist ein Problem, das nur darauf wartet, zu entstehen.

Wie gehe ich mit Mitarbeitern um, die an mehreren Projekten mit unterschiedlichen Abrechnungssätzen arbeiten?

Erfassen Sie die Zeit auf Aufgaben- oder Projekt-Ebene und nicht nur auf Mitarbeiterebene. Ihr System sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, Stunden für bestimmte Projekte zu erfassen, die jeweils einen eigenen Abrechnungssatz oder eine eigene Kostenstelle haben. Beim Export für die Lohnabrechnung erhalten Sie sowohl die Gesamtstunden als auch die Aufschlüsselung nach Projekten – unerlässlich für eine genaue Kundenabrechnung und Kostenverteilung innerhalb der Abteilung.